Pedoman Pelayanan Kesekretariatan [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN A.



LATAR BELAKANG Tata usaha sebagai pusat kesekretariatan mulai sirkulasi Kesekretariatan,



penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian Kesekretariatan sebagai salah satu bagian di RSK. Marianum Halilulik memiliki kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan kesekretariatan, direncanakan, diproses, dan dilaksanakan oleh bagian Kesekretariatan. Pengertian Kesekretariatan seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis belaka. Kesekretariatan dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses kerjasama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan. Kesekretariatan perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini yaitu Tujuan RSK. Marianum Halilulik. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya Kesekretariatan perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Kesekretariatan



perkantoran



ditinjau



dari



sudut



ilmu



berinduk



pada



Kesekretariatan. Definisi Kesekretariatan perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi 1



pertemuan,



memberikan



laporan,



menyusun



dokumen,



menyimpan



dokumen,



mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas pokok bagian Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan kesekretariatan dalam urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan.



B.



TUJUAN PEDOMAN Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan dalam



melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai job description yang sudah ada.



C.



RUANG LINGKUP PELAYANAN Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan kesekretariatan yang



diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut : 1.



Kesekretariatan perkantoran Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor.



2.



Kesekretariatan Komite Medik Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.



D.



BATASAN OPERASIONAL Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik



meliputi: 1.



Urusan Personalia adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan segala urusan kepegawaian baik pelamar maupun staf yang berada dalam ruang lingkup RSK. Marianum Halilulik. 2



2.



Urusan Humas dan Hukum adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan kemasyarakatan dan kerja sama antara pihak rumah sakit dengan pihak luar, baik dengan instansi pemerintah maupun instansi swasta lainya. Urusan Humas dan Hukum juga berhubungan dengan masalah etika, pelanggaran dan komplain pasien.



3.



Urusan Umum dan Rumah Tangga adalah bagian kesekretariatan yang berhungan dengan Kesekretariatan perkantoran dan surat-menyurat serta segala urusan rumah tangga yang berada di rumah sakit.



4.



Urusan Barang dan Inventarisasi adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan barang-barang serta aset rumah sakit dan bertanggungjawab untuk pemeliharaan dan inventaris.



5.



Urusan Keuangan adalah bagian kesekretariatan yang berhubugan dengan segala urusan keuangan rumah sakit, dan pembayaran gaji dan honorium bagi seluruh staf rumah sakit.



E.



LANDASAN HUKUM



1.



UNDANG-UNDANG RI NOMOR 44 TAHUN 2009 TENTANG RUMAH SAKIT



2.



UNDANG-UNDANG RI NOMOR 36 TAHUN 2009 TENTANG KESEHATAN



3.



PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 72 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI RUMAH SAKIT



4.



PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 66 TAHUN 2016 TENTANG KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA RUMAH SAKIT



5.



PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2017 TENTANG KESELAMATAN PASIEN



6.



PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 24 TAHUN 2016



TENTANG PERSYARATAN TEKNIS BANGUNAN DAN



PRASARANA RUMAH SAKIT 7.



Keputusan



Ketua



Pengurus



Yayasan



Maria



Virgo



(YMV)



Nomor:



01.04/SK/YMV/I/2017 Tentang Pengesahan Struktur Organisasi Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik.



3



BAB II STANDAR KETENAGAAN A.



KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) Pola Ketenagaan Bagian Kesekretaritan No



Nama Jabatan



Kualifikasi



Jmlh



Tenaga Yg



Ket



Diperlukan 1



Sekretariat



S1



Manajemen/



1



-



Cukup



2



-



Cukup



1



1



Tidak



D3 Sekretaris 2



Personalia



Psikolog/ Manajemen/ Sistem Informasi



3



Humas & Hukum



Kesehatan Masyarakat/



Cukup



Psikolog/Hukum/ Komunikasi 4



Umum & Rumah Ekonomi/ Tangga



5



Barang



1



-



Cukup



& Ekonomi/ D3



1



-



Cukup



Akuntansi



1



-



Cukup



7



1



Kesekretariatan



Inventarisasi 6



Keuangan



Jumlah



B.



DISTRIBUSI KETENAGAAN SDM bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik berjumlah 7 orang



dan sesuai dengan struktur organisasi terbagi menjadi 6 urusan yaitu urusan personalia, urusan hukum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik dikepalai oleh seorang kepala bagian dengan pendidikan Magister Kesehatan yang sudah berpengalaman Adapaun pendistribusian SDM bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:



4



NAMA JABATAN



Kepala



Bagian



Kesekreariatan



Urusan Personalia



KUALIFIKASI



Waktu



JML



FORMAL & INFORMAL



Kerja



SDM



1 Shift Magister Kesehatan



07.00 – 1 14.00 1 Shift



S2/S1



07.00 – 2 14.00



Urusan Humas dan Hukum



1 Shift DIII



14.00 1 Shift



Urusan Umum dan Rumah Tangga



S1



07.00 – 1 14.00 1 Shift



Urusan Barang dan Inventarisasi



07.00 – 1



DIII



07.00 – 1 14.00 1 Shift



Urusan Keuangan



S1



07.00 – 1 14.00



Jumlah



7



5



BAB III STANDAR FASILITAS A.



DENAH RUANGAN (TERLAMPIR)



B.



STANDAR FASILITAS Daftar Inventaris Peralatan di Bagian Kesekretariatan: No



Nama Alat



Jumlah



1



Lemari Arsip



2



2



Lemari Kotak



2



3



Lemari Berkas



1



4



Meja Kecil



2



5



Meja Komputer



3



6



Meja kerja



4



7



Lemari kayu



2



8



Kursi Putar



2



9



Kursi Biasa



4



10



Kursi Kayu



2



11



Komputer PC



3 unit



12



Laptop



1



13



Printer Epson



2



14



Printer Canon



2



13



Tempat sampah



1



14



Iphone



1



15



Jam Dinding



2



16



Whiteboard



1



17



Penghapus board



1



18



Mesin fotokopi



1 buah



19



Salib



2 buah



20



Lukisan



2 buah



21



LCD



1 buah



Keterangan



Toshiba



Canon



Toshiba 6



22



Stavol



3 buah



23



Struktur organisasi RSKM



1 buah



24



Kabel rol



3 buah



Kebersihan



&



Rumah



Tangga 1 2



Peralatan kebersihan Lantai & Ruangan



1 unit



Tempat Tissue



1



ATK



Jumlah



1



Rak kecil



1



2



Tempat Isolasi



1



3



Perfurator



2



4



Kalkulator



2



5



Steples / Hecter



4



6



Tempat pensil



1



7



Stempel



1



8



Cutter



1



9



Gunting



2



10



Penggaris



1



12



Box File



12



Keterangan



7



BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN



Tata cara pelayanan yang ada di Bagian Kesekretariatan diantaranya : A.



PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.  Pelayanan surat menyurat  Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya: a.



Kebijakan Direktur Kebijakan Direktur Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat.



b.



Keputusan Direktur; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka



ketatalaksanaan,



penyelenggaraan



tugas



umum



dan



pembangunan, misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c.



Surat Edaran Direktur; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.



d.



Pedoman / Panduan Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan



8



e.



Standar Prosedur Operasional; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.



f.



Perjanjian; Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.



g.



Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.



h.



Surat Keterangan; Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.



i.



Surat Perintah/Tugas; Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.



j.



Surat Izin; Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.



k.



Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.



l.



Surat Undangan; Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara



9



tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit, maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. m. Memo Internal; Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. n.



Pengumuman; Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.



o.



Laporan; Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas



p.



Berita Acara; Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi



suatu



permasalahan baik



berupa perencanaan,



pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan. q.



Rekomendasi; Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.



10



r.



Notulen. Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.



 Prosedur surat menyurat : a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat 1. Surat Dinas a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas  Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen dan menggunakan bahasa yang baik dan benar  Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia  Gunakan kata-kata yang nyata dan positif  Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama  Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir  Untuk



keperluan



intern



dalam



RSK. Marianum Halilulik



agar menggunakan nota dinas  Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”  Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK bisa disingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut  Sebutan untuk pengganti diri RSK. Marianum Halilulik (yang mengirimi surat) yaitu “KAMI”  Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan  Surat



diakhiri



cukup



dengan



menyebutkan



jabatan



penandatanganan surat dan namanya b) Bagian-bagian Surat Dinas Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :  Kepala Surat



11



Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula logo instansinya (dalam hal ini RSK. Marianum Halilulik) Kepala surat terdiri dari : 



Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman surat ybs







Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.







Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut







Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan maksud singkat surat tersebut







Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan alamat yang dituju.



 Isi Surat Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup  Penutup Surat Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut. c) Bentuk Surat Dinas Bentuk surat dinas dalam lingkungan RSK. Marianum Halilulik yaitu berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4 d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan 



Penyusunan Konsep



12



Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite) atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya



sendiri



yang



kemudian



diajukan



kepada



pimpinannya untuk memperoleh persetujuan 



Pembuatan Konsep Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai berikut :  Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri dapat langsung diproses di bag. Kesekretariatan untuk diketik  Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk mendapat persetujuan  Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas bekas disebaliknya







Pengetikan Surat  Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4 diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah sesuai kebutuhan  Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang sama sampai dengan surat selesai  Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 12  Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri  Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm



13



 Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama penandatanganan surat merupakan satu garis lurus dari atas ke bawah  Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas. Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris dibawah nama pejabat penandatangan surat  Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik 3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.  Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan agar diatur supaya serasi 2. Surat Keputusan a) Kepentingan Surat



keputusan



dikeluarkan



oleh



pimpinan



untuk



memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas b) Ketentuan Umum  Surat



Keputusan



berisikan



menimbang,



mengingat,



memperhatikan dan memutuskan  Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan  Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan  Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus emenuhi ketentuan sebagai berikut : 



Memperhatikan hirarki perundang-undangan







Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi Surat Keputusan







Mencantumkan



perundang-undangan



yang



masih



berlaku



14



 Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung surat keputusan tersebut  Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat keputusan tersebut c) Macam surat keputusan Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian 3. Surat Perintah Dinas (SPD) Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas 4. Surat Perjanjian Kerjasama Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan / Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang keuangan dan hukum 5. Surat Lainnya Surat-surat



lain



misalnya



pengumuman,



surat



keterangan



/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RSK. Marianum Halilulik b. Sistem Penomoran Surat Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RSK. Marianum Halilulik yaitu sebagai berikut : 1. Surat Keputusan 2. Surat Peraturan 3. Surat Kebijakan 4. SOP 5. Edaran 6. PKS 7. Surat keluar



15



c. Stempel Dinas 1. Bentuk Stempel dinas RSK. Marianum Halilulik berbentuk bulat Logo Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik yang terdiri dari 2 lingkaran bulat. Lingkaran luar atas bertuliskan YAYASAN MARIA VIRGO, lingkaran luar bawah bertuliskan SSpS Timor Atambua. Lingkaran atas dan bawah dipisahkan oleh tanda bintang di kiri dan kanan. Lingkaran bagian dalam atas bertuliskan RUMAH SAKIT KATOLIK, lingkaran bagian bawah bertuliskan MARIANUM HALILULIK diantara kedua tulisan atas dan bawah terdapat gambar Kudus Bunda Maria Ratu Penghantar Rahmat.



2. Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya boleh digunakan untuk kepentingan RSK. Marianum Halilulik. Hanya diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait dengan kedinasan RSK. Marianum Halilulik 3. Penyimpanan dan tanggung jawab Stempel dinas disimpan pada sekretariat, sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan menjadi tanggung jawab bagian keuangan 4. Cara pemakaian Pemakaian



stempel



dinas



diatur



sebagai



berikut



:



16



a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan sedikit pada tanda tangan) b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan. d. Wewenang penandatanganan surat 1. Surat Dinas Rutin Surat ini ditanda tangani oleh Direktur. Apabila surat tersebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan atau berhalangan, maka akan ditandatangani perwakilan Komite. 2. Surat Keputusan Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun yang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani



oleh



Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh urusan Keuangan dan Bagian SDM 3. Surat Perintah Dinas Surat ini ditandatangani oleh Direktur sesuai dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan dinas 4. Surat Perjanjian Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih dahulu diparaf oleh pihak terkait e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh Direktur. Apabila Direktur berhalangan, penandatanganan surat bisa dilakukan oleh yang berhak dengan menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur. Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan kata u.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya : Kepada Yth. Direktur RSK. Marianum Halilulik u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan 17



di tempat f. Pengelolaan surat – menyurat 1. Pengurusan Surat Masuk a) Surat – surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian Kesekretariatan diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya. Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya atau Kantor Pos b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :  Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat masuk  Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan kepada Direktur (jika Direktur berhalangan masuk)  Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai arahan lebih lanjut  Lembar disposisi dan surat asli dikopi  Kesekretariatan mendistribusikan kopi surat sesuai dengan bagian yang dituju  Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli akan dikopi sebanyak jumlah disposisi



18



 Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing penerima 2. Pengurusan Surat Keluar a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya, kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat yaitu sebagai berikut : Nomor :01/19/XI/RSKM_DIR/2017 Keterangan :  01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua digit kecuali lebih dari 99  19 : tanggal dibuatnya surat  XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi  RSKM : singkatan dari RSK. Marianum Halilulik  DIR : Singkatan dari Direktur  2017 : adalah tahun pembuatan surat b) Surat dibuat pada kop surat RSK. Marianum Halilulik dengan dibubuhi stempel RSK. Marianum Halilulik c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang disimpan pada urusan umum dan rumah tangga g. Mengirim surat/ ekspedisi Sistem pengiriman surat yang ada di RSK. Marianum Halilulik ada beberapa macam, diantaranya :  Melalui pos/kiriman kilat  Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi



19



Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara tersebut diatas



h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian Kesekretariatan akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian Kesekretariatan. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO. i. Revisi dan Penghapusan dokumen Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RSK. Marianum Halilulik.



B. PELAYANAN TAMU. Tamu di RSK. Marianum Halilulik dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke bagian Kesekretariatan. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi : a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi. Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke urusan personalia, akan diarahkan oleh bag. Kesekretariatan ke Direksi. 1.



Pelayanan untuk Direksi



20



Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi (alat tulis, dst). Selain itu bag. Keskretariatan juga bertanggung jawab untuk keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat 2.



Melakukan perjanjian Bag. Kesekretariatan memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Kesekretariatan akan menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian



3.



Memfasilitasi pertemuan Sama dengan perjanjian, maka bag. Kesekretariatan memiliki wewenang untuk mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RSK. Marianum Halilulik terpusat pada bag. Kesekretariatan, maka semua instalasi/orang yang akan mengadakan pertemuan,



harus mengatur jadwal melalui bag. Kesekretariatan,



terutama pertemuan diluar pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh Direktur RSK. Marianum Halilulik. Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Kesekretariatan akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi. Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka instalasi terkait harus berkoordinasi dengan bag. Kesekretariatan. 4.



Memberikan laporan (rapat dan notulen) Bagian Kesekretariatan memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan kegiatan bag. Kesekretariatan selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS). Selain itu bag. Kesekretariatan juga menyusun dan berkoordinasi dengan instalasi lain dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Maria Virgo (YMV) yang dikoordinir oleh Sekretariat.



5.



Menyusun dan menyimpan dokumen Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya. Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur



maupun



21



prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis dokumennya.



22



BAB V LOGISTIK



NO



PERSEDIAAN



JUMLAH HARGA



BARANG



BARANG SATUAN



HARGA SATUAN + 10%



TOTAL HARGA



ATK



1



Bolpoin standart



2



917



1.008,7



12.104,4



Kertas Foto copy 70 g 115



26.100



28.710



3.301.650



3



Materai



70



6.000



6.600



462.000



4



Lakban hitam



3



11.000



12.100



36.300



5



Spidol Board Marker hitam



10



5.750



6.325



63.250



6



Stipo Kiriko



4



4.000



4.400



17.600



7



Isolasi 2 cm



4



4.400



4.840



19.360



8



Isi staples



10



1.500



1.650



16.500



9



Binder Clip 200



10



708,33



779,16



7.791,63



10



Spidol Marker hitam



3



4.750



5.225



15.675



11



Penghapus pensil



1



1.500



1.650



1.650



12



Clear Holder



20



12.000



13.200



264.000



13



Klip besar



6



2.350



2.585



15.510



14



Klip kecil



15



800



880



13.200



15



Buku ekspedisi



5



4.800



5.280



26.400



17



Kertas fax



22



13.000



14.300



314.600



18



Otner Folio



50



11.000



12.100



605.000



19



Tinta stempel



1



5.500



6.050



6.050



20



Tinta printer Epson 4



69.000



75.900



303.600



3



69.000



75.900



227.700



3



69.000



75.900



227.700



hitam 21



Tinta printer Epson biru



22



12



Tinta printer Epson kuning



23



23



Tinta printer Epson merah



3



69.000



75.900



227.700



24



Stabilo



1



5.200



5.720



5.720



25



Kertas A4



6



31.000



34.100



204.600



27



Spidol Board Marker Merah



3



5.750



6.325



18.975



29



Map Kertas Bufalo



50



1.100



1.210



60.500



30



CD Blank



15



2.500



2.750



41.250



31



DVD Blank



15



2.500



2.750



41.250



35



Amplop Kecil



1



7.000



7.700



7.700



Program filling



1



4.000.000



4.400.000



4.400.000



TOTAL



10.965.336,03



36



Kosongan



RUMAH TANGGA



1



Sedotan bengkok



10



700



770



7.700



2



Baterai abc kecil



12



1.500



1.650



19.800



3



Wash Hand



10



3.500



3.850



38.500



4



Tissue NB



10



10.000



11.000



110.000



7



Sunlight



5



6.000



6.600



33.000



8



Kresek Hitam Besar



10 pak



19.000



20.900



209.000



TOTAL



418.000



kotak



Reff



CETAKAN



1



2



Amplop kop RSKM besar



6



45.000



49.500



297.000



Kertas Kop RSKM



10



125.000



137.500



1.375.000



TOTAL



1.672.000



24



BENGKEL



TOTAL



13.055.336,03



25



BAB VI KESELAMATAN PASIEN



KEPMEN Nomor 496/Menkes/SK/IV/2005 Tentang Pedoman Audit Medis di Rumah Sakit, yang tujuan utamanya adalah untuk tercapainya pelayanan medis prima di rumah sakit yang jauh dari medical error dan memberikan keselamatan bagi pasien. Mempertimbangkan betapa pentingnya misi rumah sakit untuk mampu memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik terhadap pasien mengharuskan rumah sakit untuk berusaha mengurangi medical error sebagai bagian dari penghargaannya terhadap kemanusiaan, maka dikembangkan sistem Patient Safety yang dirancang mampu menjawab permasalahan yang ada. Patient Safety atau keselamatan pasien adalah suatu system yang membuat asuhan pasien di rumah sakit menjadi lebih aman. Sistem ini mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil. Menciptakan budaya keselamatan pasien merupakan hal yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan budaya mengandung dua komponen yaitu nilai dan keyakinan, dimana nilai mengacu pada sesuatu yang diyakini oleh anggota organisasi untuk mengetahui apa yang benar dan apa yang salah, sedangkan keyakinan mengacu pada sikap tentang cara bagaimana seharusnya bekerja dalam organisasi (Sashkein & Kisher, dalam Tika, 2006 ). Dengan adanya nilai dan keyakinan yang berkaitan dengan keselamatan pasien yang ditanamkan pada setiap anggota organisasi, maka setiap anggota akan mengetahui apa yang seharusnya dilakukan dalam penerapan keselamatan pasien. Dalam penerapan keselamatan pasien diperlukan nilai budaya organisasi. Nilai budaya organisasi RSK. Marianum Halilulik tumbuh dan berkembang sesuai dengan perkembangan rumah sakit. Kesehatan Anda Adalah Kepedulian Kami merupakan motto dari RSK.



Marianum



Halilulik dimana petugas ditanamkan dalam memberi pelayanan kepada pasien yang berkualitas.



26



BAB VII KESELAMATAN PASIEN



UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan kesehatan kerja di bagian Kesekretariatan bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit. Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia. Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi dan perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit. Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usahausaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin: a.



Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat.



b.



Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.



c.



Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.



Faktor-faktor



yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat



digolongkan pada tiga kelompok, yaitu : a.



Kondisi dan lingkungan kerja



b.



Kesadaran dan kualitas pekerja, dan 27



c.



Peranan dan kualitas manajemen



Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila : -



Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;



-



Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;



-



Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu dingin;



-



Tidak tersedia alat-alat pengaman;



-



Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip:



-



Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir.



-



Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan.



-



Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan petugas.



Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran. Sedangkan untuk petugas bagian kesekretariatan yang melakukan kegiatan dikantor harus: 1. Didalam bekerja bagian Kesekretariatan harus memakai sepatu kerja untuk menghindari terkena sengatan listrik 2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang telah disediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api” 3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang aman melewati pintu keluar 4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakar didekat sumber api atau listrik 5. Matikan komputer setelah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi 28



sebelum meninggalkan ruangan 6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja



29



BAB VIII PENGENDALIAN MUTU Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu : Definisi Indikator adalah : Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. Kriteria : Adalah spesifikasi dari indikator. Standar : 



Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.







Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.







Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.



Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan 



Keprofesian







Efisiensi







Keamanan pasien







Kepuasan pasien







Sarana dan lingkungan fisik



2. Indikator yang dipilih a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada untuk perorangan. c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit



30



d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik. 4. Standar yang digunakan Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Kesekretariatan sesuai dengan ketentuan : 1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit Judul



Peraturan Internal Rumah Sakit



Dimensi mutu



Efektivitas



Tujuan



Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis



Definisi operasional



Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis di rumah sakit



frekuensi



6 bulan



pengumpulan data Periode analisis



6 bulan



Numerator



Peraturan Internal Rumah Sakit



Denominator



Tidak ada



Sumber data



Sekretariat



31



Standar



Ada ditetapkan oleh pemilik



Penanggung jawab



Direktur Rumah Sakit



1. Adanya Perencanaan Strategis RS Judul



Perencanaan Strategis Rumah Sakit



Dimensi mutu



Efektivitas



Tujuan



Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan misi



Definisi operasional



Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi



frekuensi



6 bulan



pengumpulan data Periode analisis



6 bulan



Numerator



Perencanaan Strategi



Denominator



Tidak ada



Sumber data



Sekretariat



Standar



Ada dokumen rencana strategis



Penanggung jawab



Direktur Rumah Sakit



2. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi Judul



Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi



Dimensi mutu



Efektivitas



32



Tujuan



Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumahsakit



Definisi operasional



Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masingmasing.



frekuensi



1 bulan



pengumpulan data Periode analisis



3 bulan



Numerator



Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu bulan



Denominator



Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan



Sumber data



Notulen rapat



Standar



100 %



Penanggung jawab



Direktur Rumah Sakit



33



3. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja Judul



Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja



Dimensi mutu



efektivitas, efisiensi



Tujuan



Tergambarnya



kepedulian



administrasi



rumah sakit



dalam



menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan Definisi operasional



Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal), indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit, dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh pemerintah daerah. Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali



Frekuensi



1 tahun



pengumpulan data Periode analisis



1 tahun



Numerator



Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun



Denominator



Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun



Sumber data



Urusan Umum dan Rumah Tangga



Standar



100 %



Penanggung jawab



Direktur



34



4. Memelihara arsip korespondensi Judul



Memelihara Arsip Korespondensi



Dimensi mutu



Ketertiban dan kerapian



Tujuan



Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara arsip korespondensi



Definisi operasional



Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban bagian Kesekretariatan



untuk mempertanggungjawabkan semua



bentuk dokumen yang beredar .



Frekuensi



1 bulan



pengumpulan data Periode analisis



1 bulan



Numerator



Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan



Denominator



Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan



Sumber data



Bagian Kesekretariatan



Standar



100 %



Penanggung jawab



Sekretariat



35



5. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas Judul



Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas



Dimensi mutu



Ketertiban dan Keteraturan



Tujuan



Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan RS



Definisi operasional



Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi



Frekuensi



1 bulan



pengumpulan data Periode analisis



1 bulan



Numerator



Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan



Denominator



Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan



Sumber data



Bagian Kesekretariatan



Standar



100 %



Penanggung jawab



Sekretariat



36



6. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS. Judul



Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS



Dimensi mutu



Ketertiban



Tujuan



Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib



Definisi operasional



Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan tamu



Frekuensi



1 bulan



pengumpulan data Periode analisis



1 bulan



Numerator



Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan



Denominator



Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan



Sumber data



Informasi



Standar



100 %



Penanggung jawab



Sekretariat



37



7. Membuat dan Menyebarkan Dokumen Judul



Membuat dan Menyebarkan Dokumen



Dimensi mutu



Ketertiban dan kerapian



Tujuan



Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS



Definisi operasional



Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS



Frekuensi



1 bulan



pengumpulan data Periode analisis



1 bulan



Numerator



Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan



Denominator



Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun



Sumber data



Bagian Kesekretariatan



Standar



100 %



Penanggung jawab



Sekretariat



38



8. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat Judul



Mengkoordinasikan Jadwal Rapat



Dimensi mutu



efektivitas, efisiensi



Tujuan



Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di lingkungan RS



Definisi operasional



Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di lingkungan RS



Frekuensi



1 bulan



pengumpulan data Periode analisis



1 bulan



Numerator



Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan



Denominator



Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan



Sumber data



Bagian Kesekretariatan



Standar



100 %



Penanggung jawab



Sekretariat



39



BAB IX PENUTUP Demikianlah panduan pelayanan Bagian Kesekretariatan ini dibuat sebagai dasar untuk pelayanan. Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Kesekretariatan ini.



40