Media Humas Internal Eksternal [PDF]

Citation preview

MEDIA HUMAS INTERNAL Media internal adalah suatu sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan, dan biasanya bersifat non komersial. Penerima maupun pengirim informasi adalah orang dalam atau orang dalam atau public internal, terdiri atas pimpinan, angota, pegawai, maupun unit-unit kerja yang ada di dalam perusahaan tersebut. Media Humas Internal yaitu : 1. Jurnal Internal Yang diterbitkan oleh suatu lembaga, biasanya memuat informasi mengenai segala sesuatu yang terjadi di dalam lembaga dan khusus diperuntukkan anggota lembaga tersebut. 2. Papan pengumuman Papan pengumuman dapat memudahkan pengawai yang sama dalam waktu yang bersamaan. 3. Kaset Video Media ini menghadirkan komunikasi tatap muka secara artificial (seolah-olah yang ditonton dapat saling berkomunikasi secara langsung) yang berpotelsi besar untuk menumbuhkan pemahaman yang lebih baik antara pihak manajemen terhadap pengawai. 4. Stasiun Radio sendiri Media ini untuk menghubungkan antara atasan dan bawahan dengan memasang sejumlah pengeras suara diatas setiap mesin yang mampu menyiarkan program-program radioyang dibuat sendiri oleh perusahaan 5. Jaringan telepon internal Jaringan telepon internal adalah media untuk menyampaikan gagasan pengawai sebagai hal melalui telepon. 6. Kotak saran Kotak saran adalah untuk menampung keluhan dan saran para anggota karyawan. sehingga bisa diketahui apa kelebihan dan kekurangan yang ada pada perusahaan tersebut. 7. Intensif bicara Intensif bicara adalah metode untuk memperoleh umpan balik dari para pengawai perusahaan dengan membuka nomor telepon khusus sehingga setiap pengawai dapat menghubungi Pemimpin perusahaan secara langsung tanpa harus menempuh Ika liku birokrasi perkantoran. 8. Siaran umum Suatu media untuk menyampaikan pesan-pesan pihak manajemen kepada segenap pegawainya dengan menggunakan suara. 9. Obrolan langsung Salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen dengan melakukan pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung. 10. Dewan pekerja



Salah satu metode dalam membina hubungan baik antara pemimpin dan bawahan melalui pembentukan dewan pekerja (dilengkapi dengan sejumlah komite spesifik). Yang memiliki akses pengaruh ke pihak manajemen. MEDIA HUMAS EKSTERNAL “Segenap kegiatan Humas yang diarahkan kepada khalayak di luar perusahaan”. Fokus dari Humas Eksternal adalah Hubungan Dengan Media. Media eksternal sangat berpengaruh besar dalam publisitas suatu organisasi yang bersangkutan. 1. Jurnal eksternal Jurnal Eksternal tidak harus diartikan semata-mata sebagai suatu bentuk terbitan tentang suatu perusahaan yang dibagikan kepada pihak-pihak luar. Pihak luar tidak akan tertarik dengan masalah - masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi. Apalagi dewasa ini pilihan bacaan sudah demikian banyak, termasuk majalah -majalah prestisius. Majalah -majalah seperti itu jelas lebih menarik untuk dibaca daripada sekedar terbitan yang mengisahkan berbagai keributan yang terjadi di suatu organisasi. Jadi, sama halnya dengan majalah atau terbitan umum, jurnal eksternal harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjangkau khalayak yang dituju. 2. Media Audiovisual Ini merupakan salah satu kemajuan penting di dunia media yang harus diperhatikan oleh para praktisi humas. Tidak seperti pers, radio,dan televisi, perangkat audiovisual adalah suatu media yang bercakupan terbatas yang dimiliki dan sepenuhnya dikendalikan oleh pihak tertentu yang diarahkan kepada khalayak yang bersifat terbatas pula. Penerapan sistem ini memerlukan sejumlah lembaga pendukung,seperti perpustakaan film (dalam kaset-kaset video) yang sanggup menyimpan, memelihara, serta mendistribusikan kasetkaset rekaman tersebut kepada khalayak. 3. Literatur edukatif Berbeda dari literatur penjualan, literatur edukatif adalah semua bahan cetakan yang dibuat untuk menjelaskan atau mendorong digunakannya suatu produk atau jasa pelayanan, atau berbagai manfaat dan nilai dari produk tadi. 4. Komunikasi lisan Penyampaian suatu uraian secara lisan, mungkin juga dengan didukung oleh peralatan audiovisual, merupakan salah satu kegiatan humas yang penting. Beberapa organisasi bahkan telah memperkerjakan para pembicara secara permanen dan diserahi tugas khusus untuk menyampaikan penjelasan mengenai organisasinya di berbagai club dan perkumpulan masyarakat. Ada pula perusahaan yang menyewa pembicara dari luar secara freelance. Tapi akan lebih baik jika pembicara tersebut merupakan salah seorang pegawai atau orang dalam organisasi yang benar-benar menegetahui seluk beluknya. 5. Pameran Humas pameran adalah pelaksana fungsi-fungsi humas melalui penyelenggaraan pameran atau ekshibisi. Pada umumnya, pameran dagang atau pameran-pameran yang terbuka untuk umum merupakan suatu media Iklan, karena tujuan penyelenggaraan pameran tersebut adalah untuk memperkenalkan suatu produk kepada masyarakat agar mereka lantas



tertarik, kemudian membelinya. Sebenarnya, kegiatan humas juga dapat memanfaatkan acara pameran untuk mencapai tujuan-tujuannya. Dan yang tidak kalah pentingnya adalah hal yang sebaliknya, yakni kegiatan-kegiatan humas tersebut juga bermanfaat menunjang keberhasilan dari suatu penyelenggaraan pameran atau ekshibisi. Acara promosi lewat pameran akan lebih berhasil memikat para konsumen jika acara itu disertai program humas. Dengan demikian,terdapat keterkaitan yang sangat erat antara kegiatan humas dan acara pameran. Pameran juga merupakan satu-satunya media periklanan yang menyentuh semua pancaindra; mata, telinga, hidung, lidah, dan kulit.dll. 6. Seminar Guna menunjang penggunaan berbagai media yang telah diuraikan di atas (misalnya audiovisual atau komunikasi lisan), ada baiknya jika suatu perusahaan menyelenggarakan suatu pertemuan khusus untuk khalayak. Bentuk pertemuan itu bisa berupa seminar atau konfermasi. Penyelenggaraan suatu konferensi kehumasan mirip dengan penyelenggaraan resepsi pers. Bedanya,waktu penyelenggaraan konferensi humas lebih lama(paling tidak satu hari penuh), melibatkan lebih banyak peserta atau tamu, programnya lebih ekstensif (melibatkan sejumlah pembicaraan dan harus didukung dengan peralatan audiovisual yang baik), dan tentu saja memerlukan biaya yang lebih banyak. Pos pengeluaran yang cukup besar antara lain harus dialokasikan untuk penyewaan ruangan atau gedung yang cukup refresentatif dan untuk pembayaran katering. 7. Sponsor Sponsor adalah penyediaan dukungan finansial untuk suatu acara, subjek, kegiatan, lembaga, atau individu yang dianggap memang pantas menerimanya. Cikal bakalnya bermula dari patronage, yakni perlindungan serta penyediaan bantuan dana oleh para bangsawan dan hartawan kepada para artis dan musisi.



KEAHLIAN YANG HARUS DIMILIKI PRAKTISI HUMAS Keahlian yang harus dimiliki praktisi humas ata staf public relations (PR) utamanya keterampilan komunikasi lisan (public speaking) dan komunikasi tulisan (menulis). Berikut ini keahlian yang harus dimiliki praktisi humas menurut Cutlip, Centre, dan Broom dalam Effective Public Relations dalam Komunikasi Antar Pribadi karya Dra. Yusriah Nasution, M.Pd. 1. Writing (Menulis) Menulis adalah keahlian utama yang harus dimiliki seorang praktisi humas atau petugas PR. Bukan sekadar tulis-menulis sembarangan; tulisan harus memuat unsur "green journalism". Tulisan yang biasa dibuat oleh seorang petugas PR bentuknya sebagai siaran berita atau rilis pers (press release), "surat berita "(newsletter), korespondensi, laporan, buklet, naskah pidato, naskah radio dan TV, skrip film, artikel majalah dan buletin, informasi produk, dan sebagainya. 2. Editting (Mengedit) Memeriksa komunikasi internal dan eksternal dalam bentuk publikasi. 3. Media Relations (Hubungan dengan Media) Hubungan dengan media, memberikan informasi, menanggapi permintaan informasi. 4. Special Events (Kejadian khusus) Merancang dan menangani konferensi pres, pameran, open house, perayaan ulang tahun perusahaan, pengumpulan dana, konteks, penghargaan, dan sebagainya. 5. Speaking (Berbicara) Berbicara mewakili organisasi atau merancang penampilan orang lain dihadapan publik. 6. Production (Produksi) Berkomunikasi dengan menggunakan keterampilan dan pengetahuan tentang multi media; termasuk seni fotografi, layout brosur,buklet, iklan institusional, publikasi periodikal, rekaman dan audit suara serta video tape, presentasi audio visual, dan lain-lain. 7. Research (Penelitian) Mengumpulkan informasi sehingga memudahkan organisasi untuk merencanakan program sesuai kebutuhan publik, monitoring efektivitas program Humas selama pelaksanaan dan evaluasi dampaknya. 8. Programming & Counselling Program dan bimbingan yang menentukan kebutuhan, prioritas, tujuaj, publik, sasaran dan strategi, bekerja sama dengan manajemen atau klien untuk proses pemecahan masalah. 9. Training Melatih atau bekerja sama dengan wakil-wakil organisasi untuk membuat persiapan menghadapi media, presentasi dan pemunculan publik lainnya. 10. Management Kegiatan administrasi operasi fungsi Humas, personalia, keuangan dan program. HUMAS INTERNAL Kegiatan humas internal merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara



langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya. Melalui kegiatan humas internal diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancer. Humas Internal berfokus pada hubungan dengan karyawan/pegawai perusahaan, dan terutama aspek-aspek manusiawi. Tingkat efektivitas dari Humas Internal dipengaruhi oleh :   



Keterbukaan pihak manajemen Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai Keberadaan seorang manajer komunikasi yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, namun jg didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern



Kegunaan Humas Internal             



Penjelasan kebijakan perusahaan & menampung keluhan-keluhan Memelihara keterbukaan pemaparan laporan dan pembukuan tahunan Perombakan Personalia Penjelasan teknologi baru Peningkatan keselamatan kerja Penyampaian berita personallia Paparan struktur manajemen Sosialisasi penerbitan saham Kesejahteraan pegawai Humas internasional Sosilisasi peraturan Penyambung “lidah” Umpan balik



Media Humas Internal 1. Jurnal Internal Publikasi atau terbitan yang didistribusikan kepada anggota atau khalayak pendukung dari suatu organisasi. Jurnal diartikan secara luas sebagai bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Bentuk-bentuknya :  Majalah  Koran  Newsletter



Nawala (bahasa Inggris: Newsletter) merupakan alat komunikasi yang digunakan seorang humas dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk yang dihasilkan, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu publiknya dalam berhubungan dengan urusan bisnisnya. Untuk menyebarkan informasi dan menarik perhatian publik internal dan eksternal terkait keberlangsungan organisasi. Upaya perusahaan untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan khalayaknya. Membuat publik familier dengan perusahaan tersebut dan selanjutnya selalu ingin untuk mengetahui aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk menunjukkan niat baik dari pihak manajemen organisasi.               



Majalah dinding Papan Pengumuman Kaset Video Dan Cctv (Close Circuit Television) Stasiun Radio Sendiri Jaringan Telepon Internal Kotak Saran Siaran Umum Obrolan Langsung Dewan Pekerja Presentasi Video Atau Slide Literatur Pengenalan/Informasi Konferensi Staf Dan Rapat Dinas Inspeksi Pimpinan, Inspeksi adalah merupakan proses observasi dengan menggunakan mata. Acara Kekeluargaan Klub Sosial



HUMAS EXTERNAL Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya. Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik. Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan,



memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat. Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain sebagainya Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya. Media-Media Humas Eksternal       



Jurnal Eksternal Media Audio-visual Literatur Edukatif (bisa dalam bentuk Laporan, Majalah, Surat Kabar) Komunikasi Lisan Pameran Seminar Sponsor