MODUL Penyusunan Laporan [PDF]

Citation preview

ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN TINGKAT LANJUTAN



MODUL Tata Cara Penyusunan Laporan Slamet Yuswanto



2019



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ………………………………………………………………….



iii



DAFTAR ISI ……………………………………….…………………..........................



v



PENDAHULUAN ………………………………………………………….



1



A. Latar Belakang …………………………………………………….......



1



B. Deskripsi Singkat ...................................................................................



2



C. Hasil Belajar ...................................…………………………................



2



D. Indikator Hasil Belajar ...........................................................................



2



E. Materi Pokok ..........................................................................................



3



F. Manfaat Hasil Belajar ............................................................................



3



G. Petunjuk Belajar ……………………………………………………….



3



KONSEP DAN TUJUAN PEMBUATAN LAPORAN ….……...................



4



A. Pengertian dan Syarat Laporan ...............................................................



4



B. Hambatan Pembuatan Laporan......…………........................…………..



8



C. Tujuan dan Fungsi Pembuatan Laporan ……………………………….



8



D. Rangkuman …………………………………………………………….



9



E. Latihan …………………………………………………………………



10



JENIS DAN BENTUK LAPORAN ………………………………………..



11



A. Jenis Laporan …………………………………………………………..



11



B. Bentuk Laporan ……………………………………………………......



14



C. Rangkuman …………………………………………………………….



46



D. Latihan …………………………………………………………………



46



BAB IV MEKANISME PENYUSUNAN LAPORAN...............................................



47



BAB I



BAB II



BAB III



BAB V



A. Tata Cara Penyusunan Laporan……………………...............................



47



B. Penggunaan Bahasa dalam Penyusunan Laporan……………................



58



C. Rangkuman …………………………………………………………….



58



D. Latihan …………………………………………………………………



59



P E N U T U P ..............................................................................................



60



A. Kesimpulan ............................................................................................



60



B. Tindak Lanjut ........................................................................................



61



DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................



62



BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas latar belakang, deskripsi singkat, hasil belajar, indikator hasil belajar, materi pokok, dan manfaat hasil belajar, serta petunjuk belajar. Silahkan simak penjelasan di bawah ini.



A.



Latar Belakang Setiap pegawai terutama yang ditempatkan di bagian administrasi mempunyai



tugas rutin untuk membuat laporan yang disampaikan kepada pimpinannya sehingga dapat membantu pekerjaan pimpinan dalam mengambil keputusan. Hal ini merupakan bentuk hubungan pertanggungjawaban (responsibility) antara bawahan kepada atasan sekaligus sebagai hubungan kewenangan (authority) antara pimpinan kepada stafnya. Karenanya, laporan sebagai sumber data dan informasi bagi pimpinan sekaligus merupakan bentuk komunikasi antara pimpinan dan bawahan. Dengan demikian, laporan juga dapat dikatakan sebagai bentuk pengawasan. Semakin banyak data yang disajikan dalam laporan akan memberikaan kontribusi yang cukup besar bagi pimpinan untuk mengambil keputusan. Laporan tersebut dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis. Namun dalam administrasi perkantoran, laporan disusun secara tertulis baik melalui media cetak maupun menggunakan sarana internet. Laporan



tertulis



merupakan



dokumen



yang



mengandung



informasi



tentang



permasalahan yang dihadapi, fakta yang terjadi dan tindakan yang akan dilakukan. Karenanya dapat dikatakan sebagai produk akhir dari suatu kegiatan. Komunikasi tertulis lainnya menurut Odgers yang dikutip oleh Badri (2007: 177) yaitu surat, memo, proposal dan itenerary. Surat merupakan bentuk paling lazim digunakan untuk berkomunikasi dalam organisasi. Memo merupakan komunikasi tertulis yang informal dan melibatkan anggota internal organisasi. Proposal merupakan dokumen yang menyediakan metode untuk mengusulkan rencana baru atau menyelesaikan masalah yang ada. Sedangkan itinerary merupakan dokumen yang mencatat rencana perjalanan. Menulis laporan terkadang menjadi permasalahan tersendiri bagi pegawai terutama terkait dengan kendala penulisan sehingga tidak segera dapat terselesaikan. P a g e 3 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



Menyusun laporan sebagaimana dimaklumi, berkaitan dengan keterampilan menulis dan wawasan berbahasa. Oleh sebab itu sebagai suatu skill, perlu dibiasakan dan dilatih sehingga semakin sering berlatih akan semakin baik kemampuan menyusun laporan. Beberapa kaidah yang perlu diperhatikan dalam menyusun laporan yaitu bahwa laporan ditulis obyektif (sesuai dengan data dan fakta), sistematis (penyajian alur pikiran mudah dimengerti, berurutan dan saling berhubungan), menarik (penyajian dengan baik dan benar), lugas (menggunakan bahasa resmi dengan kalimat efektif) serta argumentatif (berdasar alasan-alasan yang jelas). Di samping itu, diperlukan format laporan agar menarik dan mudah dipahami pembaca. Beberapa pihak yang terlibat dalam laporan yaitu penerima laporan dan pemberi laporan. Penerima laporan yaitu atasan atau pimpinan dari pemberi laporan (staf atau bawahan). Pembuatan laporan dimaksudkan untuk mengetahui suatu peristiwa, prosedur dan tindakan, mengetahui perkembangan dan kemajuan suatu pekerjaan, mengatasi suatu masalah sekaligus sebagai alat kontrol untuk mengetahui perkembangan dan kemajuan atas pemecahan masalah. Laporan dapat ditulis secara lengkap atau berkaitan dengan hal yang pokok atau ringkas terkait dengan bidang tugas. Namun juga bisa dilengkapi dengan berbagai sumber untuk menjelaskan permasalahan yang ditulis. Dalam manajemen, laporan (reporting) juga merupakan salah satu fungsi manajemen selain POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling).



B.



Deskripsi Singkat Mata pelathan ini membekali peserta dengan kemampuan menyebutkan



pengertian dan tujuan penyusunan laporan, jenis dan bentuk laporan serta tata cara menyusun laporan.



C.



Hasil Belajar Setelah mempelajari modul Tata Cara Penyusunan Laporan, peserta pelatihan



diharapkan mampu menyebutkan mekanisme pelaporan kegiatan.



D.



Indikator Hasil Belajar Indikator hasil belajar yang diperoleh oleh peserta yaitu:



1) menyebutkan pengertian dan tujuan pembuatan laporan; 2) mengidentifikasi jenis dan bentuk laporan; 3) menyebutkan tata cara penyusunan laporan.



E.



Materi Pokok dan Sub Materi Pokok 1. Konsep dan Tujuan Pembuatan Laporan a. Pengertian & Syarat Laporan b. Hambatan Penyusunan Laporan c. Tujuan dan Fungsi Pembuatan Laporan 2. Jenis dan Bentuk Laporan a. Jenis Laporan b. Bentuk Laporan 3. Mekanisme Penyusunan Laporan a. Tata Cara Penyusunan Laporan b. Penggunaan Bahasa dalam Laporan



F.



Manfaat Hasil Belajar Berbekal hasil belajar modul Tata Cara Penyusunan Laporan, peserta diharapkan



mampu memahami penyusunan laporan yang baik dan benar.



G.



Petunjuk Belajar Peserta pelatihan perlu mengikuti beberapa petunjuk belajar untuk dapat



mempelajar mata pelatihan Tata Cara Penyusunan Laporan pada pelatihan Administrasi Perkantoran Modern sebagai berikut: 1. Peserta harus membaca dengan cermat tujuan pembelajaran dan indikator hasil belajar yang tertulis pada setiap bab mata pelatihan ini sebelum mengikuti pembelajaran; 2. Pelajari referensi yang relevan untuk memperluas wawasan dan memperdalam pemahaman dan catat kata kunci yang dianggap penting, atau kosa kata yang kurang dipahami, kemudian cari penjelasannya dari kamus ataupun eksiklopedia; 3. Kerjakan dengan tuntas seluruh latihan dan tugas yang terdapat dalam setiap bab.



P a g e 5 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



BAB II KONSEP DAN TUJUAN PEMBUATAN LAPORAN Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menyebutkan konsep dan tujuan pembuatan laporan



Pada bab dua ini akan didiskusikan berbagai hal terkait dengan pengertian, syarat laporan, dan hambatan penyusunan laporan, serta fungsi dan tujuan pembuatan laporan. Selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut.



A.



Pengertian dan Syarat Laporan Seringkali kita mendengar kata laporan, bahkan kita telah membuat atau diminta



untuk membuat. Namun apa sesungguhnya laporan itu? Kata laporan berasal dari terjemahan report (bahasa Inggris) yang berasal dari bahasa latin re (berarti sarat, mundur) dan portare (berarti membawa, menyampaikan). Dengan demikian pengertian report adalah menyampaikan informasi yang sebelumnya telah diperoleh secara lengkap. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan laporan sebagai berita atau segala sesuatu yang dilaporkan. Berbagai definisi mengenai laporan disampaikan oleh pakar di bidang administrasi perkantoran. Slamet Soeseno (1980), mendefinisikan laporan adalah cara penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Sedangkan menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. (Sutrisno dan Brisma Renaldi, 2006). Himstreet menyatakan bahwa laporan adalah pesan yang disampaikan secara sistematis dan obyektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan. (Arie Andrasyah Isa dkk, 2014). Berdasarkan pengertian laporan sebagaimana disebutkan di atas, dapat dijelaskan bahwa: 1). Laporan merupakan penyampaian pesan berupa informasi untuk pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, informasi harus akurat, lengkap dan obyektif. 2). Laporan dibuat secara sistematis, penyampaiannya dibuat dengan sistematis tertentu dan dibuat secara logis. 3). Laporan mementingkan obyektivitas guna memecahkan permasalahan yang dihadapi.



4). Laporan diberikan untuk pihak tertentu dan tidak diberikan untuk orag yang tidak berwenang. Laporan harus mudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang menerima laporan. Untuk itu perlu diperhatikan beberapa syarat bahwa laporan harus: 1). Obyektif dan mengandung kebenaran Laporan harus dapat menjawab permasalahan yang dipersoalkan, sehingga informasi yang disampaaikan harus benar dan terlepas dari subyektivitas si pembuat. Kebenaran dan obyektivitas sangat diperlukan agar pengambilan keputusan si penerima laporan tidak keliru atau salah. Ketelitian dan kecermatan pembuat laporan dalam memilih referensi atau bahan penyusunan laporan sangat diperlukan sehingga tidak mengaburkan permasalahan yang akan dilaporkan. Hal yang tidak kalah penting bagi pembuat laporan yaitu memposisikan diri sebagai penerima laporan, oleh sebab itu pemilihan kata dan kalimat harus yang mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang beragam. 2). Lengkap Laporan lengkap tentu membutuhkan tidak hanya uraikan kalimat tanpa data dan fakta. Oleh sebab itu diperlukan pasokan data yang upto date. Data bisa berupa data kualitatif yaitu data yang tidak berbentuk angka seperti kualitas kinerja, kepuasan pelanggan dan bisa berupa data kuantitatif seperti statistik, grafik. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya. Laporan yang lengkap harus: a.



mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;



b.



uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;



c.



disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya. Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.



P a g e 7 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



3). Tegas dan konsisten Laporan sebaiknya dibuat dengan jelas, tegas dan konsisten antar bagian atau bab sehingga tidak menimbulkan kerancuan dan perbedaan materi pembahasan. Informasi yang disampaikan juga sebaiknya konsisten dan tidak berubah dalam menjawab persoalan. Laporkan harus tegas, artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. 4). Langsung pada sasaran Untuk mempermudah penerima laporan atau pimpinan dalam membaca, laporan dibuat secara singkat dan padat. Pemilihan kata yang lugas dan kalimat yang efektif perlu digunakan oleh pembuat laporan sehingga tepat sasaran untuk menjawab permasalahan atau obyek laporan. Hindari kesan agar laporan menjadi tebal atau banyak halaman. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan katakata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. 5). Tepat penerimanya Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa laporan juga merupakan salah satu alat komunikasi antara pimpinan dengan bawahannya. Oleh sebab itu, laporan harus diberikan oleh orang yang memintanya atau yang berwenang. Laporan dapat digunakan untuk penilaian kinerja bawahan sekaligus sebagai koreksi dan respon dari atasan. Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. (Soetrisno dan Renaldi, Brisma : 121) 6). Tepat waktu Laporan akan lebih baik jika diserahkan kepada pimpinan atau yang berwenang secepatnya atau sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Ketepatan waktu penyerahan laporan akan membantu pimpinan mempercepat pengambilan keputusan. Ketepatan waktu penyampaian laporan harus benar-benar diperhatikan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut



yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya. Di samping persyaratan tersebut di atas, The Liang Gie (2000) menyatakan bahwa terdapat beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial yaitu: 1). Kecermatan (accuracy) Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan operasi perusahaan yang menjadi wewenangnya. Oleh karena itu, sebuah laporan harus cermat dan sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan, sehingga keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen tepat. 2). Ketepatan waktu (timelines) Ketepatan waktu merupakan salah satu factor penting dalam pengambilan keputusan. Apabila penulisan laporan tidak selesai pada saat yang dibutuhkan, nilai sebuah laporan akan merosot sebanding dengan derajad kepentingan laporan dimaksud. 3). Kecukupan (adequacy) Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah yang akan disajikan dalam laporan. Apabila cakupan masalah kurang mencukupi, niscaya pemecahan masalah yang akan diambil tidak akan tepat. 4). Kesederhanaan (simplicity) Laporan juga harus dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya dalam bahasa yang mudah dimengerti serta mengurangi penggunaan istilah teknis apabila dipandang kurang relevan dan lebih menonjolkan pemahaman yang akan diperoleh oleh manajer terhadap tujuan penulisan laporan tersebut. 5). Kejelasan (clarity) Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat harus dilakukan. Hal ini disebabkan karena waktu manager begitu terbatas dan penyajian data yang telah menjadi informasi akan mempermudah manajemen mengambil keputusan.



B.



Hambatan Pembuatan Laporan Proses pembuatan laporan seringkali mengalami hambatan. Beberapa penyebab



bisa berasal dari internal maupun eksternal, antara lain: P a g e 9 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



1) Kurangnya kemampuan pelapor/pembuat laporan; 2) Penyajian fakta dan data yang kurang tepat 3) Pemakaian bahasa yang cenderung berbelit-belit dan kurang lugas; 4) Adanya keterpaksaan dalam membuat laporan 5) Cakupan laporan terlalu besar dan rumit; 6) Pimpinan kurang memberikan dorongan dan motivasi dalam pembuatan laporan



C.



Tujuan dan Fungsi Pembuatan Laporan Tujuan pembuatan laporan agar pesan/informasi yang disampaikan kepada



penerima dapat mudah dipahami. Oleh sebab itu materi laporan berisi mengenai persoalan yang hanya diketahui oleh penerima. Secara umum tujuan penyusunan laporan yaitu: (Arie Andrasyah Isa dkk, 2014) 1)



Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan



2)



Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan



3)



Memenuhi persyaratan



4)



Mendokumentasikan kegiatan



5)



Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu Di samping itu, laporan memiliki berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama



lain. Beberapa fungsi tersebut yaitu sebagai: (Locker, 2000) 1.



Sarana komunikasi vertikal Laporan merupakan salah satu komunikasi vertical antara bawahan dengan atasan. Pihak bawahan menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa ide atau gagasan pemecahan masalah. Sedangkan pimpinan akan memperoleh data dan informasi yang diolah, dikembangkan, dan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan serta perencanaan lebih lanjut.



2.



Alat pertanggung jawaban Laporan merupakan manifestasi dari bentuk komunikasi vertical dari atas ke bawah. Dengan demikian, laporan merupakan alat yang paling tepat bagi bawahan untuk mempertanggungjawabkan kepercayaan yang diberikan pimpinan.



3.



Informasi penting Laporan yang berisi informasi faktual dan pemikiran yang rasional, obyektif, dan argumentatif sebagai tanggapan terhadap persolan sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi yang penting bagi pimpinan.



4.



Bahan pengambilan keputusan Laporan merupakan susunan dan telaahan informasi yang lengkap, jelas, obyektif, komprehensif, dan sistematis. Karenanya, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan untuk pengambilan keputusan dan kebijakan bagi organisasi.



Laporan yang dibuat dengan prinsip “Asal Bapak Senang” dapat membuat keputusan yang tidak tepat dan cenderung meruntuhkan organisasi.



D.



Rangkuman Laporan mempunyai beberapa pengertian sebagaimana dijelaskan oleh para ahli.



Secara singkat bahwa: 1). Laporan merupakan penyampaian pesan berupa informasi untuk pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, informasi harus akurat, lengkap dan obyektif. 2). Laporan dibuat secara sistematis, penyampaiannya dibuat dengan sistematis tertentu dan dibuat secara logis. 3). Laporan mementingkan obyektivitas guna memecahkan permasalahan yang dihadapi. 4). Laporan diberikan untuk pihak tertentu dan tidak diberikan untuk orag yang tidak berwenang. Penyusunan laporan harus memenuhi persyaratan: obyektif dan mengandung kebenaran, lengkap, tegas dan konsisten, langsung pada sasaran, tepat penerimanya, dan tepat waktu. Di samping itu, laporan manajerial wajib memenuhi syarat kecermatan, ketepatan waktu, kecukupan, kesederhanaan, dan kejelasan. Adapun tujuan pembuatan laporan yaitu untuk memantau dan mengendalikan suatu kegiatan, membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan, memenuhi persyaratan, mendokumentasikan kegiatan, merupakan pedoman untuk persoalan tertentu. Sedangkan fungsi laporan yaitu sebagai sarana komunikasi vertical, alat pertanggung jawaban, informasi penting, serta sebagai bahan pengambilan keputusan.



E.



Latihan



1.



Sebutkan pengertian laporan menurut beberapa pendapat ahli administrasi perkantoran.



2.



Apa yang Saudara ketahui tentang syarat dan fungsi laporan. Sebutkan.



P a g e 11 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



BAB III JENIS DAN BENTUK LAPORAN Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu mengidentifikasi jenis dan bentuk laporan



Pada bab ini akan diuraikan jenis dan bentuk laporan sehingga peserta pelatihan diharapkan akan mampu mengidentifikasi seluruh jenis dan bentuk laporan. A.



Jenis Laporan Berbagai jenis laporan dapat diuraikan berdasarkan beberapa klasifikasi yang



digunakan. Quible menyampaikan beberapa jenis laporan, yaitu: (Badri Munis Sukoco, 2006) 1.



Berdasarkan waktu penyampaian Laporan dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) berdasar waktu penyampaian, yaitu:  Laporan rutin Laporan ini sering disebut sebagai laporan berkala atau periodik. Biasanya dibuat berdasarkan waktu tertentu seperti mingguan, bulanan, triwulan. Laporan ini biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan organisasi atau tugas individu dalam organisasi. Contoh laporan kegiatan bulanan, laporan triwulan serapan anggaran.  Laporan insidentil Laporan insidentil merupakan laporan yang dibuat secara tidak terjadwal, disusun apabila dipandang sangat penting untuk disampaikan dan bersifat mendadak. Contoh laporan insidentil antara laporan bencana alam, laporan penelitian.



2.



Berdasarkan cara penyampaian Laporan berdasarkan cara penyampaian dapat diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) yaitu:  Laporan lisan Laporan yang dsiampaikan secara lisan baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telpon atau media elektronik. Laporan ini memuat materi yang hanya bersifat informative dan singkat, tidak memerlukan rincian yang mendetail serta tidak membawa akibat atau pengaruh yang fatal. Kelemahan laporan lisan yaitu ketidakleluasan untuk mengungkapkan isi laporan baik karena waktu yang terbatas maupun tekanan psikologis pelapor terhadap pimpinan.



 Laporan tertulis Laporan tertulis ini biasanya diketik dan disimpan dalam media penyimpanan. Laporan teertulis memungkinkan penggunaan data secara leluasa baik berupa diagram maupun gambar yang mendukung isi laporan. Materi laporan juga tergantung pada kebutuhan apakah dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan secara mendalam, terstruktur dan menggunakan analisa. Mengingat tertulis, laporan bisa berbentuk formal dan informal.  Laporan visual Laporan ini disajikan lebih menarik mengingat banyak gambar, foto, film atau slide. Laporan ini biasanya ditayangkan dalam siaran televisi atau film dokumenter yang menggambarkan kejadian tertentu. 3.



Berdasarkan bentuk Laporan berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) yaitu:  Laporan berbentuk surat Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi yang terbatas, biasanya hanya beberapa hal yang dianggap penting.  Laporan berbentuk formulir Laporan jenis ini dibuat dalam bentuk dan format yang baku, seperti laporan penjualan/pembelian, laporan penilaian hasil kerja/kuliah.  Laporan berbentuk karangan atau naskah Laporan jenis ini memuat materi yang cukup banyak dan biasanya bersifat formal seperti skripsi, thesis atau disertasi, laporan studi kelayakan.



4.



Berdasarkan sifat penyajian Laporan berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) yaitu:  Laporan informal Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk email, memo atau surat yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya. Biasanya juga tanpa disertai dokumen-dokumen pendukung dan bentuknya cenderung disusun sesuai keinginan/subyektivitas pembuat laporan.  Laporan formal Laporan ini dibuat sesuai dengan aturan resmi dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen resmi. Salah satu materi yang penting yaitu pembuat laporan harus mampu mengintepretasikan data dengan benar. Kekeliruan



P a g e 13 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



menganalisis data akan berdampak pada kesalahan menarik kesimpulan atau rekomendasi. 5.



Berdasarkan maksud Sesuai maksud pembuatan laporan, dibedakan atas analisis yang dilakukan pembuat laporan, yaitu:  Laporan informatif Laporan



jenis



ini



tidak



memerlukan



analisis



dan



digunakan



untuk



menginformasikan sesuatu hal. Jadi hanya bersifat memberi informasitentang sesuatu kejadian/peristiwa.  Laporan rekomendasi Laporan jenis ini selain menyampaikan informasi juga memuat rekomendasi. Oleh karena itu diperlukan analisis dalam pembuatannya, sehingga dapat menyertakan pendapat pembuat laporan berupa tindak lanjut atau penilaian terhadap suatu persoalan berdasarkan pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam.  Laporan pertanggung jawaban Laporan ini memberikan informasi pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja tertentu baik dilihat dari sisi proses, keberhasilan/kegagalan suatu program, termasuk faktor penghambat dan faktor pendukungnya.  Laporan analisis Laporan ini memuat sumbangan pemikiran pembuat laporan berdasarkan analisis yang mendalam.  Laporan perkembangan Laporan ini dibuat untuk menginformasikan perkembanganatau kemajuan pelaksanaan



kegiatan,



program



atau



perkembangan



organisasi



secara



keseluruhan.Laporan ini juga bisa berupa evaluasi suatu pekerjaan, aktivitas atau program tertentu. Laporan ini biasanya digunakan sebagai evaluasi untuk perencanaan yang akan datang.  Laporan studi kelayakan Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan ini menganalisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak, disertai beberapa alternatif solusi atas masalah tersebut.



B.



Bentuk Laporan Sama halnya dengan jenis laporan, bentuk laporan tertulis meliputi bermacam-



macam yaitu: 1. Laporan dalam bentuk formulir Laporan bentuk ini juga sering disebut dengan laporan memo/nota. Pembuatan laporan ini sangat mudah dan hanya mengisi sesuai ketentuan yang telah terdapat dalam formulir. Selain formulir yang telah tersedia, juga dapat dibuatkan. Biasanya terdapat lambang/logo dan nama serta alamat kantor sebagai kepala/kop surat. Berikut contoh laporan bentuk formulir.



2. Laporan dalam bentuk surat Style laporan bentuk surat beraneka ragam, penggunaannya tergantung kelaziman di masing-masing instansi kerja. Style tersebut sebagai berikut.



P a g e 15 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



1. BLOCK STYLE



3.



SEMI BLOCK STYLE



2. FULL BLOCK STYLE



4. INDENTED STYLE



5.



7.



HANGING PARAGRAPH



POLA BENTUK P DAN K



P a g e 17 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



6. OFFICIAL STYLE



8.



POLA BENTUK SQUARE STYLE



9. BENTUK RESMI GAYA BARU



11.



10. BRITISH STYLE



AMERICAN STYLE



Laporan bentuk surat ini dapat dibagi menjadi beberapa jenis surat yaitu: a. Surat dinas Surat dinas terdiri dari 3 bagian yaitu kepala surat, isi surat dan kaki/penutup surat. Kepala surat terdiri dari: -



Nama lembaga/instansi Nama instansi yang lebih tinggi diketik dengan huruf besar (kapital) dan nama instansi yang setingkat juga diketik dengan huruf besar dibawahnya. Keduanya dicetak tebal. Jika instansi tidak setingkat, diketik dengan huruf besar tanpa cetak tebal.



-



Lambang instansi Lambang instansi dicantumkandi sudut kiri atas sejajar dan sama tinggi dengan tulisan nama lembaga/instansi dan alamatnya.



-



Tanggal, bulan, dan tahun



-



Nomor surat



-



Sifat surat (sangat rahasia, rahasia, penting, biasa) 



Sangat rahasia, digunakan untuk surat yang sangat erat dengan keamanan negara;







Rahasia, untuk surat yang bersifat rahasia instansi;







Penting, untuk surat yang isinya mengandung kepentingan mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengdung informasi yang diperlukan dalam waktu lama;







Biasa, yaitu surat yang informasinya tidak penting dan tidak memerlukan tindak lanjut.



-



Lampiran Lampiran merupakan lembaran/berkas yang diikutsertakan dan untuk menunjukkan jumlah, macam, nama dari materi yang disertakan atau mungkin juga permasalahan.



-



Hal Hal merupakan isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas.



-



Alamat Alamat yaitu nama pihak yang dituju pengirim surat. Unsur alamat yang ditulis yaitu nama orang, jabatan dan kota tempat instansi yang bersangkutan. Isi Surat, terdiri atas: -



Pendahuluan/pembukaan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis secara singkat dan jelas



-



Isi pokok, yaitu uraian dari inti isi surat



P a g e 19 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



-



Penutup, yakni kalimat yang mengakhiri isi surat.



Kaki Surat, yaitu bagian akhir surat yang terdiri atas: -



Nama jabatan pejabat penandatangan dan tanda tangan



-



Nama terang penandatangan, tanpa kurung buka dan kurung tutup



-



NIP ditulis dengan huruf besar di bawah nama terang penandatangan



-



Cap/stempel dinas



-



Tembusan, yaitu tindasan surat asli, ditulis dengan huruf biasa dan diakhiri titik dua (:)



Surat dinas yang terdiri dari satu halaman, lembar pertama menggunakan kop surat dan jika terdiri atas beberapa halaman, lembat berikutnya tanpa kop surat. Contoh surat dinas:



b. Surat pengantar Surat pengantar yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. Bentuknya bisa berupa surat biasa atau lembar formulir. Surat pengantar terdiri atas kepala surat, isi surat dan kaki surat. Kepala surat pengantar berisi: - Nama instansi - Kata „SURAT PENGANTAR‟ - Nomor surat, disingkat No. - Tanggal, bulan, dan tahun Isi surat pengantar beupa kolom-kolom, terdiri dari: - Nomor urut - Isi surat - Banyaknya/jumlah - Keterangan Kaki surat pengantar, meliputi: - Nama jabatan pejabat yang bertandatangan, disusul dengan tanda tangan. - Nama terang pejabat penandatangan, tidak perlu diberi kurung buka & tutup serta tanpa garis bawah. - NIP ditulis dengan huruf capital, di bawah nama penandatangan - Cap/stempel dinas Contoh surat pengantar:



P a g e 21 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



c. Surat edaran Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat tertentu tanpa memuat suatu kebijakan, melainkan hanya penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang telah ada. Juga memuat hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. Surat edaran terdiri atas kepala surat edaran, isi surat edaran, dan kaki surat edaran.



Kepala surat edaran meliputi: - Nama instansi dan logo - Kata „SURAT EDARAN‟ - Kepada - Nomor



Isi surat edaran Surat edaran memuat hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. Kaki surat edaran, terdiri atas: - Tempat dan tanggal, bulan, tahun - Nama jabatan pejabat penandatangan, diikuti dengan tanda tangan - Nama terang - NIP (jika bukan Menteri) - Cap/stempel dinas - Tembusan (apabila diperlukan) Contoh surat edaran:



P a g e 23 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



d. Surat undangan Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang ditentukan. Surat undangan terdiri atas kepala surat undangan, isi surat undangan, dan kaki surat undangan. Kepala surat undangan, terdiri dari: - Nama instansi - Tanggal, bulan, dan tahun - Nomor - Sifat - Lampiran - Hal - Kepada Isi surat undangan, - Pembuka dan isi - Waktu - Tempat - Acara - Penutup Kaki surat undangan, meliputi: - Nama jabatan pejabat penandatangan, diikuti dengan tanda tangan - Nama terang pengundang - NIP (jika bukan menteri) - Cap/stempel dinas Contoh surat undangan yang ditandatangan Menteri:



P a g e 25 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



Contoh undangan ditanda tangan selain Menteri



e. Surat tugas/perintah Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam bentuk satuan kerja atau satuan organisasi. Surat tugas terdiri atas kepala, isi dan kaki surat tugas. Kepala surat tugas/perintah, terdiri dari: - Nama dan logo instansi - Kata „SURAT TUGAS/PERINTAH‟



- Nomor - Nama jabatan - Menimbang - Dasar Isi surat tugas/perintah, memuat: - Nama dan NIP yang diberi tugas/perintah - Jabatan yang diberi tugas - Unit organisasi - Tugas - Untuk dan jangka waktu pelaksanaan tugas Kaki surat tugas/perintah, meliputi: - Tempat kedudukan, tanggal, bulan, dan tahun - jabatan pejabat yang memberi tugas - Nama terang - NIP - Cap/stempel dinas - Tembusan Contoh surat tugas/perintah:



P a g e 27 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



f. Surat keputusan Surat keputusan merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pejabat tertentu, memuat: - Pembentukan,



pengaturan,



pengesahan,



perubahan



organisasi, badan, panitia, team dan sebagainya.



atau



pembubaran



- Pelimpahan/penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat - Mengesahkan petunjuk pelaksanaan peraturan - Penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan lainnya - Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsip dalam rangka pelaksanaan kebijakan Surat keputusan terdiri atas kepala surat, nomor, perihal keputusan, nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan, konsideran, diktum, kaki surat keputusan, dan tembusan/distribusi. Kepala surat keputusan, meliputi: - Lambang instansi - Kata „KEPUTUSAN‟ diikuti oleh nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan, dibuat dengan huruf besar semua. Nomor, diisi nomor arab dan kombinasi huruf Hal, berisi perihal singkat tentang inti surat keputusan. Diketik dengan huruf kapital (huruf besar). Nama jabatan pejabat yang berwenang (diketik dengan huruf besar semua) Konsideran, biasanya berisi: -



Kata „menimbang‟ yang diikuti oleh uraian kalimat mengenai pertimbangan/ tujuan/kepentingan/alasan perlu dikeluarkan keputusan.



-



Kata „mengingat‟ yang diikuti oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dalam pembuatan keputusan sehingga mengeluarkan keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.



-



Jika perlu ditambah dengan kata „memperhatikan‟ yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang sesuatu yang perlu diperhatikan dalam pembatan keputusan.



P a g e 29 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



Diktum surat keputusan -



Diawali dengan kata „MEMUTUSKAN‟ disusul di sebelah kiri bawahnya dengan kata „menetapkan‟ dan selanjutnya diuraikan dictum tersebut



-



Kaki surat keputusan, terdiri dari:



-



Tempat kedudukan keputusan dikeluarkan dengan menyebutkan terlebih dahulu kalimat „ditetapkan di ……….‟



-



Tanggal, bulan, dan tahun dengan menyebutkan terlebih dahulu kalimat „ pada tanggal…….‟



-



Tanda tangan (pejabat yang berwenang mengeluarkan surat keputusan)



-



Nama penandatangan



-



Cap dinas



-



Distribusi, memuat daftar alamat yg dituju, biasanya merupakan salinan surat keputusan.



Contoh surat keputusan:



P a g e 31 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



g. Surat instruksi Surat instruksi merupakan surat perintah, memuat: -



Petunjuk teknis dan terperinci tentang apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan surat ketetapan.



-



Petunjuk dan tuntunan mengenai cara pelaksanaan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan/kebijakan.



Contoh surat instruksi.



h. Pengumuman Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum, ataupun kepada pihakpihak yang terlibat dalam isi atau format yang dicakup dalam pengumuman tersebut. Surat pengumuman meliputi kepala, isi dan kaki pengumuman. Kepala surat pengumuman, terdiri dari: P a g e 33 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



- Nama dan logo instansi - Kata „PENGUMUMAN‟ - Nomor (jika diperlukan) - Perihal/tentang Isi surat pengumuman, berisi pemberitahuan yang bersifat umum Kaki surat tugas, meliputi: - Tempat kedudukan, tanggal, bulan, dan tahun - jabatan pejabat yang membuat pengumuman disusul tanda tangan - Nama terang - NIP - Cap/stempel dinas Contoh pengumuman:



i. Notula rapat Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat. Notula merupakan dokumentasi penting yang dicatat oleh notulis. Notula rapat terdiri atas kepala, batang tubuh, kaki dan distribusi. Batang tubuh meliputi pembuka, isi dan penutup. Sedangkan kaki meliputi nama lengkap dan tanda tangan pejabat pemimpin rapat; dan nama lengkap dan tanda tangan notulis. Adapun distribusi Notula disampaikan kepada pejabat yang memimpin rapat.



P a g e 35 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



NOTULA



Hari



: ………………………………………………………………



Tanggal



: ………………………………………………………………



Pukul



: ………………………………………………………………



Tempat



: ……………………………………………………………… Peserta Rapat a. b.



: 1. ……………………………………………………………



Hadir



2. ..…………………………………………………………. Berhalangan hadir : 1. …………………………………………………………… 3. .dst.. 2. . …………………………………………………………. 3. .dst..



Jalannya Rapat : Acara : ……………………………………………………………… (Pengarahan umum pimpinan rapat)……………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. Jalannya rapat/pertemuan (laporan peserta, tanggapan, masukan dan lain-lain).… ………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….. Disahkan Oleh, Nama Notulis



Nama Jabatan Pimpinan Rapat,



Tanda tangan



Tanda tangan



Nama Lengkap NIP…………….



Nama Lengkap NIP……………



j. Nota dinas Nota dina smerupakan salah satu komunikasi kedinasan antar pejabat atau organisasi di lingkungan instansi yang bersangkutan dan sifatnya meminta penjelasan dan keputusan. Nota dinas terdiri atas kepala, isi dan kaki nota dinas. Kepala nota dinas, terdiri dari: - Nama instansi



- Kata „NOTA DINAS‟ - Nomor - Kepada - Dari - Hal - Lampiran (jika diperlukan) - Tanggal, bulan, dan tahun Isi nota dinas Pada dasarnya nota dinas sama dengan surat dinas, hanya lebih singkat namun jelas. Kaki surat tugas, meliputi: - tanda tangannya - Nama terang dan NIP - Tembusan Contoh nota dinas:



P a g e 37 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



4. Laporan dalam bentuk buku Laporan dalam bentuk buku berisi banyak materi atau obyek yang akan dilaporkan. Oleh sebab itu, laporan dalam bentuk buku bisa tebal, dijilid dan dicetak dalam bentuk buku. Laporan dalam bentuk buku teridir atas: 1)



Judul



2)



Kata Pengantar



3)



Daftar Isi



4)



Bab Pendahuluan



5)



Bab-bab Batang Tubuh



6)



Rangkuman



7)



Lampiran-lampiran



Contoh judul tradisional:



LAPORAN SEMESTER IV PUSAT PENGEMBANGAN TEKNIS DAN KEPEMIMPINAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM TAHUN ANGGARAN 2019



BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM DEPOK, 2019



Contoh judul non tradisional: LAPORAN SEMESTER IV PUSAT PENGEMBANGAN TEKNIS DAN KEPEMIMPINAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM TAHUN ANGGARAN 2019



BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM DEPOK, 2019



P a g e 39 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



5. Laporan dalam bentuk artikel atau risalah Laporan ini biasanya disusun untuk melaporkan suatu pertemuan seperti seminar, konferensi,



rapat,



atau



diskusi.



Laporan



ini



merupakan



pertanggungjawaban



penyelenggara.



6. Laporan dalam ilustrasi Laporan ini disusun dengan tidak banyak kata tetapi dapat menjelaskan isi laporan secara jelas dan lengkap. Ilustrasi dalam laporan jenis ini antara lain berupa gambar, potret, denah, grafik, diagram. 7. Laporan dalam bentuk matriks



8. Telaahan staf Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. Telaahan staf terdiri atas kepala, batang tubuh, dan kaki telaahan staf. Kepala telaahan staf, meliputi: 1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; dan 2) uraian singkat tentang permasalahan. Batang Tubuh telaahan staf, meliputi: 1)



persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;



2)



praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;



3)



fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan;



4)



analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;



5)



simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan



6)



tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.



Kaki telaahan staf 1)



nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;



2)



tanda tangan;



3)



nama lengkap; dan



4)



daftar lampiran.



P a g e 41 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



9. Naskah Dinas Elektronik Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. C.



Rangkuman Jenis laporan meliputi laporan berdasarkan waktu penyampaian, laporan berdasarkan



cara penyampaian, laporan berdasarkan bentuk, laporan berdasarkan sifat penyajian dan laporan berdasarkan maksud. Sedangkan bentuk laporan meliputi laporan berbentuk formulir, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk nota dinas/naskah dinas, laporan berbentuk buku, laporan berbentuk artikel/risalah, laporan berbentuk ilustrasi, laporan berbentuk memorandum, laporan berbentuk matrik.



D.



Latihan



1. Identifikasi beberapa jenis laporan dan jelaskan. 2. Identifikasi beberapa bentuk laporan dan jelaskan..



P a g e 43 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



BAB IV MEKANISME PENYUSUNAN LAPORAN Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan tata cara dan penggunaan bahasa dalam penyusunan laporan



A.



Tata Cara Penyusunan Laporan Setiap laporan yang disusun merupakan intisari dari pemikiran yang



ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan laporan dibuat. Laporan juga perlu disusun secara sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut: 1)



Ketelitian laporan harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.



2)



Kejelasan Laporan harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat dalam laporan.



3)



Logis dan Singkat Laporan harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima laporan tersebut.



4)



Pembakuan Laporan harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable. Selaian mengikuti persyaratan tersebut, tata cara penyusunan laporan dapat



dimulai dari tahap persiapan, meliputi pemilihan permasalahan, tujuan penulisan laporan, proses pengumpulan data. Selanjutnya disusun kerangka laporan serta diakhiri dengan tapan penulisan laporan. 1.



Tahap Persiapan Sebelum melakukan penulisan laporan, diperlukan perhatian dalam menyusun latar belakang dan merumuskan masalah, tujuan laporan, jangka waktu penyelesaian penyusunan laporan, penyajian data yang diperlukan serta pemilihan sumber data.



Perhatian tersebut guna menjawab seputar pertanyaan apa yang akan dilaporkan, mengapa perlu dilaporkan, kapan laporan disajikan, data apa saja yang dibutuhkan. Pertama-tama menetapkan judul dan obyek laporan dengan ketentuan sebagai berikut:



2.



a.



obyek yang akan dilaporkan jelas, sehingga memudahkan penulisan sistimatika laporan;



b.



perumusan permasalahan tidak bias dan jelas;



c.



Fokus pada permasalahan dan keinginan pimpinan;



d.



Perhatikan data permasalahan;



e.



Tentukan judul sesuai dengan isi laporan



yang



diperlukan,



usahakan



yang



relevan



dengan



Pengumpulan dan Penyajian Data Langkah selanjutnya dalam penulisan laporan yaitu mengumpulkan dan menyajikan data. Pemilihan data sangat penting dalam pengambilan kesimpulan dan rekomendasi laporan. Data yang salah akan berakibat salah pula dalam pengambilan keputusan. Data sekunder dapat diperoleh dari berbagai literatur seperti: a.



Surat-surat keputusan, dan landasan-landasan yuridis lainnya;



b. Skema atau struktur organisasi; c.



Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, dan lain sebagainya;



d. Rencana kerja; e.



Notulen rapat;



f.



Grafik, tabel, bagan, denah;



g. Uraian tugas (job description); h. Buku pedoman kerja. Sedangkan data primer meliputi hasil pengamatan (observasi), kuesioner, dan wawancara (interview). a.



Metode pengamatan (observasi)



P a g e 45 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



Observasi biasanya dilakukan dengan pengamatan sekaligus pencatatan dengan sistematis atas berbagai gejala/fenomena. Menurut Sutrisno Hadi (1995), metode pengamatan ada tiga jenis yaitu: 1) Observasi partisipan Observasi partisipan jika seorang yang mengadakan observasi (observer) turut ambil bagian dalam perikehidupan orang atau orang-orang yang diobservasi (observees), bukan pura-pura semata. Namun, jika unsur partisipasi sama sekali tidak terdapat dalam observasi disebut non participant observation. 2) Observasi sistematik Observasi sistematik yang biasa juga disebut observasi berkerangka (structured observation) adalah observasi yang mempunyai kerangka dan memuat faktor-faktor yang kategorisasinya telah diatur terlebih dahulu. Sedangkan kalau observasi non sistematik adalah sebaliknya. 3) Observasi eksperimental Observasi eksperimental adalah observasi yang dilakukan dengan mengendalikan unsur-unsur penting dalam suatu situasi agar situasi itu diatur dan diekendalikan sesuai dengan tujuan penelitian untuk menghindari faktor-faktor yang bisa mempengaruhi situasi tersebut. b. Metode kuesioner Metode



kuesiner



adalah



pengumpulan



data



yang



dilakukan



dengan



menyebarkan kueseioner. Berdasarkan kuesioner, kita dapat mengumpulkan data mengenai perbuatan yang sangat pribadi (misalnya jumlah penghasilan, jumlah pengeluaran, prasangka-prasangka dan semacamnya), dan perbuatanperbautan di masa yang lampau. Data seperti itu tidak dapat diungkap dengan menggunakan metode observasi. Metode kuesionerdibagi menjadi 2 (dua) macam kuesioner, yaitu kuesioner langsung dan tidak langsung. Suatu kuesioner disebut kuesioner langsung jika daftar pertanyaan dikirim langsung kepada orang yang ingin diminta pendapat, keyakinan, atau diminta menceritakan tentang keadaan dirinya sendiri. Sebaliknya, kuesioner tidak langsung jika daftar pertanyaan dikirim kepada seseorang yang diminta menceriterakan tentang keadaan orang lain.



c.



Metode wawancara (interview) Wawancara adalah suatu proses tanya jawab lisan, di mana dua orang atau lebih berhadap-hadapan secara fisik (bertatap muka) sehingga dapat mendengarkan langsung apa yang ditanyakan dalam wawancara. Pengumpulan data dengan menggunakan wawancara dapat mengungkapkan tentang tanggapan, pendapat, keyakinan, perasaan, motivasi, proyeksi seseorang terhadap masa depannya. Setelah tahap pengumpulan data, tahap selanjutnya yaitu penyajian data.



Penyajian data meliputi tahapan evaluasi data, pengolahan data dan teknik penyajian data. Evaluasi data Evaluasi data diperlukan untuk mengetahui keabsahannya sehingga bisa digunakan dalam laporan. Selain itu juga untuk mengetahui kualitas data, sesuai kuantitas, dan relevan. Setelah data yang dipilih telah memenuhi ketentuan tersebut, dilanjutkan dengan pengolahan/analisis data. Pengolahan data Pengolahan data dilakukan dengan tujuan untuk pemanfaatan data atau agar data menjadi bermanfaat (meaningful data) guna mempermudah pengambilan keputusan. Caranya antara lain dengan menyusun klasifikasi data. Secara umum klasifikasi data meliputi: 1) Klasifikasi kronologis atau temporal Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan menit, jam, hari, minggu, bulan, tahun, dan sebagainya. 2) Kasifikasi geografis Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan: negara, daerah, regional, kota, desa, kampung, dan sebagainya. 3) Klasifikasi kualitatif atau atribut Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan. jenis kelamin, pekerjaan, status material, kebangsaan dan sebagainya. P a g e 47 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



4) Klasifikasi kuantitatif Pengklasifiasiannya ditentukan dengan besarnya, jumlahnya, luasnya, tingginya, dan sebagainya.



Teknik Penyajian Data Ada beberapa teknik penyajian data, yaitu narasi, tabel, grafik, mapping, gambar, dan bagan. 1. Penyajian data berupa narasi Yaitu penyajian data dengan kalimat, misal: „sejumlah 80% Widyaiswara Kementerian Hukum dan HAM telah menulis karya tulis ilmiah dalam jurnal akreditasi, sedangkan sisanya hanya menulis karya tulis ilmiah dalam jurnal non akreditasi‟ 2. Tabel Penyajian data dalam bentuk angka dengan format baris dan kolom/tabel dari penyajian yang sederhana sampai dengan yang kompleks. Contoh: Tabel Umum Responden konsumsi rokok di Depok No



Kelompok umur



Prosentase



Keterangan



1



10-15



60%



merokok



2



15-20



63%



merokok



3



20-25



56%



merokok



Tabel khusus Frekuensi perokok berdasar usia No



Kelompok umur



Frekuensi



Prosentase



1



20-30



3



80%



2



30-35



2



75%



3. Grafik Penyajian data berdasarkan grafik dalam bentuk garis, histogram, bar, pie atau bentuk grafik lain. Contoh grafik garis:



Contoh grafik pie



4. Mapping Penyajian data dengan menggunakan mapping/peta, contoh:



P a g e 49 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



5. Bagan Penyajian data dalam laporan dalam bentuk bagan. Ada pun jenis-jenis bagan adalah sebagai berikut: a. Bagan organisasi Bagan ini menggambarkan struktur organisasi, dirinci ke dalam sub-sub unitnya sampai unit terkecil, serta sekaligus menggambarkan hubungan vertikal maupun horisontal antara pimpinan dan bawahan atau antara unit-unit kerja yang ada. Contoh:



b. Bagan Proses Dalam bagan ini terdapat bahan informasi tentang urutan tahap-tahap pelaksanaan kerja serta rangkaian hubungan antara satu dan yang lain dalam pelaksanaan bidang kegiatan, misalnya permohonan permintaan paten. Bagan proses ini disebut juga bagan prosedur. Contoh:



c. Bagan Arus Yang dimaksud dengan bagan arus adalah penggambaran tahap-tahap dan rangkaian penerusan pekerjaan sampai terwujudnya suatu hasil akhir. Contoh:



P a g e 51 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



d. Bagan Gambar Data yang disajikan dalam bagan gambar berbentuk gambar. Penyajian data dalam bentuk gambar maksudnya adalah agar laporan yang disajikan lebih menarik jika dibandingkan dengan laporan yang disajikan dalam bentuk tulisan biasa atau yang disajikan dengan bentuk angka-angka saja. Beberapa gambar dapat digunakan sesuai dengan pembahasan bab per bab dalam laporan. e. Model Matematik Pengolahan data juga dapat menggunakan model matematik dengan memanfaatkan rumus-rumus statistik. 1) Mengukur Tendensi Sentral Mengukur tendensi sentral adalah dengan menggunakan mean, median, dan mode. Pemilihan ukuran mana yang digunakan terserah pada penulis laporan. a. Mean Mean adalah nilai rata-rata yang diperoleh dari total nilai dalam suatu distribusi dibagi oleh jumlah nilai distribusi. Sebagai contoh, jika enam orang dalam suatu tes memperoleh nilai masing-masing adalah 60, 70, 75, 80, 85, 90, jumlah nilai total adalah 620. Membagi 620 dengan 8 hasilnya 77,5. Kita menamakan 77,5 adalah nilai rata-rata (average score), tetapi mean adalah suatu istilah yang lebih tepat.



b. Median Median adalah nilai tengah dalam suatu distribusi. Sebagai contoh, hasil skor tes adalah 60, 65, 70, 75, 80, 85 dan 100 sehingga mempunyai suatu nilai tengah 75, skor tengah dari ketujuh skor. c. Mode Mode adalah nilai yang paling sering ditemukan dalam suatu distribusi. Sebagai contoh, hasil skor suatu tes ialah 65, 70, 75, 75, 75, 80, 80, 80, 90 dan 95 akan mempunyai mode 75, karena 75 yang paling sering dalam distribusi tersebut. Dalam kelompok data, mode adalah bukan nilai tunggal tetapi adalah rentang keseluruhan klas yang mempunyai frekuensi yang paling tinggi. 2) Range Range adalah perbedaan antara nilai yang paling rendah dan nilai yang paling tinggi – sering digunakan untuk menggambarkan batas-batas dari distribusi. Skor tes 20, 30, 75, 75, 80, 85, 95, dan 95 mempunyai suatu range 20 sampai 95, atau 76 nilai (95 dikurangi 20 plus 1, untuk menghitung keduanya baik 20 dan 95).



3.



Sistimatika Laporan Setelah selali melakukan persiapan pembuatan laporan, tahap berikutnya yaitu menentukan sistimatika atau kerangka laporan. Ditetapkan bagian dan sub bagian yang nantinya akan dijelaskan lebih rinci kalimat per kalimat. Sistimatika laporan memuat a. Pendahuluan Berisi latar belakang yang meliputi kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan, permasalahan, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup serta sistimatika laporan. analisis, kesimpulan dan saran/rekomendasi, daftar pustaka serta lampiran. b. Isi laporan dan pembahasan Isi laporan sering disebut batang tubuh yang memuat materi utama laporan. Isi laporan ditentukan oleh masalah serta tujuan pembuatan laporan. Isi laporan juga



P a g e 53 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



tergantung dengan jenis laporan. Isi laporan informatif berupa informasi tertentu yang mengacu pada permasalahan. Sedangkan laporan yang bersifat analitik atau studi kepustakaan, harus didukung data yang valid dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan dan rekomendasi. c. Penutup Penutup digunakan pada laporan informatif, sedangkan laporan analitik akhir suatu laporan berupa kesimpulan yang biasanya berisi penilaian baik dan buruk, positif dan negative, berhasil dan kurang berhasil atau gabungan dari kesemuanya. Sekiranyadalam kesimpulan terdapat penilaian kurang baik, penulis laporan sebaiknya memberikan saran atau solusi pemecahan, termasuk beberapa akibat yang akan ditimbulkan.



4.



Penulisan Laporan Penulisan laporan mengacu pada sistimatika yang telah ditetapkan sehingga laporan dapat tersaji dengan runtut, mudah dipahami dan menarik dibaca.



B.



Penggunaan bahasa dalam penyusunan laporan Membuat suatu laporan pada dasarnya sama dengan mengarang, oleh sebab itu



ketentuan tentang mengarang berlaku juga dalam membuat laporan. Ketentuan tersebut antara lain: 1)



Penggunaan bahasa Indonesia sesuai kaidah Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI); PUEBI dapat diunduh melalui laman: http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/lamanbahasa/sites/default/files/PUEBI.pdf



2)



Gaya bahasa yang digunakan dalam menyusun laporan yaitu sederhana, sopan, lugas, dan menarik;



3)



Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang belum terdapat padanan kata dalam bahasa Indonesia.



C. 1.



Rangkuman Tata cara penyusunan laporan memerlukan ketelitian, kejelasan, logis dan singkat serta pembakuan.



2.



Beberapa tahap dalam menyusun laporan yaitu tahap persiapan, pengumpulan dan penyajian data, penentuan sistimatika laporan dan penulisan laporan.



3.



Pengumpulan data dapat dilakukan dengan data primer dan data sekunder. Sedangkan penyajian data melalui tahapan evaluasi data, pengolahan data dan teknik penyajian data.



4.



Sistimatika laporan secara garis besar biasanya terdiri atas pendahuluan, isi laporan dan pembahasan serta penutup atau kesimpulan dan saran.



5.



Penyusunan laporan sebaiknya memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia sesuai kaidah PUEBI, gaya bahasa yang sederhana, lugas, sopan dan menarik serta menghindari penggunaan kata asing yang belum ada padanan kata dalam bahasa Indonesia.



D.



Latihan



1.



Jelaskan tata cara penyusunan laporan yang baik.



2.



Tahapan pembuatan laporan meliputi apa saja. Jelaskan.



3.



Agar pembuatan laporan bisa menarik, teknik apa saja yang dapat digunakan dalam menyajikan data?



4.



Buatkan sebuah laporan sederhana dengan mengikuti tahapan pembuatan laporan.



P a g e 55 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



BAB V PENUTUP



A.



Kesimpulan Laporan merupakan bentuk hubungan pertanggungjawaban (responsibility)



antara bawahan kepada atasan sekaligus sebagai hubungan kewenangan (authority) antara pimpinan kepada stafnya. Pihak yang terlibat dalam laporan yaitu penerima laporan dan pemberi laporan. Penerima laporan yaitu atasan atau pimpinan dari pemberi laporan (staf atau bawahan). Berdasarkan pengertian laporan sebagaimana disebutkan di atas, dapat dijelaskan bahwa: 1). Laporan merupakan penyampaian pesan berupa informasi untuk pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, informasi harus akurat, lengkap dan obyektif. 2). Laporan dibuat secara sistematis, penyampaiannya dibuat dengan sistematis tertentu dan dibuat secara logis. 3). Laporan mementingkan obyektivitas guna memecahkan permasalahan yang dihadapi. 4). Laporan diberikan untuk pihak tertentu dan tidak diberikan untuk orag yang tidak berwenang. Syarat pembuatan laporan yaitu obyektif & mengandung kebenaran, lengkap, tegas & konsisten, langsung pada sasaran, tepat waktu dan tepat penerimanya. Adapun hambatan pembuatan laporan antara lain: kurangnya kemampuan pelapor/pembuat laporan, penyajian fakta dan data yang kurang tepat, pemakaian bahasa yang cenderung berbelit-belit dan kurang lugas, adanya keterpaksaan dalam membuat laporan, cakupan laporan terlalu besar dan rumit, pimpinan kurang memberikan dorongan dan motivasi dalam pembuatan laporan. Jenis laporan meliputi laporan berdasarkan waktu penyampaian, laporan berdasarkan cara penyampaian, laporan berdasarkan bentuk, laporan berdasarkan sifat penyajian dan laporan berdasarkan maksud. Sedangkan bentuk laporan meliputi laporan berbentuk formulir, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk nota dinas/naskah dinas, laporan berbentuk buku, laporan berbentuk artikel/risalah, laporan berbentuk ilustrasi, laporan berbentuk memorandum, laporan berbentuk matrik. Beberapa tahap dalam menyusun laporan yaitu tahap persiapan, pengumpulan dan penyajian data, penentuan sistimatika laporan dan penulisan laporan. Penyusunan laporan sebaiknya memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia sesuai kaidah PUEBI,



gaya bahasa yang sederhana, lugas, sopan dan menarik serta menghindari penggunaan kata asing yang belum ada padanan kata dalam bahasa Indonesia.



B.



Tindak Lanjut



1.



Modul ini dapat digunakan sebagai panduan bagi para peserta pelatihan e-learning perkantoran modern khususnya mata pelatihan Tata Cara Penyusunan Laporan. Sebagai modul dasar, tentunya para peserta pelatihan dituntut untuk menambah pengetahuan dari sumber lain.



2.



Untuk memahami modul ini secara komprehensif/menyeluruh, diharapkan peserta membaca berbagai literatur yang terkait dengan materi yang disajikan.



P a g e 57 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys



Daftar Pustaka



Arie Andrasyah Isa, Ida Royandiah, Sri Suharmini Wahyuningsih. 2014. Penyusunan Laporan. Jakarta: Universitas Terbuka Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: PT. Gelora Aksara Pratama. Basir Bartos, 2015. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Locker. 2000. Business and Administrative Communication. Irwin: McGraw Hill Slamet Soeseno. 1980. Teknik Penulisan Ilmiah Populer. Jakarta: Gramedia. Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2006. Manajemen Perkantoran Modern (Modul Pendidikan Dan Pelatihan Prajabatan Golongan III). Jakarta : Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM