Modul Diklat Pengendali Pelatihan [PDF]

Citation preview

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



MODUL PELATIHAN P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I D A S A R 1 PERAN DAN FUNGSI PENGENDALI P E L AT I H A N



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI DASAR 1 PERAN DAN FUNGSI PENGENDALI DIKLAT



I.



DESKRIPSI SINGKAT Dalam rangka menjaga mutu diklat, Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 725 tahun 2003 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklat di Bidang Kesehatan. Pada pasal 5 dijelaskan bahwa untuk menentukan layak tidaknya suatu diklat dilakukan akreditasi diklat. Suatu diklat terakreditasi apabila pada tahap persiapan atau sebelum diklat diselenggarakan telah mendapatkan surat keterangan terakreditasi. Hal ini sebagai bukti bahwa seluruh komponen yang dipersyaratkan dalam penyelenggaraan diklat yaitu komponen kurikulum, peserta, pelatih, penyelenggara dan komponen tempat penyelenggaraan diklat telah sesuai dengan ketentuan. Khusus komponen penyelenggara diklat mempersyaratkan bahwa diklat di bidang kesehatan dapat diselenggarakan apabila melibatkan Master of Training, dalam hal in adalah Pengendali Diklat. Hal ini disebabkan karena diklat yang diselenggarakan sangat beragam dan sifatnya sangat teknis serta spesifik baik untuk diklat medis maupun non medis. Dalam penyelenggaraan diklat di bidang kesehatan peran Pengendali Diklat merupakan salah satu penentu keberhasilan diklat yang dilaksanakan.



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



1



Berdasarkan hasil evaluasi terhadap penyelenggaraan diklat, didapat informasi bahwa peran Pengendali Diklat dalam suatu diklat sangat memperlancar penyelenggaraan diklat. Hal ini terjadi karena peran Pengendali Diklat yang semula hanya mengendalikan saat proses pembelajaran, saat ini menjadi lebih luas yaitu melakukan pengendalian mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan diklat. Modul ini menjelaskan peran dan fungsi Pengendali Diklat dalam proses pembelajaran, dengan kegiatankegiatannya mulai dari persiapan pembelajaran, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan. II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Umum Setelah mengikuti penjelasan materi ini peserta mampu melaksanakan peran, fungsi dan tugas pengendali Diklat. B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti penjelasan materi ini, peserta mampu: 1. Melaksanakan Peran, Fungsi dan Tugas dalam Persiapan Diklat 2. Melaksanakan Peran, Fungsi dan Tugas dalam Pelaksanaan Diklat 3. Melaksanakan Peran, Fungsi dan Tugas dalam Evaluasi Diklat 2



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



4. Melaksanakan Peran, Fungsi dan Tugas dalam Pelaporan Diklat III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN Dalam modul ini akan dibahas pokok bahasan dan sub pokok bahassan untuk semua jenjang sebagai berikut: A. Peran, Fungsi dan Tugas dalam Persiapan Diklat B. Peran, Fungsi dan Tugas dalam Pelaksanaan Diklat C. Peran, Fungsi dan Tugas dalam Evaluasi Diklat D. Peran, Fungsi dan Tugas dalam Pelaporan Diklat IV. BAHAN BELAJAR 1. Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat 2. Bahan Tayang Peran dan Fungsi Pengendali Diklat 3. Instrument Evaluasi akhir pokok bahasan V. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN Berikut disampaikan langkah-langkah kegiatan dalam proses pembelajaran materi ini. Langkah 1. Pengkondisian Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan menyebutkan nama lengkap, instansi tempat bekerja, materi yang akan disampaikan



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



3



2. untuk menghangatkan dan mengakrabkan situasi peserta dangan fasilitator, berikan test awal Pola bentuk atau profesionalkah anda selama 2 menit. 3. Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang. Langkah



2.



Pembahasan Peran dan Fungsi Pengendali Diklat dalam diklat



Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator melakukan curah pendapat tentang pengetahuan atau pengalaman peserta mengenai peran dan fungsi Pengendali Diklat, fasilitator menuliskan berbagai pendapat peserta dalam kertas flipchart. 2. Fasilitator menyampaikan paparan materi sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Kaitkan juga dengan pengalaman fasilitator dan pendapat/pemahaman yang dikemukakan oleh peserta agar mereka merasa dihargai. Fasilitator memberikan kesempatan pada peserta untuk Tanya jawab. 3. Fasilitator memberikan evaluasi pada peserta tentang peran dan fungsi pengendali diklat dalam suatu diklat. 4. Pada sessi akhir fasilitator menyimpulkan materi yang diberikan.



4



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



VI. URAIAN MATERI Pokok bahasan 1



: Peran, Fungsi dan Tugas Pengendali Diklat dalam persiapan Diklat



Untuk mencapai keberhasilan penyelenggaraan diklat, Seorang pengendali diklat mempunyai peran, fungsi, dan tugas dalam diklat yang dimulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi A. Peran Dalam persiapan diklat, pengendali diklat memiliki peran sebagai penyusun/pengkaji kurikulum, perancang skenario proses pembelajaran, pengkaji jadwal, dan kriteria pelatih/fasilitator/instruktur, serta penyusun soal/instrumen evaluasi/ujian B. Fungsi Fungsi pengendali diklat dalam persiapan adalah mengkaji kurikulum, merancang skenario proses pembelajaran, mengkaji jadwal termasuk sekuennya, dan kriteria pelatih/fasilitator/instruktur serta menyusun soal/instrumen evaluasi/ujian



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



5



C. Tugas Dalam persiapan diklat, pengendali pelatiahan/diklat memiliki tugas sebagai berikut: a. Menyusun/mengkaji kurikulum, meliputi: 1) Tujuan diklat, meliputi tujuan umum dan tujuan khusus 2) Materi dan alokasi waktu yang tercantum dalam struktur program 3) Garis-garis Besar Program Pembelajaran (GBPP) setiap materi diklat, meliputi: Judul, alokasi waktu, tujuan pembelajaran umum, tujuan pembelajaran khusus, pokok bahasan dan sub pokok bahasan, metode, media dan alat bantu pembelajaran. Apabila pengendali diklat melakukan kajian terhadap kurikulum dan ternyata dalam GBPP ada ketidaksesuaian antara metode, media dan alat bantu pembelajaran dengan tujuan pembelajaran yang ditetapkan, maka pengendali diklat bertugas untuk mengarahkan agar metode, media dan alat bantu pembelajaran yang sesuai dengan pencapaian tujuan pembelajaran umum dan khusus. Dalam menyusun/mengkaji kurikulum pengendali bertugas menyelaraskan antara GBPP dengan kurikulum.



6



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



b. Merancang skenario proses pembelajaran dengan memperhatikan 1) Tujuan diklat 2) Sekuen materi yang harus disampaikan sehingga proses pembelajaran dapat berjalan secara runtut dan sistematis 3) Kompetensi fasilitator 4) Metode dan alat bantu c. Membuat/mengkaji jadwal dengan memperhatikan 1) Lama diklat yang akan dilaksanakan 2) Sekuen materi yang harus disampaikan sehingga proses pembelajaran dapat berjalan secara runtut dan sistematis. 3) Alokasi waktu yang akan digunakan untuk setiap materi, meliputi: waktu penyampaian materi, penugasan, praktik lapangan (jika ada) dan waktu istirahat d. Membuat/mengkaji kriteria pelatih/fasilitator/ instruktur dengan memperhatikan 1) Kemampuan ke diklat 2) Kesesuaian keahlian dengan materi yang diberikan 3) Pengalaman terkait materi yang diberikan e. Membuat/mengkaji panduan praktek lapangan/observasi lapangan (apabila ada) dengan memperhatikan 1) Tujuan 2) Lokasi Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



7



3) Unit yang menjadi sasaran 4) Waktu 5) Proses, meliputi: pembagian kelompok, pembagian tugas, kebutuhan instruktur, kegiatan yang dilaksanakan dan alat bantu yang digunakan. 6) Instrumen 7) Sistematika laporan 8) Seminar hasil PL/OL f. Membuat/mengkaji sarana dan prasarana penyelenggaraan diklat, dengan memperhatikan 1) Standar fasilitas dan peralatan ruang kelas, ruang auditorium, ruang diskusi 2) Standar fasilitas dan peralatan perpustakaan 3) Fasilitas dan peralatan akomodasi 4) Fasilitas dan peralatan konsumsi 5) Fasilitas dan peralatan komunikasi dan informasi 6) Fasilitas dan peralatan penunjang lain (ibadah, olahraga dan hiburan) g. Menyusun instrumen evaluasi yang terdiri dari evaluasi terhadap peserta, pelatih, dan penyelenggara 1) Evaluasi peserta Evaluasi peserta diarahkan agar menggambarkan capaian tujuan umum dan khusus diklat. 8



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



Evaluasi terhadap peserta memperhatikan: a) Kesesuaian evaluasi hasil belajar dengan kompetensi yang ingin dicapai, misal: (1) pre/post test, (2) formatif, (3) sumatif, (4) komprehensif (5) Check list (untuk uji keterampilan) b) Evaluasi mencakup keseluruhan materi 2) Evaluasi terhadap pelatih dengan memperhatikan hal-hal yang perlu dievaluasi meliput a) Penguasaan materi b) Ketepatan waktu c) Sistematika penyajian d) Penggunaan metode, media dan alat bantu e) Empati, gaya, dan sikap terhadap peserta f) Penggunaan bahasa dan volume suara g) Pemberian motivasi belajar terhadap peserta h) Pencapaian tujuan pembelajaran umum i) Kesempatan tanya jawab j) Kemampuan menyajikan k) Kerapihan berpakaian l) Kerjasama antar pengajar (apabila team teaching) Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



9



3) Evaluasi terhadap penyelenggaraan dengan memperhatikan hal-hal yang perlu dievaluasi meliputi a) Pengalaman belajar dalam diklat b) Penggunaan metode, media dan alat bantu oleh pelatih c) Tingkat semangat belajar dalam mengikuti diklat d) Tingkat kepuasan terhadap penyelenggaraan e) Kenyamanan ruang belajar f) Penyediaan alat bantu didalam kelas g) Penyediaan dan pelayanan bahan belajar h) Penyediaan dan kebersihan kamar kecil i) Pelayanan sekretariat j) Penyediaan dan pelayanan akomodasi k) Penyediaan dan pelayanan konsumsi



10



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



Selain butir-butir yang tercantum di dalam instrumen pelatih dan penyelenggara, pengendali Diklat dapat mengembangkannya sesuai dengan kebutuhan. Apabila setelah dipelajari ternyata ada ketidaksesuaian antara butir a sampai dengan g, maka pengendali diklat bertugas untuk memberikan masukan agar sesuai dengan tujuan diklat yang tercantum dalam kurikulum. Evaluasi



1. Sebutkan peran dan fungsi Pengendali DIKLAT dalam Persiapan Diklat ? 2. Komponen–komponen apa saja yang perlu diperhatikan oleh Pengendali diklat pada saat persiapan diklat



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



11



Pokok



Bahasan



2:



Peran, Fungsi dan Tugas Pengendali Diklat dalam Pelaksanaan



A. Peran Dalam pelaksanaan diklat, pengendali diklat memiliki peran sebagai pengendali proses pembelajaran, katalisator/penghubung dan pencatat proses pembelajaran. B. Fungsi Dalam berperan sebagai pengendali dalam pelaksanaan diklat, pengendali diklat memiliki fungsi: 1. Mengendalikan proses pembelajaran 2. Menjadi katalisator/penghubung antara peserta, pelatih, dan penyelenggara 3. Mencatat proses pembelajaran C. Tugas Dalam pelaksanaan diklat, pengendali diklat memiliki tugas: 1. Mengendalikan proses pembelajaran meliputi: a. Persiapan proses pembelajaran 1) Memonitor kesiapan sarana kelas yang digunakan, yang terdiri dari: LCD, komputer/laptop, soundsystem, dan alat 12



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



2) 3) 4)



bantu lainnya yang tercantum dalam GBPP. Memonitor kesiapan fasilitator Memonitor kesiapan peserta meliputi jumlah dan kriteria. Memonitor kesiapan penyelenggara meliputi penyediaan training kit, daftar hadir, name tag, form-form evaluasi, form biodata fasilitator.



b. Pelaksanaan Diklat 1) Pembukaan Pengendali diklat memonitor kesiapan proses pembukaan, meliputi tempat, susunan acara, pejabat yang akan memberikan laporan dan pejabat yang akan membuka diklat 2) Pre test Pengendali diklat memberikan penjelasan kepada peserta tentang pelaksanaan pre test, meliputi waktu, jumlah soal, dan cara mengisi lembar soal. Apabila ada soal yang tidak dimengerti oleh peserta, maka pengendali diklat dapat memberikan penjelasan.



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



13



3) Proses pembelajaran: Dalam proses pembelajaran pengendali diklat melakukan pengendalian terhadap: a) Fasilitator (1) Memperkenalkan pelatih/ fasilitator sesuai dengan biodata yang telah diisi. (2) Mengendalikan waktu agar sesuai dengan jadwal (3) Mengendalikan proses pembelajaran dengan mengamati kesesuaian pokok bahasan yang disampaikan dalam rangka pencapaian tujuan. Apabila tidak sesuai dengan pokok bahasan maka pengendali diklat mengklarifikasi kepada pelatih/fasilitator pada saat yang tepat tanpa diketahui peserta. (4) Mengendalikan kesesuaian penggunaan metode, media, dan alat bantu terhadap tujuan pembelajaran yang akan dicapai. (5) Membantu fasilitator dalam proses penugasan



14



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



b)



Peserta (1) Menugaskan peserta untuk menyampaikan refleksi setiap hari (panduan refleksi terlampir) (2) Mengamati perilaku peserta (3) Memberikan motivasi kepada peserta apabila ada peserta yang tidak aktif (4) Melakukan permainan/energizer berdasarkan hasil pengamatan atau hasil kalibrasi (pengukuran bahasa tubuh peserta) (5) Mengamati peserta saat proses penugasan/praktik lapangan (apabila ada)



c)



Penyelenggara (1) Menyampaikan masukan hasil refleksi dari peserta kepada panitia Mengingatkan penyelenggara apabila tidak respon terhadap hasil refleksi atau berdasarkan (2) masukan peserta terhadap proses pembelajaran.



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



15



4) Pelaksanaan evaluasi : a) Terhadap peserta (post test) b) Terhadap pelatih c) Terhadap penyelenggara 5) Penutupan Pengendali diklat memonitor kesiapan proses penutupan, meliputi tempat, susunan acara, pejabat yang akan memberikan laporan dan pejabat yang akan menutup diklat Pada acara penutupan, sebaiknya pengendali diklat menyampaikan hasil pengamatannya selama proses pembelajaran. (contoh terlampir) 2.



16



Menjadi penghubung/katalisator antara peserta, pelatih dan penyelenggara 1) Menghubungkan antara peserta dan peserta apabila ada perbedaan pendapat dan belum diselesaikan dengan tuntas atau ada konflik 2) Menghubungkan antara peserta dan penyelenggara, apabila ada kesulitan dalam pelayanan penyelenggaraan diklat Menghubungkan antara peserta dan pelatih, apabila ada kesulitan dalam pemahaman 3) materi atau penugasan. 4) Menghubungkan antara pelatih dan penyelenggara, apabila ada masalah atau Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



keperluan dalam mendukung pembelajaran dan administrasi. 3.



proses



Menyusun laporan proses pembelajaran Menyusun laporan mulai dari persiapan diklat, pelaksanaan diklat berdasarkan catatan harian per sesi dan hasil evaluasi dengan sistematika penulisan terlampir.



Evaluasi



1. Bagaiamana peran dan fungsi Pengendali Diklat dalam Pelaksanaan Diklat ? 2. Komponen–komponen apa saja yang perlu diperhatikan oleh Pengendali diklat pada saat pelaksanaan diklat 3. Mengapa Peranan Pengendali Diklat sangat penting dalam proses pembelajaran secara keseluruhan.



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



17



Pokok



Bahasan



3:



Peran, Fungsi dan Pengendali Diklat Evaluasi



Tugas dalam



A. Peran Dalam evaluasi diklat, pengendali diklat memiliki peran sebagai penilai/pengkaji hasil evaluasi peserta, fasilitator, dan penyelenggara. B. Fungsi Fungsi pengendali diklat dalam evaluasi diklat adalah: 1. Menilai/mengkaji hasil evaluasi 2. Mengobservasi proses evaluasi



C. Tugas Dalam evaluasi diklat, pengendali diklat memiliki tugas: 1. Mengkoordinasikan distribusi semua jenis instrumen evaluasi 2. Memeriksa jawaban pre test. 3. Apabila sebagian besar (≥50%) peserta menjawab salah pada nomor-nomor soal tertentu, maka pengendali menyampaikan kepada fasilitator pengampu materi agar dibahas lebih lanjut saat penyampaian materi. 4. Memeriksa jawaban ujian/test formatif/ sumatif/ komprehensif (apabila ada) 18



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



5. Memonitor pelaksanaan evaluasi terhadap fasilitator setiap materi akan berakhir 6. Memonitor pelaksanaan evaluasi terhadap penyelenggara saat diklat akan berakhir 7. Memeriksa jawaban Post test 8. Mengkaji hasil pre dan post test yang dikaitkan dengan Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) masingmasing materi. Menyampaikan hasil indikator keberhasilan tentang kenaikan nilai pre test–post test kepada panitia penyelenggara diklat. Catatan: Diklat dinyatakan berhasil apabila minimal 75% dari jumlah peserta mengalami kenaikan pre test ke post test, atau sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kurikulum. Evaluasi



1. Bagaiamana peran dan fungsi Pengendali Diklat dalam Evaluasi Diklat ? 2. Komponen–komponen apa saja yang perlu diperhatikan oleh Pengendali diklat pada saat evaluasi diklat



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



19



Pokok



Bahasan



4:



Peran, Fungsi dan Pengendali Diklat Pelaporan



Tugas dalam



A. Peran Dalam Pelaporan, pengendali diklat memiliki peran sebagai Penulis laporan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan evaluasi Diklat. B. Fungsi Fungsi pengendali diklat dalam pelaporan adalah:



diklat



1. Menulis laporan tentang persiapan diklat mulai dari pengkajian kurikulum, merancang scenario pembelajaran, menetapkan criteria peserta, pelatih dan pembimbing serta penyusunan instrument evaluaisi 2. Menulis laporan tentang pelaksanaan penyelenggaraan diklat antara lain; a. Laporan harian proses penyelenggara diklat b. Laporan Perilaku selama pelaksanaan diklat (khusus bagi Diklat Prajabatan dan Diklat pimpinan) 3. Menulis Laporan hasil evaluasi selama proses diklat a. Hasil pre dan post test b. Evaluasi perilaku peserta, bagi Diklat Prajabatan, dan Diklat Pim 20



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



c. Hasil Evaluasi fasilitator d. Hasil evaluasi mingguan (bagi diklat yang lebih dari 3 minggu), dan evaluasi penyelenggaraan e. Hasil ujian, bagi diklat yang menyelenggarakan ujian



Evaluasi



1. Bagaiamana peran dan fungsi Pengendali Diklat dalam Pelaporan Diklat ? 2. Komponen–komponen apa saja yang perlu diperhatikan oleh Pengendali diklat pada saat pelaporan diklat 3. Mengapa Peran Pengendali Diklat sangat penting dalam pelaporan.



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



21



VII. RANGKUMAN Peran Pengendali Diklat dalam suatu diklat sangat menentukan keberhasilan Proses pembelajaran diklat. Hal ini terjadi karena peran Pengendali Diklat yang semula hanya mengendalikan saat proses pembelajaran, saat ini menjadi lebih luas yaitu melakukan pengendalian mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan diklat



22



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



VIII. DAFTAR PUSTAKA 1. Charles Bonar Sirait,The Power of Public Speaking,kiat sukses berbicara di depan public,Kompas Gramedia,2010 2. Dr.Ibrahim Elfiky,Terapi Komunikasi Efektif ,dengan metode praktis NLP,2009. 3. Firti Rasmita SE,dkk, Pintar Soft Skill Membentuk Pribadi Unggul, B.Media, Desember 2009. 4. Kementrian kesehatan Ri,Kurikulum Modul Diklat Fasilitator Desa Siaga, Jakarta 2010. 5. Kementrian kesehatan Ri,Kurikulum Modul Diklat Fasilitator Desa Siaga, Jakarta 2010. 6. Kementrian kesehatan Ri,Kurikulum Modul NLP , Jakarta 2011. 7. Kementrian kesehatan Ri,Kurikulum Modul Peningkatan Kapasitas pejabat struktural UPT/UPTD , Jakarta 2011. 8. Kementrian kesehatan Ri,Kurikulum Modul Peningkatan Kapasitas pejabat strukturaPuskesmas , Jakarta 2011. 9. Lembaga Administrasi Negara,Modul diklat Kepemimpinan III,Jakarta,2008 10. Haryanto S, Drs,MPH, Human Relation, LAN,Bahan Diklat Spama,1999. 11. Anne Rufaidah,DR,Komunikasi Efektif,LAN,Bahan diklat Spama,1999.



Modul Peran dan Fungsi Pengendali Diklat



23



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I D A S A R 2 K O N S E P M U T U D I K L AT



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI DASAR 2 KONSEP MUTU DIKLAT I. DESKRIPSI SINGKAT Pada modul konsep mutu ini peserta diklat akan mempelajari pengertian mutu, dimensi mutu, berbagai prinsip-prinsip Total Quality Management (TQM), Trilogi Juran yang terdiri dari Perencanaan Mutu (Quality Planning), Pengendalian Mutu (Quality Control) dan Peningkatan Mutu (Quality Improvement). Demikian pula dengan dimensi kualitas di dalam Quality Control yang diaplikasikan menjadi tugas dan fungsi Institusi Diklat yang terdiri dari Pelayanan Administrasi dan Manajemen, Pelayanan Diklat, Pelayanan Penunjang Diklat. Indikator mutu dan parameter mutu yang disusun dalam contohcontoh yang dapat diukur sesuai dengan kondisi yang pada umumnya terjadi dalam suatu Institusi Diklat. II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mempelajari materi, peserta mampu memahami konsep mutu pelatihan. B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari materi, peserta mampu: 1. Menjelaskan konsep mutu pelatihan 2. Menjelaskan total quality management 3. Mengembangkan indikator mutu.



Modul Konsep Mutu Diklat



1



III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN A. Menjelaskan Konsep Mutu Pelatihan A. Pengertian Mutu B. Dimensi Mutu B. Menjelaskan Total Quality Manajemen A. Prinsip-prinsip TQM B. Trilogi Juran C. Quality control C. Pengembangan Indikator Mutu 1. Indikator Mutu 2. Parameter mutu 3. Penyusunan indikator dan parameter Mutu Diklat IV. BAHAN PEMBELAJARAN



A. Bahan pembelajaran pelatihan terdiri dari modul pengendalian mutu diklat, B. Bahan tayang C. Latihan yang akan dikemukakan secara runtut oleh fasilitator. V. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN Langkah 1. Pengkondisian (15 menit) 1. Fasilitator memperkenalkan diri. Kemudian menyampaikan tujuan pembelajaran serta waktu yang tersedia untuk materi ini. 2. Fasilitator menggali pendapat peserta mengapa modul/materi ini diperlukan dalam pelatihan ini. Berikan juga kesempatan kepada peserta untuk menyampaikan pendapat atau pengetahuannya 2



Modul Konsep Mutu Diklat



tentang konsep mutu pelatihan. Tuliskan pada kertas flipchart agar dapat dibaca semua orang. 3. Fasilitator memandu peserta untuk menanggapi, sehingga terjadi interaksi yang dinamis. Langkah2. Membahas pokok bahasan 1 (60 menit) 1. Fasilitator mulai dengan menggali pendapat/pemahaman peserta tentang konsep mutu pelatihan dan pengertian mutu serta dimensi mutu pelatihan 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan materi konsep mutu pelatihan Dan pengertian serta dimensi mutu pelatihan 3. Berikan kesempatan peserta untuk Tanya jawab dan klarifikasi 4. Fasilitator menggali pengetahuan peserta tentang dimensi mutu. Beri kesempatan peserta untuk saling menanggapi pendapat peserta lainnya. 5. Fasilitator menyampaikan paparan materi serta menghubungkannya dengan pendapat peserta agar mereka merasa dihargai. Beri kesempatan peserta untuk Tanya jawab. Langkah3: Membahas pokok bahasan 2 (60 menit) 1. Fasilitator mulai dengan menggali pendapat/pemahaman peserta tentang prinsipprinsip TQM, Trilogi Juran Dan Quality control 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan materi prinsip-prinsip TQM, Trilogi Juran Dan Quality control



Modul Konsep Mutu Diklat



3



3. Berikan kesempatan peserta untuk Tanya jawab dan klarifikasi 4. Fasilitator menggali pengetahuan peserta tentang prinsip-prinsip TQM, Trilogi Juran dan Quality control. Beri kesempatan peserta untuk saling menanggapi pendapat peserta lainnya. 5. Fasilitator menyampaikan paparan materi serta menghubungkannya dengan pendapat peserta agar mereka merasa dihargai. Beri kesempatan peserta untuk tanya jawab. Langkah 4: Membahas pokok bahasan 3 (60 menit) 1. Fasilitator mulai dengan menggali pendapat/pemahaman peserta tentang indikator mutu, parameter mutu dan penyusunan indikator serta parameter mutu. 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan materi indikator mutu, parameter mutu dan penyusunan indikator serta parameter mutu 3. Berikan kesempatan peserta untuk Tanya jawab dan klarifikasi 4. Fasilitator menggali pengetahuan peserta tentang indikator mutu, parameter mutu dan penyusunan indicator serta parameter mutu. Beri kesempatan peserta untuk saling menanggapi pendapat peserta lainnya. 5. Fasilitator menyampaikan paparan materi serta menghubungkannya dengan pendapat peserta agar mereka merasa dihargai. Beri kesempatan peserta untuk Tanya jawab.



4



Modul Konsep Mutu Diklat



Langkah 5: Rangkuman dan Pembulatan (10 menit) 1. Fasilitator memandu peserta untuk membuat rangkuman materi yang sudah dipelajari 2. Fasilitator menyampaikan keterkaitan dengan materi selanjutnya, serta menutup sesi dengan mengucapkan terima kasih dan salam.



Modul Konsep Mutu Diklat



5



VI. URAIAN MATERI Pokok Bahasan 1: Konsep Mutu Pelatihan A. Pengertian Konsep Mutu Ada dua pendekatan di dalam menetapkan mutu yaitu secara top down dan bottom up. Pendekatan top down artinya bahwa kondisi mutu ditetapkan terlebih dulu oleh si pemberi pelayanan atau pembuat produk, diantaranya adalah yang dikemukakan oleh Crossby bahwa mutu adalah kesesuaian dengan persyaratan. Sedangkan pendekatan bottom up adalah pendekatan di mana kondisi mutu disesuaikan dengan keinginan dari pelanggan, hal ini seperti yang dikemukakan oleh Deming dan Ishikawa yaitu bahwa mutu adalah kepuasan pelanggan. Dari uraian diatas pada hakekatnya mutu mempunyai 3 kesamaan perspektif, yaitu: 1. Mutu mencakup usaha untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. 2. Mutu mencakup produk (baik barang maupun jasa/pelayanan), proses, dan lingkungan. 3. Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Pengertian mutu suatu jasa pelayanan bisa juga dilihat dari tiga sudut pandang unsur-unsur yang 6



Modul Konsep Mutu Diklat



mempunyai kepentingan, yaitu konsumen/klien, pemberi pelayanan (provider), dan dari manajer. 1. Mutu dilihat dari sudut konsumen/klien: Untuk mengetahui tingkat kepuasan yang dirasakan oleh konsumen/klien dalam pemenuhan selera dan kebutuhannya atas jasa pelayanan yang diterima. 2. Mutu dilihat dari sudut pemberi pelayanan (provider): a. Untuk mengetahui pemenuhan kebutuhan klien yang diberikan oleh pemberi pelayanan berdasarkan hasil kajian. b. Untuk mengetahui kesesuaian penerapan standar, tehnik, dan prosedur yang telah ditetapkan dalam memberikan jasa pelayanan. 3. Mutu dilihat dari sudut manajer: Untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi jasa pelayanan dalam mencapai sasaran yang diharapkan dengan penggunaan sumber daya yang optimal. B. Dimensi Mutu Menurut Berry dan Parasuraman (1985) dimensi mutu pelayanan terdiri atas 5 (lima) kelompok karakteristik yang digunakan oleh para pelanggan untuk menilai mutu pelayanan yang diberikan, yaitu:



Modul Konsep Mutu Diklat



7



1. Bukti langsung (tangibles), meliputi fasilitas fisik, peralatan, sumber daya tenaga, dan sarana komunikasi. 2. Kehandalan (reliability), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan cepat dan memuaskan. 3. Daya tanggap (responsiveness), yaitu tindakan yang dilakukan oleh para karyawan dalam memberikan pelayanan kepada para pelanggan secara tanggap (responsif). 4. Jaminan (assurance), mencakup kemampuan, kesopanan, dan sifat yang dapat dipercaya yang harus dimiliki oleh para karyawan; bebas dari risiko dan atau keragu-raguan. 5. Empati, meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang baik, dan memahami kebutuhan para pelanggan. Dalam memberikan jasa pelayanan ada ketentuanketentuan yang harus dipatuhi berupa standar, kriteria dan prosedur 1. Standar Pada umumnya isi standar: a. Menjelaskan apa yang harus dicapai. b. Menjelaskan tingkat mutu yang harus dicapai. c. Mencakup kegiatan-kegiatan atau pernyataanpernyataan tertentu yang harus dipenuhi agar dapat disebut bermutu. Dengan demikian pernyataan yang 8



standar memuat



adalah ukuran



suatu atau



Modul Konsep Mutu Diklat



performance tertentu yang telah diterima dan disepakati bersama yang merupakan suatu nilai ambang atau treshold dari sesuatu baik barang, jasa ataupun proses yang dapat diamati, dicapai, diukur dan diingini yang dipergunakan untuk mengukur dan menilai. Untuk mengetahui apakah pelayanan diklat terlaksana secara efektif, perlu adanya suatu standar. Menurut Schroeder (1994), standar merupakan bagian terpenting dari penjaminan mutu (quality assurance). Dengan adanya standar dapat mengukur jasa pelayanan yang telah diberikan. Agar suatu standar dapat diimplementasikan dengan baik, maka yang membuat standar sebaiknya adalah pihak-pihak atau orang-orang yang akan langsung menggunakan dan memanfaatkan standar tersebut, dengan memperhatikan kondisi dan situasi dari tempat kerja dimana standar tersebut akan diterapkan. a. Syarat-Syarat Standar Suatu standar harus memenuhi beberapa ketentuan sebagai berikut: 1) Dapat diukur (measurable) artinya pernyataan standar mengandung rumusan yang dapat diukur baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif. 2) Dapat dicapai (realistic) artinya sesuai dengan kemampuan dari pihak yang akan menggunakan standar tersebut, sehingga



Modul Konsep Mutu Diklat



9



tidak merupakan angan-angan atau mimpi yang sulit diwujudkan. 3) Wajar (appropriate) artinya tidak anehaneh. 4) Sesuai keinginan (desirable) dan dapat diterima (acceptable). 5) Tidak membingungkan (unambiguous) artinya harus jelas. b. Jenis-Jenis Standar Pada dasarnya standar di dalam manajemen mutu terbagi menjadi 2, yaitu standar proses dan standar hasil. Standar proses adalah langkah-langkah atau urut-urutan suatu kegiatan yang merupakan serangkaian proses dari suatu kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan/dipatuhi. Standar hasil adalah suatu nilai atau besaran nilai atau performance yang akan dicapai apabila standar proses yang berkaitan dengan standar hasil tersebut diikuti atau dilaksanakan secara konsekuen. Donabedian mengkategorikan standar menjadi 3 yaitu: 1) Standar struktur atau input, yaitu standar yang berfokus pada kerangka pemberian pelayanan/tindakan. Standar struktur menetapkan kondisi dan mekanisme yang diperlukan untuk mengoperasikan dan mengendalikan sistem pelayanan atau pemberian suatu tindakan dan ditulis sebagai format kebijakan.



10



Modul Konsep Mutu Diklat



2) Standar proses, yaitu standar yang berfokus pada petugas dan proses pelayanan atau pemberian tindakan yang digunakan untuk memberikan tindakan atau pelayanan. Standar proses menetapkan perilaku dan tindakan petugas yang akan memberikan pelayanan atau tindakan dan apa yang akan dilakukan dalam pelayanan tersebut. Jadi standar proses ditujukan pada petugas dan pasien dan berisikan Protapprotap (Prosedur tetap). 3) Standar hasil, yaitu standar yang berfokus pada hasil intervensi suatu tindakan atau pelayanan pada status kesehatan pasien. Standar hasil menetapkan hasil akhir suatu tindakan atau pelayanan yang harus dicapai dan dituliskan sebagai tujuan, yang berkaitan dengan pelaksanaan standar proses yang telah ditetapkan, atau hasil akhir tindakan atau pelayanan yang akan diperoleh oleh pasien/pelanggan setelah mendapatkan tindakan pelayanan dimaksud. 2. Kriteria Kriteria merupakan hal-hal atau variabel-variabel yang dipilih sebagai indikator, untuk menentukan apakah standar sudah tercapai atau belum. Kriteria sebaiknya harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: Modul Konsep Mutu Diklat



11



a.



b.



c.



d.



e.



Relevan (Relevant), artinya kriteria yang ditetapkan harus terkait dengan standar yang akan diukur. Dapat dimengerti (Understandable), artinya kriteria yang ditetapkan harus mudah dimengerti dan tidak mempunyai arti ganda. Dapat diukur (Measurable), artinya kriteria yang ditetapkan harus dapat diukur sehingga parameternya harus jelas. Dapat diterapkan dalam perilaku (Behavioral), artinya kriteria yang ditetapkan dapat diobservasi dalam bentuk perilaku. Dapat dicapai (Achievable), artinya kriteria yang ditetapkan harus dapat dicapai atau fisibel tidak terlalu tinggi.



3. Prosedur Untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu, organisasi menjalankan kegiatannya yang didukung oleh sejumlah ketentuan atau aturan tertentu, salah satunya berupa prosedur kegiatan yang harus diikuti dan dipatuhi oleh segenap anggota organisasi, guna mencapai tujuan organisasi tersebut. Prosedur tersebut berisikan langkah-langkah yang harus diikuti dan dipatuhi, yang lebih dikenal dengan istilah Standard Operating Procedur (SOP) atau Standar Prosedur Operasional (SPO). SOP pada dasarnya adalah sekumpulan langkahlangkah teknis secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 12



Modul Konsep Mutu Diklat



Ada istilah lain yang digunakan selain SOP yaitu Prosedur tetap (protap) atau disebut juga protokol. Apabila petugas dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan/peserta diklat sudah mengikuti prosedur yang ditetapkan, ini berarti pelayanan tersebut sudah sesuai dengan standar, dan dapat dikatakan pelayanan tersebut sudah bermutu.



Berdasarkan pembelajaran dan pemahaman tentang Konsep Mutu Pelatihan, anda dapat mengerjakan Diskusi Kelompok 1, yaitu mengidentifikasi pemahaman konsep mutu di dalam pelatihan seperti yang anda ikuti saat ini.



Modul Konsep Mutu Diklat



13



Petunjuk Diskusi Kelompok 1 Pemahaman Konsep Mutu dalam Pelatihan Pembagian Kelompok Peserta dibagi dalam 4 kelompok yang disesuaikan dengan jumlah peserta pelatihan yang ada. Tujuan Diskusi Peserta mampu mengidentifikasi : 1. Pemahaman konsep mutu pelatihan yang mampu diterapkan dalam pelatihan seperti yang anda ikuti saat ini ? 2. Menurut anda apakah masih perlu ditingkatkan penerapan konsep mutu pelatihan saat ini ? Langkah-langkah proses diskusi 1. Setiap orang dalam kelompok membaca dengan seksama materi Konsep Mutu Pelatihan selama kurang lebih 10 menit. 2. Di dalam kelompok saling berdiskusi tentang pemahaman masingmasing, berbagai pendapat untuk mencapai kesamaan persepsi. 3. Ketua kelompok memandu brainstorming tentang kesamaan persepsi konsep mutu pelatihan 4. Lanjutkan diskusi dengan mengidentifikasi unsur-unsur yang ada dalam konsep mutu pelatihan tersebut 5. Hasil diskusi kelompok dituliskan pada kerta flipchart, meliputi : a. Persamaan persepsi b. Unsur-unsur yang ada dalam konsep mutu pelatihan



Pleno  



Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusinya, serta saling memberi tanggapan Pada akhir presentasi Dan tanggapan peserta, fasilitator menyampaikan rangkuman.



14



Modul Konsep Mutu Diklat



Petunjuk Diskusi Kelompok 2 Pemahaman Dimensi Mutu Pembagian Kelompok Peserta dibagi dalam 4 kelompok yang disesuaikan dengan jumlah peserta pelatihan yang ada. Tujuan Diskusi Peserta mampu mengidentifikasi: 1. Pemahaman dimensi mutu yang mampu diterapkan dalam pelatihan seperti yang anda ikuti saat ini ? 2. Menurut anda apakah dimensi mutu pelatihan saat ini ? Langkah-langkah proses diskusi 1. Setiap orang dalam kelompok membaca dengan seksama materi Dimensi Mutu selama kurang lebih 10 menit. 2. Di dalam kelompok saling berdiskusi tentang pemahaman masing-masing, berbagai pendapat untuk mencapai kesamaan persepsi. 3. Ketua kelompok memandu brainstorming tentang kesamaan persepsi dimensi mutu pelatihan 4. Lanjutkan diskusi dengan mengidentifikasi unsur-unsur yang ada dalam dimensi mutu pelatihan tersebut 5. Hasil diskusi kelompok dituliskan pada kerta flipchart, meliputi : a. Persamaan persepsi b. Unsur-unsur yang ada dalam dimensi mutu pelatihan Pleno  Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusinya, serta saling memberi tanggapan  Pada akhir presentasi Dan tanggapan peserta, fasilitator menyampaikan rangkuman.



Modul Konsep Mutu Diklat



15



Pokok Bahasan 2: Total Quality Management (TQM) A. Prinsip – Prinsip TQM Ada beberapa tokoh yang mengemukakan prinsipprinsip TQM. Salah satunya adalah Bill Crash, 1995, mengatakan bahwa program TQM harus mempunyai empat prinsip bila ingin sukses dalam penerapannya. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut: 1. Program TQM harus didasarkan pada kesadaran akan kualitas dan berorientasi pada kualitas dalam semua kegiatannya sepanjang program, termasuk dalam setiap proses dan produk. 2. Program TQM harus mempunyai sifat kemanusiaan yang kuat dalam memberlakukan karyawan, mengikutsertakannya, dan memberinya inspirasi. 3. Program TQM harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi yang memberikan wewenang disemua tingkat, terutama di garis depan, sehingga antusiasme keterlibatan dan tujuan bersama menjadi kenyataan. 4. Program TQM harus diterapkan secara menyeluruh sehingga semua prinsip, kebijaksanaan, dan kebiasaan mencapai setiap sudut dan celah organisasi. Lebih lanjut Bill Creech, 1996, menyatakan bahwa prinsip-prinsip dalam sistem TQM harus dibangun atas dasar 5 pilar sistem yaitu; Produk, Proses, Organisasi, Kepemimpinan, dan Komitmen. 16



Modul Konsep Mutu Diklat



Lima Pilar TQM: 1. Produk 2. Proses 3. Organisasi 4. Kepemimpin 5. Komitmen Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi. Mutu dalam produk tidak mungkin ada tanpa mutu di dalam proses. Mutu di dalam proses tidak mungkin ada tanpa organisasi yang tepat. Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa pemimpin yang memadai. Komitmen yang kuat dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain. Setiap pilar tergantung pada keempat pilar yang lain, dan kalau salah satu lemah dengan sendirinya yang lain juga lemah Pendapat lain dikemukakan oleh Hensler dan Brunnell (dalam Scheuing dan Christopher, 1993: 165-166) yang dikutip oleh Drs. M.N. Nasution, M.S.c., A.P.U. dalam bukkunya yang berjudul Manjemen Mutu Terpadu, mengatakan bahwa TQM merupakan suatu konsep yang berupaya, melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu, diperlukan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. ada empat prinsip utama dalam TQM, yaitu: 1. Kepuasan pelanggan. 2. Respek terhadap setiap orang Modul Konsep Mutu Diklat



17



3. Manajemen berdasarkan fakta 4. Perbaikan berkesinambungan. B. Trilogi Juran Trilogi Juran terdiri dari: Perencanaan Mutu (Quality Planning), Pengendalian Mutu (Quality Control) dan Peningkatan Mutu (Quality Improvement). 1. Perencanaan Mutu. Suatu mutu seharusnya direncanakan atau dirancang, atas tahap-tahap sebagai berikut: a. Menetapkan (identifikasi) siapa pelanggan, b. Menetapkan (identifikasi) kebutuhan pelanggan, c. Mengembangkan keistimewaan produk, d. Merespon kebutuhan pelanggan, d. Mengembangkan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk, dan e. Mengarahkan perencanaan ke kegiatankegiatan operasioanal. 2. Pengendalian Mutu Pengendalian atau kontrol mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera setelah terjadi sesuatu, sehingga mutu dapat dipertahankan. Langkah Kegiatan yang dikerjakan, antara lain: a. Evaluasi kinerja dan kontrol produk, b. Membandingkan kinerja aktual terhadap tujuan produk, c. Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan mutu yang ada. 18



Modul Konsep Mutu Diklat



3. Peningkatan Mutu Peningkatan mutu mencakup dua hal yaitu: a. “Fitness for use”, b. Mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan. Kegiatan-kegiatan Peningkatan Mutu, antara lain: a. Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya peningkatan mutu, b. Identifikasi apa yang perlu ditingkatkan dan proyek peningkatan mutu, c. Menetapkan tim proyek, d. Menyediakan tim dengan sumber daya, pelatihan, motivasi untuk: mendiagnose penyebab, merangsang perbaikan dan mengadakan pengendalian agar tetap tercapai perolehan sesuai tujuan. Standar minimal persyaratan unit diklat yang mempunyai fungsi menyelenggarakan diklat dan keberadaannya merupakan bagian dari struktur organisasi induk, adalah sebagai berikut: 1. Organisasi Organisasi unit diklat minimal dikelola oleh: a. Kepala Unit Diklat dengan kriteria pendidikan minimal sarjana dan telah mengikuti pelatihan manajemen diklat. b. Urusan Tata Usaha, dengan kriteria pendidikan minimal D3 dan telah mengikuti pelatihan manajemen diklat dan



Modul Konsep Mutu Diklat



19



c.



d.



penyelenggara diklat (Training Officer Course /TOC) Tenaga Pelatih, yang telah memiliki sertifikat Tenaga Pelatih Program Kesehatan (TPPK) atau Training Of Trainer (TOT). Tenaga penunjang (staf teknis dan administrasi), dengan kriteria telah mengikuti diklat TOC



2. Sarana dan Prasarana Unit diklat memiliki: a. Sarana 1) Ruang Kantor atau sekretariat 2) Ruang Kelas minimal 1 ruangan kapasitas 30 orang. 3) Ruang diskusi minimal 2 ruang, dengan kapasitas 10 orang. 4) Ruang sarana Ibadah 5) Toilet 6) Tempat untuk istirahat 7) Halaman parkir b. Prasarana 1) Mebelair . 2) Lemari/rak buku dan referensi yang mendukung diklat 3) Alat Bantu Diklat; white board, standar flipchart, LCD dan layar, sound system dan alat tulis. 4) Untuk diklat teknis, alat bantu disesuaikan dengan kebutuhan metode pembelajaran



20



Modul Konsep Mutu Diklat



5) Penerangan ruangan, pencahayaan ruang cukup untuk proses pembelajaran 6) Ventilasi udara, sirkulasi udara baik. 7) Instalasi air dan listrik 3. Pembiayaan a. Sumber biaya tetap untuk operasional institusi. b. Biaya untuk kegiatan diklat 4. Standar Pelayanan Standar pelayanan diklat di unit diklat dikelompokkan ke dalam 3 komponen yaitu sebagai berikut: a. Komponen Administrasi dan Manajemen, terdiri dari: 1) Standar Manajemen 2) Standar Sumber Daya Manusia 3) Standar Fasilitas dan Peralatan Kantor b. Komponen Pelayanan Diklat, terdiri dari: 1) Standar Mutu Diklat 2) Standar Praktik Kerja Lapangan 3) Standar Jaga Mutu Diklat c. Komponen Pelayanan Penunjang Diklat, terdiri dari: 1) Standar Kepustakaan 2) Standar Komunikasi dan Informasi 3) Standar Konsumsi 4) Standar lingkungan



Modul Konsep Mutu Diklat



21



C. Quality Control Apa itu Kualitas? Menurut Mitra dalam bukunya Introduction to Quality Control dan the Total Quality System, Kualitas didefinisikan sebagai kesesuaian dengan spesifikasi dan cocok digunakan dilihat dari sudut pandang dimensi kualitas. Adapun dimensi kualitas itu meliputi performansi (performance), keistimewaan produk (features), kehandalan (reliability), kesesuaian (conformance), keawetan (durability), kegunaan (serviceability), estetika (aesthetics), dan kualitas yang dipersepsikan (perceived quality). Jenis-jenis pelayanan yang menjadi tugas dan fungsi Institusi Diklat, adalah sebagai berikut: 1. Pelayanan Administrasi dan Manajemen. Pelayanan administrasi dan manajemen dalam hal ini adalah pelayanan yang dilakukan oleh Institusi Diklat yang berkaitan dengan pekerjaan mengelola administrasi dan ketatausahaan dalam rangka menunjang proses penyelenggaraan diklat yang diselenggarakan di Institusi diklat. 2. Pelayanan Diklat Pelayanan diklat dalam hal ini adalah pelayanan yang dilakukan oleh Institusi diklat yang berkaitan dengan proses pembelajaran pada saat diklat diselenggarakan, sehingga tujuan diklat yang direncanakan dapat dicapai. Pelayanan diklat ini meliputi pelayanan kelas, pelayanan perpustakaan, pelayanan laboratorium (kelas dan lapangan), penyiapan alat bantu pembelajaran. 22



Modul Konsep Mutu Diklat



3. Pelayanan Penunjang diklat, Pelayanan Penunjang diklat dalam hal ini adalah kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh Institusi diklat yang terkait dengan kegiatan pelayanan Asrama, Dapur, Informasi, Komunikasi, dan Keamanan.di Institusi diklat.



Modul Konsep Mutu Diklat



23



Petunjuk Diskusi Kelompok Pemahaman Prinsip-prinsip TQM Pembagian Kelompok Peserta dibagi dalam 4 kelompok yang disesuaikan dengan jumlah peserta pelatihan yang ada. Tujuan Diskusi Peserta mampu mengidentifikasi : 1. Pemahaman prinsip-prinsip TQM yang mampu diterapkan dalam pelatihan seperti yang anda ikuti saat ini ? 2. Gambaran seperti apakah prinsip-prinsip TQM saat ini ? Langkah-langkah proses diskusi 1. Setiap orang dalam kelompok membaca dengan seksama materi Prinsip-prinsip TQM selama kurang lebih 10 menit. 2. Di dalam kelompok saling berdiskusi tentang pemahaman masing-masing, berbagai pendapat untuk mencapai kesamaan persepsi. 3. Ketua kelompok memandu brainstorming tentang kesamaan persepsi prinsip-prinsip TQM 4. Lanjutkan diskusi dengan mengidentifikasi unsur-unsur yang ada dalam prinsip-prinsip TQM tersebut 5. Hasil diskusi kelompok dituliskan pada kerta flipchart, meliputi : a. Persamaan persepsi b. Unsur-unsur yang ada dalam prinsip-prinsip TQM Pleno Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusinya, serta saling memberi tanggapan Pada akhir presentasi dan tanggapan peserta, fasilitator menyampaikan rangkuman.



24



Modul Konsep Mutu Diklat



Petunjuk Diskusi Kelompok Pemahaman Trilogi Juran Pembagian Kelompok Peserta dibagi dalam 4 kelompok yang disesuaikan dengan jumlah peserta pelatihan yang ada. Tujuan Diskusi Peserta mampu mengidentifikasi : 1. Pemahaman Trilogy Juran yang mampu diterapkan dalam pelatihan seperti yang anda ikuti saat ini ? 2. Menurut anda apakah masih perlu disesuaikan penerapan Trilogi Juran sesuai kondisi saat ini ? Langkah-langkah proses diskusi 1. Setiap orang dalam kelompok membaca dengan seksama materi Trilogi Juran selama kurang lebih 10 menit. 2. Di dalam kelompok saling berdiskusi tentang pemahaman masing-masing, berbagai pendapat untuk mencapai kesamaan persepsi. 3. Ketua kelompok memandu brainstorming tentang kesamaan persepsi Trilogi Juran 4. Lanjutkan diskusi dengan mengidentifikasi unsur-unsur yang ada dalam Trilogi Juran tersebut 5. Hasil diskusi kelompok dituliskan pada kerta flipchart, meliputi : a. Persamaan persepsi b. Unsur-unsur yang ada dalam Trilogi Juran Pleno 1. Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusinya, serta saling memberi tanggapan 2. Pada akhir presentasi Dan tanggapan peserta, fasilitator menyampaikan rangkuman.



Modul Konsep Mutu Diklat



25



Petunjuk Diskusi Kelompok Pemahaman Quality Control Pembagian Kelompok Peserta dibagi dalam 4 kelompok yang disesuaikan dengan jumlah peserta pelatihan yang ada. Tujuan Diskusi Peserta mampu mengidentifikasi : 1. Pemahaman konsep quality control yang mampu diterapkan dalam pelatihan seperti yang anda ikuti saat ini ? 2. Menurut anda apakah masih perlu ditingkatkan penerapan quality control pelatihan saat ini ? Langkah-langkah proses diskusi 1. Setiap orang dalam kelompok membaca dengan seksama materi Quality Control selama kurang lebih 10 menit. 2. Di dalam kelompok saling berdiskusi tentang pemahaman masingmasing, berbagai pendapat untuk mencapai kesamaan persepsi. 3. Ketua kelompok memandu brainstorming tentang kesamaan persepsi quality control 4. Lanjutkan diskusi dengan mengidentifikasi unsur-unsur yang ada dalam quality control tersebut 5. Hasil diskusi kelompok dituliskan pada kerta flipchart, meliputi : 6. Persamaan persepsi 7. Unsur-unsur yang ada dalam quality control Pleno







Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusinya, serta saling



memberi tanggapan 



Pada akhir presentasi Dan tanggapan peserta, fasilitator menyampaikan rangkuman.



26



Modul Konsep Mutu Diklat



Pokok Bahasan 3: Pengembangan Indikator Mutu A. Indikator Mutu Indikator adalah alat ukur yang dipergunakan agar mudah untuk mengetahui hasil yang diharapkan. Dalam kaitan dengan diklat, maka 2 hal utama yang menjadi Indikator Diklat yakni: 1. Memberikan Pengetahuan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia pengetahuan artinya segala sesuatu yang diketahui, ini dapat diartikan bahwa pegawai yang mempunyai pengetahuan adalah pegawai yang mengetahui segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaannya. Menurut Ranupandojo dan Husnan (1990:74) “Pengetahuan karyawan akan pelaksanaan tugas maupun pengetahuan umum yang mempengaruhi pelaksanaan tugas sangat menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan tugas dengan baik. Karyawan yang kurang memiliki pengetahuan yang cukup tentang bidang kerjanya akan bekerja tersendat-sendat” Sedangkan menurut Subagyo (1995:46) “Pengetahuan pegawai merupakan segala sesuatu yang mereka ketahui tentang obyek tertentu yang merupakan pengetahuan umum yang dilaksanakan secara langsung atau mempengaruhi pelaksanaan tugas pegawai” Pengetahuan dalam hal ini adalah pengetahuan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya, dengan pengetahuan yang dimiliki diharapkan Modul Konsep Mutu Diklat



27



pegawai bisa menyelesaikan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya, sehingga tidak menghambat tujuan organisasi. 2. Memberikan Ketrampilan Menurut Anoraga (2004:125) “Ketrampilan merupakan kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, perilaku dan bakat untuk menyelesaikan suatu tugas” Ini artinya ketrampilan adalah usaha untuk menyelesaikan tugas berdasarkan pengetahuan yang dimiliki. Menurut Moenir (2001:117) “Ketrampilan ialah kemampuan melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan menggunakan anggota badan dan peralatan kerja yang tersedia.”



28



Modul Konsep Mutu Diklat



Petunjuk Diskusi Kelompok Pengembangan Indikator Mutu, Parameter Mutu Dan Penyusunan indicator Dan parameter mutu Pembagian Kelompok Peserta dibagi dalam 4 kelompok yang disesuaikan dengan jumlah peserta pelatihan yang ada. 1. Parameter mutu



2. Penyusunan



indikator



dan



Tujuan Diskusi parameter Peserta mampu mengidentifikasi,mengembangkan dan menyusun : Mutu 1. Indikator mutu, dan parameter mutu yang mampu digunakan secara terapan ? 2. Pengembangan dan penyusunan indikator dan parameter mutu perlu ditingkatkan pada suatu pelatihan? Langkah-langkah proses diskusi 1. Setiap orang dalam kelompok membaca dengan seksama materi Mengembangan Indikator Mutu selama kurang lebih 10 menit. 2. Di dalam kelompok saling berdiskusi tentang pemahaman masing-masing, berbagai pendapat untuk mencapai kesamaan persepsi. 3. Ketua kelompok memandu brainstorming tentang kesamaan persepsi indikator mutu 4. Lanjutkan diskusi dengan mengidentifikasi unsur-unsur yang ada dalam indikator mutu, parameter mutu dan bagaimana menyusun kedua hal tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi tempat kerja peserta masing-masing Pleno  Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusinya, serta saling memberi tanggapan  Pada akhir presentasi Dan tanggapan peserta, fasilitator menyampaikan rangkuman.



Modul Konsep Mutu Diklat



29



VII. RANGKUMAN Mutu merupakan kesesuaian antara produk yang dihasilkan dengan persyaratan yang diinginkan pelanggan sehingga kepuasan pelanggan bisa terwujud. Sebagai salah satu bagian dari unsur penyelenggaraan Diklat kadang merasa was-was apakah diklat yang selama ini kita selenggarakan dengan dana yang cukup banyak, apakah sudah menghasilkan sesuatu yang diharapkan semua pihak. Pada umumnya indikator keberhasilan yang telah ditetapkan pada suatu diklat dengan tujuan sebagai alat ukur bahwa diklat dimaksud sudah dilaksanakan dengan baik atau belum. Harapan dari penyelenggara diklat antara lain kompetensi dari peserta diklat akan meningkat setelah mengikuti pelatihan. Untuk diklat-diklat yang bersifat teknis indikator ini mudah untuk diukur. Namun untuk diklat yang bukan untuk meningkatkan ketrampilan sangat sulit untuk dilakukan pengukuran. Mutu diklat dapat juga diukur dengan beberapa dimensi, sehingga bisa dianalisis bermutu atau tidaknya.suatu diklat, Garvin dalam MN Nasution (2001) menjelaskannya dalam 8 dimensi yakni: Performa, Features, Kehandalan, Konformansi, Daya Tahan, Kemampuan Pelayanan, Estetika, dan Kualitas yang dipersepsikan Total Quality Management (TQM) adalah suatu pendekatan yang sistematis, praktis, dan strategis dalam menyelenggarakan suatu organisasi, yang 30



Modul Konsep Mutu Diklat



mengutamakan kepentingan pelanggan. pendekatan ini bertujuan untuk meningkatkan dan mengendalikan mutu. Sedangkan Trilogi Juran yang terdiri dari Perencanaan Mutu, Pengendalian Mutu dan Peningkatan Mutu berkaitan dengan kualitas. Untuk mencapai tingkatan kualitas yang diinginkan maka diperlukan pengendalian kualitas itu sendiri yang lebih dikenal sebagai Quality Control. Dalam kaitan dengan diklat agar mudah agar mudah untuk mengetahui hasil yang diharapkan. maka 2 hal utama yang menjadi Indikator Diklat yakni: Pengetahuan dan Ketrampilan, namun hal ini masih dapat dikembangkan sesuai kebutuhan masing-masing.



Modul Konsep Mutu Diklat



31



VIII. DAFTAR PUSTAKA Siswanta. Jaka Purnama, Apt, MKes.2012. Upaya Peningkatan Mutu Diklat Bagi Aparatur Melalui Penyelenggaraan Diklat Berbasis Kompetensi – WI Badan Diklat Jawa Tengah. Adam I. Indrawjaya. 1989. Perubahan dan Pengembangan Organisasi, Bandung: Sinar Baru. GTZ: National Framework to support capacity building to supprt decentralization dalam website GTZ. http://www.gtzsfdm.or.id/cb_nat_fr_work.htm Himpunan Peraturan Perundang-Undangan Pegawai Negeri Sipil (PNS). 2004. Bandung: Fokusmedia. Kebijakan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil. 2002. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta. Kim, Chan W dan Ma+uborgne, Renée. 2005. Blue Ocean Strategy, Boston: Harvard Business School Publishing Corporation. Li, Wanxin. 2005. A Survey of Institutional Capacity of Local EPBs in China, paper Prepared for 2005 Urban China Research Network Annual Conference: Chinese Cities in Transition, Shanghai, China, 2 May 2005. Miftah Thoha. 2003. Pembinaan Organisasi, Proses Diagnosa & Intervensi, Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Moenir, H.A.S. 1998. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, Jakarta: Bumi Aksara. 32



Modul Konsep Mutu Diklat



Morgan Peter. 1998. “Building Capacity: Challenge for Public Sector”, Harvard University. Noorsyamsa Djumara, 2008. Arah kebijakan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Dalam Rangka Pembaharuan Sistem Kediklatan Nasional (Berbasis Kompetensi), PKP2A I LAN Bandung Rahmat Suparman,2008. Mencari Model Pengembangan Kapasitas Lembaga Diklat Daerah yang efektif, PKP2A I LAN Bandung: Willems, Stéphane & Baumert, Kevin. 2003. Institutional Capacity And Climate Actions, Organisation for Economic Co-operation and Development, Paris: International Energy Agency. Ranupandojo, P dan Husnan.1990. Manajemen Personalia. Yogyakarta; BPFE Yogyakarta. Subagyo,P.1995.Manajemen Kepegawaian.Jakarta; Ghalia Indonesia. Anoraga, P. 2004. Manajemen Bisnis.Jakarta; Rineka Cipta. Moenir.2001. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia.Jakarta; Bumi Aksara.



Modul Konsep Mutu Diklat



33



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I I N T I 1 RANCANGAN PROSES PEMBELAJARAN



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI INTI I RANCANGAN PROSES PEMBELAJARAN



I. DESKRIPSI SINGKAT Dalam persiapan pelatihan, pengendali pelatihan memiliki



peran



sebagai



pengkaji



kurikulum,



perancang skenario proses pembelajaran, pengkaji jadwal,



dan



pengkaji



pelatih/fasilitator/instruktur.



Dalam berperan sebagai pengendali dalam persiapan pelatihan,



pengendali



pelatihan



Mengkaji



kurikulum,merancang



memiliki skenario



fungsi proses



pembelajaran, mengkaji jadwal termasuk sekuennya, mengkaji pelatih/fasilitator/instruktur dan mengkaji kerangka acuan praktik lapangan/ observasi lapangan (jika ada kegiatan ini) dengan menggunakan metode ceramah, tanya jawab, diskusi kelompok. II.



TUJUAN PEMBELAJARAN A. Tujuan Pembelajaran Umum: Setelah mengikuti materi ini peserta mampu membuat rancangan proses pembelajaran B. Tujuan Pembelajaran Khusus: Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu : 1. Mengkaji kurikulum Modul Rancangan Proses Pembelajaran



1



2. Merancang skenario pembelajaran III. POKOK BAHASAN 1. Pengkajian Kurikulum 2. Rancangan Skenario Pembelajaran IV. BAHAN BELAJAR 1. Modul 2. Bahan tayang 3. Format 4. Contoh Kurikulum untuk dikaji V. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN Berikut disampaikan langkah–langkah kegiatan dalam proses pembelajaran materi ini. Langkah 1. Pengkondisian 1. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan menyebutkan nama lengkap, instansi tempat bekerja, materi yang akan disampaikan. 2. Tujuan pembelajaran dan pokok bahasan yang akan disampaikan serta metode pembelajaran yang akan digunakan, sebaiknya disepakati antara peserta dan fasilitator. Penyampaian tujuan pembelajaran ini sebaiknya menggunakan bahan tayang.



2



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Langkah 2. Penyampaian Materi 1. Fasilitator menyampaikan paparan materi sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Diawali dengan menjelaskan tentang teknik pengkajian kurikulum dan rancangan skenario pembelajaran. 2. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode curah pendapat dan ceramah tanya jawab. Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan 1. Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran. 2. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan. 3. Fasilitator membuat kesimpulan.



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



3



A. VI. URAIAN MATERI Pendahuluan



Rancangan proses pembelajaran Ini



definisi



tentang



perancangan



pembelajaran:



1. Branch (2002) Suatu sistem yang mengandungi prosedur untuk membangunkan pendidikan dengan cara yang konsisten dan reliable. 2. Ritchy Ilmu yang merancang detail secara khusus untuk pembangunan, penilaian dan penyelenggaraan situasi dengan kemudahan pengetahuan diantara unit besar dan kecil persoalan pokok. 3. Smith & Ragan (1993) Proses sistematik dalam mengartikan prinsip belajar dan pembelajaran kedalam rancangan untuk bahan dan aktiviti pembelajaran. (1999) Proses sistematik dan berfikir dalam mengartikan prinsip belajar dan pembelajaran kedalam rancangan untuk bahan dan aktiviti pembelajaran, sumber maklumat dan penilaian. 4. Zook (2000) Proses berfikir sistematik untuk membantu pelajar memahami (belajar)



Kesimpulan dari definisi diatas adalah bahawa perancangan pembelajaran adalah merupakan suatu kegiatan yang dirancang dalam hubungannya dengan proses belajar mengajar atau pembelajaran untuk mengembangkan, 4



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



penilaian dan penyelenggaraan situasi dengan kemudahan pendidikan guna pencapaian tujuan pembelajaran. Peran, Fungsi dan Tugas dalam Persiapan 1. Peran Dalam persiapan pelatihan, pengendali pelatihan memiliki peran sebagai pengkaji kurikulum, perancang skenario proses pembelajaran, pengkaji jadwal, dan pengkaji pelatih/fasilitator/instruktur. 2. Fungsi Dalam berperan sebagai pengendali dalam persiapan pelatihan, pengendali pelatihan memiliki fungsi: a. Mengkaji kurikulum. b. Merancang skenario proses pembelajaran. c. Mengkaji jadwal termasuk sekuennya. d. Mengkaji pelatih/fasilitator/instruktur. e. Mengkaji kerangka acuan praktik lapangan/observasi lapangan (jika ada). 3. Tugas Dalam persiapan pelatihan, pengendali pelatihan memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengkaji kurikulum, meliputi: 1) Kompetensi 2) Tujuan pelatihan, meliputi tujuan umum dan tujuan khusus. 3) Materi dan alokasi waktu yang tercantum dalam struktur program. 4) Garis-garis Besar Program Pembelajaran (GBPP) setiap materi pelatihan, meliputi: Judul, alokasi waktu, tujuan pembelajaran umum, Modul Rancangan Proses Pembelajaran



5



tujuan pembelajaran khusus, pokok bahasan dan sub pokok bahasan, metode, media dan alat bantu pembelajaran. Apabila pengendali pelatihan melakukan kajian terhadap kurikulum dan ternyata dalam GBPP ada ketidaksesuaian antara metode, media dan alat bantu pembelajaran dengan tujuan pembelajaran yang ditetapkan, maka pengendali pelatihan bertugas untuk mengarahkan agar metode, media dan alat bantu pembelajaran sesuai dengan pencapaian tujuan pembelajaran umum dan khusus. Pengendali pelatihan juga bertugas menyelaraskan antara GBPP dengan struktur program. b. Merancang skenario proses pembelajaran dengan memperhatikan: 1) Tujuan pelatihan. 2) Sekuen materi yang harus disampaikan sehingga proses pembelajaran dapat berjalan secara runtut dan sistematis. 3) Kompetensi fasilitator. 4) Metode dan alat bantu. c. Mengkaji jadwal dengan memperhatikan: 1) Lama pelatihan yang akan dilaksanakan. 2) Sekuen materi yang harus disampaikan sehingga proses pembelajaran dapat berjalan secara runtut dan sistematis. 3) Alokasi waktu yang akan digunakan untuk setiap materi, meliputi: waktu penyampaian materi,



6



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



penugasan, praktik lapangan (jika ada) waktu istirahat.



dan



d. Mengkaji pelatih/fasilitator/instruktur yang akan melatih dengan memperhatikan kriteria: 1) Kemampuan kediklatan. 2) Kesesuaian keahlian dengan materi yang diberikan. 3) Pengalaman terkait materi yang diberikan. e. Mengkaji panduan praktik lapangan/observasi lapangan (apabila ada) dengan memperhatikan: 1) Tujuan. 2) Lokasi. 3) Unit yang menjadi sasaran. 4) Waktu. 5) Proses (tahapan pelaksanaan praktik lapangan/observasi lapangan) meliputi: pembagian kelompok, pembagian tugas, kebutuhan instruktur, kegiatan yang dilaksanakan dan alat bantu yang digunakan. 6) Instrumen. 7) Sistematika laporan 8) Pelaksanaan seminar/presentasi hasil praktik lapangan/observasi lapangan. f. Mengkaji sarana dan prasarana pendukung untuk kelancaran penyelenggaraan pelatihan, dengan memperhatikan: 1) Standar fasilitas dan peralatan ruang kelas, ruang auditorium, ruang diskusi. 2) Standar fasilitas dan peralatan perpustakaan (bila diperlukan). Modul Rancangan Proses Pembelajaran



7



Setelah pengendali pelatihan melaksanakan tugas dari point a sampai dengan f, dan hasilnya ada ketidaksesuaian, maka pengendali pelatihan bertugas untuk memberikan masukan agar persiapan pelatihan sesuai dengan tujuan yang tercantum dalam kurikulum.



Pokok Bahasan I: Pengkajian Kurikulum



A. Pengkajian komponen kurikulum.



Mengkaji kurikulum, meliputi: a. Kompetensi b. Tujuan pelatihan, meliputi tujuan umum dan tujuan khusus. c. Materi dan alokasi waktu yang tercantum dalam struktur program. Pengertian Kurikulum Beragam istilah dan batasan tentang kurikulum telah dikemukakan oleh para ahli bahasa dan pakar pendidikan. Istilah kurukulum mulai dikenal di Amerika Serikat sejak tahun 1920, ditinjau dari asal katanya kurikulum berasal dari bahasa Latin dari kata curere yang artinya lari. Dengan demikian maka kurikulum pada awalnya mempunyai pengertian course of race (arena pacuan).



8



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Secara tradisional kurikulum mempunyai pengertian yaitu mata pelajaran atau arena diklat untuk suatu produksi pendidikan. Beberapa pengertian kurikulum yang lain yaitu: 1) Kurikulum merupakan kumpulan materi yang harus disampaikan pelatih atau yang harus dipelajari oleh peserta untuk menjadi terampil (Pengembangan Kurikulum, Pusdiklat Kesehatan, 2000) 2) Kurikulum berarti perangkat mata pelajaran yang diajarkan pada lembaga pendidikan/ perangkat mata kuliah mengenai bidang keahlian khusus”. (Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Depdiknas; 2002: 617). 3) Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan tertentu. (UU RI No.20 tahun 2003 tentang Sisdiknas). 4) Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengeturan mengenai isi dan bahan pembelajaran serta metode yang digunakan sebagai pedoman menyelenggarakan kegiatan pembelajaran (Keputusan Menteri Kesehatan Nomor:725/Menkes/SK/V/2003 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklat di Bidang Kesehatan).



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



9



Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa kurikulum diklat berorientasi pembelajaran adalah pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran yang ditata dalam bentuk rencana proses pembelajaran pada diklat dengan penekanan pada penggunaan berbagai metode pembelajaran sesuai dengan tujuan diklat sehingga setelah diklat peserta memperoleh peningkatan kompetensi yang dibutuhkan. Yang dimaksud komponen kurikulum diklat terdiri dari hal-hal sebagai berikut: Bab I :PENDAHULUAN 1) Latar belakang 2) Filosofi Pelatihan Bab II : Peran , Fungsi dan Kompetensi 1) Peran,Fungsi yang akan dilaksanakan. 2) Kompetensi yang akan dicapai Bab III : Tujuan pembelajaran Tujuan pembelajaran, meliputi : 1) Tujuan pembelajaran umum/TPU 2) Tujuan pembelajaran khusus/TPK. Bab IV : Peserta,pelatih dan penyelenggara 1) Peserta 2) Pelatih 3) Penyelenggara Bab V : Struktur program Bab VI : Garis-garis Besar Program Pembelajaran. Bab VII : Diagram Proses Pembelajaran



10



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Bab VIII: Proses dan Metode Pembelajaran. 1) Proses pembelajaran 2) Metode pembelajaran Bab IX : Evaluasi dan Sertifikasi Kegiatan mengkaji komponen kurikulum merupakan bagian dari peran,fungsi dan tugas pengendali pelatihan pada tahap persiapan, cara melakukan kegiatan tersebut sbb: Bab I :PENDAHULUAN Ber isi Latar belakang dan Filosofi Pelatihan. Pada Bab I ini yang penting dicermati adalah latar belakang dilakukan pelatihan tersebut ,analisa dari TNA yang ada serta landasan hukum yang mendasari dilakukannya pelatihan yg dimaksud. Sedangkan untuk Filosofi pelatihan yang perlu dicermati adalah 4 hal penting yaitu : 1) adanya prinsip andragogi,2) berorientasi pada peserta,3) berbasis kompetensi dan 4) learning By Doing Apabila dijumpai hal-hal yang belum sesuai,dilakukan perbaikan sebagaimana seharusnya. Bab II : Peran , Fungsi dan Kompetensi 1) Peran,Fungsi yang akan dilaksanakan. Peran dan fungsi merupakan bentuk tanggung jawab dari peserta pelatihan untuk mengimplementasikan hasil pembelajaran dalam Modul Rancangan Proses Pembelajaran



11



unit kerja di organisasinya sesuai tujuan pembelajaran. Apabila terdapat ketidak sesuaian dalam menetapkan peran dan fungsinya,dapat segera dilakukan perbaikan agar sesuai dengan maksud dan tujuan pelatihan 2) Kompetensi yang akan dicapai Kompetensi yang akan dicapai merupakan hasil dari Analisis Kebutuhan Pelatihan /TNA yang rumusannya menggunakan kata kerja operasional sesuai dengan tingkatan ranah dan tingkat pencapaian dengan mengacu pada Taksonomi BLOOM. Apabila dijumpai ketidak sesuaian rumusan kata kerja operasional dengan tingkatan ranah pencapaian yang mengacu Taksonomi Bloom segera dilakukan perbaikan yang sesuai dengan kompetensi yg akan dicapai. Bab III : Tujuan diklat Rumusan tujuan diklat merupakan kompetensi yang akan dicapai dan dikuasai oleh peserta apabila telah selesai dan berhasil menguasai mata ajar tertentu dalam diklat. Tujuan diklat, meliputi :



12



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



1) Tujuan umum pelatihan, merupakan rumusan kalimat yang menggambarkan tujuan yang ingin dicapai pada akhir pelatihan. Jadi Tujuan Pembelajaran Umum/ TPU merupakan kompetensi yang paling mendasar dari dua atau lebih capaian yang akan diperoleh /di capai setelah selesai pembelajaran dari sebuah diklat. 2) Tujuan Khusus Pelatihan merupakan kalimat yang menjabarkan kompetensi yang dirumuskan pada tujuan umum dalam tahapan kompetensi yang lebih spesifik dan bisa diukur. Lebih jelasnya Tujuan Pembelajaran Khusus/TPK, merupakan rincian kompetensi untuk mencapai kompetensi dasar yang merupakan indikator keberhasilan yang harus dicapai dalam pembelajaran dapat dikatakan merupakan bukti kemampuan yang harus dicapai. Apabila pengendali pelatihan melakukan kajian terhadap ”Tujuan diklat ” yang meliputi TPU dan TPK tidak sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai dan dikuasai oleh peserta setelah selesai mempelajari mata ajar tertentu dalam diklat, atau ketidak jelasan kompetensi dengan tujuan pelatihan maka pengendali pelatihan harus segera memperbaiki sesuai kaidah penyusunan tujuan diklat.



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



13



Untuk lebih memudahkan dalam perbaikan apabila ditemukan ketidak sesuaian tujuan dalam mengkaji kurikulum,ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mendalami “Tujuan diklat”,yaitu: Hal-hal yang diperhatikan dalam merumuskan Tujuan dalam menyusun kurikulum: a. Sumber utama, hasil Training Needs Assessment (TNA). b. Bersifat SMART (Specific, Measurable, Achievement, Reality & Time Boundary). c. Menggunakan rumusnya: A,B,C,D A B



= =



C



=



D



=



Audience (Sasaran/ peserta diklat) Behavior, perilaku yang akan ditingkatkan (Jenjang domain, kognitif, afektif dan psikomotor) Menggunakan kata kerja operasional yaitu mampu melakukan apa, setelah diklat . Condition, tempat kemampuan yang hendak dicapai pada diklat akan dilaksanakan. Degree, Ukuran/ standar yang digunakan untuk kemampuan. Misal: peraturan/kebijakan, standar lokal/nasional, internasional dan kesepakatan bila belum ada standar.



Contoh: Diklat tenaga pelatih teknis program kesehatan TKU: setelah diklat peserta mampu



14



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



A melatih teknis program kesehatan di kelas B C sesuai standar diklat kesehatan. D Bab IV : Peserta,pelatih dan penyelenggara Pengendali pelatihan perlu mengkaji komponen peserta,pelatih dan penyelenggara yang tercantum dalam kurikulum. Kesalahan dalam menetapkan komponen ini akan sangat berpengaruh pada kualitas dari pelatihan tersebut. 1) Peserta Mengkaji peserta terutama yang terkait dengan kriteria peserta. Prasyarat peserta merupakan kemampuan dasar yang harus dimiliki sebelum peserta mempelajari kemampuan baru. Dari aspek efektifitas pelatihan,jumlah peserta juga suatu hal yang menentukan,maksimal adalah 30 orang. 2) Pelatih Mengkaji pelatih/fasilitator/instruktur yang akan melatih dengan memperhatikan kriteria: a. Kemampuan kediklatan. b. Kesesuaian keahlian dengan materi yang diberikan (aspek profesionalisme) c. Pengalaman terkait materi yang diberikan. 3) Penyelenggara Modul Rancangan Proses Pembelajaran



15



Mengkaji komponen penyelenggara dalam hal ini dari aspek penyediaan sarana dan prasarana pendukung untuk kelancaran penyelenggaraan pelatihan, dengan memperhatikan: a. Kewenangan, ketersediaan tenaga pengelola sesuai standar. b. Standar fasilitas dan peralatan ruang kelas, ruang auditorium, ruang diskusi. c. Standar fasilitas dan peralatan perpustakaan (bila diperlukan). Apabila dijumpai ketidak sesuaian dari komponen peserta,pelatih dan penyelenggara tersebut diatas,maka pengendali pelatihan membantu untuk memperbaiki,mengingat komponen ini merupakan komponen yang sangat penting dan sangat menentukan keberhasilan suatu pelatihan yang berkualitas.



Bab V : Struktur program Struktur program berisi semua materi yang akan diberikan saat proses pembelajaran sesuai dengan jumlah jam yang sudah ditentukan dalam GBPP. Materi pembelajaran ditetapkan dari tujuan khusus diklat yang merupakan penjabaran kompetensi untuk mencapai kompetensi dasar yang dikenal dengan tujuan umum diklat. Jadi materi merupakan ilmu pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai kompetensi dasar sesuai dengan tujuan diklat



16



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



yang telah ditetapkan. Materi terdiri dari 3 (tiga) kelompok yaitu : Materi dasar, materi inti dan materi penunjang. Contoh struktur program NO A



B



MATERI DASAR 1. Peran dan Fungsi Pengendali Pelatihan 2. Manajemen Mutu Diklat MATERI INTI 1.



T



P



PL



JML



2



-



-



2



2



1



-



3



Penyusunan kurikulum



2



6



-



8



Komunikasi efektif Teknik Konseling dalam pembelajaran 4. Penyusunan Instrumen pelatihan 5. Evaluasi penyelenggaraan Pelatihan 6. Penyusunan Laporan Pelatihan MATERI PENUNJANG



3 3



5 4



-



8 7



2



5



-



7



2



4



2



2



2. 3.



C



ALOKASI WAKTU



MATERI



1. 2.



Building Learning Commitment Rencana Tindak Lanjut (RTL)



JUMLAH



6



-



4



-



3



-



3



-



2



-



2



18



32



-



50



Dalam mengkaji struktur program,perlu dicermati Bab VI :Garis-garis Besar Program Pembelajaran Modul Rancangan Proses Pembelajaran



17



Garis-garis Besar Program Pembelajaran (GBPP) setiap materi pelatihan, meliputi: Judul, alokasi waktu, tujuan pembelajaran umum, tujuan pembelajaran khusus, pokok bahasan dan sub pokok bahasan, metode, media dan alat bantu pembelajaran. Dalam mengkaji GBPP Pengendali diklat perlu mengkaji beberapa variabel yang ada dalam GBPP,sbb: 1) Mengkaji Tujuan, yaitu kejelasan kompetensi dengan tujuan pelatihan. 2) Mengkaji struktur program dengan mempertimbangkan 3 (tiga) hal,yaitu: a. Kesesuaian materi inti dengan tujuan pelatihan. b. Kesesuaian materi inti dengan yg ada dalam GBPP c. Proporsi antara teori dengan penugasan/ praktek pada struktur program. 3) Mengkaji metoda,yaitu kesesuaian metoda dengan kompetensi yang ingin dicapai. 4) Mengkaji Alat Bantu, kesesuaian alat bantu dengan metoda yg digunakan. Apabila pengendali pelatihan melakukan kajian terhadap kurikulum dan ternyata dalam GBPP ada ketidaksesuaian antara metode, media dan alat bantu pembelajaran dengan tujuan pembelajaran yang ditetapkan, maka pengendali pelatihan bertugas untuk mengarahkan agar metode, media dan alat bantu pembelajaran sesuai dengan pencapaian tujuan pembelajaran umum dan khusus.



18



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Pengendali pelatihan juga bertugas menyelaraskan antara GBPP dengan struktur program.



Berikut adalah contoh GBPP yang mencakup beberapa variabel yang perlu dikaji oleh pengendali pelatihan.



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



19



GARIS-GARIS BESAR PROGRAM PEMBELAJARAN (GBPP) Nomor Materi Waktu TPU



: MI.1 : Rancangan Proses Pembelajaran : 6 JPL (T:2, P: 4, PL:-) : Setelah mengikuti diklat peserta mampu membuat membuat



rancangan skenario proses pembelajaran TPK



Setelah mengikuti diklat peserta mampu: 1. Mengkaji kurikulum



Pokok Bahasan



Pengkajian Kurikulum : 1.Pengkajian Komponen kurikulum



2. Meran cang 2. Skenario pembe skena rio lajaran pembe a. Tujuan lajaran



b. c. d.



Sekuen  materi Kompetensi fasilitator Metode dan alat bantu



Metoda



1. CTJ 2. Cur ah pdp at



1. CTJ 2. Curah pendapat 3. Diskusi



Alat Bantu



Referensi



 Lap top  Flip chart  Spidol



 Komputer/ Laptop  LCD  Bahan tayang  Petunjuk diskusi



a.



20



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



P e



Bab VII : Diagram Proses Pembelajaran Pengendali pelatihan mengkaji alur proses pembelajaran sesuai tahapan mulai dari Pre test, pembukaan , BLC, proses penyampaian materi pelatihan berupa materi dasar dan materi inti ,RTL, Post test dan diakhiri penutupan sesuai dengan kaidah pembelajaran. Apabila Pengendali Pelatihan menjumpai alur yang kurang sesuai baik tahapan maupuk sekwen pembelajaran, maka perlu ada penyesuaian seperti kaidah yang ada. Bab VIII: Proses dan Metode Pembelajaran. Pengkajian kurikulum pada komponen proses pembelajaran dan metode pembelajaran yang dilakukan oleh Pengendali Pelatihan adalah dengan mencermati tahapan proses pelatihan yang tercantum dalam kurikulum,apakah sesuai dengan kaidah yang ada. Pengkajian kurikulum pada komponen metode pembelajaran disesuaikan dengan kompetensi yang diinginkan dalam tujuan pelatihan serta waktu yang dialokasikan dari setiap materi yang diajarkan. Apabila terdapat ketidak sesuaian dari proses pembelajaran dan ketidak sesuaian pada metode



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



21



pembelajaran,maka pengendali pelatihan menyesuaikan dengan kaidah yang ada.



perlu



Bab IX : Evaluasi dan Sertifikasi 1) Evaluasi Pengkajian kurikulum pada komponen Evaluasi pelatihan ditujukan pada Peserta,Pelatih dan penyelenggara. Pada aspek peserta lebih ditekankan pada test awal (Pre test) dan test akhir (Post test), Apakah instrumen sudah disusun sedemikian rupa mewakili pengukuran terhadap materi/pokok bahasan yang ada. Pengkajian pada aspek pelatih ditekankan pada kesiapan instrumen penilaian thd pelatih. Pengkajian pada aspek penyelenggara ditekankan pada kesiapan instrumen penilaian thd penyelenggara. 2) Sertifikasi Pengkajian terhadap komponen sertifikasi ditekankan pada persyaratan memperoleh sertifikat setelah pelatihan dapat diselesaikan Apabila pengendali pelatihan menemukan hal-hal tersebut diatas tidak sesuai dengan kondisi yang ada,maka perlu segera menyesuaikan dengan kaidah pelatihan yang ada



22



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Evaluasi Pokok Bahasan 1 Seorang Pengendali Pelatihan harus dapat mengkaji komponen kurikulum. Tugas kelompok:  Panitia menyediakan contoh kurikulum  Peserta dibagi menjadi 6 (enam) kelompok untuk mengkaji setiap komponen kurikulum



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



23



Pokok Bahasan 2: Rancangan skenario proses Pembelajaran Perancangan pembelajaran adalah merupakan suatu kegiatan yang dirancang dalam hubungannya dengan proses belajar mengajar atau pembelajaran untuk mengembangkan, penilaian dan penyelenggaraan situasi dengan kemudahan pendidikan guna pencapaian tujuan pembelajaran. Rancangan atau desain diklat merupakan suatu proses perencanaan yang menggambarkan urutan kegiatan yang merupakan satu kesatuan diklat. Fungsi rancangan diklat adalah sebagai pedoman pelaksanaan diklat. Berikut merupakan bagan Model IPPO (Input, Proses, Product dan Outcome) adalah rancangan pelaksanaan diklat :



24



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Gambar : IPPO Desain Pelaksanaan Diklat



Instrumen Input



Raw Input



Proses Belajar



Product



Out Come



Environment In put Evaluasi



1. Input a. Raw Input : adalah peserta diklat dengan kriteria /yang dipersyaratkan dan telah dirumuskan. b. Instrument Input : adalah Pelatih/ fasilitator,kurikulum, bahan belajar/modul dsb. c. Environment Input : adalah yang mendukung terjadinya interaksi pada proses pembelajaran, seperti penataan kelas, iklim belajar



2. Proses Proses pembelajaran adalah interaksi antara peserta diklat,masukan sumberdaya/instrumen input dan masukan lingkungan dengan media dan metoda yang terukur. Rancangan diklat harus menggambarkan secara Modul Rancangan Proses Pembelajaran



25



jelas dan sistimatis seluruh interaksi ini dalam alur yang jelas sehingga mempermudah pelaksanaan diklat. Rancangan interaksi antar unsur dalam proses diklat digambarkan dalam chart yang menunjukkan alur dari awal sampai akhir proses pelatihan.



3. Product Produk diklat menggambarkan hasil belajar yang hendak dicapai selama proses diklat dalam hal peningkatan KAP (Pengetahuan,Sikap,Ketrampilan) dari peserta diklat.



4. Outcome (Dampak) Outcome pelatihan adalah perubahan kinerja yang diharapkan setelah peserta diklat melaksanakan tugas di tempat kerja masing-masing.



5. Evaluasi Evaluasi untuk mengetahui kelemahan/kekuatan setiap komponen dan tahapan diperlukan evaluasi. Oleh karena itu evaluasi dilakukan pada setiap tahapan yang dapat digunakan untuk perbaikan secara berkelanjutan. Keberhasilan diklat tidak hanya diukur dari peningkatan pengetahuan dan ketrampilan peserta,tapi terhadap kinerja peserta setelah melaksanakan tugas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah: 1) Penyusunan bahan ajar 2) Pengembangan metoda pelatihan 3) Pengembangan alat evaluasi.



26



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Pengendali Pelatihan harus mempunyai kemampuan dalam merancang skenario proses pembelajaran dengan memperhatikan beberapa hal penting a.l : 1) Tujuan pelatihan, 2) Sekuen materi yang harus disampaikan sehingga proses pembelajaran dapat berjalan secara runtut dan sistematis,3) Kompetensi fasilitator, 4) Metode dan alat bantu, 5) Pembuatan Jadwal pelatihan, 6) Penyusunan acuan PKL dan 7) Penyiapan sarana dan prasarana diklat Lebih lanjut, Pengendali pelatihan harus dapat mengkaji jadwal dengan memperhatikan: 1) Lama pelatihan yang akan dilaksanakan. 2) Sekuen materi yang harus disampaikan sehingga proses pembelajaran dapat berjalan secara runtut dan sistematis. 3) Alokasi waktu yang akan digunakan untuk setiap materi, meliputi: waktu penyampaian materi, penugasan, praktik lapangan (jika ada) dan waktu istirahat.



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



27



28



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Contoh jadwal Jadwal Pelatihan Analisis Kebijakan Jakarta, 12 S.D. 17 Maret 2012 No 1



2



Waktu Selasa, 133’12 07.45 - 08.30 08.30 – 00.00 09.00 – 09.30 09.30 – 09.45 09.45 – 11.15 11.15 – 12.45 12.45 – 13.30 13.30 – 15.45 15.45 – 16.00 16.00 – 18.15



Rabu, 14 -3’12 07.45 - 08.00 08.00 – 10.15 10.15 – 10.30 10.30 – 12.00



Materi



Fasilitator



Pendaftaran Ulang peserta Pre tes Pembukaan Istirahat BLC Konsep Dasar dalam Kebijakan Istirahat Konsep Dasar dalam Kebijakan Istirahat Analisis Stake Holder



Panitia MOT Ka. Pusdiklat Aparatur



Refleksi Analisis Stake Holder Istirahat Analisis Lingkungan



MOT UI



P. Jawab



Dian



MOT UI UI UI



Esti



UI



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



29



12.00 – 13.00 13.00 – 15.15 15.15 – 15.30 15.30 – 17.45



3



Kamis, 15 3’12 07.45 - 08.00 08.00 – 10.15 10.15 – 10.30 10.30 – 12.45 12.45 – 13.30 13.30 – 15.45 15.45 – 16.00 16.00 – 18.15



5



Jumat, 16 3’12 07.45 - 08.00 08.00 – 10.15 10.15 – 10.30 10.30 – 12.45 12.45 – 13.30 13.30 – 15.45 15.45 – 16.00 16.00 – 18.15



Strategis Istirahat Analisis Lingkungan Strategis Istirahat Pengelolaan Kebijakan



UI UI



Refleksi Proses Pengembangan Kebijakan istirahat Proses Pengembangan Kebijakan Istirahat Lanjutan Konsep Dasar dalam Kebijakan Istirahat Lanjutan Analisis Stake Holder



MOT UI + Pusdiklat Aparatur



Refleksi Lanjutan Analisis Lingk. Strategis Istirahat Lanjutan Pengelolaan Kebijakan Istirahat Sda (lanjutan) Istirahat Lanjutan Proses



MOT UI + Pusdiklat Aparatur



Leni



UI + Pusdiklat Aparatur UI + Pusdiklat Aparatur



UI + Pusdiklat Aparatur



Markus



UI + Pusdiklat Aparatur UI + Pusdiklat Aparatur UI + Pusdiklat Aparatur



30



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



Pengembangan Kebijakan



6



Sabtu, 17 3’12 07.45 - 08.00 08.00 – 10.15 10.15 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.30



Refleksi RTL Istirahat PostTest Evaluasi Penyelenggaraan Penutupan



MOT Pusdiklat Aparatur



Lia



Ka. Pusdiklat Aparatur



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



31



Evaluasi pokok bahasan 2



32



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



VII. RANGKUMAN



Perencanaan proses pembelajaran dalam suatu diklat sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan diklat. Hal ini terjadi karena peran Pengendali Diklat yang semula hanya mengendalikan saat proses pembelajaran, saat ini menjadi lebih luas yaitu melakukan pengendalian mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan diklat. Dalam persiapan seorang pengendali diklat harus melakukan pengkajian terhadap kurikulum dan merancang skenario pembelajaran.



VIII. DAFTAR PUSTAKA 1. Pusat Pendidikan dan Pelatihan SDM Kesehatan (2003), Pedoman Penyusunan Kurikulum dan Modul Berorientasi Pembelajaran, Jakarta, 2003.



2. Down load file : Source: http://ms.shvoong.com/writing-and speaking/presenting/2105050-defenisi-perancanganpembelajaran-menurut-para/#ixzz2H9ytpgJZ 3. Pedoman Pengendali pelatihan.Jakarta.2012



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



33



34



Modul Rancangan Proses Pembelajaran



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I I N T I 2 KOMUNIKASI EFEKTIF



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI INTI 2 KOMUNIKASI EFEKTIF



I.



DESKRIPSI SINGKAT Menjelaskan secara singkat tentang Komunikasi Efektif, setelah mengikuti penjelasan ini sebagai coordinator Jaminan Pelaksana akan mampu memahami Konsep Komunikasi, Komunikasi dengan pendekatan Neuro Languistic Programming/NLP, memahami dan komunikasi Asertif. Penjelasan tentang 3 (tiga) pilar komunikasi merupakan dasar dalam melakukan segala bentuk komunikasi. Komunikasi merupakan tindakan untuk mengekspresikan ide, perasaan dan memberikan informasi kepada orang lain. II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Umum Setelah mengikuti penjelasan materi ini peserta mampu menerapkan komunikasi efektif. B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti penjelasan materi ini, peserta mampu: 1. Memahami konsep komunikasi 2. Menerapkan komunikasi dengan pendekatan Neuro Languistic Programming/NLP 3. Menerapkan komunikasi asertif



Modul Komunikasi Efektif



1



III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN Dalam modul ini akan dibahas pokok bahasan dan sub pokok bahassan untuk semua jenjang sebagai berikut: 1. Konsep komunikasi 2. Komunikasi dengan pendekatan Neuro Languistic Programming/NLP 3. Menerapkan komunikasi asertif IV. BAHAN BELAJAR 1. Modul Komunikasi Efektif V. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN Berikut disampaikan langkah-langkah kegiatan dalam proses pembelajaran materi ini. Langkah 1. Pengkondisian Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan tujuan pembelajaran serta waktu yang tersedia untuk materi ini. 2. Fasilitator menggali pendapat peserta mengenai modul/materi yang diperlukan dalam pelatihan. Peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pendapat, pengetahuan dan pengalamannya mengenai permasalahan jabfung Widyaiswara 3. Fasilitator memandu peserta untuk menanggapi sehingga terjadi interaksi yang dinamis antara 2



Modul Komunikasi Efektif



fasilitator dengan peserta dan peserta dengan peserta. Langkah 2. Penyampaian Materi Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta mengenai pokok bahasan 1. Fasilitator memberi kesempatan pada peserta untuk saling berbagi pengalaman dengan peserta lainnya. 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan mengenai, komunikasi, unsur-unsur dalam komunikasi, bagaimana menerapkan komunikasi efektif Fasilitator memberikan kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pengalaman berkomunikasi/miskomunikasi. Langkah 3: Penyampaian Materi Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta mengenai pokok bahasan 2 tentang komunikasi dengan pendekatan NLP. Fasilitator memberi kesempatan pada peserta untuk saling berbagi pengalaman dengan peserta lainnya. 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan mengenai, komunikasi dengan pendekatan NLP, dimulai dengan penjelasan tentang NLP, PacingLeading, sistem representasi, tiga pilar komunikasi, public speaking. Fasilitator Modul Komunikasi Efektif



3



memberikan kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pengalaman berkomunikasi dengan pendekatan NLP 3. Peserta mengisi instrumen sistem representasi asertif. Langkah 4: Penyampaian Materi Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta mengenai pokok bahasan 3 tentang penerapan komunikasi asertif. Fasilitator memberi kesempatan pada peserta untuk saling berbagi pengalaman dengan peserta lainnya. 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan mengenai, komunikasi asertif Fasilitator memberikan kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pengalaman berkomunikasi asertif . Langkah 5: Rangkuman dan Kesimpulan Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran. 2. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan. 3. Fasilitator membuat kesimpulan.



4



Modul Komunikasi Efektif



VI. URAIAN MATERI Pokok bahasan 1: Konsep Komunikasi A. Pengertian Komunikasi Apakah Komunikasi itu? Definisi yang paling sederhana, komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain (Ruben dan Steward, 1996:16). Beberapa ahli mendefinisikan ”komunikasi” sebagai berikut: John R. Wenburg dan William William Willmot: ”Komunikasi adalah suatu usaha memperoleh makna” Steward L Tubbs dan Sylvia Moss: ”Komunikasi adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih”. Donald Byker dan Loren J. Anderson: ” Komunikasi (manusia) adalah berbagi informasi antara dua orang atau lebih”. Para ahli tersebut mendefinisikan komunikasi sebagai proses, karena komunikasi merupakan kegiatan yang ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran dan perpindahan. Modul Komunikasi Efektif



5



Dari pendapat tersebut maka dapat disimpulkan bahwa keterampilan dasar berkomunikasi bagi seorang pengendali diklat adalah: 1. Mampu saling memahami kelebihan dan kekurangan individu 2. Mampu mengkomunikasikan pikiran dan perasaan 3. Mampu saling menerima, menolong, dan mendukung 4. Mampu mengatasi konflik yang terjadi dalam komunikasi 5. Saling menghargai dan menghormati. 6. Mampu berkomunikasi dengan peserta, fasilitator dan penyelenggara.



B. Unsur-unsur komunikasi Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960). Berdasarkan definisi tersebut di atas, terdapat 5 (lima) unsur yang harus ada dalam komunikasi, yaitu:



6



Modul Komunikasi Efektif



1. Komunikator (Siapa yang menyampaikan/ mengatakan). Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi, bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu negara sebagai komunikator. 2. Pesan (Menyampaikan/mengatakan apa). Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima (komunikan), dari sumber (komunikator) atau isi informasi. Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 (tiga) komponen pesan yaitu makna, simbol untuk menyampaikan makna, dan bentuk/organisasi pesan. 3. Media (Melalui saluran/Channel/Media apa). Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik secara langsung (tatap muka), maupun tidak langsung (melalui media cetak/elektronik dll). 4. Komunikan (Kepada siapa pesan ditujukan) Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut tujuan (destination)/pendengar (listener)/khalayak Modul Komunikasi Efektif



7



(audience)/komunikan/penafsir/penyandi (decoder).



balik



5. Efek (Apa dampak/Efek yang ditimbulkannya). Dampak/efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan, dll. Dalam proses komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat. Bila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan pernah terjadi. Dengan demikian, setiap unsure dalam komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan saling ketergantungan satu dengan lainnya. Artinya, keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut . Unsur – unsur komunikasi yaitu: 1. Komunikator/pengirim/sender. Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bias tunggal, kelompok, atau organisasi pengirim berita. Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas, memilih media yang cocok untuk menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik. Untuk itu, seorang 8



Modul Komunikasi Efektif



komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan disampaikan, dan bagaimana cara menyampaikannya. 2. Komunikan/penerima/receiver. Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam proses komunikasi, penerima pesan bertanggungjawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpanbalik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna. 3. Saluran/media/channel . Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon, televisi, fax, photo copy, email, sandimorse, semaphore, sms, dan sebagainya . Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (Wursanto , 1994 ).



Modul Komunikasi Efektif



9



C. Komunikasi Yang Efektif 1. Konsep Komunikasi Efektif Komunikasi efektif bagi pengelola merupakan keterampilan penting karena perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengendalian dapat berjalan hanya melalui aktivitas komunikasi. Dalam beberapa situasi di dalam organisasi, kadangkala muncul sebuah pernyataan di antara anggota organisasi, apa yang kita dapat adalah kegagalan komunikasi. Pernyataan tersebut mempunyai arti bagi masing-masing anggota organisasi, dan menjelaskan bahwa yang menjadi masalah dasar adalah komunikasi, karena kemacetan atau kegagalan komunikasi dapat terjadi antar pribadi, antar pribadi dalam kelompok, atau antar kelompok dalam organisasi. Agar komunikasi dapat berjalan dengan efektif, ke 5 (lima) unsur komunikasi di atas harus dipenuhi dengan jelas. Pertanyaan “Siapa mengatakan apa, kepada siapa, melalui media apa dan dengan harapan menimbulkan efek yang bagaimana” harus dapat dijawab oleh seorang komunikator dalam mendesain rencana komunikasinya, Dalam komunikasi perlu dipahami secara baik unsur-unsur yang ada mulai dari komunikator, pesan, media, komunikan dan effek. Beberapa 10



Modul Komunikasi Efektif



istilah yang penting terkait hal tersebut diatas adalah Information over flow, Information filter processing, dapat dijelaskan sbb: Information over flow Dengan semakin berkembangnya tehnologi, seorang komunikator yang baik harus dapat menjawab tantangan dari “berkelimpahan informasi” (Information over flow). Beragam jenis pesan dikirimkan dengan berbagai jenis media pada saat yang hampir bersamaan, sehingga terlalu banyak informasi yang diterima. Seseorang dalam satu waktu menerima orang di sekitarnya, SMS, telepon/ponsel, e-mail, Iklan/berita radio, iklan/berita TV, poster banner, leaflet yang disebarkan di jalan. Information filter processing Dengan banyaknya informasi yang masuk dalam satu waktu yang bersamaan seperti yang diuraikan di atas menyebabkan seseorang secara otomatis melakukan Information filter processing (pembatasan informasi yang masuk). Secara disadari atau tidak disadari manusia, kemudian membatasi informasi yang masuk ke dalam dirinya, berdasarkan: a. Kepentingan dan kebutuhan b. Minat dan ketertarikan Modul Komunikasi Efektif



11



Dengan adanya Information over flow dan dengan didasari oleh kepentingan dan kebutuhan serta minat dan ketertarikan informasi, secara otomatis terjadi Information filter processing. Oleh karena itu seorang komunikator dituntut semakin pintar dan kreatif dalam menyampaikan informasinya agar informasi itu mendapatkan efek yang diharapkan. Artinya, komunikasi akan menjadi efektif apabila pesan yang disampaikan oleh komunikator sesuai/ selaras dengan kepentingan dan kebutuhannya serta menarik minat/ketertarikannya atas berita/pesan tersebut dan tentunya diharapkan akan mendapatkan efek yang diharapkan. Bila anda mencoba untuk terhubung dengan lingkungan orang-orang yang lebih besar, anda perlu menjawab 5 pertanyaan dibawah ini: a. Apakah anda menemukan kesamaan antara anda dengan lawan komunikasi anda. b. Apakah anda membuat mereka merasa nyaman? c. Apakah anda membuat mereka merasa dimengerti ? d. Apakah hubungan anda dengan jelas di definisikan 12



Modul Komunikasi Efektif



e. Apakah mereka merasakan emosi yang positif akibat berinteraksi dengan anda? 2. Teknik Komunikasi Efektif Dalam melakukan komunikasi efektif ada 14 (empat belas) point Tehnik Komunikasi Efektif yang dapat diterapkan: a. Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dgn mereka. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka, anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam dengan anda. b. Ajukan pertanyaan tentang minat mereka. Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup mereka. c. Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati bahasa tubuh dan Modul Komunikasi Efektif



13



nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon lebih positif. Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif. d. Tunjukkan rasa persetujuan: katakan pada mereka apa yg mereka kagumi tentang mereka dan mengapa. Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. e. Dengarkan dengan penuh perhatian apa yang mereka katakan Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan responlah serelevan mungkin.



14



Modul Komunikasi Efektif



f.



Berikan kontak mata yang lama Kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya g. Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin h. Berikan kesan bahwa anda berdua berada dalam tim yang sama i. Berikan senyuman terbaik anda. j. Menawarkan saran yang bermanfaat k. Beri mereka motivasi l. Tampil dengan energi sedikit lebih tinggi dibanding orang lain. m. Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan ditelinganya n. Tawarkan untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju Dengan kata lain bahwa masalah komunikasi dalam organisasi adalah apakah anggota organisasi dapat berkomunikasi dengan baik atau tidak sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing ?



Evaluasi: 1. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi 2. Jelaskan unsur-unsur komunikasi Modul Komunikasi Efektif



15



Pokok bahasan 2: Komunikasi dengan Pendekatan Neuro Languistic Programmingf/NLP A. Komunikasi dengan pendekatan NLP Dari semua pengetahuan dan ketrampilan yang anda miliki, pengetahuan dan ketrampilan yang menyangkut komunikasi termasuk diantara yang paling penting dan berguna. Melalui komunikasi intrapribadi anda berbicara dengan diri sendiri, mengenal diri sendiri, mengevaluasi diri sendiri, meyakinkan diri sendiri tentang ini dan itu, mempertimbangkan keputusan– keputusan yang akan diambil, dan menyiapkan pesan –pesan yang akan anda sampaikan kepada orang lain. Melalui komunikasi antarpribadi anda berinteraksi dengan orang lain, mengenal mereka dan diri anda sendiri, dan mengungkapkan diri sendiri kepada orang lain. Apakah dengan kenalan baru, kawan lama, kekasih, atau anggota keluarga, melalui komunikasi antarpribadilah anda membina, memelihara, kadang– kadang merusak (dan adakalanya memperbaiki) hubungan pribadi anda. Melalui komunikasi kelompok kecil dan organisasi anda berinteraksi dengan orang lain. Anda memecahkan masalah, mengembangkan gagasan baru, dan berbagi pengetahuan dan pengalaman. Kehidupan kerja dan social anda sebagian besar anda jalani dalam kelompok. Dari wawancara ketika melamar pekerjaan sampai ke rapat dewan eksekutif, dari pertemuan minum kopi informal sampai ke 16



Modul Komunikasi Efektif



pertemuan formal yang membahas masalah– masalah internasional, anda berinteraksi dalam kelompok kecil. Melalui komunikasi terbuka, orang lain member anda informasi dan membujuk anda, dan sebaliknya anda memberikan informasi dan meyakinkan orang lain– untuk melakukan sesuatu, untuk membeli, untuk berpikir dengan cara tertentu, atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau nilai. Melalui komunikasi antarbudaya anda mengenal budaya–budaya lain serta kehidupan di lingkungan kebiasaan, peran, dan aturan – aturanyang berbeda. Barangkali yang paling penting, anda menjadi semakin memahami cara–cara berpikir yang baru dan vara– cara berperilaku yang baru. Kerjasama antarbudaya dimulai dengan pengertian bersama. Melalui komunikasi masa anda dihibur, diberi informasi, dan dibujuk oleh media–bioskop, televise, radio, koran, dan buku. B. Tiga Pilar Komunikasi



Percayakah Anda, bahwa komunikasi bukan hanya rangkaian kata? Kata dan kalimat yang kita ucapkan justru hanya bagian kecil dari ekspresi kita sebagai manusia. Riset menunjukkan, dalam komunikasi tatap muka atau presentasi didepan banyak orang ternyata menurut Mehrabion: Modul Komunikasi Efektif



17



1. 55% kesan ditentukan oleh sikap tubuh (body language) Anda, ekspresi wajah gerakan badan dan kontak mata. 2. 38% ditentukan oleh intonasi suara (voice tone) Anda, kalimat yang sama disampaikan dengan tone berbeda akan member arti (meaning) yang berbeda. 3. 7% ditentukan oleh isi pesan (content) yang Anda ucapkan, dengan perkataan lain sebagus apapun anda merangkai kata hanya akan member efek 7% daalam komunikasi yang dilakukan. Contoh : Anda pernah mendengar pujian dari seseorang, yang meskipun kata–katanya manis, raut wajahnya sinis, sehingga anda merasa bahwa orang itu hanya basa basi ? Mana yang lebih anda percayai: kalimatnya atau ekspresi wajahnya ? Jadi komunikasi bukan hanya apa yang kita sampaikan, tetapi juga bagaimana kita menyampaikannya. Ternyata menurut penelitian Mehrabion, cara kita menyampaikannya jauh lebih berpengaruh daripada isi komunikasi itu sendiri. Perselisihan antar orang semakin lama semakin sering terjadi. Dari mulai operator telepon dengan prospek pelanggan, dendam anak terhadap orang tuanya, sampai pada konflik kekeras kepalaan antar dua kepala negara yang berakhir dengan perang berkepanjangan. 18



Modul Komunikasi Efektif



Komunikasi yang uruk dapat berakhir dengan pertikaian dan kebencian tetapi komunikai yang tepat dapat menggerakkan seseorang pada potensi maksimalnya.



The meaning of the response that you get



communication



is



the



C. Pacing-Leading Apa sebenarnya komunikasi? tepatnya, bagaimana cara kita berkomunikasi, agar lawan bicara kita menangkap pesan kita lebih utuh? Menurut NLP (Neuro Linguistic Programming) yang diajarkan Richard Bandler penciptanya, ada dua hal yang harus kita pahami dalam komunikasi. Tujuan kita berkomunikasi pada dasarnya membangun Modul Komunikasi Efektif



19



kepercayaan. Kalau kita sudah percaya lawan bicara, selanjutnya komunikasi berjalan jauh lebih mudah. Kalau kita membuka restoran dan pelanggan sudah percaya pada kita, selanjutnya mereka menyukai kita dan kita lebih mudah menjual produk yang kita hasilkan. Namun, dari mana datangnya suka pelanggan pada kita ? dari kesamaan. Ambil contoh, bila ada tiga took yang menjual barang yang kualitas, harga dan warnanya sama, mengapa anda cenderung membeli di salah toko tersebut, apa yang mendorong anda membeli ditoko tersebut ? produknya atau penjualnya ? jawabannya ialah penjualnya karena produknya sama. Dengan kata lain, kalu produknya sama persis, pertimbangan orang membeli karena “menyukai” penjualnya. Bila kita orang Indonesia dan kebetulan tidak mampu berbahasa Inggris, mana yang lebih kita sukai berbicara dengan orang Inggris, Australia atau Malaysia ? tentu saja orang Malaysia alasannya ada kesamaan bahasa dan rumpun. Contoh lain adalah tentang si ”Anak Emas” ,mengapa ada istilah atau sebutan “Anak Emas” yang diberikan sama–sama staf dilingkungan organisasi? di unit manapun setiap petugas sudah mempunyai tugas dan fungsi yang jelas, kalau begitu apa yang membedakan kualitas dari individu tersebut? Jawabannya, cara berkomunikasi vertical atau horizontal terutama pada atasan yang bersangkutan.



20



Modul Komunikasi Efektif



Jadi, mengapa seseorang menyukai orang lain, kata kuncinya: Kesamaan. Kesamaan dalam hal apa saja ? ingat, tiga kanal komunikasi ialah Kata (Content/Isi Pembicaraan), Intonasi Suara (Voice Tone), dan fisiologis (Body Language). Gunakan kata yang sama dengan lawan bicara kita misalnya lawan bicara kita orang Sunda dan bila mampu berbahasa Sunda orang itu tentu lebih menyukai. Kalau dia berdiri, usahakan kita juga dengan sopan berdiri. Kesamaan tiga hal ini: Kata, Suara, dan Sikap Tubuh akan menimbulkan kesan yang baik dan akhirnya timbul kepercayaan (Trust) orang itu kepada kita. Dalam NLP, menyamakan ketiga hal diatas disebut dengan Passing, yang bias diterjemahkan dengan longgar berarti: Memahami, Mengerti, Menyamakan atau Menyesuaikan. Setelah timbuk keakraban (rapport) dan kepercayaan (trust) barulah kita leading (mengarahkan kearah komunikasi yang kita inginkan). Passing dan Leading inilah kunci komunikasi alami yang kita butuhkan dalam keseharian kita. Contoh: Kadang orang tua terlalu cepat Leading tanpa mau Passing terlebih dahulu, sehingga meski tujuannya baik caranya salah dan timbul keributan. Juga sebagi pemimpin, Leader bertugas Leading. Namun, Leader yang baik dipercaya ialah yang memahami (Passing) anak buah terlebih dahulu. Sama halnya ketika anda Modul Komunikasi Efektif



21



berbicara dengan staf anda, tapi anda menggunakan kata dan kalimat yang banyak istilah rumit, dan staf anda tidak memahami. Siapa yang salah ? staf anda bodoh, atau anda yang tidak efektif karena tidak mau Passing (memahami) keterbatasan dunia staf anda ? Sekarang, alangkah indahnya dinegeri kita bila orang tua mau Passing lebih dulu pada anak–anaknya sebelum Leading kearah yang produktif dan bermanfaat. Alangkah enaknya bila para bos dikantor mau Passing (kata–kata, intonasi dan visiologis) pada anak buahnya, sebelum Leading mereka kearah visi dan misi organisasi. Dan terakhir alangkah nikmatnya kita sebagi warga negara, apabila para Elite (legislatif, eksekutif dan yudikatif) kita mau memahami harapan, problem dan kesengsaraan rakyatnya.



Membangun Kepercayaan (Creating Trust)



Kata – Kata (Isi) Mutu Suara



Rapport (Keakraban )



Trust (Kepercayaan



Fisiologis



Pacing (Menyesuai kan) 22



Leading (Mengarahk an) Modul Komunikasi Efektif



D. Sistem Representasi (Representational Systems) Apa itu sistem representasi ? Karena dalam NLP (Neuro Linguistic Programming) kita lebih peduli bagaimana orang merepresentasikan pengalaman subyektifnya (pengalaman indrawi) bukan sensasi fisiologisnya, maka kita menyebut sistem visual, auditori, kinestetik dan penciuman serta pengecapan sebagai sistem representasi. Umumnya orang memiliki sistem representasi yang lebih disukai masing–masing atau setiap orang berbeda–beda sistem representasi yang disukainya (preference system). Suatu sistem yang disukai seseorang hanyalah sebuah generalisasi atau penyamarataan dari orang itu. Untuk seseorang, pada kejadian tertentu, sebuah sistem akan mengambilalih sistem yang disukainya. Mendeteksi sistem representasi Bagaimana cara mengetahui sistem representasi, representasi mana yang sedang digunakan seseorang? ada sekumpulan kata yang disebut sebagai predikat (umumnya kata kerja, kata keterangan dan kata sifat), yang beberapa diantaranya merefleksikan modalitas indrawi tertentu. Misalnya: “saya dapat mengamatinya”, atau “saya dapat mendengarnya”, atau “saya dapat menangkapnya”.



Modul Komunikasi Efektif



23



Predikat dalam ketiga kalimat tersebut yakni mengamati, mendengar dan menangkap, menunjukkan sistem representasi visual, auditori dan kinestetik. Ketiga kalimat itu menunjukkan arti yang lebih kurang sama, yakni: “saya tahu”. Kalimat itu merepresentasikan pengalaman subjektif yang berbeda terlepas dari bagaimana “tahu“ itu diperoleh. Orang pada kalimat pertama tahu dari gambaran, orang pada kalimat kedua tahu dari suara dan yang ketiga dari perasaannya. Cara mendeteksi sistem representasi seseorang biasanya melalui gaya penuturannya, sbb: 1. Seseorang yang menceritakan detail dengan memberikan gambaran dan warna-warna, maka sistem representasi cenderung VISUAL. Tipe visual lebih peduli pada apa yang mereka lihat. Individu yang mempunyai tipe ini suka menyela pembicaraan orang lain,bergerak cepat,makan cepat,penuh energi dan berbicara dengan nada tinggi,mereka juga cepat mengambil keputusan. Berkomunikasi dengan tipe visual ini,kita harus memvisualisasikan keadaan,buat mereka melihat apa yang kita katakan,tandingi energi mereka. 2. Seseorang yang menceritakan detail dengan suarasuara dan bunyi, maka sistem representasi cenderung AUDITORI. Tipe auditori lebih peduli pada apa yang mereka dengar. Individu yang dengan tipe auditori banyak mendengar, berbicara 24



Modul Komunikasi Efektif



dan membuat keputusan berdasarkan analisis yang teliti. Berkomunikasi dengan tipe Auditori, kita harus berbicara pelan dan teratur,ubah-ubah warna suara. Jelaskan situasinya dengan detail dan picu diskusi lebih lanjut dengan mengajukan pertanyaan. 3. Seseorang yang menceritakan dengan emosi yang melanda, lebih banyak bercerita tentang perasaanperasaan maka sistem representasi cenderung KINESTETIK atau emosional. Tipe kinestetik lebih peduli pada apa yang mereka rasakan. Tipe dengan dominasi kinestetik cenderung bernafas dalam dan tenang, mereka lebih mengutamakan perasaan dan emosi. Berkomunikasi dengan tipe kinestetik kita harus membuat mereka merasakan apa yang kita katakan.



Latihan Untuk menemukan sistem representasi kita, anda bisa mencoba melakukan latihan dengan instrumen 1. (terlampir).



Modul Komunikasi Efektif



25



Pokok Bahasan 3: Komunikasi asertif Pemimpin dengan tipe asertif lebih mengedepankan kesamaan yang dimiliki oleh semua orang. Mereka lebih menerapkan sifat inklusif dan akomodatif dari pada eksklusif. Pada umumnya, mereka memiliki karakter sebagai berikut: 1. Moto dan Kepercayaan a. Yakin bahwa diri sendiri berharga demikian juga orang lain. b. Asertif bukan berarti selalu menang, melainkan dapat menangani situasi secara efektif. c. "Aku punya hak. Demikian juga orang lain." 2. Pola Komunikasi a. Efektif, pendengar yang aktif. b. Menetapkan batasan dan harapan. c. Mengatakan pendapat sebagai hasil observasi bukan penilaian. d. Mengungkapkan diri secara langsung dan jujur. e. Memperhatikan perasaan orang lain. 3. Karakteristik a. Tidak menghakimi. b. Mengamati sikap daripada menilainya. c. Mempercayai diri sendiri dan orang lain. d. Percaya diri. e. Memiliki kesadaran diri. 26



Modul Komunikasi Efektif



f. g. h. i. j. k. l. m.



Terbuka, fleksibel dan akomodatif. Selera humor yang baik. Mantap. Proaktif dan Inisiatif. Berorientasi pada tindakan. Realistis dengan cita-cita mereka. Konsisten. Melakukan tindakan yang sesuai untuk mencapai tujuan tanpa melanggar hak-hak orang lain.



4. Isyarat Bahasa Tubuh (Non-Verbal cues) a. Terbuka dan gerak-gerik alami. b. Atentif, ekspresi wajah yang menarik. c. Kontak mata langsung. d. Percaya diri. e. Volume suara yang sesuai. f. Kecepatan bicara yang beragam. 5. Isyarat Bahasa (Verbal cues) a. "Aku memilih untuk .... ." b. "Apa opsi-opsi untukku ?" c. "Alternatif apa yang kita miliki?" 6. Konfrontasi dan Pemecahan Masalah a. Bernegosiasi, menawar, menukar dan kompromi. b. Mengkonfrontir masalah pada saat terjadi. c. Tidak ada perasaan negatif yang muncul. 7. Perasaan yang dimiliki a. Antusiame. Modul Komunikasi Efektif



27



b. c. d. e.



Mantap. Rasa percaya diri dan harkat diri. Terus termotivasi. Tahu dimana mereka berdiri.



Jelas saat ini bahwa tipe asertif inilah yang seharusnya dimiliki oleh setiap orang. Namun, ingatlah bahwa tidak ada seseorang yang memiliki karakter ini secara sempurna. Artinya, dalam diri setiap orang pasti ada yang namanya sikap agresif, pasif dan asertif. Permasalahannya mendominasinya.



hanya



pada



porsi



yang



Gaya Komunikasi dengan Orang Asertif Orang-orang asertif yang sangat akomodatif dan inklusif tentu memerlukan pendekatan yang tidak sama dengan orang-orang yang berkarakter agresif dan pasif. Mereka lebih menyukai hal-hal yang tidak berat sebelah, yang mencakup ke dua belah pihak. Hal ini diutamakan untuk mendapatkan keputusan yang lebih komprehensif. Dengan demikian, pendekatan yang harus dilakukan terhadap orang-orang dengan karakter asertif ini adalah: 1. Hargai mereka dengan mengatakan bahwa pandangan yang akan kita sampaikan barangkali telah pernah dimiliki oleh mereka sebelumnya. 2. Sampaikan topik dengan rinci dan jelas karena mereka adalah pendengar yang baik.



28



Modul Komunikasi Efektif



3. Jangan membicarakan sesuatu yang bersifat penghakiman karena mereka adalah orang yang sangat menghargai setiap pendapat orang lain. 4. Berikan mereka kesempatan untuk menyampaikan pokok-pokok pikiran dengan tenang dan runtun. 5. Gunakan intonasi suara variatif karena mereka menyukai hal ini 6. Berikan beberapa alternatif jika menawarkan sesuatu karena mereka tidak suka sesuatu yang bersifat kaku. 7. Berbicaralah dengan penuh percaya diri agar dapat mengimbangi mereka. Dengan berpedoman pada hal-hal sederhana di atas, kemungkinan besar komunikasi dengan orang asertif akan dapat dilangsungkan relatif lebih lama dan terarah. Mereka sangat menghargai kebersamaan dan kemampuan yang dimiliki oleh setiap manusia. Jangan pancing mereka untuk membicarakan sesuatu yang tidak fair. Misalnya, membicarakan seseorang yang tidak ada di tempat. Atau membicarakan sesuatu yang tidak ada tolok ukurnya. Mereka sangat cinta damai namun tegas terhadap apa yang telah disepakati bersama. Tidak boleh main-main dengan mereka untuk urusan ini. Mereka sangat serius dan tegas.



Modul Komunikasi Efektif



29



Public Speaking Keberanian pembicara public modern Pembicara Publik Modern umumnya memiliki 5 (lima) karakter, yaitu: 1. Hasrat (passion). 2. Energi 3. Percaya diri 4. Kemampuan untuk merasakan kenikmatan saat tampil 5. Kemampuan untuk berbagi antusiame bersama audiens. Public Speaking Tips: 1. Public Speaking bukan hanya milik selebriti, Publicspeaking adalah milik semua orang. 2. Modal dasar public Speaking bukan hanya masalah bias bicara, tetapi untuk melakukan tindakan nyata, mau melakukan latihan, mau terjun langsung kelapangan. 3. Modal dasar lainnya adalah keberanian. Teori public speaking tapi tanpa di praktikkan hanya menjadi sia-sia. 4. Public speaking tidak bias diwakilkan kepada orang lain,harus dialami langsung dan mendapatkan pengalamannya.



30



Modul Komunikasi Efektif



Tehnik meningkatkan rasa percaya diri 1. Demam panggung Demam panggung pasti akan dialami oleh siapa saja yang pernah naik panggung, baik sebagai presenter hebat, artis, trainer, dosen, semua pasti pernah mengalami dan merasakan, hal ini tidak mungkin dihindari walaupun tingkat demam panggungnya berbeda-beda. 2. Menundukkan rasa takut Ketakutan adalah reaksi spontan dari tekanan luar dan dalam diriyang dialami seseorang untuk menghasilkan kemampuan yang lebih maksimal dari talenta seseorang yang cenderung terpendam. Perasaan takut dialami oleh setiap orang, bukan hanya individu tertentu, masalahnya adalah setiap orang punya kemampuan berbeda dalam mengendalikan rasa takutnya Tehnik menundukakan rasa takut antara lain adalah: a. Tetapkan tujuan yg realistis b. Kemampuan memvisualisasikan masa depan c. Menghilangkan pikiran negative d. Berpikir positif e. Latihan Modul Komunikasi Efektif



31



f. g. h. i. j. k. l. m.



Berbicara dengan catatan kecil Datang lebih awal Bersosialisasi Memvisualisasi kesuksesan Kendalikan nafas anda Jadi diri sendiri, dan kreatif. Jaga makanan dan minuman Cintai ketakutan itu, ubah untuk kreatifitas anda n. Transformasi energy rasa takut antusiasme o. Fokus pada pesan dan audiens



memicu menjadi



3. Membangun rasa percaya diri Selain rasa takut sebenarnya ada rasa lain yang ada dalam diri seseorang yaitu “rasa percaya diri” yang dapat digunakan untuk mengusir rasa takut dan sudah ada sejak kita lahir kedunia. Untuk mengusirrasa takutsebenarnya tidak terlalu sulit, cukup mengundang keberanian saja. Bagaimana kita dapat menetahui bahwa kita sudah mempunyai rasa percaya diri ? Anda mulai merasakan “Rasa percayadiri” itu muncul dalam diri anda, ketika secara perlahan intuisi mengisyaratkan bahwa anda telah mampu tampil. Jantung anda yang semula berdetak kencang menjadi kembali detak normal. Keringat 32



Modul Komunikasi Efektif



yang mengalir kembali berhenti. Ketika perasaan tenang telah menguasai anda maka dapat disimpulkan bahwa benih-benih kepercayaan diri mulai timbul. Rasa percaya diri itu muncul ketika anda mulai dapat memperkirakan atau menghitung kapan kesuksesan dapat kita raih. Dan anda sudah cukup mempunyai persyaratan untuk mencapai sukses tersebut. Tepatnya anda telah memiliki sumberdaya yang cukup untuk digunakan. Ada 3 (tiga) hal yang penting untuk meningkatkan rasa percaya diri, yaitu: 1.



Melakukan pemetaan atau pengamatan. Lakukan analisis situasi yang akan anda hadapi, siapa audiens,dari kalangan mana berasal?, Berapa rata-rata usianya. Apa tujuan acara tsb ?, Bila kita sudah mengetahui hal tersebut, maka persiapan kita perlu diatur dan disesuaikan dengan situasi tersebut. Kuasai secara detail.



2. Melakukan Latihan dan latihan Tidak perlu bosan melakukan latihan-latihan, apabila perlu tampil didepan cermin. 3. Evalusi sukses dari penampilan terakhir Ingat penampilan terakhir berbicara di depan umum, asosiakan diri anda saat itu, apa yang Modul Komunikasi Efektif



33



terjadi. Apa yang menarik dan apa pula kekurangannya, hal tersebut akan menambah dan meningkatkan kembali rasa percaya diri.



Persiapan dalam public speaking 1. Mengelola vocal, kualitas suara,kecepatan bicara, tempo bicara. Pada pokok bahasan komunikasi yang efektif , disebutkan 3 (tiga ) pilar komunikasi yaitu: Verbal: Kata-kata (7%), Vokal: Voice intonasi (38%) dan Visual: bahasa tubuh (55 %). Suara yang digunakan untuk menyampaikan katakata jauh lebih penting dari kata-kata itu sendiri. Tehnik pernafasan, cara berdiri, volume lengkingan, tehnik pengaturan tinggi rendahnya nada merupakan seni tersendiri. 2. Membangun tehnik non verbal (bahasa tubuh) Sinyal yang paling jelas dalam komunikasi adalah bahasa Non verbal (bahasa tubuh), berupa gerakan fisik, penampilan, peringai seorang pembicara. Pengaruh penampilan visual lebih penting disbanding efek audio (suara). Ingat penelitian telah menunjukakan bahwa separo lebih proporsi komunikasi ada di bahasa tubuh (55%). Dalam public speaking keselutuhan tubuh kita merupakan perangkat yang efektif untuk dimanfaatkan membantu 34



Modul Komunikasi Efektif



komunikasi kita. Jadi bahasa tubuh kita harus selaras (kongruen) dengan pesan yang disampaikan dan disertai Voice intonasi yang selaras pula. 3. Persiapan naskah. Penyusunan naskah pembicara harus betulbetul sudah melalui penyaringan, agar proporsi 7 % kata-kata, benar- benar sudah terpilih.



Latihan bicara. Latihan berbicara selama 7 menit. Masing-masing mempersiapkan topik cerita dan latihan menyampaikan cerita dengan menggunakan 3 pilar komunikasi mendapatkan masukan dari berbagai aspek.



Evaluasi Melakukan simulasi berkomunikasi antara: - Pengendali diklat dengan peserta - Pengendali diklat dengan fasilitator - Pengendali diklat dengan penyelenggara



Modul Komunikasi Efektif



35



VII. RANGKUMAN Yang dimaksud dengan komunikasi menurut definisi yang paling sederhana, komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain (Ruben dan Steward, 1996:16). Dalam komunikasi dikenal ada 5 unsur yang meliputi 1) Komunikator, 2) Pesan, 3) Media, 4)Komunikan dan 5) Effek. Dalam komunikasi yang efektif perlu diperhatikan bahwa adanya Information over flow dan dengan didasari oleh kepentingan dan kebutuhan serta minat dan ketertarikan informasi,secara otomatis terjadi Information filter processing.Oleh karena itu seorang komunikator dituntut semakin pintar dan kreatif dalam menyampaikan informasinya agar informasi itu mendapatkan efek yang diharapkan. Melalui pendekatan Neuro Languistic programming/ NLP, menurut mehrabion dikenal 3 (tiga) pilar dalam komunikasi yaitu 1) Verbal: Kata-kata (7%), Vokal: Voice intonasi (38%) dan Visual: bahasa tubuh (55 %) komunikasi yang efektif akan terjadi bila memperhatikan hal tersebut. Sistem representasi dalam diri setiap orang yang paling dominan adalah Visual, Auditori dan Kinestetik. Dalam penerapan komunikasi asertif, karakter individu tipe komunikasi asertif perlu memiliki 1) Moto dan 36



Modul Komunikasi Efektif



Kepercayaan, 2) Pola komunikasi, 3)Karakteristik, 4) Isyarat bahasa tubuh,5) Isyarat bahasa, 6) Konfrontasi & pemecahan masalah, 7) perasaan yg dimiliki. Karakter yang harus dimiliki oleh seorang Pembicara Publik Modern pada umumnya adalah hasrat (passion), nergi, percaya diri, kemampuan untuk merasakan kenikmatan saat tampil, kemampuan untuk berbagi antusiame bersama audiens.



Modul Komunikasi Efektif



37



VIII. DAFTAR PUSTAKA 1. Charles Bonar Sirait,The Power of Public Speaking, kiat sukses berbicara di depan public, Kompas Gramedia,2010 2. Dr.Ibrahim Elfiky,Terapi Komunikasi Efektif ,dengan metode praktis NLP,2009. 3. Firti Rasmita SE, dkk, Pintar Soft Skill Membentuk Pribadi Unggul, B.Media, Desember 2009. 4. Kementrian kesehatan RI, Kurikulum Modul Pelatihan Fasilitator Desa Siaga, Jakarta 2010. 5. Kementrian kesehatan RI, Kurikulum Modul Pelatihan Fasilitator Desa Siaga, Jakarta 2010. 6. Kementrian kesehatan RI, Kurikulum Modul NLP , Jakarta 2011. 7. Kementrian kesehatan RI, Kurikulum Modul Peningkatan Kapasitas pejabat struktural UPT/UPTD , Jakarta 2011. 8. Kementrian kesehatan RI, Kurikulum Modul Peningkatan Kapasitas pejabat struktura Puskesmas , Jakarta 2011. 9. Lembaga Administrasi Negara, Modul diklat Kepemimpinan III, Jakarta, 2008 10. Haryanto S, Drs, MPH, Human Relation, LAN, Bahan Diklat Spama,1999. 11. Anne Rufaidah, DR, Komunikasi Efektif, LAN, Bahan diklat Spama,1999.



38



Modul Komunikasi Efektif



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I I N T I 3 TEKNIK KONSELING DALAM PEMBELAJARAN



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI INTI 3 TEKNIK KONSELING DALAM PEMBELAJARAN



I.



DESKRIPSI SINGKAT Proses pembelajaran merupakan proses transformasi pengetahuan dan skill dari sipelatih kepada si pembelajar. Dalam proses pembelajaran ini yang penting adalah bagaimana si peserta latih (pembelajar) dapat menangkap pengetahuan dan skill yang ditunjukkan atau disampaikan oleh si pelatih. Dalam banyak hal peserta latih (pembelajar) mempunyai banyak perbedaan dalam hal menerima pengetahuan dan skill tersebut, ada yang cepat dan mudah dalam menerima, ada juga yang lambat dan sulit menerima, karena memiliki latar belakang yang bervariasi. Untuk itu seorang pengendali diklat terutama pada diklat yang memerlukan waktu lama diperlukan kemampuan untuk dapat mendampingi dan memberikan bimbingan kepada beberapa peserta yang mengalami kesulitan dalam proses belajar, mungkin karena mereka mempunyai masalah atau lainnya. Dalam modul ini dibahas tentang bagaimana melakukan bimbingan dan konseling bagi seorang pengendali pelatihan kepada si peserta latih.



Modul Konseling Pembelajaran



1



II.



TUJUAN PEMBELAJARAN A. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mengikuti materi ini peserta mampu melakukan konseling kepada peserta diklat yang membutuhkan selama mengikuti proses belajar. B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu: 1. Menjelaskan konsep konseling dalam proses belajar 2. Menjelaskan komunikasi dalam konseling 3. Menerapkan tehnik konseling 4. Menerapkan konseling kepada peserta diklat



III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN A. Konsep Konseling: 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Fungsi Konseling 4. Prinsip-prinsip konseling 5. Azas-azas konseling B. Komunikasi dalam Konseling 1. Komunikasi intra pribadi 2. Komunikasi antar pribadiu 3. Bentuk-bentuk komunikasi verbal C. Tehnik konseling: 1. Metode konseling 2. Tehnik konseling individu 3. Tahap-tahap konseling



2



Modul Konseling Pembelajaran



4. Pelaksanaan konseling individu D. Konseling untuk peserta diklat 1. Widyaiswara sebagai konselor 2. Konseling yang dibutuhkan oleh peserta diklat 3. Keterampilan yang dibiutuhkan Widyaiswara sebagai konselor IV. BAHAN BELAJAR A. Modul Konseling Pembelajaran B. Bahan tayang C. Lembar tugas V. LANGKAH-LANGKAH/PROSES PEMBELAJARAN Langkah 1 pembelajaran: 1. Fasilitator memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan tujuan pembelajaran serta waktu yang tersedia untuk materi ini. 2. Fasilitator menggali pendapat peserta mengenai modul/materi yang diperlukan dalam pelatihan. Peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pendapat, pengetahuan dan pengalamannya 3. Fasilitator memandu peserta untuk menanggapi sehingga terjadi interaksi yang dinamis antara fasilitator dengan peserta dan peserta dengan peserta. Langkah 2. Penyampaian pokok bahasan 1 Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta mengenai pokok bahasan 1 tentang konsep Modul Konseling Pembelajaran



3



konseling. Fasilitator memberi kesempatan pada peserta untuk saling berbagi pengalaman dengan peserta lainnya. 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan mengenai konsep kenseling, Fasilitator memberikan kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pengalaman konseling. Langkah 3: Penyampaian pokok bahasan 2 Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta mengenai pokok bahasan tentang komunikasi dan knseling. Fasilitator memberi kesempatan pada peserta untuk saling berbagi pengalaman dengan peserta lainnya. 2. Peserta mengisi diskusi membahas topik diskusi yang telah ditentukan oleh fasilitator. Langkah 4: Penyampaian pokok bahasan 3 Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta mengenai pokok bahasan 3 teknik konseling. Fasilitator memberi kesempatan pada peserta untuk saling berbagi pengalaman dengan peserta lainnya. 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan mengenai teknik konseling di mulai dengan menjelaskan metode konseling, teknik konseling individu, tahap konseling dan pelaksanaan konseling individu, Fasilitator memberikan kesempatan



4



Modul Konseling Pembelajaran



pada peserta untuk pengalaman teknik konseling .



menyampaikan



Langkah 5: Penyampaian pokok bahasan 4 Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta mengenai pokok bahasan 4 tentang konseling untuk peserta diklat. Fasilitator memberikan kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pengalaman konseling yang dilakukan terhadap peserta diklat. 2. Fasilitator menyampaikan penjelasan mengenai teknik konseling di muali dengan menjelaskan metode konseling, teknik konseling individu, tahap konseling dan pelaksanaan keonseling individu, Fasilitator memberikan kesempatan Langkah 6: Rangkuman dan Kesimpulan Langkah pembelajaran: 1. Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran. 2. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan. 3. Fasilitator membuat kesimpulan.



Modul Konseling Pembelajaran



5



VI. URAIAN MATERI Pokok Bahasan 1: Konsep Konseling: A. Pengertian Beberapa pengertian tentang konseling, yaitu: 1. Menurut Division of Conseling Psychology, konseling merupakan suatu proses untuk membantu individu mengatasi hambatanhambatan perkembangan dirinya dan untuk mencapai perkembangan optimal kemampuan pribadi yang dimilikinya. 2. Menurut Mc. Daniel, 1956, konseling merupakan suatu rangkaian pertemuan langsung dengan individu yang ditujukan pada pemberian bantuan kepadanya untuk dapat menyesuaikan dirinya secara lebih efektif dengan dirinya sendiri dan dengan lingkungannya. 3. Pendapat lainnya dikemukakan bahwa “Konseling adalah proses pemberian bantuan yang dilakukan melalui wawancara konseling kepada individu yang sedang mengalami sesuatu masalah yang bermuara pada teratasinya masalah yang dihadapi oleh individu tersebut” Konseling merupakan proses membantu seseorang untuk belajar menyelesaikan masalah interpersonal, emosional dan atau memutuskan hal tertentu yang berkaitan dengan proses belajar. Proses konseling didasari dan dikembangkan atas



6



Modul Konseling Pembelajaran



pandangan potensi positif manusia. Proses ini berangkat dari kondisi “pesimis” dan berakhir dalam kondisi “optimis”. Selain itu juga dikatakan bahwa konseling: 1. Merupakan Proses Pencerah. 2. Merupakan Proses Pembelajaran yang dilakukan secara sadar, terencana, sistematis, akuntabel dimana didalamnya terjadi proses belajar pada diri peserta). 3. Merupakan proses “bantuan” atau “fasilitasi”. 4. Berfokus pada saat ini dan masa depan, dan berfokus pada perubahan tingkah laku, bukan hanya membantu peserta menyadari masalahnya. B. Tujuan konseling antara lain: 1. Membantu kemampuan peserta latih untuk mengambil keputusan secara bijaksana dan realistik. 2. Menuntun perilaku peserta agar mampu mengemban konsekuensinya 3. Membimbing dan mengarahkan individu dalam memahami kualitas dan potensi dirinya. 4. Membimbing dan meningkatkan keterampilan dalam menghadapi masalah. 5. Memfasilitasi peserta agar terbantu untuk: a. menyesuaikan diri secara efektif terhadap diri sendiri dan lingkungannya



Modul Konseling Pembelajaran



7



b. mengarahkan dirinya sesuai dengan potensinya yang dimilikinya ke arah perkembangan yang optimal c. meningkatkan pengetahuan dan pemahaman diri d. memperkuat motivasi untuk melakukan hal-hal yang benar e. mengurangi tekanan emosi melalui kesempatan untuk mengekspresikan perasaannnya f. meningkatkan pengetahuan dan kapasitas untuk mengambil keputusan yang efektif g. meningkatkan hubungan antar pribadi. C. Fungsi konseling Fungsi konseling dalam proses pembelajaran adalah sebagai berikut: 1. Fungsi pemahaman, yaitu: a. Pemahaman tentang diri sendiri. b. Pemahaman tentang lingkungan. 2. Fungsi pencegahan, yaitu terhindarnya individu dari berbagai permasalahan yang mungkin timbul. 3. Fungsi pengentasan, yaitu terentaskannya atau teratasinya berbagai permasalahan yang dialami oleh individu. 4. Fungsi pemeliharaan & pengembangan, yaitu terpeliharan dan berkembangnya berbagai potensi dan kondisi positif individu secara mantap dan berkelanjutan.



8



Modul Konseling Pembelajaran



D. Prinsip-prinsip konseling 1.



Berkenaan dengan sasaran layanan. Prinsip ini menekankan bahwa konseling melayani semua individu tanpa memandang usia, jenis kelamin, suku, agama & status social ekonomi. Di samping itu konseling berurusan dengan pribadi dan tingkah laku individu yang unik dan dinamis. Perhatian utama konseling pada perbedaan individu serta tahap-tahap dan aspek-aspek perkembangan individu. 2. Berkenaan dengan permasalahan. Prinsip ini menekankan bahwa konseling berkaitan dengan penyesuaian diri, kesenjangan sosial, ekonomi, jabatan, kebudayaan, adalah merupakan factor penyebab timbulnya masalah. 3. Berkenaan dengan program layanan. Prinsip ini berkaitan dengan upaya pengembangan individu. Untuk itu dibutuhkan program yang fleksibel, disesuaikan dengan kebutuhan individu. 4. Berkenaan dengan tujuan dan pelaksanaan layanan. Prinsip ini berkaitan dengan tujuan konseling yang diarahkan untuk pengembangan diri yang akhirnya mampu menghadapi



Modul Konseling Pembelajaran



9



permasalahannya serta terampil mengambil keputusan. E. Azas konseling Asas Konseling adalah: 1. Azas kerahasiaan Menuntut dirahasiakannya seluruh data dan keterangan tentang individu yang menjadi sasaran layanan. 2. Azas sukarela Menghendaki adanya kerelaan individu untuk menjalani layanan konseling. 3. Azas keterbukaan Menghendaki adanya sikap keterbukaan dari individu yang menjadi sasaran layanan. 4. Azas kegiatan Menghendaki partisipasi secara aktif individu yang menjadi sasaran layanan. 5. Azas kemandirian Menghendaki adanya kemandirian pada akhir proses konseling dari individu yang menjadi sasaran layanan. 6. Azas kekinian Yang menjadi fokus konseling adalah permasalahan individu pada saat ini. 7. Azas kedinamisan Menghendaki agar isi dan kegiatan layanan tidak monoton.



10



Modul Konseling Pembelajaran



8. Azas keterpaduan. Menghendaki agar berbagai layanan kegiatan konseling yang dilakukan saling menunjang dan harmonis. 9. Azas kenormatifan. Menghendaki agar seluruh layanan dan kegiatan konseling didasarkan pada, dan tidak bertentangan dengan nilai dan norma yang ada. 10. Azas keahlian. Menghendaki agar layanan dan kegiatan konseling diselenggarakan atas dasar kaidah profesional. 11. Azas alih tangan Menghendaki agar pihak yang tidak mampu menyelenggarakan layanan konseling secara tepat dan tuntas dapat mengalihkan permasalahan tersebut kepada pihak yang lebih ahli. Evaluasi: Uraikan menurut pendapat saudara tentang konseling



Modul Konseling Pembelajaran



11



Pokok Bahasan 2: Komunikasi dalam Konseling A. Komunikasi Intra Pribadi Keterampilan komunikasi intra pribadi adalah kecakapan yang dipelajari dan dapat membantu individiu berhubungan secara baik dengan dirinya. Tujuan keterampilan komunikasi intra pribadi adalah untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pemenuhan kebutuhan pribadi, yang pada akhirnya akan lebih efektif dalam berhiubungan dengan orang lain. Hubungan intra pribadi berkenaan dengan tiga kompetensi yang saling berkaitan, yaitu pemahaman diri, pengarahan diri dan harga diri. 1. Pemahaman diri Ketidakmampuan dalam memahami diri sendiri dapat menimbulkan berbagai bentuk petrilaku yang kurang efektif dan dapat berpengaruh pada kondisi kesehatan psikologisnya. Individu yang mempunyai motivasi tinggi, akan mampu mengatasiu kecemasan dengan cara-cara yang konstruktif dan sebaliknya individu yang motivasinya rendah cenderung menggunakan berbagai mekanisme pertahanan diri untuk menyembunyikan kualitas diri yang kurang baik guna mengurangi kecemasan.



12



Modul Konseling Pembelajaran



2. Pengarahan diri Pengarahan diri mempunyai makna sebagai daya yang member arah bagi individu dalam hidupnya untuk bertanggung jawab penuh terhadap konsekuensi dari perilakunya. Semakin mampu mengarahkan perilakunya, makin baik dalam menjalani hidupnya secara efektif dan terhindar dari situasi yang dapat mengganggu perjalanan hidupnya. Individiu yang tidak mampu mengarahkan diri akan dimanifestasikan dalam sikap kurang percaya diri dan kurang mampu mengendalikan diri. Implikasi konseling dalam menghadapi masalah yang berkaitan dengan pengarahan diri adalah membantu peserta untuk mengenal sebab timbulnya masalah dan memberikan dukungan kepada peserta untuk melakukan berbagai tindakan tepat dalam kesdeluruhan perilakunya. 3. Harga diri Harga diri berhubungan dengan upaya individu untuk mampu mengisi dan mengembangkan kehidupan secara positif, bijak dan bermakna. B. Komunikasi Inter Pribadi Keterampilan komunikasi inter pribadi merupakan kecakapan yang memungkinkan secara positif, individu berhubungan dengan orang lain.



Modul Konseling Pembelajaran



13



Beberapa keterampilan komunikasi inter pribadi, adalah sebagai berikut: 1. Kepekaan terhadap diri sendiri dan orang lain Pada saat individu berhubungan dengan individu lain, ia perflu mengenal dan menyesuaikan diri. Menjadi peka terhadap diri sendiri mempunyai makna berbicara, dan mendengarkan, yaitu secara tajam menyadari pikiran dan perasaan dan menggunakannya secara tepat sebagai dasar dalam memberikan respon. 2. Ketegasan diri (assertiveness) Menjadi asertif atau tegas berarti individu belajar untuk tegas serta mampu berkomunikasi secara jujur dan konstruktif. 3. Menjadi nyaman dengan diri sendiri dan orang lain Nyaman dengan diri sendiri dan orang lain mempunyai makna sebagai suatu kondisi psikologis yang bersifat transparan, yaitu membiarkan diri sendiri dilihat oleh orang lain dalam keadaan tertentu. Orang yang transparan bertindak atas ndasar prinsip bagaimana orang lain memandang tentang dirinya. Dengan demikian ia merasa bahagia dengan kehadiran individu lain sehingga dapat menciptakan hubungan antara dirinya dengan individu lain secara baik.



14



Modul Konseling Pembelajaran



4. Menjadi diri yang bebas Individu yang memiliki rasa kebebasan akan membiarkan orang lain untuk menjadi dirinya sendiri. Mereka membiarkan orang lain berada dalam suasana santai dan nyaman dengan dirinya dan mendapatkan apa yang dibutuhkan dengan cara yang memuaskan. 5. Harapan yang realistik terhadap diri sendiri dan orang lain Hubungan antar pribadi ditentukan oleh harapan terhadap dirinya dan orang lain. Hubungan antar pribadi akan tercipta dengan baik, dan menunjang kehidupan psikologis yang sehat apabila harapan terhadap diri sendiri dan orang lain dapat terwujud secara realistik. Harapan yang realistik mempunyai makna sesuatu yang sesuai dengan keadaan sebenarnya. 6. Perlindungan diri dalam situasi antar pribadi Hubungan antar pribadi akan berkembang dengan baik apabila individu merasa terlindung dalam berinteraksi dengan orang lain. Individu yang memiliki kompetensi ini akan mampu menghadapi kejadian apapun dalam berhubungan dengan orang lain. Mereka mampu bertindak dengan cara yang tepat sehingga hubungannya dengan orang lain tidak membuat dirinya merasa terancam.



Modul Konseling Pembelajaran



15



C. Bentuk komunikasi verbal 1. Klarifikasi Tehnik ini digunakan apabila konselor ingin meminta penjelasan lebih lanjut yang dianggap belum dimengerti dan tidak sistematis, atau mengklarifikasi persepsi konselor berkaitan dengan informasi yang diterima. 2. Refleksi perasaan Tehnik ini digunakan untuk mengekspresikan perasaan yang diungkapkan peserta. Perasaan tersebut dapat diungkapkan dengan jelas oleh peserta seperti: saya bingung, kesal, marah, sedih dan sebagainya. Bisa juga tidak diungkapkan dengan jelas (dapat terlihat dari tingkah laku atau nada suara). Maksud penggunaan tehnik ini agar peserta dapat lebih mengekspresikan perasaannya. 3. Menyimpulkan Tujuannya: a. Menggabungkan beberapa elemen yang berkaitan dalam pernyataan peserta. b. Mengidentifikasi tema umum (pola umum) yang akan jelas terlihat setelah beberapa kali pembicaraan. c. Memotong pembicaraan peserta yang menyimpang. Langkah-langkah dalam melakukan penyimpulan: a. Mengingat kembali apa yang telah dikemukakan peserta.



16



Modul Konseling Pembelajaran



b. Mengidentifikasi bagian efektif dan kognitif dari pesan atau mengidentifikasi tema umum yang dapat dijumpai. c. Summarization dari pesan atau tema secara verbal. 4. Probe (menggali/explore) Probe merupakan pertanyaan yang dimulai dengan “apa”, “bagaimana”, “siapa”, “bilamana”, atau “dimana”. Pertanyaan-pertanyaan hendaknya bersifat terbuka. Melalui probing dapat diperoleh lenbih banyak informasi dari peserta. Tujuan melakukan probe adalah: a. Memulai suatu percakapan (apa yang anda bicarakan hari ini?). b. Mendorong peserta agar lebih mengekspresikan tentang apa yang dipikirkan dan dirasakannya (apa lagi yang dapat anda ceritakan kepada saya mengenai hal ini?). c. Menanyakan apa yang dirasakan oleh peserta (apa yang anda rasakan ketika membicarakan hal ini?). d. Memperoleh gambaran mengenai tingkah laku tertentu sehingga konselor dapat memahami lebih baik kondisi-kondisi yang ikut berperan dalam masalah yang dialami oleh peserta (apa yang anda lakukan dalam situasi itu?).



Modul Konseling Pembelajaran



17



5. Ability potential Ability potential response, menampilkan dan menunjukkan potensi peserta pada saat itu untuk dapat memasuki suatu aktivitas tertentu. Suatu ability potential response merupakan suatu respon yang penuh support dari konselor, dimana konselor secara verbal mengakui potensi atau kapabilitas peserta untuk melakukan sesuatu. Tujuan adari ability potential adalah: a. Mendorong peserta yang ingin melakukan sesuatu namun kurang mempunyai inisiatif, dorongan atau kepercayaan diri. b. Mengembangkan kesadaran diri peserta tentang kekuatan positif yang dimilikinya. 6. Konfrontasi Konfrontasi merupakan respon verbal dimana konselor mendeskripsikan beberapa penyimpangan atau ketidak cocokan yang terlihat dalam pernyataan atau tingkah laku peserta. Tujuannya adalah: Menyadarkan peserta agar bertanggungjawab dari diskrepansi, distorsi, permainan, tabir yang digunakan peserta untuk menyembunyikan diri dari perubahan tingkah laku yang destruktif. 7. Interpretasi Interpretasi adalah keterampilan untuk mengartikan isi pesan yang disampaikan peserta. Dalam membuat interpretasi konselor akan memberikan suatu pandangan baru atau penjelasan mengenai



18



Modul Konseling Pembelajaran



sifat dan tingkah laku peserta. Interpretasi meliputi: mengajukan kepada peserta hipotesis mengenai hubungan atau arti tingkah laku yang harus dipikirkan oleh peserta. Tujuannya adalah: a. Mengidentifikasi hubungan antara pernyataan dan tingkah laku peserta yang eksplisit maupun implicit. b. Membantu peserta mengevaluasi kembali tingkah lakunya. 8. Self Disclosure (Pengungkapan diri) Konselor dapat mengemukakan sesuatu mengenai dirinya dengan memberikan informasi secara verbal. Self disclosure dapat berbentuk positif maupun negative. Sisi positif mengungkapkan tentang kekuatan pribadi, kemampuan mengatasi sesuatu atau menunjukkan pengalaman tentang keberhasilan. Sisi negatrif menunjuk pada keterbatasan dalam mengemukakan pengalaman yang menyakitkan. Contoh: Self Disclosure positrif: “Saya adalah seorang yang selalu berorientasi pada tugas, bila saya memutuskan akan melakukan sesuatu, biasanya saya melaksanakannya hingga tuntas.” Self Disclosure Negatif: “Saya cenderung mengalami kesulitan dalam mengungkapkan pendapat. Kadang-kadang saya Modul Konseling Pembelajaran



19



melihat diri sebagai seorang yang tidak mempunyai pendirian dan tidak mampu.” 9. Immediacy (kesegeraan) Immediacy merupakan respon verbal yang diberikan konselor untuk menjelaskan sesuatu pada saat hal tersebut terjadi. Tujuannya adalah: Menjelaskan apa yang konselor rasakan mengenai peserta atau mengenai hubungan yang belum dikemukakan secara terbuka. 10. Instruction (instruksi) Instruksi biasanya mengandung beberapa pernyataan dari konselor sebagai perintah, mengarahkan, atau memberi isyarat kepada peserta untuk melakukan sesuatu. Instruksi dapat dianggap sebagai direction (pengarahan), coaching (memberi latihan). Satu hal yang perlu diperhatikan pada instruksi adalah bagaimana cara suatu instruksi tersebut diberikan. 11. Verbal Setting Operations Merupakan suatu aktivitas untuk menempatkan seseorang sedemikian rupa sehingga ia dapat melihat suatu situasi atau peristiwa dengan cara tertentu sebagai langkah preventif.



20



Modul Konseling Pembelajaran



12. Information Giving Yaitu mengemukakan pengalaman, peristiwa yang telah terjadi, alternative yang dapat diambil atau mengenai orang yang dijumpai.



Evaluasi: 1. Sebutkan dan jelaskan hubungan intra pribadi berkenaan dengan tiga kompetensi yang saling berkaitan, yaitu pemahaman diri, pengarahan diri dan harga diri 2. Keterampilan komunikasi inter pribadi merupakan kecakapan yang memungkinkan secara positif, individu berhubungan dengan orang lain. Beberapa keterampilan komunikasi inter pribadi, sebutkan dan jelaskan



Modul Konseling Pembelajaran



21



Pokok Bahasan 3. Tehnik-tehnik Konseling A. Metode konseling 1. Teknik Umum a. Penerimaan terhadap peserta dan posisi duduk b. Penstrukturan tentang apa, mengapa, untuk apa, serta bagaimana layanan mediasi itu c. Ajakan untuk berbicara Teknik umum lainnya: a. Kontak mata b. Kontak psikologis c. Dorongan minimal d. 3 M (mendengar, memahami, merespon) diarahkan pada setiap peserta yang sedang berbicara. Mendengar dengan penuh perhatian apa yang: a. Disampaikan dengan kata-kata b. Diperlihatkan melalui raut muka c. Ditunjukkan melalui gerak gerik d. Terkandung dalam perasaan dan pikiran e. Ada di dalam situasi yang berkembang Mendengar dilakukan dengan cara: a. Penuh konsentrasi b. Terarah langsung kepada peserta dan penampilannya c. Kontak mata: daerah pas photo d. Kontak psikologis e. PTPS (Peserta Tidak Pernah Salah) f. Dorongan minimal



22



Modul Konseling Pembelajaran



Memahami dengan cermat dan penuh makna, tentang: a. Isi: - pikiran - perasaan b. Kecenderungan pribadi c. Kondisi diri dan lingkungan d. Masalah yang dialami e. Situasi yang berkembang Memahami untuk: a. Mendiskripsikan kondisi peserta b. Mengambil kesimpulan c. Merumuskan kata kunci d. Mengembangkan konsep e. Mempersiapkan respon (yang runtut) Merespon dengan tepat dan positif a. Tepat artinya sesuai dengan materi yang dikemukakan peserta 1) materinya berdasarkan inti yang dikemukakan peserta 2) materinya dalam ruang waktu yang sesuai 3) disampaikan dengan bahasa yang tepat b. Positif dalam hal ini mengarahkan kepada hal-hal yang baik, bagi diri peserta dan pengembangan proses konseling; segi kebahasaan dan cara penyampaiannya yang baik 1) isi respon bermakna positif Modul Konseling Pembelajaran



23



2) penyampaiannya dapat diterima dengan baik 3) mengarah kepada pendalaman permasalahan 2. Teknik khusus a. Pemberian informasi dan contoh pribadi b. Merumuskan tujuan pemberian contoh dan latihan c. Pemberian nasihat d. Penyusunan kesepakatan e. Pendekatan “politik” B. Tehnik konseling individu Bentuk-bentuk tehnik konseling individu adalah sebagai berikut: 1. Percaya (believe) Peserta yang dibantu berhasil memiliki pemahaman tentang dirinya, konselor harus mampu membangun kepercayaan dalam suatu hubungan konseling. 2. Mendengar aktif (active listening) Keterampilan untuk mendengar percakapan peserta. Yang dimaksud adalah kemamp[uan mendengar dengan telinga, mata, perasaan dan pikiran. Hal ini menunjukkan keseriusan, kepedulian, kesabaran dalam mendengar.



24



Modul Konseling Pembelajaran



Mendengar dalam konseling a. b. c.



d.



Merupakan alat yang diandalkan dalam konseling Mendengar dengan saksama (empathic listening, and not just hearing) Mendengarkan nada (tinggi-rendahnya), volume (lirih-kerasnya), intonasi (datar, bervariasi, amat berfluktuasi) Mendengarkan metafor, yaitu kata-kata yang mempunyai makna lain selain yang benarbenar diucapkan



3. Empati (emphaty) Kemampuan untuk memahami dan merasakan apa yang disakan peserta, sehingga hamper menghilangkan identitas diri untuk menyatu dengan pikiran dan perasaan peserta. 4. Menerima (acceptance) Keterampilan konselor untuk menyatakan sikap secara verbal atau non verbal sebagai tanda bahwa konselor menerima peserta. Contoh pernyataan verbal: “Saya dapat mengerti apa yang saat ini andarasakan.” Contoh non verbal: Mengangguk, tersenyum dll.



Modul Konseling Pembelajaran



25



5. Refleksi perasaan (reflection of feeling) Refleksi perasaan merupakan keterampilan memahami perasaan peserta dan sanggup menyatakan kembali perasaan itu. Hal ini menunjukkan bahwa konselor dapat memahami perasaan peserta. Contoh: “Nampaknya anda sangat tertekan.” 6. Rasa aman (safety) Rasa aman perlu diciptakan dalam proses konseling agar peserta merasa bebas untuk mengungkapkan perasaan dan masalahnya. 7. Ketulusan (sincerity) Membangun hubungan secara tulus yakni dapat menerima peserta dan memandangnya dengan sikap positif. Sikap menerima peserta secara tulus mengisyaratkan tidak menghakimi. 8. Kerahasiaan (confidentiality) Keterampilan untuk menghargai dan menjaga rahasia peserta adalah salah satu azas dank ode etik dalam kegiatan konseling yang tidak dapat diabaikan. 9. Sikap memberi perhatian (attending behavior) Konselor menaruh perhatian yang mendalam terhadap peserta, mendorong peserta untuk dapat berbicara secara terbuka. Dengan sikap dan



26



Modul Konseling Pembelajaran



perilaku yang menerima, menunjukkan bahwa konselor mendengarkan dengan penuh perhatian dan tidak terganggu oleh hal-hal lain di luar proses konseling. Dalam hal ini konselor perlu menciptakan suasana yang kondusif sehingga peserta merasa rileks dan mampu untuk berbagi. 10. Mengarahkan (leading) Konselor mendorong peserta untuk berbagi perasaan, berani mengungkapkan apa yang sedang dipikirkan dan dirasakannya. Langkah ini dapat ditempuh dengan cara mengajukan pertanyaan yang sifatnya terbuka (open question), menyampaikan kesimpulan sementara dan apa yang konselor pahami dari berbagai pernyataan peserta. Konselor mengemukakan komentar atau pernyataan yang sifatnya mengarahkan seperti pernyataan: “apa yang terjadi?”, “apa yang anda pikirkan dapat muncul sebagai akibatnya?” 11. Mempengaruhi (influencing) Konselor perlu menyadari bahwa masalah peserta berakar pada sikap, perilaku dan pemikiran yang seharusnya dapat diubah sejauh peserta bersedia mengubah dirinya. Tujuannya adalah “to change people behavior, attitude and thought”. Halini dapat dilakukan konselor melalui beberapa pendekatan antara lain pemberian umpan balik, sharing, self disclosure, restatement dan interpretation.



Modul Konseling Pembelajaran



27



12. Konfrontasi (confronting) Konselor dapat mengemukakan konfrontasi apabila menjumpai peserta yang inkonsisten dalam sikap, peri8laku, dan perkataan. Misalnya: “Anda mengatakan kalau anda sangat mengasihi istri anda, tetapi mengapa anda tidak memperhatikannya?” 13. Mengajar (teaching) Peserta perlu dibimbing untuk belajar bagaimana bersikap, mengungkapkan perasaan, berpikir tentang masalah dari perspektif yang berbeda. Pendekatan yang sifatnya mengajar biasanya dapat dilakukan melalui pemberian “instruksi”, informasi atau menyatakan secara langsung kepada peserta apa yang harus dilakukan untuk mencapai pemahaman dan perubahan sikap yang diharapkan. Konselor perlu memberikan pujian, penguatan, dorongan. Peserta perlu didorong agar berani mengambil kepiutusan dan mengevaluasi hasilnya. C. Tahap-tahap konseling Tahap-tahap konseling terdiri atas: 1. Tahap pengantaran (introduction): Tahap pengantaran yaitu tahap mengantarkan peserta memasuki kegiatan konseling dengan



28



Modul Konseling Pembelajaran



segenap pengertian, tujuan, dan prinsip dasar yang menyertainya. Tahap ini ditempuh melalui kegiatan penerimaan yang bersuasana hangat, permisif, tidak menyalahkan, penuh pemahaman, dan penstrukturan yang jelas. Isi dari penstrukturan tersebut meliputi: a. Apa konseling b. Bagaimana konseling c. Ke mana konseling d. Asas-asas pokok konseling e. Peran konselor dan peserta 2. Tahap penjajagan Tahap penjajagan yaitu tahap membuka dan memasuki ruang sumpek atau hutan belantara yang berisi hal-hal yang bersangkut paut dengan permasalahan dan perkembangan yang dihadapi peserta. Sasaran pada tahap ini adalah diperolehnya halhal yang dikemukakan peserta dan hal-hal lain perlu dipahami tentang diri peserta. Seluruh sasaran adalah berbagai hal yang selama ini terpendam, tersalah artikan dan/atau terhambat perkembangannya pada diri peserta. Strategi penjajagan yaitu dengan cara mengembangkan lima kondisi yang ada pada diri indvidu, yaitu: a. rasa aman, b. kompetensi, c. aspirasi, Modul Konseling Pembelajaran



29



d. e.



semangat, dan penggunaan kesempatan.



3. Tahap penafsiran Tahap penafsiran yaitu upaya diagnosis dan prognosis, yang dapat memberikan manfaat yang berarti. Dalam hal ini apa yang terungkap melalui panjajagan merupakan berbagai hal yang perlu diartikan atau dimaknai keterkaitannya dengan masalah peserta. Diagnosis: Langkah menarik simpulan logis mengenai masalah yang dihadapi peserta atas dasar gambaran pribadi peserta hasil analisis dan sintesis. Langkah ini dilakukan dalam tiga kegiatan: a. Mengidentifikasi masalah: Pada tahap ini dirumuskan masalah yang dihadapi peserta saat ini. Penentuan masalah dapat dilakukan atas dasar kategori yang dikemukakan oleh Bordin, yaitu sebagai berikut: 1) Dependence (ketergantungan) 2) Lack of information (Kekurangan Informasi) 3) Self-conflicts (Konflik diri) 4) Choice anxiety (Kecemasan membuat keputusan/pilihan) 5) No problems (“merasa” tidak mempunyai masalah) Sementara yang dikemukakan oleh Pepinsky adalah sebagai berikut:



30



Modul Konseling Pembelajaran



b.



1) Lack of assurance (kurang pastian/ raguragu) 2) Lack of information (kurang informasi) 3) Lack of skills (kurang ketrampilan) 4) Dependence (ketergantungan) 5) Self conflicts (konflik diri) Merumuskan sumber-sumber penyebab masalah (etiologi) 1) Menentukan sebab-sebab timbulnya masalah, dua sumber: internal dan/atau eksternal. 2) Pencarian hubungan antara masa lalu, sekarang, dan masa yang akan datang. 3) Dalam menentukan penyebab menggunakan data yang terungkap pada tahap analisis Prognosis: Memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi berdasarkan data yang ada Contoh : 1) Jika peserta inteligensinya rendah, maka ia akan rendah pula prestasi belajarnya 2) jika ia tidak berminat pada suatu tugas/pekerjaan, maka ia akan gagal memperoleh kepuasan dalam bidang kerja tersebut 3) jika peserta rendah bakatnya di bidang mekanik, maka kemungkinan besar ia akan gagal studi pada program studi teknik mesin.



Modul Konseling Pembelajaran



31



4. Tahap pembinaan Tahap pembinaan yaitu tahap yang mengacu kepada pengentasan masalah dan pengembangan diri peserta. Dalam tahap ini disepakati strategi dan intervensi yang dapat memudahkan terjadinya perubahan. Sasaran dan strategi terutama ditentukan oleh sifat masalah, gaya dan teori yang dianut konselor, serta keinginan peserta. Pada tahap ini konselor dan peserta mendiskusikan alternatif pengentasan masalah dengan berbagai konsekuensinya, serta menetapkan rencana tindakannya. Mengambil kesimpulan dalam konseling Rekapitulasi dari isu-isu utama dalam konseling. Harus dilakukan oleh seorang konselor terhadap pesertanya. a. Penyimpulan tentang isu atau topik dapat dilakukan pada sesi berlangsung, akhir sesi atau akhir proses konseling b. Dapat dilakukan oleh kedua belah pihak c. Dapat digunakan sebagai cara untuk memantapkan proses konseling sehingga peserta mau melanjutkan hingga masalahnya terselesaikan. d. Membantu peserta mencapai tilikan atas kondisi jiwanya. e. Menetapkan langkah selanjutnya berdasarkan simpulan yang telah disepakati (melanjutkan



32



Modul Konseling Pembelajaran



konseling, atau sementara dapat berdiri sendiri, atau dirujuk ke yang lebih ahli) 5. Tahap penilaian Pada tahap ini penilaian segera dilaksanakan pada setiap akhir sesi layanan diarahkan kepada diperolehnya informasi dan pemahaman baru (understanding), dicapainya keringanan beban perasaan (comfort), dan direncanakannya kegiatan pasca konseling dalam rangka perwujudan upaya pengentasan masalah peserta (action). Dalam penilaian ada dua cara peni;aian yaitu penilaian jangkapendek dan jangka panjang. Penilaian jangka pendek dilakukan pasca layanan selama satu minggu sampai satu bulan, sedangkan penialian jangka panjang dilaksanakan setelah beberapa bulan. Selanjutnya penilaian pasca konseling, baik dalam jangka pendek (beberapa hari) maupun jangka panjang mengacu kepada pemecahan masalah dan perkembangan peserta secara menyeluruh. Setiap penilaian, baik penilaian segera, jangka pendek, maupun jangka panjang, perlu diikuti tindak lanjutnya demi keberhasilan peserta lebih jauh. Tindak lanjut itu dapat berupa pemeliharaan kondisi, konseling lanjutan, penerapan teknik lain, atau berupa alih tangan kasus.



Modul Konseling Pembelajaran



33



D. Pelaksanaan konseling Individu 1. Keterampilan Attending: a. Bahasa Verbal:  Mengucapkan/membalas salam  Berjabat tangan  Mempersilakan duduk  Menyebut nama  Membuka pembicaraan  Memberikan informasi tentang konseling: tujuan, etika, tugas konselor, manfaat, tugas konseli. b. Bahasa non verbal  Cara dan jarak duduk  Menghadap secara tepat  Condong ke depan  Kontak mata



34



c.



Observing  Memahami kondisi yang tidak disampaikan dengan kata-kata  Penampilan fisik, gaya dan sikap, sikap badan, status sosial, jarak duduk  Tingkatan intelektualitas,  Tingkatan emosi



d.



Mendengarkan



Modul Konseling Pembelajaran



 Menghindari penilaian (non judgmental)  Memusatkan perhatian pada peserta  Memusatkan pada isi ucapan (siapa, apa,mengapa, kapan,di mana, dan bagaimana)  Memperhatikan ekspresi peserta  Mendengarkan tema pembicaraan peserta 2. Keterampilan dasar pendukung Responding: a. Mengajak memulai pembicaraan. - “apa yang sedang kamu pikirkan?” Contoh: - “apa yang bisa bapak/ibu bantu?” b. Mengajukan pertanyaan terbuka Contoh: 4) “bagaimana perasaan kamu setelah mendapat nilai yang tidak bagus?” 5) “coba kamu jelaskan, apa yang dimaksud dengan malas?” 6) “ apa yang kamu maksud dengan benci terhadap pelajaran bahasa Inggris?” c. Memfokuskan masalah Contoh: - “tadi kamu katakan kesulitan dalam mata pelajaran matematika, dalam hal apa kesulitan itu dirasakan?”, d. Dorongan minimal (kata-kata atau gerakan yang menunjukkan bahwa konselor mengikuti pembicaraan peserta. Contoh: - mhm…, jadi…, lalu…, kemudian… Modul Konseling Pembelajaran



35



e.



f.



Paraphrase (mengulang untuk mendorong pembicaraan selanjutnya) Contoh: - “kamu merasa selalu ketinggalan dari teman-teman. Refleksi perasaan: Contoh: - “kamu merasa kecewa terhadap orang tua kamu”



3. Keterampilan Initiating Setelah konselor mengembangkan inisiatif peserta, selanjutmya konselor perlu memiliki keterampilan initiating meliputi keterampilan sebagai berikut: a. Menetapkan tujuan, 1) Konselor: “Setelah kita ngobrol tentang masalah yang anda hadapi, bagaimana anda merumuskan tujuan dari pertemuan ini dan bagaiman menyelesaikan masalah yang anda hadapi?”. 2) Peserta: ……………………………. (jawaban peserta bebas) 3) Konselor: a) Siapa saja yang menurut anda perlu terlibat dalam penyelesaian masalah ini ? b) Bagaimana masing-masing berbuat. c) Tindakan apa yang perlu dilakukan.



36



Modul Konseling Pembelajaran



d) Kondisi yang bagaimana agar tindakan itu dapat dilakukan e) Bagaimana anda melihat kalau tindakan itu berhasil. b.



Membantu mengembangkan program, Konselor membantu peserta untuk mengembangkan program tindakan yang akan dilakukan oleh peserta. Dengan cara mengidentifikasi kemungkinan tindakan, dan memilih program, serta menguji alternatif tindakan (program). Contoh : - “Dari tujuan yang telah anda rumuskan tadi, langkah-langkah apa saja yang sekarang dapat anda ambil?” - “Dari beberapa kemugkinan langkah yang dapat diambil, tindakan mana yang paling mungkin dilakukan?” - “Mari kita lihat keuntungan dan kerugian dari langkah-langkah yang akan anda ambil”



c.



Merencanakan jadwal kegiatan, Konselor harus mampu untuk mendorong peserta agar dapat menetapkan waktu untuk memulai tindakan yang telah direncanakan. Contoh: Konselor ;  “Bagaimana anda merencanakan waktu untuk melakukan langkah-langkah tadi ? “



Modul Konseling Pembelajaran



37



o “Anda dapat memulai langkah pertama yaitu pada waktu …….. o “Setelah langkah pertama dilakukan, kapan anda akan (langkah berikutnya) ...”



38



d.



Memberikan penguatan Setelah peserta merencanakan langkahlangkah (dan waktu) tindakan, konselor sebaikmya memberikan penguatan mungkin yang positif atau yang negatif. Contoh penguatan positif . Konselor: “saya senang anda telah menemukan kekuatan untuk melakukan langkah-langkah tindakan, dengan demikian anda dapat mengambil kesempatan yang lebih baik dalam hidup anda “ Contoh penguatan negatif. Konselor: “Anda telah mempunyai sejumlah rencana kegiatan juga waktunya telah anda perhitungkan, nah kalau anda tidak memulai melakukan langkah tadi maka anda tetapsaja tidak akan memperoleh yang anda inginkan”



e.



Mengakhiri konseling. Setelah konselor dan peserta melihat konseling perlu diakhiri, maka konselor dapat mengakhiri konseling dengan menyampaikan kalimat, Contoh Konselor: Modul Konseling Pembelajaran



“Rupanya waktu pertemuan kita sudah hampir habis. Untuk memanfaatkan waktu yang tinggal sedikit ini dapat anda kemukakan pokok-pokok hasil pembicaraan tadi?” Peserta : ……………….. Konselor: Terima kasih, sudah mau berbagi dengan saya. Saya akan menunggu hasil dari langkah-langkah yang akan anda lakukan”.



Evaluasi (latihan/Kasus 











Peserta dibagi dalam kelompok, masing-masing kelompok terdiri kurnag lebih 5-6 orang anggota dengan membahas topik yang sama yaitu “Jelaskan secara jelas tahap-tahap konseling dalam diklat? Disekusi selama 30 menit setelah selesai kelompok dengan menunjuk perwakilan untuk mempresentasikan hasil diskusi. Kelompok yang lain memberi tanggapan terhadap presentasi.



Modul Konseling Pembelajaran



39



Pokok Bahasan 4. Konseling Untuk Peserta Diklat A. Widyaiswara Sebagai Konselor Dalam memberikan layanan konseling kepada peserta diklat, seorang Widyaiswara seharusnya menguasai tehnik atau metode konseling seperti yang sudah dipaparkan. Dengan menguasai tehniktehnik tersebut proses konseling dapat berjalan dengan baik. B. Konseling Yang Dibutuhkan Dalam penyelenggaraan diklat pada umumnya ada tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh peserta diklat, baik itu tugas individu maupun kelompok. Masalah yang sering dihadapi para peserta dalam menyelesaikan tugas-tugas tersebut adalah perumusan dan penganalisisan masalah. Serta ketika menghadapi seminar atau praktik micro teaching di depan kelas, praktik lapangan, dll. Dalam hal ini peserta diklat membutuhkan dorongan dan dukungan (supportive counseling) agar peserta dapat termotivasi dalam menghadapi permasalahan yang dihadapinya. C. Keterampilan Yang Dibutuhkan Widyaiswara Sebagai Konselor Keterampilan yang dibutuhkan seorang widyaiswara agar dapat melaksanakan kegiatan konseling terhadap peserta diklat adalah: 1. Keterampilan memahami kepribadian individu



40



Modul Konseling Pembelajaran



2. 3. 4. 5. 6.



Keterampilan pendampingan Keterampilan berkomunikasi Keterampilan membuat KTI Keterampilan memimpin seminar dan diskusi Meterampilan menganalisis dan memecahkan masalah serta pengambilan keputusan 7. Keterampilan menerapkan tehnik analisis manajemen Evaluasi: 1. Tekni apa saja yang harus dikuasai seorang pengendali diklat 2. Masalah apa saja yang sering dihadapi oleh peserta dalam diklat dan bagaimana solusinya? 3. Keterampilan apa yang dibutuhkan seorang pengendali diklat dalam melaksanakan keonseling?



VII. RANGKUMAN Seorang pengendali diklat terutama pada diklat yang memerlukan waktu lama diperlukan kemampuan untuk dapat mendampingi dan memberikan bimbingan kepada beberapa peserta yang mengalami kesulitan dalam proses belajar, mungkin karena mereka mempunyai masalah atau lainnya. Dalam modul ini dibahas tentang bagaimana melakukan bimbingan dan konseling bagi seorang pengendali pelatihan kepada si peserta latih.



Modul Konseling Pembelajaran



41



VIII. DAFTAR PUSTAKA Lembaga Administrasi Negara, 2007, Konseling Orang Dewasa (Modul Diklat Calon Wifdyaiswara, LAN RI, Jakarta.



42



Modul Konseling Pembelajaran



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I I N T I 4 P E N G E N D A L I A N D I K L AT



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI INTI 4 PENGENDALIAN DIKLAT



I.



DESKRIPSI SINGKAT Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) akan efektif apabila dilaksanakan secara sistematis dan efisien, untuk mencapai hal tersebut dipengaruhi oleh proses penyelenggaraan, ketersediaan sumber daya diklat dan lingkungan psikologis yang mendukung. Agar hal tersebut tercapai, maka proses penyelenggaraan diklat hendaknya dilaksanakan secara terprogram, integral, dan pendekatan terencana melalui tahapantahapan yang baik. Modul pengendalian diklat ini membahas tentang konsep dasar pengendalian ,pengendalian persiapan diklat, pengendalian pelaksanaan diklat dan pengendalian evaluasi diklat. Penyampaian materi pengendalian diklat ini dengan menggunakan metode ceramah dan tanyajawab,diskusi kelompok, curah pendapat serta studi kasus. Evaluasi dilakukan dengan menyampaikan pertanyaan-pertanyaan kunci dari pokok bahasan yang ada.



II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Umum Setelah mengikuti penjelasan materi ini peserta mampu mengendalikan diklat. Modul Pengendalian Diklat



1



B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti penjelasan materi ini, peserta mampu: 1. Menjelaskan Konsep Dasar Pengendalian 2. Melakukan Pengendalian Persiapan Diklat 3. Melakukan Pengendalian Pelaksanaan Diklat 4. Melakukan Pengendalian Evaluasi Diklat



III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN Dalam modul ini akan dibahas pokok bahasan dan sub pokok bahassan sebagai berikut: A. Konsep Dasar Pengendalian 1. Ruang Lingkup Pengendalian 2. Tujuan Pengendalian 3. Prinsip-prinsip Pengendalian 4. Sasaran Pengendalian 5. Tehnik-tehnik Pengendalian 6. Instrumen Pengendalian. B. Pengendalian Persiapan Diklat 1. Penyusunan instrument/checklist pengendalian Persiapan Teknis dan Administrasi 2. Monitor kesiapan instrument/checklist pengendalian Persiapan Teknis dan Administrasi 3. Kajian persiapan pengendalian Persiapan Teknis dan Administrasi dengan instrument/checklist yang ada 2



Modul Pengendalian Diklat



C. Pengendalian Pelaksanaan Diklat 1. Pengendalian Terhadap Peserta 2. Pengendalian Terhadap Fasilitator 3. Pengendalian Terhadap Penyelenggara. D. Pengendalian Evaluasi Diklat 1. Pengendalian Evaluasi diklat terhadap Peserta 2. Pengendalian Evaluasi diklat terhadap Fasilitator/Nara Sumber 3. Pengendalian Evaluasi diklat terhadap Penyelenggara IV. BAHAN BELAJAR V. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN Berikut disampaikan langkah-langkah kegiatan dalam proses pembelajaran materi ini. Langkah 1. Pengkondisian 1. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat serta memperkenalkan diri (apabila belum diperkenalkan). Kemudian menyampaikan tujuan pembelajaran, sebaiknya menggunakan bahan tayangan. 2. Lakukan curah pendapat tentang materi yang akan dibahas pada peserta Langkah 2: Konsep Dasar Pengendalian



Modul Pengendalian Diklat



3



Fasilitator menyampaikan paparan tentang Konsep Dasar Pengendalian (Ruang lingkup pengendalian, Tujuan pengendalian, Prinsip-prinsip pengendalian, tehnik-tehnik pengendalian dan instrument pengendalian), sehingga peserta mengetahui gambaran secara umum. Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan melibatkan partisipasi aktif peserta. Langkah 3:Pengendalian Persiapan Diklat Fasilitator menyampaikan paparan tentang Pengendalian Persiapan Diklat (Pengendalian terhadap aspek teknis , pengendalian terhadap aspek administrasi),dimulai dengan penyusunan instrument/chek list/monitor instrument/checklistdan melakukan kajian terhadap persiapan dengan menggunakan instrument/check list) .Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan melibatkan partisipasi aktif peserta. Langkah 4: Pengendalian Pelaksanaan Diklat Fasilitator menyampaikan paparan tentang Pengendalian Pelaksanaan Diklat (Pengendalian terhadap peserta, Pengendalian terhadap fasilitator, Pengendalian terhadap penyelenggara). Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan melibatkan partisipasi aktif peserta. Langkah 5: Melakukan Evaluasi Diklat



4



Modul Pengendalian Diklat



Fasilitator menyampaikan paparan tentang Evaluasi Diklat (Evaluasi terhadap peserta, Evaluasi terhadap fasilitator, evaluasi terhadap penyelenggara). Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan melibatkan partisipasi aktif peserta. Langkah 6: Penutup Sesi ini Fasilitator merangkum atau pembulatan tentang pembahasan materi dengan mengajak seluruh peserta untuk melakukan refleksi, dilanjutkan memberikan apresiasi atas partisipasi aktif peserta.



Modul Pengendalian Diklat



5



VI. URAIAN MATERI Pokok bahasan 1: Konsep Dasar Pengendalian



A. Ruang Lingkup Pengendalian



Berbicara tentang pengendalian diklat, maka kita tidak akan pernah lepas membicarakan tentang perencanaan. Kedua fungsi manajemen yaitu perencanaan dan pengendalian tidak dapat dipisah kan dalam setiap bidang kegiatan. Pada bagan dibawah ini, terlihat bahwa perencanaan dan pengendalian dihubungkan oleh proses implementasi yang harus dimonitor, dievaluasi, dan jika terjadi penyimpangan akan dilakukan tindakan perbaikan.



Perencanaan



Implem



Hasil



entasi



PENGENDALIAN 6



Modul Pengendalian Diklat



Dalam banyak kasus, diklat sering kali berhadapan dengan masalah dalam pencapaian tujuan dimana implementasi dari setiap rencana tidak berjalan sebagaimana mestinya. Pekerjaan yang melewati batas waktu dari pihak panitia, Nara Sumber/Fasilitator yang begitu sibuk, peserta diklat hadir dengan motivasi rendah, peserta yang acuh tidak acuh, adanya tugas rangkap panitia maupun peserta diklat sehingga tidak konsentrasi pada diklat yang sedang berlangsung, dan lain sebagainya, adalah diantara kasus-kasus yang menyebabkan rencana diklat tidak berjalan sebagimana mestinya. Beberapa pengertian tentang pengendalian telah diuraikan banyak penulis, antara lain Schermerhon (2002) mendefinisikan bahwa, Pengendalian/ Pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan (Controlling is thr process of measuring performance ang taking action to encure desired result). Dalam hal ini schemerhon menekankan fungsi pengendalian adalah pada penetapan standard kinerja dan tindakan yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian kinerja yang telah ditetapkan. Standard kinerja ini akan menjadi ukuran apakah pada pelaksanaannya nanti perlu tindakan koreksi atau tidak sekiranya ditemukan beberapa atau berbagai penyimpangan. Modul Pengendalian Diklat



7



Menurut Stoner, Freeman dan Gilbert (2000) Control is the process of ensuring that actual activities conform the planned activities (Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan). Secara lengkap definisi diatas menguraikan bahwa pada intinya Pengendali Diklat tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah diklat tersebut berjalan atau tidak, akan tetapi sekaligus melakukan tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentu sekaligus penyesuaian standard yang terkait dengan pencapaian tujuan dari materi ke materi dalam struktur program. B. Tujuan dan Manfaat Pengendalian Pengendalian bukan lah untuk mencari kesalahankesalahan, akan tetapi berusaha untuk mengindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan-kesalan. 1. Mengidentifikasi masalah yang dihadapi atau dialami dalam pelaksanaan diklat. 2. Mengidentifikasi kemungkinan tindakan-tindakan perbaikan agar proses pelaksanaan diklat sesuai dwengan ketentuan yang berlaku. 3. Melakukan tindakan perbaikan jika terjadi penyimpangan. Dengan demikian Pengendali 8



Modul Pengendalian Diklat



dapat memastikan bahwa pelaksanaan diklat masih relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan. 4. Merupakan sarana perbaikan-perbaikan dari perencanaan di masa yang akan datang. 5. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana C. Prinsip-Prinsip Pengendalian Harold Koontz dan Cyril O Donnel mengemukakan prinsip=prinsip pengendalian yaitu: 1. Principle of objective (Azas tercapainya tujuan), artinya pengendalian harus ditujukan pada standard tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana. Di dalam kegiatan pengendalian tujuan yang dimaksud adalah mulai proses perencanaan diklat, saat diklat berlangsung, sampai pada pelaporan berjalannya diklat tersebut. 2.



Principle of efficiency of control ( Azas efisiensi pengendalian ), artinya seorang pengendali harus bisa menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan. Oleh karena itu apabila dalam pelaksanaan Diklat terjadi penyimpangan



Modul Pengendalian Diklat



9



segera dilaksanakan koreksi penyimpangan segera dapat diatasi.



10



sehingga



3.



Prinsiple of control standard accountibility ( Azas tanggungjawab pengendalian ), artinya pengendalian hanya dapat dilaksanakan apabila seorang Pengendali bertanggungjawab terhadap pelaksanaan rencana.



4.



Principle of future control (Azas pengendalian terhadap masa depan), artinya seorang Pengendali harus mampu melakukan pencegahan atas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.



5.



Priciple of direct control (Azas pengendalian langsung), artinya bahwa seorang Pengendali melaksanakan tugasnya sebagai seorang pengendali harus berprinsip bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara ini akan tepat jika Pengendali mengusahakan sedapat mungkin panitia,peserta dan fasilitator memilikikualitas yang baik.



6.



Principle reflection plans (Azas refleksi rencana), artinya pengendalian harus disusun dengan baik,sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana yang komplet. Oleh karena itu pengendalian harus sudah dimulai dari tahapan perencanaan Diklat, evaluasi Diklat sampai denga pelaporan. Modul Pengendalian Diklat



7.



Principle of standar (Azas standard), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standard yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai. Dalampengendalian harus dilaksanakan secara sistematis sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, demikian juga dalam menentukan tolok ukur pengendalian diklat.



8.



Principle of strategic point control (Azas pengendalian terhadap strategi),artrinya seoran Pengendali yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang dituju terhadap faktorfaktor yang strategis.



9.



Principle of fleksibility of control (Azas pengendalian fleksibel), artinya seorang Pengendali harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.



10. The exception principle (azas pengecualian), artinya efiensi dalam pengendalian membutuhkan perhatian terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama. 11. Principle of review (Azas peninjauan kembali), artinya sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali,agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan. Modul Pengendalian Diklat



11



12. Principle of action (Azas tindakan), artinya pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpanganpenyimpangan rencana,organisasi, staffing dan directing. Dalam pelaksanaan pengendalian perlu dilakukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan. Pada pelaksanaannya dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkah berikut: 1. Penetapan standar dan metode penilaian kinerja. 2. Penilaian Kinerja, yaitu mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah ditetapkan. 3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standar atau tidak, yaitu membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada. 4. Pengambilan tindakan koreksi, yaitu malakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. Secara skematis kegiatan pengendalian tersebut tergambar sebagai berikut:



12



Modul Pengendalian Diklat



Penetapan standar dan metode penilaian kenerja



Penilaia n Kinerja



Apakah kinerja yang dicapai Yasesuai dengan standart



Pengambilan tindakan koreksi dan melakukan evaluasi ulang atas standart



yang telah di tetapkan



a Tujuan Tercapai



Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa penetapan standard sebaiknya dilakukan pada saat penyusunan perencanaan. Sering kali tujuan terlalu bersifat umum sehingga sulit untuk dinilai pada saat implementasi dilakukan. Jika pihak manajemen/ panitia memberikan batasan yang jelas untuk seorang pengendali maka akan memudahkan dalam melakukan komunikasi dengan panitia saat perencanaan, dengan peserta dan fasilitator pada saat diklat berlangsung. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses i yang berkelanjutan dan terus menerus. Terdapat beberapa kegiatan yang hanya dapat dilihat kualitas pengerjaannya pada saat akhir diklat, padahal dalam proses perjalanan diklat banyak hambatan yang terjadi. Oleh karena Modul Pengendalian Diklat



13



itu seorang Pengendali Diklat harus bisa menilai kinerja dari tiga dimensi (Panitia, Peserta, dan Fasilitator/Nara Sumber). Secara garis besar ada tiga kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dengan standar, yaitu:  Kinerja > Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang terbaik karena berada di atas standar.  Kinerja = Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja baik, namun pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar.  Kinerja < Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mancapai kinerja yang buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan karena berada di bawah standar. Jika terjadi kinerja berada di bawah standar berarti diklat yang berlangsung berada dalam masalah, oleh karena itu Pengendali Diklat perlu melakukan beberapa tindakan koreksi untuk mengkoreksi masalah yang terjadi. Misalnya saja panitia tidak memberikan jadwal pelatihan ataupun modul kepada peserta, atau Fasilitator/Nara Sumber mengajar tidak sesuai dengan GBPP, atau juga jam istirahat dan makan tidak diperhatikan oleh panitia ataupun fasilitator. Hal ini harus di kendalikan oleh seorang Pengendali Diklat karena jika tidak maka 14



Modul Pengendalian Diklat



kelas tidak akan kondusif dan mengakibatkan kegelisahan bagi peserta. D. Sasaran Pengendalian Sasaran pengendalian pelatihan adalah semua komponen yang terlibat dalam tahap persiapan,pelaksanaan dan evaluasi serangkaian pelatihan,yaitu mencakup: 1. Pengendalian terhadap Peserta 2. Pengendalian terhadap Fasilitator 3. Pengendalian terhadap Penyelenggara.



E. Tehnik-Tehnik Pengendalian Tehnik pengendalian merupakan hal yang sangat penting jika kita melaksanakan fungsi pengendalian. Pada materi ini akan dibahas tentang tehnik pengendalian diklat, dimana didalam pengendalian diklat tersebut terdiri kegiatankegiatan pemantauan, penilaian dan evaluasi. Definisi pemantauan oleh Charles E Waston (1985, dalam Modul Pengendalian Diklat, LAN RI), Pemantauan adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengecek penampilan dan aktivitas yang sedang dikerjakan; kegiatan pengumpulan data yang relevan secara sistematis dan kontinyu yang berkaitan dengan proses tertentu tanpa mengadakan pertimbangan terhadapnya. Lebih Modul Pengendalian Diklat



15



lanjut dikatakan bahwa pemantauan adalah suatu kegiatan untuk melihat serta mencatat suatu kegiatan mulai dari persiapan sampai dengan pelaksanaan suatu program secara cermat dan teratur. Dari uraian diatas, maka yang dimaksud dengan pemantauan adalah suatu kegiatan pengumpulan, pengklasifikasian dan penyajian data/informasi sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan penilaian/evaluasi. Pemantauan bersifat memotret apa adanya (lugas), sesuai dengan data yang ada tanpa rekayasa dan tidak melakukan penilaian, jika ada ada penyimpangan segera lakukan koreksi. Kegiatan pemantauan seperti terlihat dalam gambar berikut:



Agar kegiatan pemantauan pada Pengendalian diklat mandapatkan hasil yang maksimal, maka perlu memperhatikan prinsip-prinsip pemantauan sebagai berikut: 16



Modul Pengendalian Diklat



1. Pemantauan dilaksanakan secara ber kesinambungan, dalam arti bahwa kegiatan yang satu terkait dengan kegiatan lainnya, mulai dari perencanaan diklat sampai pada evaluasi. 2. Mendiskripsikan apa adanya, yaitu memotret kondisi nyata suatu kegiatan tanpa adanya usaha penilaian dari pihak manajemen. 3. Selalu di dukung data yang ada, yaitu mencatat segala kejadian yang ada secara nyata, sehingga data yang diperoleh tanpa adanya rekayasa. 4. Menggunakan alat pencatan dan pelaporan, yang dimaksud adalah merupakan formulir- formulir yang sudah dipersiapkan 5. Terencana, dilakukan secara sistematis dan terencana dalam artian telah direncakan jauh-jauh sebelumnya dengan tahapan yang sistematis. 6. Dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk dengan Surat Keputusan. Melihat uraian prinsip-prinsip pemantauan diatas, maka pemantauan yang dilaksakan itu sendiri mempunyai beberapa tujuan, antara lain adalah: 1. Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang kegiatan perencanaan diklat, proses diklat, evaluasi dan rencana tindak lanjut.



Modul Pengendalian Diklat



17



2. Untuk memperoleh gambaran kendala-kendala yang dihadapi pada proses diklat berlangsung. 3. Sebagai bahan masukan dalam kegiatan penilain dan evaluasi bagi manajeman/panitia, serta sebagai bahan koreksi untuk kegiatan selanjutnya. 4. Mengetahui sejauhmana perkembangannya.



SDM



Kesehatan



5. Sebagai bahan untuk pelaporan Diklat. Agar pelaksanaan pengendalian diklat berjalan dengan baik maka perlu dilaksanakan tahapantahapan pelaksanaan pengendalian diklat. Tahapan tersebut dilakukan melalui proses yang meliputi tahap persiapan, tahap pelaksanaan, tahap pelaporan hasil pengendalian diklat. Proses pelaksanaan pengendalian diklat tersebut secara rinci diuraikan sebagai berikut: 1. Tahap pemantauan /pengendalian Persiapan Diklat Sebelum dilaksanakan kegiatan maka pengendalian persiapannya sebagai berikut:



18



a.



Mempelajari pedoman pelaksanaan diklat dan pedoman pengendali diklat



b.



Pemantauan terhadap kesiapan administrasi meliputi :



Modul Pengendalian Diklat



1) Pemantauan thd Surat Keputusan (SK) yang berkaitan dengan penyelenggaraan diklat, SK untuk panitia penyelenggara dan pengendali diklat,SK untuk Peserta Diklat, Surat Keputusan tentang Widyaiswara/Fasilitator, dsb yang berkaitan dengan dasar hukum penyelenggaraan diklat. 2) Pemantauan terhadap Sarana dan prasarana belajar ,bersama panitia membantu untuk mempersiapkan alat bantu yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan yang tertera pada GBPP 3) Pemantauan terhadap kesiapan surat permintaan kesiapan fasilitator, kesediaan mengajar/memfasilitasi dan kesesuaian kualifikasinya dengan mata diklat yang diampunya. 4) Pemantauan untuk rencana berkoordinasi dengan unit-unit yang terkait dalam penyelenggaraan diklat apabila diperlukan. c.



Mempersiapkan alat administrasi pemantauan diklat, seperti alat pemantauan (instrumen/checklist) terhadap aspek teknis seperti kurikulum, GBPP, dan lain sebagainya



Modul Pengendalian Diklat



19



d.



Melakukan kajian dan pemantauan terhadap aspek teknis meliputi kurikulum yg dimulai dari : 1) Penyusunan tujuan diklat. Dalam kegiatan ini dilaksanakan pemantauan apakah tujuan pembelajaran sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penyusunan tujuan diklat atau tidak. 2)



Pemantauan terhadap struktur program diklat,alurpembelajaran dsb



3) Pemantauan thd rancang bangun program diklat, per satuan mata diklat/materi. yang dimulai dari Tujuan umum diklat, tujuan khusus diklat,pokok bahasan/sub pokok bahasan,metode,media /alat bantu pelatihan yg diperlukan e. Pemantauan kesiapan bahan ajar atau modul yang akan menjadi media belajar peserta sekaligus penggandaan bahan tersebut sesuai mata diklat dan kebutuhan peserta. 4) Pemantauan terhadap Perencanaan proses pelaksanaan diklat secara terperinnci , mulai dari penjadwalan, penentuan tugas dan wewenang masing-masing panitia, kesiapan tenaga pengajar/widyaiswara, perencanaan pelaksanaan pembukaan, perencanaan kegiatan belajar mengajar. 20



Modul Pengendalian Diklat



5) Tahap Pelaksanaan Pemantauan Diklat Aspek-aspek yang dipantau penyelenggaraan diklat meliputi:



dalam



a. Pemantauan terhadap pelaksanaan diklat. Pemantauan terhadap aspek diklat dimulai dengan kegiatan:



pelaksanaan



1) Pemantauan terhadap panitia penyelenggara, mulai dari kegiatan persiapan, pelaksanaan, evaluasi maupun pelaporan pelaksanaan diklat. Semua kegiatan yang dilakukan oleh panitia penyelenggara tersebut dipantau oleh Pengendali diklat. 2) Pemantauan terhadap Widyaiswara. Widyaiswara merupakan salah satu factor penting dalam proses pembelajaran, sehingga pemantauan yang berkaitan dengan komponen widyaiswara adalah yang berkaitan dengan kualitas widyaiswara antara lain: (1) Penguasaan pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang tugasnya, (2) Penguasaan metodologi pelatihan, (3) Penguasaan alat bantu pelatihan, (4) Penguasaan manajemen kelas, (5) Penampilan, (6) Loyalitas dalam bidangnya, (7) Pengendalian waktu, (8) Cara menjawab



Modul Pengendalian Diklat



21



pertanyaan, (9) Cara menyusun GBPP dan sikap mental. 3) Pemantauan terhadap kegiatan belajar mengajar. Aspek-aspek yang dinilai antara lain kondisi peserta diklat, metodologi, waktu pelaksanaan proses belajar mengajar, media pembelajaran. 4) Peserta pelatihan. Pemantauan yang berkaitan dengan komponen peserta latih adalah berhubungan dengan sejauhmana pencapaian tingkah laku dan kemampuan pada akhir pelatihan. Hal ini sangat ditentukan oleh persyaratan peserta, tingkah motivasi peserta metodologi dan proses pelatihan. 5) Sarana dan Prasarana Pelatihan. Pamantauan ini dilakukan untuk mengetahui apakah sarana dan prasarana tersebut sesuai dengan tujuan pelatihan dan dapat menunjang metode pelatihan yang telah ditentukan secara optimal. Pemantauan ini meliputi aspek-aspek ruang kelas, ruang diskusi, ruang praktek, laboratorium, dan lain sebagainya. Sedangkan aspek sarana pelatihan meliputi LCD, flipchart, media instruksional, alat peraga. Media instruksional yang dipantau tersebut dipergunakan dalam pelatihan untuk (1) 22



Modul Pengendalian Diklat



memperoleh keterampilan tertentu, (2) Menggambarkan atau mendemonstrasikan suatu proses, sehingga para peserta pelatihan mendapatkan kemampuan dan ketrampilan yang di kehendaki, (3) Menciptakan suatu keadaan atau lingkungan yang dapat digunakan para peserta untuk melatih keterampilan. 6) Metode pelatihan. Dalam pelaksanaan diklat metode memegang peranan penting untuk mencapai tujuan pembelajaran. Pemantauan metode pembelajaran diarahkan kepada kesesuaian antara pengguna metode dengan peserta diklat, materi, waktu yang diberikan, sarana dan prasarana serta kemampuan wisyaiswara. Metode ini dilaksanakan dengan pendekatan andragogy dimana lebih dimana lebih menitik beratkan pada peran serta peserta diklat. 7) Evalusai proses pembelajaran. Dimaksud dengan evaluasi proses pembelajaran disini adalah untuk mengetahui tingkat perkembangan peserta dalam artian dalam penguasaan KSA (Knowledge, Skill, Attitude) setelah mengikuti proses pembelajaran.



Modul Pengendalian Diklat



23



8) Waktu. Komponen yang di pantau dalam hal ini adalah kesesuaian antara waktu yang dialokasikan dengan tujuan pembelajaran, materi dan metodologi. 6) Tahap Laporan Pemantauan Diklat Seorang Pengendali Diklat setelah malaksanakan tugasnya memantau proses pembelajaran harus membuat laporan tertulis. Didalam pembuatan laporan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:



F. 24



a.



Mempunyai gambaran yang jelas tentang 5 W dan 2 H yaitu Apa (what), Mengapa (Why), Kapan (When), Dimana (Where), Siapa (Who), Bagaimana (How), dan Berapa (How Much).



b.



Objektif dan tidak memihak, dalam artian sesuai dengan hasil pemantauan tanpa rekayasa.



c.



Keterangan-keterangan disusun secara jelas, tertib, tegas (ditulis sependek mungkin).



d.



Menyampaikan rangkuman secara jelas dan ringkas.



e.



Laporan disusun secara sistematis dengan menggunakan sistematika tertentu.



Instrumen Pengendalian Modul Pengendalian Diklat



Instrumen adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur konsep minat dalam suatu kegiatan. Menurut Brockop (1999) instrument adalah segala peralatan yang digunakan untuk memperoleh, mengelola, dan menginterpretasikan informasi dari para responden yang dilakukan dengan pola pengukuran yang sama. Artinya untuk mendapatkan data yang akurat memerlukan sebuah instrument (alat ukur) yang tepat pula, dimana alat ukur tersebut harus valid dan reliable. Pada kegiatan pengendalian ini, kegunaan instrument antara lain: 1. Sebagai alat pencatat informasi disampaikan oleh Pengendali Diklat.



yang



2. Sebagai alat kegiatan.



untuk mengorganisasi proses



3. Sebagai alat pengendalian.



evaluasi



performa



pekerjaan



Instrumen dalam kegiatan pengendalian diklat ini punya peran penting, karena kevalidan dan kesahihan data yang diperoleh sangat ditentukan oleh tepat tidaknya dalam memilih instrumennya. Titik tolak dari penyusunan instrument adalah variable-variable yang ditetapkan yang selanjutnya disusun indikator-indikator sebagai dasar untuk membuat berbagai pertanyaan. Namun instrument Modul Pengendalian Diklat



25



yang dimaksud dalam kegiatan pengendalian ini tidaklah sama dengan instrument dalam melakukan penelitian.



Latihan Saudara seorang Pengendali Diklat pada suatu pelatihan, jika Fasilitator/Nara Sumber yang seyogia nya mengajar seharian penuh (10 jpl) terlambat hingga jam istirahat (berita diperoleh langsung dari telephone genggam). Apa yang akan saudara lakukan?.



Evaluasi 1. Berikan uraian sedikit tentang pengertian pengendalian? 2. Uraikan dengan cermat instrument apa saja yang di butuhkan dalam malaksanakan kegiatan pengendalian mulai dari pra diklat, proses diklat hingga pelaporan. 3. Diskusikan bagaimana cara yang terbaik untuk mengingatkan seorang Fasilitator/Nara Sumber jika mangajar tidak sesuai dengan kurikulum/GBPP yang seharusnya di laksanakan olehnya.



26



Modul Pengendalian Diklat



Pokok



bahasan



2:



Pengendalian terhadap Pelaksanaan Pelatihan



A. Pengendalian Terhadap Peserta Peserta diklat merupakan hal yang paling penting untuk di kendalikan bagi seorang Pengendali Diklat. Setelah bekerjasama dengan panitia mempersiapkan peserta diklat yang meliputi persyaratan peserta, usulan peserta dan hasil seleksi peserta. Selanjutnya seorang Pengendali Diklat akan bersama dengan peserta hingga selesai pelatihan. Orang dewasa yang mengikuti pelatihan bertujuan untuk mendapatkan pengetahuan, sikap dan ketrampilan baru dalam menjalankan tugasnya. Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan dan diperhatikan oleh seorang Pengendali Diklat, antara lain adalah: 1. Pengendalian pra proses pembelajaran (Persiapan) Sebelum diklat berlangsung, kontrol terlebih dahulu hal-hal yang penting, antara lain: a. Mengontrol fungsi media dan Alat Bantu Pembelajaran (APB) b. Memandu refleksi & review pengalaman belajar peserta c. Memperkenalkan Fasilitator/Narasumber (NS) Modul Pengendalian Diklat



27



d. Meminta kepada fasilitator/NS tentang “penekanan” pokok bahasan/ sub pokok bahasan tertentu yang terdeteksi masih lemah pada pre test e. Mengaitkan hubungan materi yang akan dibahas dengan materi yang telah dibahas pada sesi sebelumnya.



2. Pengendalian pada saat proses diklat : a. Melakukan kegiatan mengamati & memotivasi peserta: 1) Saat tatap muka 2) Dikusi 3) Penugasan/ Praktik (individu & kelompok) b. Menyediakan waktu untuk konsultasi c. Pengelolaan kelas.



Menurut Sudarman Danim (2002) pengelolaan kelas adalah suatu seni mengoptimalkan sumber daya kelas bagi penciptaan proses pembelajaran yang efektif dan efisien, Proses perencanaan, Pelaksanaan dan evaluasi yang dilakukan untuk mengoptimalkan proses pembelajaran, proses mengorganisasikan segala sumber daya kelas bagi terciptanya pembelajaran yang efisien dan efektif. Kegiatan yang dilaksanakan antara lain:



28



Modul Pengendalian Diklat



a. Menciptakan kerjasama sekelompok orang dalam mencapai tujuan b. Memberdayakan sejumlah sumberdaya agar semakin efisien dan efektif dalam mencapai tujuan c. Proses meningkatkan hasil guna dan kedayagunaan berbagai sumber daya dalam mencapai tujuan.



Untuk itu Pengendali Diklat harus memantau apakah Fasilitator/Nara Sumber sudah memperhatikan 10 Karakteristik dalam proses pengendalian didalam kelas, yaitu:  Relevansi Seorang Fasilitator harus meminta peserta berbagi pengalaman belajar yang berhubungan langsung dengan tanggung jawab pekerjaannya saat ini maupun dimasa datang. Diawal pelatihan jelaskan tujuan pelatihan dikaitkan dengan tugas mereka. Pelatih harus meluangkan waktu untuk menjelaskan bagaimana setiap pengalaman belajar berhubungan dengan pencapaian tujuan pelatihan.  Motivasi Peserta datang dengan motivasi dan keinginan yang berbeda-beda. Untuk memanfaatkan minat peserta menjadi tinggi, pelatih harus mengaitkan harapan setiap peserta dalam berbagai sesi Modul Pengendalian Diklat



29



pembelajaran. Artinya, seorang pelatih harus mengenali peserta untuk menyampaikan pengalaman dan kebutuhan belajarnya pada awal pelatihan.  Keterlibatan Dalam proses pelatihan beberapa peserta lebih senang duduk dibelakang dan mendengarkan. Pelatih yang efektif akan merancang proses pembelajaran dengan melibatkan secara aktif seluruh peserta dalam proses pelatihan. Cara pelatih melibatkan peserta adalah: - Memberikan kesempatan pada peserta untuk memberikan masukan tentang jadwal, proses belajar dan berbagai kegiatan lainnya - Mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik - Curah pendapat dan diskusi - Mengerjakan langsung atau praktik keterampilan - Penugasan individu dan kelompok - Mengadakan kegiatan-kegiatan dikelas.  Penggunaan Metode Para peserta menyukai pelatihan yang menggunakan berbagai metode dalam proses pembelajaran. Oleh karena itu Pengendali Diklat harus memperhatikan apakah Fasilitator/Nara Sumber sudah mempergunakan metode yang 30



Modul Pengendalian Diklat



tepat dalam menyampaikan materinya (lihat tehnik-tehnik pengendalian diatas).  Umpan Balik Positif Pengalaman belajar hendaknya dirancang secara bertahap dimulai dari area yang sudah diketahui kearea yang belum diketahui atau dari kegiatan yang sederhana kearah yang lebih rumit. Laporan kemajuan tersebut memberikan pengalaman dan umpan balik positif bagi peserta. Untuk mempertahankan umpan balik positif maka pelatih: - Memberikan pujian lisan didepan peserta lainnya atau secara pribadi - Memberikan tanggapan positif saat menjawab pertanyaan - Beritahukan kinerja yang diharapkan . - Beritahukan seberapa jauh kemajuan peserta dalam mencapai tujuan pelatihan  Kekhawatiran Pribadi Kebanyakan peserta khawatir bila gagal melakukan sesuatu dan menjadi malu dihadapan para sejawatnya. Untuk itu Fasilitator/Nara Sumber harus mengenali kekhawatiran peserta dan akan memulai pelatihan dengan kegiatan pendahuluan untuk membuat peserta merasa nyaman. Cara ini akan menimbulkan suasana aman sehingga peserta tidak membuat penilaian Modul Pengendalian Diklat



31



yang salah diantara mereka dan menerima kekurangan sebagai sesuatu yang wajar. Hasil BLC harus dibaca dan di apresiasikan pada peserta, hal ini akan mendukung proses pembelajaran selanjutnya.  Diperlakukan sebagai pribadi yang unik Orang dewasa lebih senang diperlakukan secara individual karena masing-masing memiliki latar belakang, pengalaman dan kebutuhan belajar yang unik. Setiap orang adalah pengambil keputusan yang terbaik bagi dirinya sendiri, apakah pendapat dan keterampilan tersebut merupakan dasar yang baik untuk situasi pekerjaanya.Untuk menjamin bahwa para peserta diperlkukan sebagai individu yang unik maka Fasilitator harus : - Menyebut nama peserta sesering mungkin - Melibatkan para peserta sesering mungkin - Menghormati peserta sebagai mana dirinya ingin dihormati - Memberi kesempatan para peserta berbagi pengalaman dan informasi selama kegiatan dikelas maupun saat praktik.  Harga diri Selain minat para peserta perlu terjaga harga dirinya.



32



Modul Pengendalian Diklat



 Harapan tinggi Peserta pelatihan memiliki harapan tinggi terhadap pelatih maupun dirinya. Mengetahui kapabilitas pelatih merupakan kebutuhan nyata dan penting.Pelatih harus bicara rendah hatidan tidak menonjolkan secara berlebihan tentang dirinya, latar belakang dan kemampuan yang dimiliki.  Kebutuhan pribadi. Selama pelatihan berlangsung para peserta mempunyai kebutuhan pribadi. Menerapkan istirahat secara tepat waktu, ventilasi yang cukup, penerangan yang memadai dan berupaya menghindarkan gangguan di sekitar tempat pelatihan dapat membantu menciptakan suasana positif dalam pelatihan. Tantangan bagi pelatih adalah bagaimana cara untuk memenuhi kebutuhan dan perhatian bagi peserta pada saat yang sama membuat mereka mempunyai kebutuhan sebagai kelompok. Dengan berbagi keinginan, pendapat dan harapan peserta selama pelatihan, dimana hal ini telah tertuang dalam norma kelompok pada saat BLC.



Modul Pengendalian Diklat



33



3. Pengendalian Setelah Proses Pembelajaran a. Ucapan terima kasih kepada fasilitator/ NS dan peserta b. Penyimpulan materi yang telah dibahas : mengaitkan dengan materi yang telah dibahas sebelumnya dan materi akan dibahas sesi berikutnya c. Berikan pujian yang kreatif dan menggarisbawahi hal–hal yang belum “clear” waktu pembahasan tadi (kalau ada) d. Memantau reproduksi dokumen hasil penugasan/diskusi menjadi soft coppy untuk peserta



Dari uraian diatas, banyak hal yang harus dilakukan oleh seorang Pengendali Diklat. Menciptakan suasana positif dan kondusif dalam pelatihan harus diiringi dengan pemahaman tentang pendidikan orang dewasa (POD). Seorang Pengendali Diklat diharuskan mengetahui harapan dan kebutuhan serta kejelasan tentang keikutsertaannya dalam pelatihan. Selain uraian diatas, dua kegiatan yang perlu diperhatikan dalam pengendalian adalah pada saat BLC dan Refleksi. Jika BLC dilaksanakan dengan baik, harapan dan kekhawatiran peserta dapat di deteksi dini, nilai-nilai dan norma-norma akan menciptakan komitmen yang disepakati. Seorang Pengendali Diklat akan 34



Modul Pengendalian Diklat



menjadi lebih dekat dengan peserta, akibatnya pengendalian yang akan dilakukan selama diklat berlangsung akan menjadi lebih mudah dilakukan. Oleh karena itu BLC adalah merupakan materi penting untuk mulai memotivasi peserta dengan berbagai cara antara lain dengan game, ice breking ataupun energizer agar diklat berlangsung dengan santai namun bermutu. Refleksi merupakan kegiatan pemantauan diklat dalam upaya pengendalian merupakan suatu hal yang paling penting. Refleksi adalah sebuah kegiatan yang dilakukan dalam proses belajar mengajar berupa penilaian tertulis maupun lisan oleh peserta diklat, berisi ungkapan kesan, pesan, harapan serta kritik membangun atas pembelajaran yang diterimanya. Peserta dituntut untuk mengedepankan apa yang baru dipelajarinya sebagai struktur pengetahuan dan ketrampilan yang baru sebagai wujud pengayaan atau revisi dari pengetahuan dan ketrampilan sebelumnya. Mengapa Refleksi itu penting?, Karena melalui refleksi dapat diperoleh informasi positif tentang bagaimana cara Pengendali Diklat meningkatkan kualitas pembelajaran sekaligus sebagai bahan observasi untuk mengetahui sejauh mana pembelajaran itu tercapai. Selain itu, melalui kegiatan ini dapat tercapai kepuasan dalam diri Modul Pengendalian Diklat



35



peserta didik yaitu memperoleh wadah yang tepat dalam menjalin komunikasi positif dengan Fasilitator/Nara Sumber. Apabila hasil refleksi konsisten di tulis maka akan mendapat manfaat, antara lain: 1). Refleksi akan dapat menjadi sebagai alat control pelaksanaan kinerja; 2). Sebagai self assesment; 3). sebagai kaca diri; 4) sebagai dokumen pendamping. Apa yang ditulis oleh seorang pengendali dalam laporan refleksi?, adalah: 



Deskripsi. Deskripsikan apa yang terjadi/ apa yang anda lihat/ apa yang yang anda alami/ apa yang anda lakukan.







Rasa dan Pikiran. Apa yang anda rasakan/ pikirkan sehubungan dengan dengan yang anda alami.







Evaluasi. Apa yang baik/tidak baik, bermanfaat/tidak bermanfaat dari peristiwa/ pengalaman tersebut.







Analisis. Apa yang anda pahami dari peristiwa/pengalaman itu?. Misalnya: Mengapa hanya beberapa orang saja yang aktif pada kerja kelompok.



 Kesimpulan. Apa yang seharusnya dilakukan/ sebaiknya dilakukan? 36



Modul Pengendalian Diklat



 Rencana kedepan. Kalau mengalami/ melakukan lagi, apa yang akan dilakukan. Akhirnya apabila refleksi dilaksanakan dengan benar maka akan ada penilaian yang sebenarnya terjadi pada saat diklat berlangsung. Penilaian merupakan proses pemgumpulan data yang dapat mendiskripsikan mengenai perkembangan perilaku peserta. Pembelajaran efektif adalah proses membantu peserta agar mampu mempelajari (learning to learn) bukan hanya menekankan pada diperolehnya sebanyak mungkin informasi di akhir pembelajaran. Kemajuan belajar peserta diklat di nilai dari proses, tidak semata dari hasil.



B. Pengendalian terhadap Fasilitator Fasilitator/Nara Sumber merupakan salah satu factor penting dalam proses pembelajaran. Komponen yang dikendalikan adalah komponen yang berkaitan dengan kualitas Fasilitator/Nara Sumber tersebut, secara umum yang perlu untuk di kendalikan adalah: 1. 2. 3. 4.



Pencapaian tujuan pembelajaran oleh peserta Sistematika penyajian Kemampuan menyajikan/memfasilitasi proses pembelajaran Ketepatan waktu dalam kehadiran dan penyajian materi



Modul Pengendalian Diklat



37



5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.



Kemampuan dalam memilih dan menggunakan metode pembelajaran Kemampuan dalam memilih dan menggunakan alat bantu pembelajaran Sikap dan perilaku widyaiswara Cara menjawab pertanyaan peserta Penggunaan bahasa Pemberian motivasi kepada peserta Penguasaan materi Penampilan atau kerapihan dalam berpakaian Kerjasama antar widyaiswara



Komponen-komponen tersebut setelah di pantau kemudian dilakukan tindakan pengendalian jika dianggap perlu. Mengendalikan dan mengamati Fasilitator/Nara Sumber diperlukan pendekatan khusus dan tata cara special pula, karena tidaklah mudah untuk mengingatkan seseorang jika melakukan menyimpangan dari tujuan umum pembelajaran saat sedang mengajar/memfasilitasi di depan kelas. Untuk menjawab hal tersebut maka diperlukan pembelajaran tentang komunikasi efektif. Komunikasi efektif akan menimbulkan pengertian, kesenangan, hubungan baik sehingga akan menjadi mudah bagi pengendali diklat untuk melakukan tindakan koreksi.



38



Modul Pengendalian Diklat



C. Pengendalian terhadap Penyelenggara Penyelenggara dan pengendali diklat merupakan tim solid yang harus bekerjasama selama diklat berlangsung. Sebagai Pengendali Diklat, diharuskan mengendalikan diklat mulai dari persiapan, Pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan diklat. Yang harus dilakukan bagi seorang Pengendali diklat bagi penyelenggara antara lain: 1. Standar kinerja, apakah sudah ada 2. Membicarakan tehnik pengendalian 3. Semua surat–surat yang di butuhkan sudah siap. Surat-surat tersebut antara lain: Surat Keputusan (SK panitia beserta uraian tugasnya, SK penugasan peserta, daftar Fasilitator/Nara Sumber berikut surat permohonan, dll). 4. Peserta diklat, meliputi persyaratan peserta, usulan peserta dan hasil seleksi peserta. Pengendali Diklat (MoT) dalam hal ini tidak hanya memantau peserta dari inputnya saja tetapi dalam proses dan output dari pelaksanaan diklat itu sendiri. 5. Evaluasi. Apakah dipersiapkan?



bahan



evaluasi



sudah



Evaluasi yang dimaksud adalah: Evaluasi terhadap tingkat perkembangan peserta diklat dalam Modul Pengendalian Diklat



39



penguasaan KSA (Knowledge, Skill, Attitude) sebelum maupun setelah mengikuti proses pembelajaran. Apakah bahan pre test dan post test sudah dipersiapkan?.



Latihan Pernahkah saudara bertugas sebagai seorang Pengendali Diklat (M0T)?. Jika sudah ber pengalaman, pengalaman apa yang pernah saudara peroleh selamat menjalankan tugas tersebut?. Diskusikan dengan kelompok saudara dan tuliskan pada kertas plipchart. Apabila belum pernah!, bayangkanlah saudara lakukan kegiatan tersebut kemudian presentasikan di depan kelas.



Evaluasi 1. Bermanfaatkah BLC jika dilaksanakan pada saat pembukaan pelatihan menurut saudara?. 2. Apa yang dimaksud dengan pengelolaan kelas?. 3. Pada akhir sesi pembelajaran,seorang Pengendali Diklat sebaiknya mengucapkan terimakasih bagi Fasilitator/Nara sumber, bagaimana menurut pendapat saudara?. 40



Modul Pengendalian Diklat



Pokok Bahasan 3: Melakukan Pengendalian Evaluasi Diklat Istilah pengendalian (pemantauan) dan evaluasi sering sekali dipertukarkan pemakainnya, kadang kala disalah artikan. Untuk memperjalas maka sebaiknya dijelaskan apa sebenarnya yang dimaksudkan dengan evaluasi atau sering disebut dengan penilaian dalam konteks diklat. Pengertian evaluasi/penilaian dapat dicermati dari beberapa pakar dibawah ini (Dalam Modul MOT LAN): 1. Proses sistematis untuk menentukan atau membuat keputusan sampai sejauh manankah tujuan-tujuan pembelajaran yang telah dicapai oleh peserta (Norman E.Gronlund,1996) 2. Suatu studi yang didesian untuk menentukan keefektifan kerja dalam kegiatan dengan aktifitas individu maupun anggota kelompok masyarakat atau program itu sendiri dengan memperhitungkan ide-ide subjektif atas pihak penilai berkenaan dengan adanya perubahan-perubahan kuantitatif dan kualitatif (Edward smith) 3. Proses untuk menguji suatu objek atau aktifitas tertentu untuk keperluan pangambilan keputusan 4. Penggunaan data yang dikumpulkan untuk menilai sampai sejauh mana tujuan telah dicapai. 5. Evaluasi adalah penfsiran penilaian terhadap pertumbuhan dan kemajuan komponen/aspek yang Modul Pengendalian Diklat



41



dinilai untuk mendapatkan data/informasi pembuktian yang akan menunjukkan sampai dimana tingkat kemampuan dan keberhasilan dalam pencapaian ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Dari pengertian diatas jelas bahwa terdapat perbedaan yang signifikan antara evaluasi dan pemantauan diklat. Dalam penyelenggaraan diklat, penilaian memiliki peranan yang sangat penting sebagai sarana untuk mengetahui atau mengukur prestasi dalam diklat, serta mengikuti dan mengukur tingkat efisiensi atau efektifitas diklat. Kegiatan evaluasi diklat dapat dijadikan sarana untuk mengendalikan diklat. Oleh karena itu dapat juga dikatakan bahwa, evaluasi adalah kegiatan lanjutan dari pemantauan. Data yang telah terkumpul digunakan sebagai dasar untuk menilai sejauhmana pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan, serta mempertimbangkan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Agar pelaksanaan evaluasi dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Valid, harus menilai terhadap apa yang seharusnya diukur dengan menggunakan alat yang dapat dipercaya, tepat, atau saih. Artinya penilaian harus memberikan informasi yang akurat tentang hasil belajar peserta diklat. Misalnya apabila pembelajaran menggunakan pendekatan eksperimen, maka kegiatan melakukan eksperimen harus menjadi salah satu objek yang dinilai. 42



Modul Pengendalian Diklat



2. Objektif dan adil, tidak berat sebelah dalam memberikan penilaian dan pengukuran terhadap aspek-aspek pelaksanaan diklat yang dinilai. 3. Menyeluruh, menilai dan mengukur semua aspek-aspek diklatnya 4. Berorientasi pencapaian kurikulum.



pada kompetensi, harus menilai kompetensi yang dimaksud dalam



5. Tepat waktu, artinya penilaian dan pengukuran dilakukan sesuai dengan waktu pelaksanaannya. Jika evaluasi dilakukan jauh setelah waktu pelaksanaan berlangsung, maka kemungkinana perbaikan atau tindakan koreksi yang perlu dilakukan sudah terlambat 6. Efisien, artinya evaluasi yang dilakukan menghambur-hamburkan biaya yang tidak perlu.



tidak



Adapun tugas Pengendali Diklat dalam mengevaluasi diklat yang di kendalikannya, adalah: 1. Evaluasi terhadap peserta Evaluasi bagi peserta dilakukan adalah untuk menilai sejauhmana kemampuan peserta sebelum dan setelah pelatihan berjalan. Ada beberapa jenis evaluasi yang bisa dilakukan untuk peserta, antara lain adalah:  Evaluasi awal atau pre-test, adalah penilaian dengan tujuan untuk mengetahui sejauhmana materi yang akan diberikan dalam pembelajaran tersebut telah Modul Pengendalian Diklat



43



dikuasai oleh calon peserta diklat. Dengan demikian Fasilitator/Nara Sumber dapat dengan mudah untuk memulai pembelajaran.  Evaluasi akhir atau post test, adalah test yang dilaksanakan pada akhir pembelajaran. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah semua materi penting telah dikuasi peserta diklat atau apakah telah ada peningkatan pengetahuan setelah mengikuti pembelajaran. Untuk itu post-test biasanya sama dengan pre-test. Kesimpulan sementara apabila hasil posr-test lebih baik (sesuai kriteria yang ditetapkan) dari pre-test, maka pembelajaran tersebut berhasil, dan sebaliknya.  Evaluasi formatif, adalah penilaian yang dilaksanakan pada saat program berlangsung. Penilaian formatif berorientasi kepada proses belajar mengajar. Jika hasil penilaian formatif kurang baik, maka Fasilitator/Nara Sumber dapat memperbaiki strategi pembelajaran. Jika ada materi/bagian ang belum dikuasai maka sebelum dilanjutkan pada pokok bahasan/materi baru, Fasilitator harus mengulangi materi yang belum dikuasai peserta tersebut.  Penilaian Sumatif, adalah penilaian yang dilaksanakan pada akhir program setelah semua materi pembelajaran selesai. Tujuannya adalah untuk mengetahui hingga seberapa besar tingkat penguasaan materi/hasil oleh para peserta diklat. 44



Modul Pengendalian Diklat



Penilaian ini berorientasi kepada produk bukan kepada proses. Sebagaimana diketahui bahwa seorang Pengendali Diklat (MoT) tidak hanya bertugas sebagai pengendali belaka, namun lebih jauh sesungguhnya Pengendali Diklat adalah juga sebagai catalist, process helper, resources linker dan linkager bagi peserta, OC, fasilitator/ narasumber juga. Maka refleksi serta jutnal adalah salah satu alat evaluasi/penilaian yang terbaik untuk mengukur keberhasilan/kemajuan diklat selain beberapa penilaian diatas.



Evaluasi terhadap Fasilitator/Nara Sumber Hal-hal yang perlu untuk di perhatikan adalah:  Tujuan mata diklat yang diajarkan apakah sudah sesuai dengan kurikulum?. Jika telah sesuai dengan Bloom ( kognitif, afektif, dan psikomotorik) maka aspek yang dinilai harus sesuai dengan sasaran pembelajaran tersebut.  Metode evaluasi yang digunakan harus sesuai dengan jenis aspek yang dinilai. Untuk memiliki ketrampilan misalnya dapat digunakan metode observasi. Dalam pelaksanaan metode observasi yang perlu dipersiapkan ialah pedoman observasi dan blanco untuk mencatat hasil-hasil observasi. Modul Pengendalian Diklat



45



Kadang kala alat evaluasi (instrument) sudah tersedia, namun apabila belum ada , maka Fasilitator/Nara Sumber harus menyusunnya terlebih dahulu. Alat evaluasi merupakan hal yang penting yang akan digunakan dalam proses evaluasi, sebab tepat tidaknya data yang diperoleh tergantung oleh alat evaluasi yang digunakan.  Kriteria yang akan digunakan, misalnya dalam evaluasi hasil belajat dapat digunakan skala empat, skala sepuluh dan skala seratur.  Frekuensi evaluasi, artinya berapa kalikah evaluasi itu dilaksanakan dalam suatu pembelajaran. Frekuansi evaluasi selalu dikaitkan dengan tujuan pembelajaran yang hendak dicapai. Misalkan kalau suatu pembelajaran terdiri dari empat materi maka evaluasi terhadap pembelajaran tersebut paling sedikit dilaksanakan setiap dari satu materi. 2. Evaluasi terhadap penyelenggara. Penyelenggara setiap diklat juga harus dievaluasi. Pada dasarnya penyelenggara akan dievaluasi oleh peserta diklat. Hal-hal yang perlu dievaluasi bagi penyelenggara adalah:  Komponen-komponen yang terkait dengan kondisi dan lokasi tempat pelatihan, antara lain: Efektifitas penyelenggara, Relevansi program diklat dengan pelaksanaan tugas, Persiapan dan ketersediaan sarana diklat, Hubungan peserta dengan 46



Modul Pengendalian Diklat



penyelenggara diklat, Hubungan antar peserta, Pelayanan Kesekretariatan, Kebersihan & kenyamanan ruang kelas, Kebersihan & kenyamanan auditorium, Kebersihan & kenyamanan ruang makan, Kebersihan & kenyamanan asrama, Kebersihan Toilet, Kebersihan halaman, Pelayanan Petugas resepsionis, Pelayanan petugas ruang makan, dan sebagainya yang sesuai dengan kebutuhan dari pada diklat itu sendiri.  Komponen lain yang yang perlu untuk di evaliasi dengan cara pertanyaan terbuka, adalah:  Yang dirasakan menghambat selama diklat.  Pengendali Diklat (MoT) yang ditugaskan.  Sarana dan prasarana  Yang dirasakan membantu  Materi yang paling relevan  Materi yang kurang relevan Jika evaluasi yang diperoleh kurang memuaskan, maka penyelenggara harus segera memperbaikinya untuk pelatihan selanjutnya.



Modul Pengendalian Diklat



47



Latihan 1. Jika hasil pre-test peserta sangat jelak, sebagai seorang Pengendali Diklat (MoT), apa yang akan saudara lakukan di dalam kelas. 2. Seorang Fasilitator/Nara Sumber dalam memberikan materi ternyata tidak sesuai dengan tujuan pembelajaran dalam kurikulum, apa yang akan tindakan apa yang akan segera saudara lakukan. 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tes formatif dalam pembelajaran 4. Tes observasi penilaian mendekati kebenaran, diskusikan!.



48



Modul Pengendalian Diklat



VII. RANGKUMAN



1. Kegiatan pemantauan diklat merupakan salah satu kegiatan dari pengendalian diklat. Kegiatan yang dilaksanakan adalah mengumpulkan, meng klasifikasikan, dan mendiskripsikan data. Pemantauan kegiatannya merupakan kegiatan apa adanya sesuai dengan yang ada. Apabila dijumpai penyimpangan-penyimpangan dicatat dan sabagai bahan untuk melakukan tindakan koreksi. Agar kegiatan pemantauan dapat berjalan secara maksimal perlu memperhatikan prinsip-prinsip pemantauan yakni:  Pemantauan dilaksanakan secara kesinambungan dan terus menerus.  Mendeskripsikan apa adanya.  Selalu didukung oleh data yang akurat  Menggunakan alat pencatat dan pelaporan  Terencana dan sistematis  Dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk.



ber



2. Pengendalian terhadap peserta dilakukan atas 3 tahapan yaitu: pengendalian pada pra pelatihan (proses periapan), pengendalian pada saat diklat berlangsung dan pada saat diklat selesai. 3. Pengendalian terhadap Fasilitator/Nara Sumber sesuai dengan komponen-komponen kualitas



Modul Pengendalian Diklat



49



seorang Fasilitator, yang dilakukan menggunakan komunilasi efektif



dengan



4. BLC dan refleksi salah satu cara dalam upaya pendekatan bagi seorang Pengendali Diklat untuk melaksanakan tugasnya sebagai seorang pengendali sampai diklat selesai. 5. Evaluasi adalah suatu tindakan atau suatu proses untuk menentukan nilaidari suatu program. 6. Evaluasi mempunyai fungsi untuk mengetahui seberapa jauh hasil yang telah dicapai dalam proses pembelajaran. 7. Evaluasi terhadap peserta diklat merupakan penilaian yang harus dilakukan untuk mengetahui kompetensi dari peserta tersebut.



50



Modul Pengendalian Diklat



VIII. DAFTAR PUSTAKA 1. Pedoman Pengendali diklat,Pusdiklat Aparatur Badan PPSDM Kementrian Kesehatan,2012 2. Pengantar Manajemen, Ernie Tisnawati Kurniawan Saefullaf, Kencana Jakarta, 2006.



&



3. Modul MOT LAN RI, Jakarta 4. Modul Evaluasi Belajar Diklat Cawid, LAN RI, Jakarta 5. Modul TOC LAN RI, Jakarta



Modul Pengendalian Diklat



51



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I I N T I 5 E VA L U A S I P E N Y E L E N G G A R A A N D I K L AT



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI INTI 5 EVALUASI PENYELENGGARAAN DIKLAT



I. DESKRIPSI SINGKAT Evaluasi proses pelatihan merupakan tahap yang perlu dilakukan untuk menentukan kualitas diklat. Dengan adanya evaluasi kita akan menemukan kelebihan dan kekurangan dari proses pembelajaran yang telah dilakukan. Modul ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap peserta pelatihan mengenai evaluasi proses pelatihan Metode yang digunakan dalam modul ini adalah curah pendapat, ceramah tanya jawab, dan latihan.



II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mengikuti sesi ini mengevaluasi diklat.



peserta



mampu



B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti sesi ini peserta mampu: 1. Menjelaskan model evaluasi diklat 2. Menjelaskan langkah-langkah evaluasi diklat 3. Mengevaluasi peserta, fasilitator, dan proses diklat



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



1



II. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN A. Model Evaluasi Pelatihan 1. Tujuan Evaluasi 2. Model Evaluasi B.



Langkah-langkah Evaluasi Pelatihan 1. Persiapan Evaluasi atau Penyusunan Desain Evaluasi 2. Pengembangan Instrumen 3. Pengumpulan dan Analisis Data serta Penafsirannya 4. Penyusunan Laporan



C.



Evaluasi Terhadap Peserta, Fasilitator, dan Proses Pelatihan 1. Evaluasi Terhadap Peserta Pelatihan 2. Evaluasi Terhadap Fasilitator 3. Evaluasi Terhadap Proses Pelatihan



III. BAHAN BELAJAR IV. LANGKAH-LANGKAH/ PROSES PEMBELAJARAN Langkah 1: Perkenalan 1. Fasilitator memperkenalkan diri dan menyampaikan tujuan pembelajaran. 2. Fasilitator mengajak peserta untuk berpartisipasi aktif dalam proses pembelajaran.



Langkah 2: Membahas pokok bahasan 1 dan 2 1. Fasilitator mulai dengan curah pendapat, menggali pendapat/pemahaman peserta tentang Model Evaluasi



2



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Pelatihan dan Langkah-langkah dalam evaluasi pelatihan 2. Secara singkat fasilitator menyampaikan penjelasan materi dengan menayangkan bahan presentasi, serta menghubungkan dengan pendapat yang dikemukakan oleh peserta. Dengan demikian peserta merasa dihargai dan didengar, walaupun pendapatnya berbeda. 3. Berikan kesempatan peserta untuk mengajukan pertanyaan dan berikan jawaban/ klarifikasi. Untuk meningkatkan partisipasi peserta, sebelum fasilitator menjawab pertanyaan, dapat diminta peserta lain untuk menjawab dahulu. Langkah 3: Membahas pokok bahasan 3 1. Fasilitator mulai dengan curah pendapat, menggali pendapat/pemahaman peserta tentang Evaluasi terhadap Peserta, Fasilitator dan Proses Pelatihan 2. Secara singkat fasilitator menyampaikan penjelasan materi dengan menayangkan bahan presentasi, serta menghubungkan dengan pendapat yang dikemukakan oleh peserta. Dengan demikian peserta merasa dihargai dan didengar, walaupun pendapatnya berbeda. 3. Berikan kesempatan peserta untuk mengajukan pertanyaan dan berikan jawaban/ klarifikasi. Untuk meningkatkan partisipasi peserta, sebelum fasilitator menjawab pertanyaan, dapat diminta peserta lain untuk menjawab dahulu.



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



3



Langkah 4 : Penugasan 1. Fasilitator membagi peserta dalam 5-6 kelompok. Kepada setiap kelompok di tugaskan untuk merancang dan menyusun instrumen evaluasi terhadap fasilitator dan proses pelatihan (Petunjuk diskusi terlampir). 2. Setiap kelompok menuliskan hasil diskusinya di laptop. 3. Fasilitator meminta setiap kelompok mempresentasikan hasilnya dan peserta dari kelompok lain diminta untuk memberi tanggapan. Setelah semua selesai, fasilitator membuat rangkuman Langkah 5: Rangkuman dan Penutup 1. Fasilitator memandu peserta untuk membuat rangkuman dari sesi yang sudah dibahas. 2. Fasilitator menegaskan kembali pentingnya rancangan proses pelatihan agar pelatihan dapat berjalan dengan sukses. 3. Fasilitator menutup sesi dengan mengucapkan terima kasih dan salam.



4



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



V. URAIAN MATERI Rancangan evaluasi pelatihan merupakan suatu gambaran panduan dalam proses pengambilan keputusan untuk memberikan nilai [scoring] dengan menggunakan informasi dari berbagai komponen pelatihan yang diperoleh melalui pengukuran hasil belajar, proses pembelajaran dan penunjang pembelajaran dengan menggunakan instrumen tes ataupun non tes. Evaluasi Pelatihan digunakan sebagai panduan dalam mengukur tingkat keberhasilan pencapaian TPU & TPK, umpan balik perbaikan proses pembelajaran, pedoman penentuan Passing grade dan posisi peringkat, dan sebagai dasar untuk menyusun laporan keberhasilan pelatihan. Pokok Bahasan 1: Model Evaluasi Pelatihan



Perkembangan bisnis dan persaingan antar organisasi dewasa ini bergerak dengan cepat dan dinamis. Program pelatihan dan pengembangan (training and development) sebagai bagian integral dari proses pengembangan SDM menjadi penting dan strategis dalam mendukung visi dan misi organisasi. Untuk menjamin kualitas penyelenggaraan program pelatihan, maka diperlukan suatu fungsi kontrol yang dikenal dengan evaluasi. Evaluasi pelatihan memiliki fungsi sebagai pengendali proses dan hasil program pelatihan sehingga akan dapat dijamin suatu program pelatihan yang sistematis, efektif dan efisien. Evaluasi pelatihan merupakan suatu proses Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



5



untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dalam program pelatihan. Evaluasi pelatihan lebih difokuskan pada peninjauan kembali proses pelatihan dan menilai hasil pelatihan serta dampak pelatihan yang dikaitkan dengan kinerja SDM. Stufflebeam dan Guba (1974) mengemukakan bahwa The purpose of evaluation is to provide information to aid decision making at several levels in the implementation of a program” A. Tujuan Evaluasi Djuju Sudjana (2006) menyatakan berbagai macam tujuan evaluasi, yaitu: 1. Memberikan masukan untuk perencanaan program 2. Memberikan masukan untuk kelanjutan, perluasan, dan penghentian program 3. Memberi masukan untuk memodifikasi program 4. Memperoleh informasi tentang faktor pendukung dan penghambat program. 5. Memberi masukan untuk motivasi dan Pembina pengelola dan pelaksana program 6. Memberi masukan untuk memahami landasan keilmuan bagi evaluasi program. B. Model Evaluasi Beberapa model evaluasi pelatihan antara lain : 1. Model CIPP 2. Model Empat level 3. Model ROTI (Return On Training investment),



6



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Model CIPP Model CIPP merupakan model untuk menyediakan informasi bagi pembuat keputusan, jadi tujuan evaluasi ini adalah untuk membuat keputusan. Komponen model evaluasi ini adalah konteks, input, proses dan produk. Komponen dalam model evaluasi ini sebagai berikut: 1. Context (Konteks) Konteks berfokus pada pendekatan sistem dan tujuan, kondisi aktual, masalah-masalah dan peluang yang melayani pembuatan keputusan dari perencanaan program yang sedang berjalan, berupa diagnostik yakni menemukan kesenjangan antara tujuan dengan dampak yang tercapai. 2. Input (masukan) Input (Masukan) berfokus pada kemampuan sistem, strategi pencapaian tujuan, implementasi disain dan cost -benefit dari rancangan yang melayani pembuatan keputusan tentang perumusan tujuan-tujuan operasional. 3. Process (proses) Process (Proses) memiliki fokus lain yaitu menyediakan informasi untuk membuat keputusan day to day decision making untuk melaksanakan program, membuat catatan atau “record”, atau merekam pelaksanaan program dan mendeteksi atau pun meramalkan pelaksanaan program. 4. Product (Produk)



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



7



Product (Produk) berfokus pada mengukur pencapain tujuan selama proses dan pada akhir program. Model Empat level Merupakan model evaluasi pelatihan yang dikembangkan pertama kali oleh Donald. L. Kirkpatrick (1959) dengan menggunakan empat level dalam mengkategorikan hasil-hasil pelatihan. Empat level tersebut adalah : 1. Reaksi Reaksi dilakukan untuk mengukur tingkat reaksi yang didisain agar mengetahui opini dari para peserta pelatihan mengenai program pelatihan. 2. Pembelajaran Pembelajaran mengetahui sejauh mana daya serap peserta program pelatihan pada materi pelatihan yang telah diberikan. 3. Perilaku Perilaku diharapkan setelah mengikuti pelatihan terjadi perubahan tingkah laku peserta (karyawan) dalam melakukan pekerjaan. 4. Hasil Hasil untuk menguji dampak pelatihan terhadap kelompok kerja atau organisasi secara keseluruhan.



8



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Model ROTI (Return On Training Investment ) Model ROTI yang dikembangkan oleh Jack Phillips merupakan level evaluasi terakhir untuk melihat costbe nefit setelah pelatihan dilaksanakan. Kegunaan model ini agar pihak manajemen perusahaan melihat pelatihan bukan sesuatu yang mahal dan hanya merugikan pihak keuangan, akan tetapi pelatihan merupakan suatu investasi. Sehingga dapat dilihat dengan menggunakan hitungan yang akurat keuntungan yang dapat diperoleh setelah melaksanakan pelatihan, dan hal ini tentunya dapat memberikan gambaran lebih luas, apabila ternyata dari hasil yang diperoleh ditemukan bahwa pelatihan tersebut tidak memberikan keuntungan baik bagi peserta maupun bagi perusahaan. Dapat disimpulkan bahwa model evaluasi ini merupakan tambahan dari model evaluasi Kirkpatrick yaitu adanya level ROTI (Return On Training Investment), pada level ini ingin melihat keberhasilan dari suatu program pelatihan dengan melihat dari Cost- Benefit-nya, sehingga memerlukan data yang tidak sedikit dan harus akurat untuk menunjang hasil dari evaluasi pelatihan yang valid. Penerapan model evaluasi empat level dari Kirkpatrick dalam pelatihan dapat diuraikan dengan persyaratan yang diperlukan sebagai berikut:



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



9



Level 1: Reaksi Evaluasi reaksi ini sama halnya dengan mengukur tingkat kepuasan peserta pelatihan. Komponenkomponen yang termasuk dalam level reaksi ini yang merupakan acuan untuk dijadikan ukuran. Komponen-komponen tersebut berikut indikatorindikatornya adalah: 1. Instruktur/pelatih. Dalam komponen ini terdapat hal yang lebih spesifik lagi yang dapat diukur yang disebut juga dengan indikator. Indikator-indikatornya adalah kesesuaian keahlian pelatih dengan bidang materi, kemampuan komunikasi dan ketermapilan pelatih dalam mengikut sertakan peserta pelatihan untuk berpartisipasi. 2. Fasilitas pelatihan. Dalam komponen ini, yang termasuk dalam indikator-indikatornya adalah ruang kelas, pengaturan suhu di dalam ruangan dan bahan dan alat yang digunakan. Jadwal pelatihan. Yang termasuk indikator-indikator dalam komponen ini adalah ketepatan waktu dan kesesuaian waktu dengan peserta pelatihan, dan kondisi belajar. 3. Media pelatihan. Dalam komponen ini, indikator-indikatornya adalah kesesuaian media dengan bidang materi yang akan diajarkan yang mampu berkomunikasi



10



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



dengan peserta dan menyokong instruktur/ pelatihan dalam memberikan materi pelatihan. 4. Materi Pelatihan. Yang termasuk indikator dalam komponen ini adalah kesesuaian materi dengan tujuan pelatihan, kesesuaian materi dengan topik pelatihan yang diselenggarakan. 5. Konsumsi selama pelatihan berlangsung. Yang termasuk indikator di dalamnya adalah jumlah dan kualitas dari makanan tersebut. 6. Pemberian latihan atau tugas. Indikatornya adalah peserta diberikan soal. 7. Studi kasus. Indikatornya adalah memberikan kasus kepada peserta untuk dipecahkan. 8. Handouts Dalam komponen ini indikatornya adalah berapa jumlah handouts yang diperoleh, apakah membantu atau tidak. Level 2: Pembelajaran Pada level ini evaluasi dilakukan untuk mengetahui sejauh mana daya serap peserta program pelatihan pada materi pelatihan yang telah diberikan, dan juga dapat mengetahui dampak dari program pelatihan



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



11



yang diikuti para peserta dalam hal peningkatan knowledge, skill dan attitude mengenai suatu hal yang dipelajari dalam pelatihan. Pandangan yang sama menurut Kirkpatrick, bahwa evaluasi pembelajaran ini untuk mengetahui peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang diperoleh dari materi pelatihan. Oleh karena itu diperlukan tes guna utnuk mengetahui kesungguhan apakah para peserta mengikuti dan memperhatikan materi pelatihan yang diberikan. Dan biasanya data evaluasi diperoleh dengan membandingkan hasil dari pengukuran sebelum pelatihan atau tes awal (pretest) dan sesudah pelatihan atau tes akhir (post-test) dari setiap peserta. Pertanyaan-pertanyaan disusun sedemikian rupa sehingga mencakup semua isi materi dari pelatihan. Level 3: Perilaku Pada level ini, diharapkan setelah mengikuti pelatihan terjadi perubahan tingkah laku peserta (karyawan) dalam melakukan pekerjaan. Dan juga untuk mengetahui apakah pengetahuan, keahlian dan sikap yang baru sebagai dampak dari program pelatihan, benar-benar dimanfaatkan dan diaplikasikan di dalam perilaku kerja sehari-hari dan berpengaruh secara signifikan terhadap peningkatan kinerja/ kompetensi di unit kerjanya masing-masing.



12



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Level 4: Hasil Hasil akhir tersebut meliputi, peningkatan hasil produksi dan kualitas, penurunan harga, peningkatan penjualan. Tujuan dari pengumpulan informasi pada level ini adalah untuk menguji dampak pelatihan terhadap kelompok kerja atau organisasi secara keseluruhan. Sasaran pelaksanaan program pelatihan adalah hasil yang nyata yang akan disumbangkan kepada perusahaan sebagai pihak yang berkepentingan. Walaupun tidak memberikan hasil yang nyata bagi perusahan dalam jangka pendek, bukan berarti program pelatihan tersebut tidak berhasil. Ada kemungkinan berbagai faktor yang mempengaruhi hal tersebut, dan sesungguhnya hal tersebut dapat dengan segera diketahui penyebabnya, sehingga dapat pula sesegera mungkin diperbaiki.



Evaluasi: 1. Sebutkan dan jelaskan model evaluasi? 2. Model evaluasi apa menurut Saudara cocok untuk evaluasi penyelenggaraan diklat yang dilakukan



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



13



Pokok Bahasan 2: Langkah-Langkah Evaluasi Pelatihan Secara logis dan sistematis langkah-langkah pelaksanaan evaluasi pelatihan sebagai berikut. A. Persiapan Evaluasi atau Penyusunan Desain Evaluasi



Pada langkah ini terdapat tiga kegiatan pokok yang berkaitan dengan pelaksanaan evaluasi yaitu: menentukan tujuan atau maksud evaluasi, merumuskan informasi yang akan dicari atau memfokuskan evaluasi dan menentukan cara pengumpulan data. Rinciannya sebagai berikut: 1. Menentukan Tujuan/Maksud Evaluasi Beberapa kriteria yang digunakan dalam merumuskan tujuan evaluasi adalah: a. Kejelasan, b. Keterukuran, c. Kegunaan dan kemanfaatan, d. Relevansi dan kesesuaian atau compatibility. Jadi tujuan evaluasi harus jelas, terukur, berguna, relevan dan sesuai dengan kebutuhan pengembangan program diklat. 2. Merumuskan Informasi atau Memfokuskan Evaluasi: Merumuskan Pertanyaan Evaluasi dan Menentukan Jenis Informasi yang akan Dicari Dalam merumuskan pertnayaan evaluasi harus berdasarkan kepada tujuan evaluasi. Terdapat



14



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



beberapa metode dalam merumuskan pertanyaan evaluasi yaitu: a. Menganalisis objek b. Menggunakan kerangka teoritis c. Memanfaatkan keahlian dan pengalaman dari luar d. Berinteraksi dengan sponsor atau audien kunci e. Mendefinisikan tujuan evaluasi f. Membuat pertanyaan tambahan atau bonus 3. Menentukan Cara Pengumpulan Data Pada langkah ini ditentukan metode evaluasi yang ditempuh, misalnya survei atau yang lain, ditentukan pula pendekatan dalam pengumpulan data. Terdapat beberapa prosedur pengumpulan data dengan pendekatan kuantitatif, yaitu observasi, tes, survei atau survei dengan kuisioner.



B. Pengembangan Instrumen



Setelah metode pengumpulan data ditentukan, selanjutnya ditentukan pula bentuk instrumen yang akan digunakan serta kepada siapa instrumen tersebut ditujukan (respondennya). Kemudian, segera dapat dikembangkan butir-butir instrumen. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh instrumen evaluasi sebagai berikut: 1. Validitas Validitas adalah keabsahan instrumen dalam mengukur apa yang seharusnya diukur.



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



15



2.



3.



4.



5.



6.



Reliabilitas Reliabilitas adalah ketetapan hasil yang diperoleh, misalnya bila melakukan pengukuran dengan orang yang sama dalam waktu yang berlainan atau orang yang lain dalam waktu yang sama. Objektivitas Tujuan dari objektifitas ini adalah supaya penerjemahan hasil pengukuran dalam bilangan atau pemberian skor tidak terpengaruh oleh siapa yang melakukan. Standarisasi Instrumen evaluasi harus distandarisasi, karena memiliki karakteristik umum seperti item tersusun secara sistematis dan terstuktur, kemudian petunjuk khusus pengisian dan pengolahan diberikan dengan jelas, dan disertai pula oleh penunjuk tentang bagaimana kerahasiaan informasi dijaga. Relevansi Seberapa jauh dipatuhinya ketentuan-ketentuan atau kriteria yang telah ditetapkan untuk memilih berbagai pertanyaan agar sesuai dengan maksud instrumen. Mudah digunakan Instrumen tersebut hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga mudah digunakan.



C. Pengumpulan dan Analisis Data serta Penafsirannya



Merupakan tahapan pelaksanaan dari apa yang telah dirancang pada langkah pertama sampai kedua. Pada langkah ini sudah mulai untuk terjun ke lapangan



16



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



mengimplementasikan disain yang telah dibuat, mulai dari mengumpulkan dan menganalisis data, menginterpretasikan, dan menyajikannya dalam bentuk yang mudah dipahami dan komunikatif. 1.



Mengumpulkan Data Dalam melakukan pengumpulan data ini dilakukan dengan berbeda-beda pada tiap masing-masing level. Pada level reaksi data yang dikumpulkan berupa data kuantitatif dengan menggunakan metode survey melalui kuisioner. Kemudian pada level pembelajaran data yang dikumpulkan berupa data kuantitatif dengan menggunakan metode survey berupa tes. Selanjutnya pada level tingkah laku, data yang dikumpulkan melalui observasi atau dapat juga dengan rencana aktifitas (Action Plan) yaitu rencana tahapan tindakan yang akan dilakukan oleh peserta pelatihan dalam mengimplementasikan hasil pelatihan yang telah diikuti, dalam hal ini para peserta harus mempunyai sautu sasaran peningkatan kinerja/kompetensi yang bersangkutan dalam unit kerja masing-masing yang kemudian diukur dengan mengunakan patokan kinerja/kompetensi yang bersangkutan. Kemudian yang terakhir, yaitu pada level keempat level hasil atau dampak, pada data yang dikumpulkan dapat melalui atasan, peserta pelatihan, bawahan atau rekan kerja (client).



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



17



2.



Menganalisis Data dan Menafsirkannya Setelah data yang diperlukan sudah terkumpul, maka langkah berikutnya adalah dianalisis ditafsirkan berdasarkan hasil data yang telah berhasil didapatkan.



D. Penyusunan Laporan



Melaporkan merupakan langkah terakhir kegiatan evaluasi pelatihan. Laporan disusun dengan kesepakatan yang telah disepakati. Langkah terakhir evaluasi ini erat kaitannya dengan tujuan diadakannya evaluasi. Langkah-langkah tersebut dapat dengan digunakan untuk menjawab sejauh mana evaluasi pelatihan yang akan dilakukan dan bagaimana pelaksanaan proses pelatihan dari awal hingga akhir sehingga memberikan hasil untuk improvisasi pada pelatihan-pelatihan selanjutnya.



Evaluasi: 1. Apa yang dilakukan pada saat persiapan evaluasi penyelenggaraan diklat 2. Langkah akhir dalam evaluasi penyelenggaraan apa jelaskan



18



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Pokok



Bahasan



3:



Evaluasi Terhadap Peserta, Fasilitator/Pelatih, Dan Proses Pembelajaran



Ruang lingkup evaluasi yang dilakukan oleh seorang MOT adalah: A. Evaluasi Terhadap Peserta Pelatihan Langkah-langkah dalam mengevaluasi peserta pelatihan: 1. Mempelajari dan memilih bahan (jika fasilitator memberikan bahan) atau Mempelajari materi yang disampaikan dan menentukan bahan (jika fasiliatator tidak memberikan bahan) 2. Mendisain dan merakit soal/ test 3. Membantu penyelenggara dalam pelaksanaan 4. Mengolah nilai hasil evaluasi 5. Menginterpretasikan nilai (skoring & grading) 6. Membuat laporan hasil evaluasi Rancangan Instrumen Evaluasi Peserta Pelatihan



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



19



Sasaran Evaluasi Terhadap Peserta Pelatihan



What they feel



What they know What they do



Pengukuran Domain Kognitif Jenis-jenis evaluasi kognitif antara lain : 1. Pre-Post Test 2. Formative Test 3. Sumative Test



20



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



1. Pre-Post Test Tujuan Test:  Mengetahui hasil pembelajaran secara ratarata kelas dan hasilnya dapat dianggap sebagai hasil penyelenggaraan pelatihan.  Mengetahui tingkat perkembangan masingmasing peserta Prose: a. Menghitung prosentase rata-rata kenaikan nilai yang didapat melalui tes sebelum dan sesudah pembelajaran, b. Jika perlu lakukan uji t-test, dengan anggapan selisih kenaikan nilai sebagai hasil pembelajaran pada diklat yang diselenggarakan c. Perakitan soal disusun secara komprehensif yang mewakili seluruh materi yang akan/ telah dipelajari (dangkal tapi luas) d. Untuk mengetahui tingkat perkembangan, soal yang digunakan pada waktu post test di kembangkan/ diperdalam jenjang domainnya 2. Formative Test Tujuan Test: Mengetahui tingkat perkembangan dan daya serap pembelajaran yang dapat dilihat melalui butir–butir soal yang dapat dijawab dengan benar. Proses: a. Dilakukan di tengah-tengah pada diklat yang lebih dari 3 minggu



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



21



b. Perakitan soal memenuhi seluruh TPK pada materi inti yang disusun dengan tingkat kesulitan bervariasi (30% mudah, 50% sedang, 20% sulit) c. Memeriksa nilai rata-rata, tertinggi, terendah, modus dan lakukan uji “difficulty index” untuk mengetahui tingkat kesulitan soal/ test d. Jika hasil tes negatif, perlu meninjau ulang beberapa aspek yang dianggap dapat mempengaruhi proses pembelajaran, antara lain: metoda, alat bantu, fasilitator, lingkungan pembelajaran dll. e. Lakukan “remedial” khususnya pada pencapaian materi/ TPK terlemah 3. Sumative Test Tujuan Test:  Menentukan kelulusan bagi setiap individu (passing grade) atau mengetahui posisi peringkat setiap pembelajar  Dilakukan pada diklat yang bersertifikasi Kelulusan atau berperingkat Proses: a. Dilakukan pada akhir diklat b. Perakitan soal memenuhi seluruh TPK/U pada materi dasar (15%), inti (70%) dan penunjang (15%) yang disusun dengan tingkat kesulitan bervariasi 20% mudah, 50% sedang, dan 30% sulit/ analisis ) c. Penentuan Batas Kelulusan atau posisi peringkat menggunakan Penilaian Acuan Patokan [PAP]/CRT (Criterion Referenced Test) atau menggunakan Penilaian Acuan



22



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Norma (PAN)/ NRT (Norm Referenced Test) dengan cara mencari nilai Mean, Median, Modus, dan Standar Deviasi. Analisis TPK Pada Domain Kognitif



Jenjang Taksonomi Domain Kognitif      



Pengetahuan (C1) Pemahaman (C2) Penerapan (C3) Analisis (C4) Sintesis (C5) Penilaian (C6)



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



23



Bentuk Instrumen Pengukuran Domain Kognitif



Teknik Penulisan Butir Soal Pengukuran Domain Kognitif 1. Perakitan soal harus mengacu pada kisi–kisi soal yang telah disusun sebelumnya 2. Soal harus valid, mengukur TPK yang telah dibelajarkan 3. Soal ditulis dengan bahasa yang lugas, tegas dan sederhana (tidak menimbulkan pengertian ganda/ salah tafsir) 4. Soal jenis Uraian/ Esai harus dilengkapi dengan “key word” 5. Jika mungkin hindari pernyataan soal yang antagonis, jika terpakasa tulis dalam huruf besar 6. Berikan petunjuk cara mengerjakan



24



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



7. Hindari kesalahan ketik, kalau memang ada cepat adakan ralat Kisi-Kisi Butir Soal Pengukuran Domain Kognitif (Pelatihan Teknik Melatih)



Pengukuran Domain Afektif Analisis TPK pada Domain Afektif



Afektif



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



25



Jenjang Taksonomi Domain Afektif



26



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Kisi-Kisi Butir Soal Pengukuran Domain Afektif Nama Diklat : Mata Diklat : Beban Pelatihan : Jumlah soal : Waktu Penyelesaian :



TPU



Pokok Bahasan



TPK



Tingkah Laku Afektif



Indikator



Butir Pernyataan



Metode dan Alat Ukur Domain Afektif  Mengukur “ apa yang dirasakan “, bukan apa yang diketahui  Metoda pengukuran : Observasi langsung/partisipatif, Wawancara, Angket  Alat Ukur : Chek List, Lembar isian, Lembar panduan, Studi kasus



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



27



Contoh : Alat Ukur Domain Afektif No Pernyataan 1.



Pekerjaan Anda sangat berhubungan erat dengan pembentukan kualitas SDM Indonesia



2.



Sebenarnya Anda lebih betah bekerja di dalam gedung Puskesmas untuk melayani pasien



SS S TS STS TT



3. Pekerjaan Anda tidak memerlukan prinsip kehati-hatian secara ketat 4.



Dst.



28



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Pengukuran Domain Psikomotor Analisis TPK pada Domain Psikomotor



Psikomotor



Jenjang Taksonomi Domain Psikomotor



Komunikasi Non Diskursif Gerakan Terampil Kemampuan Fisik Kemampuan Perseptual Gerakan Fundamental Dasar Gerakan Refleks



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



29



Kisi-Kisi Butir Soal Pengukuran Domain Psikomotor Nama Diklat Mata Diklat Beban Pelatihan Jumlah soal



TPU



Pokok Bahasan



: : : :



TPK



Tingkah Laku Spesifik/ Indikator



Kriteria & Standar



Butir Pernyata An



Waktu Penyelesaian :



30



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Bentuk Instrumen Test Domain Psikomotor Contoh : Memberikan suntikan No



1



2



3



TL/ INDIKATOR



Menyiapkan Alat



Mencuci tangan



KRITERIA & STANDAR



 Alat: Spuit immunisasi BCG, vaksin BCF dalam cold chain, kapas alkohol  Waktu maks: 1 menit  TL: Bekerja dengan prinsip bersih & hati-hati  Alat: Air bersih mengalir, lap bersih  Waktu min: 1 menit  TL: Mencuci tangan sampai pangkal pergelangan memakai sabun dan di lap dengan lap bersih dan kering



HASIL B



S



B



S



B



S



Dst.



Pengolahan dan Interpretasi Nilai Hasil Tes  Pergunakan bantuan Aplikasi software MS Excel untuk menyusun “raw data” : o Nama pembelajar o Jenis nilai o Rumusan pembobotan o dll



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



31



 Pisahkan nilai yang “ekstrim”  Tentukan : Mean, Modus, Max, Min, SD dll  Urutkan berdasarkan peringkat [sort]  Interpretasikan dalam “skoring” atau “grading”  Tentukan Rangking atau kelulusan Batas Kelulusan Penilaian Acuan Norma [ PAN ] :  Batas Lulus Aktual : [ X + 0.25 SD ] X = nilai rata – rata kelas 0.25 = ketetapan SD = standart deviasi [simpangan baku]  Batas Lulus Ideal : [ (0.5 X ) + 0.25 (0.33 X) ] X = rata – rata kelas 0.25 = ketetapan Penilaian Acuan Patokan [ PAP ]  Batas Lulus Purposif : ditentukan batas prosentase nilai minimal dari batas lulus atau ditentukan nilai mutlak terendah



32



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



Analisis Butir Soal Tingkat Kesukaran (Difficulty Index): untuk mengetahui derajat kesukaran pada setiap butir soal



TK



=



Ba + Bb Ja + Jb



Hasil :  TK < 0,35 : Sukar  0,35 < TK < 0,70 : Sedang  TK > 0,70 : Mudah



TK : Tingkat Kesukaran Ba : Jumlah yang menjawab benar dari kelompok atas[27%] Bb : Jumlah yang menjawab benar dari kelompok bawah [27%] Ja : Jumlah lembar jawaban kelompok atas [27%] Jb : Jumlah lembar jawaban kelompok bawah [27%]



Tingkat Daya Pembeda (Difference Index) Untuk mengetahui tingkat daya beda pada setiap butir soal sehingga dapat membedakan yang pandai dan yang kurang pandai. Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



33



Hasil : DP =



 DP > 0,75 : Tinggi  0,50 < DP < 0,75 : Sedang  DP < 0,50 : Rendah



Ba _ Bb Ja



Jb



DP : Indeks Daya Pembeda Ba



:



Bb



:



Ja



:



Jb



:



Jumlah yang menjawab benar dari kelompok atas [27%] Jumlah yang menjawab benar dari kelompok bawah [27%] Jumlah lembar jawaban kelompok atas [27%] Jumlah lembar jawaban kelompok bawah [27%]



B. Evaluasi Terhadap Faslitator/Pelatih 1. Mengamati kesesuaian antara GBPP dan pelaksanaan pembelajaran: a. Materi yang dibahas [harus, perlu, baik] b. Metoda yang digunakan [utama & tambahan, strategi & taktik] c. Media & ABP yg digunakan [utama & tambahan, strategi & taktik] d. Teknik presentasi [interaktif]



34



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



e. Waktu yang digunakan [prosentase/alokasi & efektifitas] 2. Mencatat & membuat rangkuman hasil pengamatan di tiap pembahasan materi C. Evaluasi Terhadap Proses Pembelajaran 1. Pengamatan terhadap : a. Pencapaian TPU & TPK b. Upaya pencapaian TPU & TPK c. Sekwensi Jadual d. Iklim pembelajaran e. Motivasi peserta dlm proses tatap muka, diskusi, penugasan, praktik, dll f. Ketersediaan bahan ajar utama dan penunjang [jenis, kualitas dan kuantitas] 2. Mencatat dan membuat rangkuman hasil pengamatannya sebagai bahan pengambilan keputusan (apakah perlu dikoreksi, modifikasi, atau Remedial)



Evaluasi: 1. Apa komponen evaluasi terhadap peserta 2. Apa komponen evaluasi terhadap fasilitator 3. Apa komponen evaluasi terhadap penyelnyelenggaraan



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



35



VI.



RANGKUMAN Beberapa model evaluasi pelatihan antara lain : Model CIPP, model empat, model ROTI (Return On Training Investment Secara logis dan sistematis langkah-langkah pelaksanaan evaluasi pelatihan sebagai berikut. 1. Persiapan Evaluasi atau Penyusunan Desain Evaluasi 2. Pengembangan Instrumen 3. Pengumpulan dan Analisis Data serta Penafsirannya 4. Penyusunan laporan



Pelaksanaan evaluasi penyelenggaraan dilakukan terhadap peserta, fasilitator dan penyelenggaraan diklat. VII. DAFTAR PUSTAKA 1.



2.



3.



36



Arikunto, Prof. Dr. Suharsimi (2005), Dasar-Dasar Evaluasi Pendidikan, Edisi Revisi, Cetakan Kelima, Jakarta: Bumi Aksara; Atmodiwirio, Soebagio, (1993), Manajemen Training, Pedoman Praktis Bagi Penyelenggara Training, Cet.1, Jakarta: Balai Pustaka; Nana Sudjana, DR (1987), Tuntunan Penyusunan Karya ilmiah Makalah-Skripsi-Tesis-Disertasi, Bandung: Sinar Baru Algensindo; Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



4.



Purwanto, Drs. M.Pd, Atwi Suparman, Prof. Dr. M.Sc., (1999), Evaluasi Program Diklat, Jakarta: SETIA LAN, Press.



Modul Evaluasi Penyelenggaraan Diklat



37



KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA



M AT E R I I N T I 6 PENYUSUNAN LAPORAN P E N Y E L E N G G A R A A N D I K L AT



P E L AT I H A N P E N G E N D A L I P E L AT I H A N TA H U N 2 0 1 9



KEMENTERIAN KESEHATAN RI BADAN PPSDM KESEHATAN PUSDIKLAT APARATUR TAHUN 2019



MATERI INTI 6 PENYUSUNAN LAPORAN PELATIHAN



I. DESKRIPSI SINGKAT Laporan merupakan kegiatan yang sudah dilakukan dalam setiap penyelenggaraan diklat ataupun kegiatan lainnya baik dalam lingkup intansi maupun dalam lingkup yang kecil seperti dalam keluarga. Modul ini akan dibahas tentang konsep dasar laporan, dan penyusunan laporan. Pada pokok bahasan konsep dasar laporan mempelajari pengertian laporan, tujuan penulisan laporan, manfaat laporan, dan ruang lingkup penulisan laporan, sedangkan pada pokok bahasan penyusunan laporan mempelajari langkah-langkah penyusunan laporan dan format laporan. Evaluasi dari materi ini peserta dapat menyusun laporan pelatihan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan evaluasi pelatihan. II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah proses pembelajaran materi ini pembelajar mampu menyusun laporan pengendali diklat. B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah menyelesaikan modul ini pembelajar dapat: 1. Menjelaskan konsep dasar laporan pengendali diklat. 2. Menyusun laporan pengendali diklat.



III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN A. Konsep Dasar Laporan Pengendali diklat. 1. Pengertian laporan 2. Tujuan laporan 3. Manfaat laporan 4. Ruang lingkup laporan B. Penyusunan Laporan Pengendali diklat. 1. Langkah-langkah penyusunan laporan 2. Format laporan IV. BAHAN BELAJAR A. Modul Penyusunan Laporan Pengendali Diklat B. Bahan Tayang C. Lembar diskusi kelompok V. LANGKAH – LANGKAH PROSES PEMBELAJARAN Untuk memperlacar proses pembelajaran, disusunlah langkah-langkah sebagai berikut: A. Langkah 1 1. Kegiatan Fasilitator a. Memperkenalkan diri b. Menyampaikan ruang lingkup bahasan c. Menggali pendapat peserta tentang laporan pengendali Platihan 2. Kegiatan Peserta a. Mempersiapkan diri dan alat tulis yang diperlukan b. Pengemukakan pendapat atas pertanyaan fasilitator



c. Mendengar dan mencatat hal-hal yang dianggap penting B. Langkah 2 1. Kegiatan Fasilitator a. Menyampaikan Pokok Bahasan 1), Konsep Dasar Laporan Pengendali diklat, dan 2) Penyusunan Laporan Pengendali diklat . b. Memberikan kesempatan kepada peserta untuk menanyakan hal-hal yang kurang jelas c. Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan peserta 2. Kegiatan Peserta a. Mendengar, mencatat dan menyimpulkan halhal yang dianggap penting b. Mengajukan pertanyaan sesuai dengan kesempatan yang diberikan c. Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan fasilitator C. Langkah 3: Menyusun Laporan pengendali diklat. 1. Kegiatan Fasilitator a. Meminta kelas menjadi 4 kelompok b. Meminta masing-masing kelompok untuk mendiskusikan menyusun laporan harian dan laporan pengendali diklat dengan diberikan dokumen pelatihan 2. Kegiatan Peserta a. Membentuk kelompok diskusi dan memilih ketua, sekretaris dan penyaji. b. mendiskusikan untuk menyusun laporan harian dan laporan lengkap pengendali diklat.



D. Langkah 4 1. Kegiatan Fasilitator a. Kelompok diminta untuk mempresentasikan hasil diskusinya. b. Memberikan komentar dan masukan dari hasil diskusi tersebut. 2. Kegiatan Peserta a. Menyelesaikan penugasan- penugasan yang diberikan oleh fasilitator b. Peserta dari kelompok lain menanggapi hasil diskusi yang disajikan. E. Langkah 5 1. Fasilitator a. Memandu peserta untuk menyimpulkan dan merangkum keseluruhan sesi b. Memberikan kesempatan kepada pembelajar untuk menanyakan hal-hal yang kurang jelas c. Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan pembelajar d. Menutup sesi dan mengucapkan salam 2. Kegiatan Peserta a. Mendengar, mencatat dan menyimpulkan halhal yang dianggap penting b. Mengajukan pertanyaan sesuai dengan kesempatan yang diberikan c. Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan fasilitator



VI. URAIAN MATERI Pokok Bahasan 1: Konsep Dasar Laporan Laporan merupakan hal yang sangat vital dalam kehidupan sehari-hari ataupun dalam kegiatan. Selayaknya saudara sebagai penyelenggara diklat pernah atau bahkan selalu membuat laporan setiap selesai melaksanakan kegiatan pelatihan. Akan tetapi ada baiknya mari kita baca kembali tentang apa laporan, bagaimana dan hal-hal yang berkaitan dengan laporan. A. Pengertian Laporan Pengertian laporan menurut FX Soedjadi mendefinisikan sebagai berikut: 1. Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka. 2. salah satu cara pelaksanaan komunikasi dri pihak yang satu kepada pihak yang lain. Secara umum pengertian Laporan Kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan, yang harus disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban. Adapun pengertian Laporan kegiatan Pengendali diklat adalah merupakan rangkaian informasi hal ikwal mulai dari persiapan, pelaksanaan dan



evaluasi kegiatan pelatihan yang harus disampaikan oleh pengendali diklat kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban kinerjanya. B. Tujuan Laporan Tujuan disusunnya sebuah laporan biasanya untuk informasi tentang kegiatan yang telah dilakukan dan isinya memuat hal-hal yang dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: apa (what), mengapa (why), siapa (Who), dimana (where), kapan (when), bagaimana (how). Tujuan laporan pengendali diklat dimaksudkan untuk menyajikan hasil pengendalian pelatihan dimulai dari persiapan, proses penyelenggaraan dan evaluasi pembelajaran dari sebuah pelatihan, untuk digunakan bagi pihak yang membutuhkan terutama pemberi tugas. C. Manfaat Laporan Manfaat Laporan bagi perusahaan/instansi: 1. merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang di limpahkan. 2. sebagai alat untuk memperlancar kerjasama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antara perseorangan dalam organisasi.



3. sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan. 4. sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan. Manfaat Laporan Kegiatan Pengendali diklat pada dasarnya adalah: 1. Merupakan bentuk pertanggung jawaban dengan bukti fisik pengendali diklat terhadap tugas yang dilimpahkan kepadanya. 2. Sebagai alat untuk memperlancar kerjasama, koordinasi dan komunikasi di dalam unit kerjanya dan pemangku kepentingan/pihak lain yang terkait. 3. Sebagai masukan berupa informasi yang dapat dimanfaatkan para pengambil keputusan dalam managemen pelatihan mulai dari perencanaan/ persiapan, pelaksanaan, pengawasan/ pengendalian dan evaluasi termasuk didalamnya penganggaran/ pembiayaan 4. Sebagai bahan penyusunan laporan kegiatan pelatihan yang lebih komprehensif oleh pihak penyelenggara pelatihan. D. Ruang lingkup Laporan Pada laporan kegiatan pengendali diklat ruang lingkup laporan memuat hal-hal yang dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: 1. kegiatan apa yang dilaporkan (what),



2. mengapa disusun laporan (why), 3. siapa yang terlibat dalam kegiatan dan yang menyusun (Who), 4. dimana kegiatan dilakukan (where) 5. kapan waktu/periode kegiatan (when) 6. bagaimana pelaksanaan kegiatan (how), Lingkup kegiatan yang perlu dibuat laporan kegiatan mulai dari : 1. persiapan, 2. pelaksanaan dan 3. evaluasi



Pokok Bahasan 2: Penyusunan Laporan Dalam penyusunan laporan perlu dipahami terlebih dulu tentang hal ikhwal laporan yaitu pentingnya Laporan kegiatan, macam laporan kegiatan dll. Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk: 1. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan. 2. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya. 3. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan. 4. Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain. Macam Laporan Kegiatan Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat : 1. Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon, wawancara dan sebagainya. 2. Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat: 1. Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor/lucu



2. Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis. Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan : 1. Laporan kegiatan, misalnya laporan pelaksanaan pertemuan Rakon ,pelaksanaan Laporan perjalanan, misalnya laporan perjalanan dinas dalam rangka TNA, 2. Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang. Penyusunan laporan hendaknya lengkap, Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut: I. PENDAHULUAN Pada pendahuluan disebutkan tentang : A. Latar belakang kegiatan. B. Dasar hukum kegiatan. C. Apa maksud dan tujuan kegiatan. D. Ruang lingkup isi laporan II. ISI LAPORAN Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain: A. Jenis kegiatan. B. Tempat dan waktu kegiatan. C. Petugas kegiatan. D. Persiapan dan rencana kegiatan.



E. Peserta kegiatan. F. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta/ datanya). G. Kesulitan dan hambatan. H. Hasil kegiatan. I. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang. III. PENUTUP Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat. Hal-hal yang perlu diperhatikan Laporan diusahakan agar: 1. Singkat dan padat. 2. Runtut atau sistimatis. 3. Mudah dipahami isinya. 4. Isinya lengkap. 5. Menarik penyajiannya. 6. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya. 7. Tepat pada waktunya. Lain – lain. 1. Dalam laporan dapat dilampirkan: photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya (copy)



2. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan. 3. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. Langkah–langkah penyusunan laporan pengendali diklat 1. Mengumpulkan dokumen sebagai bahan untuk pembuatan laporan sesuai peran dan fungsi pada persiapan sebagai pengendali diklat, seperti misalnya :Hasil kajian kurikulum (kompetensi peserta, kesesuaian Isi dan komponen didalam GBPP dari setiap materi , kajian skenario proses pembelajaran, jadwal pembelajaran/sekuen materi, kajian tentang SDM (Peserta,Fasilitator), kajian Kerangka Acuan PKL/OL dan kajian tentang sarana dan prasarana pembelajaran. 2. Mengumpulkan dokumen pada saat pelaksanaan pengendali diklat berupa: a. Hasil kajian pengendalian proses pelatihan, seperti monitoring kesiapan peserta, fasilitator, penyelenggara. b. Catatan proses pelatihan hari demi hari dari pembukaan, proses pembelajaran sampai penutupan, dengan beberapa catatan penting baik yang positif maupun yang negatif yang perlu di munculkan dalam penulisan laporan.



Format catatan proses pelatihan sbb: FORMAT CATATAN HARIAN PENGENDALI DIKLAT



PELATIHAN : ........................................ Pelaksanaan dari tanggal : ............... s/d ............ Tempat pelatihan : .................................. Proses pelatihan: a. Hari pertama Hari/tanggal: ................................................... Sesi 1 : pukul .......... s/d .................. Materi/kegiatan : ............................................ Nama pelatih/fasilitator : .................... Proses pembelajaran/kegiatan : 1) Fasilitator Jelaskan pengamatan proses pembelajaran pada sesi ini, meliputi penguasaan materi, ketepatan waktu, sistematika penyajian, penggunaan metode, penggunaan alat bantu, penggunaan bahasa, kesesuaian berpakaian menurut teknis pelatihan. 2) Peserta Jelaskan pengamatan proses pembelajaran pada sesi ini, meliputi aktivitas peserta baik pada saat tatap



muka maupun penugasan, termasuk peserta yang aktif dan tidak aktif. Sesi 1 : pukul .......... s/d .................. Materi/kegiatan : ............................................ Nama pelatih/fasilitator : ................................ Proses pembelajaran/kegiatan : 1) Fasilitator Jelaskan pengamatan proses pembelajaran pada sesi ini, meliputi penguasaan materi, ketepatan waktu, sistematika penyajian, penggunaan metode, penggunaan alat bantu, penggunaan bahasa, kesesuaian berpakaian menurut teknis pelatihan. 2) Peserta Jelaskan pengamatan proses pembelajaran pada sesi ini, meliputi aktivitas peserta baik pada saat tatap muka maupun penugasan, termasuk peserta yang aktif dan tidak aktif. Dan seterusnya sesuai dengan banyaknya sesi pada hari itu. Untuk hari kedua sampai dengan selesainya pelatihan dibuat laporan seperti di atas.



3. Mengumpulkan dokumen pada saat evaluasi pengendali diklat berupa: a. Hasil kajian pengendalian proses pelatihan,seperti monitoring kesiapan peserta, fasilitator, penyelenggara. b. Hasil kajian pre/post test (nomor-nomor pre test yang sulit dijawab oleh peserta, rata-rata hasil test, nilai terendah dan nilai tertinggi) c. Hasil indikator keberhasilan proses pembelajaran (rekapitulasi pre/post test) d. Hasil evaluasi fasilitator e. Hasil evaluasi penyelenggaraan 4. Menulis laporan dengan sistimatika /format yang sesuai kebutuhan laporan. 5. Menyampaikan laporan kepada pemberi tugas. Format Pelaporan Penyusunan laporan hendaknya lengkap, Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut: JUDUL PELATIHAN I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Laporan Pengendali diklat



II. HASIL PENGENDALIAN PELATIHAN A. Persiapan Pelatihan Menjelaskan tentang: 1. Persiapan teknis, meliputi: a. komponen kurikulum, peserta, pelatih, penyelenggara, dan tempat penyelenggaraan. b. Kesiapan bahan ajar 2. Persiapan administrasi yang terkait proses pembelajaran a. Kesiapan sarana prasarana belajar b. Kesiapan fasilitator B. Pelaksanaan Pelatihan Menjelaskan tentang: 1. Peserta Aktivitas dan perilaku peserta selama proses pembelajaran 2. Fasilitator Kesesuaian materi yang disampaikan oleh fasilitator dengan GBPP untuk mengukur pencapaian tujuan pembelajaran. 3. Penyelenggara Pelayanan penyelenggara selama proses pembelajaran C. Evaluasi Pelatihan Menjelaskan tentang: 1. Peserta Kajian hasil evaluasi peserta:



a. pre dan post test, b. sikap dan perilaku, bila diperlukan c. tes sumatif, formatif, komprehensif apabila ada 2. Fasilitator a. Kajian hasil penilaian peserta terhadap masing-masing fasilitator selama proses pembelajaran b. Kajian hasil pengamatan terhadap kesesuaian fasilitator saat memberikan materi dengan isi GBPP 3. Penyelenggara Kajian penilaian peserta terhadap penyelenggara III. KESIMPULAN DAN SARAN IV. PENUTUP



Untuk memudahkan pengendali diklat (Master of Training/MOT) pelaporan dapat digabungkan antara catatan proses dengan tugas, fungsi dan perannya dalam pengendali diklat, seperti yang tercantum dalam lampiran 1. Pada lampiran 2 tercantum panduan refleksi yang juga harus masuk pada catatan harian proses pengendali diklat. Laporan pengendali diklat pada prinsipnya adalah, melaporkan kegiatan yang dilakukan sesuai peran dan fungsi sebagai pengendali diklat mulai dari persiapan, pelaksanaan dan evaluasi. Tugas/Latihan : LEMBAR KERJA Penugasan:  Peserta dibagi kedalam kelompok, maksimal tiap kelompok terdiri atas 5 peserta.  Fasilitator membagikan dokumen pelatihan dan sumber data yang akan menjadi bahan latihan bagi peserta. Setiap kelompok kemungkinan mendapatkan dokumen pelatihan yang berbeda.  Setiap kelompok menyusun laporan harian dan laporan lengkap penyelenggaraan diklat berdasarkan dokumen pelatihan yang ada  Disetiap kelompok peserta berdiskusi Untuk bahan presentasi kelompok sebaiknya mengetik pengisian format tersebut pada komputer/ laptop



VII.



RANGKUMAN Laporan kegiatan Pengendali diklat adalah merupakan rangkaian informasi hal ikwal mulai dari persiapan,pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pelatihan yang harus disampaikan oleh pengendali diklat kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban kinerjanya. Tujuan laporan pengendali diklat dimaksudkan untuk menyajikan hasil pengendalian pelatihan dimulai dari persiapan, proses penyelenggaraan dan evaluasi pembelajaran dari sebuah pelatihan, untuk digunakan bagi pihak yang membutuhkan terutama pemberi tugas. Manfaat laporan kegiatan pengendali diklat pada dasarnya adalah merupakan bentuk pertanggung jawaban, alat untuk memperlancar kerjasama, sebagai masukan berupa informasi yang dapat dimanfaatkan para pengambil keputusan. dan sebagai bahan penyusunan laporan kegiatan pelatihan. Penyusunan laporan perlu dipahami terlebih dulu tentang pentingnya Laporan kegiatan, macam laporan kegiatan



VIII.



DAFTAR PUSTAKA 1. 2.



Pedoman Pengendali Diklat, Pusdiklat Aparatur Badan PPSDM Kesehatan, Jakarta 2012. Pedoman MOT, Pusdiklat SDM Kesehatan, Jakarta 2003



Lampiran 1 FORMAT CATATAN HARIAN PENGENDALI DIKLAT



PELATIHAN : ........................................



Pelaksanaan dari tanggal : ............... s/d ............ Tempat pelatihan : ................................... A. Persiapan Proses Pembelajaran Mencatat hasil monitoring 1. Kesiapan sarana kelas yang digunakan 2. Kesiapan fasilitator 3. Kesiapan peserta meliputi jumlah dan kriteria 4. kesiapan penyelenggara meliputi penyediaan training kit, daftar hadir, name tag, form-form evaluasi, form biodata fasilitator B. Pelaksanaan pelatihan 1. Mencatat hasil monitoring kesiapan proses pembukaan 2. Mencatat proses penjelasan tentang pelaksanaan pre test 3. Mencatat Hasil kajian Pre test untuk mendapatkan informasi terkait dengan materi yang kurang dipahami peserta dan akan menjadi referensi bagi fasilitator saat menyampaikan materi yang bersangkutan 4. Mencatat proses pembelajaran



a. Hari pertama Hari/tanggal: ................................................... Mencatat kegiatan proses pengkondisian kesiapan peserta untuk mengikuti pelatihan. Sesi 1 : pukul .... s/d ......... Materi/kegiatan : .............................. Nama pelatih/fasilitator : .............................. Proses pembelajaran/kegiatan: 1) Mencatat alur penyampaian materi yang disampaikan fasilitator 2) Mencatat aktivitas fasilitator dalam menyampaikan materi 3) Mencatat pengendalian proses pembelajaran 4) Mencatat hasil kajian kesesuaian antara materi yang disampaikan dengan GBPP materi tersebut. 5) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memperlancar fasilitator dalam penyampaian materi. 6) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memotivasi peserta termasuk energizer 7) Mencatat kegiatan yang dilakukan sebagai penghubung antara peserta dengan peserta, peserta dengan pelatih dan peserta dengan penyelenggara serta antara pelatih dan penyelenggara.



8) Mencatat aktifitas peserta selama proses pembelajaran Sesi 2 : pukul ........ s/d ......... Materi/kegiatan : ................................. Nama pelatih/fasilitator : ................................. Proses pembelajaran/kegiatan: 1) Mencatat alur penyampaian materi yang disampaikan fasilitator 2) Mencatat aktivitas fasilitator dalam menyampaikan materi 3) Mencatat pengendalian proses pembelajaran 4) Mencatat hasil kajian kesesuaian antara materi yang disampaikan dengan GBPP materi tersebut. 5) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memperlancar fasilitator dalam penyampaian materi. 6) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memotivasi peserta termasuk energizer 7) Mencatat kegiatan yang dilakukan sebagai penghubung antara peserta dengan peserta, peserta dengan pelatih dan peserta dengan penyelenggara serta antara pelatih dan penyelenggara. 8) Mencatat aktifitas peserta selama proses pembelajaran Dan seterusnya disesuikan dengan sesi yang ada pada hari I



b. Hari Kedua Hari/tanggal : ............................................. Sesi 1 : pukul ............. s/d ............... 1) Mencatat hasil refleksi yang disampaikan oleh peserta termasuk umpan baliknya 2) Mencatat respon penyelenggara terhadap hasil refleksi peserta



Sesi 2 : pukul ........ s/d ........ Materi/kegiatan : ................................ Nama pelatih/fasilitator : ................................ Proses pembelajaran/kegiatan : 1) Mencatat alur penyampaian materi yang disampaikan fasilitator 2) Mencatat aktivitas fasilitator dalam menyampaikan materi 3) Mencatat pengendalian proses pembelajaran 4) Mencatat hasil kajian kesesuaian antara materi yang disampaikan dengan GBPP materi tersebut. 5) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memperlancar fasilitator dalam penyampaian materi. 6) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memotivasi peserta termasuk energizer



7) Mencatat kegiatan yang dilakukan sebagai penghubung antara peserta dengan peserta, peserta dengan pelatih dan peserta dengan penyelenggara serta antara pelatih dan penyelenggara 8) Mencatat aktifitas peserta selama proses pembelajaran c. Hari Terakhir Hari/tanggal : ............................................ Sesi 1 : pukul .......... s/d ................. 1) Mencatat hasil refleksi yang disampaikan oleh peserta termasuk umpan baliknya 2) Mencatat respon penyelenggara terhadap hasil refleksi peserta Sesi 2 dst Sesi terakhir : pukul ......... s/d ........ Materi/kegiatan : ................................. Nama pelatih/fasilitator : ................................. Proses pembelajaran/kegiatan : 1) Mencatat alur penyampaian materi yang disampaikan fasilitator 2) Mencatat aktivitas fasilitator dalam menyampaikan materi 3) Mencatat pengendalian proses pembelajaran 4) Mencatat hasil kajian kesesuaian antara materi yang disampaikan dengan GBPP materi tersebut.



5) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memperlancar fasilitator dalam penyampaian materi. 6) Mencatat kegiatan yang dilakukan untuk memotivasi peserta termasuk energizer 7) Mencatat kegiatan yang dilakukan sebagai penghubung antara peserta dengan peserta, peserta dengan pelatih dan peserta dengan penyelenggara serta antara pelatih dan penyelenggara 8) Mencatat aktifitas peserta selama proses pembelajaran. 9) Menkaji hasil evaluasi awal dibandingkan dengan hasil evaluasi akhir. 10) Mengkaji hasil evaluasi pelatih. 11) Mengkaji hasil evaluasi penyelenggaraan. 12) Mencatat hasil monitoring kesiapan peroses penutupan pelatihan.



Lampiran 2 PANDUAN REFLEKSI Dari proses pembelajaran yang sudah dialami oleh peserta pada 1 hari sebelumnya, peserta diminta untuk memberikan suatu catatan, ungkapan perasaan maupun simpulan dengan memperhatikan butir-butir di bawah ini: 1. Kejadian (suasana, tindakan, ucapan, ungkapan dan interaksi) apa saja yang anda amati selama pembelajaran? 2. Apa saja yang Anda rasakan atau bagaimana perasaan Anda selama mengikuti pembelajaran? 3. Hal-hal apa yang Anda pelajari (pengalaman baru) pada proses pembelajaran hari ini? 4. Manfaat belajar apa yang Anda peroleh selama ini berkaitan dengan pertumbuhan dan perkembangan pribadi Anda? 5. Manfaat apa yang mungkin atau diperkirakan dapat diterapkan dalam pertumbuhan dan perkembangan organisasi Anda? 6. Bagaimana fasilitator dalam menyampaikan materi pembelajaran (interaksi dengan peserta, waktu, metode, penggunaan media dan alat bantu)? Apakah mencapai tujuan pembelajaran yang sudah ditetapkan? 7. Bagaimana dengan pelayanan akomodasi? 8. Hal-hal apa yang anda sarankan untuk proses pembelajaran selanjutnya? Catatan: 1. Pelatihan ≥ 300 JPL, refleksi dilakukan perorang. 2. Pelatihan ≤ 300 JPL, refleksi dilakukan oleh kelompok.