Modul Excel 2010 PDF [PDF]

Citation preview

Microsoft®



Office 2010



Microsoft Excel 2010



MIGRATING TO THE BEST



DAFTAR ISI 1.



BEKERJA DENGAN PENGOLAH ANGKA ......................................................................... 51 1.1. Mengenal Anatomi Excel ........................................................................................ 51 1.2. Mempersiapkan Buku Kerja ................................................................................... 53 1.3. Mengatur Tayangan Workbook.............................................................................. 56 1.4. Macam Data pada Excel ......................................................................................... 58 1.5. Mengatur Bentuk Tampilan Data ........................................................................... 58 1.6. Membuat Tabel ...................................................................................................... 60 1.7. Cara-cara Menghapus............................................................................................. 60 1.8. Rumus & Fungsi ...................................................................................................... 61 PRAKTIKUM 1 ...................................................................................................................... 65



2.



MENGOLAH DATA SEL................................................................................................. 67 2.1. Memasukkan Data dengan Fill Handle ................................................................... 67 2.2. Menggunakan Fasilitas Autofill .............................................................................. 67 2.3. Menyalin Data ........................................................................................................ 68 2.4. Alamat sel ............................................................................................................... 69 2.5. Fungsi dan Operator Logika .................................................................................... 69 PRAKTIKUM 2 ...................................................................................................................... 70



3.



MENGOLAH DATA SPESIFIK ......................................................................................... 71 3.1. Conditional Formatting........................................................................................... 71 3.2. Memilih Bentuk Tabel ............................................................................................ 72 3.3. Bekerja dengan Data Spesifik ................................................................................. 72 PRAKTIKUM 3 ...................................................................................................................... 74



4.



PENGOLAHAN TABEL DAN DATA ................................................................................. 76 4.1. Memberi Nama Range Tabel .................................................................................. 76 4.2. Fungsi Pembacaan Tabel ........................................................................................ 76 4.3. Pemeriksaan Kesalahan Pengolahan Data ............................................................. 78 PRAKTIKUM 4 ...................................................................................................................... 79



5.



MENINJAU & MENGANALISA DATA ............................................................................. 80 5.1. Memberi Komentar ................................................................................................ 80 5.2. Validasi Data ........................................................................................................... 80 5.3. Menganalisa data ................................................................................................... 82 5.4. Bekerja dengan Outline .......................................................................................... 84 5.5. Bekerja dengan PivotTable ..................................................................................... 85 5.6. Bekerja dengan Slicer ............................................................................................. 88 5.7. Melindungi Dokumen ............................................................................................. 89 PRAKTIKUM 5 ...................................................................................................................... 90



6.



MEMBUAT GRAFIK & DIAGRAM .................................................................................. 92 6.1. Membuat Grafik Standar ........................................................................................ 92 6.2. Grafik Bergambar ................................................................................................... 93 6.3. Grafik dengan Data Persentase .............................................................................. 93 6.4. Menemukan Trend ................................................................................................. 94 6.5. Membuat Sparkline ................................................................................................ 95 PRAKTIKUM 6 ...................................................................................................................... 96



LAMPIRAN PRAKTIKUM EXCEL LEBIH LANJUT ......................................................................... 97



i



Microsoft Excel 2010



1. Bekerja dengan Pengolah Angka



       



1



Mengenal Anatomi Excel Mempersiapkan Buku Kerja Mengatur Tayangan Workbook Macam Data pada Excel Bentuk Tampilan Data Membuat Tabel Cara-cara Menghapus Rumus & Fungsi



Excel



adalah sebuah program spreadsheet yang terpopuler. Penggunaan yang paling menonjol adalah untuk perhitungan numerik, namun ternyata bisa juga untuk aplikasi non numerik. Jadi Excel adalah program yang serbaguna. Berikut ini adalah beberapa kegunaan Excel:



a. Mengolah angka, misalnya membuat perhitungan anggaran, menganalisis hasil survey, dan melakukan hampir semua jenis analisis keuangan.



b. Membuat grafik dengan berbagai variasi pengaturan tampilannya. c. Pengorganisasian daftar sesuai tata letak baris dan kolom sehingga pengelolaan data lebih efisien. d. Mampu mengakses data lainnya karena memiliki fasilitas impor data dari berbagai sumber. e. Membuat panel kontrol grafis yang memungkinkan meringkas sejumlah besar informasi bisnis dalam format yang ringkas. f. Membuat grafik dan diagram dengan berbagai bentuk bangun dan SmartArt yang lebih profesional. g. Otomatisasi kerja atau tugas yang kompleks dengan hanya menekan klik mouse karena fasilitas makro yang dimilikinya. Sebelum menggunakan Excel dengan berbagai kemampuan yang dimilikinya itu. Alangkah lebih baik jika mengenal terlebih dahulu anatomi atau bagian-bagian dan elemen dari tampilan program Excel, dengan jalan ini kita akan terbiasa dengan berbagai istilah yang digunakan nanti dan tidak ada kendala saat menggunakan excel untuk berbagai keperluan kita.



1.1.



Mengenal Anatomi Excel



Pastikan program Excel telah ter-install, seperti Microsoft Word, aktifkan Microsoft Excel dengan cara: klik tombol Start, lalu carilah program group Microsoft Office. Dan klik pada Microsoft Excel 2010. Beberapa saat kemudian pada layar monitor akan ditampilkan layout atau tampilan standar buku kerja (workbook) Excel yang baru. Seperti gambar berikut inilah tampilan standar buku kerja (workbook) Excel berikut nama-nama bagian-bagian dan elemennya …



Bekerja dengan Pengolah Angka| 51



e-biz education enterprise Row Numbers Quick Access Toolbar



Name Box



Tabs



File Tab



Title Bar



Insert Function Insert Worksheet Button Active Cell Indicator Sheet Tab Scroll Button



Formula Bar Column Letters



Pointer Mouse Page View Button Ribbon



Bagian-bagian dan elemen dari Excel yang perlu diketahui: Nama Penjelasan Active Cell Indicator Cell



Column Letters



File Tab



Formula Bar Gridlines Insert Function Insert Worksheet Button Name Box Page View Button Pointer Mouse



Menunjukkan lokasi sel aktif dan berhubungan dg keyboard. Sel aktif pada gambar diatas adalah kolom C, baris 3 atau ditulis C3. Bagian terkecil dari lembar kerja. Perpotongan antara kolom dan baris, atau satu kotak pada lembar kerja disebut sel (misalnya sel C3). Sedangkan range adalah kumpulan sel yang membentuk persegi, misalnya sel A1 sampai C3 ditandai (ditulis A1..C3), itulah yang disebut range. Kolom lembar kerja Excel yang ditandai atau diberi label huruf A, B, C – Z, AA, AB – AZ, AAA,AAB – XFD berjumlah 16.384 kolom dalam suatu lembar kerja (worksheet). Klik label kolom (column header) untuk mengaktifkan satu lajur kolom. Drag garis pembatas kolom (border column) untuk mengubah lebar kolom. Backstage View, klik ini jika ingin bekerja dengan berbagai perintah dokumen seperti menyimpan, mencetak, dsb. Atau mengatur setting tampilan Excel. Isi sel akan ditampilkan pada baris ini jika Indikator Sel (Active cell indicator) berada pada sel tersebut. Garis-garis yang ada pada lembar kerja, yang membatasi kolom dan baris. Menampilkan sekumpulan berbagai fungsi Excel Menyisipkan lembar kerja (Worksheet) baru. Secara default ada 3 sheet dalam sebuah buku kerja (Workbook). Menunjukkan posisi Indikator Sel (Active Cell Indicator) atau nama sel, range atau object aktif. Untuk memilih mode tampilan lembar kerja Excel: Normal, Page Layout, Page Break Preview. Simbol Plus besar warna putih yang berhubungan dengan gerakan mouse. Klik kanan untuk menampilkan pilihan pop-up menu /



52 | Bekerja dengan Pengolah Angka



Microsoft Excel 2010



Quick Access Toolbar Ribbon Groups Row Numbers



Sheet Tab Scroll Button Tabs Title Bar



1.2.



perintah (Contextual menu). Klik kiri untuk memilih. Klik ganda (double klik) untuk menjalankan pilihan (eksekusi). Untuk mengatur penampilan ikon-ikon perintah Excel sehingga akses perintah tersebut lebih cepat sebab selalu tampil diatas Tabs. Berbagai perintah utama Excel dikelompokkan pada bagian ini. Baris lembar kerja Excel yang ditandai atau diberi label angka 1, 2 – 1.048.576. Klik label baris untuk mengaktifkan satu lajur baris. Drag garis pembatas baris untuk mengubah lebar baris. Klik tombol ini untuk menggeser lembar kerja (sheet) yang tidak kelihatan karena banyaknya sheet yang ada. Klik nama-nama kelompok perintah (=menu) untuk menampilkan ribbon Excel. Baris judul yang berisi nama file dan program aktif.



Mempersiapkan Buku Kerja



Sebelum bekerja dengan Excel, buku kerja yang digunakan harus dipersiapkan dulu. Excel menyediakan berbagai bentuk buku kerja: buku kerja kosong yang masih baru (blank workbook), buku kerja yang pernah dirancang sendiri (My templates) atau berbagai bentuk buku kerja yang telah tersedia siap pakai (templates) atau siap di download dari office.com. Cara memilih bentuk buku kerja Excel: pilih Tab File, lalu klik New. Berbagai bentuk buku kerja (workbook) akan ditampilkan seperti ini … Pilih salah satu bentuk workbook, lalu klik Create. Jika dipilih dari office.com Templates: pilih salah satu, lalu klik Download. Misalnya, pilih blank workbook, lalu klik Create. Maka dilayar akan ditampilkan buku kerja (workbook) baru yang masih kosong. Pada workbook tersebut terdapat 3 lembar kerja (sheet). Tiap-tiap sheet berisi baris dan kolom yang sama. Untuk menambah jumlah sheet. Klik Insert Worksheet Button …



1.2.1.



Mengatur layout halaman



Untuk mengatur tatanan (layout) halaman atau lembar kerja Excel saat dicetak maupun ditampilkan dilayar, perintah-perintahnya ada pada Group Page Setup, antara lain:  Margins, untuk mengatur batas-batas halaman pencetakan.  Orientation, untuk mengatur orientasi halaman: tegak (portrait) atau mendatar (landscape).  Size, untuk memilih jenis kertas atau ukuran lembar kerja.  Print area, untuk menentukan area yang ditandai saja yang dicetak (Set print area) atau menghapus area yang pencetakan yang telah ditandai (Clear print area).  Breaks, untuk menyisipkan tanda pergantian halaman atau pemenggalan halaman (Insert page break), menghapus tanda pergantian halaman yang dipilih (Remove page break) atau semua tanda pergantian halaman (Reset All Page break).



Bekerja dengan Pengolah Angka| 53



e-biz education enterprise 



Background, untuk memberi latar-belakang (background) lembar kerja dengan gambar. Namun, gambar background ini tidak bisa dicetak.  Print Titles, untuk menentukan alamat baris dan kolom yang diulang saat setiap halaman dicetak. Atau klik pada quick launcher Page Setup, yang akan menampilkan dialog box Page Setup yang berisi berbagai perintah yang nanti akan dibahas tersendiri pada bagian pencetakkan.



1.2.2.



Mengelola Sheet



Sheet bisa diberi nama, di-copy atau diberi warna yang berbeda-beda. Caranya: klik kanan salah satu sheet, misalnya klik kanan Sheet1. Maka pada Sheet1 akan ditampilkan pilihan perintah seperti berikut … Klik Insert, untuk menyisipkan Sheet baru (bisa berupa Worksheet, Chart atau Macro) disebelah kiri Sheet1. Klik Delete, untuk menghapus Sheet1. Klik Rename, untuk mengganti nama Sheet1. Klik Move or Copy, untuk memindah atau menyalin Sheet1. Klik View Code, menampilkan editor Microsoft Visual Basic Application. Klik Protect Sheet, untuk memproteksi Sheet1. Klik Tab Color, untuk memberi warna Sheet1. Klik Hide, untuk menyembunyikan Sheet1. Tampilkan kembali dengan memilih Unhide. Klik Select All Sheets, untuk mengaktifkan semua Sheet yang ada.



1.2.3.



Mengatur penampilan bagian-bagian Sheet



Bagian-bagian utama Sheet antara lain: Gridlines dan Headings. Gridlines adalah garis-garis horisontal dan vertikal yang membentuk lembar kerja menjadi kolom dan baris. Headings adalah label huruf yang menandai kolom (Column Letters) dan label angka yang menandai baris (Row Numbers). Gridlines dan Headlines, mempermudah membaca dan menempatkan data yang akan diolah. Pada Tab Page Layout, Group Sheet Options terdapat checkbox ()untuk menampilkan atau menyembunyikan serta mencetak Gridlines dan Headlines. Untuk pengaturan penampilan bagian-bagian sheet lebih lanjut, bisa juga dari Office Button, lalu pilih Excel Options. Dialog box Excel Options akan ditampilkan, klik pilihan Advanced. Pada bagian Display options for this worksheet, aktifkan pilihan yang diinginkan: termasuk gridlines color, untuk memilih warna gridlines.



1.2.4.



Mengubah ukuran kolom atau baris



Mengubah lebar kolom, caranya:  klik pada label kolom yang berupa huruf (Column Letter).  Lalu drag garis batas kolom (border column) ke kiri atau ke kanan. Jika beberapa kolom berurutan sekaligus ukuran lebarnya disamakan, misalnya kolom A hingga E. Caranya:  Klik label kolom A sampai E.  Jika kolom A sampai E telah diblok, lakukan drag pada salah satu garis batas kolom. Untuk mengubah ukuran baris, caranya sama dengan diatas tapi lakukan pada garis batas baris (border row).



54 | Bekerja dengan Pengolah Angka



Microsoft Excel 2010



Cara lainnya adalah:  klik kanan pada label kolom atau baris.  Jika ditampilkan pilihan perintah atau menu, pilih Column Width atau Row Height.  Dialog box Column Width atau Row Height akan ditampilkan, isilah berapa lebar kolom atau tinggi baris yang diinginkan.  Akhiri dengan klik OK.



1.2.5.



Mengelola Sel dengan Ribbon Group Cells



Excel 2007 juga menyediakan berbagai perintah untuk mengelola sel yang dikelompokkan dalam Ribbon Group Cells. Berbagai perintah yang terdapat pada Ribbon Group Cells adalah: 







Insert, berisi berbagai perintah yang digunakan untuk menyisipkan, antara lain: Insert Cells … (untuk menyisipkan sel), Insert Sheet Rows (untuk menyisipkan satu baris sel kosong diatas indikator sel), Insert Sheet Columns (untuk menyisipkan satu kolom kosong disebelah kiri indikator sel) dan Insert Sheet (untuk menyisipkan lembar kerja kosong di sebelah kiri lembar kerja aktif). Ketika dipilih perintah Insert Cells…, maka akan ditampilkan dialog box Insert seperti ini … Shift cells right, menyisipkan sel pada posisi indikator sel dan sel aktif bergeser ke kanan. Shift cells down, menyisipkan sel pada posisi indikator sel dan sel aktif bergeser ke bawah. Entire row, menyisipkan satu baris sel kosong diatas indikator sel. Entire Column, menyisipkan satu kolom kosong disebelah kiri indikator sel.



Delete, berisi berbagai perintah yang digunakan untuk menghapus, antara lain: Delete Cells… (untuk menghapus sel), Delete Sheet Rows (untuk menghapus satu baris), Delete Sheet Columns (menghapus satu kolom), Delete Sheet (menghapus lembar kerja). Ketika dipilih Delete Cells…, maka akan ditampilkan dialog box Delete seperti ini … Shift cells left, menghapus sel dimana indikator sel berada dan sel bergeser ke kiri. Shift cells up, menghapus sel dimana indikator sel berada dan sel bergeser ke atas. Entire row, menghapus satu baris sel. Entire column, menghapus satu kolom sel.







Format, berisi berbagai perintah yang berhubungan dengan tampilan sel dan lembar kerja (Sheet), antara lain: Bagian Cell Size, antara lain berisi perintah: Row Height…, mengubah tinggi baris; Autofit Row Height, otomatis menyesuaikan tinggi isi sel; Column Width…, mengubah lebar kolom; Autofit Column Width, otomatis menyesuaikan lebar isi sel, Default Width…, kembali ke lebar standar kolom. Bagian Visibility, antara lain berisi perintah: Hide Rows, menyembunyikan baris; Hide Column, menyembunyikan kolom; Hide Sheet, menyembunyikan lembar kerja; Unhide Rows, menampilkan baris yang tersembunyi; Unhide Columns, menampilkan kolom yang tersembunyi; Unhide Sheet, menyembunyikan lembar kerja yang tersembunyi.



Bekerja dengan Pengolah Angka| 55



e-biz education enterprise Bagian Organize Sheets, antara lain berisi perintah: Rename Sheet, untuk mengganti nama lembar kerja; Move or Copy Sheet, memindah atau menyalin lembar kerja; Tab Color, memberi warna tab lembar kerja. Ketika dipilih Move or Copy Sheet …, maka akan ditampilkan dialog box Move or Copy seperti ini …. Tentukan lembar kerja tujuan pemindahan (Move) atau penyalinan (Copy) pada bagian Move selected sheets To book: Tentukan posisi lembar kerja yang dipindahkan atau disalin akan diletakkan sebelum lembar kerja yang mana pada bagian Before sheet: Aktifkan Create a copy, untuk menyalin lembar kerja.



1.3.



Mengatur Tayangan Workbook



Tayangan buku kerja (Workbook) dapat diatur dengan sekumpulan perintah-perintah yang terdapat pada Tab View. Berikut ini adalah perintah-perintahnya:







Pada Group Workbook Views, terdapat perintah-perintah: Normal, tayangan normal standar Excel seperti nampak pada gambar workbook diatas. Potongan gambarnya sebagai berikut:



Page Layout, tayangan halaman workbook nampak seperti tayangan halaman saat dicetak, berikut ini adalah potongan gambar workbook dengan mode tayangan page layout: Mistar vertikal Margin kiri



Header



Margin kanan



Mistar horisontal



Page Break Preview, menayangkan workbook berupa penggalanpenggalan halaman dan sesuai dengan tayangan pra-cetak. Gambar disamping adalah penggalan tayangan workbook dengan mode Page Break Preview: Custom Views, menayangkan bagian-bagian tertentu dari lembar kerja yang diberi nama dan disimpan. Misalnya, isikan lebih dahulu sembarang data di sel A1 dan sel D10. Tandai sel A1..D10. Lalu klik kanan bagian yang ditandai itu, pilih Define Name. Maka akan ditampilkan dialog box New Name seperti ini …



56 | Bekerja dengan Pengolah Angka



Microsoft Excel 2010



Pada bagian Name, berilah nama, misalnya cobaview. Bagian-bagian yang lain biarkan sesuai isi aslinya. Akhiri dengan klik OK. Setelah itu klik lagi Custom Views, maka akan ditayangkan dialog box Custom Views… Klik Add, pada dialog box Add View yang ditampilkan, ketikkan cobaview pada bagian Name. Akhiri dengan klik OK. Sekarang coba klik Custom Views, adakah nama cobaview? Jika ada, pilih cobaview lalu klik Show. Perhatikan hasilnya! Full Screen, menayangkan workbook memenuhi layar hanya dengan columns letter dan rows number saja (label kolom dan baris). Untuk mengakhiri mode tayangan Full Screen, tekan tombol Esc keyboard.  







Pada Group Show, berisi perintah-perintah untuk menampilkan mistar (Ruler), Gridlines, Formula Bar dan Headings (label kolom dan baris). Pada Group Zoom, berisi perintah-perintah untuk memperbesar tayangan lembar kerja: Zoom (berisi berbagai pilihan memperbesar tayangan sesuai persentasi), 100%, Zoom to Selection (memperbesar bagian lembar kerja yang aktif). Pada Group Window, berisi perintah-perintah untuk mengatur tayangan jendela lembar kerja. Pilihan perintah New Window, membuka jendela baru yang berisi lembar kerja yang saat ini aktif. Arrange All, mengatur penayangan semua buku kerja (workbook) yang dibuka saat itu. Jika perintah ini dipilih, maka akan ditampilkan dialog box Arrange Windows seperti ini … Ada 4 pilihan bentuk tayangan layar, yaitu Tiled, Horizontal, Vertical dan Cascade. Berikut ini adalah gambar bentuk tayangan tersebut … Horizontal Tiled



Vertikal



Cascade



Bekerja dengan Pengolah Angka| 57



e-biz education enterprise Freeze panez, mengatur pembekuan bagian-bagian dari lembar kerja sehingga bagian yang dibekukan tersebut selalu terlihat di layar. Ada beberapa pilihan perintah, yaitu: Freeze Panes, kolom sebelah kiri dan baris sebelah atas indikator sel aktif dibekukan sehingga kolom dan baris ini tetap terlihat meski lembar kerja digulung kebawah. Freeze Top Row, baris teratas dari lembar kerja yang dibekukan. Freeze First Column, kolom pertama yang dibekukan. Untuk menghilangkan pengaruh Freeze atau mengembalikan ke kondisi semula, pilih Unfreeze Panes. Pilihan Split, jika di klik maka lembar kerja aktif akan terbagi pada posisi indikator sel aktif. Misalnya, seluruh kolom B di tandai. Maka tampilan lembar kerja akan dibagi dua secara vertikal. Untuk menghilangkan pengaruh Split, klik lagi pilihan ini. Pilihan Hide-Unhide, digunakan untuk menyembunyikan atau menampilkan tayangan lembar kerja. View Side by Side, jika ada 2 lembar kerja terbuka, maka keduanya akan ditayangkan berdampingan sehingga memudahkan dilakukan pembandingan diantara kedua lembar kerja tersebut. Synchronous Scrolling, jika diaktifkan maka penggeseran scrollbar berpengaruh pada kedua lembar kerja yang ditayangkan. Reset Window Position, dua lembar kerja ditayangkan bersama pada ukuran layar yang ukurannya sama.



Pilihan Save Workspace, digunakan untuk menyimpan tayangan jendela/layar saat ini sehingga dapat ditampilkan lagi jika dibutuhkan. Pilihan Switch Windows, mengganti tayangan lembar kerja yang aktif saat ini



1.4.



Macam Data pada Excel



Sebagai pengolah angka, Excel membedakan data kedalam 3 dasar jenis data, yaitu: Nilai Numerik (Numerical Value), Teks dan Rumus (Formula). Selain juga data yang berupa grafik, diagram, gambar dan obyek lainnya. Nilai numerik adalah data yang berupa angka dari 0,1,2 hingga 9 dan kombinasinya. Juga data-data yang menggunakan angka untuk menampilkannya seperti tanggal dan waktu. Teks (Text) adalah data yang berupa huruf atau abjad dari A, B, C hingga Z atau a, b, c hingga z dan kombinasinya. Teks biasanya digunakan sebagai label yang menjelaskan tampilan numerik, memberi keterangan atau komentar dan membuat tampilan numerik menjadi lebih berarti. Pengetikkan teks yang diawali angka, tetap dianggap sebagai data teks. Misalnya, di sel A1 diketik ‘15 orang’. Di sel B1 diketik ‘100’. Jika di sel C1 diberi rumus yang diketik seperti ini: ‘=A1+B1’. Maka, ketika di-ENTER hasil yang ditampilkan di sel C1 adalah #VALUE. Hal ini menunjukkan bahwa ’15 orang’ adalah data teks dan bukan data numerik. Agar data tersebut dapat digunakan untuk perhitungan matematik, ketikkan ‘15’ dan ‘orang’ di sel yang berbeda. Atau gunakan perintah format sel. Bagaimana agar data tersebut dikenali Excel sebagai numerik dengan perintah format sel? Pada materi selanjutnya, hal ini akan dijelaskan.



1.5.



Mengatur Bentuk Tampilan Data



Sebaiknya ketika kita mengetikkan data numerik, ketik angkanya saja. Misalnya, ‘Rp. 50.000,00’, pada lembar kerja ketik angkanya saja: ‘50000’. Agar tampilannya seperti



58 | Bekerja dengan Pengolah Angka



Microsoft Excel 2010



yang diinginkan, tandai data tersebut lalu pilih Tab Home. Pada Ribbon Group Number, pilihlah format angka yang diinginkan dibagian Number Format … Increase Decimal Accounting Number Format



Decrease Decimal



Percent Style



Comma Style



Pada pilihan Number Format, kita bisa pilih berbagai format angka beserta contoh tampilannya. Pilihan Comma Style, format angkanya sama dengan Accounting Number Format, yaitu menampilkan angka dengan pemisah ribuan bedanya tanpa simbol mata uang. Increase Decimal, untuk menambah digit desimal sehingga menambah tinggi tingkat akurasi data. Sedangkan Decrease Decimal, untuk mengurangi digit desimal. Untuk format lainnya yang tidak terdapat pada pilihan Number Format, pilihlah More Number Formats atau klik quick launcher Number. Maka akan ditampilkan dialog box Format Cells, pilihlah Custom yang ada pada Tab Number seperti ini … Contoh tampilan format sel yang dipilih Ketik disini format sel yang diinginkan Pilihan format sel yang disediakan Excel



Pada materi sebelumnya digunakan data: ’15 orang’ untuk perhitungan matematik. Agar data tersebut dikenali sebagai data numerik, caranya: pada dialog box disamping pilih format ‘General’ atau ‘0’. Lalu di bagian Type ketik ‘General “orang”’ atau 0 “orang”. Data yang ditampilkan pada lembar kerja Excel, bisa juga diatur perataan dan orientasinya. Caranya: pada dialog box Format Cells, pilih Tab Alignment… Pada bagian Text alignment, bisa dipilih berbagai pengaturan untuk perataan teks atau data numerik. Pilihlah pada bagian Horizontal untuk perataan teks secara horisontal rata kiri (left), tengah (center), kanan (right), diulang untuk mengisi ukuran sel horisontal (fill), rata kiri-kanan (justify), rata tengah diantara beberapa sel yang ditandai (center across selection), diratakan ke seluruh bagian sel (distributed). Bagian Vertical, terdapat berbagai pilihan untuk mengatur tampilan teks secara vertikal rata keatas (top), tengah (center), kebawah (bottom), justify dan distributed. Pada bagian Text Control: aktifkan Wrap text, untuk melakukan pelipatan teks (artinya: jika ukuran data melebihi lebar sel, maka data berikutnya otomatis turun ganti baris tapi pada sel yang sama); aktifkan Shrink to fit, maka ukuran teks akan menyusut sesuai ukuran sel; dan aktifkan Merge cells, untuk menggabungkan beberapa sel jadi satu. Sedangkan pada bagian Orientation, teks bisa ditampilkan sesuai orientasi yang diinginkan: vertikal menurun, diagonal, dan sebagainya.



Pengaturan alignment teks bisa juga dipilih pada Group Alignment di Tab Home berikut ini …



Bekerja dengan Pengolah Angka| 59



e-biz education enterprise



1.6.



Membuat Tabel



Tabel atau bingkai (border) pada lembar kerja Excel bisa dibuat sebelum ataupun sesudah data diketikkan ke dalam lembar kerja. Caranya: tandai sel yang hendak diberi bingkai. Dari Tab Home, klik Borders yang ada pada Group Font. Atau jika dipilih More Borders.. maka Dialog box Format Cells pada Tab Border akan ditampilkan gambar disamping. Pada prinsipnya sama fungsi bagian-bagian perintahnya, hanya saja jika membuat bingkai dengan pilihan perintah yang ada pada dialog box ini, sel-sel data harus ditandai lebih dahulu. Bedanya hanya satu, yaitu kita bisa membuat garis diagonal pada bingkai.



1.7.



Cara-cara Menghapus



Ada berbagai cara penghapusan yang disediakan oleh Excel, yaitu:  Cara I: tandai sel-sel yang berisi data yang akan dihapus, lalu tekan tombol Delete pada Keyboard. Cara ini hanya menghapus isi sel saja, sedangkan garis, bingkai dan format sel tetap berlaku.  Cara II: klik kanan pada sel-sel yang ditandai, lalu pilih Clear Contents pada pilihan perintah yang ditampilkan (pop-up menu). Cara ini juga menghapus isi sel saja, garis, bingkai dan format sel tetap berlaku.  Cara III: untuk menghapus bingkainya saja, tandai sel-sel yang berbingkai. Pilih Tab Home, klik drop-down (panah bawah) yang ada pada ikon Border pada Group Font. Cari pilihan perintah No Border.  Cara IV: pilih Tab Home, klik drop-down (panah bawah) yang ada pada ikon Border pada Group Font. Cari pilihan perintah Erase Border. Hapus garis-garis bingkai dengan meng-klik garis atau drag garis yang akan dihapus. Cara ini juga hanya menghapus garis-garis border saja.  Cara V: tandai sel-sel yang berisi data yang akan dihapus, klik kanan pada data tersebut lalu pilih Delete … Jika perintah ini dipilih, maka akan ditampilkan dialog box Delete gambar disamping ini … Pilih Shift cell left, untuk menghapus dan menggeser sel kekiri. Pilih Shift cell up, untuk menghapus dan menggeser sel ke atas. Pilih Entire row, untuk menghapus seluruh baris dan seluruh sel bergeser ke atas. Pilih Entire column, untuk menghapus seluruh kolom dan seluruh kolom bergeser kekiri.



 



Cara VI: tandai sel-sel yang berisi data yang akan dihapus, pilih Tab Home. Pada Ribbon Group Cells, pilih Delete. Cara VII: tandai sel-sel yang berisi data yang akan dihapus, pilih Tab Home. Pada Ribbon Group Editing, pilih Clear. Ada beberapa pilihan Clear sebagai berikut: Clear All, menghapus semua yang ada pada sel-sel yang ditandai termasuk bingkai, garis, dan format sel. Clear Formats, menghapus semua format sel-nya saja. Clear Contents, menghapus semua isi sel-nya saja. Clear Comments, menghapus semua komentar (Comment) saja.



60 | Bekerja dengan Pengolah Angka



Microsoft Excel 2010



1.8.



Rumus & Fungsi



Rumus (Formula) dan fungsi (Function) amatlah vital dan akan sering digunakan dalam pengolahan angka. Sebab itu pada bagian ini akan dijelaskan hal-hal yang perlu diketahui dalam pemakaian rumus dan fungsi.



1.8.1.



Rumus



Formula atau rumus digunakan untuk melakukan perhitungan tertentu atau memroses data sesuai ketentuan. Cara pemberian rumus harus diawali ‘=’. Excel memroses rumus sesuai hirarkhi (urutan derajat/kepentingan). Hirarkhi operator matematika adalah sebagai berikut: Hirarkhi



Operator/ekspresi



1



( ) dalam tanda kurung



2



^ pangkat



3



* kali



4



+ penjumlahan – pengurangan / pembagian



Rumus yang sifatnya tetap dan baku bisa diprogram sedemikian sehingga mempersingkat penulisannya. Rumus yang terprogram disebut Fungsi (Function).



1.8.2.



Macam-macam Fungsi



Excel menyediakan berbagai bentuk fungsi yang dikelompokkan dalam beberapa kategori, antara lain: fungsi Financial, Date & Time, Math & Trig, Statistical, Lookup & Reference, Database, Text, Logical, Information, Engineering dan sebagainya. Fungsi bisa diketikkan langsung di sel yang diinginkan, menggunakan dialog box Function Argument atau pilihan perintah yang ada pada Tab Home – Function. Langkah-langkahnya adalah:



a. Menggunakan fungsi dengan dialog box Function Argument: 1.



Gunakan data seperti gambar diatas. Letakkan indikator sel aktif di sel C7.



2.



Klik Insert Function yang terletak di sudut kiri Formula Bar.



3.



Maka akan ditampilkan dialog box Insert Function seperti ini …



Pilih kategori Math & Trig disini Pilih fungsi SUM Akhiri dengan klik OK!



4.



Setelah itu akan ditampilkan dialog box Function Argument seperti ini… Tentukan disini alamat sel yang akan diproses



Bekerja dengan Pengolah Angka| 61



e-biz education enterprise b. Menggunakan fungsi dengan Tab Home – Insert Function: Pilih Tab Home, pada Ribbon Group Editing klik insert function. Pilih fungsi yang diinginkan pada pilihan fungsi-fungsi yang ada. 3. Tentukan alamat sel yang akan diproses. 1. 2.



1.8.3.



Macam-macam Fungsi



Kita bisa juga menggunakan berbagai macam fungsi Excel yang ada pada Tab Formulas, Ribbon Group Function Library berikut ini …



Namun, hanya beberapa fungsi-fungsi yang penting dan sering digunakan saja yang akan dijelaskan pada materi berikut ini. Jika diketahui data seperti lembar kerja disamping ini … Maka, jika diproses menggunakan macam-macam fungsi Excel berikut ini, hasilnya: Kategori



Math & Trig :



Nama Fungsi =ABS(bilangan) Menghasilkan nilai absolut dari sebuah bilangan. Contoh: =ABS(-4) hasilnya: 4 =ABS(4) hasilnya: 4 =CEILING(bilangan, basis pembulatan) Membulatkan bilangan ke atas sesuai basis pembulatan. Contoh: =CEILING(23575,1000) hasilnya: 24000 =CEILING(23575,100) hasilnya: 23600 =FLOOR(bilangan, basis pembulatan) Membulatkan bilangan ke bawah sesuai basis pembulatan. Contoh: =FLOOR(23575,1000) hasilnya: 23000 =FLOOR(23575,100) hasilnya: 23500 =INT(bilangan) Membulatkan ke nilai terendah integer. Contoh: =INT(2.89) hasilnya: 2 =INT(-2.89) hasilnya: -3 =MOD(bilangan, pembagi) Mencari sisa pembagian. Contoh: =MOD(9,2) hasilnya: 1 =MOD(12,5) hasilnya: 2 =PRODUCT(bilangan1,[ bilangan2],[ bilangan3],…) Mengalikan isi sel. Contoh: =PRODUCT(1,5,9) hasilnya: 45 =PRODUCT(A1:A2) hasilnya: 18 =ROUND(bilangan, digit pembulatan) Membulatkan sesuai digit tertentu. Contoh: =ROUND(17565,-3) hasilnya: 18000 =ROUND(17565.48,1) hasilnya: 17565.5 =ROUNDDOWN(bilangan, digit pembulatan) Membulatkan ke bawah sesuai digit tertentu. Contoh: =ROUNDDOWN(17565,-3) hasilnya: 17000 =ROUNDDOWN(17565.48,1) hasilnya: 17565.4



62 | Bekerja dengan Pengolah Angka



Microsoft Excel 2010



=ROUNDUP(bilangan, digit pembulatan) Membulatkan ke atas sesuai digit tertentu. Contoh: =ROUNDUP(17565,-3) hasilnya: 18000 =ROUNDUP(17565.48,1) hasilnya: 17565.5 =SUBTOTAL(kode fungsi Mat, range nilai) Mencari hasil sesuai kode fungsi matematika range sel tertentu. Contoh: =SUBTOTAL(9,A1:A6) hasilnya: 35 (9=SUM) =SUBTOTAL(4,A1:A6) hasilnya: 9 (4=MAX) =SUM(bilangan1,[ bilangan2],[ bilangan3],…) Menjumlahkan isi sel. Contoh: =SUM(1,5,9) hasilnya: 15 =SUM(A1:A2) hasilnya: 9 =SUMIF(range, criteria) Menjumlahkan isi sel yang sesuai kriteria. Contoh: =SUMIF(A1:A6,5) hasilnya: 5 =SUMIF(A1:A6,”5”) hasilnya: 7.67 =AVERAGEIFS(range yang dirata-rata,range kriteria,kriteria) Menghitung rata-rata isi sel yang memenuhi beberapa kriteria. Contoh: =AVERAGEIFS(A1:A6,A1:A6,">4",A1:A6,"