Pedoman Audit Internal [PDF]

Citation preview

PEDOMAN AUDIT INTERNAL



PENYUSUN TIM AUDIT INTERNAL UPT PUSKESMAS SLUMBUNG



KABUPATEN BLITAR UPT PUSKESMAS SLUMBUNG 2018



1



KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat dan rahmat-Nya sehingga penyusunan Pedoman Audit internal Puskesmas Slumbung Kabupaten Blitar tahun 2018 dapat terselesaikan. Keberadaan Pedoman audit Internal ini bagi Puskesmas Slumbung sangat penting sekali karena akan memberikan panduan secara rinci terhadap seluruh gerak langkah yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu di UPT Puskesmas Slumbung Pedoman Audit Internal ini juga merupakan sebuah persyaratan yang sangat penting bagi pelaksanaan Akreditasi UPT Puskesmas Slumbung sebagai sebuah Puskesmas dengan menjalankan sistem Puskesmas akreditasi. Secara umum ruang lingkup Pedoman Audit internal ini meliputi seluruh penataan Sistem Manajemen Mutu di UPT Puskesmas Slumbung mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai terhadap evaluasinya. Penyusunan Pedoman Audit internal ini tentu masih memerlukan perbaikan karena memang Pedoman Audit internal adalah bersifat dinamis dan bahkan harus selalu diperbaiki secara terus menerus seiring dengan perkembangan di UPT Puskesmas Slumbung



Kabupaten Blitar Harapannya Pedoman Audit internal yang dimiliki



Puskesmas Slumbung ini benar-benar diimplementasikan oleh seluruh penanggung jawab dan unit/program serta pelaksana terkait pada UPT Puskesmas Slumbung Kabupaten Blitar. Blitar, 15 Januari 2017 TIM AUDIT INTERNAL UPT PUSKESMAS SLUMBUNG GANA AGIARNO NIP 19660115 198811 1 002



DAFTAR ISI



2



KATA PENGANTAR...........................................................................................2 DAFTAR ISI........................................................................................................3 BAB I PENDAHULUAN................................................................................................4 BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS....................................................................5 BAB III VISI,MISI,TUJUAN,MOTTO DAN TATA NILAI PUSKESMAS............................6 BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS..........................................................7 BAB V STRUKTUR ORGANISASI TIM AUDIT INTERNAL...........................................8 BAB VI TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG...........................................9 BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA................................................................................10 BAB XI KEGIATAN ORIENTASI.....................................................................................14 BAB X PERTEMUAN DAN EVALUASI.........................................................................15 BAB XI PELAPORAN.....................................................................................................16



BAB I PENDAHULUAN 3



Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas dan Klinik perlu dilakukan audit internal. Dengan adanya audit internal akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem pelayanan maupun sistem manajemen. Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala UPT Puskesmas/Klinik dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan. Pada dasarnya audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi dengan cara mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor



sebagai



dasar



pengambilan



keputusan,



pengendalian



manajemen,



perbaikan dan atau perubahan. Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan. Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit. Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi.



BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS



4



1. Profil Organisasi a.



Gambaran Umum Organisasi UPT Puskesmas Slumbung terletak di desa Slumbung Kecamatan Gandusari Kabupaten Blitar, memiliki letak yang strategis, karena lokasi dekat dengan jalan raya. Berdekatan dengan instansi atau kantor lain seperti bangunan Bangunan KUD “SEMEN” dan rumah penduduk Puskesmas Slumbung beralamat di Jalan Raya Ahmad Yani NO 07 Kecamatan Gandusari Kabupaten,



Kode Pos 66187. Secara geografis



batas-batas wilayah kerja UPT Puskesmas Slumbung Kabupaten Blitar, wilayah timur berbatasan dengan Kecamatan Wlingi, wilayah selatan berbatasan dengan Kecamatan Wlingi, wilayah barat berbatasan dengan Wilayah Puskesmas Gandusari, dan wilayah utara berbatasan dengan Kecamatan Ngantang Kabupaten Malang.



5



BAB III VISI,MISI,TUJUAN,MOTTO DAN TATA NILAI PUSKESMAS 1.



Visi Visi Puskesmas Slumbung adalah: “Menuju Kecamatan Gandusari Lebih Sejahtera, Maju Dan Berdaya Saing”.



2.



Misi Dalam rangka mewujudkan visi sebagaimana tersebut di atas, Puskesmas Slumbung memiliki 3 (tiga) misi sebagai berikut:



3.



1. Memberika pelayanan kesehatan dasar yang bermutu sesuai standar. 2. Memberikan pelayanan yang mengutamakan kepentingan pelanggan. 3. Mendorong dan meningkatkan kesehatan individu, kelompok, dan lingkungan.; Tujuan Dalam penyelenggaraan pelayanan dan program, Puskesmas Slumbung memiliki budaya kerja sebagai dasar pelaksanaan kinerja. Budaya kerja Puskesmas Slumbung adalah : (Senyum, Salam, Sapa, Sopan, Santun) 5S



4.



Moto Puskesmas Moto Puskesmas SLUMBUNG adalah: “Pelayananku Adalah Ibadahku”



5.



Tata Nilai Tata nilai yang disepakati oleh seluruh karyawan Puskesmas Slumbung adalah: Kami bangga dipercaya menjadi petugas yang bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, oleh karena itu kami mempunyai tata nilai: 1. CEPAT 2. EFISIEN



: Cepat dalam bertindak : Efisien dalam memanfaatkan sumberdaya dan



sumber dana yang ada; 3. RAMAH : Ramah Terhadap Masyarakat Yang Berkunjung Ke Puskesmas Slumbung 4. INOVATIF : Mendayagunaian Kemampuan Dan Keahlian Untuk Menghasilkan Inovasi Baru. 5. AKUNTABEL : setiap pekerjaan dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.



BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS



6



BAB V STRUKTUR ORGANISASI TIM AUDIT INTERNAL 7



No



Jabatan



Nama



Keterangan



1.



Ketua



GANA AGIARNO



Administrasi



2.



Wakil Ketua



MAR’ ATUD DYANA



Petugas Obat



3.



Anggota



MINTIANI



Bidan



LIA NURMIATI



Bidan



MUSTOFA



Perawat



BAB VI TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG A. TugasTim Audit Internal



8



1. Bertugas dalam mengkoordinasi dan melakukan pelaksanaan kegiatan audit internal secara terjadwal terhadap indikator mutu dan kinerja yang telah ditetapkan di UPT Puskesmas Slumbung. 2. Bertugas dalam mengkoordinasi dan melakukan pelaksanaan kegiatan audit internal secara situasional dalam keadaan tertentu atas dasar persetujuan Tim Manajemen Mutu dan Kepala UPT Puskesmas Slumbung. 3. Bertugas membudayakan kegiatan perbaikan mutu dan kinerja secara berkesinambungan



melalui



kegiatan



audit



sehingga



akan



menjamin



pelaksanaan kegiatan perbaikan mutu dan kinerja di UPT Puskesmas Slumbung. B. Tanggungjawab Tim Audit Internal: 1. Bertanggungjawab kepada Kepala UPT Puskesmas Slumbung dalam melaksanakan audit dan meningkatkan mutu dan kinerja baik input, proses maupun output. 2. Bertanggungjawab kepada Kepala UPT Puskesmas Slumbung terhadap terlaksananya program dan kegiatan audit internal. C. WEWENANG 1. Berwenang dalam melakukan audit kepada program dan unit prioritas namun 2.



terbatas pada imdikator mutu dan kinerja UPT Puskesmas Slumbung. Berwenang dalam menyusun pedoman audit internal serta menentukan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan audit internal.



9



BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA A. AUDIT INTERNAL Dikenal ada dua jenis audit, yaitu: audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal adalah penilaian yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi menggunakan standar tertentu. Akreditasi Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit ekternal yang dilakukan berdasarkan standar akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer. Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga adalah karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk kepentingan internal organisasi tersebut. B. ESSENSI AUDIT Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit perlu dilaksanakan dengan pendekatan sebagai berikut: 1.



Proses interaktif



2. Kegiatan



sistematis:



direncanakan,



dikoordinasikan,



dilaksanakan



daN



dikendalikan secara efisien 3.



Dilakukan dengan azas manfaat



4.



Dilakukan secara objektif



5.



Berpijak pada fakta dan kebenaran



6.



Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian



7.



Bermuara pada pengambilan keputusan



8.



Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu



9.



Merupakan kegiatan berulang



10. Menghasilkan laporan C. AKTIFITAS AUDIT Proses pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk: Memastikan (konfirmasi dan verifikasi); Menilai (mengevaluasi dan mengukur); dan Merekomendasi (memberikan saran/masukan). Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara: a. Telaah dokumen b. Observasi c. Meminta penjelasan dari audit (yang di-audit) 10



d. Meminta peragaan dilakukan oleh audit e. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria f.



Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi



g. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas h. Pemeriksaan silang (cross-check) i.



Mengakses catatan yang disimpan audit



j.



Mewawancarai audit



k. Menyampaikan angket survey l. D.



1.



Menganalisis data MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL TAHAPAN AUDIT INTERNAL. Audit Internal dilaksanakan mengikuti empat tahapan sebagai berikut: Tahap I: Penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan instrumen audit Tahap II: Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun



berdasarkan



standar



tertentu



(misalnya



standar



akreditasi,



standar/pedoman program, standar pelayanan minimal, standar/indikator kinerja) untuk mengukur tingkat kesesuaian terhadap standar tersebut. Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah, dan rencana tindak lanjut audit. Tahap IV: Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.



2.



PENYUSUNAN RENCANA AUDIT. Dalam menerencanakan audit harus ditetapkan a. Tujuan audit: untuk melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan standar tertentu. b. Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit c. Objek audit: menjelaskan apa saja yang akan diaudit d. Alokasi waktu: menjelaskan berapa lama audit akan dilakukan dan penjadualannya e. Metoda audit: metoda yang akan digunakan pada saat melakukan audit 11



f. Persiapan audit: persiapan auditor, penetapkan kriteria audit, dan penyusunan instrumen audit. 3.



PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data pada pelaksanakan audit dilakukan dengan berbagai metoda, antara lain adalah: a. Mengamati proses pelaksanakan kegiatan b. Meminta penjelasan kepada audit c. Meminta peragaan oleh audit d. Memeriksa dan menelaah dokumen e. Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik f. Mencari bukti-bukti g. Melakukan pemeriksaan silang h. Mewawancarai audit i. Mencari informasi dari sumber luar j. Menganalisis data dan informasi k. Menarik Kesimpulan



4. , ANALISIS DATA Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Bila ditemukan kesenjangan antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor bersama audit melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan.



BAB IX 12



KEGIATAN ORIENTASI



Kegiatan orientasi dilakukan terhadap semua pegawai baik pegawai yang baru maupun lama, dengan ketentuan sebagai berikut; 1. Orientasi pegawai baru Orientasi pegawai baru dilakukan terhadap pegawai yang baru diangkat yang berasal dari Puskesmas Klenang maupun dari luar. Juga orientasi dilakukan terhadap pegawai yang baru dipindahkan dari puskesmas lain ke UPT Puskesmas Slumbung. Lama orientasi dilakukan terhadap pegawai baru selama 7 hari dengan ketentuan : a. hari



pertama



dilakukan



orientasi



oleh



Kepala



Puskesmas



dengan



menjelaskan hal-hal strategis berupa Visi,Misi,Tujuan,Tata Nilai dan Peran Puskesmas. b. Orientasi hari ke dua dilakukan oleh Kepala bagian Tata usaha dengan materi yang diberikan adalah terkait dengan hal-hal kepegawaian, Tata Tertip Kedisiplinan serta Hak dan Kewajiban Pegawai. c. Orientasi hari ke tiga dan Ketujuh dilakukan oleh unit /program masingmasing sesuai dengan bidan tugas pelaksana yang dilakukan orientasi. 2. Orientasi pegawai lama Orientasi pegawai lama dilakukan kepada seluruh pegawai yang telah bekerja di UPT Puskesmas Slumbung yang mendapatkan perubahan atau tugas tambahan sebagai pelaksana dan penaggung jawab yang baru. Orientasi dilakukan selama tiga hari yaitu terhadap program/unit sesuai dengan bidang tugas pelaksana /penaggung jawab yang bersangkutan .



BAB X PERTEMUAN DAN EVALUASI 13



Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan kepada unit yang diaudit. Dalam laporan audit harus memuat: 1. Latar belakang dilakukan audit: menjelaskan mengapa perlu dilakukan audit 2. Tujuan audit: menjelaskan tujuan dilaksanakan audit 3. Lingkup audit: menjelaskan unit yang diaudit 4. Objek audit: menjelaskan apa saja yang diaudit 5. Standar/Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit 6. Auditor: menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit 7. Proses audit: menjelaskan metoda, proses pelaksanaan audit dan jadual pelaksanaan audit 8. Hasil dan analisis hasil audit: menjelaskan temuan audit dan analisis mengapa terjadi kesenjangan terhadap standar/kriteria yang ditetapkan 9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh audit: berdasarkan hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi perbaikan dengan adanya kesepatan dari pihak audit untuk menyelesaikannya.



BAB XI PELAPORAN 14



Hasil audit internal harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/Klinik dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen untuk melaporkan hasil audit, tindak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem manajemen/pelayanan. Berdasarkan



rekomendasi



yang



diberikan



oleh



auditor



internal



berdasarkan hasil audit internal, unit kerja yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan. Setelah memperoleh laporan hasil audit, audit harus mempelajari laporan audit tersebut, untuk kemudian menyusun rencana perbaikan.



Rencana



perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas, sehingga pelaksanaan perbaikan dapat dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau disepakati bersama dengan auditor. Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring kegiatan-kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh audit dan memberikan arahan atau bimbingan jika diperlukan. Hasil perbaikan wajib dilaporkan oleh audit kepada pucuk pimpinan dan disampaikan tembusan kepada auditor internal.



Mengetahui KEPALA UPT PUSKESMAS SLUMBUNG



Blitar, 15 Januari 2017 TIM AUDIT INTERNAL UPT PUSKESMAS SLUMBUNG



GANA AGIARNO NIP 19660115 198811 1 002



Drg. DIAN PUSPITA SARI NIP 19740920 200501 2009



15