![Panduan Manajemen Risiko Fasilitas Dan Keselamatan [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/panduan-manajemen-risiko-fasilitas-dan-keselamatan.jpg)
4 0 1 MB
PANDUAN MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP Dr SARDJITO YOGYAKARTA
TIM PENGAWAS MANAJEMEN FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP Dr SARDJITO YOGYAKARTA
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
0
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap syukur kepada Allah SWT akhirnya Tim Pengawas MFK dapat menyelesaikan Buku Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan RSUP Dr Sardjito. Manajemen risiko merupakan serangkaian proses yang digunakan untuk mengelola risiko meliputi pengidentifikasian risiko, pengukuran risiko, penentuan respon risiko, aktifitas pengendalian risiko, penginformasian dan pengkomunikasian risiko dan pemantauan risiko dari setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh RSUP dr Sardjito. Manajemen risiko juga merupakan suatu sistem pengelolaan risiko dan perlindungan terhadap harta benda, hak milik dan keuntungan perusahaan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya risiko. Buku Panduan ini adalah sebagai tindak lanjut evaluasi Manajemen Fasilitas dan Keselamatan dan digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan di RSUP Dr Sardjito Yogyakarta. Dengan buku panduan ini diharapkan dapat menjadi acuan dan menyamakan persepsi antar anggota Tim Pengawas MFK maupun seluruh civitas rumah sakit, sehingga timbul kesadaran untuk segera menyampaikan risiko dan menentukan langkah-langkah selanjutnya untuk mengendalikan risiko dengan harapan segala risiko kerugian, komplain pelanggan, kecelakaan kerja maupun tuntutan hukum terhadap rumah sakit dapat diminimalkan. Penulis menyadari dalam penyusunan buku panduan ini masih banyak kekurangan. Segala kritik dan saran membangun senantiasa penulis harapkan untuk perbaikan buku panduan ini dimasa yang akan datang. Semoga buku ini bermanfaat untuk menekan risiko khususnya dalam bidang fasilitas dan keselamatan di RSUP Dr Sardjito. Yogyakarta, Februari 2016
Tim Pengawas MFK
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
1
PENYUSUN
1. Susy Runtiawati, BE,SE,MM 2. dr. Roosmirsa Gayatri, M.Sc. 3. Bambang Untara, ST 4. Nur Farichah, SKM 5. Kuat Supriyadi, ST, SE, MM 6. Edi Dwi Kuswardana, SH 7. Ruwanto, S.ST
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
2
DAFTAR ISI Halaman : Kata Pengantar .........................................................................................
1
Penyusun ..................................................................................................
2
Daftar Isi ....................................................................................................
3
BAB I DEFINISI ........................................................................................
5
1. Latar Belakang ............................................................................... 2. Maksud dan Tujuan ....................................................................... 3. Istilah dan Definisi ..........................................................................
5 5 6
BAB II RUANG LINGKUP MANAJEMEN RISIKO ....................................
10
1. Prinsip-prinsip Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan......... 2. Kerangka Kerja Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan....... 1) Komitmen Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan ......... 2) Tujuan dan Sasaran ................................................................. 3) Strategi .................................................................................... 4) Struktur Organisasi .................................................................. 5) Wewenang dan Tanggung jawab .............................................
10 11 11 12 12 13 14
BAB III TATA LAKSANA ..........................................................................
18
1. Pengembangan Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan .................................................................................. 2. Pengkomunikasian Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan .................................................................................. 3. Klasifikasi Risiko ............................................................................ 1) Risiko Keselamatan dan Keamanan ...................................... 2) Risiko Kecelakaan Akibat Bahan Berbahaya dan Beracun..... 3) Risiko Akibat Bencana / Keadaan Darurat di Rumah Sakit .... 4) Risiko Akibat Kebakaran ....................................................... 5) Risiko Akibat Kegagalan Fungsi Peralatan Medis ................. 6) Risiko Kegagalan Sistem Utilitas ........................................... 4. Kriterian Risiko ............................................................................... 5. Skala Peluang (Likelihood Scale) ................................................... 6. Skala Dampak Potensial (Potensial Impact Scale) ......................... 7. Proses Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan ................... 1) Identifikasi Risiko Fasilitas dan Keselamatan ........................... 2) Pengukuran Risiko ................................................................... 3) Penentuan Respon Risiko Fasilitas dan Keselamatan ............. 4) Pelaksanaan Aktivitas Pengendalian Risiko Fasilitas dan MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
18 18 18 19 19 20 20 20 21 21 23 24 29 29 29 30
3
Keselamatan ............................................................................ 5) Monitoring Risiko Fasilitas dan Keselamatan ........................... 6) Peningkatan Kompetensi di Bidang Manajemen Risiko ............
31 31 32
BAB IV DOKUMENTASI ...........................................................................
33
1. 2. 3. 4. 5.
Pendokumentasian Hasil Assessment ........................................... Kode Gedung ................................................................................. Matriks Tingkat Risiko .................................................................... Ringkasan Risiko Berdasarkan Perioritas ...................................... Kesimpulan ....................................................................................
34 37 38 40 44
Daftar Pustaka .........................................................................................
45
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
4
BAB I DEFINISI 1. Latar Belakang Dalam rangka menciptakan fasilitas pelayanan kesehatan yang aman, fungsional dan supportif bagi pasien, tenaga kerja, keluarga pasien, peserta didik, dan pengunjung di lingkungan RSUP Dr Sardjito tidak dapat lepas dari risiko-risiko yang dapat berpengaruh terhadap tujuan rumah sakit tersebut. Risiko
tersebut
kompleksnya
semakin
meningkat
sehubungan
dengan
semakin
pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit serta
penggunaan teknologi tinggi. Risiko - risiko tersebut tidak mungkin dihindari, tetapi harus dikelola melalui suatu mekanisme yang dinamakan “Manajemen Risiko”. Manajemen risiko merupakan serangkaian proses yang digunakan untuk mengelola risiko meliputi pengidentifikasian risiko, pengukuran risiko, penentuan respon risiko, aktifitas pengendalian risiko, penginformasian dan pengkomunikasian risiko dan pemantauan risiko dari setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh rumah sakit. Manajemen risiko juga merupakan suatu sistem pengelolaan risiko dan perlindungan terhadap harta benda, hak milik dan keuntungan perusahaan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya risiko. Rumah sakit dianggap mampu mengendalikan risiko tersebut jika memiliki kemampuan sensitif untuk mendeteksi risiko, memiliki fleksibilitas untuk merespon risikodan menjamin kapabilitas sumber daya untuk melakukan tindakan guna mengurangi tingkat risiko agar tidak terjadi pemborosan sumber dana dan waktu serta tidak tercapainya tujuan perusahaan. 2. Maksud dan Tujuan Implementasi manajemen risiko fasilitas dan keselamatan pada seluruh aktifitas usaha yang dilakukan di rumah sakit senantiasa berbasis pada risiko yang dikendalikan secara optimal sehingga diharapkan tidak menimbulkan kerugian bagi rumah sakit. Panduan Manajemen Risiko Fasilitas MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
5
dan Keselamatan merupakan panduan bagi RSUP
Dr Sardjito dalam
penerapan manajemen risiko dan diharapkan dapat memberikan pemahaman bagi
seluruh karyawan
rumah sakit
mengenai
substansi
“Kebijakan
Manajemen Risiko” yang telah ditetapkan Direksi sebagai acuan dalam penerapan
manajemen
pelaksanaannya
perlu
risiko
bagi
memperhatikan
seluruh
satuan
karakteristik
kerja.
risiko
Dalam
dan
cara
penanganannya yang dibagi dalam beberapa area yaitu; 1) Keselamatan dan Keamanan 2) Bahan Berbahaya dan Beracun 3) Bencana 4) Bahaya Kebakaran 5) Peralatan Medis, dan 6) Sistem Utilitas
3. Istilah dan Definisi Untuk menghindari kerancuan dan kesalahpahaman dari berbagai macam istilah dan definisi yang digunakan perlu ditetapkan sesuai dengan kebutuhan penggunaan dalam Panduan, sebagai berikut: 1) Risiko, adalah segala peristiwa (events) yang memiliki kemungkinan akan terjadi (likelihood) dan dapat berdampak (impact) negatif pada sasaran (objective). Keempat unsur risiko tersebut dapat dianalisis sebagai berikut: likelihood terkait dengan events, sedangkan impact terkait
dengan
objective.
Likelihood
mengukur
seberapa
besar
kemungkinan peristiwa akan terjadi, sedangkan impact mengukur seberapa besar dampak yang ditimbulkan oleh peristiwa (jika terjadi) pada sasaran. Dengan kata lain, likelihood mengukur kadar ketidak pastian terjadinya peristiwa, sedangkan dampak mengukur kadar ketidakpastian tercapainya sasaran. Karena dampak terkait dengan sasaran, maka besaran dampak harus dinyatakan dengan satuan ukuran yang sama dengan satuan ukuran sasaran. 2) Manajemen risiko, adalahserangkaian proses yang digunakan untuk mengelola risiko meliputi pengidentifikasian risiko, pengukuran risiko, penentuan respon risiko, aktivitas pengendalian risiko, penginformasian
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
6
dan pengkomunikasian risiko dan pemantauan risiko dari setiap kegiatan yang dilaksanakan rumah sakit. 3) Identifikasi risiko, adalah suatu proses untuk mengidentifikasi peristiwa yang memiliki unsur ketidakpastian yang secara negatif mempengaruhi pencapaian sasaran. Peristiwa dididentifikasi sebagai suatu kejadian dari sumber internal maupun external rumah sakit yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran. 4) Pengukuran risiko, adalah suatu proses untuk mengukur tingkat likelihood dan dampak terjadinya risiko. Pengukuran risiko dilakukan atas risiko inheren dan risiko residual. Risiko inheren adalah risiko sebelum adanya tindakan apapun untuk mengubah likelihood maupun dampak risiko. Oleh karena RSUP Dr Sardjito telah memiliki pengendalian risiko, maka yang dimaksud dengan risiko inheren adalah resiko saat rumah sakit dilakukan risk assesment. Sedangkan risiko residual adalah risiko yang masih tersisa setelah tindakan manajemen untuk memitigasi suatu risiko inheren diimplementasikan secara efektif. 5) Respon risiko, adalah sikap yang diambil manajemen untuk merespon risiko yang dihadapi. Ada empat macam respon risiko yang tersedia, yaitu; menghindari, membagi, mngurangi dan menerima risiko. Respon risiko diambil dengan tujuan untuk menurunkan risiko inheren ketingkat yang dipertimbangkan dapat diterima. Dari empat pilihan respon risiko tersebut, pemilik risiko dapat memutuskan untuk menggunakan salah satu atau kombinasi lebih dari satu respon, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. 6) Aktifitas pengendalian risiko,adalahsetiap proses, kebijakan, alat, praktek atau tindakan lain yang dirancang untuk meminimalkan risiko. Pengendalian risiko dapat berupa pengendalian yang sduah diterapkan oleh manajemen pada saat dilakukan risk assesment, atau pengendalian yang akan dilakukan, yang merupakan pengembangan dan tambahan dari pengendalian risiko yang sudah ada, agar likelihood dan dampak terjadinya risiko diminimalkan sampai pada tingkat yang dapat diterima. Aktivitas pengendalian risiko dilaksanakan untuk memastikan bahwa respon risiko telah dilakukan secara benar dan sesuai kebijakan yang
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
7
berlaku, serta memastikan bahwa rencana respon risiko memberikan hasil yang efektif untuk mengurangi tingkat risiko. 7) Penginformasian dan pengkomunikasian risiko, adalah suatu kegiatan merancang program komunikasi berkenaan dengan proses manajemen resiko fasilitas dan keselamatan di rumah sakit yang mencakup antara lain: program implementasi dan sosialisasi Panduan yang terkait dengan penerapan manajemen risiko. 8) Pemantauan risiko, adalah suatu tindakan untuk memantau proses manajemen risiko yang dilaksanakan sebelumnya, mulai identifikasi, pengukuran, respon risiko, dan aktivitas pengendalian risiko. Dalam pemanatauan risiko diperlukan kegiatan pengawasan untuk memastikan bahwa risiko telah diidentifikasi pada setiap aktivitas yang dilaksanakan, dampak dan peluang risiko telah dilakukan pengukuran dan langkahlangkah pengendaliannya telah dirumuskan serta dilaksanakan secara efektif, sehingga dapat memberikan hasil yang optimal. 9) Kriteria risiko, adalah kriteria yang digunakan dalam melakukan pengukuran risiko. Kriteria likelihood risiko dinyatakan dengan prosentase probabilitas
terjadinya
risiko,
sedangkan kriteria dampak
risiko
dinyatakan dengan satuan yang sama dengan ukuran satuan sasaran yang terpengaruh, yang bisa berupa kerugian finansial, kehilangan reputasi, kecelakaan kerja, dan sebagainya. Ukuran likelihood dan dampak risiko dikonversikan menjadi skala ukuran semi kuantitatif dari 1 sampai dengan 5. 7) Kategori risiko, karena manajemen resiko ini spesifik terhadap manajemen fasilitas dan keselamatan, maka faktor risiko dikelompokkan menjadi 6 area risiko seperti yang tertera dalam standar manajemen fasilitas dan keselamatan pada standar skreditasi rumah sakit yang meliputi faktor : Keselamatan dan Keamanan, Bahan Berbahaya dan Beracun (B3), Bencana, Bahaya Kebakaran, Peralatan Medis, dan Sistem Utilitas Rumah Sakit. 8) Peta risiko rumah sakit, adalah gambaran secara visual risiko-risiko yang dihadapi rumah sakit dalam suatu matriks dua sumbu, yaitu sumbu likelihood dan dampak risiko. Peta risiko dapak juga berfungsi sebagai dashboard bagi manajemen yang memperlihatkan posisi risiko, pada MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
8
kondisi inheren dan residual. Dengan memetakkan risiko inheren dan residual secara visual seperti ini, manajemen akan dapat melihat kapabilitas pengendalian (control score) yang diciptakan untuk mengelola risiko sampai tingkat yang dapat diterima. 9) Daftar risiko rumah sakit, adalah daftar semua risiko manajemen fasilitas dan keselamatan rumah sakit yang teridentifikasi.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
9
BAB II RUANG LINGKUP MANAJEMEN RISIKO 1. Prinsip-prinsip Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan Secara umum istilah prinsip didefinisikan sebagai kaidah atau norma dasar yang dianut dalam menjalankan suatu inisiatif tertentu. Prinsip-prinsip yang digunakan RSUP Dr Sardjito dalam mengembangkan, menerapkan, mengelola dan mengevaluasi manajemen risiko fasilitas dan keselamatan adalah sebagai berikut: 1) Adanya komitmen pimpinan; pimpinan rumah sakit menetapkan tujuan dan arah rumah sakit, termasuk tujuan manajemen resiko fasilitas dan keselamatan. Pimpinan rumah sakit menunjukkan komitmen dan keterlinbatan aktif dalam manajemen resiko fasilitas dan keselamatan dengan
membentuk
Tim
Pengawas
Manajemen
Fasilitas
dan
Keselamatan (MFK) agar seluruh civitas rumah sakit dapat terlibat sepenuhnya dalam pencapaian tujuan rumah sakit termasuk tujuan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. 2) Keterlibatan seluruh civitas rumah sakit; keterlibatan aktif dari seluruh pegawai rumah sakit pada semua tingkatan mutlak diperlukan dalam penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing. 3) Transparansi; seluruh risiko yang ada pada setiap aktivitas kerja diungkap secara terbuka oleh setiap satuan kerja yang ada di rumah sakit dan dicantumkan dalam daftar risiko sehingga tidak ada risiko yang tidak diidentifikasi. 4) Integrasi; penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan perlu diintegrasikan kedalam proses bisnis rumah sakit, kedalam proses pengambilan keputusan bisnis oleh seluruh lapisan manajemen rumah sakit dan kedalam nilai dan budaya rumah sakit. 5) Perbaikan berkesinambungan; rancangan dan penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan harus selalu diperbaiki sesuai kebutuhan rumah sakit melalui peningkatan kompetensi dan perbaikan sistem manajemen risiko fasilitas dan keselamatan.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
10
6) Menciptakan nilai; manajemen risiko fasilitas dan keselamatan mendukung pencapaian tujuan dan sasaran rumah sakit berupa sasaran strategis, kinerja keuangan, efisiensi operasional, ketaatan terhadap hukum dan peraturan, kehandalan laporan manajemen, peningkatan corporate govermance, dan terjaganya reputasi rumah sakit. Prinsip manajemen risiko fasilitas dan keselamatan yang dipilih oleh manajemen,
akan
menjadi
pertimbangan
penting
dalam
mengembangkan, mengimplementasikan dan mengevaluasi manajemen risiko. Penerapan prinsip tersebut akan tercermin pada setiap tahapan manajemen risiko yang dijalankan. 2. Kerangka Kerja Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan 1) Komitmen Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan. RSUP Dr Sardjito sebagai rumah sakit pendidikan menyadari bahwa didalam menjalankan peran dan fungsinya memberikan pelayanan kesehatan paripurna kepada seluruh masyarakat memiliki risiko dalam pengelolaan fasilitas dan keselamatan. Risiko tersebut harus dikelola secara
efektif
dan
efisien
demi
memastikan
kesinambungan,
profesionalitas dan perkembangan pelayanan sejalan dengan visi, misi dan tujuan rumah sakit. Direksi dan seluruh civitas RSUP Dr Sardjito Yogyakarta berkomitmen untuk: (1) Mendukung penuh implementasi manajemen risiko fasilitas dan keselamatan pada setiap pelaksanaan bisnis rumah sakit untuk mencapai tujuan rumah sakit secara terintegrasi diseluruh jajaran rumah sakit. (2) Bertekad mengimplementasikan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan secara sinergi dan bertanggung jawab dengan sistem manajemen lainnya sebagai sistem peringatan dini. (3) Menjadikan
hasil
assesment
manajemen
risiko
fasilitas
dan
keselamatan sebagai salah satu pertimbangan dalam memutuskan kebijakan di rumah sakit.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
11
2) Tujuan dan Sasaran. Sebagai salah satu bentuk implementasi dari prinsip-prinsip Good Corporate Govermance (GCG) adalah dengan menerapkan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan disetiap aktifitas rumah sakit guna mengurangi atau menekan risiko sekecil mungkin, sehingga diharapkan rumah sakit dapat memperoleh hasil yang lebih optimal. Adapun tujuan penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan bagi RSUP Dr Sardjito adalah: (1) Mewujudkan Good Corporate Govermance yang lebih baik. (2) Menetapkan dan mengelola risiko yang dihadapi rumah sakit, serta meminimalkan dampak yang ditimbulkannya. (3) Melindungi rumah sakit dari risiko signifikan yang dapat menghambat pencapaian tujuan dan mengamankan asset rumah sakit yang meliputi sumber daya manusia, sarana prasarana dan reputasi. (4) Menciptakan kesadaran dan kepedulian civitas rumah sakit terhadap pentingnya manajemen risiko fasilitas dan keselamatan rumah sakit dan budaya risiko. Sedangkan sasaran manajemen risiko fasilitas dan keselamatan adalah: (1) Terciptanya seluruh civitas rumah sakit yang faham dan fokus pada proses pengelolaan resiko fasilitas dan keselamatan yang dihadapi oleh rumah sakit guna mendukung tercapainya tujuan rumah sakit. (2) Terkelolanya semua risiko fasilitas dan keselamatan yang signifikan yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran pelayanan kesehatan paripurna kepada seluruh masyarakat dan ketaatan terhadap peraturan.
3) Strategi. Strategi untuk menerapkan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan adalah dengan : (1) Membentuk Tim Pengawas Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK) sebagai Person In Charge (PIC) yang bertanggung jawab secara profesional untuk mengkoordinasikan penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan secara terintegrasi di seluruh satuan MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
12
kerja di rumah sakit. Tim ini merupakan gabungan antara satuan kerja Unit K3, Instalasi Sanitasi Lingkungan Rumah Sakit, Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit dan Instalasi Pengamanan dan Penertiban Rumah Sakit. (2) Mengintegrasikan wewenang dan tanggung jawab setiap orang yang terlibat dalam penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan kedalam tugas pokok dan fungsi masing-masing. (3) Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia dalam bidang manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. (4) Mengintegrasikan
manajemen
risiko
fasilitas
dan
keselamatan
kedalam proses penentuan kebijakan di rumah sakit. 4) Struktur organisasi. Struktur organisasi manajemen risiko fasilitas dan keselamatan RSUP Dr Sardjito adalah sebagai berikut;
SATUAN KERJA
SATUAN KERJA
SATUAN KERJA
SATUAN KERJA
TIM PENGAWAS MANAJEMEN FASILITAS DAN KESELAMATAN (MFK) UNIT KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA
INSTALASI SANITASI LINGKUNGAN
INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA
DIREKTUR UMUM DAN OPERASIONAL : Garis Pelaporan : Garis Fungsional
INSTALASI PENGAMANAN DAN PENERTIBAN
KOMITE MUTU
Dari struktur organisasi manajemen risiko fasilitas dan keselamatan tersebut, terdapat 5 unsur yang berperan dalam manajemen risiko fasilitas dan keselamatan, yaitu: MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
13
(1) Komite Mutu; berperan menjalankan fungsi pengawasan terhadap penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan yang dilakukan oleh direksi. (2) Direksi; bertanggung jawab atas penerapan manajemen resiko fasilitas dan keselamatan di RSUP Dr Sardjito. (3) Tim
Pengawas
Manajemen
Fasilitas
dan
Keselamatan;
bertanggung jawab kepada direktur Utama melalui direktur Umun dan Operasional dan berperan : a. Mengadministrasikan penerapan manajemen risiko b. Mengintegrasikan semua upaya pengelolaan risiko fasilitas dan keselamatan di seluruh rumah sakit. c. Membuat dan menyampaikan Laporan Penerapan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan kepada direktur Utama melalui direktur Umum dan Operasional. (4) Satuan Kerja Pemilik Risiko; merupakan fungsi pemilik risiko yang memiliki serangkaian tahapan proses kegiatan kerja. Berperan melaksanakan pengelolaan risiko yang ada disatuan kerja masingmasing. (5) Anggota Tim Pengawas MFK bertugas membantu Manajemen Risiko dan compliance pimpinan rumah sakit. 5) Wewenang dan Tanggung jawab. Berdasarkan Struktur Organisasi Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan tersebut, maka wewenang dan tanggung jawab dalam penerapan manajemen risiko adalah: (1) Komite Mutu : a. Wewenang : i. Memberikan persetujuan atas kebijakan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan yang diusulkan oleh direksi. ii. Memberikan
saran
perbaikan
kepada
direksi
atas
penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. b. Tanggung jawab: i. Mengevaluasi kebijakan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan yang diusulkan direksi. MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
14
ii. Melakukan pengawasan terhadap penerapan kebijakan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan rumah sakit. iii. Mengevaluasi penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan yang dilakukan direksi. (2) Direksi a. Wewenang: i. Menyetujui dan menerapkan Panduan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan ii. Menetapkan perubahan terhadap isi Panduan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan setelah mendapat usulan dari Ketua Tim Pengawas MFK. iii. Menetapkan risk appetite dan risk tolerance. b. Tanggung jawab: i. Memastikan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan menjadi budaya rumah sakit. ii. Memastikan telah dilaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia yang terkait dengan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. iii. Memastikan bahwa organisasi yang dibentuk untuk mengelola manajemen risiko fasilitas dan keselamatan telah berfungsi secara independen. iv. Bertanggung jawab atas penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan rumah sakit. v. Menyampaikan laporan pertanggung jawaban penerapan manajemen risiko kepada dewan pengawas rumah sakit. vi. Meninjau penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan secara periodik.
(3) Tim Pengawas MFK a. Wewenang: i. Mengusulkan Panduan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan kepada direksi untuk disahkan. ii. Menyusun dan mengusulkan risk appetite dan risk tolerance kepada direksi untuk ditetapkan. MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
15
b. Tanggung jawab: i. Menyusun dan mengevaluasi Panduan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan serta mengusulkan kepada direksi untuk disahkan. ii. Menyusun dan mengusulkan risk appetite dan risk tolerance kepada direksi untuk ditetapkan. iii. Melakukan penjabaran risk tolerance kepada satuan kerja pemilik risiko sebagai acuan bagi pemilik risiko dalam memutuskan tentang seberapa besar risiko yang dapat diambil. iv. Mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua upaya pengelolaan risiko di seluruh rumah sakit. v. Melaksanakan kegiatan sosialisasi Panduan Manajemen Risiko Fasilitas Dan Keselamatan kepada seluruh pegawai rumah sakit dan mengembangkan budaya sadar risiko kepada seluruh civitas rumah sakit. vi. Bertindak
sebagai
assessment
baik
fasilitator dilevel
dalam
manajemen
kegiatan
self-
maupun
level
pelaksana. vii. Menerima profil risiko satuan kerja dan melakukan kompilasi guna menyusun profil risiko fasilitas dan keselamatan di rumah sakit. viii. Memberikan pendapat atas kelayakan investasi baru sebelum investasi dilakukan terkait risiko-risiko yang akan timbul khususnya hal-hal yang terkait dengan fasilitas dan keselamatan. (4) Kepala Satuan Kerja / Pemilik Risiko: Merupakan bagian, bidang, instalasi, unit, komite dan panitia yang memiliki serangkaian tahapan proses. Wewenang dan tanggung jawab pemilik risiko adalah sebagai berikut: a. Melaksanakan kegiatan self-assessment atas risiko pada level proses dan pengendaliannya di satuan kerja masing-masing. b. Menyusun hasil risk-assessment dalam bentuk profil risiko untuk dilaporkan kepada Ketua Tim Pengawas MFK. MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
16
c. Melakukan
monitoring
dan
pengendalian
risiko
terhadap
pelaksanaan aktivitas pelayanan sehari-hari. d. Melaporkan peristiwa risiko yang terjadi dalam kegiatan seharihari, baik yang telah teridentifikasi sebelumnya maupun yang belum teridentifikasi kepada Ketua Tim Pengawas MFK. e. Memelihara catatan historis atas tingkat pencapaian pengendalian risiko di masa lalau dalam fungsi pelayanan masing-masing sebagai indicator dan database untuk memprediksi kejadian risiko dimasa yang akan datang. f.
Memberikan masukkan kepada ketua tim Pengawas MFK dalam rapat
reviw
pelaksanaan
manajemen
risiko
fasilitas
keselamatan.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
17
dan
BAB III TATA LAKSANA 1. Pengembangan Panduan Manajemen Risiko Fasilitas Dan Keselamatan. 1) Direksi
menetapkan
Panduan
Manajemen
Risiko
Fasilitas
dan
Keselamatan. 2) Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan dikembangkan untuk memastikan bahwa setiap jajaran rumah sakit memahami, siap menghadapi dan menerapkan strategi penanganan yang tepat dalam mengelola risiko yang ada serta mengoptimalkan peluang dari setiap risiko terkait. 3) Pengembangan Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan dilakukan melalui review atas struktur organisasi, kebijakan, panduan umum, prosedur, formulir manajemen risiko, jumlah dan kompetensi sumber daya manusia, proses manajemen risiko dan system informasi manajemen risiko. 2. Pengkomunikasian
Panduan
Manajemen
Risiko
Fasilitas
dan
Keselamatan 1) Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan dibuat secara tertulis dan dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan yang berhak memperoleh informasi tentang Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan. 2) Direksi
bertanggung
jawab
untuk
mengkomunikasikan
Panduan
Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan kepada seluruh civitas rumah sakit dan memastikan bahwa panduan tersebut difahami dan ditaati. 3) Pengkomunikasian
Panduan
Manajemen
Risiko
Fasilitas
dan
Keselamatan dilakukan melalui sosialisasi secara bertahap dan melalui portal intranet rumah sakit. 3. Klasifikasi risiko Guna memudahkan pelaksanaan identifikasi peristiwa dan pelaporan manajemen
risiko
fasilitas
dan
keselamatan
maka
perlu
dilakukan
pengklasifikasian risiko. Pengklasifikasin risiko mengacu pada standar MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
18
akreditasi rumah sakit khususnya pada Standar Manajemen Fasilitas dan Keselamatan dengan klasifikasi sebagai berikut: (1) Risiko Keselamatan dan Keamanan a. Ancaman Bom b. Ancaman kekerasan / kejadian kekerasan di lingkungan rumah sakit. c. Kecelakaan Eskalator. d. Kecelakaan Elevator. e. Kecelakaan Kerja (Karyawan dan Peserta Didik) f.
Kecelakaan Pengunjung.
g. Kegagalan Fungsi Elevator. h. Kegagalan Fungsi Eskalator. i.
Kehilangan Barang / uang / inventaris.
j.
Kerusuhan massal.
k. Ketidak tersediaan lahan parker yang memadai. l.
Complain / ketidakpuasan pelanggan / masyarakat karena fasilitas.
m. Penculikan bayi / anak. n. Penculikan mayat / organ mayat. o. Pencurian barang / uang / inventaris rumah sakit. p. Pencurian barang / uang karyawan. q. Pencurian barang / uang pelanggan, vendor, peserta didik. r.
Penyalahgunaan tanda pengenal Rumah Sakit.
s. Sabotase / pengrusakan asset rumah sakit. (2) Risiko Kecelakaan Akibat Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) a. Kecelakaan kerja akibat bahan kimia berbahaya b. Kecelakaan kerja akibat boiler / uap panas boiler. c. Kecelakaan kerja akibat gas medis d. Kecelakaan kerja akibat radiasi. e. Kemasan B3 tanpa label standar. f.
Pencemaran lingkungan akibat B3 / Limbah B3.
g. Pencemaran pada makanan / bahan makanan. h. Tempat penyimpanan B3 tidak standar.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
19
(3) Risiko akibat Bencana / Keadaan Darurat di dalam lingkungan rumah sakit a. Bangunan runtuh b. Bencana radiasi c. Endemic penyakit d. Kerusakan asset akibat banjir e. Kerusakan asset akibat angina rebut / badai f.
Kebocoran atap gedung / ruangan
g. Kerusakan asset akibat gempa bumi h. Kerusakan asset akibat gunung meletus / peningkatan aktivitas vulkanik. i.
Kerusakan asset akibat kebakaran
j.
Kerusakan asset akibat sambaran petir
k. Kerusakan asset akibat tanah longsor. (4) Risiko Akibat Kebakaran a. Bahaya asap kebakaran akibat kegagalan system ventilasi. b. Kebakaran akibat bahan kimia c. Kebakaran akibat peralatan dan instalasi listrik tidak standar. d. Kebakaran akibat perilaku tidak aman dalam penggunaan peralatan yang menggunakan energy listrik. e. Kebakaran akibat rokok. f.
Kebakaran akibat sumber api terbuka
g. Kebakaran karena petir. h. Kebakaran karena sabotase. i.
Ketidak siapan jalur evakuasi
j.
Ketidaksiapan fasilitas evakuasi.
(5) Risiko Akibat Kegagalan Fungsi Peralatan Medis a. Kerusakan alat diagnostik berisiko rendah b. Kerusakan alat diagnostik berisiko sedang c. Kerusakan alat diagnostik berisiko tinggi d. Kerusakan alat karena penggunaan tidak sesuai standar prosedur operasional (SPO). e. Kerusakan alat penunjang berisiko rendah f.
Kerusakan alat penunjang berisiko sedang MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
20
g. Kerusakan alat penunjang berisiko tinggi h. Kerusakan alat therapy berisiko rendah i.
Kerusakan alat therapy berisiko sedang
j.
Kerusakan alat therapy berisiko tinggi
k. Keterlambatan kalibrasi alat. l.
Keterlambatan preventive maintenance.
(6) Risiko Kegagalan System Utilitas. a. Kegagalan baku mutu air bersih b. Kegagalan baku mutu gas medis c. Kegagalan baku mutu listrik d. Kegagalan baku mutu boiler e. Kegagalan baku mutu outlet IPAL f.
Kegagalan system boiler
g. Kegagalan system distribusi uap panas boiler h. Kegagalan system HVAC i.
Kegagalan system informasi manajemen RS
j.
Kegagalan system IPAL
k. Kegagalan system jaringan air kotor l.
Kegagalan system komunikasi telepon
m. Ketidaktersediaan air bersih n. Ketidaktersediaan gas medis o. Ketidaktersediaan listrik
4. Kriteria Risiko Tabel dibawah ini digunakan sebagai panduan untuk menentukan batas antara risiko yang dapat diterima dan tidak dapat diterima (appetite risk).
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
21
DAMPAK / Impact
KRITERIA RISIKO Supplementary Issue
Issue
Unacceptable
Unacceptable
Unacceptable
4
Acceptable
Supplementary Issue
Issue
Unacceptable
Unacceptable
3
Acceptable
Supplementary Issue
Issue
Issue
Unacceptable
2
Acceptable
Acceptable
Supplementary Issue
Supplementary Issue
Issue
1
Acceptable
Acceptable
Acceptable
Acceptable
Supplementary Issue
1
2
3
4
5
5
Skor
PELUANG / Likelihood
Berdasarkan kriteria tersebut risiko dibagi menjadi empat kelompok yaitu: KATEGORI LEVEL RISIKO
SKOR
TINDAKAN YANG DIAMBIL
Rendah
≤4
Tidak diperlukan tindakan (acceptable)
Sedang
450%
6. SKALA DAMPAK POTENSIAL (Potential Impact Scale)
NO 1
DIMENSI SKOR Dampak terhadap manusia (physical / psychological harm)
SANGAT RENDAH 1 Bahaya minimal, perlu pengobatan ringan. (minimal harm, no/minimal intervention or treatment)
RENDAH
SEDANG
TINGGI
SANGAT TINGGI
2 Cedera / sakit ringan, perlu pengobatan minor.
3 Cedera / sakit sedang, perlu penanganan medis
4 Menyebabkan cedera parah, perlu pengobatan jangka panjang.
5 Menyebabkan kematian, menyebabkan gangguan kesehatan menetap.
(minor harm or illness, minor intervention)
(medarate harm, professional intervention).
(mayor harm leading to long-term incapacity disability)
Sedikit korban
Menimbulkan gangguan pelayanan jangka panjang
(incident may lead to death. Multiple permanent instances of harm, irreversible health effects)
(small number of patients)
(mismanagement of patient care with longterm)
Tidak ada waktu kerja yang hilang (no time off work)
Perlu istirahat 1-3 hari. (time off work for 14 hari (time off work for > 14 days).
Menambah LOS 1-3 hari (Increase in LOS by 1-3 days)
Menambah LOS 415 hari (increase in LOS by 4-15 days)
Menambah LOS > 15 hari (increase in LOS by >15 days)
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
24
Sejumlah besar korban (large number of patients)
NO 2
SKOR Terlepasnya
SANGAT RENDAH 1 Keluhan
2 Terdapat keluhan
3 Terdapat pola
4 Keluhan meningkat lebih
5 Keluhan menyita pikiran
staff / dokter
pelanggan
tetapi tidak pada
peningkatan
luas. Moral staff sangat
organisasi, arbitrase dan
(disengaged
internal
lingkup luas.
keluhan, morale
menurun.
review external.
staff /
minimal
(grievances
staff menurun
(grievances are
Hilangnya beberapa staff
physicians)
(low level of
occurring but not in
(grievances show
increasing and more
kunci.
internal
large numbers)
an increasing
pervasive. Very low staff
(grievances preoccupy
pattern, low staff
morale)
the organization,
DIMENSI
RENDAH
grievances)
SEDANG
TINGGI
morale)
SANGAT TINGGI
arbitration and external review. Loss of several key staff).
3
Kerugian
Kerugian kecil
1% dari anggaran
1-2% anggaran
2-5% anggaran
Lebih dari 5% anggaran
finansial
(small loss)
(1% of budget)
(1-2% of budget)
(2-5% of budget)
(>5% of budget)
(finansial loss)
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
25
NO
SKOR Reputasi
SANGAT RENDAH 1 Menjadi
2 Menjadi liputan
3 Menjadi liputan
4 Menjadi liputan media
5 Menjadi liputan media
pemangku
rumor.
media local jangka
media local terus
nasional jangka pendek
nasional terus menerus
kepentingan
Mengkhawatir
pendek
menerus
(national media coverage
(national media coverage
(reputation
kan
(local medis coverage
(local media
(short term).
(sustained).
with
pemangku
(short-term)
coverage (sustained)
Berpotensi menjadi
Terjadi intervensi politik
stakeholders;
kepentingan.
Harapan pemangku
Menurunkan
masalah politik
(political intervention)
including :
(rumours,
kepentingan tidak
kepercayaan
(potential for political
Penggantian pimpinan
potential
terpenuhi
pemangku
involvement)
(Sr. leader termination)
stakeholder
(elements of
kepentingan
Menurunkan
Penurunan kepercayaan
stakeholder
jangka pendek
kepercayaan pemangku
pemangku kepentingan
expectation not being
(short-term reduction
kepentingan jangka
jangka panjang
met)
in stakeholder
panjang
(long-term reduction in
confidence)
(longer-term reduction in
stakeholder confidence)
DIMENSI
community,
4
donor, media, government, public, patners)
concern)
RENDAH
SEDANG
TINGGI
stakeholder confidence)
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
26
SANGAT TINGGI
NO
DIMENSI SKOR
5
Terhentinya pelayanan / bisnis. (service / business interruption)
Pemenuhan (compliance)
SANGAT RENDAH 1 Terhenti > 1 jam (interruption of > 1 hour)
Pelanggaran hokum ringan (minor non compliance statutory duty)
RENDAH
SEDANG
TINGGI
SANGAT TINGGI
2
3
4
5
Terhenti > 8 jam
Terhenti > 1 hari
Terhenti > 1 minggu
(Interruption of >8 hour).
(interruption of >1day)
(interruptions of > 1 week)
(Permanent loss of service of facility)
Kegagalan tunggal untuk memenuhi standar external atau mengikuti protocol. (single failure to meet external standards or follow protocol)
6
Kehilangan menetap terhadap pelayanan / fasilitas.
Rekomendasi untuk mematuhi lembaga external (recommendations to comply with external agency)
Kegagalan berulang untuk memenuhi standar eksternal
Pelanggaran beberapa standar external / hukum (multiple statutory
Kegagalan untuk memenuhi standar
(repeated failures to meet external standards)
breeches / non compliance with external standars)
Denda maximum
Inspeksi berkepanjangan, temuan yang sgnifikan
Pelanggran hokum pidana
(prolonged inspection, significan finding)
Berdampak pada perjanjian afiliasi
Mulai ada penuntutan terhadap ketidak patuhan
(impact on affiliation agreements)
Perintah yang dikeluarkan, laporan yang dibutuhkan oleh lembaga external (orders issued, report required by external agency)
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
(prosecution initiated for non-compliance)
27
(gross failure to meet standards) (maximum fines)
(criminal code violation)
NO
DIMENSI SKOR Tujuan bisnis / proyek. (business objectives / projects)
SANGAT RENDAH 1 Tertundanya jadwal tidak penting (insignificant schedule delay)
RENDAH
2 Tertundanya agenda kecil (minor schedule delay) 7 Sejumlah kecil tujuan tidah tercapai (small number of objectives not met. Tabel 2 Skala Dampak Potensial (Potential Impact Scale)
SEDANG
TINGGI
3 Tertundanya jadwal sedang (moderate schedule delay) Beberapa tujuan tidak tercapai (some obdjectives not met)
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
4 Tertundanya jadwal penting (significant schedule delay) Tujuan utama tidak tercapai (key obdjectives not met)
28
SANGAT TINGGI 5 Inisiatif tidak diimplementasikan (initiative not implemented) Tujuan utama tidak tercapai (key objectives not met)
7. Proses Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan
1) Identifikasi Risiko Fasilitas dan Keselamatan a. Setiap satuan kerja pemilik risiko mengidentifikasi risiko secara
self-assessment
menggunakan
pendekatan
analisis risiko fasilitas dan keselamatn dengan fasilitator dari Tim Pengawas MFK b. Pendekatan analisis proses memetakkan resiko fasilitas dan keselamatn di setiap satuan kerja menjadi komponen input, proses dan output serta mengidentifikasi peristiwa risiko dan pengendalian pada masing-masing proses tersebut. c. Setiap satuan kerja menggunakan panduan klasifikasi risiko yang ditetapkan direksi untuk menyusun dan melaporkan
profil
risiko
level
proses
kepada
Tim
Pengawas MFK. d. Tim Pengawas MFK menyusun profil risiko rumah sakit dan peta risiko dari profil risiko level corporate dan level proses dengan mengaitkan kepada tujuan dan sasaran rumah sakit. e. Setiap satuan kerja melakukan pemutakhiran profil risiko dan melaporkannya kepada Tim Pengawas MFK.
2) Pengukuran Risiko a. Setiap satuan kerja setelah melakukan identifikasi risiko selanjutnya mengukur tingkat kemungkinan terjadinya (likelihood) dan besaran dampak (impact) masing-masing risiko. b. Pengukuran dilakukan atas risiko inheren. c. Risiko inheren adalah risiko sebelum adanya tindakan apapun untuk mengubah likelihood maupun dampak risiko. Berhubung saat ini rumah sakit telah melakukan pengendalian risiko, maka yang dimaksud dengan risiko
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
29
inheren adalah risiko pada saat rumah sakit dilakukan pemetaan. d. Sebelum melakukan pengukuran risiko, terlebih dahulu disepakati kriteria konversi ukuran likelihood dan dampak risiko seperti pada skala likelihood dan skala dampak potensial yang sudah disebutkan diatas. e. Kriteria
yang
telah
disepakati
tersebut
kemudian
dikonversi menjadi skala semi kuantitatif 1-5 (skala Linkert). f.
Pengukuran risiko selanjutnya menggunkan satuan yang sama dengan satuan sasaran kinerja yang terpengaruh oleh risiko, berdasarkan catatan historis dan peristiwa risiko yang terjadi dimasa lalu.
3) Penentuan Respon Risiko Fasilitas dan Keselamatan a. Respon risiko adalah sikap yang diambil manajemen untuk merespon risiko yang dihadapi, yaitu menerima, menghindari, mengurangi dan membagi risiko. b. Setiap satuan kerja pemilik risiko memilih dan menentukan respon risiko berdasarkan ukuran likelihood dan dampak serta tingkat perioritas risiko. c. Sebelum menentukan respon risiko, terlebih dahulu disepakati kategori level risiko berdasarkan skor risiko (hasil perkalian likelihood dan dampak) dan kriteria batas antara risiko yang tidak dapat diterima dan dapat diterima (appetite risk). d. Respon risiko diambil dengan tujuan untuk membawa risiko inheren ke tingkat yang dipertimbangkan untuk dapat diterima (appetite risk).
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
30
4) Pelaksanaan Aktivitas Pengendalian Risiko Fasilitas dan Keselamatan a. Aktivitas pengendalian risiko dilakukan untuk meyakinkan bahwa
respon
risiko yang
ditetapkan
dilaksanakan
sebagaimana mestinya. b. Aktivitas pengendalian risiko yang ditetapkan harus konsisten dengan respon risiko yang dipilih. c. Setiap satuan kerja pemilik risiko mepakukan aktivitas pengendalian risiko untuk menjaga agar tingkat risiko berada dalam batas toleransi. d. Tim Pengawas
MFK melaporkan pelaksanaan aktivitas
pengendalian risiko yang telah ditetapkan kepada direksi secara periodic. e. SPI mengevaluasi aktivitas pengendalian risiko yang ditetapkan
oleh
direksi
dan
pelaksanaanya
secara
periodik. 5) Monitoring Risiko Fasilitas dan Keselamatan a. Setiap satuan kerja pemilik risiko memonitor risiko yang ada
pada
satuan
kerjanya
dengan
menganalisa
perubahan yang terjadi pada setiap risiko fasilitas dan keselamatan. b. Tim Pengawas MFK melakukan review dan pengawasan terhadap efektifitas, efisiensi dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan secara periodic dan melaporkannya kepada direksi. c. Review manajemen digunakan untuk merencanakan penyempurnaan kebijakan dan praktik manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. 6) Peningkatan Kompetensi di Bidang Manajemen Risiko Direksi berkewajiban untuk melakukan upaya peningkatan kompetensi sumber daya manusia terkait dengan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
31
Pengembangan
pegawai
dimaksudkan
untuk
meningkatkan pengetahuan dan kompetensi pegawai melalui jalur pendidikan dan pelatihan serta jalur penugasan khusus guna pencapaian
tujuan
dan
peningkatan
kinerja
rumah
sakit,
pemenuhan kompetensi dan sekaligus pengembangan karir pegawai.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
32
BAB IV DOKUMENTASI 1. Pendokumentasian Hasil Assessment Pendokumentasian hasil assessment manajemen risiko merupakan media untuk pengkomunikasian proses manajemen risiko kepada seluruh civitas rumah sakit. Dokumentasi juga sebagai laporan kepada pimpinan rumah sakit dan sebagai salah satu bahan untuk menentukan proses organisasi rumah sakit dimasa datang. Dokumentasi manajemen risiko fasilitas dan keselamatan di RSUP Dr Sardjito dilakukan oleh Tim Pengawas Manajemen Fasilitas dan Keselamatan. Untuk mempermudah dalam proses dokumentasi dipergunakan computer dengan program excel dengan contoh format sebagai berikut :
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA TAHUN 2016 GEDUNG BEDAH SENTRAL TERPADU RISIKO
DAMPAK
JENIS RISIKO
PELUANG
NO KODE
SKOR: 1 = SANGAT RENDAH 2 = RENDAH 3 = SEDANG 4 = TINGGI 5 = SANGAT TINGGI 2 2 Ancaman bom 4
KESELAMATAN DAN KEAMANAN
GEDUNG TULIP
1
A/1
2
A/2
Ancaman kekerasan / kajadian kekerasan di lingkungan rumah sakit
3
2
6
3
A/3
Kecelakaan Eskalator
3
3
9
4
A/4
Kecelakaan Elevator
2
2
4
5
A/5
Kecelakaan kerja (karyawan dan peserta didik)
5
3
15
6
A/6
Kecelakaan pengunjung
2
2
4
7
A/7
Kegagalan fungsi elevator
2
2
4
8
A/8
Kegagalan fungsi eskalator
2
2
4
9
A/9
Kehilangan barang / uang / inventaris
2
2
4
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
33
11
A/11
12
A/12
13
A/13
14
RISIKO
A/10
DAMPAK
10
JENIS RISIKO
PELUANG
NO KODE
SKOR: 1 = SANGAT RENDAH 2 = RENDAH 3 = SEDANG 4 = TINGGI 5 = SANGAT TINGGI 1 1 Kerusuhan masal 1 Ketidaktersediaan lahan parkir yang memadai Komplain / ketidak puasan pelanggan / masyarakat karena fasilitas
BAHAN BERBAHAYA DAN BERACUN
GEDUNG TULIP
KESIAPSIAGAAN BENCANA
5
2
10
1
1
1
Penculikan bayi / anak
2
4
8
A/14
Penculikan mayat / organ mayat
1
1
1
15
A/15
Pencurian barang / uang /inventaris rumah sakit
2
2
4
16
A/16
Pencurian barang / uang karyawan
2
2
4
17
A/17
1
1
1
18
A/18
1
1
1
19
A/19
Pencurian barang / uang pelanggan / vendor / peserta didik Penyalahgunaan tanda pengenal Rumah Sakit Sabotase / pengrusakan aset Rumah Sakit
1
1
1
1
B/1
2
3
6
2
B/2
2
1
2
3 4
B/3 B/4
Kecelakaan kerja akibat bahan kimia berbahaya Kecelakaan kerja akibat boiler / uap panas boiler Kecelakaan kerja akibat gas medis Kecelakaan kerja akibat radiasi
1
1
1
1
1 1
5
B/5
Kemasan B3 tanpa Label standar
2
2
4
6
B/6
Ledakan / kebakaran akibat B3
1
1
1
7
B/7
Pencemaran pada lingkungan akibat B3 /limbah B3 (infeksius, tajam, mudah meledak, logam berat, citotoxic, dll).
5
2
10
8
B/8
1
1
1
9
B/9
Pencemaran pada makanan / bahan makanan Tempat penyimpanan B3 tidak standar
2
2
4
1
C/1
Bangunan runtuh
2
3
6
2
C/2
Bencana Radiasi
1
1
1
3
C/3
Endemi penyakit
1
1
1
4
C/4
Kebocoran atap gedung / ruangan
2
3
6
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
34
RISIKO
DAMPAK
JENIS RISIKO
PELUANG
NO KODE
SKOR: 1 = SANGAT RENDAH 2 = RENDAH 3 = SEDANG 4 = TINGGI 5 = SANGAT TINGGI
KEBAKARAN PERALATAN MEDIS
5
C/5
Kerusakan asset akibat banjir
2
2
4
6
C/6
Kerusakan asset akibat angin ribut / badai
2
2
4
7
C/7
2
2
4
8
C/8
2
2
4
9
C/9
Kerusakan asset akibat gempa bumi Kerusakan asset akibat gunung meletus/ peningkatan aktivitas vulkanik Kerusakan asset akibat kebakaran
2
4
8
10
C/10
Kerusakan asset akibat sambaran petir
1
1
1
1
D/1
Bahaya asap kebakaran akibat kegagalan sistem ventilasi
2
3
6
2
D/2
1
1
1
3
D/3
2
4
8
4
D/4
Kebakaran akibat bahan kimia Kebakaran akibat peralatan dan instalasi listrik tidak standar Kebakaran akibat perilaku tidak aman dalam penggunaan peralatan yang menggunakan energi listrik.
2
2
4
5
D/5
Kebakaran akibat rokok
1
1
1
6
D/6
Kebakaran akibat sumber api terbuka
1
1
1
7
D/7
Kebakaran karena petir
1
1
1
8
D/8
Kebakaran karena sabotase
1
1
1
9
D/9
Ketidaksiapan jalur evakuasi
1
1
1
10
D/10
Ketidaksiapan fasilitas evakuasi
1
1
1
1
E/1
Kerusakan Alat Diagnostik Berisiko Rendah
1
1
1
2
E/2
Kerusakan Alat Diagnostik Berisiko Sedang
1
1
1
3
E/3
2
3
6
4
E/4
Kerusakan Alat Diagnostik Berisiko Tinggi Kerusakan Alat karena penggunaan tidak sesuai standar prosedur operasional
1
1
1
5
E/5
Kerusakan Alat Penunjang Berisiko Rendah
1
1
1
6
E/6
Kerusakan Alat Penunjang Berisiko Sedang
1
1
1
7
E/7
Kerusakan Alat Penunjang Berisiko Tinggi
1
1
1
8
E/8
Kerusakan Alat Therapy Berisiko Rendah
1
1
1
9
E/9
Kerusakan Alat Therapy Berisiko Sedang
1
1
1
10
E/10
Kerusakan Alat Therapy Berisiko Tinggi
2
4
8
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
35
RISIKO
DAMPAK
PELUANG
JENIS RISIKO
NO KODE
SKOR: 1 = SANGAT RENDAH 2 = RENDAH 3 = SEDANG 4 = TINGGI 5 = SANGAT TINGGI
SISTEM UTILITAS
11
E/11
Keterlambatan kalibrasi
2
2
4
12
E/12
Keterlambatan preventif maintenance
2
2
4
1
F/1
Kegagalan Baku Mutu Air Bersih
1
1
1
2
F/2
Kegagalan Baku mutu Gas Medis
1
1
1
3
F/3
Kegagalan Baku Mutu Listrik
1
1
1
4
F/4
Kegagalan Bakumutu Boiler
1
1
1
5
F/5
Kegagalan bakumutu outlet IPAL
1
1
1
6
F/6
1
1
1
7
F/7
Kegagalan Sistem Boiler Kegagalan Sistem Distribusi Uap Panas Boiler
1
1
1
8
F/8
Kegagalan Sistem HVAC
1
1
1
9
F/9
Kegagalan Sistem Informasi Manjemen RS
1
1
1
10
F10
Kegagalan Sistem IPAL
1
1
1
11
F/11
Kegagalan Sistem jaringan air kotor
1
1
1
12
F/12
Kegagalan Sistem Komunikasi Telepon
1
1
1
13
F/13
Ketidak tersediaan Air Bersih
1
1
1
14
F/14
Ketidak tersediaan Gas Medis
1
1
1
15
F/15
Ketidak tersediaan Listrik
1
1
1
Keterangan : 1. Skor Risiko adalah peluang kali dampak dan akan terisi secara otomatis. 2. Warna pada kolom risiko akan berubah secara otomatis sesuai skor berikut : 1-4 hijau, 5-8 kuning, 9-12 orange dan 13-25 merah. 3. Pada kolom dampak apabila skor 5 akan berubah menjadi merah sebagai tanda “sentinel event”. 4. Kode adalah kode register resiko yaitu; a. A untuk Keselamatan dan Keamanan, MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
36
b. B untuk Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) c. C untuk Bencana d. D untuk Kebakaran e. E untuk Peralatan Medis f.
F untuk Utilitas
Sedangkan angka 1 menunjukkan nomor register risiko. Contoh: kode A/1 artinya Resiko Keselamatan dan Keamanan no 1 yaitu Ancaman Bom. 2. Kode Gedung Untuk memudahkan pengelompokkan assessment risiko, mengingat keterbatasan Tim Pengawas MFK saat ini assessment dilakukan per Gedung. Karena jumlah gedung di RSUP dr Sardjito cukup banyak diperlukan kode Gedung sebagai berikut:
NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
KODE GEDUNG G-001 G-002 G-003 G-004 G-005 G-006 G-007 G-008 G-009 G-010 G-011 G-012 G-013 G-014 G-015 G-016 G-017 G-018 G-019
NAMA GEDUNG
KETERANGAN
AMARTA AYODYA ESTELLA FORENSIK ADMINISTRASI PUSAT BEDAH SENTRAL TERPADU GIZI DAN BINATU GUDANG FARMASI HUKMAS DAN INSTI KANKER TERPADU IGD LAMA FARMASI IPSRS REHABILITASI MEDIK RAWAT INAP 1 RAWAT INAP 2 RAWAT INAP 4 RAWAT INAP 5 KONTAP MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
37
NO 20 21 22 23 24 25 26 27
KODE GEDUNG G-020 G-021 G-022 G-023 G-024 G-025 G-026 G-027
NAMA GEDUNG
KETERANGAN
LAB. KLINIK PARKIR DAN DIKLAT RADIOLOGI RADIOTHERAPY RAWAT JALAN TPA TPS LIMBAH B3 DAN IPAL TULIP
3. Matriks Tingkat Risiko Setelah ditemukan beberapa risiko dengan beberapa skore dari risiko yang dapat diterima (acceptable), supplementary issue, issue dan uncepptable akan disusun dalam matriks tingkat risiko. Cara penulisan matrik risiko adalah dengan menuliskan kode risiko pada table matriks risiko seperti contoh dibawah ini:
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
38
MATRIKS TINGKAT RISIKO 5
U/8
4 PELUANG
3
2
B/7
1 Skor
1
2
3
4
DAMPAK
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
39
5
Keterangan: U/8 adalah Kegagalan system HVAC peluang 5 atau setiap hari atau selalu terulang dengan dampak 2 yaitu ada keluahan dari pelanggan internal dan menyebabkan terhentinya pelayanan lebih dari 8 jam. B/7 adalah pencemaran lingkungan akibat B3 atau limbah B3, peluang 2 atau setiap tahun sekali dan dampaknya 5 atau kegagalan untuk memenuhi standar.
4. Ringkasan Risiko Berdasarkan Perioritas. Sebagai hasil akhir assessment risiko fasilitas dan keselamatan dibuat ringkasan risiko berdasarkan perioritas risiko dengan format sebagai berikut:
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
40
KMKP Outcome TANGGAL REVIEW TANGGAL DITEMUKAN PEMILIK RISIKO MONITORING RESPON SAAT INI TARGET AWAL DAMPAK PELUANG TYPE SUMBER DATA
DISKRIPSI
KODE NO
41 MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
PERKEMBANGAN RTL RENCANA TINDAK LANJUT KATEGORI
RISIKO
Keterangan : 1. Nomor : diisi no urut. 2. Kode diisi kode register risiko seperti A/1, B/1, C/1 dst. 3. Kategori diisi Kategori Dampak yang paling berat, terdiri dari: a. Dampak terhadap manusia b. Terlepasnya staff c. Kerugian finansial d. Reputasi stakeholder e. Terhentinya pelayanan f.
Pemenuhan standar
g. Tujuan bisnis Catatan: Rincian masing masing kategori lihat pada skala dampak. 4. Diskripsi diisi pernyataan risiko sesuai kode risiko. 5. Sumber data diisi asal data tentang kejadian tersebut seperti; laporan kecelakaan, laporan kerusakan alat, laporan kerusakan gedung, laporan pencurian, laporan kehilangan, laporan tim Bencana dll. 6. Type diisi pemilik risiko yaitu untuk risiko yang bersifat global diseluruh rumah sakit atau yang sangat mendasar adalah milik direktur atau risiko corporat, sedangkan risiko yang bersifat local dan bisa diatasi oleh satuan kerja adalah risiko satuan kerja tertentu. 7. Peluang adalah kemungkinan risiko terjadi dalam periode waktu tertentu sesuai skala risiko. Skore peluang dapat berdasarkan risiko kejadian yang pernah terjadi di rumah sakit lain atau bahkan dinegara lain. 8. Dampak diisi akibat yang mungkin dapat ditimbulkan sesuai skala dampak,
harus
dipertimbangkan
system
penanggulangan
dan
pencegahan yang sudah dilakukan oleh rumah sakit baik berupa sarana, prasarana, simulasi dan edukasi staff rumah sakit. 9. Risiko diisi peluang kali dampak. Risiko awal adalah saat assessment pertama risiko ditemukan. Target adalah penurunan skore risiko yang didapat diupayakan pengendalian. Risiko saat ini adalah risiko saat dilakukan assessment. 10. Respon adalah tindakan yang dilakukan setelah risiko diketahui. MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
42
11. Monitoring adalah pemantauan setelah risiko diketahui dan dilakukan pengendalian sesuai sumber daya rumah sakit. 12. Pemilik risiko adalah satuan kerja yang memiliki tugas pokok dan fungsi untuk mengendalikan risiko seperti Instalasi Pemeliharaan Sarana, Instalasi sanitasi Lingkungan, Unit K3, atau direktorat tertentu apabila risiko termasuk risiko korporat dll. 13. Tanggal ditemukan adalah tanggal risiko ditemukan / dilaporkan. 14. Tanggal review adalah tanggal risiko tersebut dilakukan evaluasi secara lintas sektoral dirumah sakit dalam rangka monitoring dan evaluasi tingkat risiko tersebut. 15. KMKP outcome adalah respon atau catatan yang dikeluarkan oleh Komite Mutu dan Keselamatan Pasien (KMKP). 16. Rencana
Tindak
Lanjut
adalah
rencana
pengurangan
atau
penanggulangan risiko secara komprehensif oleh satuan kerja / direktorat yang berwenang di rumah sakit. 17. Perkembangan RTL adalah hasil review risiko apabila risiko belum dapat teratasi karena membutuhkan biaya dan waktu tertentu atau tahapan lainnya sesuai kemampuan rumah sakit.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
43
Kesimpulan Penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan RSUP Dr Sardjito didukung oleh system dokumentasi manajemen risiko fasilitas dan keselamatan dengan urutan sebagai berikut: 1. Kebijakan Manajemen Risiko fasilitas dan Keselamatan, yang memuat tentang ketentuan umum sebagai paying penerapan manajemen risiko. 2. Panduan Manajemen Risiko Fasilitas dan Keselamatan yang memuat tentang bpenjabaran kebijakan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. 3. Prosedur penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan yang memuat tentang tahapan proses dan penanggung jawab dalam penerapan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan. 4. Petunjuk pelaksanaan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan yang menjadi petunjuk teknis bagi setiap satuan kerja dalam menerapkan manajemen risiko fasilitas dan keselamatan 5. Dokumen manajemen risiko fasilitas dan keselamatan antara lain register risiko, laporan triwulan manajemen risiki fasilitas dan keselamatan satuan kerja dan laporan manajemen risiko RSUP dr Sardjito.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
44
Daftar Pustaka
ISO
31000 Risk Manajemen, Switzerland, 2015 di akses di http://www.iso.org/iso/iso_31000_for_smes.pdf tanggal 6 Februari 2017 jam 15.05.
Joint Comission International, Joint Comission International Accreditation Standards for Hospital 5th editions, USA, 2013. Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 1087, Standar Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rumah Sakit, Jakarta, tahun 2010. Risk Managemen Healthcare Insurance Reciprocal of Canada (HIROC), Integrated Risk Management for Healthcare Organizations, Risk Resource Guide, Toronto, 2014.
MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DAN KESELAMATAN RSUP DR SARDJITO YOGYAKARTA
45
