Manual Penggunaan SRIKANDI Versi 2 [PDF]

Citation preview

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



MANUAL PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS TERINTEGRASI (SRIKANDI) VERSI 2.0



GERMAS



GERAKAN MASYARAKAT HIDUP SEHAT



HAK AKSES MENU SRIKANDI V.2 ADMIN SATKER/OPD ➢ Administrasi • Unit Kerja • Jabatan • Pengguna



USER • Tanda Tangan Naskah • Registrasi Naskah Keluar • Template Naskah • Daftar Verifikator • Naskah Masuk • Naskah Keluar • Daftar Disposisi • Log Disposisi • Daftar Tembusan ➢ Pengaturan • Penomoran Otomatis • Daftar Penandatanganan • Daftar Verifikator • Daftar Tujuan • Daftar Grup Tujuan • Daftar Grup Tujuan Disposisi • Daftar Tembusan ➢ Berkas • Daftar Berkas Aktif • Daftar Berkas Inaktif • Peminjaman Arsip (*add pinjam berkas)



• Daftar Arsip Dipinjam



UNIT KEARSIPAN ➢ Naskah Dinas • Template Naskah (*unggah/edit/hapus) • Registrasi Naskah Keluar • Daftar Naskah Keluar ➢ Pengaturan • Penomoran Otomatis • Daftar Penandatanganan • Daftar Verifikator • Daftar Tujuan • Daftar Grup Tujuan • Daftar Grup Tujuan Disposisi • Daftar Tembusan • Klasifikasi (*hanya UK1) ➢ Master Referensi • Jenis Naskah • Sifat Naskah • Tingkat Urgensi • Instruksi Disposisi ➢ Berkas • Daftar Berkas Aktif (*Buat baru) • Proses Pemindahan • Daftar Berkas Inaktif (*Musnah/Permanen)



• Peminjaman Berkas ➢ Penyerahan Berkas • Proses Musnah • Permanen



TATA USAHA / SEKRETARIS



ADMIN SIKS



➢ Naskah Dinas • Registrasi Naskah Masuk • Registrasi Naskah Keluar • Naskah Masuk • Naskah Keluar • Template Naskah • Log Naskah • Naskah Masuk • Naskah Keluar • Agenda Naskah ➢ Pengaturan • Penomoran Otomatis (*Buat



(dalam pengembangan)



baru)



• • • • •



Daftar Penandatangan Daftar Verifikator Daftar Tujuan Daftar Grup Tujuan Daftar Grup Tujuan Disposisi • Daftar Tembusan ➢ Berkas • Daftar Berkas Aktif (*Buat baru)



• Daftar Pemberkasan Mandiri • Proses Pemindahan



1



Ketik https://arsip.go.id/, lalu klik tombol masuk



Ketik Nama Pengguna, lalu klik tombol Berikutnya



Ketik Kata Sandi, lalu klik tombol Masuk



MENU DASHBOARD HAK AKSES USER Naskah yang belum ditandatangan klik di sini



Naskah yang belum dikirim klik di sini



Naskah yang belum diverifikasi klik di sini



Naskah yang belum dibaca klik di sini Disposisi masuk yang belum dibaca klik di sini Tembusan yang belum dibaca klik di sini



Naskah keluar yang sudah dibuat klik di sini



Disposisi yang belum Ditindaklanjuti klik di sini



MENGEDIT PROFIL, USERNAME DAN PASSWORD klik di sini



Form Edit Profil dan Ganti Kata Sandi berbeda. Pastikan klik tombol Perbarui jika telah mengedit profil. Pastikan klik Ganti setelah mengganti kata sandi.



PENGATURAN NOMOR OTOMATIS



klik di sini



Catatan : 1. Penomoran otomatis ini hanya bisa dibuat oleh akun dengan hak akses sebagai TU/Sekretaris 2. Minta akun surat tersebut untuk membuatkan penomoran otomatis pada semua template naskah



PENGATURAN DAFTAR PENANDATANGAN Tambah Penandatangan baru



klik di sini



Catatan : 1. Daftar Penandatangan ini bisa dibuat oleh akun dengan hak akses sebagai User. 2. Klik tombol Buat Baru untuk menambahkan Pejabat Penandatangan. 3. Jika Penandatangan telah diinput oleh User/Pengguna pada Unit Kerja/Satuan Kerja yang sama, maka tidak perlu dilakukan penginputan ulang lagi.



PENGATURAN DAFTAR VERIFIKATOR Tambah Verifikator baru



klik di sini



Catatan : 1. Daftar Verifikator ini bisa dibuat oleh akun dengan hak akses sebagai User. 2. Untuk menambahkan Verifikator, klik Buat Baru. 3. Masukkan verifikator yang diinginkan dengan menulis namanya, lalu klik simpan. 4. Jika Verifikator telah diinput oleh User/Pengguna pada Unit Kerja/Satuan Kerja yang sama, maka tidak perlu dilakukan penginputan ulang lagi.



PENGATURAN DAFTAR TUJUAN Tambah Tujuan baru



Catatan : 1. Daftar Tujuan ini bisa dibuat oleh akun dengan hak akses sebagai User. 2. Untuk menambahkan Daftar Tujuan, klik Buat Baru. 3. Pilih Tujuan Internal untuk memilih pengguna internal Srikandi di Kemenkes. Pilih Tujuan Eksternal jika ingin memilih pengguna Srikandi di luar Kemenkes. Dan pilih Tujuan Eksternal jika ingin memilih pengguna yang tidak menggunakan Srikandi. 4. Masukkan Tujuan yang diinginkan dengan menulis nama Instansi/Unit Kerja/Satker dan Penggunanya, lalu klik simpan. 5. Jika Tujuan telah diinput oleh User/Pengguna pada Unit Kerja/Satuan Kerja yang sama, maka tidak perlu dilakukan penginputan ulang lagi.



PENGATURAN DAFTAR GRUP TUJUAN Tambah Grup Tujuan baru



Tambah Tujuan baru



1 Catatan : 1. 2. 3. 4.



Daftar Grup Tujuan ini bisa dibuat oleh akun dengan hak akses sebagai User. Untuk menambahkan Daftar Grup Tujuan, klik Buat Baru.(Gambar 1) Masukkan Nama Grup dan Deskripsinya, lalu klik simpan. Klik Tombol Pensil pada kolom aksi, kemudian klik tujuan baru untuk ditambahkan ke Grup yang dibuat.(Gambar 2). Pilih pengguna yang akan ditambahkan lalu klik Simpan. Jangan lupa untuk melakukan Klik Perbarui. 5. Jika Grup Tujuan telah diinput oleh User/Pengguna pada Unit Kerja/Satuan Kerja yang sama, maka tidak perlu dilakukan penginputan ulang lagi.



2



PENGATURAN DAFTAR GRUP TUJUAN DISPOSISI Tambah Grup Tujuan Disposisi baru



Tambah Tujuan Disposisi baru



1 Catatan : 1. 2. 3. 4.



2



Daftar Grup Tujuan Disposisi ini bisa dibuat oleh akun dengan hak akses sebagai User. Untuk menambahkan Daftar Grup Tujuan Disposisi, klik Buat Baru.(Gambar 1) Masukkan Nama Grup Tujuan Disoisisi dan Deskripsinya, lalu klik simpan. Klik Tombol Pensil pada kolom aksi, kemudian klik tujuan disposisi baru untuk ditambahkan ke Grup yang dibuat.(Gambar 2). Pilih pengguna yang akan ditambahkan lalu klik Simpan. Jangan lupa klik Tombol Perbarui. 5. Jika Grup Tujuan Disposisi telah diinput oleh User/Pengguna pada Unit Kerja/Satuan Kerja yang sama, maka tidak perlu dilakukan penginputan ulang lagi.



PENGATURAN DAFTAR TEMBUSAN Tambah Tujuan baru



Catatan : 1. Daftar Tembusan ini bisa dibuat oleh akun dengan hak akses sebagai User. 2. Untuk menambahkan Daftar Tembusan, klik Buat Baru 3. Pilih Tembusan Internal untuk memilih pengguna internal Srikandi di Kemenkes. Pilih Tujuan Eksternal jika ingin memilih pengguna Srikandi di luar Kemenkes. Dan pilih Tujuan Eksternal jika ingin memilih pengguna yang tidak menggunakan Srikandi. 4. Masukkan Tembusan yang diinginkan dengan menulis nama Instansi/Unit Kerja/Satker dan Penggunanya, lalu klik simpan. 5. Jika Tembusan telah diinput oleh User/Pengguna pada Unit Kerja/Satuan Kerja yang sama, maka tidak perlu dilakukan penginputan ulang lagi.



MENU DASHBOARD HAK AKSES TU/SEKRETARIS Naskah yang belum ditandatangan klik di sini



Naskah yang belum dikirim klik di sini



Naskah yang belum diverifikasi klik di sini



Naskah yang belum dibaca klik di sini Disposisi masuk yang belum dibaca klik di sini Tembusan yang belum dibaca klik di sini



Naskah keluar yang sudah dibuat klik di sini



Disposisi yang belum Ditindaklanjuti klik di sini



REGISTRASI NASKAH MASUK



1



2



Catatan : 1. Registrasi Naskah Masuk ini hanya bisa dilakukan oleh akun dengan hak akses sebagai TU/Sekretaris. 2. Kotak pengirim diisi jika asal surat berasal dari pengguna Srikandi di luar Kemenkes. 3. Nama Pengirim, Jabatan Pengirim dan Instansi Pengirim akan otomatis muncul jika pengirim dipilih. 4. Tanda bintang (*) merupakan mandatory yang wajib disi. 5. Jika tidak ada pilihan saat suatu kolom dipilih, harap lakukan pengetikan. Misalnya Surat Tugas tidak ada pada pilihan Jenis Naskah, maka diketikkan manual sampai pilihan yang dimaksud muncul.



REGISTRASI NASKAH MASUK (LANJUTAN) Mengirimkan Naskah ke Tujuan



1 Catatan : 1. Setelah Naskah Masuk disimpan, akan masuk ke dalam Log Naskah > Naskah Masuk. 2. Pada kolom Aksi gambar 1, tombol Mata untuk melihat dan mengirimkan Naskah Masuk, tombol Pensil untuk mengedit Naskah masuk sebelum dikirimkan, tombol Tong Sampah untuk menghapus Naskah Masuk. 3. Untuk mengirim ke tujuan, Penginput Surat Masuk harus melakukan klik Kirim Naskah pada gambar 2. 4. Jika Naskah Masuk belum dikirim, Penginput masih dapat melakukan fungsi Edit dan Hapus.



2



HISTORI NASKAH MASUK



1



2



Catatan : 1. Setiap Naskah Masuk dapat dilihat Histori Naskahnya. Klik Naskah Masuk yang dipilih. Arahkan kursor ke tabel Histori Naskah yang ada di halaman bawah. 2. Pada Histori Naskah dapat terlihat status Naskahnya apakah Sudah Dibaca atau Belum.



DISPOSISI NASKAH MASUK



Naskah masuk yang akan didisposisikan



1 Catatan : 1. Untuk mendisposisikan Naskah Masuk, klik Naskah Masuk yang belum Dibaca.(Gambar 1) 2. Pilih Naskah Masuk pada Daftar Naskah Masuk.(Gambar 2)



2



DISPOSISI NASKAH MASUK(LANJUTAN) Disposisikan klik di sini



3 1



2



Catatan : 1. Untuk mendisposisikan Naskah Masuk, klik Tindak Lanjut > Disposisikan/Saran.(Gambar 1) 2. Pilih Grup Disposisi/Tujuan Disposisi/Tujuan lainnya, isi Pesan Disposisi, Isi Instruksi/Saran/Pesan Tambahan(optional), isi Batas Waktu, isi Lampiran(optional). Kemudian klik Kirim untuk mengirimkan Disposisi.(Gambar 2) 3. Tanda (*) menandakan WAJIB diisikan. 4. Disposisi Surat Masuk masih dapat dibatalkan apabila belum dibaca oleh penerima disposisi. Pada Detail Naskah Masuk, arahkan kursor ke Riwayat Tindak Lanjut, klik tab Disposisi, klik kotak check pada kolom #, lalu klik tombol Batalkan Disposisi.(Gambar 3)



PENERIMA DISPOSISI SURAT



Disposisi yang diterima



1 Catatan : 1. Penerima Disposisi dapat mengklik Disposisi yang belum Dibaca pada Beranda. (Gambar 1) 2. Kemudian Klik Naskah yang ada pada Daftar Disposisi (Gambar 2)



2



PENERIMA DISPOSISI SURAT (LANJUTAN)



Pilih Tindak Lanjut



Catatan : 1. Pada detail Disposisi, klik Tindak Lanjut. 2. Jika pilih Saya Balas maka akan menuju menu Registrasi Naskah Keluar. 3. Jika pilih Disposisikan maka akan menuju menu Form Disposisi.



MENU LOG DISPOSISI



Catatan : Menu Log Disposisi merupakan menu untuk mengetahui Naskah Masuk atau Naskah Disposisi Masuk yang telah dilakukan disposisi..



MENU DAFTAR TEMBUSAN



Catatan : Daftar Tembusan merupakan menu untuk mengetahui Naskah Masuk/Keluar yang ditembuskan ke akun User tersebut.



MENU TEMPLATE NASKAH



Catatan : 1. Menu Template Naskah merupakan halaman untuk mengunduh jenis naskah yang akan dibuat saat melakukan Registrasi Naskah Keluar. 2. Yang dapat melakukan perubahan (edit) dan penambahan Template Naskah adalah akun dengan hak akses Unit Kearsipan. Untuk hak akses yang lainnya hanya dapat mengunduh saja.



REGISTRASI NASKAH KELUAR



Catatan : 1. Pada kolom Dikirimkan melalui, pilihlah Unit Kerja/Satker anda karena nanti akun TU/Sekretaris anda yang akan mengirimkan Naskah Keluar yang dibuat. 2. Pada kolom verifikator, perlu dimasukkan juga Penandatangannya, agar dapat memeriksa naskah sebelum ditandatangan. 3. Setelah disimpan, Naskah Keluar tidak bisa diedit oleh Konseptor, harus di-TOLAK terlebih dahulu oleh verifikator agar bisa dilakukan edit Naskah Keluar.



VERIFIKASI NASKAH KELUAR



klik di sini



Catatan : 1. Klik Naskah yang belum Diverifikasi pada Beranda atau klik menu Template Naskah (di sebelah kiri) (Gambar 1) 2. Pilih Naskah Keluar yang akan diverifikasi pada Daftar Naskah 3. Klik tombol Mata pada kolom Aksi untuk membuka detail Naskah yang akan diverifikasi



VERIFIKASI NASKAH KELUAR (LANJUTAN)



1



2



3 Catatan : 1. Klik tombol Pensil untuk melakukan Persetujuan atau Penolakan. (Gambar 1) 2. Jika pilih SETUJU, maka akan menuju Verifikator selanjutnya atau dilakukan Penandatanganan Naskah Keluar. Jika ingin mengedit Naskah Dinas, maka harus klik DITOLAK dan menuliskan Catatan. Lalu klik Simpan. (Gambar 2) 3. Setelah DITOLAK maka akan ada tombol Teruskan, kemudian bisa dipilih Ke Konseptor atau Ke Verifikator. (Gambar 3)



MELAKUKAN PERUBAHAN(EDIT) ATAU PEMBARUAN(UPDATE) NASKAH DINAS KELUAR PADA KONSEPTOR



klik di sini



1



2



Catatan : 1. Jika sebagai Konseptor, klik menu Naskah Keluar, kemudian cari Naskah yang akan diedit, lalu klik tombol Pensil di kolom Aksi. (Gambar 1). 2. Lakukan perubahan data atau mengganti File Naskah(MS.Word) atau lampiran atau Daftar Tujuan atau Daftar Verifikator atau Daftar Penandatangan, setelah itu klik Perbarui. (Gambar 2)



MELAKUKAN PERUBAHAN(EDIT) ATAU PEMBARUAN(UPDATE) NASKAH DINAS KELUAR PADA VERIFIKATOR



klik di sini



1



2



Catatan : 1. Jika sebagai Verifikator, klik menu Verifikasi Naskah, kemudian cari Naskah yang akan diedit, lalu klik tombol Pensil di kolom Aksi. (Gambar 1). 2. Lakukan perubahan data atau mengganti File Naskah(MS.Word) atau lampiran atau Daftar Tujuan atau Daftar Verifikator atau Daftar Penandatangan, setelah itu klik Perbarui. (Gambar 2)



MELAKUKAN UPDATE SETUJUI NASKAH YANG TELAH DIPERBAIKI PADA VERIFIKATOR



klik di sini



Klik tombol Pensil di sini



1



2



Catatan : 1. Jika Naskah Keluar telah direvisi, klik menu Verifikasi Naskah, lalu klik tombol Mata pada kolom Aksi (Gambar 1). 2. Pada List Naskah Keluar, arahkan kursor ke Daftar Verifikator, klik tombol Pensil pada kolom Aksi. (Gambar 2) 3. Ubah Status DITOLAK menjadi DISETUJUI, lalu klik tombol Simpan. (Gambar 2)



MELAKUKAN PENANDATANGANAN NASKAH KELUAR SETELAH DIVERIFIKASI



klik di sini



Klik tombol Pensil di sini



1



2



Catatan : 1. Jika Naskah Keluar telah diverifikasi, klik menu Tandatangan Naskah, lalu klik tombol Mata pada kolom Aksi (Gambar 1). 2. Pada List Naskah Keluar, arahkan kursor ke Daftar Penandatangan, klik tombol Pensil pada kolom Aksi. (Gambar 2) 3. Ubah Status BELUM menjadi SETUJUI, lalu klik tombol Simpan. (Gambar 2)



MELAKUKAN PENANDATANGANAN NASKAH KELUAR SETELAH DIVERIFIKASI (LANJUTAN)



Klik tombol Ambil Nomor di sini



Catatan : 1. 2. 3. 4.



Jika Naskah Keluar telah disetujui, akan muncul Form TTE. Klik Ambil Nomor untuk melakukan pengaturan Nomor Naskah dan memasukkan Key Phrase. Klik tombol Proses TTE. Jika Naskah Keluar berhasil ditandatangan elektronik, maka akan tampil QRCode seperti pada gambar.



MENGUNDUH FILE YANG TELAH DITANDATANGAN



klik di sini



klik di sini



1 Catatan : 1. Cari Naskah Keluar pada menu Naskah Keluar. Lalu klik tombol Mata untuk membuka Detail Naskah Keluar. (Gambar 1) 2. Klik tombol lihat pada gambar 2 untuk mengunduh file yang sudah ditandatangan.



2



MELAKUKAN KIRIM NASKAH KELUAR YANG TELAH DITANDATANGAN



1



2



3



Catatan : 1. Login dengan Akun dengan hak akses TU/Sekretaris, lalu klik Naskah yang belum Dikirim pada beranda. (Gambar 1) 2. Klik tombol Mata pada gambar 2 untuk menuju Detail Naskah Keluar. 3. Klik tombol Kirim Naskah untuk melakukan pengiriman Naskah Keluar ke akun Srikandi pada Tujuan Naskah Keluar. (Gambar 3)



Untuk latihan, anda bisa ketik https://srikandi.layanan.go.id/, lalu masukkan username anda dan password(default)=12345678



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



GERMAS



GERAKAN MASYARAKAT HIDUP SEHAT



BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN KESEHATAN RI



Clean. Action. Responsible. Empathy DW2021