Modul Ajar Teknologi Perkantoran [PDF]

Citation preview

DASAR-DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS KELAS X PERALATAN DAN APLIKASI TEKNOLOGI PERKANTORAN Judul Elemen



Peralatan dan aplikasi teknologi perkantoran



Deskripsi



Kelas



Meliputi pengenalan jenis peralatan kantor, prosedur penggunaan peralatan kantor, pemeliharaan peralatan kantor, aplikasi piranti lunak, prosedur penggunaan aplikasi piranti lunak, prosedur mencetak dokumen. 10 MPLB



Alokasi Waktu



1260 menit



Jumlah Pertemuan



6-7



Fase Capaian



E



Profil Pelajar Pancasila Beriman, bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan berakhlak Mulia, Mandiri, Bernalar Kritis, dan Kreatif Model Pembelajaran Dicovery Learning Moda Pembelajaran



Daring / Kombinasi



Metode Pembelajaran



Diskusi, presentasi, demonstrasi, simulasi praktik, kunjungan industri Asesmen Non Kognitif dan Kognitif Buku Paket, Modul, Internet dan Lainnya



Bentuk Penilaian Sumbar Pembelajaran Bahan Pembelajaran



Kertas HVS, Kertas Concorde, Kertas Glossy, Amplop, Tinta Printer



Alat Praktik Pembelajaran



PC/Laptop dengan aplikasi perkantoran telah terinstall contoh Ms. Officel, Printer Inkjet/Laserjet, dan peralatan kantor lainnya (telepon, fax, mesin photo copy)



Media Pembelajaran



LCD Projector, PPT, Video Pembelajaran, Internet



Tujuan Pembelajaran



1. Siswa mampu menjelaskan definisi peralatan kantor dengan tepat. 2. Siswa mampu mengidentifikasi berbagai peralatan perkantoran dengan benar. 3. Siswa mampu menentukan jenis peralatan kantor yang tepat dalam menunjang pekerjaan kantor. 4. Siswa dapat menguraikan prosedur penggunaan peralatan kantor dengan tepat 5. Siswa dapat menganalisis kesalahan prosedur penggunaan peralatan kantor dengan tepat



PERTEMUAN 1 DARING/LURING (180 MENIT) Kegiatan Awal ( 30 Menit)



Kegiatan Inti (135 Menit)



1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. Apakah kamu ingin bekerja di kantor? b. Apa menurutmu yang disebut dengan kantor? c. Apa harapanmu saat kamu mempelajari tentang peralatan dan aplikasi perkantoran?



1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang pengetahuan peralatan perkantoran 2. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai: a.Definisi peralatan kantor b.Jenis-jenis peralatan kantor 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan/atau mengunjungi perpustakaan) guna mengeksplorasi a. jenis-jenis peralatan kantor (lembar praktik terlampir) b. analisis dampak revolusi industri 4.0 4. Peserta didik diminta melaporkan hasil studinya dan kemudian bersama-sama dengan dibimbing oleh guru mendiskusikan hasil laporannya di depan kelas 5. Untuk analisis dampak revolusi industri 4.0 dapat dilakukan secara kolaboratif di papan tulis. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan gagasannya. Guru membimbing diskusi. 6. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal Latihan



Kegiatan Penutup (15 Menit)



Referensi



1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.



• Sumathy, dkk. 2011. Office Management (Office Secretaryship) Vocational Education Higher SecondarySecond Year. Tamilnadu Tectbook Corporation • Mesin-Mesin Kantor. http://eprints.polsri.ac.id/



2449/3/BAB%20II.pdf Tgl. 23 Mei 2020 • MW Oktariansyah - 2018. Mesin- mesin Kantor. http://eprints.polsri.ac.id/ 5959/3/BAB%202.pdf Tgl. 23 Mei 2020 Refleksi



Lembar Kegiatan



1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?



1. Lembar Aktivitas praktik 1 2. Lembar Analisis dampak revolusi 4.0 3. Soal-soal Latihan Pertemuan 1



PERTEMUAN 2 DARING/LURING (180 MENIT) Kegiatan Awal ( 30 Menit)



Kegiatan Inti (135 Menit)



1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. Bagaimana pendapatmu tentang revolusi industri 4.0? b. Apakah revolusi industri mengubah cara penggunaan alat kantor?



1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang pengetahuan peralatan perkantoran 2. Peserta didik diberikan pertanyaan untuk diskusi yaitu: a. Apakah kamu pernah mengunjungi sebuah kantor/perusahaan?jika ya sebutkan kantor/perusahaan apa! b. Berdasarkan pengamatan/pemahamanmu peralatan kantor apa saja yang wajib dimiliki sebuah perusahaan?berikan alasanmu! c. Peralatan kantor yang dimiliki oleh suatu perusahaan terkadang dibeli dengan harga yang mahal, agar peralatan tersebut dapat awet dan lama digunakan, sebutkan hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh perusahaan kepada para pegawainya? 3. Peserta didik diberikan tugas untuk mengeksplorasi metode perawatan peralatan kantor (lembar terlampir) 4. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan/atau mengunjungi perpustakaan) guna mengonfirmasi jawaban dari pertanyaan tersebut 5. Waktu eksplorasi dibatasi maksimal 30 menit. Setelah itu hasil eksplorasi dikumpulkan 6. Peserta didik masing-masing menyampaikan hasil eksplorasinya dan guru memfasilitasi diskusinya



Kegiatan Penutup (15 menit)



Referensi



1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.



Djaja Gunardi. 2017. Mesin-Mesin Kantor. https://docplayer.info/33841524Bab-ii- tinjauan-pustaka.html Tgl. 23 Mei 2020



Refleksi



Lembar Kegiatan



1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?



Lembar Aktivitas Praktik 2



LAMPIRAN



RINGKASAN MATERI Kantor dapat diibaratkan sebagai pusat saraf suatu organisasi, aktivitas kantor saat ini memiliki peran yang semakin luas dalam menghadapi tantangan globalisasi yang pesat. Sehingga kantor kini menjadi sangat diperlukan sebagai bagian dari bisnis perusahaan. Keberhasilan proses bisnis perusahaan dipengaruhi oleh pengelolaan dan penggunaan kantor yang optimal oleh para pegawainya dalam bekerja menurut bidang tugasnya masing-masing. Konsep kantor modern merupakan salah satu upaya dalam menghadapi tantangan kerja yang semakin dinamis dan penuh persaingan. Kantor modern memiliki keterkaitan dengan penggunaan teknologi terkini di dalamnya, dengan mengusung penerapan teknologi atau mesin-mesin kantor yang modern dalam membantu proses pekerjaan pegawai. A. Definisi Peralatan Kantor Peralatan kantor (Office supplies) adalah seluruh peralatan yang digunakan dalam kegiatan penyelesaian pekerjaan tata usaha yang terdiri dari mesinmesin kantor dan alat-alat bukan mesin. Perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang digunakan untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. Menurut The Liang Gie (2008: 3), mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic, atau secara kimiawi. Peralatan kantor atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dan lain-lain. Fungsi dari peralatan kantor sendiri antara lain sebagai sarana penyimpanan arsip,sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. B. Jenis Peralatan kantor Berdasarkan pengertian peralatan kantor di atas, jenis peralatan kantor yang akan diuraikan pada sub bagian ini berfokus pada peralatan kantor dalam kategori yang berupa mesin-mesin kantor, karena untuk peralatan bukan berupa mesin-mesin akan dibahas pada sesi khusus berikutnya. Peralatan kantor yang berdasarkan kategori terbuat dari mesin-mesin kantor dapat dibedakan menjadi : 1. Mesin instruksional (Instructional Machine) Jenis mesin ini merupakan jenis yang memiliki fungsi untuk memberikan petunjuk atau penerangan, contoh dari jenis mesin instruksional diantaranya :  telepon  faksimile



 interkom



 handy talky,  mobile phone (ponsel)  OHP (Over Head Projector)  LCD Projector 2. Mesin Pengganda dan Duplikasi (Copying and Duplicating Machines) Merupakan mesin yang berfungsi membuat reproduksi/salinan fotografis dari suatu barang cetakan (tulisan) kedalam beberapa perulangan, contoh mesin ini diantaranya :  mesin tik  mesin stensil  risograph  mesin offset  mesin fotocopy  printer  scanner 3. Mesin Penjumlah, Tabulasi, dan Komputasi (Accounting, Tabulating, and Computing Machines) Merupakan jenis mesin kantor yang berfungsi menyajikan data dalam bentuk angka-angka hasil proses pengolahan data, penjumlahan, dan lainnya. Contoh mesin ini antara lain :  kalkulator  cash register  money counter  numerator  komputer 4. Mesin Lain-lain (Miscellaneous Machines) Merupakan jenis mesin kantor yang berfungsi sebagai tambahan atau pelengkap dari fungsi jenis-jenis mesin sebelumnya, contohnya dari jenis mesin ini antara lain :  mesin absen  mesin payroll  mesin perekat amplop  mesin penyaman  mesin pengaman/pengontrol  mesin jilid  mesin pemotong kertas  mesin penyimpan data  perforator  stapler  staples remover  dan lain-lain INFORMASI PENDUKUNG : Setiap pegawai di kantor dituntut untuk dapat mengetahui dan membedakan jenis- jenis peralatan kantor berdasarkan fungsinya masing-masing. Hal tersebut



merupakan suatu tuntutan agar setiap tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh pimpinan dapat dilaksanakan dengan tepat, mudah, dan cepat. Penerapan sikap kerja disiplin, tanggung jawab, dan mandiri harus mampu ditunjukan oleh seorang karyawan dalam bekerja hal ini akan menjadi modal penilaian kinerja dan produksivitas secara pribadi karyawan dalam mendukung tujuan perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya, jika peralatan kantor yang dimiliki digunakan dengan sembarangan tanpa tanggung jawab pegawai merawat dan menjaganya, dan tidak dengan rasa disiplin pegawai untuk mengembalikannya, dan penggunaan peralatan hanya mengandalkan salah satu pegawai saja, maka tentunya seluruh aktivitas kantor tidak akan berjalan dengan baik dan lancar. Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor Pada kegiatan pembelajaran lalu kalian telah mengetahui definisi dan jenisjenis peralatan kantor serta mengerjakan asesmen yang disediakan dengan baik. Nah, pada kegiatan pembelajaran kali ini kita akan lanjutkan pembelajarannya dengan mempelajari bagaimana cara-cara atau prosedur dalam menggunakan beberapa peralatan kantor berdasarkan jenis peralatannya. Prosedur penggunaan peralatan kantor merupakan suatu uraian dari langkahlangkah yang dilaksanakan pada saat menggunakan peralatan kantor. Berbagai peralatan di kantor dapat teridentifikasi berdasarkan jenis-jenisnya, dan dapat dipastikan memiliki prosedur penggunaan yang berbeda pula dari tiap jenis peralatannya. Pegawai kantor selain harus dapat mengetahui jenis-jenis peralatan kantor hal terpenting lainnya adalah harus dapat pula menggunakan peralatan kantor tersebut, berdasarkan urutan langkah yang dilaksanakan prosedur penggunaan peralatan kantor dapat terbagi menjadi tiga tahapan yaitu persiapan, pengoperasian, dan pemeliharaan.



Untuk dapat lebih memahami bagaimana pengoperasian dari masing-masing peralatan kantor, akan dijelaskan lebih lanjut berdasarkan prosedur penggunaannya masing-masing.



INFORMASI PENDUKUNG : Pengoperasian peralatan kantor merupakan hal penting dan utama bagi seorang pegawai dalam membuktikan penampilan/performa kerjanya secara individu. Tidak



ada alasan suatu peralatan kantor hanya dapat dioperasikan olah hanya satu orang pegawai saja. Tuntutan seorang pegawai kantor harus mampu menggunakan tiap peralatan yang dimiliki tiap kantor. Pengoperasian suatu peralatan kantor maupun peralatan lainnya dipandu dengan adanaya buku panduan penggunaan (manual book), pegawai dapat menggunakan manual book tersebut untuk belajar dan mampu menggunakan suatu peralatan. Mempelajari suatu manual book terkadang sangatlah membosankan dan banyak orang menyepelekannya, padahal merupakan hal penting yang harus dikuasai oleh seorang pegawai, sebagai modalnya tentu adalah dengan sikap kerja yang harus dimiliki pegawai yaiitu disiplin, mandiri, dan tanggung jawab. Sikap kerja (Softskill) menurut sebuah penelitian menunjang sebesar kurang lebih 90% dari kesuksesan seseorang dan sisanya 10% ditunjang oleh keterampilan teknis (Hardskill). Dengan demikian terus pupuk, kembangkan, dan budayakan dalam diri sikap tersebut sebagai bekal kunci kesuksesan dalam bekerja atau berwirausaha kelak di kemudian hari. Flowchart adalah representasi grafis dari langkah-langkah yang harus diikuti dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang terdiri atas sekumpulan simbol, dimana masing-masing simbol merepresentasikan kegiatan tertentu. Flowchart diawali dengan penerimaan input dan diakhiri dengan penampilan output. Sebuah flowchart pada umumnya tidak menampilkan instruksi bahasa pemrograman, namun menetapkan konsep solusi dalam bahasa manusia ataupun notasi matematis. Berikut ini akan dibahas tentang simbol-simbol yang digunakan dalam menyusun flowchart, kegiatan yang diwakili serta aturan yang diterapkan dalam penggunaan simbol tersebut : Simbol



Nama Proses



Input-Output



Garis alur



Anotasi



Pengertian Simbol ini digunakan untuk melambangkan kegiatan pemrosesan input. Dalam simbol ini, kita dapat menuliskan operasi-operasi yang dikenakan pada input, maupun operasi lainnya. Sama seperti aturan pada simbol input, penulisan dapat dilakukan secara satu per satu maupun secara keseluruhan. Merepresentasikan fungsi I/O yang membuat sebuah data dapat diproses (input) atau ditampilkan (output) setelah mengalami eksekusi informasi Simbol ini digunakan untuk menghubungkan setiap langkah dalam flowchart dan menunjukkan kemana arah aliran diagram. Anak panah ini harus mempunyai arah dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah. Anak panah ini juga dapat diberi label, khususnya jika keluar dari symbol percabangan. Merepresentasikan informasi deskriptif tambahan, komentar atau catatan penjelasan. Dalam simbol ini, kita dapat menuliskan komentar apapun



dan sebanyak apapun, hal ini berguna untuk



Simbol



Nama



Pengertian memperjelas langkah-langkah dalam flowchart. Garis vertikal dan garis terputus-putus dapat ditempatkan pada sisi kanan maupun kiri. Percabangan Simbol ini digunakan untuk melambangkan percabangan, yaitu pemeriksaan terhadap suatu kondisi. Dalam simbol ini, kita menuliskan keadaan yang harus dipenuhi. Hasil dari pemeriksaan dalam simbol ini adalah YES atau NO. Jika pemeriksaan menghasilkan keadaan benar, maka jalur yang harus dipilih adalah jalur yang berlabel Yes, sedangkan jika pemeriksaan menghasilkan keadaan salah, maka jalur yang harus dipilih adalah jalur yang berlabel No. Terminator Terminator berfungsi untuk menandai awal dan akhir dari suatu flowchart. Simbol ini biasanya diberi label START untuk menandai awal dari flowchart, dan label STOP untuk menandai akhir dari flowchart. Jadi dalam sebuah flowchart pasti terdapat sepasang terminator yaitu terminator start dan stop. Konektor Simbol konektor digunakan pada waktu menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dalam sebuah flowchart dengan keadaan on page atau off page. On page connector digunakan untuk menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dari flowchart dalam satu halaman, sedangkan off page connector digunakan untuk menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dari flowchart dalam halaman yang berbeda. Konektor ini biasanya dipakai saat media yang kita gunakan untuk menggambar flowchart tidak cukup luas untuk memuat gambar secara utuh, jadi perlu dipisahpisahkan. Dalam sepasang konektor biasanya diberi label tertentu yang sama agar lebih mudah diketahui pasangannya. Simbol ini berperan sebagai blok pembangun Prosedur dari suatu program. Prosedur memiliki suatu flowchart yang berdiri sendiri diluar flowchart utama. Jadi dalam simbol ini, kita cukup menuliskan nama prosedurnya saja, jadi sama seperti jika kita melakukan pemanggilan suatu prosedur pada program utama (main program). Sama dengan aturan pada simbol percabangan, penulisan nama prosedur dilakukan secara satu per satu.



SOAL LATIHAN PERTEMUAN 1 1. Menurut pendapatmu apa yang dimaksud dengan peralatan kantor? 2. Pada kasus seorang pimpinan ingin menyampaikan informasi secara cepat dan segera ke salah satu kepala bagian/departeman di internal kantor. Maka menurut pendapatmu peralatan/mesin kantor apakah yang paling tepat digunakan, sebutkan dan jelaskan disertai alasanmu! 3. Jelaskan perbedaan antara kalkulator, numerator, dan money counter pada jenis mesin penghitung? 4. Uraikanlah kelebihan dan kelemahan dari perusahaan yang telah menggunakan peralatan kantor terkini atau modern menurutmu?



LEMBAR AKTIVITAS PRAKTIK 1 Instruksi Tugas :



Kerjakan secara mandiri dengan memanfaatkan fasilitas internet, carilah minimal 1 (satu) foto/gambar peralatan kantor berdasarkan tiap jenis-jenisnya, jangan lupa cantumkan sumber informasi internetnya! Nama Siswa : ............................................... Kelas



: ...............



Np Jenis Peralatan Peralatan/Mesin 1 Instruksional



Gambar dan Nama Peralatan



Sumber : ............... 2



Peralatan/Mesin Pengganda dan Duplikasi



Sumber : ............... 3



Peralatan/Mesin Penjumlah, Tabulasi, atau Komputasi



Sumber : ...............



Np Jenis Peralatan 4 Peralatan/Mesin Lain-lain



Gambar dan Nama Peralatan



Sumber : ...............



RUBRIK ASESMEN PRESENTASI HASIL AKTIVITAS PRAKTIK 1 INSTRUMEN PENILAIAN: PROSES DAN PRODUK ASPEK Proses presentasi hasil



Belum Kompeten (0-6) Peserta didik tidak mampu mempresentasikan hasil observasi



Hasil pencarian Peserta didik mampu informasi terkait mendapatkan informasi