Pedoman Pengelolaan Data Dan Informasi [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN OGAN ILIR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR



Komplek Perkantoran Pemerintah Daerah Kabupaten Ogan Ilir Desa Sejaro Sakti, Kecamatan Indralaya E-mail : [email protected]



KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD KABUPATEN OGAN ILIR NOMOR : 445/ /I/RSUD.OI/2022 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR DIREKTUR RSUD KABUPATEN OGAN ILIR, Menimbang



: a.



b.



c. Mengingat



: 1. 2. 3.



4. 5. 6. 7. 8. 9.



bahwa pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit; bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. bahwa untuk maksud tersebut pada huruf a dan b perlu menetapkan dalam suatu keputusan; Undang- Undang Republik Indonesia Nomor : 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran; Undang- Undang Republik Indonesia Nomor : 29 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit; Undang-Undang No. 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas undang-undang nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Peraturan Menteri Kesehatan RI.Nomor:269 /Menkes/Per/III/2008. RekamMedis/ Medical Record; Peraturan Menteri Kesehatan No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit; Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan; Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Keselamatan Pasien; Keputusan Mentri Kesehatan Nomor 01.07/MENKES/1128/2022 Tentang standar Akreditasi rumah sakit



MEMUTUSKAN :



Menetapkan



KESATU



KEDUA



: KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR. : Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Umum Daerah Sekarwangi digunakan sebagai acuan dalam merencanakan, mengumpulkan, mengolah, melaporkan data dan informasi serta pengintegrasiannya dalam sistem informasi sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini; : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila kemudian hari terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini, akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di : pada tanggal : Januari 2022 Plt. DIREKTUR RSUD KAB. OGAN ILIR,



dr. Hj. SISKA SUSANTI, M.Kes NIP. 19661023 199803 2 002



LAMPIRA N NOMOR TANGGAL PERIHAL



: KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD KABUPATEN OGAN ILIR : 445/ /I/RSUD.OI/2022 : JANUARI 2022 : PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI RSUD KABUPATEN OGAN ILIR



PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan



pelayanan



kesehatan



perorangan



secara



paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Dalam proses manajemen rumah sakit sangat terkait dengan pengelolaan data dan informasi. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Data



merupakan



merupakan



fakta



mentah (business facts) yang menunjukkan terjadi



dalam



dikumpulkan



organisasi melalui



dan



atau



peristiwa



lingkungan



serangkaian



gambaran fisik



prosedur.



yang yang



Sementara



Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi



suatu



bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna. Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi dapat dilakukan melalui Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat



SIMRS



adalah



suatu



sistem



teknologi



informasi



komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi,



pelaporan



dan



prosedur



administrasi



untuk



memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.



Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun wakktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan



data



merupakan



suatu



bagian



penting



dalam



peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa



jadi jumlahnya cukup banyak,



pengumpulan



serta



menerus.



datanya



Untuk



keperluan



pengelolaannya tersebut



bersifat



diperlukan



dan terus



adanya



pedoman pengelolaan data dan Informasi di lingkungan RSUD Kabupaten Ogan Ilir. B. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses asuhan pasien, manajemen data rumah sakit dan program mutu. Sedangkan tujuan dari pedoman ini adalah: 1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit, 2. Menyeragamkan cara pengelolaan data dirumah sakit, 3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.



BAB II TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI A. Pengumpulan Data Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan jangka



waktu



(periode)



tertentu.



Pengumpulan



data



dapat



dilakukan harian, bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6 bulanan (Semester)



atau



1



(satu)



tahun.



Proses



pengumpulan



data



dilakukan oleh unit pelaksana yang Rumah



Sakit.



Dalam



proses



ditunjuk



Pengumpulan



oleh data



Direktur di



RSUD



Kabupaten Ogan Ilir dapat dilakukan secara manual dan secara bertahap.



Jenis



data



yang



dikumpulkan



berikut : 1.



2.



Identitas pasien -



Nomor Identitas



-



Nama



-



Alamat



-



Tempat, Tanggal Lahir



-



Jenis Kelamin



-



Agama



-



Status Perkawinan



-



Nomor Handphone



-



Penanggung jawab



-



Cara pembayaran



Pemberian Asuhan -



Hasil anamnesis



-



Hasil pemeriksaan fisik



-



diagnosis



-



Rencana penatalaksaan asuhan



-



Tindakan pelayanan



-



Riwayat perawatan



-



Riwayat pemeriksaan penunjang



-



Penggunaan obat



-



Riwayat Diit



-



Edukasi



-



Biaya pelayanan



-



Data Kepulangan



-



Data Kelahiran



mencakup



hal-hal



3.



-



Data Kematian



-



Tanggal pelaksanaan



Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien



4.



-



indikator area klinis



-



indikator area pelayanan



-



indikator area manajemen



-



monitoring kinerja staf klinis



-



Kepuasan pelayanan



-



insiden keselamatan pasien,



-



budaya keselamatan



-



sasaran keselamatan pasien



-



Keluhan pelayanan



Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated Infections” (HAIs) yang terdiri dari data:



5.



-



Ventilator associated pneumonia (VAP)



-



Infeksi Aliran Darah (IAD)



-



Infeksi Saluran Kemih (ISK)



-



Infeksi Daerah Operasi (IDO)



Manajemen -



Sumberdaya Manusia



-



Sarana Prasarana



-



Pengadaan barang



-



Keuangan



-



Kecelakaan kerja



-



Manajemen Resiko



B. Analisa Data Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi hasil analisis. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau pemahaman mengenai berbagai faktor pemicu kelemahan dan/ atau kelebihan pada setiap komponen yang diukur. Selain itu, hasil analisa tersebut dapat dibandingkan dengan hasil bulan atau tahun sebelumnya dan rumah sakit lainnya. Data harus dianalisa dengan cepat dan tepat untuk mendapatkan informasi apakah ada masalah yang memerlukan penanggulangan atau investigasi lebih lanjut.



C. Validasi Data Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus divalidasi terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam



pelaporan.



Data



harus



dipilah



berdasarkan



kebutuhan



pelaporannya, periode pelaporan dan format laporan. Validasi dapat dilakukan oleh unit bersangkutan atau tim yang telah ditentukan. Kategori data yang harus divalidasi yaitu: - merupakan pengukuran area klinik baru; - bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke elektronik sehingga sumber data berubah; - bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site rumah sakit atau media lain; - bila ada perubahan pengukuran; - bila ada sebabnya;



perubahan



data



pengukuran



tanpa



diketahui



- bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata pasien, protokol riset diubah, panduan praktik klinik baru diberlakukan; dan ada teknologi dan metodologi pengobatan baru Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai berikut: - mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses pengumpulan data sebelumnya (data asli) - menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih secara statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan,



kasus



atau



data



lainnya



sangat



kecil



jumlahnya. - membandingkan ulang



data asli



dengan data yang dikumpulkan



- menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat akurasi 90 % adalah patokan yang baik. - jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama, Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media lainnya diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data. D. Pelaporan Data Data



hasil



maupun



analisa



ekseternal



dimaksudkan secara



kinerja



bertahap,



informasi



rumah



sebagai



meningkatkan yang



dilaporkan salah



untuk



sakit. satu



kebutuhan



Pelaporan media



data



atau



alat



internal internal untuk



pelayanan RSUD Kabupaten Ogan Ilir



konsisten, dimiliki.



berkesinambungan



Pelaporan



data



berdasarkan



eksternal



harus



memperhatikan



kerahasiaan



pasien



dan



sesuai



dengan



peraturan perundang-undangan. Laporan dibuat secara periodik baik setiap triwulan, semester, tahunan



atau



sewaktu-waktu



jika



diperlukan.



Laporan



dilengkapi dengan rekomendasi tindak lanjut bagi pihak terkait. Laporan didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat dimanfaatkan dengan baik. E. Publikasi Data Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan tingkat



kepentingan



persetujuan



dan



Direktur.



kerahasiaannya



Publikasi



data



dapat



dan



mendapatkan



dilakukan



secara



manual atau elektronik dengan berbagai media informasi. Publikasi secara elektronik dapat dilakukan secara periodik melalui website RSUD Sekarwangi. F. Integritas Data Perkembangan



teknologi



saat



ini



sangat



memungkinkan



untuk melakukan integrasi data baik internal maupun eksternal Rumah Sakit. Integrasi data meliputi data berikut : -



program PMKP



-



surveilans dan data indikator mutu



-



Laporan pelayanan unit Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan



rumah sakit lain adalah a) indikator mutu wajib nasional b) Angka Infeksi c) Indikator lainnya yang ditetapkan BAB III TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI A. System Informasi Rumah Sakit Dalam undang-undang Kesehatan, untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan. Informasi kesehatan dilakukan melalui sistem informasi dan melalui lintas sektor. Dalam undang undang rumah sakit, salah satu Prasarana Rumah Sakit adalah sistem informasi dan komunikasi. Setiap Rumah Sakit



wajib



melakukan



pencatatan



dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.



Sistem



Informasi



selanjutnya informasi



disingkat



Manajemen



SIMRS



komunikasi



yang



Rumah



adalah



suatu



memproses



Sakit



sistem



dan



yang



teknologi



mengintegrasikan



seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi,



pelaporan



dan



prosedur



administrasi



untuk



memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sumberdaya Manusia yang mengelola SIMRS harus kompeten dan terlatih. Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan Informasi



dilingkungan



RSUD



Kabupaten



Ogan



Ilir



harus



menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Para profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan harus berpartisifasi dalam memilih,



mengintegrasikan,



dan



menggunakan



teknologi



bertujuan



meningkatkan



efisiensi,



manajemen informasi. Aplikasi



SIMRS



efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan Rumah



Sakit.



Setiap



Rumah



Sakit



harus



melaksanakan



pengelolaan dan pengembangan SIMRS. Pelaksanaan pengelolaan dan



pengembangan



SIMRS



harus mampu meningkatkan dan



mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi: a. kecepatan,



akurasi,



peningkatan



integrasi,



efisiensi,



peningkatan



kemudahan



pelayanan,



pelaporan



dalam



pelaksanaan operasional; b. kecepatan



mengambil



identifikasi masalah



keputusan, dan



akurasi



kemudahan



dan



dalam



kecepatan



penyusunan



strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan c. budaya



kerja,



transparansi,



koordinasi



antar



unit,



pemahaman sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi. B. Pengembangan Aplikasi SIM-RS Dalam penggunaan



proses teknologi



perencanaan informasi



kebutuhan, atau



aplikasi



melibatkan unsur-unsur berikut : a. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi: -



Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP)



-



Perawat



-



Bidan



-



Ahli Gizi



integrasi SIMRS



dan harus



-



Fisioterapi



-



Radiografer



-



Analis Laboratorium



-



Apoteker



b. Manajemen rumah sakit yang meliputi: -



Direktur



-



Wakil Direktur



-



Para Kepala Bagian/ Bidang



-



Para Kepala Sub Bagian/ Seksi



-



Para Kepala Instalasi



c. Badan/pihak lain diluar rumah sakit: -



Pemerintah Daerah Kabupaten Ogan Ilir



-



Dinas Kesehatan



-



Kementerian Kesehatan



-



Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)



-



Badan Pusat Statistik



C. Integritas Data Dan Informasi Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi SIMRS. Integrasi tersebut meliputi data internal dan eksternal. Dengan pihak eksternal harus dapat diintegrasikan dengan program pemerintah dan pemerintah daerah serta merupakan



bagian



dari



sistem



informasi



kesehatan.



Pengintegrasian dengan program pemerintah dan pemerintah daerah dilaksanakan dalam bentuk kemampuan komunikasi data (interoperabilitas). SIMRS harus memiliki kemampuan komunikasi data (interoperabilitas) dengan: a. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN); b. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS); c. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s); d. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan e. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan lainnya. D. Keamanan Data Dan Informasi SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi 3 (tiga) unsur yang meliputi keamanan secara fisik, jaringan, dan sistem aplikasi. a. Keamanan fisik



1.



Kebijakan hak akses pada ruang data center/server



2.



Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user pengguna



b. Keamanan Jaringan Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer sangat penting dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan mencegah penyalahgunaan sumber daya jaringan yang tidak sah. Tugas keamanan jaringan dikontrol oleh administrator jaringan. Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut: -



Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki wewenang.



-



Informasi hanya dapat pihak



-



yang



diubah



oleh



memiliki wewenang.



Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.



-



Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar dan ada jaminan bahwa identitas yang didapat tidak palsu.



-



Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal pengiriman dan penerimaan pesan.



c. Keamanan Aplikasi Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem harus memenui syarat-syarat sebagai berikut: -



Keamanan



aplikasi



mengimplementasikan



harus protokol



mendukung keamanan



dan dalam



melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS) -



Aplikasi



harus



memungkinkan



masing-masing



user



dapat didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya. -



Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan sejenisnya).



-



Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software antivirus yang digunakan saat ini.



BAB IV PENUTUP Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan RSUD



Kabupaten Ogan Ilir



dalam



pengelolaan data dan informasi. Pedoman ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, pelaporan, penyajian data dan



pengintegrasiannya



dalam



aplikasi



SIMRS.



Semoga



dengan adanya pedoman ini dapat meningkatkan pelayanan di RSUD Kabupaten Ogan Ilir.



mutu