Panduan Pengelolaan Data Dan Inpormasi Rumah Sakit [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1. Latar Belakang



Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal dan padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam. Dengan beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang serius mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang dihasilkan. Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya yang berharga. Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan tergantung dari informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai dapat mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang salah arah. Data salah menghasilkan informasi yang



salah.



Informasi



salah



mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan salah mengakibatkan penanggulangan yang salah. Berarti data yag salah mengakibatkan pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data



merupakan



suatu bagian penting dalam kegiatan



peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi Karumkit dalam menentukan kebijakan selanjutnya.



1



2. Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi petugas penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi diRSU.Semara Ratih. Dengan tujuan sebagai berikut: a. Umum Sistem Manajemen data teritegrasi dan secara elektronik merupakan kegiatan dan program PMKP sehingga memudahkan Komite PMKP dalam mengelola data indikator mutu serta membantu manajemen memahami kinerja RSU Semara Ratih



sehingga dapat melakukan perbaikan –



perbaikan mutu pelayanan/ kegiatan b. Tujuan Khusus 1. Agar dapat melakukan system manajemen data rumah sakit secara elektronik yang didukung dengan teknologi informasi yang terintegrasi mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal dan eksternal rumah sakit 2. Agar dapat menjamin keamanan dan kerahasiaan data dalam berkontribusi dengan database eksternal. 3. Agar dapat melakukan analisis data kejadian sentinel, KTD, KNC dan KTC 4. Agar pimpinan/Direktur RSU Semara Ratih



dapat mengukur



keberhasilan program PMKP melalui : 1) Pengukuran capaian indikator area klinik, area manajemen dan area sasaran keselaatan pasien. 2) Pengukuran kepatuhan pelaksanaan PPK-CP sehingga mengurangi variasi dala peberian pelayanan 3) Pengukuran penggunaan sumber daya termasuk biaya yang dipergunakan untuk perbaikan program prioritas rumah sakit 4) 3. Ruang Lingkup Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data, pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi. 2



4. Pengertian Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun pengertian-pengertian sebagai berikut:



a. Data Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda- tanda yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit. b. Informasi Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang



mengandung



nilai



dan



makna



yang



berguna



untuk



meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan. c. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit adalah proses penatalaksanaan



mulai



dari



identifikasi



data,



pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.



3



BAB II TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA



A. Umum Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut: a. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan) b. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data SDM, sarana, dan keuangan. c. Untuk



mendukung



proses



mutu



pelayanan



dibutuhkan



data



capaian indikator mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program pencegahan infeksi. d. Untuk



keperluan



pihak



diluar



rumah



sakit



seperti



Dinas



Kesehatan, Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya. Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan. Proses pengelolaan data di RSU. Semara Ratih meliputi penetapan data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data, penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan. 1 . Pengumpulan dan penyimpanan data Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di Rumah Sakit baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut: 1) Petugas mengidentifikasi kebutuhan data. 2) Petugas menentukan sumber data. 4



3) Petugas meminta data. 4) Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin. 5) Petugas menerima data dari sumber data. 6) Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data. 7) Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap. 8) Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap. 9) Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register. 10) Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data urutannya.dan 2. Pengelolaan Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data eksternal. a. Data Internal Pengelolaan data internal meliputi: 1. Penetapan data yang dibutuhkan. RSU. Semara Ratih menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung. 2. Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut: 1) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik RSU. Semara Ratih 2) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan. 3) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu dan laporan insiden 5



3. Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut: 1) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM (ketidak lengkapan pengisian catatan medis). 2) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu. 3) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit 4. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai berikut: 1) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan. 2) Laporan



pelayanan



diberikan



dari



masing-masing



instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan /Dinkes Kota dan hanya bisa diakses oleh Manajemen RSU. Semara Ratih. Namun 6



dalam



keperluan



tertentu



seperti



presentasi



atau



menampilkan profil RSU. Semara Ratih data tersebut dapat ditampilkan. 3) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa baik tabel maupun grafik.



b. Data Eksternal Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit. Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang dikelola perhimpunan Profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa data base eksternal. Dalam konteks RSU. Semara Ratih, data untuk keperluan eksternal meliputi : a) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik. b) Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai ketentuan. Penyajian data meliputi: 1. Untuk laporan ke Diskes dan Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari dinas kesehatan. 2. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS. 3. Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu RSU. Semara Ratih. Data ini diolah oleh tim mutu RSU. Semara Ratih.



7



4. Data mutu RSU. Semara Ratih juga dapat diberikan kepada rumah



sakit



lain



yang



memintanya



untuk



keperluan



perbandingan data mutu dalam proses akreditasi. c. Kerahasiaan Data Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis. 3. Analisa data Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.



Metode analisis data yang



dipakai: a. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data. b. Analisis Komparatif/perbandingan. c. Analisis hubungan dalam dan antar program. Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi: 1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai. 2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa. 3. Petugas melakukan validasi data. 4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel. 5. Petugas melakukan pengelompokan data. 6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan. 7. Petugas melakukan validasi informasi. 8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa. 9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register. 10. Petugas menyimpan arsip informasi. 11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.



8



4. Pencarian kembali data Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data. b. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data. c. Petugas peminjam.mencari data di dalam file penyimpanan. d. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam. e. Petugas meminta tanda tangan 5. Pelaporan dan distribusi informasi Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan



informasi



kepada



instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi. b. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi. c. Petugas menyerahkan informasi kepada Kaurtu. d. Kaurtu membuat surat pengantar. e. Kaurtu mencatat dalam buku surat keluar. f. Kaurtu mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.



B. Sistem manajemen data Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit. RSU. Semara ratih harus mempunyai system manajemen data yang didukung dengan teknologi informasi yang mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal dan eksternal rumah sakit. Publikasi data tetap harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan;  Data yang dimaksud meliputi data dari indicator mutu unit dan indicator mutu prioritas rumah sakit. 9



 Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien (IKP) dan data hasil monitoring kinerja staf klinis (bila monitoring kinerja menggunakan indikator mutu)  Data hasil pengukuran budaya keselamatan Seluruh data tersebut tintegrasi baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja meliputi: a. Pengumpulan data b. Interpretasi data c. Pelaporan, d. Analisis, e. Validasi data, f. Publikasi data indikator mutu.(internal dan eksternal RS) g. Bencmarking data RSU. Semara Ratih menyediakan teknologi, fasilitas dan dukungan lain untuk menerapkan sistem manajemen data rumah sakit sesuai dengan sumber daya yang ada di rumah sakit. 1. Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan salah satu kegiatan program peningkatan mutu dan keselamatan pasien untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen RSU. Semara Ratih lebih baik 1) Setiap unit kerja dan unit pelayanan yang telah memilih dan menetapkan indikator mutu yang dilengkapi dengan profil /kamus indicator dilakukan pengumpulan data dan pelaporannya kepada manajemen yang membidangi unit terkait. 2) Komite



PMKP



melakukan



koordinasi



dan



supervisi



terkait



Penanggungjawab/PIC Data unit pelayanan dalam progress pengumpulan data indikator mutu 3) Pengumpulan data dan informasi yang meliputi indikator area klinis (IAK), indikator area manajemn (IAM) indikator sasaran keselamatan pasien (ISKP) dalam mendukung asuhan pasien, manajemen RS, 10



pengkajian praktik professional serta program PMKP baik indicator mutu unit maupun indicator mutu prioritas secara menyeluruh. 4) RSU. Semara Ratih mengumpulkan data indikator meliputi : 



Data Indikator Mutu Nasional







Data indikator Mutu Prioritas







Data indikator mutu unit kerja







Data idikator mutu pelayanan yang disediakan berdasarkan kontrak atau perjanjian lainnya.







Data indikator mutu Progna (Ponek)







Data indikator mutu pada BAB PAB







Data indikator hasil surveilancs PPI







Data Insiden Keselamatan Pasien







Data insiden/ Kejadian/ Kecelakaan di RS



5) Komite PMKP berkontribusi terhadap database eksternal dengan menjamin keamanan dan kerahasiaan tentang benchmark serta kumpulan data dan informasi tersebut disampaikan kepada badan di luar RS (ke KARS dan Instansi lainnya) sesuai peraturan perundang-undangan , contoh: data 12 indikator mutu Kemenkes. 6) Tempat pengumpulan data Tempat /satuan kerja yang mengumpulkan data indikator mutu dan keselamatan pasien, adalah semua satuan kerja, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan. 7) Langkah-langkah Pengumpulan Data : a.



Penanggung jawab /PIC pengumpul data mencatat data kedalam formulir sensus harian atau input data ke dalam Sistem IT (bila RS sudah mempunyai sistem IT untuk data indikatormutu yang sudah dipilih dan ditetapkan unit kerja dan pimpinan RSU. Semara Ratih



b.



Tentukan sampel/populasi untuk mengumpulkan data



c.



Data direkapitulasi dan di analisa dalam bentuk grafik melalui sistem IT



d.



Interpretasi data 11



2. Analisa Data 1) Analisis data merupakan salah satu kegiatan program PMKP untuk mendukung asuhan pasien  dan manajemen RSU. Semara Ratih , tata laksana analisis data meliputi : a.



Penggunaan statistik dalam melakukan (analisis data),



b.



Analisis yang harus dilakukan yaitu: 



Membandingkan data RSU. Semara Ratih dari waktu ke waktu data (analisis trend), misalnya dari bulanan ke bulan, dari tahun ke tahun







Membandingkan dengan rumah sakit lain, bila mungkin yang sejenis, seperti melalui database eksternal baik nasional maupun internasional







Membandingkan dengan standar-standar, seperti yang ditentukan oleh badan akreditasi (KARS) atau organisasi professional ataupun standar-standar yang ditentukan oleh peraturan perundang







Membandingkan dengan praktik-praktik yang diinginkan yang dalam literatur digolongkan sebagai best practice (praktik terbaik) atau better practice (praktik yang lebih baik) atau practice guidelines(panduan praktik klinik)



2) PIC Data Unit kerja dan Komite PMKP yang berpengalaman , pengetahuan dan keterampilan yang tepat telah melakukan analisis data yang telah dikumpulkan dengan menggunakan metode dan teknik-teknik statistik seperti Run chart/ Control chart/ pareto/Bar Diagram 3) Analisis data telah dilakukan serta membandingkan data dari waktu ke waktu di internal RSU. Semara Ratih dengan melakukan perbandingan database eksternal dari RS sejenis atau data nasional/ internasional dan melakukan perbandingan dengan standard an praktik terbaik berdasarkan referensi terkini. 4) PIC Data unit melaporkan hasil analisis data indikator mutu unit kepada manajemen terkait ( Ka Bidang/Bagian) dan diteruskan ke Komite PMKP dengan jadwal sesuai tertuang pada profil indikator mutu unit kerja 12



5) Komite PMKP RSU. Semara Ratih mengumpulkan dan menganalisis data program PMKP prioritas yang meliputi : a.



Pengukuran capaian- capaian indicator area klinik dan area manajemen



b.



Pengukuran kepatuhan penerapan sasaran keselamatan pasien



c.



Pengukuran kepatuhan pelaksanaan PPK-CP sehingga mengurangi variasi dalam pemberian pelayanan



d.



Pengukuran penggunaan sumber daya termasuk biaya yang dipergunakan untuk perbaikan di program prioritas RSU. Semara Ratih.



3. Validasi Data Validasi data indikator area klinik yang baru atau mengalami perubahan dan data yang akan dipublikasukan. Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu dari data dan Regulasi ini diterapkan dengan menggunakan proses internal validasi data. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes indikator, mengumpulkan data, validasi data dan menggunakan data untuk peningkatan.  1) Kebijakan data yang harus divalidasi, yaitu a.



Merupakan pengukuran area klinis baru;



b.



Bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke elektronik sehingga sumber data berubah;



c.



Bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui web site rumah sakit atau media lain;



d.



Bila ada perubahan pengukuran;



e.



Bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya;



2) Proses validasi data mencakup, namun tidak terbatas sebagai berikut: a.



mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses pengumpulan data sebelumnya (data asli); 13



b.



menggunakan sampel tercatat, kasus, dan data lainnya yang sahih secara statistik. Sampel 100% hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat kecil jumlahnya;



c.



membandingkan data asli dengan data yang diumpulkan ulang;



d.



menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik;



e.



jika elemen data yang diketemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya (misalnya data tidak koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.



3) proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media lainnya agar diatur tersendiri dan dapat menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data jelas definisinya dan dilakukan tindakan koreksi. 4) Proses validasi data yang akan dipublikasi di website atau media lainnya sesuai SPO dan dapat menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data , serta mendokumentasikan bukti pelaksanaan perbaikan data berdasarkan hasil validasi data. 4. Pelaporan 1) Laporan kegiatan PMKP terkait terkait pengumpulan data dan informasi yang dimaksud meliputi : a.



indikator mutu area klinis (IAK) yaitu indikator mutu yang bersumber dari area peayanan



b.



indikator mutu area manajemen (IAM) yaitu indikator yang bersumber dari area manajemen



c.



indikator mutu Sasaran Keselamatan Pasien (ISKP) yaitu indikator mutu yang mengukur kepatuhan staf dalam penerapan sasaran keselamatan pasien; dan



d.



tingkat kepatuhan DPJP terhadap Panduan Praktik Klinik (PPK). 14



e.



Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien; danbudaya keselamatan pasien



f.



Data hasil monitoring kinerja staf klinis (bila monitoring kinerja menggunakan indikator mutu)



2) Laporan dari PIC/ Ka unit pelayanan/ unit kerja ke Manajemen terkait (Ka Bidang/Bagian) serta Komite PMKP  sesuai regulasi di RS 3) Komite PMKP mengirimkan laporan kepada Direktur sebagai berikut : a.



Untuk indikator mutu (IAK,IAm dan ISKP) sesuai SPO dan profil indicator mutu terkait



b.



Data IKP dan sentinel paling lambat 2 x 24 jam



c.



Hasil Root Cause Analysis(RCA)/ Analisis Akar Masalah (AAM) dan Tim RCA tidak melewati waktu 45 hari termasuk waktu penyampaian ke KARS dan Komite Nasional KPRS.



4) Direktur RSU. Semara Ratih bertanggung jawab melaporkan pelaksanaan hasil pemantauan dan koordinasi program peningkatan mutu dan keselamatan pasien kepada Pemilik atau representasi pemilik sebagai berikut : a. Setiap 3 (tiga) bulan yang meliputi capaian dan analisis dari inikator mutu area klinis, area manajemen dan sasaran keselamatan pasien dan capaian implementasi PPK dan CP serta penerapan sasaran keselamatan pasien b. Setiap 6 (enam) bulan melaporkan penerapan keselamatan pasien mencakup  Jumlah dan jenis kejadian tidak diharapkan/ IKP serta analisis akar masalahnya /RCA;  Apakah pasien dan keluarga telah mendapatkan informasi tentang kejadian tersebut; c. Tindakan yang telah diambil untuk meningkatkan keselamatan sebagai respons terhadap kejadian tersebut; d. Apakah tindakan perbaikan tersebut dipertahankan. 15



1.



Khusus untuk kejadian sentinel, Direktur wajib melaporkan kejadian kepada pemilik dan representasi pemilik paling lambat 2 x 24 jam setelah kejadian dan melaporkan ulang hasil analisis akar masalah / RCA setelah 45 hari.



2.



Bukti dokumentasi penyampaian laporan PMKP dari Direktur ke pemilik dan representasi pemilik tepat waktu 



laporan capaian indikator mutu dan analisisnya setiap 3 (tiga) bulan sekali;







laporan kejadian tidak diharapkan (KTD) /IKP 6 (enam) bulan sekali;







laporan kejadian sentinel 1 x 24 jam, setiap ada kjadian dan laporan ulang setelah kejadian sentinel selesai dilakukan analisis dengan menggunakan metode root cause analysis(RCA).



5. Publikasi Indikator Mutu Publikasi data tetap harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan. C. Merencanakan dan merancang proses manajemen informasi Rumah sakit merencanakan dan merancang proses manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal maupun eksternal. Dalam perencanaan Kebutuhan Informasi rumah sakit perlu menggabungkan masukan dari berbagai sumber, antara lain: a. Para professional pemberi asuhan (PPA) b. Para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan c. Badan/pihak lain diluar rumah sakit yang membutuhkan data dan informasi tentang operasional dan pelayanan rumah sakit



16



Pengguna data



badan/ pihak lain di luar RS sesuai dengan peraturan perundang-undangan



PPA, kepala bidang/divisi, dan kepala unit pelayanan



17



BAB III DOKUMENTASI



A. Umum Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis pasien di RSU. Semara Ratih terdiri atas rekam medis fisik dan rekam medis elektronik. Pengisian rekam medik elektronik dilakukan oleh petugas dengan membuka akun dengan password masing-masing. Data laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, laporan instalasi/bagian/unit didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke pimpinan. Pada periode tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan. Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan secara tertulis dengan formulir yang sudah ditetapkan dan dikumpulkan oleh tim mutu RSU. Semara Ratih B. Pada tahap pendokumentasian kegiatan yang dilakukan meliputi: - Pengumpulan SPO-SPO



pengumpulan data



dan



penyimpanan



data, pencarian kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi. - Formulir / sensus pengumpulan data indikator mutu - Dokumentasi bukti pengumpulan dan analisa data dari setiap indikator mutu yang ditetapkan - FormulirLaporan IKP - Profil Indikator Mutu Unit kerja dan Mutu Prioritas. - SK Komite PMKP - SK PIC/Penanggung Jawab Pengumpul data - Dokumen prosesanalisis data - Dokumen laporan terintegrasi dengan IT



18



BAB IV PENUTUP



Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan bagi petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya panduan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RSU. Semara Ratih



19