Panduan Pengadaan Alat Medis [PDF]

Citation preview

BAB I DEFINISI Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan jenis, spesifikasi dan jumlah peralatan kesehatan sesuai dengan kemampuan pelayanan/klasifikasi rumah sakit, beban pelayanan, pengembangan teknologi kesehatan, sumber daya manusia yang mengoperasikan dan memelihara sarana dan prasarana. Perencanaan kebutuhan peralatan sangat bermanfaat untuk penyediaan anggaran, pelaksanaan pengadaan peralatan



kesehatan



secara



efektif,



efisien



dan



prosesnya



dapat



dipertanggungjawabkan. Pelaksanaan perencanaan peralatan kesehatan membutuhkan data kinerja peralatan yang telah dimiliki dan informasi terbaru jenis peralatan kesehatan yang beredar. Kinerja peralatan yang telah dimiliki diperoleh dari data dokumentasi pemanfaatan dan pemeliharaan peralatan. Informasi peralatan kesehatan yang beredar diperoleh dari referensi dari publikasi produsen atau distributor, website, rumah sakit lain yang telah menggunakan peralatan. Jenis informasi utamanya pengakuan dari FDA, CE, TUV, spesifikasi, aksesori, fungsi dan keandalan, pemeliharaan, ketersediaan suku cadang, harga, jaminan purna jual dan legalitas izin edar peralatan kesehatan di Indonesia. Perencanaan



peralatan



kesehatan



tertentu



membutuhkan



perencanaan



kebutuhan ruangan untuk penempatan peralatan kesehatan, tenaga medis dan pasien serta instalasi medik meliputi kelistrikan, gas medik, sarana. Untuk peralatan tertentu seperti radiologi, MRI, CT Scan membutuhkan kekhususan perencanaan ruangan dan instalasi medik sesuai dengan persyaratan terkait dengan jenis peralatan dan peraturan perundang-undangan. Dalam merencanakan desain ruang dan instalasi medik memperhatikan kebutuhan pengembangan pelayanan dan pesatnya kemajuan teknologi kesehatan. Perencanaan peralatan kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan membutuhkan keterlibatan tenaga medis, keperawatan, tenaga teknis peralatan kesehatan, tenaga teknis sarana dan prasarana dan managemen. Ruang lingkup kegiatan perencanaan meliputi penilaian kebutuhan, penentuan prioritas pengadaan dan penganggaran. Tujuan perencanaan pengadaan/pembelian peralatan kesehatan adalah sebagai berikut : 1.



Diperolehnya kebutuhan jenis, spesifikasi teknis dan jumlah peralatan kesehatan.



1



2.



Diperolehnya perbandingan spesifikasi teknis, fungsi dan aksesoris.



3.



Diperolehnya harga peralatan kesehatan.



4.



Diperolehnya perbandingan biaya pemeliharaan selama usia teknis.



5.



Untuk menjamin keselamatan pasien, managemen dituntut dalam proses perencanaan dan pengadaan peralatan kesehatan yang komprehensif dan berkesinambungan, untuk komitmen dalam menerapkan perencanaan, yang dimaksud perencanaan dan komitmen ini adalah menurut tahapan-tahapan sebagai berikut :



Pelayanan



Tidak Kelas



Assesment



Peralatan



Ya



Teknologi assesment



Setuju



Tidak setuju



Penggantian teknologi lama dan atau Penambahan alat baru



Pengembangan



Permintaan penambahan alat



Pemenuhan peralatan



Optimalisasi



Pengadaan



2



BAB II RUANG LINGKUP Panduan ini dapat dipergunakan oleh sekretariat pengadaan barang dan pengguna barang dalam pengadaan peralatan peralatan medis di RSUD Sumbawa.



3



BAB III TATA LAKSANA



A.



Penilaian Kebutuhan Penilaian kebutuhan adalah proses untuk menentukan dan mengatasi kesenjangan antara situasi atau kondisi saat ini dengan situasi atau kondisi yang diinginkan. Penilaian kebutuhan adalah kegiatan strategis dan merupakan bagian dari proses perencanaan peralatan kesehatan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja pelayanan kesehatan atau memperbaiki kekurangan pelayanan kesehatan. Penilaian kebutuhan (need assessmend) peralatan kesehatan pada dasarnya dimaksudkan untuk pemenuhan standar peralatan kesehatan sesuai kemampuan /klasifikasi rumah sakit, penggantian peralatan kesehatan yang rusak dan pengembangan peralatan kesehatan sesuai kebutuhan masyarakat atau perkembangan teknologi. Pelaksanaan penilaian kebutuhan peralatan kesehatan diatur dalam Standar Prosedur Operasional memuat (a) peran para pihak terkait pengguna (dokter, perawat, keteknisan medik dan kerapian fisik), tenaga teknis pemeliharaan dan manajemen rumah sakit, (b) mekanisme pengajuan kebutuhan dari instalasi rawat inap atau rawat jalan dan instasi penujang medik kepada direktur yang bertanggung jawab



dibidang peralatan, (c) Proses



pengkajian oleh tim perencanaan kebutuhan peralatan kesehatan dan selanjutnya (d) rekomendasi pemenuhan peralatan kesehatan. Dalam melakukan penilaian kebutuhan peralatan kesehatan, tim perencanaan kebutuhan peralatan membutuhkan data dan informasi sebagai berikut : a. Data dasar peralatan kesehatan meliputi jenis, spesifikasi, jumlah, harga, tahun pengadaan kondisi pengadaan peralatan kesehatan. b. Kualitas peralatan: data pemeliharaan meliputi frekuensi kerusakan, lama perbaikan, suku cadang, biaya pemeliharaan. c. Kinerja peralatan: data pemampatan dan kapasitas alat sesuai spesifikasi. d. Keamanan peralatan: data vigilance meliputi frekuensi insiden, akibat yang dibutuhkan, publikasi vigilance. e. Sumber daya manusia meliputi pendapat tentang alat, kesedian tenaga pengguna dan pemeliharan serta kompetensinya.



4



f. Informasi harga peralatan kesehatan dengan spesifikasi yang sama dari berbagai produsen jaminan purna jual (respond tim, dalam perbaikan). Perhitungan peralatan kesehatan untuk pemenuhan sesuai standar, jenis dan jumlah peralatan kesehatan harus memperhatikan kemampuan layanan berdasarkan klasifikasi rumah sakit dan kesediaan jumlah dan kompentensi SDM yang dipersyaratkan untuk penyelenggaraan jenis dan volume pemanfaatan pelayanan kesehatan. Pada rumah sakit yang telah operasional, perhitungan untuk pemenuhan standar dibutuhkan inventarisasi tiap unit pelayanan seperti IGD, ICU, NICU, Rawat jalan, Rawat inap, Penunjang medik, dan unit pelayanan lainnya. Adapun contoh perhitungan peralatan kesehatan untuk pemenuhan sesuai standar dapat dinilai tabel 3.1. di bawah ini. Tabel 3.1. Perhitungan peralatan kesehatan untuk pemenuhan Standar N



JUMLAH



O 1 2 3 4 5 6 Dst



ALAT



JUMLAH



KEBUTUHAN STANDAR



KURANG



Keterangan Kolom 1 : Jelas Kolom 2: Jumlah peralatan kesehatan yang dimiliki per unit pelayanan Kolom 3: Jumlah peralatan yang dimiliki berdasarkan kolom 2 Kolom 4: Jumlah peralatan kesehatan sesuai kemampuan layanan berdasarkan Klasifikasi rumah sakit Kolom 5: kolom 4 dikurangi kolom 3. Perhitungan pemenuhan kekurangan untuk penggantian peralatan dengan kondisi rusak berat dan atau rusak sedang dapat ditambahkan kebutuhan peralatan untuk keperluan cadangan yang akan digunakan untuk menjaga kelangsungan pelayanan selama alat dapat diperlukan. Data kondisi peralatan diperoleh dari inventarisasi peralatan yang memuat dan pemeliharaan preventif dan korektif. Adapun contoh perhitungan penggantian peralatan kesehatan dapat dilihat tabel 3.2. dibawah ini:



5



Tabel 3.2. Perhitungan Penggantian Peralatan Kesehatan KONDISI N O



JENIS ALAT



JML



2



3



1 1 2 3 4 5 6 7 8 dst



KR



KBTH



BAIK



KR



RS



RB



4



5



6



7



8



9



Keterangan : Kolom 1: Jelas Kolom 2: Jenis peralatan kesehatan yang dimiliki. Kolom 3: Jumlah peralatan kesehatan yang dimiliki. Kolom 4: Jumlah peralatan kesehatan kondisi baik. Kolom 5: Jumlah peralatan kesehatan kondisi rusak ringan. Kolom 6: Jumlah peralatan kesehatan kondisi rusak sedang. Kolom 7: Jumlah peralatan kesehatan kondisi rusak berat. Kolom 8: Jumlah kebutuhan untuk penggantian peralatan dengan kondisi rusak berat atau rusak sedang Kolom 9: Jumlah kebutuhan pemenuhan kekurangan diperoleh dari kolom 3 dikurangi kolom 8. Tabel 3.3. Perhitungan penambahan peralatan karena penambahan pelayanan a.



Perhitungan Kebutuhan pelayanan JENIS ALAT :………………. PEMAMPATAN



N O UNIT PELAYANAN 1 1 2



2



SAAT INI 3



RUJUKAN KELUARGA RS 4



KEBUTUHAN PELAYANAN 5



IGD RAWAT JALAN - Poli ……….. - Poli ……….. 6



- Poli ……….. 3 RAWAT INAP - Rawat inap …………….. - Rawat inap …………….. - Rawat inap …………….. 4. Dst Keterangan Kolom 1: Jelas Kolom 2: Jenis peralatan kesehatan yang dimiliki setiap pelayanan. Kolom 3: Pelayanan kesehatan yang dapat dilayani dengan peralatan kesehatan pada saat ini. Kolom 4: Pelayanan kesehatan yang harus dirujuk karena keterbatasan peralatan kesehatan Kolom 5: Besarnya kebutuhan pelayanan diperoleh dari kolom 3 ditambah kolom 4 b. Perhitungan peralatan kesehatan Tabel 3.4. Perhitungan peralatan kesehatan N O 1 1 2 3 4 5 D S T



JENIS ALAT



KAPASITAS JUMLAH



2



3



ALAT



JUMLAH



4



5



KEBUTUHAN LAYANAN



KEKURANGAN



6



7



Keterangan Kolom 1



: Jelas



Kolom 2



: Jenis peralata kesehatan yang dimiliki pada tiap pelayanan



Kolom 3



: Jumlah peralatan kesehatan yang dimiliki



Kolom 4



: Kapasitas Alat, kapasitas pelayanan masing-masing peralatan kesehatan.



Kolom 5



: Total kapasitas Alat, Kapasitas Total pelayanan peralatan



7



kesehatan, dari kolom 3 Dikalikan kolom 4. Kolom 6



: Kebutuhan peralatan, diperoleh dari a. perhitungan kebutuhan pelayanan.



Kolom 7



: Kekurangan peralatan kesehatan, diperoleh dari kebutuhan pelayanan dibagi Kapasitas peralatan kesehatan dikurangi dengan peralatan kesehatan yang dimiliki.



Tabel 3.5. Perhitungan Penambahan karena penambahan pelayanan. N O



UNIT PELAYANAN



1 1 2



2



3



4



IGD RAWAT JALAN - Poli ……… - Poli ……… - Poli ……… RAWAT INAP - Rawat inap …… - Rawat inap ……. - Rawat inap …… DST TOTAL



RUJUKAN KELUAR RUMAH SAKIT 3 10



KEBUTUHAN LAYANAN BARU



JUMLAH KEBUTUHAN LAYANAN



4 10



5



Jenis, jumlah yang ada, Kapasitas Alat, Pemanfaatan, estimasi peningkatan pelayanan, kebutuhan. a. Menilai dengan data utilisasi/penggunaan peralatan kesehatan setiap harinya baik dari catatan rekam medik atau melalui penelitian, bilamana utilisasi/penggunaan peralatan kesehatan cukup tinggi, maka dibutuhkan penambahan peralatan kesehatan baru. b. Perencanaan dengan adanya pengembangan peralatan kesehatan, artinya diperlukan penambahan peralatan baru dengan teknologi generasi terbaru untuk mendukung pelayanan kesehatan. Menelaah ketersediaan peralatan kesehatan tersebut apakah sudah tersedia difasilitas kesehatan atau rumah sakit lain yang dekat dengan rumah sakit.



8



Penilaian kebutuhan untuk pengembangan pelayanan kesehatan dan peralatan dengan teknologi generasi lama. Health Manajemen, Jumlah pasien, penghitungan ekonomi, SDM. Bahwa untuk menilai teknologi peralatan perlu dipertimbangkan juga Life Cycle Cost (LCC) sebagai salah satu instrument penilaian, selain ijin edar perlu diperhatikan adanya persetujuan Food and Administration (FDA) dari Amerika serikat, Conformite Europene (CE) dari Uni Eropa Technischer Uberwachungs-Verein (TUV) dengan dari Jerman. Dengan demikian, perlu rumah sakit memiliki tim/komite yang melakukan kajian merupakan bahan rekomendasi untuk menentukan teknologi yang digunakan. Life Cycle Cost (LCC) adalah total biaya keseluruhan peralatan, termasuk biaya



pembelian,



pengoperasian,



pemeliharaan,



penggalian



dan/atau



penghapusan. LCC adalah total perkiraan dari awal sampai penghapusan, yang dihitung melalui biaya pertahun serta memperhatikan nilai waktu dari uang. Tujuan LCC analisis adalah pendekatan memilih biaya yang paling efektif dari serangkaian alternatife untuk menekan biaya dalam waktu tertentu peralatan. LCC merupakan model ekonomi selama masa dari peralatan tersebut dipakai, dipelihara, dihapus, biaya sebesar 2-20 kali lebih besar dari biaya pengadan awal. Keseimbangan dari unsur-unsur biaya dicapai ketika total LCC bisa diminimalkan. LCC membantu : 1. Bagian perencanan, yang ingin meminimalkan biaya modal. 2. Bagian pemeliharan, yang ingin meminimalkan lama peralatan. 3. Pengguna, yang ingin memaksimalkan waktu operasional peralatan dan menghindari kegagalan/insiden peralatan. 4. Bagian, keuangan yang ingin memaksimalkan Net Present value (NPV, Selisih antara peneriman dan pengeluaran/biaya selama umur investasi). 5. Pemilik Rumah Sakit, yang ingin meningkatkan pendapatan. B. Penganggaran Anggaran dan keuangan untuk pemenuhan, penggantian atau pengembangan, peralatan. Kesehatan disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia, bisa bersumber dari : a. Pendapatan Nasional Bukan Pajak (PNBP)



9



b. Badan Layanan Umum (BLU) c. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) d. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) e. Anggaran Lain Sumber (bantuan hibah, bantuan sponsor) Seluruh sumber anggaran di atas, untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan dan penggantian peralatan dalam pelayanan kesehatan harus masuk dalam perencanaan atau RAB (Rencana Anggaran Belanja) Rumah Sakit setiap tahunnya. Apabila anggaran sumber dari pendapatan Rumah Sakit (PNBP dan BLU) biasanya kemampuamnya terbatas, maka perencanaan difokuskan kepada peralatan kesehatan dasar yang nilai harganya lebih murah. Sedangkan bila peralatan kesehatan yang nilainya cukup besar biasanya dianggarkan pada sumber bantuan APBN atau APBD,dan anggaran dari sumber bantuan lain, ini biasanya disesuaikan dengan kemampuan donatur atau lainya yang simpatik pada pelayanan rumah sakit. C. Teknik Penilaian Dan Pemilihan (Health Technology Managementan And Selection) Teknik penilaian dan pemilihan maksudnya adalah cara-cara memilih peralatan yang dibutuhkan dengan membandingkan bebeberapa spesifikasi yang tersedia sesuai kebutuhan peralatan kesehatan. Untuk teknik penilaian dan pemilihan kebutuhan ada beberapa tahapan antara lain: a. Anggaran untuk pemenuhan kebutuhan dan penggantian peralatan sudah tersedia di RAB (Rencana Anggarn Belanja) rumah sakit. b. Pengguna dalam hal ini Tenaga kesehatan yaitu dokter, perawat, bidan dan tenaga teknis, di rumah sakit mengajukan minimal 3 merk jenis peralatan kesehatan yang akan diadakan dengan data dukung brosur peralatan kesehatan, spesifikasi peralatan kesehatan kepada penanggung jawab perencanaan peralatan kesehatan. c. Penanggung



jawab



perencanaan



peralatan



kesehatan



merangkum



spesifikasi peralatan kesehatan yang diajukan oleh use, untuk dibuat perbandingan/komparansi dari peralatan kesehatan yang diajukan oleh pengguna tersebut. Kemudian disusun rangkuman spesifikasi peralatan kesehatan dengan rentang tertentu.



10



d. Spesifikasi peralatan kesehatan yang sudah disusun oleh perencana dilengkapi dengan perkiraan harga, segera diajukan ke pihak manajemen, sebagai data yang digunakan untuk pengadaan. D. Pengadaan (Procurement) Pengadaan peralatan kesehatan dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pada saat pedoman ini disusun peraturan yang berlaku adalah Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 2012 tentang Perubahan kedua atas peraturan Presiden 54 tahun 2010 tentang pengadaan Barang/Jasa pemerintah,



11



BAB IV DOKUMENTASI Dokumentasikan prosedur berupa dokumen regulasi seperti dokumen pengadaan.



12