Pedoman Sim Rs Edit [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



A.



LATAR BELAKANG Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai



lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakitpenyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan. Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen Kesehatan



RI



telah



penyelenggaraan



mengeluarkan



pembangunan



kebijakan



kesehatan



yang



yang



menjadi



dilaksanakan



pedoman oleh



bagi



pemerintah



maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya.Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi



merupakan



aktivita



(asset)



penting



suatu



rumah



sakit



dalam



meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit.Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.



B.



TUJUAN 1. Tujuan Umum : Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. 2. Tujuan Khusus : a. Memenuhi kebutuhan akan informasi b. Memperbaiki kualitas pelayanan. c. Menciptakan keunggulan berkompetisi . d. Meningkatkan Inovasi dan Kreativitas.



C.



RUANG LINGKUP PELAYANAN Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan sistem informasi secara keseluruhan. 1. Planning a.



Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.



b.



Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.



c.



Penyusunan berbagai program kerja SIM.



d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas. 2. Action a.



Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RSUD Gandus Palembang



b.



Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS.



c.



Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang menggunakan aplikasi tersebut. 3. Monitoring dan Evaluation SIM-RS RSUD me-monitoring penggunaan aplikasi SIM, me-maintenance aplikasi SIM, dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada permintaan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM. 4. Analysis and Recommendation Pada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring yang dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem pelayanan. 5. Continuous Improvement Plan Adalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul.



D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL) 1. System Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. 2. Informasi Informasi



adalah



data



yang



telah



diklasifikasikan



atau



diolah



atau



diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. System informasi System informasi suatu system dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi



harian ang mendukung fungsi operasi



organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihka luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 4. System informasi manajemen. System informasi manajemen



(SIM) adalah system perencanaan bagian dari



pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen teknologi dan prosedur oleh akuntasi manajemen untuk memecahkan masalsah bisnis seperti biaya produk, layanan atau suatu strategi bisnis. 5. Website Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam



World Wide



Web (WWW) di dalam internet. 6. Jaringan Jaringan dalah sebuah system yang terdiri atas computer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer,CPU, berkomunikasi dan dapat mengakses informasi).



E. Landasan Hukum 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal I ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital elektromagnetik, optikal atau sejenisnya , yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/ atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode akses, symbol atau perforasi yang memiliki makan atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang



Rumah



Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian



perangkat



dan



mengumpulkan,



prosedur mengolah,



elektronik



yang



menganalisis,



berfungsi menyimpan,



mempersiapkan, menampilkan,



mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. 3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang penyelenggaraan system elektronik adalah pemanfaatan system elektronik oleh penyelenggara Negara, orang , badan usaha, dan/atau masyarakat. 4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah sakit Bab XI Pasal 52 ayat berisi tentang setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Sakit dalam bentuk system informasi Manajemen Rumah Sakit.



Rumah



BAB II PENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA SIM RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen RS yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Poin penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah Sakit. Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya.Pegawai Rumah Sakit juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu. Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan Rumah Sakit dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan professional. 1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Umum Daerah Gandus bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM Rumah Sakit, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan terkait. 2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Umum Daerah Gandus



bertanggung jawab dalam pengelolaan mesin absensi fingerprint dan



pendaftaran sidik jari pegawai serta pelaporan data kehadiran pegawai Rumah Sakit Umum Daerah Gandus setiap bulannya. 3. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Umum Daerah Gandus bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan website Rumah Sakit Umum Daerah Balangan. Website merupakan sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis. B. VISI Menjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam mendukung pelayanan rumah sakit.



C. MISI 1. Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan. 2. Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit. 3. Menciptakan



lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran



pengembangan system teknologi informasi rumah sakit. D.FALSAFAH UNIT Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, guna mendukung dan menunjang pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis dan non-medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektif dan efisien E. NILAI UNIT Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIM RS mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar,



relevan



terbarukan,



mudah



diakses



oleh



orang



yang



tepat



pada



tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit. F. STRUKTUR ORGANISASI UNIT DIREKTUR



KEPALA SEKSI PENUNJANG



KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS



ADM SISTEM



INSTALASI DAN HARDWARE



G. TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS 1. Kepala seksi Rekam Medis dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. a. Tupoksi Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS. b. Uraian Tugas 1) Membuat perencanaan kegiatan SIM Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. 2) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. 3) Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit kerja SIM Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. 2. Administrasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. a. Tupoksi 1) Mengelola aplikasi SIM RS 2)



Mengelola dan mengembangkan website Rumah Sakit Umum Daerah Gandus.



b. Uraian Tugas Staf Administrasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Umum Daerah Gandus : 1) Melakukan penginputan tindakan pasien pada Unit Pelayanan 2) Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika diperlukan. 3) Input master tarif tindakan pada aplikasi SIMRS 4) Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota seluruh Indonesia pada aplikasi SIM RS 5) Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan. 6) Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan 7) Update defenition Anti Virus pada komputer/PC pada tiap-tiap unit pelayanan. 8) Membuat Laporan Triwulan. 9) Mengikuti rapat c. Uraian Tugas Staf Instalasi dan Hardware Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Umum Daerah Gandus : 1) Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM-RS pada tiap-tiap unit pelayanan. 2) Melakukan void obat pada aplikasi SIM RS jika diperlukan



3) Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan 4) Melakukan Service dan Maintenance Program Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit berupa Penginstalan dan Upgrade SIMRS RSUD Gandus. 5) Perancangan dan Development Website Rumah Sakit Umum Daerah Gandus.. 6) Maintenance dan Update Data Website Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. 7) Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update definition pada Komputer Unit RSUD Gandus. 8) Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSUD Gandus. H. TATA HUBUNGAN KERJA a. Tata Hubungan Kerja Internal Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas- tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja. Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja internal adalah : 1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benarbenar memerlukan pengaturan kerja sama. 2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas. 3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas. 4. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk melaksanakan / meneyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masing-masing unit. b. Tata Hubungan Kerja Eksternal Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unti kerja dalam suatu oraganisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja sama dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerja sama lintas program ataupun lintas sector. Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk :



1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara dua atau lebih unit oragnisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang sama. 2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama. I. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU) 1.



Ketersediaan SOP unit SIM Judul



Ketersediaan SOP Unit Kerja SIM



Dimensi mutu



Efektivitas, Efisiensi Pelayanan



Tujuan



Tersedianya



Standard



Operational



Prosedure (SPO) unit SIM RS



Definisi operasional



Standard



Operational



adalah



Standar



seharusnya



ada



Prosedure prosedur



untuk



(SPO) yang



optimalisasi



pelayanan rumah sakit Frekuensi pengumpulan



1 Tahun



data Periode analisis



1 Tahun



Numerator



Jumlah SPO unit SIM yang tersedia



Denominator



Jumlah SPO yang seharusnya ada sesuai standar



Sumber data



Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety



2.



Standar



100%



Penanggung jawab



Kepala Unit Kerja SIM



Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM Judul



Ketersediaan Laporan Operasional SIM



Dimensi mutu



Akuntabilitas



Tujuan



Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM



Definisi operasional



Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang berisi tentang kinerja unit



3.



Frekuensi pengumpulan



SIM setiap triwulannya. 3 Bulan



data Periode analisis



2 Minggu



Numerator



1



Denominator



1



Sumber data



Unit Kerja SIM



Standar



Tersedianya Laporan Triwulan



Penanggung jawab



Kepala Unit Kerja SIM



Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM



Judul Dimensi mutu Tujuan



Definisi operasional



Frekuensi pengumpulan data



Persentase pengumpulan laporan Ketepatan Mengetahui persentase pengumpulan laporan setiap unit kerja secara tepat waktu. Laporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun 1 Tahun



Periode analisis



2 Minggu



Numerator



Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1 tahun pertriwulannya



Denominator Sumber data



Jumlah laporan keseluruhan seharusnya terkumpul (4 buah) Unit Kerja SIM



Standar



100%



Penanggung jawab



Kepala Unit Kerja SIM



yang



4. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM Rumah Sakit Umum Daerah Gandus. Judul Dimensi mutu Tujuan



Penanganan Keluhan penginputan SIM RS Kenyamanan Terselenggaranya penanganan keluhan dalam penginputan SIM yang tepat waktu.



Definisi operasional



Waktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan dalam menangani keluhan pada penginputan SIM Rumah Sakit Umum Daerah Gandus sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan



Frekuensi pengumpulan Setiap Bulan data Periode analisis 1 Minggu Numerator



Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan



Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab



Jumlah seluruh keluhan yang masuk SIM