Panduan Penulisan Atau Pengetikan Sop Dan Dokumen [PDF]

Citation preview

Lampiran SK No. 28/DIR-SK/GPI-UMUM/V/2011 Tertanggal : 01 Mei 2011



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RS GRHA PERMATA IBU PENGERTIAN PROSEDUR Prosedur merupakan gambaran umum untuk karyawan/pelaksana tentang cara kerja yang dilakukan



sebagai pegangan bila terjadi perubahan staff serta dapat digunakan untuk



menilai efektivitas sistem yang berlaku di Rumah Sakit. Melalui



penerapan



prosedur



secara



konsisten



&



dilakukan



penilaian



secara



berkesinambungan, akan dapat dideteksi kelemahan sistem apakah karena faktor manusia atau perubahan dalam system pelayanan.



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu perangkat



instruksi/langkah yang



dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu di Rumah Sakit. Diharapkan dengan adanya Standar Operasional Prosedur



dapat memberikan langkah-



langkah yang benar & terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan & fungsi pelayanan serta membantu mengurangi kesalahan & pelayanan sub standar dengan memberikan langkah-langkah yang sudah diuji & disetujui dalam melaksanakan berbagai kegiatan.



ISTILAH YANG DIGUNAKAN Ada beberapa istilah prosedur yang digunakan yaitu : Standard Operating Procedure (SOP), Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Prosedur, Prosedur Tetap (Protap), Prosedur Kerja, Prosedur Tindakan, Prosedur Penatalaksanaan, Petunjuk Pelaksanaan (Juklak), dan Petunjuk Teknis (Juknis). Istilah resmi yang digunakan di RS Grha Permata Ibu adalah Standar Operasional Prosedur (SOP).



JENIS SOP



1. SOP Profesi Merupakan SOP yang memuat proses kerja yang bersifat keilmuan/teknis tertentu untuk Diagnosa, Terapi, Tindakan, Asuhan Profesi Medis, Keperawatan & Profesi lainnya. Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



1



a. Pelayanan Medik Standar Pelayanan Medis misalnya standar untuk diagnosis/terapi Contoh : SOP Lumbal Punksi, SOP Pemberian Obat Kejang Demam dan lain-lain. b. Pelayanan Keperawatan SOP Persiapan Pasien Operasi, dan lain-lain c. Pelayanan Profesi Meliputi Laboratorium, radiologi, rehabilitasi medis, farmasi dsb.



2. SOP Pelayanan Merupakan SOP yang memuat proses kerja yang bersifat manajerial/adminsitratif dalam pelayanan medis, keperawatan & penunjang medik yang berhubungan dengan pelayanan langsung kepada pasien. Contoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP konsultasi medis, SOP rujukan keluar RS.



3. SOP Administrasi SOP yang mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-kegiatan, umumnya kegiatan non medis. Contoh : SOP Pendaftaran Pasien, SOP Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis, SOP Perencanaan Program/Proyek/Kegiatan, SOP Keuangan (billing system, akutansi,dll)



TUJUAN UMUM SOP Tujuan umum dibuatnya SOP adalah agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif dan aman, serta senantiasa meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS.



TUJUAN KHUSUS SOP 1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secara optimal. 2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi



sesama



pekerja, supervisor, surveyor dsb. 3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta



pemborosan



dalam proses pelaksanaan kegiatan. 4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan . Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



2



5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait. 7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya. 8. Sebagai dokumen pelatihan bagi pelatih.



MANFAAT SOP 1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS. 2. MendokumentasikaN kebijakan & prosedur RS. 3. Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya . 4. Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak ada . 5. Memastikan tidak adanya daerah abu-abu. 6. Overlapping & underlapping wewenang tidak ada . 7. Bukti adanya manajemen mutu di RS.



CARA PEMBUATAN SOP YANG BAIK 1. Jangan menggunakan kalimat majemuk 2. Kenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan & mengapa 3. Harus menggunakan bahasa yang dikenal pemakai 4. Merupakan flow chart dari proses kegiatan



PRINSIP SOP 1. SOP memuat segala indikasi dan syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan. 2. SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pasien. 3. SOP



harus



menggunakan



bahasa



sehari-hari



dan



harus



memudahkan



pemakai/pelaksana (user friendly), mempunyai urutan dan tidak bermakna ganda. 4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta



perkembangan IPTEK



profesi yang bersangkutan, serta kebijakan dan peraturan formal. 5. Harus selalu didokumentasikan.



Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



3



TATA CARA PENGELOLAAN SOP 1. Dalam pengelolaan SOP harus dibuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP.



TATA CARA PENYUSUNAN SOP 1. Format SOP harus menggunakan format dari KARS. 2. Yang menyusun SOP adalah masing-masing unit kerja. 3. Dokumen harus ditandatangani oleh Direktur.



PROSES PENYUSUNAN SOP 1 . SOP dikelola oleh masing-masing direktorat. 2 . Setiap direktorat harus melakukan identifikasi kebutuhan SOP. 3 . Sumber materi SOP dapat diperoleh dari Kementrian Kesehatan atau Perkumpulan profesi dan sumber rujukan lainnya.



TATA CARA PENOMORAN 1. Semua SOP harus diberi nomor, Sekretaris melakukan penomoran dan menyusun tata cara penomoran. 2. Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun pedoman. 3. Judul & nomor dokumen mutu agar dibuatkan indeks. 4. Indeks dibuat sentral .



CONTOH PENOMORAN Penomoran Dokumen sbb: 1. Menunjukkan Jenis Dokumen Contoh : UT : Uraian Tugas, SOP : Standar Operasional Prosedur



2. Menunjukkan Kode Direktorat Contoh : 01 : Direktorat Medik & Keperawatan 02 : Direktorat Administrasi & Umum 03 : Direktorat Keuangan 04 : IT



Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



4



3. Menunjukkan Instalasi/Bagian/Unit Contoh : IGD : Instalasi Gawat Darurat, HP : Humas & Pemasaran, KEU : Keuangan, dst …. 4. Menunjukkan Nomor Dokumen (dimulai dari angka 001 ….. dst) Contoh : UT/01/IGD/001 dst …



JENIS HURUF 1. Tipe huruf yang digunakan dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah Tahoma. 2. Besarnya huruf adalah 11, dengan jarak spasi sebesar 1.5 (satu setengah)



PENDISTRIBUSIAN SOP Yang dimaksud dng distribusi adalah kegiatan atau usaha



menyampaikan SOP kepada



seluruh karyawan atau staf yang memerlukan SOP tersebut sebagai panduan utk melaksanakan pekerjaan. 1. Pendistribusian dokumen bersifat sentralisasi dengan penanggung jawab sekretariat akreditasi 2. Jenis SOP yang didistribusikan •



SOP hanya untuk unit kerja tertentu



•



SOP untuk seluruh unit kerja



3. SOP yang di lapangan adalah yang berlaku, SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretaris Tim akreditasi. 4. Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dengan formulir tanda terima



PENYIMPANAN Yang dimaksud dengan penyimpanan disini adalah bagaimana SOP tersebut disimpan. 1. Semua SOP harus tersimpan pada Tim akreditasi 2. Unit kerja hanya menyimpan SOP yang sah sesuai jenis kegiatan yang saat ini dilakukan



3. SOP yang sudah tidak dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi 4. Penanggung jawab penyimpanan adalah Sekretaris Tim akreditasi 5. Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlaku adalah 5 tahun. 6. Penyimpanan di unit kerja harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, diambil & dibaca oleh pelaksana Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



5



EVALUASI Evaluasi SOP bertujuan untuk membudayakan internal audit . Evaluasi dilaksanakan : 1. Berkala, maksimal 3 tahun



sekali sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP



tersebut 2. Pelaksana evaluasi adalah Tim Mutu RS 3. Tata cara evaluasi SOP harus dibuat SOpnya 4. Format evaluasi menggunakan format check list evaluasi 5. Hasil evaluasi diajukan kepada Direktur.



PERUBAHAN atau REVISI Yang dimaksud dengan revisi adalah kegiatan atau usaha untuk memperbaiki suatu SOP, yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP.



Revisi perlu dilakukan bila : 1. Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dengan keadaan



yang ada



2. Adanya perkembangan ilmu & teknologi 3. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru



Apabilan ada pergantian direktur, SOP tidak perlu direvisi.



FORMAT SOP Format SOP disesuaikan dengan lampiran Surat Keputusan Direktur RS Grha Permata Ibu nomor 28/DIR-SK/GPI-UMUM/V/2011, tentang Penetapan Format Baku Standar Operasional Prosedur (SOP) dan mulai diberlakukan 01 Mei 2011.



Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di RS yang bersangkutan, kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait.



KOTAK HEADING 1. Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman 2. Kotak RS diberi nama RS, dapat diberi logo. 3. Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya. Misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,dsb Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



6



4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS Grha Permata Ibu yang dibuat sistematis agar ada keseragaman. 5. No. revisi : diisi dengan status revisi, bisa menggunakan angka. Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst 6. Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. Misal : SOP dengan 5 halaman maka halaman pertma : 1/5; halaman kedua 2/5, dst 7. SOP diberi penamaan sesuai ketentuan yaitu Standar Operasional Pro. 8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya yang harus sesuai dengan tanggal diberlakukannya SOP tersebut. 9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas 10. Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya



memuat : kotak



nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi & halaman



ISI SOP 1. Pengertian Berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian 2. Tujuan Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. 3. Kebijakan Berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yang menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa SOP, sehingga tercantum dalam beberapa SOP yang “dipayungi”. 4. Prosedur Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu, & staf/petugas yang berwenang. Didalamnya dapat dicantumkan



alat/formulir/fasilitas yang digunakan, waktu,



frekuensi dalam proses kerja yang digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap unsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA, KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when, how). 5. Unit terkait. Berisi unit-unit yang terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb



Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



7



CONTOH SOP



FORMAT HALAMAN 1



JUDUL SOP



No. Dokumen



Halaman



Revisi ke



1/2



SOP/02/UMUM/…… Tanggal terbit STANDARD



Ditetapkan oleh Direktur,



OPERASIONAL dr. Paramita Puspasari, MARS



PROSEDUR Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur



1. 2. 3. 4. 5. Dst.



Unit Terkait



Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



8



FORMAT HALAMAN 2



JUDUL SOP No. Dokumen SOP/02/UMUM/……



Standar Operasional Prosedur (SOP) RS Grha Permata Ibu



Revisi ke



Halaman 2/2



9