Materi - Pemeliharaan Gedung Kantor [PDF]

Citation preview

Pemeliharaan Gedung Kantor Strategi dan Studi Kasus PENGADAAN



ADE KRISTIANTO PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA MUDA



Fasilitator PBJ LKPP, Probity Advisor LKPP, Mediator LKPP Pokja Pemilihan Satpel XII Kemendikbudristek Fasilitator Tingkat Lanjut dan Level 1 LKPP



Certified Supply Chain Manager (CSCM), Implementation Distance Learning Kompetensi Jenjang Muda PPBJ LKPP, Ahli Muda K3 Konstruksi, Mediator



Pemeliharaan Gedung Kantor PENGANGGARAN



Pemeliharaan Gedung Kantor PERMASALAHAN AWAL?



• Apakah termasuk Pekerjaan Konstruksi ? • Tidak boleh lebih dari nilai kapitalisasi aset ? • Tidak boleh menggunakan kontrak/SPK ? • Haruskah melalui Tender, tidak boleh melalui Pengadaan Langsung ? • Bagaimana rinciannya, bisakah



dipastikan ?



Pemeliharaan Gedung Kantor PENGERTIAN 52311 Belanja Pemeliharaan Gedung dan Bangunan 523111 Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan • Pengeluaran pemeliharaan/perbaikan yang dilaksanakan sesuai dengan Standar Biaya Umum. Dalam rangka mempertahankan gedung dan bangunan kantor dengan tingkat kerusakan kurang dari atau sampai dengan 2%; dan • Pemeliharaan/perawatan halaman/taman gedung/kantor agar berada dalam kondisi normal (tidak memenuhi syarat kapitalisasi aset tetap gedung dan bangunan).



523112 Belanja Barang Persediaan Pemeliharaan Gedung dan Bangunan • Digunakan untuk mencatat belanja barang yang menghasilkan



persediaan berupa bahan untuk pemeliharaan gedung dan bangunan. (Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan : KEP-211/PB/2018



tentang Kodefikasi Segmen Akun pada Bagan Akun Standar)



Pemeliharaan Gedung Kantor PENGERTIAN



Pemeliharaan bangunan gedung adalah kegiatan menjaga keandalan bangunan gedung beserta



prasarana dan sarananya agar bangunan gedung selalu laik fungsi. Lingkup Kegiatan. Pekerjaan pemeliharaan meliputi jenis pembersihan, perapihan, pemeriksaan, pengujian, perbaikan dan/atau penggantian bahan atau perlengkapan bangunan gedung, dan kegiatan sejenis lainnya berdasarkan pedoman pengoperasian



dan pemeliharaan bangunan gedung. (Permen PUPR Nomor 24 Tahun 2008 tentang Pedoman Pemeliharaan



dan Perawatan Bangunan Gedung)



Pemeliharaan Gedung Kantor PERBEDAAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN



PEMELIHARAAN



PERAWATAN



Kegiatan menjaga keandalan bangunan gedung beserta prasarana dan sarananya agar bangunan gedung selalu laik fungsi (preventive maintenance).



Kegiatan memperbaiki dan/atau mengganti bagian bangunan gedung, komponen, bahan bangunan, dan/atau prasarana dan sarana agar bangunan gedung tetap laik fungsi (currative maintenance).



KEANDALAN & LAIK FUNGSI Arsitektur Struktur Mekanikal/Elekrikal Tata ruang luar Tata Graha



KEANDALAN & LAIK FUNGSI Rehabilitasi Renovasi Restorasi



Pemeliharaan Gedung Kantor LINGKUP PEMELIHARAAN Memelihara secara baik dan teratur jalan keluar sebagai sarana penyelamat, tampak luar



bangunan, unsur-unsur dalam ruang, dan



1 ARSITEKURAL



struktur, melakukan pemeriksaan berkala,



2



arsitektural oleh petugas ahli



STRUKTURAL Memelihara secara berkala sistem tata udara



mencegah dilakukannya perubahan.



3



Memelihara secara baik dan teratur kondisi dan permukaan tanah halaman gedung, unsurunsur vegetasi, kebersihan pekarangan gedung



dibutuhkan dalam pemeliharaan serta melakukan pemeliharaan terhadap ornamen



Memelihara secara baik dan teratur unsurunsur struktur bangunan gedung, pelindung



menyediakan segala perlengkapan yang



(AC, ventilasi), plumbing (distribusi air bersih,



MEKANIKAL ELEKTRIKAL



sistem pembuangan air kotor, hydrant,



pengelolaan limbah), sistem transportasi gedung (lift, eskalator), sistem perlengkapan



4



penyediaan daya listrik, sistem telekomunikasi



TATA RUANG LUAR



gedung (telepon, internet)



5



TATA GRAHA HOUSE KEEPING



Pemeliharaan kebersihan (cleaning service), Pemeliharaan Hygiene, Pest Control, Program General Cleaning



Pemeliharaan Gedung Kantor TATA CARA DAN METODE PEMELIHARAAN



KOMPONEN ARSITEKTURAL BANGUNAN GEDUNG No



Pekerjaan



Pemeliharaan



1



Dinding Kaca /Tempered Glass



Periksa semua karet atau sealent perekat kaca yang bersangkutan, bila terdapat kerusakan sealent atau karet perekat kaca perbaiki dengansealent baru dengan tipe yang sesuai, dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali



2



Plafon Tripleks



Bila plafon rusak permukaannya karena kebocoran, segera ganti dengan yang baru. Bekas noda akibat bocoran ditutup dengan cat kayu baru kemudian dicat dengan cat emulsi yang serupa. Untuk perbaikan, cat lama harus dikerok sebelum melakukan pengecatan ulang. Pembersihan dan pengecekan dilakukan sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sekali



3



Kunci, Grendel, dan Engsel



Lakukan pelumasan sekurangnya 2 (dua) bulan sekali



4



Kusen Aluminium



Harus dibersihkan dengan finishing powder coating setiap 1 (satu) bulan sekali



5



Kusen Kayu



Dilakukan polituran kembali setiap 6 (enam) bulan sebagai pemeliharaan permukaan.



Pemeliharaan Gedung Kantor TATA CARA DAN METODE PEMELIHARAAN



KOMPONEN STRUKTUR BANGUNAN GEDUNG No



Pekerjaan



Pemeliharaan



1



Pondasi Bangunan



Drainase sekitar bangunan telah dirancang dan berjalan dengan baik selama bangunan dioperasikan. Bersihkan akar pohon atau akar tanaman lain yang bersifat merusak.Tiang pancang kayu pasang surut terkena panas matahari dan air secara berganti-ganti, secara periodik diberikan cat emulsi yang tahan air dan panas



2



Dinding Batu Kali/ Batu Alam



Dicat dengan bahan vernis atau disemprot dengan bahan cat transparan untuk mencegah lumut dan kotoran dan lumpur yang menempel. Pembersihan dan pengecekan secara periodik sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam setahun



3



Dinding Beton



Bersihkan permukaan expose concrete dengan menggunakan sabun, bilas sampai bersih, lakukan setiap 6 (enam) bulan sekali. Lakukan pemberian cat transparan dengan warna ‘doff/un-glossy’pada permukaan yang ada sebanyak 2 (dua) lapis



4



Dinding Kayu



Bersihkan bagian permukaan kayu dari debu secara periodik sekurang-kurangnya 1 (satu) bulan sekali. Bila warna telah kusam karena usia pemakaian yang lama, permukaan setelah dibersihkan rawat dengan menggunakan politur atau teak-oil yang sesuai. Lakukan dengan menggunakan kuas atau kain kaos (tapas) secara merata beberapa kali berlapis.



Pemeliharaan Gedung Kantor TATA CARA DAN METODE PEMELIHARAAN



KOMPONEN RUANG LUAR BANGUNAN GEDUNG No



Pekerjaan



Pemeliharaan



1



Pengecatan Luar Dilakukan pengecatan ulang pada tembok bangunan setiap 2 (dua) atau 3 (tiga) Bangunan tahun



2



Talang Tegak dan Datar



Diperiksa setiap 1 (satu) tahun sekali dan bersihkan dari kotoran yang terdapat pada talang datar, bersihkan dari bahan yang dapat menimbulkan korosif pada seng talang datar. Setiap 2 (dua) tahun sekali diberikan lapisan meni agar seng talang tetap dapat bertahan dan berfungsi baik.



3



Atap Seng dan Cement Fiber Gelombang



Pengecatan dilakukan dengan meni sekurang-kurangnya setiap 4 (empat) tahun sekali. Periksa paku atau angkur pengikat terutama pada karet seal untuk mencegah bocor. Ganti jika karet seal rusak.



4



Atap Genteng Metal



Bersihkan secara periodik permukaan atas atap dari kotoran agar tidak berkarat. Lakukan pemeriksaan setiap bulan



5



Atap Sirap/ Genteng Keramik/ Fiberglass



Periksa dan bersihkan setiap 6 (enam) bulan. Atap sirap permukaannya dibersihkan dari kotoran agar jamur atau tumbuhan tidak melekat. Atap genteng keramik diperiksa terutama pada bubungannya sedangkan atap fiberglaas pada sambungan antarannya.



Pemeliharaan Gedung Kantor TATA CARA DAN METODE PEMELIHARAAN



KOMPONEN RUANG LUAR BANGUNAN GEDUNG No



Pekerjaan



Pemeliharaan



6



Atap Beton



Bersihkan setiap sebulan sekali permukaan atap dari kotoran yang melekat. Beri lapisan anti bocor dengan kuas atau dengan cara semprot secara merata. Bila menggunakan lapisan aspal-pasir sebagai lapisan atas permukaan atap, periksa aspal yang mengelupas karena perubahan cuaca, dan berikan aspal cair baru setebal 5 (lima) milimeter



7



Listpang Kayu



Diperiksa setiap setiap 6 (enam) bulan kondisi listplank. terdapat retak-retak tutup dengan plamur kayu dan cat kembali. Perbaikan yang sempurna dapat dilakukan dengan mengerok sampai habis cat lama yang melekat, ampelas dan cat kembali dengan cat dasar serta cat penutup khusus untuk kayu.



8



Tangki Septik



Periksa bak kontrol bila tangki septik penuh dan sedot setiap 6 (enam) bulan sekali



Pemeliharaan Gedung Kantor STANDAR PROSEDUR PEMELIHARAAN



1. AS BUILT DRAWING 2. SPESIFIKASI TEKNIS 3. MANUAL PERALATAN



1. METODE PEMELIHARAAN 2. JADWAL PEMELIHARAAN



PEMERIKSAAN/ PENGENDALIAN SERVICE PENGGANTIAN BERKALA



PELAKSANAAN PEMELIHARAAN



Pemeliharaan Gedung Kantor KERUSAKAN : IDENTIFIKASI PENYEBABNYA



LINGKUNGAN TIDAK ADA PEMELIHARAAN



BENCANA ALAM



HUMAN ERROR



USIA BANGUNAN



Pemeliharaan Gedung Kantor AKTIVITAS PEMELIHARAAN GEDUNG



PEMELIHARAAN



TERENCANA



TIDAK TERENCANA



PREVENTIVE



PLANNED CORRECTIVE



(CLEANING, LUBRIKASI, REPLACEMENT, INSPECTION, etc)



(ADJUSMENT, REPAIR, REPLACEMENT, etc )



UNPLANNED CORRECTIVE/ BREAK DOWN



Pemeliharaan Gedung Kantor ORGANISASI PENGELOLAAN Organisasi Pemeliharaan Bangunan Gedung dipengaruhi oleh tingkat kompleksitas bangunan yang meliputi luas dan dimensi bangunan, sistem



bangunan yang digunakan, teknologi yang diterapkan, serta aspek teknis dan non teknis lainnya, seperti:



1. Ukuran fisik bangunan gedung. 2. Jumlah bangunan. 3. Jarak antar bangunan. 4. Moda transportasi yang digunakan oleh pekerja dan penyelia.



5. Kinerja produksi atau opersional dari tiap lokasi. 6. Jenis peralatan dan perlengkapan.



7. Jenis dan fungsi bangunan gedung.



Pemeliharaan Gedung Kantor SKEMA PENGELOLAAN



JOINT MANAGEMENT A



COST PLUS FEE C



B



IN HOUSE



E



D



FULL SERVICE CHARGE



LUMSUM FIXED PRICE



Pemeliharaan Gedung Kantor SKEMA PENGELOLAAN



IN HOUSE •



Pemilik gedung mengelola kegiatannya sendiri melalui bagian/subbagian/unit yang terkait untuk pemeliharaan gedung/kerumahtanggaan (bagian/subbagian/unit rumah tangga atau



bagian/subbagian/unit pengelolaan aset) •



Bagian/subbagian/unit ini disisi oleh personil yang



merupakan karyawan dari pemilik gedung (organik/outsourching) •



Biaya pemeliharaan gedung dianggarkan dan dikelola oleh pemilik gedung melalui bagian/subbagian/unit tersebut



Pemeliharaan Gedung Kantor SKEMA PENGELOLAAN



JOINT MANAGEMENT •



Pemilik gedung dibantu/bekerjasama dengan Penyedia Jasa dan tanggung jawab berada pada pemilik gedung



•



Penyedia Jasa menyiapkan SOP Pelaksanaan Pemeliharaan Gedung



•



Penyedia Jasa menempatkan personilnya sebagai Tenaga Ahli Inti pada bagian/subbagian/unit yang mengurusi pemeliharaan gedung



•



Penyedia mendapatkan imbalan jasa (fee)



•



Personil selain tenaga ahli dari Penyedia Jasa



merupakan karyawan Pemilik Gedung •



Seluruh biaya pemeliharaan gedung ditanggung Pemilik Gedung



Pemeliharaan Gedung Kantor SKEMA PENGELOLAAN



FULL SERVICE CHARGE •



Pemilik gedung menunjuk pihak lain secara penuh sebagai pihak yang melakukan kegiatan kerumahtanggaan berdasarkan sesuatu perjanjian sesuai dengan imbalan Service Charge yang disepakati



•



Pihak yang melakukan pemeliharaan gedung



mendapatkan imbalan dari bagian Service Charge tersebut. •



Semua biaya kegiatan pemeliharaan gedung menjadi beban dan tanggung jawab dari Penyedia Jasa



•



Tanggung jawab berada pada Penyedia Jasa



Pemeliharaan Gedung Kantor SKEMA PENGELOLAAN



COST PLUS FEE •



Pemilik Gedung bekerjasama dengan Penyedia Jasa dan secara bersama-sama melakukan kegiatan pemeliharaan gedung melalui suatu skema/program dan anggaran yang telah disepakati.



•



Seluruh personil yang melakukan kegiatan pemeliharaan gedung merupakan karyawan Penyedia



Jasa. •



Penyedia Jasa hanya mendapatkan imbalan berdasarkan jasa (fee) yang disepakati dari nilai realisasi biaya yang telah dikeluarkan.



•



Tanggung jawab berada pada kedua belah pihak



Pemeliharaan Gedung Kantor SKEMA PENGELOLAAN



LUMSUM FIXED PRICE •



Pemilik Gedung menyerahkan kegiatan pemeliharaan gedung secara penuh kepada Penyedia Jasa berdasarkan kondisi dan apa yang disepakati dengan nilai kontrak Lumsum.



•



Seluruh biaya kegiatan pemeliharaan gedung menjadi beban dan tanggung jawab Penyedia Jasa.



•



Tanggung jawab berada pada Penyedia Jasa.



Pemeliharaan Gedung Kantor TATA CARA PENGADAAN BARANG/JASA



SWAKELOLA



CARA PBJ



PENYEDIA



• IN HOUSE • JOINT MANAGEMENT



• FULL SERVICE CHARGE • COST PLUS FEE • LUMSUM FIXED PRICE



SWAKELOLA TIPE I



• E-PURCHASING • PENGADAAN LANGSUNG • PENUNJUKAN LANGSUNG • TENDER CEPAT • TENDER



Pemeliharaan Gedung Kantor SWAKELOLA TIPE I



Pengadaan tenaga kerja, alat, bahan & material IN HOUSE : Dikelola oleh



dilakukan melalui Penyedia. Proses pengadaannya



bagian/subbagian/ unit terkait.



dilaksanakan sesuai ketentuan dalam Pengadaan



JOINT MANAGEMENT : tenaga ahli dari Penyedia, tidak boleh melebihi 50% dari jumlah tim pelaksana



Barang/Jasa Pemerintah melalui PPK dan UKPBJ/Pejabat Pengadaan.



Pemeliharaan Gedung Kantor CARA PEMBAYARAN SWAKELOLA



Pembayaran Swakelola sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan



Pemeliharaan Gedung Kantor PEMILIHAN PENYEDIA



Pemeliharaan Gedung Kantor STRATEGI PENGADAAN



Bersifat rutin dan administratif , pelaksanaan kegiatan sesuai aturan. Transaksi untuk jangka pendek dan berdasarkan harga terendah , proses berulang untuk item yang sama. Indikatornya : banyak paket, proses panjang/lama, kontrak jangka pendek/transaksional



Bersifat strategis, transaksi untuk jangka panjang dan berdasarkan Total Cost of Ownership/Life CycleCosting, mengurangi proses berulang untuk item yang sama. Indikatornya : sedikit paket, proses pendek/cepat, kontrak jangka panjang/ strategik (kontrak payung)



Pemeliharaan Gedung Kantor STRATEGI PENGADAAN DAN PEMAKETAN



Strategi pengadaan adalah usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan dalam mendapatkan barang jasa yang 6T (Tepat : Kualitas, Kuantitas, Waktu, Sumber dan Harga) berdasarkan prinsip dan etika pengadaan



Strategi pengadaan yang ditetapkan dijabarkan secara kongkrit dalam bentuk pemaketan dan cara pengadaan barang/jasa



Dalam pemaketan harus benar-benar diperhatikan bahwa orientasinya (saling terkait) adalah pada keluaran atau hasil, volume barang/jasa, ketersediaan barang/jasa, kemampuan Pelaku Usaha, dan/atau ketersediaan anggaran belanja



Pemeliharaan Gedung Kantor DATA TRANSAKSI TAHUN - TAHUN SEBELUMNYA



Data Pemeliharaan TA 2016



PENGECATAN 17% (FINISHING) PINTU & JENDELA



9% A



B



11% PLAFOND



C



D



23% LANTAI



Pemeliharaan Gedung Kantor STRATEGI PENGADAAN DAN PEMAKETAN



Pemeliharaan Gedung Kantor STRATEGI PENGADAAN DAN PEMAKETAN



Pemeliharaan Gedung Kantor MANAKAH YANG TEPAT, CARA PENGADAANNYA?



SWAKELOLA IN HOUSE JOINT MANAGEMENT Gedung Kantor Prodi Sendratasik FKIP



Gedung Pusat Pengembangan IPTEK dan Inovasi Gambut (PPIG) PENYEDIA FULL SERVICE CHARGE COST PLUS FEE LUMSUM FIXED PRICE



Pemeliharaan Gedung Kantor E-PURCHASING



Dilakukan untuk : •



Sewa alat kerja atau pembelian alat kerja



•



Tenaga kerja, pengawas lapangan



•



Bahan - bahan kebersihan, bahan – bahan konstruksi



Pemeliharaan Gedung Kantor KONTRAK PAYUNG – BUILDING MANAGEMENT



KONSOLIDASI (SDM LKPP sedikit, maka butuh penyedia untuk melaksanakannya) •



Jasa lainnya yang bersifat integratif yaitu keamanan, kehandalan teknis sarana dan prasarana, tata graha, keluhan pegawai dan pengelolaan pengemudi



•



Kontrak bersifat jangka panjang (3 tahun) dengan pembayaran bulanan



•



Keuntungan yang didapatkan yaitu mengurangi jumlah pemilhan penyedia, jumlah kontrak dan jumlah SPP dan SPM



Terima Kasih Keep up your good work



Don’t forget to follow me @



adekristianto19



ade.kristianto85



@dePBJBlog



081352755900