Man Power Planning [PDF]

Citation preview

Man Power Planning: Cara Perusahaan Menghitung Kebutuhan Pegawai



Dalam memenuhi kebutuhan pegawai, perusahaan melakukan proses penghitungan dengan metode yang disebut Man Power Planning (MPP). Penghitungan MPP didasarkan pada kebutuhan perusahaan dan tingkat pertumbuhan perusahaan. Tak jarang, perusahaan juga harus mengantisipasi siklus 5 tahunan, seperti yang dilakukan oleh PT PP (Persero) Tbk. Mengutip dari Laporan Tahunan PT PP (Persero) Tbk tahun 2017, perusahaan menetapkan ulang target 5 tahun dalam bentuk RJPP (Rencana Jangka Panjang/Pendek Perusahaan). Dalam kurun waktu  tersebut, biasanya perusahaan menuntut pertumbuhan bisnis yang cukup signifikan. Lonjakannya bisa mencapai rasio 20%–30% dibandingkan tahun sebelumnya. Target ini tentu membutuhkan pertumbuhan personel yang tidak sedikit. Jika perhitungan hanya dilakukan dalam durasi 1 tahun, maka kebutuhan untuk saat ini belum tentu tercukupi, apalagi untuk masa mendatang. Fokus perhitungan kebutuhan tidak hanya pada bisnis inti, tapi kacamata tim HCM harus bisa pula melihat kebutuhan di anak perusahaan. MPP disusun untuk mendapatkan tenaga kerja ahli yang kompeten dalam mengisi jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ini merupakan langkah penting untuk menciptakan jumlah tenaga kerja yang ideal, sehingga di masa mendatang tidak terjadi kekurangan atau bahkan kelebihan tenaga kerja. Komposisi tenaga kerja yang tidak sesuai (kelebihan/ kekurangan) tentu berdampak pula pada efisiensi dan efektivitas perusahaan secara keseluruhan. Setiap perusahaan memiliki pola perhitungan tenaga kerja yang berbeda. Mereka tentu menyesuaikan dengan tipikal bisnis dan besaran pertumbuhan yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Berikut adalah proses perhitungan MPP yang diterapkan oleh PT PP (Persero) Tbk: 1. Menghitung demografi karyawan keseluruhan. Cara ini dilakukan untuk mengecek, berapa banyak karyawan yang sudah dimiliki dan pada posisi jabatan apa saja. Selain itu, melalui data ini dapat diperoleh komposisi pemenuhan karyawan secara menyeluruh, baik pada tingkat level jabatan, usia, maupun sebaran karyawan di setiap lokasi kerja. 2. Menghitung demografi key personel di proyek. Key personel merupakan jabatan yang akan berputar paling dinamis dibanding jabatan lain. Maka, analisis kuantitatif key personel perlu dilakukan sebagai perhitungan awal. Perhitungan ini diperlukan untuk mendapatkan gambaran komposisi jumlah key personel dan berapa tingkat pemenuhan serta komposisi koefisien perangkapannya. 3. Menyesuaikan komposisi personel proyek yang tersedia dengan struktur organisasi proyek. Proyek memiliki klasifikasi tersendiri seperti K1, K2, dan K3 yang memiliki struktur organisasi berbeda dan jumlah komposisi kebutuhan personel yang berbeda. Dengan membandingkan antara komposisi yang tersedia dan komposisi kebutuhan sesuai struktur



organisasi, dapat diketahui berapa rentang kebutuhan personel yang harus dicapai. Namun, hasil perhitungan tidak berhenti sampai langkah ini. 4. Melakukan simulasi jumlah proyek terbanyak (peak project). Tahap ini berfungsi untuk memprediksi puncak kepadatan proyek dalam jangka waktu 1 tahun serta akan terjadi di bulan apa. Dari jumlah proyek terbanyak yang dihasilkan pada bulan tertentu ini, menjadi patokan berapa proporsi jumlah personel proyek yang dibutuhkan. Misal, jumlah peak project yang dihasilkan adalah 120. Maka idealnya, jumlah Project Manager yang ada haruslah 120. Namun berdasarkan data koefisien perangkapan (sebagaimana uraian langkah no. 2), mungkin jumlah kebutuhan tidak 120, melainkan 110 karena ada 5 orang PM yang memiliki kapasitas merangkap lebih dari 1 proyek. 5. Analisis rentang kebutuhan karyawan. Kebutuhan promosi akan selalu ada setiap tahunnya. Saat mempromosikan seseorang pada suatu jabatan, artinya posisi jabatan di bawahnya akan mengalami kekosongan. Ini akan menjadi rentang yang juga perlu dipertimbangkan dalam melakukan perhitungan MPP. 6. Kebijakan rekrutmen. Pada tahapan ini, perlu dilakukan perbandingan komposisi antara rekrutmen internal (PKWT—Kontrak Karyawan Waktu Tertentu) vs rekrutmen eksternal. Hal ini bertujuan untuk menghitung proporsional kewajaran perekrutan karyawan.