Makalah Manajemen Kearsipan [PDF]

Citation preview

MAKALAH MANAJEMEN KEARSIPAN Dosen Pengampu: Safril, M.sos.



Disusun oleh: Riska Yulirianti ( 1821036) Siti Salita (1821042) Fakultas: dakwah dan Komunikasi Jurusan: ( Bimbingan Konseling Islam )



INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SYAIKH ABDURRAHMAN SIDDIK BANGKA BELITUNG 2018/2019



BAB I PENDAHULUAN



1.1



Latar Belakang Setiap pemecahan persoalan dan permasalahan yang dilakukan manusia dalam kegiatannya sehari-hari baik itu di kantor, di sekolah, atau di rumahnya selalu menyangkut adanya fakta, data atau informasi. Kemudian dari fakta dan data terjadi beragam cara memprosesnya. Fakta dan data ini kita dapati dalam kearsipan. Namun banyak yang tidak sadar bahwa dalam kegitannya tersebut telah membuat sebuah arsip. Beberapa pengalaman membuktikan, bahwa orang awam ataupun masyarakat umum belum mengerti atau mungkin belum mengenal istilah arsip. Selintas bila mendengar kata “Arsip”, maka terbayanglah pada mereka bundel-bundel yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang berantakan, dan petugas-petugasnya yang sudah tua, dan kurang terdidik. Anggapan yang kurang tepat tentang lingkup kegiatan arsip di atas tampaknya merupakan salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di Indonesia kurang berkembang. Itulah sebabnya pada makalah ini, penulis mencoba untuk menjabarkan dan memberi pengertian mengenai arsip dan bisa mengubah anggapan tentang pengertian arsip dan dunia kearsipan itu sendiri. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.



1.2



Rumusan Masalah a. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan? b. Apa saja peran arsip? c. Apa saja jenis-jenis arsip



d. Bagaimana manajemen kearsipan? e. Bagaimana sistem organisasi kearsipan? 1.3



Tujuan Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan.’ b. Untuk mengetahui peranan arsip c. Untuk mengetahui jenis arsip d. Untuk mengetahui manajemen kearsipan e. Untuk mengetahui sistem organisasi kearsipan



1.4



Manfaat Manfaat yang diharapkan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut: a. Secara akademis, diharapkan makalah



ini dapat bermanfaat bagi penambahan



data/referensi yang berkaitan dengan Manajemen Kearsipan khususnya deprogram studi Bimbingan Konseling Islam di IAIN Syehk Abdurrahman Sidik b. Secara Teoritis, makalah ini diharapkan mampu menambah pengetahuan dan wawasan bagi pembaca.



BAB II PEMBAHASAN A. PENGERTIAN ARSIP Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan. Dalam bahasa Belanda disebutarchief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Archeyang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”. 1[[1]] Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan” bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bahan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.



Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu). Arsip sering disamakan dengan dokumen. Namun keduanya berbeda. The International Standart Organization mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. 2[[2]] B. PERANAN ARSIP Arsip mempunyai peranansebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu



untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.1 Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usahausaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahanbahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur. C. JENIS ARSIP Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya dibedakan menjadidua: 1. Arsipdinamis (Dokumen ) Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 3[[3]] Dokumen (arsip dinamis) dibagi menjadi beberapa kategori: a) Dokumen Administrasif. Yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondesi. Contohnya, buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan. b) Dokumen Akuntansi. Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya adalah tagihan. c) Dokumen proyek. Yaitu yang berkaitan dengan proyek tertentu. d) Berkas kasus. Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan lainnya. Sedangkan berdasarkan penggunaannya, arsip dinamis dibagi menjadi: a) Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. b) Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif. Disebut semi aktif jika hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Contohnya, berkas pegawai yang sudah pensiun. 2.



Arsipstatis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.



D. MANAJEMEN KEARSIPAN Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan



[3] Hadi Abu Bazkar. Loc. Cit, hlm. 2



sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.



1. 2. 3.



4. 5. 6.



Tujuan Manajemen Kearsipan Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap. Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan. Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien. Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip. Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan. Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.



Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu: 1.



pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis. 2. Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. 3. Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip. 4. Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.



E.



Sistem Organisasi Kearsipan Pada dasarnya kearsipan adalah kegiatan penyusunan dokumen dan arsip pada tempat yang ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :



1.



Kearsipan sistem abjad Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi/kantor. Kearsipan sistem subjek Dalam sisitem ini semua naskah /dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. Kearsipan sistem wilayah Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah, seperti nama negara, provinsi, kabupaten, kecamatan. Kearsipan sistem nomor Sistem nomor/angka disebut juga kode klasfikasi yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. Kearsipan sistem tanggal Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal.



2.



3.



4.



5.



BAB III KESIMPULAN Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan.Dalambahasa Belanda disebutarchief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”. Peranan arsipsebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepattepatnya. Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien Ada dua macam daur hidup arsip atau lifecycle, yaitu : life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. Fungsi manajemen dalam hal ini adalah mengatur segala yang berhubungan dengan kearsipan berupa pengelolaan arsip itu sendiri dan lingkungan di luar arsip.



DAFTAR PUSTAKA



Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Martono,



Boedi.



1990. SistemKearsipanPraktis:



PenyusutandanPemeliharaanArsip.



Jakarta:



PustakaSinarHarapan PeraturanPemerintahNomor 34/1979 Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press



[1] [1]Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern,Jakarta, Penerbit Djambatan, 1996., hlm. 8-9 [2] [2]Badri Munir Sukuco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, 2007, hlm. 82 [3] [3]] Hadi Abu Bazkar. loc.Cit, hlm. 2