Modul 10 Menulis Surat Dinas [PDF]

Citation preview

1



MODUL PERKULIAHAN



(U002100009)



Bahasa Indonesia Menulis Surat Dinas



Abstrak



Sub-CPMK (lihat di RPS)



Di dalam modul ini akan dibahas tentang pengertian, jenis, bagian, bentuk-bentuk, dan contoh surat dinas. Teori ini sebagai standar penulisan surat dinas yang memiliki kebenaran akademik.



Setelah mempelajari materi pada bab ini, diharapkan mahasiswa dapat memahami pengertian, jenis, bagian, bentuk-bentuk, dan contoh surat dinas sebagai standar penulisan surat dinas yang memiliki kebenaran secara akademik



Fakultas



Program Studi



Teknik



Teknik Sipil



Tatap Muka



10



Disusun Oleh



Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S



MODUL 10 MENULIS SURAT DINAS



A.



Standar Kompetensi : Setelah mempelajari materi pada bab ini diharapkan mahasiswa dapat memahami pengertian, jenis-jenis, bagian-bagian, bentuk-bentuk, dan contoh-contoh surat dinas, serta mampu menyusun surat dinas secara benar dan efektif.



B.



Kompetensi Dasar : (1) Mampu memahami pengertian surat dinas (2) Mampu memahami jenis-jenis surat dinas (3) Mampu memahami bagian-bagian surat dinas (4) Mampu memahami bentuk-bentuk surat dinas (5) Mampu memahami contoh-contoh surat dinas



C.



Indikator : (1) Mampu menjelaskan pengertian surat dinas (2) Mampu menjelaskan jenis-jenis surat dinas (3) Mampu menjelaskan bagian-bagian surat (4) Mampu menjelaskan bentuk-bentuk surat dinas (5) Mampu menjelaskan contoh-contoh surat dinas (6) Mampu membuat surat dinas secara benar dan efektif



D.



Pengertian Surat Dinas Pasti kita pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau



kepada guru di sekolah. Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya, seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service atau layanan pesan singkat), dan e-mail (electronic mail atau surat elektronik).              2021



2



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan format tertentu. 1 Surat juga merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau permohonan, laporan. Selain itu, surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pembuatnya kepada pihak yang dituju.2 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat adalah kertas yang tertulis; secarik kertas sebagai tanda atau keterangan; dan sesuatu yang ditulis. Dengan demikian, pengertian surat dinas adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Ada tiga kriteria yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas, yaitu     1. Formatnya menarik 2. Isinya tidak terlalu panjang. 3. Bahasanya padat, jelas, dan santun. Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki beberapa fungsi, yaitu: 1. Sebagai wakil penulis 2. Sebagai alat pengikat 3. Sebagai pedoman kerja (surat putusan atau instruksi) 4. Sebagai bukti sejarah (surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi) 5. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya. 6. Sebagai bukti tertulis (terutama surat perjanjian) Sebagai wakil penulis, surat dapat disampaikan atas nama pribadi (bersifat perseorangan) dan atas nama Lembaga atau instansi. Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi, seperti komunikasi antara anak dengan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Biasanya pada surat pribadi digunakan semacam kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul. (2) Surat dagang atau niaga merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan 1



J.S. Marjo, Surat Menyurat Lengkap, Semarang:Aneka Ilmu, 1990, 32.



2



Lamuddin Finoza,



Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia . Jakarta:Mawar Gempita,



1991, 5. 2021



3



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barangbarang/berhubungan dengan kegiatan dagang. Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Beberapa macam surat niaga, yaitu surat penawaran, surat pengaduan, surat pemesanan, surat pengiriman, surat pembayaran barang, dan surat penagihan. (3) Surat dinas atau resmi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan dengan segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga menjadi alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya. Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan dari isinya atau kepentingannya. Dengan demikian surat dinas yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan. Umumnya surat ini dikeluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintahan. 3 Oleh karena itu, surat dinas juga disebut dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena surat dinas umumnya dikeluarkan oleh jawatan atau kantor-kantor pemerintah. Namun, surat dinas mungkin pula dikeluarkan oleh lembaga-lembaga swasta, atau oleh perseorangan. Maka surat itu merupakan surat dinas karena surat tersebut isinya ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik dinas di kalangan pemerintahan maupun di kalangan swasta. Akan tetapi, fungsi-fungsi kedinasan sebenarnya tidak hanya berlaku di instansi-instansi pemerintahan, tetapi berlaku juga di instansi swasta. Urusanurusan seperti pemberian tugas, penyampaian pengumuman, permohonan izin, atau perintah kerja juga dikenal dalam instansi swasta. Jadi, apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. 4 Surat dinas sering diidentikkan dengan surat resmi. Hal ini karena surat dinas selalu ditulis dalam format tertentu dan menggunakan bahasa yang resmi. Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika terdapat tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya tidak 3



Suyono, Cerdas Berpikir, 86.



4



E. Zaenal Arifin. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. (Jakarta:Akademika Pressindo, 1996), hlm. 2.



2021



4



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk dipahami. Selain itu, kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat dinas harus singkat. Jelas dan santun. Kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas maksudnya perlu dihindari. Perlu diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat menentuksan maksud isi surat. Tanda baca dapat memperjelas gagasan dan membantu pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi, penggunaan tanda baca sebaiknya tidak berlebihan karena akan memgaburkan maksud kalimat.



E.



Jenis-jenis Surat Dinas



Berdasarkan tujuan atau maksud, dan isi, surat dinas terdiri atas beberapa jenis, yaitu (1) surat pengumuman, (2) surat pemberitahuan, (3) surat keterangan, (4) surat edaran, (5) surat undangan, (6) surat laporan, (7) surat berita acara, (8) surat pengantar, (9) surat rekomendasi, (10) surat perintah, (11) surat tugas, (12) surat kuasa, (13) surat pengusulan, (14) surat pernyataan, (15) surat keputusan, (16) surat permohonan bantuan, (17) surat permohonan izin, (18) surat peringatan, (19) surat balasan, dan (20) surat perjanjian. 5



F.



Bagian-bagian Surat Dinas 1. Kepala Surat Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat adalah sebagai identitas diri bagi instansi yang terkait. 6 Surat resmi pemerintah atau perusahaan ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantorkantor cabang, bank-bank langganannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan faksimili. Oleh sebab itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan identitas instansi tersebut secara jelas dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi, (3) alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor



5



Marjo, Surat Menyurat, 34.



6



Suyono, Cerdas Berpikir , 87.



2021



5



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



faksimile atau surat elektronik (e-mail). Maka, unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal, yaitu: a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon b. unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawatan atau perusahaan, nama instansi, alamat kantor cabang suatu instansi, dan bidang usaha, contohnya sebagai berikut.



KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta 13220, Kotak Pos 6259 Telepon (021) 4706287, 4706288, Faksimile 4750407 Laman www.pusatbahasa.dediknas.go.id, Pos-el (E-mail) [email protected]



2. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis.7 Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada pojok kanan atas, sejajar dengan nomor surat.8 Penulisan tanggal surat dipisah oleh tanda koma dan tidak boleh diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah penulisan nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, contoh: Salah



29 Agt. 2021



Benar



29 Agustus 2021



29-08-‘21



7



Arifin, Penggunaan Bahasa, 16.



8



Arifin, Penggunaan Bahasa,17.



2021



6



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



3. Nomor Surat Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. 9 Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penggunaan nomor surat berguna untuk:10 1. Memudahkan petugas kearsipan 2. Memudahkan mengatur penyimpanan 3. Memudahkan dalam pencariannya kembali 4. Mengetahui banyak surat yang keluar 5. Mempercepat penyelasaian surat-menyurat (membalas surat) Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahu surat, contoh:



Nomor : 1279/F4/H.5/2017 No. : 1279/F4/H.5/2017 Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai berikut: a.



Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.



b.Kata nomor boleh disingkat dan disertai tanda titik menjadi No. c. Pada akhir baris tidak diberi tanda baca apa pun termasuk tanda titik (.). d.Kata nomor diikuti tanda baca titik dua (:)



4. Lampiran



9



Marjo, Surat Menyurat, 35.



10



Marjo, Surat Menyurat, 36..



2021



7



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



Lampiran merupakan penjelasan dari jumlah dokumen yang disertakan dalam surat.11 Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Jika dokumen itu berjumlah satu lembar, harus disebut satu lembar. Namun, jika terdiri atas satu berkas, harus dinyatakan satu berkas. Lampiran berguna sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Kaidah-kaidah dalam penulisan lampiran, ialah sebagai berikut:12 1. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital. 2. Penulisan kata lampiran boleh disingkat menjadi Lamp. atau tetap dituliskan utuh, Lampiran. 3. Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan kata lampiran dalam surat itu. 4. Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apa pun termasuk tanda baca titik (.). 5. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.



Lampiran : Lima berkas Lamp. : Tiga eksemplar Lamp. : 110 eksemplar Huruf awal kata lima dan tiga harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Lima berkas, Tiga eksemplar). Akan tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya : 110 eksemplar).



11



Suyono, Cerdas Berpikir, 87.



12



Suyono, Cerdas Berpikir.



2021



8



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



5. Hal Surat Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat karena hal surat sama dengan judul karangan. 13 Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul dalam karangan biasa, yaitu singkat, jelas, dan menarik serta berupa kata atau frasa dan buka berupa kalimat. Selain itu, sebaiknya gunakanlah kata Hal dan bukan Perihal, contoh: Salah



Hal : Permohonan saksi ahli Bahasa untuk kasus penggelapan dokumen resmi Benar



Hal : Saksi ahli Bahasa



6. Alamat Surat Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Selain itu, alamat di bagian dalam surat merupakan alamat yang ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat dan bahwa hanya dirinyalah yang berhak menerima surat tersebut. 14 Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu pemasukan ke dalam surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula pada sampul surat atau pada alamat luar. Alamat pada surat sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir surat dalam menyampaikan surat itu. Maka dari itu, kita harus cermat dan hati-hati dalam menulis alamat surat agar surat sampai pada tujuan. Tulislah alamat dengan lengkap dan 13



Marjo, Surat Menyurat, 36.



14



Finoza, Aneka Surat ,10.



2021



9



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



jelas, yang meliputi nama orang atau institusi yang terkirim, nama jalan, nomor kantor, dan nama kota serta kode pos. Penulisan alamat surat diatur sebagai berikut:  Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.  Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.  Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).  Sebelum



mencantumkan



nama



orang



yang



dituju,



biasanya



penulis



surat



mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.  Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Dr., Ir., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.  Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu telah memilikinya, contoh:



Yth. Kepala Biro Kepegawaian Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Pusat 7. Salam Pembuka



2021



10



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi.15 Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas adalah Dengan hormat. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian salam pemuka itu diikuti koma (,), contoh:



Dengan hormat, (D kapital, h kecil), Salam sejahtera (S besar, s kecil), Saudara…., Saudara (Bapak) …. yang terhormat, Assalamualaikum warrahmatulahi wabarakatuh Salam Pramuka



8.



Paragraf Pembuka Surat Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. 16 Alinea ini selain berfungsi untuk pengantar isi surat juga harus menyesuaikan dengan isi surat. Walaupun disebut alinea, sesungguhnya bagian ini umumnya tidak lebih dari satu kalimat. Bahkan sering juga alinea pembuka sekaligus merupakan alinea isi. Alinea pembuka untuk surat pemberitahuan hendaknya berbeda dengan alinea pembuka untuk surat tugas:  Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara .…



15



Marjo, Surat Menyurat, 37.



16



Arifin, Penggunaan Bahasa, 29.



2021



11



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



 Menindaklanjuti surat kami pada tanggal 29 Agustus 2021, kami menugasi Saudara …. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka pada surat dinas ditandai dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan, contoh:  Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan ujian di ….  Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta, yaitu berupa….  Dengan ini kami beritahukan bahwa…….  Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk……  Bersama surat ini kami kirimkan kepada Bapak……..  Berkenaan dengan…., kami meminta Saudara untuk…..  Dalam rangka melaksanakan…., dengan ini kami menugasi...  Melalui surat ini kami mohon kepada Bapak untuk membuka acara... 9.



Paragraf Isi Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. 17 Sesuatu yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si penerima surat sesuai dengan keinginan pengirim, penggunaan singkatan, atau istilah yang yang tidak lazim hendaklah dihindari karena hal itu akan membingungkan penerima surat. Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir. Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan. Alinea ini merupakan bagian surat dinas yang berisi maksud penulisan surat. Isinya merupakan kelanjutan dari alinea pembuka dan menerangkan hal yang dicantumkan sebelumnya. Selain itu, alenia isi merupakan bagian yang menampung maksud-maksud pokok dari penulisan surat. Oleh karena itu, bisa saja bagian isi lebih dari satu alinea jika maksud penulis itu terdiri atas dua atau lebih. Alinea isi dengan pembuka memerlukan kata-



17



2021



Arifin, Penggunaan Bahasa, 31.



12



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



kata penghubung seperti sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal tersebut di atas, dan berkaitan dengan hal ini, contoh:  Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama Kepala Pusat Pengembangan Bahasa mengucapkan terima kasih kepada Saudara …  Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak untuk memberikan bantuan  Berkaitan dengan hal tersebut, kami mohon Saudara untuk memperlancar pengurusan izin penggunaan gedung tersebut.  Untuk itu, kami mohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut pada waktunya. Keterangan selengkapnya kami lampirkan bersama surat ini.  Jika tugas tersebut sudah dilaksanakan, kami mengharapkan Saudara menyusun laporannya. Laporan harus kami terima selambat-lambatnya satu minggu setelah tugas itu selesai. 10. Paragraf Penutup Surat Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.18 Di dalam alinea penutup, biasanya berisi simpulan, harapan, ucapan terima kasih, atau ucapan selamat. Alinea penutup umumnya terdiri atas satu kalimat saja. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Surat yang tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum selesai. Contoh paragraf penutup yang salah: o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih. o Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak. Contoh paragraf penutup yang benar:  Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.\  Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat ditingkatkan terus.  Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas perhatian Bapak.  Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan kami.  Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.  Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini.  Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini.  Atas perhatian dan bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih. 18



2021



Arifin, Penggunaan Bahasa, 31.



13



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



11. Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. 19 Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan dalam suraturat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, salam kami, dan wasalam. Hal-hal penting perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup, yaitu; diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma (,). Bila tidak ada salam pembuka, tidak perlu dicantumkan salam penutup, contoh: Salah:



Salam Takzim, Hormat Kami, Benar



Salam takzim Wasalam, 12. Penanda Tangan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan Nomor Induk Pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan, contoh: 19



2021



Marjo, Surat Menyurat, 38.



14



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



Direktur,



Dr. Arsalan, S.E. Rektor,



Prof. Dr. Sabaruddin, M.Sc. NIP195621091986031003



13.



Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas selain hal-hal tersebut di atasa dalah sebagai berikut. a. Penulisan Singkatan Dalam surat-surat dinas pada bagian pengiriman tersebut sering ditemukan singkatansingkatan seperti a.n, anb., dan U.b. Berikut merupakan uraian dari maksud singkatansingkatan tersebut. 1) Singkatan a.n dan u.b. Singkatan ini merupakan kepanjangan dari atas nama. Singkatan ini digunakan jika pengirim mendatangi surat yang mengatas namakan pejabat lain. Surat yang ditandatangani tidak perlu dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat, contoh:



a.n. Direktur Utama



2021



15



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



PT Sumber Waras tanda tangan Nama Jelas NIP Direktur Pemasaran



a.n. Kepala Badan Bahasa Kepala Pusat Pembinaan u.b.



tanda tangan Nama Jelas NIP Kepala Bidang Pembelajaran



2) Tembusan Tembusan surat dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihakpihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirim surat itu. Tembusan diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus vertikal dengan nomor, lampiran , perihal surat, dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani urutan atau hiearki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini adalah sebagai berikut:  Huruf awal kata tembusan situlis dengan huruf kapital.  Tanda titik dua mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.  Tembusan diberikan kepada nama pejabat atau orang bukan kantornya.  Jika tembusan lebih satu, pengurutannya lebih dimulai dari pejabat yang lebih tinggi.



2021



16



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



 Penulissan kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.  Kata arsip atau pertinggalan tidak perlu dicantumkan, contoh: Tembusan:



2021



17



1.



Dirjen Kebudayaan



2.



Kepala Biro Kepegawaian



3.



Kepala Biro Perencanaan



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



14.



Contoh-contoh Surat



2021



18



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



2021



19



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



2021



20



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/



Daftar Pustaka Arifin, E. Zaenal. (1996). Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta: CV Akademika Pressindo. Finoza, Lamuddin. (1991). Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia. Jakarta:Mawar Gempita. Marjo, J.S. (1990). Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu. Satata, Sri; Dadi Waras Suhardjono, M. Rizki Sadikin. (2019). Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi (Mata Kuliah Wajib Universitas). Jakarta: Mitra Wacana Media. Suyono. 2007. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program Studi IPA/IPS. Jakarta:Ganeca Exact.



2021



21



BAHASA INDONESIA Dr. Dadi Waras Suhardjono, S.S., M.Pd.



Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU http://pbael.mercubuana.ac.id/