Pedoman Administrasi Manajemen [PDF]

Citation preview

PEDOMAN ADMINISTRASI DAN MENEJEMEN



PUSKESMAS PRAMBANAN



PUSKESMAS PRAMBANAN 2018



1



BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk melaksanakan kerja agar dapat terlaksana dengan sebaik- baiknya sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai, diperlukan orang-orang yang menyelenggarakannya. Manajemen adalah suatu proses/usaha dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai



tujuan



yang



telah



ditetapkan.



Masalah



orang-orang



yang



menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi urusan dalam manajemen.Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah penyelenggaraan



kerja



menyelenggarakan



kerja



dan



manajemen



tersebut.Jadi



adalah



Administrasi



dan



orang-orang



yang



Manajemen



adalah



penyelenggarakan kerja yang dilakukan oleh orang-orang yang secara kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Puskesmas dalam menjalankan fungsinya sebagai penyelenggara UKM dan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya, maka wajib melaksanakan sistem pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap mutu dan akses pelayanan kesehatan. Untuk mewujudkan pelayanan yang terstandar, bermutu, dan inovatif, maka perlu dilakukan perencanaan yang baik yang mendukung kegiatan pelayanan di UKM maupun UKP. Oleh sebab itu diperlukan sistem administrasi dan manajemen. A. TUJUAN 1. Tujuan Umum: Terwujudnya sistem administrasi dan manajemen yang baik di Puskesmas Prambanan. 2. Tujuan Khusus: a. Terlaksananya penyusunan perencanaan kerja puskesmas b. Terlaksananya pengelolaan persuratan, kearsipan, perlengkapan, keamanan, kebersihan, dokumentasi dan informasi c. Terlaksananya



perencanaan



kebutuhan,



pengembangan



dan



pembinaan



pegawai d. Terlaksananya perbendaharaan, pembukuan dan pelaporan keuangan e. Terlaksananya kegiatan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kinerja B. SASARAN Sasaan kegiatan administrasi dan manajemen adalah: 1. Pengadmninstrasi perencanaan dan program 2. Pengadminitrasi umum 3. Pengadministrasi Kepegawaian 2



4. Pengadminstrasi keuangan 5. Bendahara 6. Pengadministrasi sarana dan prasarana puskesmas 7. Pengemudi 8. Pramu Kebersihan 9. Petugas Keamanan 10. Lintas program 11. Lintas sektor C. RUANG LINGKUP 1. Perencanaan kerja puskesmas 2. Pengelolaan



persuratan,



kearsipan,



perlengkapan,



keamanan,



kebersihan,



dokumentasi dan informasi 3. Perencanaan kebutuhan, pengembangan dan pembinaan pegawai (SDM) 4. Perbendaharaan, pembukuan dan pelaporan keuangan 5. Monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kinerja D. BATASAN OPERASIONAL 1. Perencanaan kerja puskesmas adalahkegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur pendayagunaan manusia, material, metode dan waktu secara efektif dalam rangka pencapaian tujuan.



2. Pengelolaan



persuratan,



kearsipan,



perlengkapan,



keamanan,



kebersihan,



dokumentasi dan informasi terdiri dari : a. Pengelolaan persuratan adalah kegiatan menerima, mendistribusikan surat masuk dan surat keluar serta mengarahkan dari unit kerja yang satu ke unit kerja yang lain diakhiri dengan mengarsip berkas tersebut. b. Pengelolaam kearsipan adalah proses penataan, penyimpanan arsip ke dalam folder dan filling cabinet dengan menggunakan pola klasifikasi. c. Pengelolaan perencanaan,



perlengkapan pengadaan,



(sarana



dan



penerimaan,



prasarana)



inventarisasi,



adalah



kegiatan



pemeliharaan



dan



pemusnahan sarana dan prasarana puskesmas d. Pengelolaan keamanan adalah kegiatan menjaga dan memelihara keamanan lingkungan puskesmas e. Pengelolaan kebersihan adalah kegiatan membersihkan, mengelola sampah, taman, dan lingkungan puskesmas dan jaringannya f. Dokumentasi dan Informasi



adalahkegiatan penyimpanan data informasi,



catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja



3



BAB II STANDAR KETENAGAAN A.



KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA 1.



Kepala UPT Puskesmas sebagai Penanggung Jawab Memiliki kualifikasi sebagai berikut : a. Pendidikan minimal S1 dan memiliki kompetensi manajemen kesehatan masyarakat b. Telah mengikuti Pelatihan Manajemen Puskesmas c. Masa kerja minimal 2 tahun di puskesmas



2.



Kepala Sub Bagian Tata Usaha sebagai Ketua memiliki kualifikasi sebagai berikut: a. Pendidikan minimal D3 di bidang kesehatan b. Pernah mengikuti Pelatihan Manajemen Puskesmas



3.



Pengadministrasi perencanaan dan program, memiliki kualifikasi sebagai berikut : a. Pendidikan minimal D3 di bidang kesehatan b. Memahami alur perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program dan kegiatan c. Mampu membuat perencanaan kerja puskesmas (Renja, RSB, RKA, DPA, RBA, RPK, RUK) d. Mampu membuat laporan pelaksanaan kinerja



4.



Pengadministrasi umum Memiliki kualifikasi sebagai berikut : a. Pendidikan minimal SLTA b. Mampu mengoperasionalkan komputer c. Mampu melaksanakan ketrampilan surat menyurat dan mengelola arsip d. Mampu melaksanakan pencatatan dan pelaporan SKPB



5.



Pengadministrasi Kepegawaian, memiliki kualifikasi sebagai berikut : a. Pendidikan minimal SLTA b. Mampu mengoperasionalkan komputer c. Mampu melakukan evaluasi kompetensi pegawai, evaluasi diklat dan peremajaan data pegawai



6.



Pengadministrasi Sarana dan Prasarana, memiliki kualifikasi sebagai berikut : a. Pendidikan minimal SLTA b. Pernah mengikuti pelatihan pengelolaan barang daerah c. Dapat mengoperasionalkan komputer



7.



Pengadministrasi keuangan, memiliki kulaifikasi sebagai berikut : a. Pendidikan minimal D3 Administrasi/Akutansi b. Mampu mengoperasionalkan komputer c. Mampu melaksanakan pembukuan keuangan d. Memahami perpajakan 4



8.



Bendahara memiliki kualifikasi sebagai berikut: a. Memahami alur perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan keuangan b. Memahami perpajakan c. Mampu mengoperasionalkan komputer



9.



Pengemudi memiliki kualifikasi sebagai berikut: a. Pendidikan minimal SLTA b. Memiliki SIM A c. Mampu merawat dan memlihara ambulan



10. Pramu kebersihan, memiliki kualifikasi sebagai berikut: a. Pendidikan minimal SLTP b. Memahami cara membersihkan lingkungan puskesmas 11. Petugas Keamanan, memiliki kualifikasi sebagai berikut: a. Pendidikan minimal SLTP b. Pernah mengikuti pelatihan Kesatpaman B.



DISTRIBUSI KETENAGAAN Sumber daya manusia yang menyelenggarakan administrasi dan manajemen terdiri dari Kepala Puskesmas, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Pengadministrasi perencanaan



dan



program,



Pengadministrasi



umum,



Pengadministrasi



Kepegawaian, Pengadminstrasi keuangan, Bendahara, Pengadministrasi sarana dan prasarana puskesmas, Pengemudi, Pramu Kebersihan dan Petugas Keamanan yang memenuhi standar kompetensi yang sudah dipersyaratkan dan sesuai dengan Surat Keputusan Kepala Puskesmas tentang Uraian Tugas. C.



JADUAL KEGIATAN Rencana Tahunan Penyelenggaraan Administrasi dan Manajemen Puskesmas Prambanan Tahun 2018 7



Monitoring program dan kegiatan



No 8 1 9 2 3 10 4 11 5



12 6



V



V



Kegiatan V Pengelolaan Jan V Feb keuangan Lokakarya Mini Bulanan



V Mar



V Pengelolaan Lokakarya Mini Bulanan SP2TP



VV



VV



Pertama



V



V



V



V



V



V Apr V Mei



V Jun



VV



VV



VV



V



V



V



V



V



Tahun 2018 V V Jul Agust



V Sept



V Okt



V Nov



V Des



VV



VV



VV



VV



VV



VV



V V



V



V



V V



V



V



V



Lokakarya Mini Lintas Sektoral



V



Pengelolaan Survey Masyarakat kepegawaian Desa (SMD)



V



V



V



V V



V



V



V V



V



V V



Pengelolaan surat Musyawarah menyurat Masyarakat Desa



V



V



V



V



V



V



V



V



V



(MMD)



Pengelolaan Peyusunan sarana dan Prencanaan prasarana Kerja



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



Puskesmas 13



Pengelolaan kebersihan lingkungan



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



14



Pengelolaan keamanan lingkungan



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



V



5



6



BAB III STANDAR FASILITAS A.



DENAH RUANG



DENAH LANTAI 1 PUSKESMASPrambanan R. Administrasi (12,25 m2 )



R. Status Pasien (12,25 m2)



Satpam



(22,75 m2)



Pendaft aran



B. C. D.



R. Obat (16,5 m2)



R. Tindakan



E.



F.



KASIR Kasir



R. TUNGGU PASIEN (91 m2)



R. BP UMUM (42,25 m 2)



R. KB (9,62 m2)R. KIA (19,50 m2)



R. Periksa KIA (13,12 m2)



R. BP GIGI (32,50 m2)



Toliet Toliet (3,05 m2)(2,88m2)



Dapur (2,88 m2)



TANGGA



LABORAT (22,75 m2)



Ruang Bawah Tangga ( 8,25 m2) Psikolog (11,37 m2)



Fisioterapi (11,37 m2)



7



DENAH LANTAI 2 PUSKESMASPrambanan



R. Kepala Puskesmas (22,75 m2)



AULA PUSKESMAS (58,82 m2)



Gudang Obat (13,12 m2)



Ruang MR ( 9,62 m2)



R. Konsul Gizi ( 9,62 m2)



RUANG TUNGGU PASIEN DAN TAMU



R. BENDAHARA (13,75 m2)



MUSHOLA (10,5 m2)



R. SANITASI, P2M & YANMAS (16,75 m2) R. Wudhu



Toliet



Toliet



R. TATA USAHA (43,55 m2)



Dapur



(3,5 m2) (3,5 m2)(3,5 m2)



8



G.



STANDAR FASILITAS 1. Sumber Daya Manusia No



Ketenagaan



Jumlah



1.



Pengadministrasi perencanaan dan program



0



2.



Pengadminitrasi umum



4



3.



Pengadministrasi Kepegawaian



1



4.



Pengadminstrasi keuangan



1



5.



Bendahara



2



6.



Pengadministrasi



sarana



puskesmas



dan



prasarana



1



7.



Pengemudi



1



8.



Pramu Kebersihan



2



9.



Petugas Keamanan



2



2. Sarana dan Prasarana No



Alat



Jumlah



1



Komputer



16 unit



2



Lap top



6 unit



3



Printer



13 unit



4



Jaringan Internet



2 unit



5



Telephone



2 unit



6



Listrik



7



Air Bersih



8



Ambulance



17.600 kwh 1 sumur 2 unit



9



BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN A.



LINGKUP KEGIATAN 1.



Perencanaan Perencanaan adalah suatu proses kegiatan yang urut yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna. Proses perencanaan meliputi penyusunan Perencanaan Kerja (Renja), penyusunan RSB, Penyusunan PTP (RUK dan RPK), Penyusunan RKA, Penyusunan DPA, Penyusunan RBA



2.



Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan di atas kertas, file komputer dan lain-lain . Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan kepada pihak yang terkait.



3.



Monitoring dan Evaluasi Monitoring adalah aktivitas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara mengamati perkembangan kegiatan tersebut. Kegiatan monitoring meliputi proses pengumpulan dan analisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara regular untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat/ditemui dapat diatasi (WHO). Evaluasi adalah proses pengumpulan data, menganalisis informasi, efektivitas dan dampak dari suatu tahap keseluruhan program, termasuk menilai pencapaian



program,



mendeteksi



dan



menyelesaikan



masalah



serta



merencanakan kegiatan yang akan datang (WHO). 4.



Lokakarya Mini Bulanan Lokakarya



Mini



Bulanan



adalah



lokakarya



penggalangan



tim



yangdiselenggarakan tiap bulan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskemas (RPK), dengan pengarah Kepala Puskesmas dan dihadiri seluruh Pegawai Puskesmas. 1.



Lokakarya Mini Bulanan yang pertama Lokakarya Mini Bulanan yang pertama merupakan lokakarya penggalangan tim,



diselenggarakan



dalam



rangka



pengorganisasian



untuk



dapat



terlaksananya RPK Puskesmas. Pengorganisasian dilaksanakan dalam rangka penentuan penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja Puskesmas dilakukan pembagian habis



10



kepada



seluruh



pegawai



Puskesmas,



dengan



mempertimbangkan



kemampuan yang dimilikinya. Langkah-langkah dan ketentuan penyelenggaraan lokakarya mini bulanan yang pertama adalah sebagai berikut:



a. Persiapan: 1) Kepala Puskesmas mempersiapkan:  Bahan umpan balik hasil kinerja sekaligus dengan hasil analisanya;  Informasi



kebijakan



baru



dan



atau



program



baru



yang



harus



dilaksanakan di Puskesmas  Tata cara penyusunan RPK tahunan.  Tata cara penyusunan Rencana Lima Tahunan dan RUK.  Penjabaran uraian peran, tugas dan tanggung jawab dari semua petugas Puskesmas, berdasarkan hasil analisa beban kerjanya. 2) Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan mempersiapkan:  Laporan kinerja Puskesmas tahun lalu;  Bahan penyusunan RUK tahun yang akan datang dan Rencana Lima Tahunan;  Usulan kegiatan untuk perbaikan/peningkatan kinerja Puskesmas.  RPK bulanan setiap program/kegiatan. 3) Kepala subbag tata usaha mempersiapkan:  Usulan kebutuhan sumber daya yang diperlukan Puskesmas.  Surat undangan, dengan kejelasan tempat penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara.  Tempat pelaksanaan.  Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer, proyektor/infocus dan atau bahan lain yang dianggap perlu untuk pelaksanaan forum).  Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan rapat lintas sektor kecamatan.  Petugas



yang



bertanggung



jawab



dalam



mengorganisir



penyelenggaraan lokakarya mini. b. Pelaksanaan: 1) Masukan:  Uraian tugas setiap pegawai Puskesmas;  Data capaian Puskesmas tahun sebelumnya;  Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas; 11



 Informasi tentang tatacara penyusunan RPK tahunan dan RPK bulanan Puskesmas. 2) Proses:  Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggung jawab dan kewenangan setiap pegawai Puskesmas;  Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan lapangan/daerah binaan;  Analisis beban kerja tiap pegawai;  Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggung jawab daerah binaan (darbin);  Penyusunan RPK tahun berjalan berdasarkan RUK yang telah ditetapkan;  Penyusunan RPK bulanan berdasarkan RPK tahunan;  Penyusunan RUK untuk tahun selanjutnya; dan atau  Penyusunan Rencana Lima Tahunan untuk periode selanjutnya; 3) Luaran:  Tersusunnya RPK tahunan berdasarkan prinsip keterpaduan dan kesinambungan;  Tersusunnya RPK bulanan;  Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan RPK bulanan;  Matriks pembagian tugas dan darbin;  Bahan Musrenbangdes;  Draft RUK untuk tahun selanjutnya;  Draft Rencana Lima Tahunan (dalam siklus lima tahunan). 4) Ketentuan penyelenggaraan:  Pengarah: Kepala Puskesmas  Peserta: Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai yang bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos Kesehatan Desa.  Waktu: Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan pertama disesuaikan dengan jadwal sistem perencanaan pembangunan daerah. Diharapkan lokakarya mini bulanan pertama dilaksanakan sebelum pelaksanaan Musrenbangdes.  Acara Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini bulanan pertama bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat.



12



Diupayakan agar lokakarya mini dapat diselenggarakan di Puskesmas, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang lokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta. Pengaturan tempat sebaiknya seperti huruf “U”. A.2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin Lokakarya mini bulanan rutin diselenggarakan sebagai tindaklanjut dari lokakarya mini bulanan yang pertama. Lokakarya mini bulanan rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan secara teratur. Pada forum Lokakarya mini bulanan rutin, dapat sekaligus dilaksanakan pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal yang telah ditetapkan tim audit internal. Penanggungjawab penyelenggaraan lokakarya mini bulanan rutin adalah kepala Puskesmas, yang dalam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja biasanya. Fokus utama lokakarya mini bulanan rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal-hal yang direncanakan, integrasi antar program dalam menyelesaikan masalah prioritas Puskesmas yang telah ditetapkan pada tiap tahunnya, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdaya guna. Langkah-langkah lokakarya mini bulanan rutin Puskesmas adalah sebagai berikut: a. Persiapan: 1) Kepala Puskesmas mempersiapkan: 



Umpan balik hasil kinerja bulan lalu dan capaian kumulatif selama bulan berjalan.







Informasi kebijakan baru dan atau program baru yang harus dilaksanakan di Puskesmas.







Rencana tindakan untuk perbaikan dan peningkatan kinerja bulan yang akan datang.







Bahan Musrenbangcam (khusus untuk lokakarya mini bulan ke dua).



2) Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan mempersiapkan: 



Laporan hasil kinerja, analisis masalah dan rancangan tindak lanjut pemecahan masalahnya.







Bahan



untuk



pembahasan



usulan



kesehatan



dari



seluruh



desa/kelurahan dan usulan kegiatan Puskesmas yang akan dibahas untuk keterpaduannya bersama lintas sektor terkait. 



RPK bulanan setiap program/kegiatan.



3) Kepala subbag tata usaha mempersiapkan:



13



a. Surat undangan, dengan kejelasan tempat penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara. Tempat pelaksanaan. Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer, proyektor/infocus dan atau bahan lain yang dianggap perlu untuk pelaksanaan forum). Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan rapat lintas sektor kecamatan. Petugas yang bertanggung jawab dalam mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini. b. Penyelenggaraan: 1) Masukan: 



Laporan hasil kegiatan bulan lalu;







Rencana awal pelaksanaan program/kegiatan bulan ini;







Informasi tentang hasil rapat dikabupaten/kota, informasi tentang hasil rapat di kecamatan, informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru.







Hasil pelaksanaan audit internal dalam rangka pelaksanaan akreditasi, sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh tim audit internal.



2) Proses: 



Melakukan analisis capaian kinerja bulanan Puskesmas dan hasil pelaksanaan audit internal.







Memetakan masalah dan penyebab masalah yang dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar operasional prosedur yang telah disusun.







Menyusun rencana tindak lanjut berupa rencana kerja pemecahan masalah berdasarkan daerah binaan yang disesuaikan dengan RPK yang ada. Jika tindak lanjut yang diputuskan tidak terakomodir oleh RPK maka kegiatannya diinventarisir dan dikomunikasikan pada lokakarya tribulanan.







Pada periode tengah tahun, dapat dilakukan evaluasi tengah tahun (midterm evaluation) kinerja Puskesmas dalam 6 (enam) bulan pertama terhadap target yang ditetapkan, dan bila memungkinkan, RPK semester selanjutnya dapat disesuaikan dengan hasil evaluasi.







Pembahasan RUK untuk tahun selanjutnya, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi terkini.



3) Luaran 



Rencana tindak lanjut yang berupa RPK bulan berikutnya;







Komitmen untuk melaksanakan RPK yang telah disusun;







Bahan yang akan disampaikan pada lokakarya mini tribulanan; dan/atau



14







Rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen.



4) Ketentuan penyelenggaraan: 



Pengarah: Kepala Puskesmas. Pada saat pembahasan hasil audit internal pada pertemuan tinjauan manajemen, pimpinan forum diserahkan kepada ketua tim audit internal.







Peserta: -



Seluruh



pegawai



Puskesmas,



termasuk



pegawai



yang



bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos Kesehatan Desa.



15



-



Sesuai



dengan



kewenangan



Puskesmas



dalam



mengoordinasikan dan melaksanakan pembinaan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama di wilayah kerjanya, maka kegiatan lokakarya mini bulanan harus melibatkan jejaring



fasilitas



Puskesmas.



pelayanan



Melalui



kesehatan



forum



tersebut,



di



wilayah



Puskesmas



kerja dapat



menyampaikan hal-hal yang perlu didukung oleh jejaring didalam menyelesaikan masalah kesehatan diwilayah kerja Puskesmas dari hasil analisa data Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga, atau sebaliknya, bila terdapat masalah



kondisi



kesehatan



keluarga



yang



menjadi



kepesertaan JKN di jejaring fasilitas pelayanan kesehatan yang perlu dilakukan intervensi oleh Puskesmas. Sehubungan dengan hal tersebut maka Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatannya dapat saling memberikan data keluarga kepesertaan JKN yang membutuhkan intervensi karena kepesertaan penduduk yang ada di wilayah kerja Puskesmas dapat tercatat pada jejaring fasilitaa pelayanan kesehatan. 



Waktu: Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan rutin disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas. Waktu ideal adalah minggu pertama atau waktu lain yang dianggap tepat. Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa lokakarya mini bulanan rutin dilaksanakan dengan melibatkan seluruh pegawai Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan.







Acara: Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini bulanan rutin bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Jadwal acara lokakarya mini bulanan rutin dibuat sesuai contoh pada formulir 8 terlampir. Sebagai contoh susunan acara lokakarya mini bulanan rutin adalah sebagai berikut: Pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal tim audit internal. 



5.



Tempat seperti lokakarya mini bulanan pertama.



Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor Lokakarya Mini tribulanan adalah lokakarya yang dilakukan guna pemantauan pelaksanaan kerjasama lintas sektoral.



6.



Pengelolaan Kepegawaian Pengelolaan



Kepegawaian



dilakukan



melalui



kegiatan



update



file



kepegawaian, penyusunan dan evaluasi uraian tugas, mapping dan



16



peningkatan kompetensi pegawai, pendidikan dan pelatihan serta kontrak kerja dengan pihak ketiga



7.



Pengelolaan Sarana dan Prasarana Meliputi kegiatan penyusunan RKBU, update data Aspak, pemeliharaan sarpras, kalibrasi alat, pengadaan barang dan jasa, pelaporan sarana dan prasaran puskesmas



8.



Pengelolaan Surat Menyurat Meliputi pengendalian surat masuk dan surat keluar, penerimaan tamu, pengarsipan dan pelaporan SP2TP



9.



Pengelolaan Kebersihan Lingkungan Meliputi kegiatan pembersihan dan pemeliharaan lantai, taman, halaman, atap dan langit-langit serta pengelolaan sampah dan limbah



10. Pengelolaan Keamanan Meliputi kegiatan



17



B.



METODE DAN LANGKAH KEGIATAN 1. Perencanaan A.



Tahap Persiapan Puskesmas mempersiapkan : 1.



Tim Penyusun Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) dengan anggota pemegang program di Puskesmas



2.



Sosialisasi Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) oleh Kepala Puskesmas



3.



Pedoman yang harus dipelajari yaitu Kebijakan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia serta pengarahan Dinas Kesehatan Kabupaten



B.



Tahap Analisa Situasi Tujuan: memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui analisa data umum dan data khusus yang sudah dikumpulkan



C.



Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) Tujuan: 1.



Mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperbaiki program yang masih bermasalah



2.



Menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan di wilayah tersebut dengan kemampuan Puskesmas



Langkah RUK: 1.



2.



Analisa masalah, dengan tahapan: a.



Identifikasi masalah



b.



Menetapkan urutan prioritas masalah



c.



Merumuskan masalah



d.



Mencari akar penyebab masalah



e.



Menetapkan cara-cara pemecahan masalah



Penyusunan RUK upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan pengembangan, meliputi: a.



Kegiatan



tahun



yang



akan



datang



(kegiatan



rutin,



sarana/prasarana, operasional dan program hasil analisis masalah). b.



Kebutuhan



Sumber



Daya,



berdasarkan



ketersediaan



sumberdaya yang ada pada tahun ini. c.



Rekapitulasi RUK dan sumber daya yang dibutuhkan ke dalam format RUK Pusksemas.



18



D.



Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Langkah Penyusunan RPK: 1.



Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui



2.



Membandingkan aklokasi yang sudah disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK.



3.



Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan yang akan dilaksanakan serta sumber daya pendukung menurut bulan dan lokasi pelaksanaan.



4.



Mengadakan lokakarya mini tahunan untuk membahas kesepakatan RPK.



5.



Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks.



2. Pencatatan dan Pelaporan a) Petugas merekap data dari register b) Petugas memasukkan dalam Blanko Laporan Bulanan c) Petugas meminta tandatangan kepada Kepala puskesmas d) Petugas menyerahkan laporan softcopy dan hardcopy pada petugas IT e) Petugas IT mengirimkan laporan ke Tata Usaha untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan f) Petugas IT merekap laporan yang tidak terkirim tepat waktu g) Petugas IT melaporkan hasil rekapitulasi kepada kepala puskesmas a. Kepala puskesmas memberi pengarahan kepada penanggung jawab laporan 3. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan monitoring dan evaluasi: a) Penanggung jawab program di Puskesmas melakukan evaluasi pelayanan dan melaporkan ke Kepala Puskesmas dan membandingkan kinerja program dengan target yang ingin dicapai, sehingga perbaikan dapat dilakukan. b) Puskesmas harus menyelenggarakan pertemuan staf secara teratur dan berkala antara pimpinan atau penanggung jawab dengan staf/bawahannya untuk mengindentifikasi, membahas masalah yang dihadapi, penyebaran informasi dan melakukan evaluasi pelayanan Puskesmas. c) Hasil pertemuan harus dicatat. Hal-hal yang dibicarakan dan disepakati dalam pertemuan dilengkapi dengan daftar hadir. d) Pembuktian berupa dokumen notulen rapat dan daftar hadir.



19



4. Lokakarya Mini Bulanan No



Uraian



Lokakarya



Mini



Bulanan Lokakarya



Pertama 1



Tujuan



Mini Bulanan



Rutin



a. Diketahuinya hasil kegiatan a. Memantau Puskesmas bulan lalu



pelaksanaan



POA Puskesmas



b. Disampaikannya hasil rapat b. Pemantauan dari



Kab/Kota,



berbagai



Kecamatan,



kebijakan



dan



program



hasil



kerja



petugas



Puskesmas



dengan



membandingkan



rencana kerja bulan lalu



c. Diketahuinya



hambatan/



masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu



dari setiap petugas dengan hasil kegiatannya c. Membandingkan



d. Dirumuskannya



cara



pemecahan masalah



kegiatan



cakupan



dari



daerah



binaan dengan targetnya



e. Tersusunnya rencana kerja d. Tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya 2



Penyeleng



bulan berikutnya



Puskesmas



gara 3



Pelaksana



Bulan I



Teratur, setiap bulan



an 4



Masukan



a. Penggalangan



Tim



bentuk



dinamika



tentang



peran,



dalam a. Laporan



kelompok



Puskesmas



tentang tentang



c. Informasi tentang tata cara



hasil



rapat di Kecamatan



program dan konsep baru d. Informasi berkaitan dengan Puskesmas



hasil



rapat di Kabupaten/Kota c. Informasi



b. Informasi tentang kebijakan,



kegiatan



bulan lalu



tanggung b. Informasi



jawab staf dan kewenangan



hasil



tentang



kebijakan,



program



dan



konsep baru



penyusunan POA 4



Masukan



d. Penggalangan



Tim



bentuk



dinamika



tentang



peran,



dalam e. Laporan



kelompok



Puskesmas e. Informasi tentang kebijakan,



tentang



f. Informasi tentang tata cara



hasil



rapat di Kabupaten/Kota g. Informasi



tentang



hasil



rapat di Kecamatan



program dan konsep baru h. Informasi berkaitan dengan Puskesmas



kegiatan



bulan lalu



tanggung f. Informasi



jawab staf dan kewenangan



hasil



kebijakan,



tentang program



dan



konsep baru



penyusunan POA



20



No



5



Uraian



Proses



Lokakarya



Mini Lokakarya



Mini Bulanan



Bulanan Pertama



Rutin



a. Inventarisasi



a. Analisis hambatan dan



kegiatan Puskesmas



masalah,



termasuk



dengan



kegiatan



lapangan/daerah binaan.



antara



lain



mempergunakanPWS. b. Analisis sebab masalah,



b. Analisis beban kerja



khusus



tiap petugas.



dikaitkan



c. Pembagian baru



untuk



tugas



tanggung



dengan



kepatuhan



termasuk



mutu terhadap



standar pelayanan



jawab c. Merumuskan



daerah binaan



alternatif



pemecahan masalah.



d. Penyusunan rencana



kegiatan



(POA)



tahunan



berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) 6



Keluaran



a. POA tahunan



Kesepakatan



b. Kesepakatan



melaksanakan



bersama



untuk kegiatan



untuk Rencana kerja bulan yang



pelaksanaan



baru



kegiatan sesuai POA c. Matriks tugas



pembagian dan



daerah



binaan



5. Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor No



Uraian



Lokakarya Tri



Mini Lokakarya



Mini Tri bulanan



bulanan Rutin



Pertama 1



Tujuan



a.Dibahas



dan a. Mendapatkan



kesepakatan



dipecahkan



rencana kerja lintas sektoral



secara bersama



dalam



lintas



mengembangkan



peran



serta



dalam



masalah



sektoral dan



membina masyarakat



dan



21



hambatan



yang



dihadapi.



bidang kesehatan. b. Mengkaji



b.Tersusunnya



hasil



kegiatan



kerjasama lintas sektoral.



rencana



kerja c. Tersusunnya rencana kerja



tribulan



tribulan berikutnya.



berikutnya.



22



BAB V LOGISTIK Kebutuhan logistik kegiatan administrasi dan menejemen didukung melalui dana sebagai berikut : 1. JKN / kapitasi untuk pengadaan ATK, bahan pakai habis, foto copy, belanja barang inventaris 2. APBD untuk pengadaan cetak 3. BOK untuk pelaksanaan fungsi manajemen P1, P2 dan P3 yaitu SMD, MMD, Lokmin bulanan, Lokmin linsek dan monitoring pelaksanaan program dan kegiatan



23



BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM Secara administrasi, keselamatan pasien meliputi: 1. Penataan ruangan, tangga, kamar mandi sehingga risiko pasien jatuh dapat diminimalisir dan dapat mengakomodasi kebutuhan difabel. 2. Rekam medis



24



BAB VII KESELAMATAN KERJA Desain bangunan/ruangan yang dibedakan menjadi pasien sakit dan sehat diperlukan untuk mencegah infeksi nosokomial. Kondisi ruangan dan bangunan yang aman, bersih dan nyaman untuk bekerja diperlukan agar dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai standar.



25



BAB VIII PENGENDALIAN MUTU No I A



Pencatatan



Pelaporan



Manajemen



Visualisasi Data



dan



Administrasi Perencanaan 1. Notulen



Rapat 1.Undangan



Lokakarya



Mini



Bulanan. Rapat



Lokakarya



Hadir



Lokakarya Mini.



Mini 3.Laporan Tahunan.



Tribulan. 3. Rencana



Lokakarya Mini. 2.Daftar



2. Notulen



Rapat 1. Data



4.POA. Usulan



Kegiatan. 4. Rencana Pelaksanaan Kegiatan.



Pencapaian



Cakupan



Kegiatan



Pokok Tahun Lalu. 2. Data



Cakupan



Kegiatan



Pokok



Tahun



Lalu



dalam



Bentuk



PWS,



Grafik,dll. 3. Data



10



Penyakit



Terbanyak. 4. Data



Pencapaian



Cakupan Pokok



Kegiatan



Tahun



dan



Lalu



Visualisasi



Datanya. B



Kepegawaian 1.



Daftar Hadir Pegawai



2.



Data Bulanan Karyawan/Karyawati Puskesmas.



3.



Daftar atau Catatan Kepegawaian



1. Laporan



Absensi



Pegawai Mingguan 2. Laporan Rekapitulasi Absen.



Karyawan Puskesmas. 4.



Penilaian DP3.



5.



File Kepegawaian: Bukti Kompetensi, Pendidikan, Pelatihan, Ketrampilan dan Pengalaman.



6.



DUK.



7.



Rekapitulasi cuti



8.



Arsip Surat.



9.



Rencana Kebutuhan Tenaga.



10. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Pegawai. 11. Rencana Kerja/Program Kerja.



26



B



Keuangan a. Perda Tarif



Tidak ada



Tidak ada



b. Buku Kas Umum



No C



Pencatatan



Pelaporan



Visualisasi Data



Inventaris/Sarana dan Prasarana a. Daftar/Kartu



a. Laporan



Inventaris Barang. b. Usulan



Pegawai



Pengelola



dan



Pengurus



Kesehatan.



b. Data RKBU (Rencana Asset



Inventaris



masing Ruangan.



Alat



Kesehatan



Kebutuhan Barang Unit) dan RPTBU



(Rencana



Pengadaan



Triwulan



Arang Unit) .



Setiap Semester. c. Data RPTBU.



Barang/Asset.



c. Laporan



d. Buku Kendali Data Stok Barang.



Asset d. Data Stok Barang.



/Seluruh



e. KIR.



Inventaris



e. Buku Data Terima Barang



Alat



/Seluruh



Bendahara



Barang



Inventaris b. Laporan



Barang/Asset. c. SK



a. Data Asset di masing



dan



Pengeluaran Barang. f. Penerimaan Barang dan Stok Barang.



Alat f. KIB.



Kesehatan Setiap



Akhir



Tahun. d. Laporan



Fungsi



dan Kondisi Alat Kesehatan.



27



BAB IX PENUTUP Dengan disusunnya pedoman administrasi dan menejemen ini, diharapkan dapat menjadi panduan bagi semua pihak terkait, baik Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab administrasi dan manajemen, Penanggung jawab Program, dan Pelaksanan Kegiatan, sehingga proses PDCA dapat terlaksana dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.



28