Modul Setup Awal Myob PT Bangkit Ind [PDF]

Citation preview

BAB



SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



II



Tujuan Umum: Menyiapkan Data Awal Perusahaan Tujuan Khusus: 1 Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengoperasikan aplikasi komputer akuntansi. 2 Membuat Data Perusahaan ELEMEN KOMPETENSI 1. Menyiapkan data awal perusahaan



KRITERIA UNJUK KERJA 1.1



Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan disiapkan



1.2



Data perusahaan dibuat



2.1



Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengoperasikan aplikasi Komputer Akuntansi.



2.1.1



Batasan Variabel 1. Konteks variabel Unit ini berlaku untuk mempersipakan data awal perusahaan, membuat bagan akun (chart of account), membuat buku pembantu, meng-entry saldo awal, meng-entry transaksi, membuat laporan dan membuat backup file dalam mengoperasikan aplikasi komputer akuntansi. 2. Peralatan dan perlengkapan untuk mengoperasikan aplikasi komputer akuntansi, mencakup: a. Komputer; b. Printer; c. Program aplikasi komputer akuntansi; d. Sumber data. 3. Peraturan yang diperlukan untuk mengoperasikan aplikasi komputer akuntansi, meliputi: Tidak ada



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



31



4. Norma dan Standar untuk mengoperasikan aplikasi komputer akuntansi, adalah: a. Standard Operating Procedure (SOP) untuk mengoperasikan aplikasi komputer akuntansi b. Kebijakan, prosedur dan program kesehatan dan keselamatan kerja c. Manual books software akuntansi komputer 2.1.2



Panduan Penilaian 1. Konteks Penilaian a. Kondisi penilaian merupakan aspek penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dalam mempersipakan data awal perusahaan, membuat bagan akun (chart of account), membuat buku pembantu, mengentry saldo awal, meng-entry transaksi, membuat laporan dan membuat backup file dalam mengoperasikan aplikasi komputer akuntansi; b. Penilaian dapat dilakukan dengan cara tertulis, lisan/wawancara, demonstrasi/praktik, dan simulasi di ruang workshop/ bengkel simulator atau ditempat kerja dan/atau di Tempat Uji Kompetensi. 2. Persyaratan Kompetensi Alat, bahan, dan tempat penilaian (TUK) wajib terakreditasi dan memenuhi standar dan kapasitas jumlah peserta. Unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait: a. M.692000.001.02 : Menerapkan prinsip praktik profesional dalam bekerja; b. M.692000.002.02 : Menerapkan praktik-praktik kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. 3. Pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan: a. Pada tingkatan ini harus mempertunjukkan (demonstrasi) suatu pemahaman dasar pengetahuan yang luas mengenai beberapa konsep teoritis; b. Kebijakan organisasi dan memeriksa prosedur yang berlaku; c. Pengoperasian program aplikasi komputer akuntansi;



32



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting



d. e. f. g.



Menyimpan dan mem-backup file; Mengetik; Literasi komputer; Kemampuan dalam matematika untuk analisis dan kalkulasi keuangan.



4. Sikap kerja yang diperlukan: a. Ketelitian dan keakuratan membaca dan menginput data; b. Ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan; c. Kepatuhan terhadap prinsip-prinsip K3. 5. Aspek kritis Aspek kritis yang perlu diperhatikan pada kompetensi mengoperasikan akuntansi komputer meliputi: a. Kebenaran dalam mempersipakan data awal perusahaan; b. Kebenaran dalam membuat bagan akun (chart of account); c. Kebenaran dalam membuat buku pembantu; d. Keakuratan dalam meng-entry saldo awal dan transaksi; e. Kebenaran dalam mencetak laporan; f. Kebenaran dalam membuat backup file. 2.2 2.2.1



Membuat Data Perusahaan Membuka Program MYOB Accounting v18 ED Double klik ikon MYOB Accounting v18ED



Gambar 2.1 Membuka Program MYOB Accounting



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



33



2.2.2



Membuat File Baru



• Setelah menu Welcome to MYOB Accounting terbuka, klik Create a new company file untuk membuat file baru di MYOB.



Gambar 2.2 Tampilan pembuka MYOB Accounting+ v18



• Ditampilkan menu pembuka pembuatan file baru. Klik Next>.



Gambar 2.3 Introduction saat pembuatan file baru di MYOB



34



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting



• Company Information : 1. Company Name : Isikan nama perusahaan 2. Address: isikan alamat perusahaan, nomor telepon, nomor fax dan email (jika ada). 3. Klik Next>.



Gambar 2.4 Company Information saat pembuatan file baru di MYOB



• Accounting Information : periode pembukuan yang akan digunakan. 1. Current Financial Year: Tahun pertama kali menggunakan MYOB. Pada kasus ini perusahaan pertama kali menggunakan MYOB pada tahun 2014, tahun sebelumnya menggunakan manual (tahun 2011 s.d. 2013). 2. Last Month of Financial Year : Bulan terakhir dalam suatu periode akuntansi. Apabila periode akuntansi di mulai Januari dan berakhir bulan Desember maka Last Month of Financial Year di pilih bulan Desember. Dalam periode akuntansi Januari s.d. Desember maka perusahaan dapat membuat Laporan Interim dari Januari s.d. Maret, April s.d. November, dst. Periode akuntansi dalam myob juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



35



Berikut ini gambaran penentuan periode akuntansi di MYOB: KASUS 1 Periode Akuntansi dari Januari s.d. Desember Untuk periode akuntansi Januari s.d. Desember dan pada tanggal 1 Desember 2014 (Tahun akademik baru) perusahaan baru akan menggunakan MYOB maka pada Accounting Information diisi sebagai berikut : • Current Financial Year: 2014 • Last Month of Financial Year: Desember • Convertion Month: Desember • Number of Period: Thirteen Penjelasan



Thirteen Period 



Dari tabel diatas maka dapat dilihat bahwa perusahaan dapat membuat laporan interim untuk periode diantara bulan Januari 2014 s.d. Desember 2014 dan tidak melampaui Cut Off misalnya a. Januari 2014 s.d. Desember 2014 b. Januari 2014 s.d. April 2014 c. Maret 2014 s.d. November 2014 d. Juli 2014 s.d. Desember 2014, dst Sedangkan Laporan Interim yang tidak dapat dibuat ( yang melampaui cut off) misalnya a. November 2014 s.d. Maret 2015 b. Juli 2014 s.d. Juni 2015 c. September 2014 s.d. Agustus 2015 d. Maret 2014 s.d. Februari 2015, dst



36



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting



 



Thirteen



v v v



Januari



  Thirteen  



Desember



  Juli



November  



  Juni



Oktober  



  Mei



September  



  April



Agustus  



  Maret



Februari  



Januari



Thirteen



Desember



^ ^ ^



Januari



 



 



 



Next Year 2015 Last Month



This Year (Current Financial Year) 2014 Convertion



Last Year 2013



KASUS 2 Periode Akuntansi dari September s.d. Agustus Untuk periode akuntansi September 2013 s.d. Agustus 2014 dan pada tanggal 1 September 2013 (Tahun akademik baru) perusahaan baru akan menggunakan MYOB maka pada Accounting Information diisii sebagai berikut : • • • •







Current Financial Year: 2014 Last Month of Financial Year: Agustus Convertion Month: September Number of Period: Thirteen



Penjelasan Next Year 2014-2015 Last Month



This Year (Current Financial Year) 2014



  Juli



Thirteen



  Juni



Thirteen Period 



v v v



  Mei



September



  April



  Thirteen  



  Maret



Februari  



  Januari



Desember  



November  



Oktober  



Convertion September



Thirteen



Agustus



^ ^ ^



September



 



 



2013



Agustus



Last Year 2012-2013



 



Dari tabel diatas maka dapat dilihat bahwa perusahaan dapat membuat laporan interim untuk periode diantara bulan September 2013 s.d. Agustus 2014 dan tidak melampaui Cut Off misalnya a. b. c. d.



September 2013 s.d. Agustus 2014 Desember 2013 s.d. April 2014 Maret 2014 s.d. Agustus 2014 Januari 2014 s.d. Agustus 2014, dst



Sedangkan Laporan Interim yang tidak dapat dibuat (yang melampaui cut off) misalnya a. b. c. d.



Januari 2014 s.d. Desember 2014 Desember 2013 s.d. September 2014 Oktober 2014 s.d. Desember 2014 Maret 2014 s.d. Oktober 2014, dst



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



37



3. Convertion Month: Bulan pertama kali menggunakan MYOB sekaligus bulan pertama kali memasukkan saldo awal (Neraca/Neraca Saldo). Tidak akan ada transaksi yang bisa dimasukkan sebelum bulan yang dipilih di convertion month ini kecuali saldo awal piutang usaha dan saldo awal utang usaha. Saldo awal akun nominal tidak dapat diinput pada bulan pertama dan dapat diinput pada bulan ke dua, ke tiga, dst, misalnya untuk periode akuntansi Januari s.d. Desember maka dapat menginput saldo awal akun nominal pada bulan Februari, Maret, April, dst.



Berikut ini gambaran penentuan Convertion Month di MYOB: KASUS 1 Convertion Month bulan Desember apabila periode akuntansinya Januari s.d. Desember 2014 a. Dapat menginput saldo awal (Neraca/Neraca Saldo) satu bulan sebelumnya yaitu bulan November 2014. b. Dapat menginput saldo awal akun nominal karena Desember adalah bulan ke 12. c. Pertama kali input data baru dapat dilakukan pada bulan Desember 2014 dan selanjutnya dapat dilanjutkan untuk Januari 2015, Februari 2015, dst.







KASUS 2 Convertion Month bulan April apabila periode akuntansinya Januari s.d. Desember 2014. a. Dapat menginput saldo awal (Neraca/Neraca Saldo) satu bulan sebelumnya yaitu bulan Maret 2014. b. Dapat menginput saldo awal akun nominal karena April adalah bulan ke 4. c. Pertama kali input data baru dapat dilakukan pada bulan April 2014 dan selanjutnya dapat dilanjutkan untuk Mei 2014, Juni 2014, dst.







Kesalahan yang sering terjadi dalam menentukan convertion month sehingga menyebabkan saldo awal akun nominal tidak bisa diinput adalah sebagai berikut : 1. Convertion Month diisi bulan Januari dan Last Month of Financial Period diisi bulan Desember, hal ini menyebabkan tidak bisa diinputnya saldo awal akun nominal karena bulan Januari merupakan bulan pertama dalam periode akuntansi yang dimulai bulan Januari dan berakhir pada bulan Desember.



38



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting



2. Convertion Month diisi bulan Desember dan Last Month of Financial Period diisi bulan November, hal ini menyebabkan tidak bisa diinputnya saldo awal akun nominal karena bulan Desember merupakan bulan pertama dalam periode akuntansi yang dimulai bulan Desember dan berakhir pada bulan November.



Penjelasan:







Setiap akhir periode perusahaan akan membuat jurnal penutup yang salah satu fungsinya adalah untuk menutup akun nominal. Neraca saldo setelah penutupan secara otomatis akan disajikan pula sebagai Neraca Saldo Awal Periode pada bulan pertama pada periode berikutnya. Dalam periode akuntansi Januari s.d. Desember, apabila bulan Januari adalah bulan pertama kali menggunakan MYOB maka hanya dapat diisi dengan akun riil yang diasumsikan sebagai Neraca Saldo setelah penutupan periode sebelumnya (Neraca Saldo Awal Periode) yang sebelumnya masih dibuat secara manual.







Catatan : untuk mengatasi tidak dapat diinputnya saldo awal akun nominal biasanya teman-teman guru memaksakan menginput melalui menu Record Journal Entry, cara seperti ini tidak benar karena pada akhirnya nanti akan muncul saldo pada akun historical balance.



4. Number Accounting of Periods : Jumlah periode akuntansi dalam satu tahun.



PRINSIP DASAR : 1. Periode akuntansi Januari s.d. Desember disebut dengan transaksi normal 2. Untuk menyusun laporan keuangan perusahaan perlu membuat penyesuaian (Adjustment). 3. Adjustment dilakuakan pada bulan Desember.







Dari prinsip dasar tersebut maka dapat disimpulkan bahwa dalam MYOB periode Twelve maupun Thirteen tidak ada perbedaan yang signifikan dalam penyajian laporan keuangan dan akan mendapatkan hasil yang sama untuk laporan keuangan secara keseluruhan.



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



39



PERBEDAAN a. Dalam Periode Thirteen memberikan tambahan 1 periode setelah bulan ke duabelas sebelum bulan pertama periode berikutnya untuk memisahkan transaksi perusahaan bulan januari - desember dengan adjustment pada akhir periode. Sama juga dengan gaji PNS yang biasanya ada tambahan 1 kali gaji pada periode 13. b. Di manual dikenal adanya Neraca Lajur yang beberapa di dalamnya terdapat kolom Trial Balance, Adjustment dan Adjusted Trial Balance.



c. Dengan periode Twelve tidak dapat menampilkan Trial Balance setelah menginput penyesuaian (Adjustment) kita hanya dapat menyajikan Adjusted Trial Balance. Sedangkan dengan periode ketiga belas kita dapat menampilkan ketiganya seperti pada Neraca Lajur di manual.



40



Trial Balance



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting







Adjustment & Adjusted Trial Balance



5. Klik Next>



Gambar 2.5 Pilihan Periode Pembukuan



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



41



6. Klik Next> Dalam Pembelajaran pastikan terlebih dahulu periode akuntansi serta bulan pertama menggunkan MYOB telah benar, apabila masih terdapat kesalahan segera ulangi sebelum berlanjut lebih jauh.



Gambar 2.6 Konfirmasi Tentang Pilihan Periode yang Telah Ditetapkan



• Accounts List : pilihan jenis akun yang akan digunakan. a. Pilihan untuk memilih salah satu type akun yang sudah disediakan oleh MYOB. b. Pilihan untuk melakukan impor sendiri daftar akun yang sudah disiapkan dengan excel atau lainya. c. Pilihan untuk membuat sendiri daftar akun yang diinginkan. d. Klik Next>



42



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting



Gambar 2.7 Pilihan Pembuatan Akun



• Company File : pemberitahuan tentang alamat file (directory, folder dan nama file) akan ditempatkan oleh sistim MYOB. Jika kita menginkan tempat tersendiri, klik tombol Change, lalu pilih direktori dan folder yang diinginkan, dan ketik pula nama perusahaan yang di inginkan. Klik Next>. Proses pembuatan file baru akan dilakukan oleh MYOB. Klik Command Centre.



Gambar 2.8 Pilihan Penempatan File (Direktori dan folder)



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



43



Gambar 2.9 Penggantian Nama File, Direktori dan Folder



Gambar 2.10 Pilihan Command Centre Setelah Pembuatan file Baru



44



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting



Gambar 2.11 Tampilan Menu Utama, Command Centre di MYOB



BAB II SETUP AWAL MYOB ACCOUNTING V18 ED



45



Gambar 2.12 Setup > Company Information (Periode Pembukuan)



46



Komputer Akuntansi dengan MYOB Accounting