Pedoman Jadwal Dinas [PDF]

Citation preview

Lampiran SK No.016/RMN-SK/IX/2012



PEDOMAN PEMBUATAN JADWAL DINAS BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Undang-Undang Kesehatan Nomor 23 tahun 1992 menyatakan bahwa setiap orang mempunyai hak yang sama dalam memperoleh derajat kesehatan yang optimal dan memiliki kewajiban untuk ikut serta dalam memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan perorangan, keluarga dan lingkungannya. Oleh karena itu semua orang termasuk tenaga kesehatan mempunyai kewajiban untuk melaksanakan pemeliharaan dan peningkatan pelayanan kesehatan yang bermutu. Rumah sakit merupakan salah satu bentuk sarana kesehatan, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah atau swasta berfungsi untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Keberhasilan suatu rumah sakit dalam menjalankan fungsinya ditandai dengan adanya mutu pelayanan kesehatan yang prima dan mutu ini sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, adapun faktor yang paling dominan adalah Sumber Daya Insani (SDI). Sumber Daya Insani (SDI) adalah aset yang terlibat secara langsung dalam pemberian pelayanan kepada konsumen diantaranya ada dokter, perawat, bidan dan tenaga kesehatan lainnya serta tenaga administrasi dan umum. Dalam penggelolaan memanfaatkan SDI ini terdapat standar-standar yang harus diperhatikan diantara pengaturan jadwal dinas. Hal ini dikarenakan pemerintah melalui Dsnakertrans dengan Undang-Undang No.13 tentang Ketenagakerjaan sangat memperhatikan pemberdayaan atau pemanfaatan SDI ini sesuai kebijakan yang tercantum dalam Undang-Undang tersebut. Berdasarkan hal tersebut perlu disusun pedoman pembuatan jadwal dinas yang mengacu kepada ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh pemerintah maupun kebijakan internal rumah sakit. Sehinggga dapat memberikan landasan berpikir yang sama dalam pembuatan jadwal dinas dan menjadi acuan bagi setiap unit terkait dalam melakukan pendelegasian dan pengorganisasian tugas guna mewujudkan visi misi dan tujuan serta fungsi rumah sakit. B. Tujuan 1. Tujuan Umum Meningkatkan mutu pelayanan dalam mendelegasikan dan mengorganisasi kegiatan dan ketenagaan melalui penjadwalan dinas yang optimal. 2. Tujuan Khusus a. Tercapainya pola penjadwalan dinas sebagai pedoman atau acuan pembuatan jadwal dinas. b. Tercapainya optimalisasi produktifitas jam kerja melalui optimalisasi jadwal dinas. 1



C. Sasaran Sasaran dari pedoman ini adalah penjadwalan dinas sesuai dengan tuntutan jam kerja produktif sebagaimana yang ditetapkan oleh pemerintah dan kebijakan internal rumah sakit. Untuk sasaran pengguna pedoman ini adalah seluruh unit terkait terutama yang memiliki SDI dengan sistem kerja Shift. D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan BAB X PERLINDUNGAN, PENGUPAHAN DAN KESEJAHTERAAN Bagian Kesatu Paragraf 4 Waktu Kerja Pasal 77 : (1) Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja (2) Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi : a. (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau b. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu. (3) ..... (4) .....



BAB II PENGERTIAN A. Rumah Sakit adalah usaha pelayanan dibidang kesehatan yang didirikan dan dimiliki oleh perorangan. B. Direktur adalah Pimpinan tertinggi Rumah Sakit untuk memimpin dan mengelola seluruh kegiatan Rumah Sakit sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang telah ditentukan. C. Menejer Umum dan Personalia adalah pejabat Struktural yang membantu kewajiban Direktur dalam mengelola kegiatan operasional di Departemen Umum dan Personalia. D. Kepala Divisi SDI dan Tata Usaha adalah Pejabat Fungsional yang membantu kewajiban Menejer Umum dan Personalia dalam mengelola kegiatan operasional Departemen Umum dan Personalia. E. Kepala Urusan (Ka.Ur) Personalia adalah Pejabat Fungsional yang membantu kewajiban Ka.Div Umum dan Personalia dalam mengelola kegiatan operasional Divisi SDI dan Tata Usaha. F. Staf Personalia adalah Karyawan yang ditempatkan di Unit Personalia yang melaksanakan tugas rutin unit personalia. G. Jadwal Dinas adalah pengaturan dinas karyawan, terutama dengan sistem shift baik pagi, sore maupun malam dengan batasan waktu kerja yang telah ditetapkan.



2



BAB III PEDOMAN PEMBUATAN JADWAL DINAS A. Jadwal dinas pada umumnya dibuat oleh atasan yang memiliki staf terutama yang bekerja dengan sistim shift.. B. Jadwal dinas dibuat setiap bulan pada form jadwal dinas yang telah ditetapkan (terlampir) dengan tampilan kolom nomor, nama, NIK, pendidikan, jabatan, kode pengisian jadwal dinas, distribusi shift, total jam kerja, jadwal petugas pengganti, distribusi kuantitas petugas jaga ditiap shift dan petugas libur, total ketersediaan petugas dan lemburan dengan pola pengisian jadwal dinas sebagai berikut : No



Jumlah Hari Kerja



Jumlah hari Libur



Total Jam Kerja/Minggu



1.



6 Hari Kerja



1 Hari Libur



42 Jam



2.



5 Hari Kerja



2 Hari Libur



41 Jam



3.



5 Hari Kerja



2 Hari Libur



38 Jam



4.



5 Hari Kerja



2 Hari Libur



44 Jam



5.



4 Hari Kerja



2 Hari Libur



40 Jam



Keterangan



Contoh



Pola jadwal full shift P-P-P-P-P-P-L pagi / sore atau S-S-S-S-S-S-L kombinasi shift pagi P-P-P-S-S-S-L dst................ dan sore Pola jadwal 3 shift P-P-P-M-M-L-L pagi / sore atau S-S-S-M-M-L-L kombinasi shift pagi P-S-S-M-M-L-L ditambah 2 shift S-P-P-M-M-L-L dst................. malam Pola jadwal 4 shift P-P-P-P-M-L-L pagi / sore atau S-S-S-S-M-L-L kombinasi shift pagi P-P-S-P-M-L-L ditambah 1 shift S-S-P-P-M-L-L dst................. malam Pola jadwal 4 pagi / sore kombinasi shift ditambah 1 malam Pola jadwal full malam



shift atau pagi shift



P-P-M-M-M-L-L S-S-M-M-M-L-L P-S-M-M-M-L-L S-P-M-M-M-L-L dst.................



shift M-M-M-M-L-L dst................



C. Pola pengisian jadwal dinas sebagaimana tercantum pada tabel diatas boleh dikurangi satu hari kerja tetapi tidak boleh lebih dengan tidak ada penambahan hari libur, hal ini bertujuan untuk dinamisasi hari jaga (senin s/d minggu) agar perputarannya tidak selalu jatuh pada hari yang sama setiap minggunya. D. Pada akhirnya tetap yang menjadi perhatian utama adalah jam kerja perbulannya dengan batasan sebagai berikut : 1. Bulan dengan jumlah 28 hari = Total jam kerja 160 Jam 2. Bulan dengan jumlah 30 hari = Total jam kerja 174 Jam 3. Bulan dengan jumlah 31 hari = Total jam kerja 181 Jam E. Total jam kerja dapat dikurangi sejumlah hari apabila dalam bulan tersebut ada hari libur nasional diluar libur mingguan dan atau ada libur fakultatif.



3



BAB IV PROSEDUR 1. Jadwal Dinas dibuat oleh pengelola unit terkait, minimal H-10 sebelum tanggal 1 bulan berikutnya menggunakan format yang telah ditetapkan oleh RS Siaga Ramania Samarinda. 2. Setelah jadwal dinas selesai dibuat pembuat jadwal dinas wajib menandatangani dan meminta tanda tangan dari atasan langsung (Ka.Div) unit terkait untuk disetujui. 3. Selanjutnya oleh atasan langsung (Ka.Div) meminta tanda tangan Manajer terkait untuk diketahui. 4. Setelah penandatangan telah terisi, atasan langsung (Ka.Div) menyerahkan kembali jadwal dinas kepada petugas pembuat jadwal dinas untuk di foto copy dan diserahkan ke unit personalia. 5. Penyerahan foto copy jadwal dinas ke unit personalia selambat-lambatnya 5 hari sebelum berakhirnya kalender bulan berjalan agar dapat dilakukan verifikasi oleh unit personalia. 6. Apabila terjadi revisi jadwal dinas dari hasil verifikasi oleh personalia, maka dilakukan prosedur nomor 2, 3 dan 4. 7. Apabila salah satu atasan baik atasan langsung (Ka.Div) atau Manajer terkait berhalangan dalam jangka waktu yang lama sementara jadwal dinas harus segera diserahkan ke Unit Personalia, penandatanganan boleh dikosongkan.



BAB V MONITORING DAN EVALUASI A. MONITORING Dalam pelaksanaan kegiatan pembuatan jadwal dinas, monitoring dilakukan setiap bulannya agar dapat menjadi kontrol atas pemberdayaan tenaga kerja sesuai dengan tuntutan produktifitas yang diiiginkan oleh RS Siaga Ramania Samarinda. Monitoring dilaksanakan secara berjenjang mulai dari pembuat jadwal dinas, atasan dari pembuat jadwal dinas dan seterusnya hingga hirarkhi tertinggi dan tentu saja oleh bagian SDI sendiri untuk kontrol : 1. Batasan total jam kerja sebulan sebagai gambaran optimalisasi tenaga oleh pembuat jadwal dinas bukannya eksploitasi tenaga. 2. Nilai kecukupan dan ketersediaan tenaga terutama kuantitas kebutuhan tenaga di tiap shift untuk menjamin terlaksananya kegiatan pelayanan 3. Kesesuaian kehadiran dengan ketetapan penjadwalan yang telah dibuat dalam hal ini terkait kedisiplinan jam kerja. 4. Kuantititas lembur baik secara jumlah lemburan, konsentrasi lemburan, maupun secara finansial lemburan. B. EVALUASI Dari gambaran monitoring yang dilakukan oleh semua pihak terkait pada akhirnya menjadi produk laporan yang didalamnya memuat evaluasi dari segala aspek monitoring atas pembuatan jadwal dinas nantinya akan ada rekomendasi-rekomendasi mempertahankan, meningkatkan atau mnghilangkan guna efektifitas kedepan. 4



BAB VI PENUTUP Demikian pedoman ini dibuat untuk dijadikan sebagai landasan dalam membuat jadwal dinas dilapangan, sehingga memberikan kemudahan dalam pengaturan dan dapat meningkatkan produktifitas tenaga kerja. Kami sadar pedoman ini jauh dari sempurna karena itu kami meminta saran perbaikan guna menyempurnakan pedoman ini menjadi lebih baik lagi.



Samarinda, Tahun 2012 Manajer Umum dan Personalia RS Siaga Ramania Samarinda



5



LAMPIRAN



6