![Modul Tata Cara Pengawasan [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/modul-tata-cara-pengawasan.jpg)
6 0 1 MB
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI........................................................................................................................I DAFTAR GAMBAR...........................................................................................................ii DAFTAR TABEL...............................................................................................................iii BAB I UMUM.....................................................................................................................1 1.1 Pengertian/Definisi..................................................................................................1 1.2 Fungsi Pengawasan...............................................................................................1 1.3 Tata Laksana Pengawasan....................................................................................3 1.4 Hak Dan Kewajiban Konsultan Pengawas.............................................................7 BAB II PENGENDALIAN PEKERJAAN (PROYEK).......................................................9 2.1.
Umum..................................................................................................................9
2.2.
Proses Pengendalian........................................................................................10
2.3.
Faktor Penghambat Proses Pengendalian.......................................................11
2.4.
Faktor Pendukung Proses Pengendalian.........................................................12
BAB III ASPEK-ASPEK YANG BERKAITAN DENGAN PENGENDALIAN PEKERJAAN (PROYEK)................................................................................................14 3.1 Alat Ukur Pengendali Pekerjaan (Proyek)............................................................14 3.2 Aspek Pengendalian Secara Umum.....................................................................29 3.3 Aspek-Aspek Pengendalian Secara Khusus........................................................30 BAB IV MONITORING DAN UPDATING.......................................................................50 4.1 Arti Penting Updating............................................................................................50 4.2 Frekuensi Updating...............................................................................................52 4.3 Contoh Updating Bar Chart Dan Updating Network Diagram..............................53 BAB V PENUTUP...........................................................................................................60 5.1 Simpulan...............................................................................................................60 5.2 Tindak Lanjut........................................................................................................60
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
i
MODUL TATA CARA PENGAWASAN DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Gambar Siklus Pengendalian dalam Proyek Konstruksi.............................11 Gambar 3.1 Indikator Kinerja Waktu
15
Gambar 3.2 Indikator Kinerja Biaya dan Waktu.............................................................16 Gambar 3.3 Indikator Kinerja Mutu.................................................................................17 Gambar 3.4 Indikator Kinerja K3....................................................................................18 Gambar 3.5 Diagram Alir Pengendalian Schedulling Proyek........................................19 Gambar 3.6 Diagram Batang dengan Kurva S Rencana dan Progress Aktual..............28 Gambar 3.7 Aspek dalam Pengendalian Proyek Konstruksi..........................................29 Gambar 3.8 Mekanisme Fungsi Control.........................................................................30 Gambar 3 9 Grafik Hubungan antara Mutu Pekerjaan dengan Biaya Pelaksanaan......34 Gambar 3.10 Upaya Pengendalian Mutu dalam Manajemen Mutu................................35 Gambar 3.11 Unsur-unsur untuk Keperluan Cost Budgeting dari Cost Controlling........37 Gambar 3.12 Pengurangan Total Biaya Keamanan.......................................................38 Gambar 3.13 Alur Kegiatan Pengendalian......................................................................48
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
ii
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel Bill of Quantity Proyek...........................................................................21 Tabel 3.2 Laporan Waktu Harian, Mingguan dan Bulanan.............................................23 Tabel 3.3 Laporan Penggunaan Jumlah Sumber Daya.................................................24 Tabel 3.4 Tabel Progress Biaya......................................................................................26
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
iii
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
BAB I UMUM
1.1 PENGERTIAN/DEFINISI Pengawasan dapat didefinisikan sebagai interaksi langsung antara individuindividu dalam organisasi untuk mencapai kinerja dalam mencapai tujuan organisasi. Proses pengawasan ini berlangsung secara continue dari waktu ke waktu guna mendapatkan keyakinan bahwa pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kegiatan pengawasan ini dilakukan baik oleh pihak pelaksana konstruksi maupun oleh pihak pemilik proyek. Pengawasan yang dilakukan oleh pelaksana konstruksi bertujuan untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan oleh pemilik proyek, sedangkan pengawasan oleh pemilik proyek bertujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa apa yang akan diterimanya sesuai dengan apa yang dikehendaki. Semula pengawasan dari pihak pemilik proyek dilakukan sendiri oleh staf proyek (swakelola), namun dalam beberapa tahun terakhir ini pengawasan dilakukan oleh konsultan pengawasan dengan sistem kontrak. 1.2 FUNGSI PENGAWASAN Fungsi pengawasan merupakan salah satu dari fungsi manajemen dimana kegiatan ini harus dilakukan secara terus menerus atau secara berkala, selama proses pelaksanaan baerjalan dalam rangka menentukan tingkat keberhasilan baik dalam pelaksanaan maupun perencanaan. Fungsi pengawasan ini sangat tergantung kepada pengumpulan data, terutama data yang diperoleh dari monitoring berkala maupun melalui pengamatan langsung. Untuk melaksanakan pengawasan suatu pekerjaan, akhir-akhir ini dilaksanakan oleh konsultan pengawas melalui sistem kontrak. Ada dua macam tugas konsultan supervisi : PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
1
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
1. Asistance Concept Konsultan sebagai pembantu pemimpin proyek dan memberikan advice untuk tindakan supervisi. 2. Task Concept Sebagai Direksi/Engineer yang melakukan tugas supervisi langsung kepada kontraktor, sebagaimana diatur dalam kontrak. Tugas dan tindakan pengawasan tidak berarti hanya menyalahkan orang lain, tetapi juga mencarikan dan memutuskan alternatif terbaik dalam tindakan pencegahan dan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi. Harus dipahami bahwa tindakan pengawasan tidak hanya bersifat check dan monitoring, tetapi juga merupakan tindakan mengenai adanya jangkauan yang lebih luas dalam pengendalian. Pada dasarnya pengawasan memiliki dua fungsi yang sangat penting, yaitu :
Fungsi Pemantauan Dengan pemantauan yang baik terhadap semua kegiatan proyek akan memaksa unsur-unsur pelaksana untuk bekerja secara cakap dan jujur. Pemantauan yang baik akan menjadi motivasi utama untuk mencapai performa yang tinggi, misalnya dengan memberi penjelasan kepada pekerja mengenai apa saja yang harus mereka lakukan untuk mencapai performa yang tinggi kemudian memberikan umpan balik terhadap performa yang telah dicapainya, sehingga masing-masing mengetahui sejauh mana prestasi yang telah dicapai.
Fungsi Manjerial Pada proyek-proyek yang kompleks dan mudah terjadi perubahan (dinamis) pemakaian pengendalian dan sistem informasi yang baik akan memudahkan manajer untuk segera mengetahui bagian-bagian pekerjaan yang mengalami kejanggalan atau memiliki performa yang kurang baik. Dengan demikian
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
2
MODUL TATA CARA PENGAWASAN dapat segera dilakukan usaha untuk mengatasi atau meminimalkan kejanggalan tersebut. 1.3 TATA LAKSANA PENGAWASAN A. Tujuan Tata laksana ini digunakan sebagai pedoman bagi Tim Pengawasan/Supervisi untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan/supervisi konstruksi, sehingga lingkup pekerjaan yang ditugaskan dapat terpenuhi dengan baik. B. Ruang Lingkup Lingkup layanan Jasa Konsultansi Pengawasan/Supervisi Konstruksi dapat mencakup pekerjaan antara lain sebagai berikut : a) Arsitektural yang meliputi :
Arsitektur bangunan telekomunikasi, gedung
Arsitektur interior
Arsitektur landscape
b) Pekerjaan tanah c) Prasarana keairan d) Prasaranan transportasi e) Struktur bangunan telekomunikasi, gedung dan lain-lain f) Mekanika dan elektrikal g) Pekerjaan survey dan investigasi C. Referensi yang digunakan dalam pengawasan pekerjaan : 1. ISO 9001 2008 Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan 2. Kontrak Konsultan 3. Kontrak kontraktor 4. Lingkup dan tugas konsultan 5. Rencana kerja dan syarat (RKS) 6. Standar, SNI, Peraturan jika ada 7. Sertifikat produk PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
3
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 8. Hasil uji dan test
D. Ketentuan Umum 1) Tata laksana ini disampaikan kepada Tim Pengawasan/Supervisi di awal setiap proyek Pengawasan/Supervisi Konstruksi akan dimulai. 2) Tata laksana ini harus dijalankan secara konsisten oleh Tim Pengawasan/ Supervisi di lapangan dan dimonitor/dikontrol secara berkala oleh Divisi Operasional Konsultan yang bersangkutan. E. Tugas dan Tanggung Jawab Tugas dan tanggung jawab dalam pengawasan/supervisi pekerjaan konstruksi adalah sebagai berikut :
Mulai
Persiapan kegiatan
Pelaksanaan kegiatan
Pelaporan
Selesai
Adapun rincian tiap-tiap kegiatan di atas adalah sebagai berikut : a. Persiapan kegiatan 1) Membantu pengelola kegiatan dalam hal identifikasi dan inventarisasi hasil perencanaan, sebagai referensi pelaksanaan pekerjaan, jika diperlukan. 2) Membantu pengelola kegiatan dalam hal identifikasi dan inventarisasi pekerjaan-pekerjaan konstruksi yang harus dilaksanakan 3) Mempelajari dan memahami kontrak pekerjaan konstruksi 4) Memahami lingkup pekerjaan konsultan pengawas/supervisi sesuai dengan kontrak PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
4
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 5) Mempersiapakan administrasi pelaksanaan pekerjaan, seperti :
Format Laporan Harian Kegiatan
Format Laporan Mingguan Kegiatan
‘Format Laporan Bulanan Kegiatan
Format Permohonan Ijin Pelaksanaan (Request)
Format Persetujuan Penggunaan Bahan/Material
Format
Gambar
Kerja
(Shop
Drawing)
dan
Metode
Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi
Format Pekerjaan Modifikasi
Format Pekerjaan Tambah dan Kurang
Format Formulir Pemeriksaan Pekerjaan
Format Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan
Format Rekomendasi Pembayaran Progres Fisik
Format Berita Acara Rapat
Format Gambar KOnstruksi (As Built Drawing)
b. Pelaksanaan kegiatan meliputi : 1) Mengevaluasi program kegiatan pelaksanaan konstruksi fisik yang disusun olek Pelaksana, meliputi program pencapaian sasaran konstruksi, penyediaan/penggunaan tenaga kerja, perlengkapan dan peralatan, lahan/material konstruksi, informasi, dana program QA/QC dan program K3. 2) Mengendalikan program pelaksanaan konstruksi fisik, meliputi : sumber daya, biaya, waktu sasaran (kuantitas dan kualitas), perubahan pekerjaan, tertib administrasi, K3. 3) Melakukan evaluasi program terhadap penyimpangan teknis maupun manajerial
yang
timbul,
usulan
koreksi
program
dan
tindakan
penyelesaian, serta melakukan koreksi teknis bila terjadi penyimpangan. 4) Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan pelaksanaan konstruksi fisik. 5) Merekomendasikan dilaksanakannya pembayaran progress fisik PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
5
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 6) Melakukan pengawasan yang terdiri dari : Memeriksa dan mempelajari dokumen pelaksanaan Mengawasi pemakaian bahan, peralatan dan metode pelaksanaan, ketepatan waktu dan biaya konstruksi Mengawasi pelaksanaan konstruksi dari segi kuantitas, kualitas dan laju pencapaian volume Mengumpulkan data dan informasi lapangan untuk pemecahan masalah selama pelaksanaan konstruksi Membuat dokumentasi pelaksanaan lapangan Menyelenggarakan rapat-rapat lapangan berkala, membuat laporan mingguan dan bulanan pengawasan dengan masukan dari hasil rapat, laporan harian, mingguan dan bulanan pekerjaan konstruksi Menyusun berita acara persetujuan kemajuan pekerjaan untuk pembayaran angsuran, pemeliharaan pekerjaan, serah terima pekerjaan Meneliti shop drawing yang diajukan pelaksana Meneliti as built drawing pelaksanaan sebelum serah terima pertama Menyusun daftar cacat (defect list) sebelum serah terima pertama Menyusun petunjuk pemeliharaan dan penggunaan bangunan/konstruksi 7) Menyusun Laporan Akhir (Final Report/Completion Supervision Report) pekerjaan pengawasan./supervisi. c. Pelaporan dan Filling Dokumen 1) Laporan Harian Kegiatan 2) Laporan Mingguan Kegiatan 3) Laporan Bulanan Kegiatan 4) Permohonan Ijin Pelaksanaan (Request) 5) Persetujuan Penggunaan Bahan/Material 6) Daftar Penggunaan Bahan/Material 7) Gambar Kerja (Shop Drawing) dan Metode Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi 8) Pekerjaan Modifikasi 9) Pekerjaan Tambah dan Kurang 10)Pemeriksaan Pekerjaan 11)Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan 12)Berita Acara Rapat
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
6
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 13)Persetujuan Pembayaran 14)Gambar Konstruksi (As Built Drawing) 1.4 HAK DAN KEWAJIBAN KONSULTAN PENGAWAS 1. Melaksanakan pengawasan pekerjaan dalam waktu yang telah ditetapkan 2. Membimbing
dan
mengadakan
pengawasan
secara
periodik
dalam
pelaksanaan pekerjaan 3. Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan 4. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta alur informasi antar berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar 5. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin serta menghindari pembengkakan biaya 6. Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul di lapangan agar dicapai hasil akhir sesuai kualitas, kuantitas serta waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan 7. Menerima atau menolak material/peralatan yang didatangkan kontraktor 8. Menghentikan sementara bila terjadi penyimpangan dari peraturan yang berlaku 9. Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan, bulanan) 10. Menyiapkan dan menghitung adanya kemungkinan pekerjaan tambah/ kurang.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
7
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
BAB II PENGENDALIAN PEKERJAAN (PROYEK)
2.1. UMUM Proyek konstruksi memiliki karakteristik unik yang tidak berulang. Proses yang terjadi pada suatu proyek tidak akan berulang pada proyek lainnya. Hal ini disebabkan oleh kondisi yang mempengaruhi proses suatu proyek konstruksi berbeda satu sama lain. Misalnya kondisi alam seperti perbedaan letak geografis, hujan, gempa, dan keadaan tanah merupakan faktor yang turut mempengaruhi keunikan proyek konstruksi. Pengendalian
(control)
diperlukan
untuk
menjaga
kesesuaian
antara
perencanaan dan pelaksanaan. Tiap pekerjaan yang dilaksanakan harus benarbenar diinspeksi dan dicek oleh pengawas lapangan, apakah sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum. Misalnya pengankutan bahan harus diatur dengan baik dan bahan-bahan yang dipesan harus diuji terlebih dahulu di masing-masing pabrikannya. Dengan perencanaan dan pengendalian yang baik terhadap kegiatankegiatan yang ada, maka terjadinya keterlambatan jadwal yang mengakibatkan pembengkakan biaya proyek dapat dihindari. Untuk mengatisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yang tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktu manajemen dalam mengendalikan seluruh unsur pekerjaan proyek, maka diperlukan suatu konsep pengendalian yang efektif yang dikenal dengan nama Management By Exception (MBE). Teknik yang diterapkan MBE adalah dengan membandingkan antara perencanaan terhadap parameter proyek yang dapat diukur setiap saat. Laporan hanya dilakukan pada saat-saat tertentu jika terdapat kejanggalan atau performa tidak memenuhi syarat. PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
8
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Ada tiga penilaian terhadap mutu suatu proyek konstruksi, yaitu penilaian atas mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu. Divisi pengendalian mutu fisik konstruksi terpisah dengan divisi pengendalian jadwal dan biaya. Pengendalian terhadap mutu fisik konstruksi dilakukan secara tersendiri oleh pengawasan teknik melalui gambargambar rencana dan spesifikasi teknik. Pengendalian jadwal dan biaya dimasukkan dalam divisi manajemen proyek yang mencakup pemantauan kemajuan pekerjaan (progress), reduksi biaya, optimasi, model dan analisis. 2.2. PROSES PENGENDALIAN Proses pengendalian berjalan sepanjang daur hidup proyek guna mewujudkan performa yang baik di dalam setiap tahap. Perencanaan dibuat sebagai bahan acuan bagi pelaksanaan pekerjaan. Bahan acuan tersebut selanjutnya akan menjadi standar pelaksanaan pada proyek yang bersangkutan, meliputi spesifikasi teknis, jadwal dan anggaran. Pemantauan harus dilakukan selama masa pelaksanaan proyek untuk mengetahui prestasi dan kemajuan yang telah dicapai. Informasi hasil pemantauan ini berguna sebagai bahan evaluasi performa yang telah dicapai pada saat pelaporan. Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan kemajuan yang dicapai berdasarkan hasil pemantauan dengan standar yang telah dibuat berdasarkan perencanaan. Hasil evaluasi berguna untuk pengambilan tindakan yang akurat terhadap permasalahan-permasalahan yang timbul selama masa pelaksanaan. Berdasarkan hasil evaluasi ini pula tindak lanjut pelaksanaan pekerjaan dapat diputuskan dengan tepat dengan melakukan koreksi terhadap performa yang telah dicapai. Proses di atas diperlihatkan secara skematis pada gambar di bawah ini :
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
9
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Gambar 2.1 Gambar Siklus Pengendalian dalam Proyek Konstruksi Sepanjanag daur hidup proyek hanya sekitar 20% kegiatan manajemen proyek berupa perencanaan, selebihnya adalah kegiatan pengendalian. Perencanaan sebagian besar dilakukan sebelum proyek dilaksanakan. Begitu proyek dimulai, fungsi manajemen didominasi oleh kegiatan pengendalian. 2.3. FAKTOR PENGHAMBAT PROSES PENGENDALIAN Walaupun secara teoritis pengendalain adalah sangat penting, namun tidak jarang pada waktu pelaksanaannya pengendalian tersebut tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberpa faktor yang menyebabkan pengendalian menjadi tidak efektif, yaitu : A. Keadaan Proyek Keadaan proyek adalah gambaran proyek yang dibuat oleh perencana. Pada proyek dengan ukuran dan kompleksitas yang amat besar, yang melibatkan banyak organisasi ditambah lagi banyaknya kegiatan yang saling terkait, maka akan timbul masalah kesulitan koordinasi dan komunikasi. Kesulitan yang sama bisa juga timbul karena kerumitan pendefinisian struktur organisasi proyek yang dibuat oleh perencana. PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
10
MODUL TATA CARA PENGAWASAN B. Faktor Tenaga Kerja Pengawas atau inspektur yang kurang ahli di bidangnya atau kurang berpengalaman dapat menyebabkan pengendalian proyek menjadi tidak efektif dan kurang akurat. C. Faktor Sistem Pengendalian Penerapan sistem informasi dan pengawasan yang terlalu formal dengan mengabaikan hubungan kemanusiaan akan timbul kekakuan dan keterpaksaan. Oleh karena itu, perlu juga diterapkan cara-cara tertentu untuk mendapatkan informasi
secara
tidak resmi
misalnya
ketika
makan
bersama,
saling
mengunjungi, komunikasi lewat telepon, dan lain sebagainya.
2.4. FAKTOR PENDUKUNG PROSES PENGENDALIAN Mutu suatu pengendalian tidak terlepas dari mutu informasi yang diperoleh. Jika informasi yang diperoleh pengawas di lapangan dapat mewakili kondisi yang sebenarnya maka solusi yang diambil akan lebih mengena sasaran. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan agar pengendalian dan sistem informasi berlangsung baik, yaitu : A. Ketepatan Waktu Ketelambatan pemantauan hanya akan menghasilkan informasi yang sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi B. Akses Antar Tingkat Derajat kemudahan untuk akses dalam jalur pelaporan performa sangat dipengaruhi untuk menjaga efektifitas sistem pengendalian. Jalur pelaporan dari tingkat paling atas hingga paling bawah harus mudah dan jelas. Sehingga seorang manajer dapat melacak dengan cepat bila terdapat bagian yang memiliki performa jelek.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
11
MODUL TATA CARA PENGAWASAN C. Perbandingan Data Terhadap Informasi Data yang diperoleh dari pengamatan di lapangan harus mampu memberikan informasi secara proporsional. Jangan sampai terjadi jumlah data yang didapat berjumlah ribuan bahkan ratusan ribu, namun hanya memberikan satu dua informasi, sedangkan untuk mengolah data tersebut membutuhkan tenaga dan waktu yang tidak sedikit. D. Data dan Informasi yang Dapat Dipercaya Masalah ini menyangkut kejujuran dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam proyek. Semua perjanjian dan kesepakatan yang telah dibuat seperti waktu pengiriman peralatan dan bahan, waktu pembayaran harus benar-benar ditepati. E. Obyektifitas Data Data yang diperoleh harus sesuai apa yang terjadi di lapangan. Pemakaian asumsi kira-kira atau pendapat pribadi tidak boleh dimasukkan sebagai data hasil pengamatan.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
12
MODUL TATA CARA PENGAWASAN BAB III ASPEK-ASPEK YANG BERKAITAN DENGAN PENGENDALIAN PEKERJAAN (PROYEK)
3.1 ALAT UKUR PENGENDALI PEKERJAAN (PROYEK) 3.1.1 Indikator Kinerja Proyek Sebagai salah satu fungsi dan proses kegiatan dalam manajemen proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek, pengendalian mempunyai tujuan utama meminimalisasi
segala
penyimpangan
yang
dapat
terjadi
selama
proses
berlangsungnya proyek. Bila terjadi penyimpangan diperlukan tolak ukur/alat ukur kinerja guna melakukan tindakan koreksi. Alat ukur yang digunakan dapat berupa jadwal, kualitas pekerjaan, standar mutu/spesifikasi pekerjaan satu standar kesalamatan dan kesehatan kerja. Untuk memudahkan pengendalian proyek, pengelola proyek seharusnya mempunyai acuan sebagai sasaran dan tujuan pengendalian. Oleh karena itu indikator-indikator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampillkan dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek. Indikator-indikator yang biasanya menjadi sasaran pencapaian tujuan akhir proyek adalah kinerja biaya, mutu, waktu, dan keselamatan kerja. Berikut ini diuraikan indikator kinerja proyek berupa tampilan grafik yang memudahkan pengelola proyek dalam membaca serta menerapkannya. A. Indikator Kinerja Waktu Hal yang berlaku umum saat ini dalam monitor dan evaluasi proyek dalam mengendalikan waktu adalah kurva S, yaitu ploting dari kumulatif persentase bobot pekerjaan, yang dapat merepresentasikan kemajuan dari awal hingga akhir proyek.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
13
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Gambar 3.1 Indikator Kinerja Waktu Kurva S adalah alat monitor dan evaluasi yang informsinya paling mudah dan jelas untuk dibaca, apabila dengan tampilan kombinasi menggunakan diagram batang-sehingga
pengelola
proyek
dapat
cepat
mengatisipasi
bila
ada
penyimpangan pada proyek. Untuk mempermudah monitoring dan evaluasi, diberikan baseline setiap periode tertentu. B. Indikator Kinerja Biaya dan Waktu Bentuk lebih progresif yang ada dalam fasilitas perangkat lunak komputer dalam monitor dan evaluasi proyek dalam mengendalikan waktu adalah bentuk kurva S yang dimodifikasi dengan 3 indikator, yaitu : 1) Rencana dari volume dan biaya pekerjaan (BCWS) 2) Realisasi dari volume pekerjaan (BCWP) 3) Realisasi biaya pekerjaan (ACWP)
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
14
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Gambar 3.2 Indikator Kinerja Biaya dan Waktu Bentuk kurva di atas adalah kurva earned value yang dapat mengevaluasi penggunaan biaya dan jadwal waktu proyek sekaligus dan lebih realistis dari kedaan yang terjadi di lapangan. Bentuk kurva ini juga dapat memberikan prediksi mengenai biaya dan jadwal proyek bila terjadi penyimpangan. C. Indikator Kinerja Mutu Dalam monitor dan evaluasi mutu proyek untuk mengendaliakn mutu adalah bentuk kurva S sebagai persentase bobot kumulatif dengan 2 indikator yaitu : 1) Produk sesuai (PS) Mutu 2) Produk Tidak Sesuai (PTS) Mutu
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
15
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Gambar 3.3 Indikator Kinerja Mutu Gambar di atas menunjukkan presentase bobot kondisi mutu untuk setiap kegiatan dari A sampai H untuk kategori produk yang sesuai mutu (PS mutu) dan produk tidak sesuai mutu (PTS Mutu). Setiap proyek hendaknya mempunyai dokumentasi indicator kinerja mutu, agar pekerjaan selanjutnya yang sejenis dapat menghasilkan produk dengan mutu yang lebih baik serta memuaskan pemilik proyek dan menghasilkan kinerja perusahaan. D. Indikator Kinerja K3 Dalam memonitor dan mengevaluasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) proyek, bentuk kurva S dapat dijadikan indikator yang menunjukkan persentase bobot kumulatif dari : 1) Kondisi Tanpa Kecelakaan (KTK) 2) Kondisi Dengan Kecelakaan (KDK) Pada gambar di bawah kondisi tanpa kecelakaan dan dengan kecelakaan tugas dievaluasi untuk memperbaiki metode kerja dari masing-masing kegiatan proyek dengan mengutamakan keselamatan.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
16
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Gambar 3.4 Indikator Kinerja K3 Setiap proyek hendaknya mempunyai dokumentasi indikator kinerja KE, agar pada pekerjaan selanjutnya yang sejenis dapat dihasilkan produk yang kondisinya lebih baik serta memuaskan pemilik proyek dan meningkatkan kinerja 3.1.2 PENGENDALIAN JADWAL WAKTU DAN BIAYA PROYEK Jadwal waktu pelaksanaan proyek yang telah direncanakan biasanya tidak terlepas dari kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan keterlambatan. Hasil perencanaan jadwal waktu proyek hendaknya mempunyai kecermatan dan akurasi yang tinggi untuk mempermudah pelaksanaannya. Setiap perubahan dari rencana yang telah dibuat selalu dilakukan evaluasi dan pembaharuan penjadwalan dengan tetap mengacu pada baseline yang telah ditetapkan. Bila terjadi perubahan mendasar terhadap jadwal proyek yang dapat menyebabkan keterlambatan, maka solusinya perlu diantisipasi dengan kompensasi paling minimal.Agar hasil pengendalian jadwal optimal, maka dibuatlah diagram alir untuk melakukan pengendalian jadwal yang berhubungan dengan kinerja waktu, biaya, dan alokasi sumber daya.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
17
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Gambar 3.5 Diagram Alir Pengendalian Schedulling Proyek (EDP MEDIA, 2003) Langkah-langkah pengendalian pada gambar di atas dilakukan bila hasil perencanaan penjadwalan sudah maksimal, dilanjutkan dengan menentukan baseline proyek yaitu batasan waktu yang digunakan untuk melakukan monitoring dan up-dating seluruh kegiatan proyek. Dari baseline ini, dengan memasukkan data-data progres proyek seperti waktu penyelesaian kegiatan, penggunaan sumber daya serta biaya aktual yang telah terpakai, dari awal hingga baseline yang telah ditetapkan, maka dapat diketahui PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
18
MODUL TATA CARA PENGAWASAN posisi sementara apakah proyek mengalami keterlambatan (schedule overrun) serta apakah biaya yang telah dikeluarkan mengalami peningkatan dari rencana semula proyek (cost overrun). Bila terjadi penyimpangan dari rencana proyek, dilakukan tindakan koreksi dengan melakukan pembaharuan terhadap durasi waktu, penggunaan jumlah sumber daya serta biaya yang dikeluarkan. Proses di atas dilakukan secara intensif dengan menentukan baseline secara periodik disesuaikan dengan tingkat keperluannya, seperti untuk waktu termijn tagihan pembayaran, monitoring, dan tindakan koreksi terhadap progres proyek.
3.1.3 PEMBUATAN LAPORAN PENGENDALIAN WAKTU DAN BIAYA Bentuk-bentuk pelaporan proyek diusahakan dengan prinsip-prinsip: mudah dibaca dan diperbaharui, dan sederhana, dengan jumlah yang sesuai kebutuhan, ada pemisahan terhadap laporan-laporan karena ada perhatian khusus terhadap jadwal induk, jadwal material, jadwal peralatan, dan jadwal tenaga kerja. Data-data pada tabel Bill of Quantity Proyek di bawah ini diambil sebagian saja dari keseluruhan paket pekerjaan bangunan Rumah Sakit berlantai 3. Data terdiri atas data kode kegiatan, uraian kegiatan, serta satuan volume pekerjaan. Data dan informasi ini dapat juga dilengkapi dengan harga satu pekerjaan berdasarkan kontrak serta biaya pelaksanaan aktual yang ditampilkan dalam bentuk format laporan pengendalian proyek. Komponen-komponen pekerjaan untuk masingmasing item pekerjaan perlu juga diperinci sehingga memudahkan pengawasan dan evaluasi terhadap setiap langkah-langkah yang akan dan telah dilakukan. Tabel 3.1 Tabel Bill of Quantity Proyek No Kegiatan
Uraian Pekerjaan
Volume
Satuan
Pekerjaan
I
Pekerjaan Persiapan
A10
Pek. Perataan Tanah
500
m2
A20
Pek. Pembersihan
500
m2
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
19
MODUL TATA CARA PENGAWASAN II
Pekerjaan Tanah
B10
Pek. Galian Tanah
96
m3
B20
Pek. Pondasi
30
m3
B30
Pek Timbunan Tanah
96
m3
6
m3
III
Pekerjaan Lantai Dasar
III1
Pek Sipil
C10
Pek. Balok sloof
C20
Pek. Kolom
4.48
m3
C35
Pek. Plat Tangga
2.5
m3
III2
Pek. Arsitektur
C40
Pek Dinding, Plesteran dan Cat
832
m2
C50
Pek. Pintu, kusen dan Jendela
12
m3
C60
Pek. Plafond an Cat
480
m3
C70
Pek. Lantai Keramik
480
m2
III3
Pek. Mekanika/Elektrikal
C80
Pek. Plumbing
40
m”
C90
Pek. Sanitair
8
unit
C100
Pek. Instalasi Listrik
80
m”
m
Pengendalian jadwal proyek yang dibuat secara administratif memudahkan tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Agar proyek dapat diselesaikan sesuai rencana, maka perlu ada laporan yang nantinya digunakan untuk memonitor dan memperbaharui penjadwalan proyek aktual. 1. Data-data Umum Proyek Konstruksi Bangunan Rumah Sakit Fungsi laporan ini nantinya sangat penting sebagai informasi dalam pengambilan keputusan selanjutnya (decision support system) dalam kaitan penjadwalan PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
20
MODUL TATA CARA PENGAWASAN waktu, apakah perlu dilakukan tindakan untuk mempercepat jadwal dari rencana dengan harapan adanya penghematan biaya atau hanya tindakan seperlunya dalam rangka penyesuaian dengan jadwal rencana ataukah perlu diambil tindakan dratis guna mengatasi keterlambatan proyek. 2. Laporan Progres Waktu Progres waktu dibuat dalam bentuk laporan agar kemajuan aktual masingmasing
kegiatan
dapat
diketahui.
Hal
ini
akan
memudahkan
proses
pengendalian jadwal waktu yang sangat mempengaruhi durasi proyek secara keseluruhan. Biasanya fokus pengawasan kegiatan dilakukan pada jalur-jalur kritis, namun tidak mengabaikan yang lainnya, dengan harapan tidak terjadi keterlambatan proyek.
Tabel 3.2 Laporan Waktu Harian, Mingguan dan Bulanan Kode Kegiata n I
Uraian Kegiatan
Mulai
Jadwal
Jadwal
Belum
Rencana
Rencana
Selesai
Mulai
Selesai
Penyelesaian Waktu
Bobot Penyelesaia n
Pek. Persiapan
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
21
MODUL TATA CARA PENGAWASAN A10
Pek.
Selesai 10/22/2003
10/26/200
Meratakan
10/26/2003
100%
10/25/2003
100%
10/31/2003
100%
3
Tanah A20
Pek.
Selesai 10/22/2003
10/25/200
Pembersihan II
3
Pekerjaan Tanah
B10
Pek.
Galian Selesai 10/27/2003
10/31/200
Tanah
3
B20
Pek. Pondasi
Selesai 10/30/2003
11/8/2003
11/8/2003
100%
B30
Pek.
Selesai
11/10/200
11/10/2003
100%
11/9/2003
Timbunan
3
Tanah
Format laporan ini dibuat secara berkala dalam basis harian, mingguan atau bulanan. Hasil monitoring proyek diharapakan dapat menjadi input data yang digunakan sebagai informasi untuk melakukan pembaharuan untuk melakukan tindakan koreksi secara interaktif. Informasi tersebut dapat digunakan untuk plotting pembuatan kurva S atau kurva Earned Value serta diagram batang berdasarkan bobot penyelesaiannya dengan membandingkannya terhadap rencana untuk memudahkan tindakan selanjutnya. 3. Laporan Penggunaan Jumlah Penggunaan Sumber Daya Penggunaan sumber daya berupa tenaga kerja, peralatan dan material sangat mempengaruhi kinerja waktu proyek. Perencanaan sumber daya biasanya telah terintegrasi dengan perencanaan jadwal proyek keseluruhan krena semuanya saling berhubungan. Laporan aktual dibuat untuk memudahkan pengendalian setiap sumber daya yang digunakan. Laporan ini menjadi data pendukung untuk penggambilan keputusan berikutnya. PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
22
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Tabel 3.3 Laporan Penggunaan Jumlah Sumber Daya Kode
Uraian
Sumber
Volume
Kegiatan
Kegiatan
Daya
Rencana
Satuan
Proses
Bobot
Aktual
Penyelesaia n
I
Pekerjaan Persiapan
A10
Pek.
Labor
20
Orang
20
100%
1
Buah
1
100%
9
Orang
9
100%
2
buah
2
100%
7
Orang
1/7/1900
100%
1
buah
1
100%
Labor
5
Orang
5
100%
Material
4
M3
4
100%
Equipmen
1
Buah
1
100%
Meratakan Tanah Material Equipmen t A20
Pek
Labor
Pembersihan Material Equipmen t II
Pekerjaan Tanah
B10
Pek.
Labor
Penggalian Tanah Material Equipmen t B20
Pek. Pondasi
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
23
MODUL TATA CARA PENGAWASAN t B30
Pek.
Labor
3
orang
3
100%
Timbunan Tanah Material Equipmen t
Format laporan ini dibuat secara berkala dalam basis harian, mingguan, atau bulanan, disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Data kebutuhan sumber daya menjadi input dalam menentukan metode-metode penjadwalan seperti network planning dan diagram batang, yang dibuat secara manual atau menggunakan software computer. Baris labor dapat dirinci lagi menjadi pekerja, tukang, kepala tukang dan mandor atau lainnya dengan detail jumlah penggunaannya, demikian pula dengan material dan equipment. Penggunaan sumber daya dikendalikan setiap saat agar tidak melebihi kapasitas maksimum yang ada. Dan bila melebihi, perataan sumber daya dapat dilakukan dengan cara meratakan distribusi sumber daya di sepanjang proyek. 4. Laporan Progres Biaya untuk Penggunaan Sumber Daya Penjadwalan waktu untuk proyek biasanya dikaitkan dengan aliran biaya selama proyek berlangsung yang digunakan untuk pembelian material, sewa alat, upah tenaga kerja, biaya operasional kantor, dan lainnya. Informasi tersebut nantinya digunakan sebagai masukan untuk proses penjadwalan keseluruhan. Jadi dengan menentukan baseline pada periode tertentu, akan dapat diketahui kondisi aktual aliran uang. Tindakan koreksi segera dilakukan bila terjadi peningkatan jumlah biaya dari rencana semula
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
24
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Tabel 3.4 Tabel Progress Biaya Kode
Uraian
Sumber
Kegiatan
Kegiatan
Daya
Budget
Progres
Bobot
Tingkat
Aktual
Penyeles
Penyimpangan
aian I
Pekerjaan Persiapan
A10
Pek.
Labor
30000
30000
100%
13500
13500
100%
42339
423390
100%
3504760
100%
Meratakan Tanah Material Equipme nt A20
Pek
Labor
Pembersihan Material Equipme nt II
Pekerjaan Tanah
B10
Pek.
Labor
Penggalian
0
Tanah Material Equipme nt B20
Pek. Pondasi
Labor
35047 60
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
25
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Material
15000
150000
100%
0 Equipme
100%
nt B30
Pek.
Labor
Timbunan
12800
6/13/225
0
0
100%
Tanah Material
Informasi dari table ini sangat berguna untuk membuat tampilan laporan progress biaya, juga untuk pembuatan kurva S yang dapat dikonversikan melalui bobot pekerjaan atau kurva earned value yang menunjukkan nilai hasil biaya yang telah dikeluarkan pada periode-periode tertentu. Semua bentuk laporan di atas dibuat dan diperbaharui setiap kali melakukan monitoring terhadap kinerja biaya dan waktu dengan menentukan baseline secara periodik. Untuk memudahkan proses pengadilan, pada kolom paket kegiatan dapat dirinci lagi sesuai dengan spesifikasi kegiatan. Dengan demikian hal-hal kecil namun penting dapat diidentifikasi dan dicatat sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan. 3.1.4 ASPEK-ASPEK PENGENDALIAN SECARA KHUSUS Pengukuran kemajuan aktual pekerjaan yang sudah dilakukan dapat dipakai sebagai data input dalam pengendalian proyek. Caranya dengan menghitung volume pekerjaan masing-masing kegiatan, lalu dibuatkan bobotnya dalam persentase kumulatif dalam bentuk kurva S. Kurva S juga didapat dari plot bobot kumulatif pekerjaan sebagai persentase dari biaya per item pekerjaan dibagi dengan total anggaran proyek, dengan data-data yang ada pada format laporan pengendalian. PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
26
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Untuk mengetahui progress proyek, bobot kumulatif masing-masing kegiatan diplotkan menjadi kurva S aktual, sehingga dapat dibandingkan dengan kurva S rencana. Hasilnya dapat menggambarkan terjadinya keterlambatan atau percepatan kinerja proyek dari segi waktu pelaksanaan proyek.
Gambar 3.6 Diagram Batang dengan Kurva S Rencana dan Progress Aktual Dari tabel di atas terlihat bahwa Kurva S aktual terdapat di bawah kurva S rencana. Kondisi ini menunjukkan bahwa progress proyek mengalami keterlambatan yang terlihat dari minggu pertama hingga baseline akhir minggu ke-6. Karena informasi di atas sifatnya masih awal dan tidak ada cukup data untuk dapat melakukan tindakan koreksi, maka diperlukan lagi data-data mengenai total float dan kegiatan kritisnya untuk mempercepat durasi proyek; caranya dengan Duration-Cost Trade Off dengan kombinasi metode Network.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
27
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 3.2 ASPEK PENGENDALIAN SECARA UMUM Progres pengendalian proyek konstruksi terkait banyak faktor yang saling mempengaruhi. Faktor-faktor tersebut seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.7 Aspek dalam Pengendalian Proyek Konstruksi
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
28
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 3.3 ASPEK-ASPEK PENGENDALIAN SECARA KHUSUS 3.3.1 Umum Pengendalian
biaya
konstruksi
atau
Construction
Cost
Control
adalah
merupakan salah satu aspek dalam pengendalian proyek (Project Control). Ada 3 (tiga) variable penting yang harus dikendalikan selama proses pelaksanaan suatu proyek, yaitu:
Kualitas mutu proyek
(M)
Waktu penyelesaian proyek
(W)
Biaya pelaksanaan proyek
(B)
Yang diharapkan oleh Manajemen adalah tercapainya kualitas pekerjaan sesuai persyaratan yang ditetapkan, proyek dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan, dan masih dalam bahas anggaran yang disediakan (budget), bahkan kalau bisa dibawah budget yang ada. Ketiga aspek tersebut di atas adalah saling terkait satu dengan yang lain, dan terakhir bermuara ke biaya. Artinya kualitas dan waktu pelaksanaan juga beresiko terhadap membengkaknya biaya, bila tidak dikendalikan dengan baik. Mekanisme dasar dari fungsi control, dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.8 Mekanisme Fungsi Control PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
29
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Dalam bagan tersebut di atas, cost budget adalah merupakan desired performance (hasil yang diinginkan), kemudian dalam proses pelaksanaan kegiatan diperoleh realisasi dari pelaksanaan. Secara periodik hasil kegiatan tersebut dievaluasi dan dibandingkan dengan rencananya (desired performance). Pada titik ini, ada dua kemungkinan yang akan terjadi, yaitu bila tidak terjadi penyimpangan yang berarti, maka kegiatan dapat diteruskan dengan rencana yang ada sampai dengan selesai. Tetapi bila terjadi suatu penyimpangan yang cukup berarti, maka perlu dilakukan penyelidikan terhadap penyimpangan yang terjadi dan dicari penyebabnya yang paling benar. Dari penyebab penyimpangan yang telah ditemukan, dibuat suatu revisi rencana yang ada, bila perlu sebagai program aksi, untuk tujuan agar sasaran awal tetap dapat terjaga. Kemudian dilaksanakan program aksi yang telah dibuat dan hasilnya dievaluasi kembali. Begitu seterusnya sampai kegiatan diselesaikan. 3.3.2 Jenis-jenis Pengendalian Untuk dapat berhasil mengendalikan biaya proyek dengan baik, maka perlu dilakukan pengendalian terhadap aspek-aspek yang mempengaruhi biaya proyek. Aspek-aspek control yang dimaksud adalah :
Time Controll
Quality Controll
Safety Controll
Cost Controll
1. Time Controll Yang dimaksud dengan time control adalah pengendalian waktu pelaksanaan proyek, agar proyek dapat diselesaikan dalam batas waktu yang ditetapkan. Keterlambatan penyelesaian proyek tentu akan membawa resiko bertambahnya biaya. Durasi tiap-tiap pekerjaan adalah merupakan tingkat produktivitas yang akan dicapai oleh sejumlah sumber daya yang digunakan. Oleh karena itu bila dalam PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
30
MODUL TATA CARA PENGAWASAN realisasinya durasi yang diperlukan bertambah oleh berbagai sebab, maka ini berarti tingkat produktivitas dari sejumlah sumber daya tersebut menurun, yang akibatnya tentu saja biayanya menjadi naik. Belum lagi pengaruh dari biaya tidak langsung yang akan bertambah sebanding dengan tambahnya waktu. Namun demikian waktu dari kegiatan yang dipercepat dari waktu normalnya juga dapat menyebabkan turunnya produktivitas atau kenaikan biaya. Bila suatu kegiatan ditetapkan durasinya terlalu cepat, lebih cepat dari waktu normalnya, maka produktivitasnya juga menurun karena walaupun lebih singkat tetapi dengan pengerahan sumber daya yang berlebihan. Oleh karena itu dalam pengendalian waktu pelaksanaan proyek, biasanya bila proyek terlambat, perlu dilakukan percepatan waktu pelaksanaan salah satu atau lebih dari satu kegiatan, agar durasi total dari proyek tidak terlampaui, untuk menghindari pinalti berupa denda. Dengan demikian biasanya kita harus memilih kegiatan mana saja dalam suatu lintasan kritis yang harus dipercepat dengan resiko biaya yang paling kecil. Jadi dalam kaitannya dengan pengendalian biaya, maka tindakan dalam pengendalian waktu pelaksanaan ada beberapa alternatif sesuai dengan kondisinya, antara lain adalah sebagai berikut: a. Menepati total durasi proyek yang telah ditetapkan untuk menghindari resiko denda dan dampak lainnya yang merugikan, terutama adalah kesulitan pengaturan sumber daya perusahaan (alat, tenaga, dan modal). b. Mempercepat atau memperlambat suatu kegiatan tetapi masih dalam total durasi yang ditetapkan, yang dapat menurunkan biaya. c. Kalau terpaksa harus mempercepat durasi kegiatan atau beberapa kegiatan untuk mengejar keterlambatan yang terjadi, maka harus dapat memilih kegiatan yang mana, yang diputuskan untuk dipercepat, yang memilki dampak kenaikan biaya terkecil
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
31
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Alat kendali waktu yang digunakan pelaksanaan proyek, pada dasarnya ada tiga macam, yaitu : a. Barchart atau Gantt Chart method, biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang sederhana b. Vector Diagram Method, biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang sifat pelaksanaannya memanjang seperti : proyek jalan, saluran atau terowongan c. Arrow Diagram Method, biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang kegiatan satu dengan lain sangat saling berkaitan, seperti proyek gedung bertingkat. Jenis dari method scheduling tersebut, biasanya dipilih untuk dapat memberikan informasi yang jelas tentang penyimpangan waktu yang terjadi. Pada umumnya yang dilakukan adalah agar batas waktu akhir dari proyek tidak dilampaui. Karena disamping menghindari pinalti denda, juga menghindari fluktuasi harga yang cenderung naik. 2. Quality Controll Quality Controll atau pengendalian mutu pekerjaan, penting untuk dilakukan karena selain berpengaruh langsung terhadap biaya juga berpengaruh pada performance (citra) perusahaan . Produk jasa konstruksi adalah berupa bangunan yang pemanfaatannya berlangsung dalam jangka yang panjang. Oleh karena itu, hasil pekrerjaan konstruksi adalah merupakan iklan (promosi) jangka panjang yang gratis bagi pelaksananya (kontraktor). Hal ini yang jarang disadari sehingga yang dipentingkan adalah pekerjaan dapat diterima oleh pemberi tugas (pengguna jasa). Pekerjaan yang hasilnya kurang bagus mutunya tetapi dapat diterima oleh pemberi jasa, karena berbagai alasan, maka bangunan tersebut akan selalu menjadi iklan yang buruk bagi kontraktor pelaksananya. Citra yang atas kejadian contoh di atas tidak mudah bahkan sangat sulit diperbaiki oleh kontraktor yang bersangkutan. Kualitas pekerjaan perlu dikendalikan agar menghasilkan pekerjaan yang sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Namun ditinjau dari sudut biaya, disarankan PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
32
MODUL TATA CARA PENGAWASAN juga bahwa mutu pekerjaan khususnya mutu yang bersifat obyektif (dapat ukur) seperti kekuatan, dimensi dan lain-lain, perlu dikendalikan agar tidak berlebihan karena akan merupakan waste yang menambah biaya saja. Kalau diketahui bahwa standar mutu ada terlalu rendah, maka karena alasan citra tersebut di atas, kontraktor dapat memberi saran kepada pemilik bangunan agar persyaratan mutu yang ditetapkan dilakukan peningkatan. Ada hubungan yang jelas antara mutu pekerjaan dengan biaya pelaksanaan yang perlu disadari oleh para kontraktor, yang dapat digambarkan dengan sebuah grafik seperti di bawah ini :
Gambar 3 9 Grafik Hubungan antara Mutu Pekerjaan dengan Biaya Pelaksanaan Dari grafik tersebut di atas dapat dibaca bahwa bila mutu pekerjaan di bawah standar, maka biaya akan naik, hal ini karena akan terjadi pembongkaran pekerjaan untuk diulang lagi. Tetapi bila mutu pekerjaan lebih tinggi dari standar, juga akan menaikkan biaya pelaksanaan terhadap biaya standarnya (cost budget) sebagai misal persyaratan beton K-300 tetapi yang terjadi beton dengan K-300. Untuk mutu subyektif (yang tidak dapat diukur secara obyektif), misal mutu pekerjaan lebih bagus secara visual dari yang diharapkan, dalam hal ini biayanya naik, karena
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
33
MODUL TATA CARA PENGAWASAN standar
pengawasannya
terlalu
tinggi.
Dengan
demikian
dalam
rangka
pengendalian biaya maka mutu pekerjaan pun juga harus dikendalikan. Pengelompokan biaya mutual Total biaya mutu dalam prose pembukuan (akuntansi) dapat ditampilkan dalam tiga kelompok, yaitu sebagai berikut :
Biaya pengawasan mutu (appraisal cost)
Biaya pencegahan atas kegagalan mutu (prevention cost)
Biaya kegagalan mutu (Failure cost)
Jadi inti dari manajemen mutu adalah menyediakan budget untuk biaya pengawasan dan pencegahan dengan tujuan untuk memperkecil kegagalan mutu. Dalam pengendalian mutu pekerjaan konstruksi saat ini sudah banyak yang menggunakan sistem yang modern. Bahkan saat ini telah digunakan standar sistem mutu yang dikenal sebagai ISO 9001 versi 2000. Khusus untuk pengendalian mutu produk dalam pengendalian mutu modern meliputi: input, proses dan out put dalam kegiatan produksi (pelaksanaan proyek). Inti dari pengendalian mutu pekerjaan yang berkaitan dengan biaya adalah menekan sekecil mungkin terjadinya kegagalan produk, menuju kepada tingkat ideal yaitu Zero Defect. Secara grafis upaya pengendalian mutu, dalam manajemen mutu dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.10 Upaya Pengendalian Mutu dalam Manajemen Mutu PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
34
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 3. Safety Controll Kegiatan dalam pelaksanaan proyek konstruksi, menempati ranking yang tinggi dalam kecelakaan kerja. Menutut banyak penelitian yang dilakukan telah terbukti bahwa proses konstruksi memiliki resiko kecelakaan yang tinggi. Namun hal ini, masih banyak belum disadari oleh para pelaksanaan proyek padahal akibat kelalaian terhadap safety proyek, dapat menimbulkan tambahan biaya yang cukup besar. Hal ini terbukti bahwa kecelakaan di proyek konstruksi masih menempati ranking tertinggi diantara industry-industri yang lain dan belum kelihatan adanya penurunan trend yang berarti. Saat ini sudah mulai digalakkan construction safety yang sangat dikenal dengan istilah K3 (keselamatan dan kesehatan kerja) di lingkungan proyek konstruksi.
Resiko
kecelakaan
ini
menjadi
semakin
besar
dengan
mulai
bermunculan proyek-proyek besar untuk memenuhi kebutuhan manusia dalam kehidupannya. Resiko yang dihadapi oleh proyek konstruksi banyak disebabkan oleh sifat khusus/specific dari proses konstruksi antara lain sebagai berikut: a. Terdiri dari banyak kegiatan yang rawan kecelakaan b. Kegiatan tidak standar, selalu berubah, yang sangat dipengaruhi oleh faktorfaktor dari luar c. Perkembangan/kemajuan teknologi konstruksi yang selalu ada merupakan suatu tantangan tersendiri d. Tingginya turn over tenaga kerja konstruksi e. Banyaknya pihak-pihak yang terlibat dalam proses konstruksi yaitu : pemerintah, pengusaha jasa konstruksi, industri bahan-bahan konstruksi, organisasi pekerja dan lain-lain Construction safety (keamanan konstruksi) mempunyai dua aspek yang penting yang harus diperhatikan secara bersamaan yaitu : a. Aspek Kemanusiaan, yaitu keselamatan manusia baik manusia sebagai pelaksana, pengguna bangunan maupun manusia yang berada di sekitarnya
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
35
MODUL TATA CARA PENGAWASAN b. Aspek Ekonomi, yaitu biaya maupun waktu yang hilang sebagai akibat dari kecelakaan yang terjadi baik biaya secara langsung maupun biaya yang tidak langsung. Dengan demikian harus kita pahami dan kita kenali bahwa ada satu lagi yang berkaitan dengan biaya konstruksi, yaitu “Cost of Safety”. Cost of Safety Cost of safety adalah merupakan biaya yang harus diperhitungkan sebagai bagian biaya konstruksi karena biaya ini tidak dapat dihilangkan dan bahkan merupakan suatu keharusan untuk mencegah terjadinya tambahan biaya yang tidak diinginkan dari suatu kecelakaan yang terjadi.Cost of safety ini dapat digambarkan dalam dua tampilan yaitu berdasarkan jenis atau golongan dan juga dapat berdasarkan unsur-unsurnya. Untuk keperluan cost budgeting dari cost controlling, biasanya menggunakan yang berdasarkan atas unsur-unsurnya. Dua tampilan tersebut dapat digambarkan seperti di bawah ini :
Gambar 3.11 Unsur-unsur untuk Keperluan Cost Budgeting dari Cost Controlling
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
36
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Sasaran Pengendalian Dengan melaksanakan safety system diharapkan cost of safety dapat dikendalikan ini juga berarti mengendalikan biaya proyek. Sasaran mengendalikan biaya keamanan, adalah menekan unsur “Accident Cost” sekecil mungkin, menuju kondisi “zero accident” melalui peningkatan efektifitas kegiatan inspection dan prevention. Pengurangan total biaya keamanan dapat digambarkan seperti di bawah ini :
Gambar 3.12 Pengurangan Total Biaya Keamanan Inspection dan prevention cost ini di dalam penyusunan cost budget harus disediakan. Sedang accident cost bila terjadi adalah merupakan suatu resiko yang diterima. Pada saat penyusunan safety plan. Ujudnya rencana pengawasan dan rencana pencegahan yang keduanya dianggarkan di cost budget sebagai inspection cost dari prevention cost. Safety plan ini disusun berdasrkan atas pertimbanganpertimbangan terhadap penyebab dari kecelakaan yang telah diuraikan di depan.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
37
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Tindakan dalam Safety Dalam construction safety system, diperlukan dua macam tindakan yaitu tindakan pencegahan dan tindakan penyelamatan/ evakuasi bila terjadi kecelakaan. Tindakan Pencegahan antara lain adalah : – Pemakaian alat pelindung/pengaman – Pemasangan rambu-rambu bahaya – Penjagaan kesehatan kerja – Penggunaan tenaga kerja yang diseleksi lebih dulu – Menyiapkan semua kebutuhan untuk evakuasi korban kecelakaan – Penggunaan material sesuai persyaratan yang ditetapkan – Pembuangan material sisa/sampah pada ketinggian dengan cara yang aman dan bersih – Penggunaan alat pengangkut yang masih layak pakai – Penggunaan metode kerja yang aman – Melakukan pengawasan secara terus manerus – Dan lain-lain Tindakan Penyelamatan Bila terjadi kecelakaan maka harus dilakukan tindakan evakuasi / penyelamatan secara cepat terhadap : – Korban kecelakaan – Kondisi bangunan (keamanan struktur bangunan) Untuk tindakan evakuasi ini, harus dilakukan oleh orang-orang yang sudah terlatih dan mampu bertindak secara cepat dan tepat. Untuk pengawasan sistem yang ada, maka perlu adanya petugas khusus menangani tentang keamanan (safety), baik yang berkedudukan di lapangan, maupun di kantor Pusat/Cabang.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
38
MODUL TATA CARA PENGAWASAN 4. Cost Control Dalam kegiatan usaha jasa kontruksi pengendalian biaya sangat penting artinya untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini disebabkan oleh sifat usaha jasa konstruksi (kontraktor) yang selalu menghadapi dilema, yaitu:
Harga jual (nilai kontrak) yang bersifat konservatif (relative tetap nilainya)
Biaya produksi (biaya pelaksanaan proyek) yang bersifat fluktuatif selama proses pelaksanaan dan cenderung membesar bila dikendalikan.
Untuk menghadapi kondisi yang dilematis tersebut diperlukan dua kemampuan yang sangat mendasar agar perusahaan dapat bertahan hidup dan dapat berkembang yaitu:
Kemampuan tentang Construction Cost untuk memenangkan persaingan harga secara aman (cost estimate)
Kemampuan untuk melakukan pengendalian terhadap biaya (cost control)
Akibat dari kurangnya kedua kemampuan tersebut, dapat menyebabkan kerugian proyek yang disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :
Low bid (under bid) yaitu salah dalam cost estimating
Informasi/pengetahuan yang kurang tentang keadaan/kondisi pekerjaan.
Naiknya harga dari sumber daya yang digunakan di proyek selama proses konstruksi yang tidak diamankan dalam kontrak kontruksi (response terhadap resiko)
Kedaan lapangan/cuaca yang buruk yang tidak dapat diperkirakan.
Pemilihan metode konstruksi (construction method) yang keliru atau kurang tepat
Pengawasan dan manajemen yang tidak efektif
Butir pertama sampai dengan keempat adalah merupakan akibat dari kurangnya pengetahuan tentang construction cost, sedang selebihnya adalah merupakan akibat dari kurangnya kemampuan dalam kontrol.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
39
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Kegagalan akibat kelompok yang pertama tidak dapat diperbaiki setelah proyek dimulai, tetapi kelemahan kelompok yang kedua masih ada kesempatan untuk memperbaiki selama proses konstruksi. Unsur-unsur Biaya Dalam cost budget, biasanya biaya langsung proyek dirinci menjadi sebagai berikut :
Biaya bahan/material
Biaya upah
Biaya alat
Biaya subkontrak
Keempat unsur tersebut adalah sebagai kelompok yang dominan dan unsur sisanya yang merupakan kelompok minor adalah :
Biaya overhead proyek (lapangan)
Biaya umum
Yang menjadi fokus pengendalian biasanya adalah kelompok empat tersebut di atas, walaupun tidak meninggalkan sama sekali kelompok minornya. Uraian unsur-unsur biaya tersebut lebih dipengaruhi oleh sistem akuntansi, yaitu didasarkan atas bukti transaksi biaya yang terjadi. Sedang dalam cost estimating, biaya dirinci atas item-item pekerjaan seperti format bid price pada umumnya. Oleh karena itu cost control disamping berfungsi mengendalikan transaksi yang ada, hasil akhirnya juga diharapkan dapat memberikan umpan balik kepada estimator, berapa sebenarnya real cost yang terjadi untuk tiap item pekerjaan terutama item pekerjaan yang sifatnya dominan. Dengan kata lain pada saat melakukan tindakan pengendalian menggunakan unsur-unsur biaya dalam cost budget, sedang dalam melakukan evaluasi biaya, dilengkapi dengan tinjauan terhadap rincian biaya dalam cost estimating, yaitu PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
40
MODUL TATA CARA PENGAWASAN item-item pekerjaan. Namun demikian untuk proyek yang memiliki item pekerjaan yang banyak sekali, seperi proyek gedung bertingkat, maka rasanya tidak mungkin bila seluruh item pekerjaan dievaluasi, karena akan memakan energi yang besar. Bila hal tersebut ditemui, umumnya pada proyek gedung, maka bila tetrap dikehendaki evaluasi terhadap real cost dari item pekerjaan, maka dapat ditempuh jalan sebagai berikut :
Membagi-bagi cost budget menjadi beberapa bagian dari proyek, yang secara teknis mudah dipisahkan. Misal untuk proyek gedung, dapat dibagi-bagi menjadi struktur, finishing dan M/E. Atau misal proyek terdiri dari lima buah bangunan, maka dibuat lima cost budget untuk masingmasing bangunan.
Mengelompokkan item-item yang bernilai kecil (minor) menjadi satu kelompok kode (satu code item) untuk menyederhanakan cost budget, dengan demikian pengendalian biaya difokuskan kepada item pekerjaan yang
dominan
saja.
Sedang
item-item
pekerjaan
yang
kecil
pengendaliannya digabung menjadi satu kelompok, kecuali kalau terjadi penyimpangan yang cukup berarti. Faktor biaya Pada dasarnya setiap biaya item terdiri dari dua factor yang dikalikan, yaitu :
Quantity pekerjaan
Harga satuan pekerjaan
Namun demikian pada kenyataannya memang ada item pekerjaan yang tidak memiliki quanty, karena sulit untuk dihitung secara persis, dalam hal ini biasanya untuk item tersebut quantity sebagai 100% dari harganya dinyatakan sebagai harga lump sum. Item seperti ini banyak terdapat pada preliminaries. Untuk keperluan evaluasi terhadap realisasi item ini, biasanya menggunakan pendekatan prosentase penyelesaian. Misal, bila item pekerjaan tersebut PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
41
MODUL TATA CARA PENGAWASAN diperkirakan selesai separuh, berarti nilainya adalah 50% dari harga lump sum yang ada. Dengan demikian maka sasaran control yang harus dipahami adalah :
Tiap unsur dari biaya yaitu biaya bahan, upah, alat, subkontrak, dan seterusnya
Faktor dari masing-masing unsure biaya, yaitu quantity dan harga satuan.
Sering seorang pengendali biaya terjebak hanya pada total biaya saja, dan pengendalian yang dilakukan hanya terhadap harga satuan saja, pada hal sering terjadi membengkaknya biaya bisa saja terjadi karena factor quantitynya yang tidak terkendali dengan baik. Hal ini perlu dipahami benar, karena kedua hal tersebut berbeda sekali cara pengendalian. Oleh karena itu, setiap ada penyimpangan biaya, unsur biaya apapun, harus dapat dipastikan penyimpangan yang terjadi akibat faktor quantity atau harga satuan atau bahkan karena keduanya. Sebab-sebab Penyimpangan Sebab-sebab penyimpangan biaya terhadap budgetnya, untuk masing-masing unsur biaya dapat dirinci, baik dari faktor quantity maupun dari faktor harga satuan,antara lain sebagai berikut :
Biaya bahan/material Penyimpangan biaya bahan dari faktor quantity dapat disebabkan oleh hal-hal di bawah ini : – Kesalahan pengukuran pada saat penerimaan – Kerusakan bahan yang telah diterima – Bahan
yang
persyaratan
telah yang
diterima ada
atau
ternyata
tidak
ditolak/direject
sesuai oleh
dengan konsultan
pengawas – Pemborosan dalam penggunaan di lapangan – Kesalahan metode pelaksanaan (construction method) – Kehilangan PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
42
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Penyimpangan biaya bahan dari nfaktor harga dsatuan dapat disebabkan oleh hal-hal di bawah ini : – Kelemahan atau kekalahan dalam negosiasi harga satuan dengan pihak supplier – Kelemahan dalam pasal-pasal dalam surat perjanjian pembelian bahan – Kekurangan alternatif sumber bahan – Mutu
arang
melebihi
persyaratan
yang
diminta
karena
keterpaksaan atau kurangnya pengetahuan.
Biaya upah Penyimpangan biaya upah dari faktor quantity dapat disebabkan oleh halhal di bawah ini : – Kesalahan dalam mengopname hasil pekerjaan – Kesalahan dimensi/ukuran pekerjaan dalam pelaksanaan (terlalu besar/lebih besar dari gambar design) – Ada pekerjaan ulang (rework) Penyimpangan biaya upah dari faktor harga satuan, dapat disebabkan oleh hal-hal di bawah ini : – Kelemahan dalam negosiasi harga dengan mandor borong – Kelemahan dalam pasal-pasal/persyaratan yang ada dalam surat perjanjian – Kekurangan alternatif sumber tenaga kerja – Metode pelaksanaan yang tidak efisien – Produktifitas kerja yang rendah
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
43
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Biaya alat Penyimpangan biaya alat ditinjau dari faktor quantity, dapat disebabkan oleh hal-hal di bawah ini : – Kelemahan pengelolaan bahan bakar dan pelumas – Kelemahan pengadaan dan pengelolaan suku cadang – Kelebihan menghitung “hour meter” (jam kerja alat), untuk alat yang disewa berdasarkan jam kerja alat – Kesalahan memilih metode pelaksanaan – Kelemahan pengaturan alat di lapangan, sehingga idle Penyimpangan biaya alat ditinjau dari faktor harga satuan, dapat disebabkan oleh hal-hal di bawah ini : – Kelemahan dalam negosiasi dengan pemilik alat yang disewa, dan supplier suku cadang – Kelemahan dalam pasal-pasal dalam surat perjanjian sewa alat dan pembelian suku cadang – Kesalahan dalam memilih jenis alat – Kesalahan dalam menetapkan kombinasi dan jumlah komposisi alat yang bekerja dalam kelompok (grup) – Kesalahan atau kelemahan dalam pengaturan alat di lapangan – Kondisi alat yang produktifitasnya rendah.
Unsur biaya yang lain Unsur biaya subkontraktor pada umumnya adalah kelemahan dalam negosiasi, menerima hasil pekerjaan sub, surat perjanjian sub kontrak, dan kekurangan alternatif pemilihan subkontraktor. Sedang biaya persiapan/penyelesaian dan biaya overhead, pada umumnya, cenderung membesar, bila penyelesaian proyek terlambat dan berlarut-larut, melewati batas waktu yang telah ditetapkan.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
44
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Tindakan Pengendalian Tindakan
pengendalian,
pada
dasarnya
adalah
mencegah
terjadinya
penyimpangan-penyimpangan pada semua unsur biaya seperti yang diuraikan di atas. Termasuk melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan. Tindakan tersebut dilakukan sepanjang proses waktu pelaksanaan proyek, sampai dengan proyek selesai baik secara fisik maupun administratif. Yang dimaksud selesai secara administratif adalah sampai dengan proyek tersebut diserahterimakan kepada pemilik bangunan (serah terima terakhir). Pada saat serah terima yang pertama, yang biasanya persyaratannya adalah proyek selesai secara fisik, pelaksanaan proyek masih ada kewajiban sampai dengan masa pemeliharaan selesai. Selama masa pemeliharaan tersebut, biaya masih terjadi, khususnya untuk kegiatan pemeliharaan atau kegiatan perbaikan, bila ada bagian-bagian dari proyek harus diperbaiki. Pada masa pemeliharaan ini perhatian manajemen (pelaksana bangunan) kepada proyek tidak berkurang, karena hal tersebut dapat menyebabkan tidak lancarnya proses penyerahan terakhir dari bangunan. Sehingga kewajiban untuk memelihara proyek berlarut-larut dan akan menambah biaya proyek. Dan tidak hanya itu, tetapi ada hal lagi yang sangat penting, yaitu harus dapat menjaga performance (citra) perusahaan sebagai pelaksana bangunan. Semua tindakan dan keputusan yang diambil dalam proses pengendalian harus mempertimbangkan aspek-aspek biaya, mutu, waktu, dan keamanan. Sebenarnya tindakan dan keputusan pengendalian proyek konstruksi adalah merupakan rangkaian kegiatan panjang (dari penunjukan Mitra kerja sampai dengan pembayaran jasanya) dan melibatkan banyak personil bahkan dari tingkat bawah sampai ke
tingkat tinggi. Dengan
demikian pengertian
pengendalian adalah suatu “team”, bukan perorangan. PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
45
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Oleh karena itu kekompakan team sangat penting peranannya dalam kegiatan pengendalian. Ini berate pada saat membentuk organisasi di lapangan dan mengisin orang-orangnya, harus dipertimbangkan secara masak. Sebaiknya bila tidak karena terpaksa agar dihindari adanya perubahan personil atau organisasi selama dalam proses konstruksi. Bila terjadi kelemahan dalam pelaksanaan maka lebih baik memperkuat organisasi yang ada daripada harus mengganti personil, yang tentunya akan memberikan dampak yang merugikan. Kegiatan pengendalian secara lengkap dapat digambarkan dengan bagan sebagai berikut :
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
46
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Gambar 3.13 Alur Kegiatan Pengendalian
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
47
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Yang dimaksud Mitra kerja adalah: supplier, subkontraktor, penyewa alat dan mandor borong Evaluasi Biaya Biaya yang terjadi pada proses pelaksanaan, perlu dievaluasi pada setiap periode tertentu, misal tiap satu bulan. Hal tersebut dilakukan untuk dapat mengetahui bagaimana hasil tindakan pengendalian pelaksanaan proyek, pada periode tersebut, bila dibandingkan dengan budgetnya. Bila terjadi penyimpanan maka masih ada kesempatan untuk dapat melakukan tindakan perbaikan agar sasaran yang telah ditetapkan tetap dapat dicapai, setidak-tidaknya mendekati dari budgetnya. Contoh formulir evaluasi biaya dapat dilihat di bawah ini :
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
48
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
BAB IV MONITORING DAN UPDATING
4.1 ARTI PENTING UPDATING Jarang ditemui suatu kedaan dimana suatu rencana schedule (jadwal) dapat tepat dengan pelaksanaan di lapangan. Untuk dapat mencapai kondisi demikian dibutuhkan suatu perencanaan yang amat cermat dan didukung oleh faktor luar (alam), supaya hal tersebut dapat dicapai. Penandaan prestasi pekerjaan dalam alat pengendalian (schedule) dilanjutkan dengan penyesuaian urutan kegiatan disebut dengan updating. Pada umumnya kegiatan ini didukung oleh piranti komputer dikarenakan proses ini cukup rumit dan membutuhkan ketelitian. Jika prestasi yang dicapai tidak sesuai dengan rencana kegiatan, perubahan konstruksi di lapangan, terjadi permasalahan di lapangan yang belum terselesaikan dapat menyebabkan terjadinya penundaan pekerjaan (delay). Untuk mengembalikan prestasi sesuai rencana schedule semula, maka dibutuhkan revisi schedule untuk memperbaiki deviasi yang terjadi. Kegiatan revisi schedule ini adalah bagian dari kegiatan rescheduling. Pada umumnya reschedule dilakukan bersama-sama dengan proses updating. Proses updating diperlukan terutama untuk mengetahui pengaruh yang terjadi akibat pelaksanaan di lapangan terhadap rencana schedule penyelesaian pekerjaan/proyek. Perubahan ini kemungkinan dapat menimbulkan perubahan rangkaian kegiatan atau terjadinya perbedaan prestasi/progress pekerjaan dari durasi rencana. Reschedule dilakukan dengan cara menyesuaikan original schedule dengan kondisi saat ini dan bertujuan untuk mengantisipasi terjadinya pergeseran konsep pelaksanaan kontraktor, memperbaiki prestasi kontraktor yang kurang baik dan untuk melakukan analisis delay. Kontraktor melakukan updating schedule dengan mempertimbangkan berbagai faktor. Dalam industri prestasi/progress diciptakan di lokasi proyek dengan berbagai kendala di lapangan yang harus dihadapi. Situasi ini akan berbeda dengan seorang PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
49
MODUL TATA CARA PENGAWASAN scheduler yang mencoba menyusun rangkaian kegiatan yang dituangkan dalam sebuah schedule hanya berdasarkan informasi yang terbatas. Schedule yang direncanakan belum tentu dapat mengantisipasi keadaan yang akan dialami proyek dalam proses pelaksanaan di kemudian hari. Permasalahan yang tidak tampak atau tidak dapat diprediksi menjadi kendala utama dalam penyusunan rencana kegiatan seperti perubahan cuaca, perubahan lingkup pekerjaan, dan kesalahan yang diketahui setelah dilaksanakan di lapangan. Kemungkinan tidak sesuainya antara rencana, durasi kegiatan, serta waktu penyelesaian dengan pelaksanaan di lapangan adalah sangat besar. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa untuk mengaplikasikan schedule yang telah disusun guna penyelesaian proyek, maka sudah seharusnya selalu dilakukan updating serta reschedule (jika diperlukan) untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak dapat diprediksi tersebut di atas. Schedule yang telah disesuaikan (update) sangat berarti bagi semua pihak yang terlibat dalam proyek (tidak hanya kontraktor saja). Karena masing-masing pihak mempunyai kepentingan tersendiri, sehingga harus mengetahui dengan pasti tentang prestasi pekerjaan dari proyek tersebut. Pihak kontraktor berkewajiban menginformasikan schedule yang telah disesuaikan (update) kepada pihak-pihak yang terkait dalam proses pelaksanaan proyek. Jika prestasi kontraktor melebihi dari rencana, maka pihak pemilik proyek harus mengetahui akan hal itu, terutama berkaitan dengan rencana pembayaran kepada kontraktor. Hal ini perlu disiapkan karena berkaitan dengan rencana penyediaan dana pembayaran oleh owner. Sedangkan kegunaan pemahaman schedule yang telah disesuaikan (bagi kontraktor) adalah untuk menentukan tindakan selanjutnya agar prestasinya semakin baik, hal ini dapat dicermati dalam lintasan kritis yang terjadi dalam schedule yang telah disesuaikan (update). Pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan schedule rencana tidak hanya mempercepat proses pengajuan termijn oleh kontraktor, namun juga akan mempercepat pengembalian retensi yang ditahan oleh owner sebagai jaminan bahwa kontraktor bertanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan spesifikasi. Bentuk kontrak tertentu memperbolehkan eliminasi atau membagi dua retensi jika prestasi yang dicapai kontraktor lebih 50% dan posisi PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
50
MODUL TATA CARA PENGAWASAN prestasi di atas dari schedule rencana. Pembayaran yang cepat serta reduksi retensi akan menambah modal kerja kontraktor, sehingga kontraktor dapat membayar kepada sub kontraktor serta supplier sebagai kedua pihak yang sangat menentukan dalam mencetak prestasi di lapangan. Dengan demikian kondisi keuangan kointraktor dapat lebih baik guna penyelesaian proyek. Jika salah satu kegiatan dalam rangkaian kegiatan mengalami keterlambatan maka waktu yang hilang tersebut tidak dapat dikembalikan, pemulihan durasi konstruksi dapat dilakukan dengan meningkatkan kegiatan tertentu, sehingga deviasi yang terjadi dapat diatasi. Tindakan yang dilakukan dengan cara mereduksi durasi kegiatan berikutnya jika memungkinkan. Jika waktu penyelesaian proyek tidak sesuai dengan kesepakatan yang tertulis dalam kontrak maka harus ditinjau kembali penyebab terjadi keterlambatan tersebut. Pihak yang bertanggung jawab terjadinya delay dapat dikenakan denda. Kontraktor harus bertanggung jawab terhadap delay yang terjadi kepada owner jika penyebab terjadinya delay adalah kontraktor. Demikian pula owner harus bertanggung jawab kepada kontraktor jika owner adalah penyebab terjadinya delay. Perencana juga harus bertanggung jawab kepada kontraktor dan owner jika penyebab terjadinya delay adalah perencana. Semua pihak yang berpotensi menjadi penyebab terjadinya delay harus mengetahui dengan pasti sebab-sebab serta harus dapat membuktikan bahwa mereka bukan penyebabnya. Hal ini dapat dibuktikan dengan schedule yang
disesuaikan
(update) secara
continue, sehingga
pengaruh
perubahan, kesalahan dan penundaan dapat digunakan untuk menentukan pihak yang paling bertanggung jawab terjadinya delay. Schedule yang telah disesuaikan dapat membuktikan data-data yang penting yang terjadi pada waktu tertentu. Jika tidak dilakukan updating maka berakibat kontraktor kehilangan control terhadap proyeknya serta tidak dapat digunakan sebagai dasar analisis untuk mengajukan perpanjangan waktu. 4.2 FREKUENSI UPDATING
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
51
MODUL TATA CARA PENGAWASAN Penyesuaian schedule dapat dilakukan setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, hal ini tergantung dari ukuran proyek, kompleksitas proyek dan karakteristik proyek. Pada umumnya updating dilakukan setiap bulan sekali, namun ini bukan merupakan aturan yang mutlak, tetapi lebih ditentukan oleh pengelola proyek. Updating schedule dapat digunakan sebagai bahan pertemuan antara pihak yang terlibat dalam proyek untuk membahas prestasi pekerjaan serta perencanaan yang akan datang (tindakan koreksi), Dari pertemuan ini diharapkan masing-masing pihak selalu ingat akan janji dan tanggung jawabnya. Updating dapat dilakukan berbagai cara misalnya : a. Identifikasi tanggal mulai dan selesainya suatu kegiatan (actual) atau hanya menunjukkan bahwa kegiatan tersebut telah selesai (jika tanggal actual tidak diketahui) b. Mengestimasi prestasi pekerjaan (persentase) yang telah dicapai, hal ini dapat digunakan sebagai dasar penentuan prestasi yang telah dicapai untuk penagihan pembayaran (progress payment) c. Identifikasi durasi kegiatan untuk memberikan informasi sisa waktu dari setiap kegiatan. Dapat juga sebagai dasar untuk mengevaluasi durasi yang tersisa berdasarkan pengalaman di lapangan. Setelah dilakukan updating sebaiknya network diagram ditampilkan sebagai dasar kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan untuk memperbaiki metode pelaksanaan serta untuk menunjukkan pengaruh perubahan yang terjadi dalam proyek.
4.3 CONTOH UPDATING BAR CHART DAN UPDATING NETWORK DIAGRAM 4.3.1 Updating Bar Chart Proses yang selalu berkaitan dengan updating adalah penyesuaian bar chart didasarkan pada kegiatan yang telah dilaksanakan dan sisa pekerjaan yang belum dilaksanakan. Proses ini akan memberikan informasi mengenai float yang masih tersedia.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
52
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
4.3.2 Updating Network Diagram Untuk melihat karakteristik proyek yang sedang dilaksanakan serta untuk mengantisipasi deviasi yang terjadi akibat tidak sesuainya pelaksanaan dengan perencanaan harus dilakukan updating network diagram berdasarkan float tyang tersisa. Contoh : Suatu proyek mempunyai data kegiatan sebagai berikut :
KEGIATAN
DIDAHULUI OLEH
A
DURASI (hari) 10
B
A
6
C
A
18
D
E, F
8
E
B
17
F
B
21
G
D
11
H
C, F
10
I
D, H
6
J
H
9
K
G, I, J
4
Gambarkan jaringan kerjanya kemudian hitung waktu-waktu kejadian serta waktu tenggangnya (float) Pada hari ke 18 data hasil pemantauan menunjukkan :
Kagiatan C akan dimulai 3 hari lagi
Kegiatan F sudah berjalan 5 hari, tetapi akan membutuhkan tambahan waktu 3 hari dari jadwal semula
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
53
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
Kegiatan I tertunda waktu awalnya (ES) selama 10 hari karena masalah pengiriman bahan
Kegiatan G harus dimulai bersamaan dengam mulainya kegiatan I tetapi tidak boleh diselesaikan lebih cepat dari 2 hari sejak selesainya kegiatan I
Kegiatan E tepat waktu
Lakukan penyesuaian (updating) dari jaringan Anda dan hitunglah waktuwaktu kejadian dan waktu-waktu tenggang yang baru serta tentukan jalur kritis untuk kegiatan-kegiatan sisa. NETWORK DIAGRAM :
Pengertian jenis float
Total Float (TF) Waktu yang masih dapat diperpanjang tanpa mengganguu jadwal penyelesaian proyek secara keseluruhan. (LET 2 – EET 1 –DURASI)
Free Float (FF) Waktu yang masih dapat digunakan/tersedia dalam suatu kegiatan tanpa mengganguu kegiatan yang mengikutinya
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
54
MODUL TATA CARA PENGAWASAN (EET 2 – EET 1 –DURASI)
Independent Float (IF) Waktu yang tersedia dari suatu kegiatan tanpa mengganguu kegiatan yang ada di depan dan di belakangnya (EET 2 – EET 1 –DURASI)
Tabel Perhitungan Float
Kegiatan Durasi
ES
EF
LS
LF
TF
FF
IF
A
10
0
10
0
10
0
0
0
B
6
10
16
10
16
0
0
0
C
18
10
28
10
37
9
9
9
D
8
37
45
37
45
0
0
0
E
17
16
33
20
37
4
4
4
F
21
16
37
16
37
0
0
0
G
11
45
56
45
56
0
0
0
H
10
37
47
37
47
0
0
0
I
6
47
53
50
56
3
3
3
J
9
47
56
47
56
0
0
0
K
4
56
60
56
60
0
0
0
Kegiatan kritis A,B,D,F, G,H,J,K
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
55
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
56
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
UPDATING BAR CHART : Dari bar chart yang telah mengalami penyesuaian (updating) didapat :
Kegiatan
Durasi yang terisa (hari)
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
A
0
B
0
C
18
D
8
E
15
F
19
G
11
H
10
I
6
J
9
K
4
57
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
UPDATING NETWORK DIAGRAM
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
58
MODUL TATA CARA PENGAWASAN
BAB V PENUTUP
5.1 SIMPULAN a. Peserta diajak memahami tentang pengertian pengawasan, prosedur dalam pelaksanaannya, lingkup tugas, hak dan kewajibannya sebagai anggota konsultan supervisi. b. Diperkenalkan juga tentang indikator/kinerja proyek yang bisa dipakai sebagai alat ukur atas keberhasilan pelaksanaan proyek. c. Juga diperkenalkan aspek-aspek pengendalian yang perlu dilakukan oleh seorang supervisi.
5.2 TINDAK LANJUT Untuk bisa menjadi supervisor yang profesional, peserta diminta untuk : 1. Mempelajari dan memahami dari apa yang tertulis di dalam modul, syukur syukur juga dipelajari buku-buku referensi yang digunakan dalam modul ini. 2. Mengamati proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan menerapkan apa yang sudah diperoleh selama mengikuti pelatihan dan membandingkan untuk memperkaya atau meningkatkan kompetensinya di bidang pengawasan. 3. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan bagian-bagian yang terkait agar diperoleh hasil yang optimal dalam pengawasan pekerjaan 4. Selamat bertugas
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
59
