Modul Peralatan Kantor [PDF]

Citation preview

MEMILIH PERALATAN KANTOR



Pernahkah anda berkunjung pada suatu kantor atau perusahaan? Peralatan apa saja yang bisa kamu temukan pada kantor tersebut? Keberadaan peralatan kantor sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan yang berlangsung dalam kegiatan kantor. Dalam hal ini kaitannya peralatan kantor yang digunakan dalam bidang administrasi. ada berbagai macam peralatan kantor dengan fungsinya masing-masing. Tentunya kita harus memilih peralatan kantor sesuai dengan yang dibutuhkan, sehingga kegiatan administrasi dalam kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien. apa saja macam-macam peralatan dan perlengkapan yang digunakan administrasi kantor atau perusahaan? Selengkapnya pelajarilah dalam ruang lengkap dengan baik! A



PENGERTIAN PERALATAN KANTOR



1. Pengertian Peralatan Kantor Peralatan kantor adalah semua barang yang dipakai untuk menghasilkan dan membantu suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Menurut The Liang Gie mengatakan bahwa peralatan kantor merupakan barang-barang yang digunakan habis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai administrasi kantor. Misalnya amplop, kertas, pita mesin, dan sebagainya. Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar pelaksaaan semua pekerjaan administrasi yang di kantor atau perusahaan.



2. Fungsi Peralatan Kantor H a l a m a n 1 | 22



a. b. c. d. e. B



Sarana untuk penyimpan arsip Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dalam kantor Media untuk melakukan berbagai macam kegiatan di kantor Sebagai asset dan perlengkapan Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan JENIS -JENIS PERALATAN KANTOR



1. Perabot Kantor Perabot kantor adalah segala macam benda kantor yang berfungsi untuk menunjang pekerjaan kantor. Perabot kantor merupakan peralatan yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis, dan penyimpanan hasil kerja kantor. a) Meja kantor Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya menurut The Liang Gie sebagai berikut : 1) Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara. 2) Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya. 3) Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain. Jenis Meja



Sumber : suburfurniture.com



Kegunaan Meja Direksi Meja yang biasanya digunakan oleh direktur dalam suatu perusahaan. Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang



H a l a m a n 2 | 22



Jenis Meja



Kegunaan mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut. Meja Staf Meja yang biasa digunakan oleh staf atau karyawan , terutama bagian administrasi atau tata usaha.



Sumber : jualfurniture.com



Meja Resepsionis Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan.



Sumber : 1.bp.blogspot.com



Meja Samping Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return. Sumber : ieraperkantoran.wordpress.com



Meja Rapat Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil Sumber : anugerahdino.com



b) Kursi Kantor Menurut Prof. Ralph Barners, kursi yang baik harus memenuhi empat syarat sebagai berikut: 1) Kursi diatur tinggi rendahnya 2) Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya kerangka dari baja dan tempat duduknya dari kayu. H a l a m a n 3 | 22



3) Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan merata dan karyawan duduk merasa enak. 4) Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya. Jenis Kursi



Kegunaan Kursi Pimpinan Ukuran kursi lebih besar, dan lebih empuk supaya pimpinan merasa nyaman karena harus duduk lamengecek semua laporan yang masuk.



Sumber : megahfurniture.com



Sumber : : belifurniture.com



c)



Kursi Karyawan Kursi staf adalah kursi yang biasa digunakan oleh staff. Pada umumnya kursi yang digunakan lebih kecil dari kursi pimpinan tapi biasanya sama nyamannya.



Lemari Kantor Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain: Jenis Lemari



Sumber : piktarikolot.com



Kegunaan Lemari Warkat Lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.



H a l a m a n 4 | 22



Jenis Lemari



Sumber : jualo.com



Sumber : ndikhome.com



Sumber : store.datascrip.id



Kegunaan Lemari Rak Lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner. Lemari Brankas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumendokumen penting dan surat berharga perusahaan. Filling Cabinet Alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan. Pada umumnya diberikan kode nomor dengan tujuan untuk mempermudah penemuan kembali suatu dokumen atau arsip. Laci Kartu Bentuknya semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daipada laci-laci filing cabinet



Sumber : www.jatikom.com



Sumber : e-katalog.lkpp.go.id



Lemari Laci Arsip Beroda Dibuat beroda agar mudah dibawa kemana mana. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip arsip yang digunakan untuk rapat. Bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku atau meja. H a l a m a n 5 | 22



Jenis Lemari



Kegunaan Panel Yang Dapat Dipindah Pembatas yang biasanya ada kakin ya dan digunakan untuk menyekat berbagai ruang kerja.



Sumber : slidesharecdn.com



Loker Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung pakaian dan menaruh berbagai barang. Sumber : spakat.id



Lemari Pendek Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau kompartemen untuk menyimpan berbagai barang Sumber : slidesharecdn.com



Ticker file Alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berbentuk lembaran yang berukuran kecil, seperti kartu-kartu, lembar gaji, dan sebagainya. Sumber : dian4nggraeni.files.wordpress.com



2. Peralatan Kantor ( Barang Tidak Habis Pakai) Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan kantor. Menurut kamus bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti suatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi peralatan kantor atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.



H a l a m a n 6 | 22



Jenis Alat



Kegunaan Desk Tray Alat untuk menyimpan surat agar surat tidak berantakkan



Sumber : officedepot.com



Kalendar Meja Berfungsi sebagai daftar janji dan buku harian serta buku petunjuk telepon Sumber : cetak kalendar.com



Sumber : atkcenter.com



Sumber : sinichinet.blogspot.com



Stapler Peralatan yang berfungsi untuk menyatukan beberapa kertas. Adapun cara kerja dari stapler ini yaitu dengan memasukkan staples yang terlipat di bagian bawah kertas apabila panjang kedua ujung melebihi tebal kertas. Perforator Alat yang fungsinya untuk melubangi kertas atau kartu. Perforator terbuat dari logam. Ada tiga jenis perforator, diantaranya sebagai berikut: a. Perforator dengan satu lubang membuat lubang kartu maupun kertas, papan nama, kartu perpustakaan, plastik dan sebagainya.



H a l a m a n 7 | 22



Jenis Alat



Sumber : www.jakartanotebook.com



Kegunaan b. Perforator dengan dua lubang, melubangi kertas yang akan disimpan ke dalam ordner. c. Perforator dengan lima lubang, melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Penggaris Alat mengukur panjang suatu benda yang biasanya dalam centimeter atau milimeter baik di kantor, rumah, hingga sekolah Gunting Alat kantor yang selalu ada untuk memotong plastik, kertas, kain tali, dan lainnya. Sedangkan, perforator untuk melubangi kertas.



Sumber : id.aliexpress.com



Cutter Alat yang digunakan untuk memotong kertas yang dapat memudahkan.



Sumber : bukalapak.com



Sumber : http://santisavita1108.blogspot.com



Numerator Alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Numerator berfungsi sebagai alat pembubuh nomor dan biasanya digunakan surat dan sebagainya. H a l a m a n 8 | 22



3. Perbekalan Kantor Bekal kantor adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaianya seharihari dikantor. Perbekalan Kantor adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. a. Barang lembaran, misalnya kertas, karton, karbon, dan berkas b. Barang bentuk lainya, misalnya lem, karet, penghapus, tinta c. Alat tulis kantor (ATK),misalnya pensil, bolpoint, capnomor Jenis Alat



Keterangan Buku Kas Buku yang berfungsi untuk mencatat semua bentuk penerimaan maupun pengeluaran kas kecil baik dalam bentuk tunai maupun non tunai.



Sumber : siplah.eurekabookhouse.co.id



Buku Telepon Buku berisi nama, alamat, dan nomor telepon milik pelanggan telepon dalam wilayah tertentu Sumber : tokopedia.com



Sumber : solusiprinting.com



Ordner Peralatan seperti map atau karton tebal yang berfungsi menampung banyak arsip atau dokumendokumen. Didalam ordner ini terdapat besi untuk mengaitkan arsip yang telah dilubangi pinggirnya menggunakan perforator.



H a l a m a n 9 | 22



Jenis Alat



Sumber : fatiaramadhani.blogspot.com



Sumber : siplah.eurekabookhouse.co.id



Keterangan Map arsip Alat yang digunakan untuk menyimpan arsip atau surat-surat dalam kantor. Map arsip terbuat dari karton tebal atau plastik tebal dan bentuknya persegi panjang. Map Snelhecter Map snelhecter yang terbuat dari bahan plastik tipis yang tersedia dengan berbagai varian warna. Map ini terdapat pengunci/penjepit di bagian tengahnya, fungsinya adalah untuk menyimpan kertas-kertas yang sebelumnya telah dilubangi dengan perforator. Guide Peralatan yang memiliki bagian yang menonjol dan berfungsi untuk menuliskan kode, tanda maupun indeks arsip.



Sumber : dian4nggraeni.wordpress.com



Paper Clip Alat untuk menyatukan dia lembar kertas atau lebih berdasarkan perinsip tekanan . Kertas yang di jepit klip bisa mudah dilepas lagi. Sumber : elevenia.co.id



H a l a m a n 10 | 22



Jenis Alat



Keterangan Pena Digunakan untuk menulis pada kertas maupun media lainnya dengan menggunakan tinta.



Sumber : www.markakalem.com



Sumber : bhinneka.com



Sumber : bukalapak.com



Pensil Perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus). Spidol Alat tulis yang ukurannya lebih besar dari pulpen dan menggunakan tinta tebal. ada beberapa jenis spidol antara lain permanen dan non permanen. Tipe X Alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out.



Sumber : pentel.com



Tinta Penggunaan printer merupakan sesuatu yang lazim untuk perkantoran, begitu penggunaan tinta sebagai bahan utamanya. Sumber : liatharga.com



H a l a m a n 11 | 22



Jenis Alat



Sumber : id.wikipedia.org



Keterangan Amplop Perlengkapan kantor yang berguna untuk membungkus surat. Selain berfungsi sebagi pembungkus amplop ini juga bisa digunakan sebagai media promosi dan meningkatkan citra perusahaan melalui surat. Stapler Benda untuk mengisi alat stapler yang berfungsi untuk menyatukan sejumlah kertas.



Sumber : www.amazon.com



Label Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Sumber : victymuciiil.wordpress.com



Sumber : importer.co.id



Kertas Media utama untuk menulis, mencetak, serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas.



H a l a m a n 12 | 22



Sejarah Mesin Telepon Telepon ditemukan oleh Alexander Graham Bell saat ia berusia 18 tahun ia bekerja untuk mewujudkan impiannya mengirimkan suara di perusahaan telegraf. ia mengembangkan ide untuk telepon dimana kabel yang digunakan pada telegraf tidak hanya dapat mengirimkan sinyal listrik berupa kode2 orse tapi juga dapat mengirimkan sinyal listrik yng dapat diubah menjadi suara. Pada tanggal 10 maret 1876, idenyaterwujud saat ia bekerja dengan asistennya di laboratorium dan ia mencoba menggunakan telepon tersebut ketika hendak menmanggil asistennya. semenjak itu teleonmulai digunakan khalayak ramai. dan ia kemudian mendirikan perusahaan telepon



4. Mesin Kantor Mesin kantor merupakan segala macam peralatan memproses pekerjaan seperti untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang cara kerjanya mekanik, elektrik dan magnetik. Jenis pekerjaan yang membutuhkan mesin: 1. 2. 3. 4. 5.



Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak Pekerjaan yang berat bagi manusia Pekerjaan yang lambat bila dikerjakan dnegan tangan Pekerjaan yang menuntut hasilnya rapi Pekerjaan yang menuntut keahlian Jenis Mesin



Sumber : priceprice.com



Kegunaan Mesin Komputer Komputer merupakan suatu alat elektronik yang dapat mengerjakan beberapa hal diantaranya sebagai berikut: a. Melakukan input data b. Memproses input sesuai dengan apa yang dikehendaki oleh user (pengguna)



H a l a m a n 13 | 22



Jenis Mesin



Sumber : amazon.com



Kegunaan c. Melakukan penyimpanan perintah-perintah dari hasil pengelolaan d. Menyediakan output dalam bentuk informasi penting dalam komputer Laptop Di era sekarang kehadiran laptop hampir menjadi sebuah keharusan. Fungsi laptop hampir mirip dengan fungsi komputer pada umumnya. Namun terdapat beberapa kelebihan yang dimiliki laptop sebagai berikut: a. Portabel. Membuatnya gampang dibawa kemana pun. b. Praktis. Dengan adanya baterai internal menjadikan laptop bisa digunakan di mana saja. c. Tidak perlu UPS (Uninteruptible Power Supply). Jika mendadak mati lampu tidak takut data hilang sebelum sempat tersimpan. Hardware juga tidak dikhawatirkan rusak gara-gara sering terkena listrik kejut. Printer Mesin untuk menampilkan data dalam bentuk cetakan baik dalam bentuk teks maupun gambar, grafik, ataupun tabel diatas kertas.



Sumber : vmart.pk H a l a m a n 14 | 22



Jenis Mesin



Sumber : database.id



Sumber : http://febriantismala.blogspot.com



Sumber : globalfotocopy.com



Kegunaan Proyektor Mesin menampilkan objek atau data (teks, gambar, video) yang ada di dalam komputer pada sebuah layar atau dinding. Proyektor menampilkan obyek dalam ukuran yang lebih besar dengan mudah serta fleksibilitassnya tinggi. Overhead Projector (OHP) Mesin visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparansi film yang diletakkan diatas OHP ke layar. Dengan OHP memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar. Presentasi yang ditayangkan dapat dibuat atau ditulis langsung pada transparansi film. Mesin Fotokopi Mesin yang membuat salinan ke atas kertas dari dokumen, buku, maupun sumber lain. Perkembangan teknologi di industri mesin fotocopy saat ini sudah dilengkapi dengan beberapa fitur yang lain seperti untuk scan, fax, print dll.



H a l a m a n 15 | 22



Jenis Mesin



Sumber : suryasemesta.com



Sumber : bhinneka.com



Sumber : celebescomputer.co.id



Sumber : blibli.com



Kegunaan Mesin Penghitung Uang Mesin yang digunakan untuk menghitung uang. Penggunaan peralatan untuk mempercepat pekerjaan, memiliki ketelitian yang tinggi sehingga meminimalisir kerugian Mesin Absensi Mesin digunakan untuk absen karyawan kantor. Mesin ini digunakan perusahaan yang memiliki karyawan lebih dari 10 orang. Mesin Penghancur Kertas Mesin yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dapat dipakai. Mesin ini menghancurkan kerta jumlah banyak hingga menjadi seperti bubur kertas. Mesin Penjilid Mesin kantor untuk menjilid berbagai warkat yang sejenis, buku. Menjilid adalah kegiatan menghimpun dan menyatukan warkat-warkat yang sejenis dalam bentuk buku sehingga mudah penggunaannya dan menyimpannya.



H a l a m a n 16 | 22



Jenis Mesin



Sumber : www.neosys.co.id



Sumber : klikoffice.com



Sumber : pngdownlaod.id



Kegunaan Mesin Pembuka Surat Mesin pembuka amplop yang sangat mudah penggunaannya, sehingga dapat meningkatkan produktivitas, dengan pendistribusian surat yang lebih cepat. Mesin Jumlah Mesin Jumlah manual mempunyai fungsi untuk melakukan penjumlahan, pengurangan dan perkalian sederhana yang hasilnya akan dicetak pada kertas. Mesin Dikte Mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai. Mesin ini membantu seorang pimpinan tidak perlu lagi mempunyai seorang juru steno untuk mencatat kata-kata dengan steno yang biasanya harus disalin terlebih dahulu kedalam huruf latin dan seterusnya diserahkan kepada juru ketik untuk diketik menjadi surat yang sesungguhnya.



H a l a m a n 17 | 22



Jenis Mesin



Sumber : bukalapak.com



Sumber : bettrash.blogspot.com



Sumber : fjb.kaskus.id



Kegunaan Mesin Ketik Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. Mesin Cash Register Mesin Kasir/ Cash register adalah suatu peralatan mekanik maupun elektronik untuk menghitung dan mencatat transaksi penjualan yang biasanya terintegrasi secara modul dengan laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang. Mesin Stensil Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu”kertas master ” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna Scanner Mesin pemindai salah satu perangkat input pada komputer, merupakan suatu alat yang H a l a m a n 18 | 22



Jenis Mesin Sumber : ilmu-alief.blogspot.com



Sumber : seputar percetakanjakarta.blogspot.com



Kegunaan berfungsi untuk menduplikat objek cetak ke dalam bentuk digital. Mesin Offset mesin cetak yang menggunakan master atau disebut dengan Plate dengan proses pemindahan huruf ke Blanket. Karena harganya yang cukup mahal, alat ini biasanya diperuntukan untuk usaha percetakan saja.



Sejarah Mesin Printer Tokoh Penemu Printer Pertama Gutenberg adalah seorang pengusaha dari Mainz Jerman yang lahir pada tanggal 3 Februari 1468 silam yang mengembangkan teknologi mesin cetak printer pertama kali di dunia yang penemuan yang sangat penting.



5. Mesin Komunikasi Mesin komunikasi merupakan semua bentuk mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan intern atau lingkungan ekstern.



Jenis Mesin



Keterangan Telepon Mesin komunikasi jarak jauh yang digunakan di dalam kantor menggunakan kabel telepon. Adapun jenis-jenis telepon adalah: a. Telepon meja (tablephone) H a l a m a n 19 | 22



Jenis Mesin Sumber : truemagination.wordpress.com



Sumber : klikoffice.co.id



Sumber : meidasintiadevi.wordpress.com



Sumber : bukalapak.com



Keterangan b. Telepon dinding (wallphone) c. Telepon dengan pengeras suara Faksimile Mesin untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Handy Talky (HT) Alat komunikasi yang bentuknya mirip dengan telepon genggam, tetapi sifatnya searah. Karena searah, maka si pengirim pesan dan si penerima tidak bisa berbicara pada saat yang bersamaan. HT menggunakan gelombang radio frekuensi khusus. HP Handphone adalah telepon genggam yang fungsinya hampir sama dengan telepon rumah biasa, namun yang membedakan adalah handphone memiliki banyak fitur-fitur canggih yang bisa menunjang pekerjaan kantor terselesaikan dengan cepat dan tepat. Handphone dinilai lebih cepat dan portable, artinya lebih praktis dan dapat dibawa kemanamana.



H a l a m a n 20 | 22



Jenis Mesin



Sumber : www.hostinger.co.id



Sumber : meidasintiadevi.wordpress.com



Sumber : belajarteknologi10.blogspot.com



Keterangan E-Mail Surat elektronik berfungsi sebagai alat pengirim pesan melalui perantara teknologi komputer, laptop dan smartphone yang terhubung dengan jaringan internet. Interkom Alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam satu lingkungan organisasi, antar bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain. Telegram Mesin Telex (Teleprinter Exchange) adalah jaringan yang mirip dengan jaringan telepon tetapi hanya digunakan untuk mengirimkan pesan berbasis teks. Mesin ini sudah tidak pernah digunkaan pada zaman sekarang.



H a l a m a n 21 | 22



Daftar Rujukan



https://www.academia.edu/27907062/MENGELOLA_PERLATAN_KANTOR https://www.anugerahdino.com/2014/02/jenis-jenis-perlengkapan-kantor.html https://www.slideshare.net/NinoBudiono/kesekretarisan-jilid-1



H a l a m a n 22 | 22