Modul LKMM TD [PDF]

Citation preview

Analisa Kondisi Lingkungan dan Perumusan Gagasan Awal



• Pengertian AKL Analisa



Kondisi



Lingkungan



adalah



Suatu



kegiatan



mengamati, memahami, dan menganalisis apa yang ada pada lingkungan baik fisik maupun sosial sehingga didapatkan informasi yang berguna.



• Manfaat melakukan AKL 1. Mengambil tindakan sesuai kondisi 2. Menentukan prioritas 3. Mendapatkan informasi yang berguna 4. Mengetahui potensi yang ada



 Tahapan AKL 1. Siapa saya dan apa visi saya 2. Apa itu lingkungan dan lingkungan ideal itu seperti apa 3. Bagaimana lingkungan / kondisi sekarang 4. Menentukan skala prioritas masalah dan menganalisis



 Metode AKL 1. 5W1H (What, When, Why, Who, Where, and How)



2. Pencarian Informasi (pengamatan, wawancara, kuisioner,



data sekunder) 3. Analisa SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat)



 Pengertian PGA 1. Ide awal yang muncul sebagai hasil dari analisis kondisi



lingkungan 2. Suatu ide atau pemikiran dari diri seseorang atau kelompok



dimana merupakan suatu permulaan atau langkah awal sebelum melangkah lebih jauh.



 Alur PGA



 Batasan PGA 1. Jelas 2. Dapat dimengerti 3. Ambisius 4. Tetap Realistis 5. Bertahap



6. Berskala Prioritas



 Brainstorming dan penyampaian PGA Ialah teknik merangsang arus bebas ide tanpa dihalangi apapun dan siapapun. Proses brainstorming : 1. Berpikir liar tanpa batas 2. Menunda penilaian (jangan mengomentari) 3. Menggandeng pendapat orang lain ( merevisi pendapat



orang lain) 4. Daftar semua pertanyaan (meskipun tidak masuk akal) 5. Membahas ide satu per satu



 Penyampaian PGA 1. Menentukan tujuan, visi, dan misi pribadi yang dirumuskan



dalam “prinsip”, 2. Kenali tim dan kondisi eksternal yang terjadi dan resapi itu 3. Sampaikan ide itu 4. Perhatikan tanggapan tim 5. Evaluasi (jangan pakai emosi untuk menganalisis) 6. Follow Up



Tolok Ukur Keberhasilan dan Performence Indicator







Pengertian Tolok ukur keberhasilan (TUK) Merupakan suatu patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai suatu kegiatan atau merupakan suatu sasaran minimal yang ditentukan dalam perencanaan suatu kegiatan. Makna dari kata tolok adalah bandingan, Sehingga secara bahasa dapat diartikan sebgaia ukuran pembanding suatu kegiatan agara dapat dikatakan berhasil atau tidak.







Fungsi TUK 1. Memotivasi untuk mencapai keberhasilan suatu kegiatan 2. Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan.



Dengan adanya TUK maka akan lebih mudah menentukan apakah suatu kegiatan itu berhasil atau gagal 3. Membantu memberikan objektivitas evaluasi.



Evaluasi yang dimaksud bisa berupa evaluasi pelaksanaan ataupun evaluasi total. Evaluasi pelaksanaan berarti jika TUK yang dimaksud belum tercapai maka PGA yang sudah dirumuskan perlu di AKL ulang sehingga TUK terpenuhi. Jika pada evaluasi total menjadi penilaian komperehensif terhadap suatu aspek yang menyebabkan TUK tidak tercapai,



dapat



digunakan



sebagai



masukan



untuk



penyempurnaan kegiatan di kemudian hari (jika kegiatannya lebih dari 1 kali). Hasil dari evaluasi dapat menjadi pertimbangan kepanitiaan selanjutnya dalam membuat suatu acara dan menentukan TUK yang digunakannya.







Teknik merumuskan TUK 1. Ukuran ukuran dicantumkan dalam mutu kuantitatif, Semua



hal yang dilakukan sebgai TUK harus dapat diukur dalam bentuk angka yang jelas. Contoh : suatu kontes sepakbola antar universitas diikuti oleh 10 tim, mencantumkan mutu minimal. 2. Hal yang digunakan sebagai TUK harus dicantumkan mutu



minimal sebagai penjelas tambahan. Contoh : suatu kontes sepakbola antar perguruan tinggi diikuti oleh 10 tim dengan rincian 7 tim dari PTS dan 3 tim PTN. 3. Jumlah total TUK yang dibuat harus ganjil sehingga bisa



diambil kesimpulan tentang gagal atau berhilnya suatu kegiatan.







Hal-hal yang dapat dijadikan TUK 1) Man a. Peserta yang datang mencapai 100 orang b. Rata-rata nilai PA peserta mencapai 70



2) Money a. Keuntungan kegiatan mencapai Rp 2.000.000,00 3) Management a. Dilaksanakan Rakom seluruh panitia minimal dua kali 4) Machine a. Peralatan kembali seperti semula setelah kegiatan selesai 5) Time a. Acara dimulai tepat waktu







Pengertian Performance Indicator Performance Indicator (PI) adalah matriks yang digunakan untuk mengukur performa kinerja sesuatu. TUK dan PI memiliki fungsi yang sama, namun bentuknya berbeda, di mana pada PI, nilai tiap tolok berupa persentase.







Perbandingan TUK dan PI 1. Sistem penilaian



TUK : Zero one (jika tercapai dinilai penuh, jika tidak tercapai dinilai 0) PI



: Zero one, Higher better (jika tercapai dan melampaui bernilai 1, jika kurang memenuhi capaian maka bernilai 0,x), lower Better (jika tercapai dan lebih kecil bernilai 1, jika melebihi target maka bernilai 0,x).



2. Pembobotan



TUK



: Sama rata



PI



: Menggunakan persentase



3. Jumlah



TUK PI



: Wajib ganjil



: Tidak wajib dengan syarat pembobotan tidak boleh seimbang jika indikator berjumlah genap.







Komposisi PI



Kegiatan Deskripsi Tujuan Bobot Indikator Target Bobot Keterangan Realisasi Nilai Nilai PI



Catatan : 1. Satu Indikator hanya bisa merepresentasikan satu tujuan. 2. Satu tujuan bisa di representasikan dengan lebih dari satu



indikator. 3. Pembobotan PI dianjurkan untuk diisi oleh stakeholder yang



tidak termasuk dalam bagian internal kepanitiaan. 4. Pada penggunaan yang lebih kompleks (contoh yang



dilampirkan), PI digunakan untuk menilai secara keseluruhan tentang kinerja satu departemen secara utuh dan dilanjutkan dengan penilaian keberhasilan organisasi. Sehingga menjadi KPI.



Tujuan



Perencanaan Jadwal Kegiatan







Pengertian jadwal kegiatan : Uraian jenis kegiatan dan waktu yang dibutuhkan secara bertahap yang disusun secara sistematis dalam rangka menyelesaikan rencana kegiatan dengan tepat dan berhasil.







Manfaat PJK adalah : 1. Menjadi pedoman bagi anggota panitia tentang beban tugas (volume kegiatan) dan batas waktu yang ditentukan 2. Membantu evaluasi selama proses kegiatan berlangsung 3. Mengidentifikasikan



kegiatan



yang



dapat



dikerjakan



bersama atau menjadi prasyarat 4. Membantu panitia agar dapat melaksanakan tugasnya secara lebih efisien dan efektif







Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam peyusunan PJK 1. Rencana-rencana kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan 2. Waktu dan dana yang diperlukan 3. Jumlah anggota panitia 4. Kegiatan yang menjadi prasyarat sehingga harus dikerjakan terlebih dahulu



5. Kegiatan yang dapat dilaksanakan secara bersamaan dalam waktunya







Teknik penyusunan PJK : 1. Tabulasi dengan matrik



2. Jaringan kerja



Pengorgasisasian Kegiatan Kepanitiaan







Pengertian Pengorganisasian Suatu proses merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas pada tiap anggota.







Pengertian Pengorganisasian Kegiatan Kepanitiaan Keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, kewenangan, dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga terlaksanannya suatu kegiatan







Faktor-faktor Pengorganisasian 1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. 2. Teknologi yang digunakan 3. Anggota ( Sumber Daya Manusia ) 4. Ukuran organisasi







Unsur-unsur Pengorganisasian 1. Spesialisasi pekerjaan : Spesifikasi tugas individual atau kelompok kerja dalam organisasi 2. Standarisasi kegiatan : Prosedur standard organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan



3. Koordinasi kegiatan Integrasi : Fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi 4. Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan : Pola kekuasaan yang ada di tubuh organisasi. Pengambilan keputusan



oleh



ketua



(sentralisasi)



atau



pemberian



kepercayaan pada bawahan untuk mengambil keputusan (desentralisasi)







Pengertian proses Pengorganisasian 1. Perincian seluruh pengerjaan 2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan yang logis yang bisa dikerjakan tiap anggota (departementalisasi ) 3. Bagan organisasi formal 4. Pengembangan dan pengadaan suatu mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan tersebut (rantai perintah ) 5. Tingkat hirarki manajemen 6. Saluran komunikasi 7. Penggunaan komite







Faktor yang mempengaruhi Pengelompokan/Departementalisasi 1. Fungsi 2. Produk / jasa 3. Wilayah 4. Langganan



5. Proses atau peralatan 6. Waktu 7. Pelayanan







Pengertian dan jenis Struktur Organisasi 1. Struktur Organisasi adalah susunan atau pola tetap hubungan antar fungsi-fungsi yang ada 2. Jenis-jenis bagan struktur organisasi : B. Bentuk pyramid



C. Bentuk vertikal



D. Bentuk horizontal



E. Bentuk lingkaran



F. Rantai perintah



G. Tingkat hirarki manajemen







Kelebihan dan kekurangan PKK Kelebihan : 1. Keputusan-keputusan yang didapat kualitasnya lebih baik 2. Penyebaran kekuasaan 3. Meningkatkan pengembangan kreativitas pekerja 4. Produktifitas sangat besar Keburukan : 1. Boros uang 2. Mekanisme Pertanggungjawabannya lama 3. Lama dalam mengambil keputusan 4. Ketergantungan 5. Konflik yang rumit antar bagian organisasi



Komunikasi Antar Unit Kerja 



Sifat komunikasi : Semua komunikasi bersifat memberi-menerima







Jenis komunikasi a. Verbal (lisan dan tulisan) b. Non verbal, menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu.







Definisi komunikasi 1. Turut serta memberi kepada pihak lain atau pertukaran pikiran-pikiran, opini-opini, atau keterangan-keterangan. Komunikasi merupakan suatu proses kerja sama (Webster). 2. Berbagi



pikiran,



informasi



dan



intelijen



(www.jakartaconsulting.com) 3. Segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dengan tujuan menyampaikan pesannya pada orang lain 4. Suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya.(Wikipedia)







Elemen komunikasi 1. Pengirim/pemberi atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengurumkan pesan kepada pihak lain. 2. Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain. 3. Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain. 4. Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya. 5. Media komunikasi.







Proses komunikasi 1. Bagaimana dan seperti apa sudut maupun cara pandang seseorang terhadap apa yang didengar, dilihat atau dimengerti sangatlah di bentuk oleh latar belakang dan pengalaman pribadi perorangan. (Indonesia.siutao.comhendra). 2. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. (Memberi dan menerima informasi).







Kesalahan komunikasi Mis-komunikasi (pesan yang kita maksudkan tersebut tidak sesuai dengan penangkapan lawan bicara kita) artinya komunikasi kita belum efektif.







Hambatan komunikasi karena ketidakmampuan seorang penyampai pesan dalam : 1. Berkomunikasi sesuai tingkatan bahasa para pendengarnya. Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP tentunya akan kesulitan mengerti pembicaraan seorang sarjana teknik yang berbicara menggunakan istilah-istilah tekniknya. 2. Mengerti



keinginan



arah



pembicaraan



dari



para



pendengarnya. Sekelompok remaja SMA tentunya wajar jika tidak tertarik pada pembicaraan mengenai permasalahan bagaimana merawat dan mendidik balita yang disampaikan seorang ibu rumah tangga. 3. Mengerti kelas sosial para pendengarnya. Sekelompok petani didesa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham. 4. Memahami latar belakang serta nilai-nilai yang dipegang teguh para pendengarnya. Seorang ahli presentasipun akan sangat kesulitan menembus dan merubah "kekebalan" (kekeras-kepalaan) pendapat seorang individu apalagi kelompok masyarakat yang mengkonsumsi makanan pokok nasi menjadi gandum, kentang atau lainnya walaupun didukung "buktibukti dan alasan yang kuat dan benar".







Faktor-faktor untuk mencapai komunikasi yang efektif: 1. Mendapat



keterangan



yang



lengkap



(misal:



keinginan/kemauan dari masing2 pihak, dll). 2. Kepercayaan antar kedua belah pihak. 3. Persamaan pengalaman. 4. Menggunakan kata-kata yang dikenal. 5. Mendapat perhatian dari pendengar - Menggunakan contoh dan alat-alat visual.







5 hukum Komunikasi yang efektif (REACH) A.



Respect Respect adalah rasa hormat dan saling menghargai, hal



tersebut merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim. Cara : dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Cara memunculkan/menunjukkan respect : 1) Kontak mata. 2) Ekspresi wajah, tunjukan ekspresi bahwa anda tertarik dengan bahan pembicaraan. 3) Postur tubuh / gerak-gerik tubuh Sebagai contoh :



a) Menundukan



kepala



menunjukkan



penyelesaian



pernyataan b) Mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan, c) Terlalu



sering



menggerakan



bagian



tubuh



mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. Untuk itu perhatikan gerak-gerik anda saat melakukan komunikasi dengan lawan bicara. 4) Selera Berbusana Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan membuat dampak pasti pada proses komunikasi. Kita semua berbusana dan mungkin banyak diantara kita tak terlalu memperhatikan, namun hal kecil ini memiliki peran untuk sebuah efektif. Jika kita memperhatikan bagaimana cara berbusana, hal itu akan memperbaiki kemampuan komunikasi kita.



B. Empathy Emphaty adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain., menerima masukan ataupun umpan balik dengan sikap yang positif (komunikasi 2 arah). Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Kita perlu



saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respect atau penghargaan, kepercayaan



dan yang



rasa



respect



merupakan



akan



unsur



membangun utama



dalam



membangun teamwork.



C. Audible Audible adalah dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Kemampuan menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik.



D.



Clarity Clarity adalah Keterbukaan dan transparansi & kejelasan.



Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.



E. Humble Humble adalah sikap rendah hati. Wujudnya : sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan



penuh



pengendalian



diri,



serta



mengutamakan



kepentingan yang lebih besar, dll.







Hasil dari berkomunikasi efektif Membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun



hubungan



jangka



panjang



menguntungkan dan saling menguatkan. 



Kunci Komunikasi tertulis (4C) 1. Complete (lengkap) 2. Clear (jelas) 3. Concise (singkat) 4. Correct (tepat)



yang



saling



Hakikat Motivasi







Pengertian motivasi menurut KBBI  Dorongan yang timbul pada diri sendiri secara sadar maupun tidak  Usaha yang dapat menyebabkan seseorang atau kelompok bergerak melakukan sesuatu untuk mencapai tujuan yang dikehendaki







Hakikat Motivasi Hakikat motivasi adalah suatu hal yang mampu meningkatkan keinginan dalam mencapai tujuan.







Fungsi motivasi a 1. Mendorong timbulnya perilaku atau suatu perbuatan 2. Sebagai pengarah 3. Sebagai penggerak







Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi Faktor internal



Faktor eksternal



 Presepsi



 Lingkungan



 Penting



 Keadaan Tim



tidaknya tujuan  Kebutuhan  Kepuasan  Harga diri  Prestasi



 Nilai



(jenis



dan



sifat)



Pekerjaan  Reward and Punishment



Faktor internal : faktor yang bisa dikontrol Fakotr external : faktor yang tidak bisa dikontrol







Penting atau tidaknya motivasi tergantung pada kebutuhan dari individu atau kelompok tersebut







Cara menjaga motivasi - Memiliki panutan (figur) sebagai contoh - Mencari tantangan atau hal yang baru - Memperluas wawasan untuk menambah presepsi berfikir - Positive Thinking - Pantang menyerah - Mempunyai tujuan ( target ) - Mencari alasan yang tak terbantahkan







Teknik memotivasi : - Hindari kekecewaan - Bantulah menemukan kelebihan - Hidangkan konsekuensi - Beri penghargaan



Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan A. Pengertian umum :  Macam ADUM : Kesekretariatan dan keuangan  Administrasi : kegiatan mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan dalam rangka mencapai tujuan tertentu  Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Sekretariat adalah tempat kerja, kantor administrasi atau tempat melakukan



aktivitas



kesekretariatan,



ketatausahaan,



keuangan, kepegawaian.



 Fungsi sekretariat : 1. Pusat aktivitas organisasi. 2. Pusat informasi dan komunikasi organisasi (intern dan ekstern). 3. Pusat kegiatan administrasi dan dokumentasi organisasi. 4. Fasilitator aktivitas manajemen dan memudahkan fungsi kontrol 5. Mengamankan rahasia organisasi. 6. Penyimpanan



pengolahan



pemeliharaan



seluruh



dokumentasi. 7. Mengatur mekanisme kerja dan tertib administrasi. 8. Menjaga dan merawat inventaris sebagai asset organisasi.



9. Mengembangkan networking dalam pihak pihak yang terkait dengan kepentingan organisasi.



 Kelengkapan sekretariat : a) Identitas organisasi b) Peralatan administrasi c) Struktur organisasi d) Papan koordinasi dan informasi e) Time schedule f) Sarana hiburan



 Surat menyurat dan penomoran surat a) Laporan penanggungjawaban b) Administrasi keuangan c) Anggaran d) Proses perumusan anggaran e) Langkah penyusunan anggaran f) Pengontrolan anggaran g) Pembuatan SPJ h) Alur birokrasi dan alur pencairan dana



B. Administrasi Kesekretariatan 1. Fungsi dan prinsip administrasi kesekretariatan. 2. Klasifikasi dan bentuk surat surat (surat undangan, Surat Keputusan, Surat Ketetapan, surat permohonan, surat penyataan, surat rekomendasi, dll). 3. Cara Membuat surat serta aturan penomoran surat (komponen penting dalam surat). 4. Alur birokrasi (SOP).



C. Administrasi Keuangan 1. Fungsi dan prinsip administrasi keuangan. 2. Klasifikasi dan bentuk laporan keuangan (kuitansi (SPONSOR), buku kas, laporan keuangan(SPJ)). 3. Pembuatan laporan keuangan (SPJ), dan hal penting lain dalam pembendaharaan kegiatan. 4. Alur birokrasi (SOP).



Pengendalian Konflik dan Teknik Pengambilan Keputusan 



Pengertian konflik : Konflik berasal dari bahasa latin “Configere” yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua pihak atau lebih (juga bisa terjadi antara dua/lebih pemikiran dalam diri seseorang) di mana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya ataupun membuatnya tidak berdaya.







Faktor- faktor potensi terjadinya konflik : a) Diri sendiri b) Perbedaan tujuan c) Sumber daya d) Kekuasaan e) Perbedaan ideology f) Keanekaragaman norma g) Faktor internal dan eksternal







Arti dan macam - macam konflik a) Interpersonal b) Intrapersonal c) Antara individu dan kelompok d) Antara kelompok dan satu organisasi



e) Antar organisasi







Cara menyelesaikan konflik a) Berkompetisi (win lose solution, antara atasan dan bawahan) b) Menghindari konflik / menunda konflik c) Akomodasi (mengalah) d) Kompromi (win win solution) e) Berkolaborasi (kerjasama, menciptakan solusi baru).







Dampak konflik : a. Positif : 1. Motivasi meningkat 2. Loyalitas meningkat 3. Ikatan Kelompok Lebih Erat 4. Kreativitas Meningkat 5. Membantu Upaya Mencapai Tujuan



b. Negatif : 1. Produktivitas Menurun 2. Kepercayaan Merosot 3. Informasi Dirahasiakan/arus komunikasi berkurang 4. Timbul masalah moral 5. Proses pengambilan keputusan tertunda







Pengertian Keputusan Keputusan adalah pengakhiran dari proses pemikiran tentang apa yang dianggap sebagai “masalah”, sebagai sesuatu yang merupakan penyimpangan dari yang dikehendaki, direncanakan, atau dituju dengan menjatuhkan pilihan pada salah satu alternatif pemecahannya.







Prinsip pengambilan keputusan - Prinsip efisiensi - Prinsip keluwesan (fleksibilitas) - Prinsip ketersediaan alternatif - Prinsip adanya kendala







Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan - Observasi - Merumuskan masalah secara lugas - Mengajukan alternatif-alternatif - Menentukan alternatif terbaik menurut kriteria tertentu - Melakukan validasi melalui implementasi pemecahan masalah - Merumuskan skenario pengendalian



Tenik Penyusunan dan Penyempurnaan Usulan Kegiatan 



Pengertian proposal Proposal kegiatan adalah laporan tertulis yang berisi tentang usulan dari suatu hal / kegiatan yang merupakan rencana kegiatan







Sistem penyusunan usulan kegiatan 1. Cover 2. Pendahuluan 3. Latar belakang 4. Nama kegiatan 5. Tema kegiatan 6. Waktu dan tempat kegiatan 7. Tujuan kegiatan 8. Bentuk kegiatan 9. Susunan kepanitiaan 10.Anggaran dana 11.Sumber dana 12.TUK 13.Penutup (lembar pengesahan dan lampiran)







Cara menyusun usulan kegiatan - Memiliki target



- Rencana kerja yang BEST (bright, effective efficient, specific, time frame)  Bright : Kegiatan yang diajukan berdasarkan pada ide awal yang cemerlang (sudah berdasar AKL yang bagus), harus



bisa



dikomunikasikan



dalam



bahasa



yang



meyakinkan ke dalam proposal.  Effective & efficient



:



Dalam



membuat



rencana



kegiatan yang akan diwujudkan dalam bentuk proposal kegiatan, usahakan untuk efektif dan efisien dalam penggunaan kata/kalimat dan susun kegiatan yang tidak terkesan monoton.  Specific : Kegiatan yang akan disusun dalam proposal harus spesifik untuk satu jenis kegiatan saja. Jika kegiatan ada dalam rangkaian acara, susun proposal dalam satu acara, namun jangan lupa sertakan susunan sub acara.  Time frame : Kegiatan yang terkesan memakan banyak waktu dan monoton, harus dikemas dalam bentuk ungkapan kata yang sedemikian rupa sehingga dalam proposal tetap kelihatan menarik. 



Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penyempurnaan usulan kegiatan 1. Biaya 2. Waktu pelaksanaan 3. Kondisi lingkungan ( internal maupun external )







Pengertian Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Merupakan laporan tertulis yang berisi tentang hasil-hasil dari sebuah realisasi rencana kegiatan.







SPONSORSHIP Pengertian sponsorship : 1. Orang atau perusahaan yang mengusahakan/memprakarsai suatu kegiatan-kbbi 2. Sokongan – google translate 3. Kegiatan tukar menukar kelebihan antara 2 belah pihak



 Mengapa butuh sponsorship ? 1. Modal 2. Untuk memenuhi kebutuhan 3. Branding acara di ranah perusahaan 4. Mengoptimallkan kegiatan



 Acara yang kayak gimana sih yang sponsor mau gabung?? 1. Tujuan Acara 2. Traffic Acara 3. Segmen 4. Space Sponsor 5. Dukungan Stakeholder lain 6. Hubungan sponsor dengan acara



 Apa aja yang harus disiapin? 1. Event yang well prepared 2. Pasukan Sponsorship 3. Senjata Sponsorship, yang isinya : - Proposal - Surat Penawaran Kerjasama



• How? (cara mendapatkan sponsor)



Kontak



Presentasi



Deal !



• Prioritas Link 1. Sponsor taun lalu – Soale mereka sudah pernah sejalan sama kita 2. Alumni 3. Sponsor bapak kamu aku dan mereka, maut nih (keluarga) – Relasi dari panitia atau temen. Usahakan maju dengan ank yg punya relasi 4. Kontak katanya (katanya acara ini dapet ini) – Gak baik sebenernya tapi kalo sejalan sama acara kita ya why not 5. No Link 6. Google – Gak recommended banget. Buat kalo udah buntu banget



• Kesalahan – kesalahan dalam sponsorship 1) Sponsorship = minta uang 2) Support event satu sama dengan lainnya 3) Link kuat = sponsor dapat 4) Mengandalkan



pemasukkan



dari



sponsor



(tidak



memperhatikan pengeluaran)



• Negosiasi Negosiasi adalah pembicaraan dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kesepakatan, untuk mengatur, atau untuk mengemukakan.



• Prinsip Negosiasi : 1. Trust : Dapat Dipercaya oleh lawan bicara 2. Opennes : Terbuka dengan lawan bicara 3. Responsible : Saling Bertanggung Jawab 4. Independency : Saling Menguntungkan satu sama lain



• Tips n trick negosiasi 1. Percaya diri 2. Terpercaya 3. Menguasai substansi materi 4. Menguasai teknik komunikasi



• Langkah - langkah negosiasi : 1. Persiapan (apa yang ingin kita capai) 2. Riset terhadap perusahaan lawan bicara sebelumnya 3. Pembukaan (tentukan atmosfer) 4. Negosiasi (sampaikan keinginan anda)