MM - Panduan Penyusunan File Kepegawaian [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang



Dalam rangka tertib administrasi khususnya di bidang kepegawaian dan pengembangan SDM salah satu hal yang dilakukan adalah menertibkan pengelolaan tata naskah yang membuat tentang berbagai informasi yang dibutuhkan terkait seluruh staf yang bekerja di RSU Mtira Medika Medan. Penyusunan tata naskah ini dilakukan dimulai sejak staf tersebut masuk ke rumah sakit dan seluruh perkembangan staf tersebut selama bekerja di RSU Mitra Medika Medan yang disusun per staf. Tujuan lain penyusunan file kepegawaian ini adalah dapat memudahkan bagian kepegawaian dan pengembangan SDM dalam memantau perkembangan staf dalam kaitannya untuk pengembangan karir maupun pengelolaan staf. Penyusunan file kepegawaian ini dilakukan oleh bagian kepegawaian dan pengembangan SDM dan bersifat rahasia, dimana tiap isi dari file kepegawain ini hanya dapat dilihat oleh bagian kepegawaian dan pengembangan SDM. Apabila ada unit kerja lain yang membutuhkan, maka bagian kepegawaian dan pengembangan SDM akan melihat tingkat kepentingannya dan hanya memberikan data yang dibutuhkan dari file tersebut, bukan memberikan seluruh file staf.



1.2 Pengertian File adalah kumpulan atau kesatuan informasi dan data yang penting yang dapat digunakan lagi lain waktu, salah satunya berdasarkan jenisnya. Pengertian lain dari file adalah tumpukan kerjatas atau dokumen yang berada di kantor atau rumah. Ada bermacam bentuk contoh file. File dapat berbentuk dokumen atau surat-surat penting. Pengertian file juga bisa diartikan sebagai sesuatu yang berisi berbagai informasi yang berguna dan penting. Secara umum file dibedakan atas 2 (dua) yaitu soft file dan hard file. a. Soft File/ Softcopy Soft file adalah file atau dokumen yang sebelumnya dibuat menggunakan komputer kemudian disimpan di media penyimpanan. Soft file ini kemudian akan dapat dibuka kembali ataupun direvisi sesuai dengan kebutuhan untuk kemudian dapat dijadikan hard copy.



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 1



b. Hard file/ Hardfile Hard file adalah dokumen yang ada dalam bentuk fisik. Atau dengan kata lain hardfile adalah dokumen yang dapat dilihat dan disentuh keberadaannya. Hard copy biasanya didapat dari hasil cetakan soft file.



1.3 Tujuan Panduan ini bertujuan agar semua file kepegawaian tersusun sesuai format dan indeks yang telah di bakukan, secara seragam, serta terpeliharanya file kepegawaian sesuai indeks.



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 2



BAB II RUANG LINGKUP I.



Ruang Lingkup Ruang lingkup file kepegawaian ini adalah seluruh data staf yang di dokumentasikan kedalam satu file untuk tiap-tiap staf. Penyusunan file kepegawaian ini dimulai dari pegawai masuk bekerja di rumah sakit dan diikuti dengan seluruh data transaksi yang dilakukan oleh staf dalam kaitannya dengan administrasi kepegawaian, dimasukkan kedalam file.



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 3



BAB III KEBIJAKAN



Peraturan Direktur Rsu Mitra Medika No. : 030/PER/DIR/RSMM/IV/2019 Tentang Pedoman Kerja Kepegawaian Dan Pengembangan SDM RSU Mitra Medika terkait Sistem File Kepegawaian;



Semua file yang berhubungan dengan karyawan disimpan oleh Kepegawaian & Pengembangan SDM dan bersifat rahasia. File karyawan tersebut tidak boleh dipinjam atau dipindah tangan oleh pihak lain kecuali oleh staf Kepegawaian & Pengembangan SDM yang berwenang. Susunan File kepegawain sesuai dengan daftar isi yang sudah di tetapkan bagian SDM.



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 4



BAB IV TATA LAKSANA



I.



Tata Laksana



1. Staf Baru Untuk seluruh staf baru yang baru masuk ke RSU Mitra Medika Medan harus menyertakan data minimal untuk pengajuan surat lamaran bekerja sebagai berikut : a. Surat Lamaran b. Curiculum Vitae c. Fotocopy Ijasah terakhir d. Fotocopy Transkip Nilai e. Fotocopy Surat Pengalaman Kerja (bila ada) f. Fotocopy Surat Tanda Registrasi (Untuk Dokter, Perawat, Bidan dan tenaga kesehatan lainnya) g. Fotocopy sertifikat pendukung h. Fotocopy KTP i. Pasfoto 3x4 Berkas diatas adalah berkas minimal yang harus diserahkan untuk dapat diproses. Jika ada berkas lain yang diangap oleh pelamar dapat mendukung untuk melamar pekerjaan, maka berkas tersebut tetap dimasukkan kedalam berkas lamaran. Pemutakhiran berkas staf dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali atau dapat dilakukan setiap kali staf mengalami perubahan baik dari status maupun pendidikan. 2. Perkembangan Staf Selama staf bekerja di RSU Mitra Medika Medan, tentunya staf akan mendapatkan pendidikan dan latihan yang mendukung pekerjaannya ataupun melakukan administrasi lainnya yang berkaitan dengan pekerjaannya. Seluruh dokumentasi dari kegiatan tersebut dimasukkan kedalam file staf sesuai dengan nama staf yang melakukan transaksi. Adapun berkas yang didokumentasikan selama staf bekerja di RSU Mitra Medika adalah sebagai berikut : a. Hasil test b. Catatan hasil interview



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 5



c. Update Database d. Form Riwayat Pekerjaan e. Surat Keputusan Pengangkatan f. Uraian Tugas g. Fotocopy Kartu BPJS Ketenagakerjaan h. Surat Keputusan Rotasi i. Surat Keputusan Mutasi j. Surat Keputusan Demosi k. Data disiplin kerja l. Surat-surat lain seperti Surat Verifikasi Ijazah, SIK, STR m. SPK & RKK n. Form hasil capaian pelatihan. Semua file dimasukkan kedalam satu map khusus yang disimpan dalam lemari tersendiri yang hanya berisikan data staf. Penyimpanannya ditanggungjawabi oleh Kepala Seksi Kepegawaian dan Pengembangan SDM dan keluar masuknya berkas menjadi tanggung jawab penuh Kepala Seksi Kepegawaian dan Pengembangan SDM. Dalam penyimpanannya, dilakukan segera setelah berkas ada agar tidak tercecer.



II. Susunan Daftar Isi File Kepegawaian 1.



Kualifikasi pendidikan a. Surat Lamaran b. Ijazah c. Transkrip Nilai d. Pas poto 3x4 1 lembar e. Fotocopy KTP f. Fotocopy NPWP g. Sertifikat Pendukung h. Surat pengalaman kerja i. Fotocopy Kartu Keluarga



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 6



2.



Proses Rekrutmen a. Data Umum Kepegawaian b. Hasil Tes c. Catatan Hasil Interview d. Perjanjian Kerja Magang e. Orientasi Umum f. Orientasi Khusus g. Surat Pengantar dan Balasan Verifikasi Ijasah h. Bukti Verifikasi STR i. Fotocopy Kartu BPJS Ketenagakerjaan j. Fotocopy Kartu BPJS Kesehatan



3.



Hasil Evaluasi a. Hasil Evaluasi Kinerja Magang b. Hasil Penilaian Kinerja Tahunan



4.



Uraian Tugas dan Kompetensi a. Surat Keputusan Pengangkatan b. Uraian Tugas c. Khusus untuk tenaga Profesional 1. Hasil Kredensial 2. Rincian Kewenangan Klinis 3. Surat Penugasan Klinis 4. Hasil Rekredensial



5.



Personal Records a. Surat Keputusan Rotasi/ Mutasi/ Demosi/ Promosi b. Data Disiplin Kerja 1.



Sakit



2.



Izin



3.



Absen



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 7



4.



Cuti



5.



Terlambat



6.



Surat Teguran



7.



Surat Peringatan



8.



Surat Lainnya



9.



Update Curiculum Vitae



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 8



BAB V DOKUMENTASI



III. Dokumentasi Pendokumentasian file kepegawaian dilakukan dengan cara berikut : 1. Berkas lamaran Seluruh berkas lamaran staf baru yang telah dipanggil dan dinyatakan lulus sebagai calon staf, dimasukkan masing-masing kedalam satu map khusus. Berkas lamaran harus memuat seluruh persyaratan umum lamaran calon staf. Apabila masih ada berkas yang kurang, maka staf kepegawaian dan pengembangan SDM meminta berkas yang kurang tersebut kepada calon staf.



2. Berkas Penerimaan Berkas penerimaan terdiri dari hasil test-test yang diikuti oleh staf pada saat proses rekruitmen bersama dengan hasil wawancara dengan seluruh tim yang terlibat dalam proses rekruitmen. Berkas tersebut dimasukkan kedalam file khusus kepegawaian yang telah disediakan.



3. Berkas Personalia Berkas personalia adalah seluruh berkas yang ada setelah staf bekerja di RSU Mitra Medika Medan. Berkas personalia ini dapat meliputi, permohonan izin, cuti, kenaikan jabatan, sampai dengan penilaian kinerja.



Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika



Page 9