Mind Map Tentang Arsip [PDF]

Citation preview

MANAJEMEN KEARSIPAN Bagian tata usaha memiliki tugas yang berkaitan dengan aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan informasi. Pekerjaan tersebut mempergunakan banyak sekali kertas dan perlatan tulis yang beraneka ragam ----------PENGARSIPAN merupakan kegiatan menyimpan keterangan sebagai aktivitas tata usaha untuk menyimpannya dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang.



APA FUNGSI & TUJUAN ARSIP?



APA ITU ARSIP? Menurut Schellenberg (1956) Arsip adalah warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai berharga untuk disimpan permanen guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.



LANDASAN HUKUM TENTANG ARSIP?



BAGAIMANA PETUGAS PENGARSIPAN YANG BAIK?



UU No 43/2009 Tentang Kearsipan PP No 28/2012 Tentang Pelaksanaan UU No 43/2009



•Petugas memiliki tingkat “ketelitian” yang tinggi •Harus memiliki “kecerdasan” sekurang-kurangnya dalam menentukan “perihal” •Memiliki “kecekatan” untuk menyimpan dan mengambil dengan cepat -Harus “rapi” dalam rangka menyimpan dan mengambil berkas-berkas



ARSIP?



“People forget, records remember” Arsip menjadi sangat penting sebagai alat pengingat. Bahan yang telah diarsipkan dapat berguna untuk bahan penilaian atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.



MENGAPA RECORDS PERLU DISIMPAN? Dalam warkat/records terdapat nilai/value yang nantinya akan dibutuhkan. Disingkat dengan ALFRED! 1. A = Administrative value 2. L = Legal value 3. F = Fiscal value



1. R = Research Value 2. E = Educational value 3. D = Documentary value



Terdapat arsip yang bersifat dinamis dan statis. Arsip dinamis dapat digunakan secara langsung sementara statis tidak dapat tigunakan secara langsung. Kedua jenis arsip tersebut ada untuk tujuan menjamin keselamatan bahan pertangungjawaban



LET'S FIND OUT!



Penyusutan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga negara atau Badan-badan Pemerintah



Penghapusan arsip harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.



APAKAH ARSIP BERSIFAT "ABADI?" Tidak. Akan ada masanya suatu arsip masih akan sering digunakan (aktif), jarang digunakan (inaktif), dan bahkan ada yang sudah tidak ada nilainya lagi jika disimpan (sudah layak di hapus)



BAGAIMANA MENGATASI FILE YANG INAKTIF DAN TIDAK TERPAKAI TERSEBUT? Arsip inaktif = Lakukan PENYUSUTAN Arsip yang tidak dipakai lagi = Lakukan PENGHAPUSAN



BAGAIMANA ARSIP DISIMPAN AGAR DAPAT BERGUNA? Arsip dapat disimpan menurut abjad, persoalan pokok, wilayah, nomor, ataupun tanggal. BAGAIMANA MENGETAHUI APAKAH ARSIP SUDAH BERGUNA? Menghitung Angka Kecermatan = Jlh yang tak ditemukan/jlh yang ditemukan Makin kecil angka kecermatan berarti makin baik