Modul E-Surat Tabanan [PDF]

Citation preview

1



MH



MODUL APLIKASI 1. Halaman Login



Halama Login merupakan halaman pertama untuk proses masuk sesuai dengan hak akses sesuai jenis user. 2. Form Input User



Pada Tampilan diatas Proses untuk pembuatan Proses Hak untuk masing – masing user. Hak Akses terdiri dari Admin, Operator, User, Pimpinan Daerah dan Sekpri. 2



MH



Admin merupakan hak akses tertinggi dalam sistem surat, admin bisa mengatur semua system. Operator merupakan Hak akses untuk masing- masing OPD yang ada di Kab. Tabanan, Operator bertugas untuk menerima surat masuk dan memproses surat keluar. User merupakan Hak akses untu per Pegawai yang berstatus PNS dan menjabat (memiliki eselon). Pimpinan Daerah merupakan Hak Akses untuk Pegawai yang statusnya merupakan pimpinan daerah atau yang memiliki sekpri. Sekpri merupakan Hak Akses sekpri yang merupakan filter surat sebelum ke pimpinanan. Untuk Operator Cukup mengisi form seperti di bawah ini



Operator pertama memilih hak akses User, setelah itu pilih jabatan yang tersedia dan Nama, NIP, Eselon, Username, Password. Operator wajib menginputkan paraf bertujuan untuk keperluan disposi. Proses input user di sesuaikan dengan jenis user pada sistem Top Tabanan. 3. Klasifikasi Surat Klasifikasi surat merupakan pengelompokan surat berdasarkan klasifikasi surat,sehingga admin akan lebih gampang memilah surat berdasarkan index. Manajemen surat juga berfungsi untuk melihat alur surat sudah sampai mana.



3



MH



4. Surat Keluar Surat Keluar merupakan tempat dimana operator mengirimkan surat. Proses mengirimkan surat oleh operator bisa dikirim ke semua OPD, beberapa OPD dan satu OPD. Operator wajib mengscan surat untuk di upload di form surat keluar. Pada Halaman surat keluar merupakan tempat menginput surat keluar, user akan di tampikan beberapa form yang wajib di lengkapi seperti, no surat, tanggal surat, tujuan surat, untuk tujuan surat operator bias memilih untuk satu OPD atau lebih dan dimungkinkan untuk mengirimkan ke seluruh OPD. Operator wajib mengisikan isi ringkas surat bertujuan kepada penerima walaupun tidak membuka surat, penerima lebih cepat mengetahui isi surat. Operator wajib mengupload file surat berupa hasil scan dari surat tersebut. Operator wajib mengisi form seperti contoh di bawah ini.



4



MH



5. Surat Masuk Surat Masuk merupakan tempat operator melihat surat masuk, operator bisa melihat status surat yang mana sudah di proses disposisi atau yang baru dan belum di baca. Operator dalam hal ini setelah cek detail surat ataupun operator bisa mendownlaod scan surat masuk, operator wajib mengarahkan surat sesuai tujuan surat masuk. Operator setelah mengarahkan tugasnya hanya memantau surat sudah sampai mana proses disposisi oleh atasan. Opertaor juga bisa menginputkan surat keluar secara manual apabila ada surat masuk yang memang tidak terdaftar pada system apliaksi surat, contohnya surat dari luar Pemerintahan Kabupaten Tabanan. Contoh form surat masuk seperti dibawah ini.



Proses Pengarahan surat oleh operator dapat di lihat pada form di bawah ini



5



MH



Operator cukup mengklik terusan surat mau bawa kemana surat tersebut



6. Proses Disposisi



Proses Disposisi merupakan proses pemberian perintah kepada pegawai bersangkutan, Pemberi disposisi akan memilih tujuan disposisi dan pegawai, lalu



6



MH



akan pemberi diposisi akan memilih subjek disposisi dan mengetikan disposisi di kolom isi disposisi.



7. Riwayat Disposisi Surat



Riwayat disposisi merupakan detail alur distribusi surat melalui disposisi, riwayat disposisi berfungsi untuk memonitor perjalanan surat sudah sampai tujuan atau belum. Pada riwayat disposisi ini akan terlihat berapa lamakah satu surat selesai atau belum. Dengan adanya riwayat disposisi dipastikan user pengirim surat atau penerima surat tidak kebingungan dalam hal pencarian proses surat. 8. Halaman Rubah Password



Halaman ini merupakan fitur untuk merubah password apabila user menginginkan perubahan password.



7



MH



9. Tampilan Aplikasi Android Khsusus untuk para pejabat top tabanan menyediakan aplikasi mobile android untuk mempermudah proses surat, tampilan mobile seperti dibawah ini



Tampilan diatas dibagi menjadi dua menu yaitu, menu surat masuk dan disposisi, perbedaannya adalah surat masuk merupakan semua surat yang masuk ke OPD bersangkutan semua user bisa melihat semua surat masuk. Menu disposisi merupakan tampilan surat yang memang dikhususkan di tujukan ke user.



8



MH



10. Tampilan surat Masuk Surat masuk merupakan semua surat yang masuk ke OPD bersangkutan, semua user akan mendapatkan surat masuk sebagai informasi, walapun bukan ditujukan (di disposisi) ke yang bersangkutan.



Ketika diklik gambar diatas akan ditampilkan detail surat masuk, seperti dibawah ini



9



MH



Ketika user ingin melihat surat secara digital (scan) cukup mengklik lihat surat, akan ditampilkan seperti dibawah ini



10



MH



11. Tampilan Menu Disposisi Mobile Menu disposisi merupakan halaman khsusus menerima disposisi dari pejabat lain. Apabila user menerima disposisi dari atasan akan diberikan sebuah notifikasi. Tampilan Halaman disposisi seperti dibawah ini



11



MH



Untuk melakukan disposisi user bisa klik icon tambah (+) untuk mengirimkan disposisi, ketika klik (+) tersebut akan tampil seperti dibawah ini



User bisa memilih subjek disposisi yang disediakan, apabila memberikan perintah khusus bisa ditambahkan di isi disposisi, setelah itu user wajib memilih tambah tujuan disposisi akan di tujukan kemana. User cukup klik tambah tujuan dispsosi maka akan tampil gambar di bawah ini



12



MH



Setelah memilih jabatan tujuan user cukup klik kirim maka disposisi akan terkirim ke tujuan. Disamping itu user bisa melihat riwayat disposisi seperti gambar dibawah ini



13



MH