Pengendalian Administrasi Crew Beginner [PDF]

Citation preview

KE-0057-2019/08/01-02



PENGENDALIAN



ADMINISTRASI For Crew Beginner



Confidential - Do not duplicate or distribute without written permission |



@Alfamart 2019



Tujuan Pembelajaran  Memahami definisi administrasi  Mengetahui jenis administrasi di toko



 Mampu menerapkan administrasi di toko  Memahami variance



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Pokok Bahasan Definisi Administrasi Jenis-jenis Administrasi



Variance



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Definisi Administrasi



ADMINISTRASI



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Definisi Administrasi Kegiatan pencatatan, pembukuan, filling dokumen dan proses pelaporan seluruh aktivitas di toko



Kenapa Administrasi Itu Penting ??



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Tujuan Administrasi Mencegah terjadinya hal-hal yang dapat merugikan personil toko maupun pihak lain (departemen lain) yang disebabkan karena kelalaian proses administrasi yang ada di toko.



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Peran Crew Terhadap Administrasi



1. Disiplin



3. Teliti



4. Bertanggung Jawab



2. Rapi



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Jenis-jenis Administrasi Crew



Administrasi Crew



REGISTER PELANGGAN TOKO 01 REGISTER PENJUALAN MANUAL 02 REGISTER SETORAN / PICK UP REGISTER SO ROKOK REGISTER SO SUSU KALENG



REGISTER KEBERSIHAN RAK



Alfamart Corporate University



03 04 05



06



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Register Pelanggan Toko Definisi : Proses administrasi yang dilakukan untuk melakukan register atau pendataan bagi pelanggan toko yang potensial.



 Format Buku Register Pelanggan Toko : No.



Nama



Alfamart Corporate University



Alamat



No. HP



Produk Kebutuhan



Kritik & Saran



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Tujuan Register Pelanggan Toko Register Pelanggan Toko bertujuan untuk mengetahui SIAPA KONSUMEN YANG DATANG KE TOKO



APA KEBUTUHAN KONSUMEN ?



BAGAIMANA CARA MELAYANI KONSUMEN ?



BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ? 1. Tidak mengenal siapa saja konsumen yang datang ke toko 2. Tidak akan memiliki loyal konsumen



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Register Penjualan Manual Definisi : Proses administrasi yang dilakukan untuk mendata penjualan manual, hal ini



dilakukan ketika komputer kasir tidak bisa digunakan.



 Format Buku Register Penjualan Manual : No



Tanggal Transaksi



PLU



Alfamart Corporate University



ItemItem Manual



QTY



Rupiah



Total Rupiah



Paraf Crew



Pelaksanaan



COS /ACOS



Sudah



Belum



Alasan Manual



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Tujuan Register Penjualan Manual Register Penjualan Manual bertujuan untuk



01



Mencatat penjualan manual secara terperinci agar tidak terjadi kesalahan saat klerek



02



Control penjualan manual dengan melihat history pada register penjualan manual, kapan dan item apa saja yang dilakukan penjualan secara manual



BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ? 1. Barang Hilang  Karena tidak mencatat item yang dilakukan penjualan secara manual, sehingga menebak-nebak saat dilakukan transaksi di POS Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Register Setoran / Pick Up  Definisi : Proses administrasi yang dilakukan apabila kasir telah mendapatkan uang melebihi limit Rp. 500.000,-. Buku register pick up kasir berada di Map Acco 4



 Format Register Setoran/Pick Up: TANGGAL SHIFT MODAL



Alfamart Corporate University



JUMLAH UANG PICK UP E - NON SALES TOTAL COMMERCE



TOTAL PICK UP + MODAL



CREW



COS / ACOS



KODE NAMA PARAF NAMA PARAF



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Tujuan Register Setoran / Pick Up Register Setoran / Pick Up bertujuan untuk Sebagai kontrol yang dilakukan pejabat toko terhadap uang setoran yang diserahkan kasir Menertibkan Administrasi keuangan dengan cara menyetorkan uang penjualan jika sudah genap Rp. 500.000 dalam pecahan Rp. 100.000 atau Rp. 50.000



BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ? 1. Variance  Riskan terjadi variance karena saat setoran uang terlalu banyak di laci kasir 2. Rawan Kriminal  Karna banyaknya uang di laci kasir akan memancing tindak kriminalitas seperti pencurian uang, hipnotis, dll. Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Register SO Rokok Definisi : Proses administrasi yang dilakukan untuk cross chek fisik rokok dengan data yang ada di komputer dan dilakukan setelah pergantian shift. Buku register SO rokok berada di Map Acco 2



 Format Register SO Rokok : NO 1 2 3 4



PLU



DESCRIPTION



FISIK BARANG DISPLAY STOCK TOTAL



SHIFT: STOCK ONHAND



SELISIH



234 DJI SAM SOE 154870 SAMPOERNA A MILD MRH [PB] 16 … … … …



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Register SO Susu Kaleng Definisi : Proses administrasi yang dilakukan untuk cross chek fisik susu kaleng dengan data yang ada di komputer dan dilakukan setelah pergantian shift. Buku



register SO susu kaleng berada di Map Acco 2.



 Format Register SO Susu Kaleng : NO 1 2 3 4



PLU



DESCRIPTION



FISIK BARANG DISPLAY STOCK TOTAL



SHIFT: STOCK ONHAND



SELISIH



118246 BEBELAC 3 VANILA CAN 800G 118244 BEBELAC 3 MADU CAN 800G … … … …



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Tujuan Register Setoran / Pick Up Register SO Rokok & Susu Kaleng bertujuan untuk Sebagai kontrol yang dilakukan untuk memastikan item rokok dan susu kaleng tidak terjadi selisih. Jika terjadi selisih, dengan register so rokok & susu kaleng yang dijalan rutin setiap shift, maka akan mengetahui pada shift mana terjadi selisih, maka harus diselesaikan saat itu juga.



BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ? 1. Barang Hilang  barang hilang untuk item rokok dan susu kaleng tidak terkontrol 2. Saling Mensalahkan  Selisih akan sulit diketahui kapan dan pada saat shift berapa item tersebut hilang Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Register Kebersihan Rak  Definisi :  Proses administrasi yang dilakukan oleh crew of store apabila selesai melakukan kebersihan rak, dan pejabat toko (COS/ACOS) bertugas untuk mengecek dan mengontrol kebersihan rak yang telah dibersihkan oleh crew of store .



 Register kebersihan rak berada di Map Acco 6.



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Register Kebersihan Rak  Format Register Kebersihan Rak :



Note : Ceklis Kebersihan rak wajib diisi dan ditandatangi oleh COS/ACOS setelah membersihkan Rak



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Tujuan Register Kebersihan Rak Register kebersihan rak bertujuan untuk Sebagai kontrol yang dilakukan untuk memastikan kebersihan rak yang sudah dijadwalkan dijalankan oleh personil toko Sebagai bukti bahwa crew telah mengerjakan aktivitas kebersihan rak sesuai dengan jadwal yang telah dibuat oleh pejabat toko



BAGAIMANA JIKA TIDAK DIKERJAKAN ? 1. Banyak rak dan produk kotor  karena tidak dikerjakan sesuai jadwal dan tidak terkontrol. 2. Temuan Audit  Menjadi salah satu temuan audit untuk kebersihan rak dan produk, juga administrasi Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Sarana Administrasi Crew  Alat yang harus disediakan :  Map Acco  Alat tulis ( Pulpen, Pensil, Penggaris )



NB : Form registrasi tersebut diatur oleh SOP



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Variance



Definisi dan Jenis Variance Variance : Variance merupakan selisih dari penjualan actual, dengan penjualan bersih



pada saat clerek / tutup shift



Jenis Variance :  Variance Plus Merupakan selisih lebih dari penjualan aktual dengan penjualan bersih  Variance Minus



Merupakan selisih kurang dari penjualan aktual dengan penjualan bersih



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Variance Plus (+)



PENYEBAB



PENCEGAHAN



Tidak mengembalikan uang kembalian receh



Selalu mengembalikan berapapun kembalian



Tebak harga saat listrik padam



Pastikan harga akurat saat manual (listrik padam)



Salah menghitung uang modal



Teliti saat menghitung uang modal



Adanya transaksi manual



Hindari transaksi manual, kecuali mengharuskan



Uang Sales, E-Trans, dan PLN Bris tercampur



Memisahkan uang sales, E-Trans dan PLN Bris pertransaksi



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Variance Minus (-)



PENYEBAB



PENCEGAHAN



Tidak menghitung modal awal



Selalu hitung modal awal dengan teliti



Tidak menghitung ulang saat menukarkan uang



Pastikan selalu menghitung ulang uang tukaran



Tidak mencatat uang yang di pick up ke pejabat toko



Tertib administrasi buku pick up



Salah ketik nominal saat clerek



Teliti dalam clerek



Uang e-trans & PLN tercampur dengan uang sales



Pisahkan uang E-Trans, PLN dan uang sales saat clerek



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Bagaimana jika terjadi Variance Saat Clerek ??



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



MINUS



-



+



 Kekurangan setoran clerek harus dibayar saat itu juga



VARIANCE



PLUS



 Jika total uang fisik sama dengan total yang ada pada laporan clerek, maka uang fisik yang disetor nilainya sejumlah dengan nilai uang yang ada pada laporan clerek  Jika total uang fisik kurang dari laporan clerek, maka nilai setoran harus sesuai dengan nilai yang tertera pada laporan clerek atau membuat berita acara kelalaian clerek sehingga menyebabkan variance plus



Alfamart Corporate University



All Rights Reserved. @Alfamart 2019



Thank You! PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk. Alfa Tower, Jl. Jalur Sutera barat kav 7-9 Tangerang 15143, Indonesia t +62 21 808 21 555 (hunting) www.alfamartku.com



Alfamart Corporate University



Product Knowledge



All Rights Reserved. @Alfamart 2015