Pengendalian Internal Aktivitas Operasi NusaMobil [PDF]

Citation preview

PENGENDALIAN INTERNAL AKTIVITAS OPERASI PERUSAHAAN NUSAMOBIL



Oleh: Kelas 7-02 DIV Akuntansi Alih Program



POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN 2019



1. Karakteristik Perusahaan NusaMobil. Perusahaan NusaMobil merupakan perusahaan otomotif yang awalnya pada tahun 1965 bergerak pada bidang Jual Beli kendaraan (Mobil) di daerah Yogyakarta. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan memenuhi kebutuhan kendaraan bagi masyarakat Yogyakarta pada masanya. Pada tahun 1972 Perusahaan NusaMobil mengembangkan usahanya menjadi perusahaan dagang dan jasa melalui layanan purna jual (servis dan suku cadang), dan kemudian pada tahun 1980 Perusahaan NusaMobil mengembangkan usahanya kembali melalui kerjasama dengan perusahaan pendanaan untuk layanan kredit penjualan dan jasa purna jual yang terintegrasi dengan showroomnya. Perusahaan Otomotif NusaMobil saat ini telah menjadi dealer yang mempunyai 20 cabang tersebar di daerah Yogyakarta, Jawa Timur, Jawa Tengah dan Jawa Barat dan termasuk dalam salah satu dari lima jaringan utama PT Toyota Astra Motor agen tunggal pemegang merek Toyota di Indonesia. Pada tahun 2010, Perusahaan NusaMobil menargetkan mempunyai 30 cabang/dealer yang mempunyai layanan VSP (Vehicle, Service dan Parts) yang tersebar di Yogyakarta, Jawa Tengah, Jawa Timur dan Jawa Barat.



2. Pengendalian Internal untuk Aktivitas Operasi Perusahaan NusaMobil Perusahaan NusaMobil merupakan Perusahaan yang bergerak di bidang jual beli mobil, Jasa service dan kredit melalui kerjasama dengan perusahaan pendanaan, sehingga untuk bisa menjaga perusahaan dari berbagai macam risiko dan tetap sesuai tujuannya untuk bisa mencapai target dan terus berkembang menjadi 30 cabang/dealer pada tahun 2010, maka rancangan pengendalian internal yang perlu dirancang bertujuan untuk memberikan penilaian yang independen terhadap efektivitas dan integritas sistem pengendalian internal perusahaan dalam mengelola berbagai jenis risiko terhadap bisnis dan organisasi. Seluruh kegiatan audit dilakukan berbasis risiko (risk-based audit) berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Institute of Internal Auditors (IIA) dan Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO). Prinsip pengendalian internal dalam perusahaan mencakup adanya komponen lingkungan pengendalian (control environment), penilaian risiko (risk assessment), kegiatan pengendalian (control activities), informasi dan komunikasi (information – communication), serta proses pemantauan (monitoring), pada semua lini dalam perusahaan. Penjabaran komponen tersebut antara lain sebagai berikut:



a. Lingkungan Pengendalian Perusahaan. Setelah kita memahami proses bisnis dan karakteristik perusahaan, maka kita bisa merancang lingkungan pengendalian yang bisa diterapkan pada Perusahan NusaMobil Contoh Lingkungan Pengendalian di Perusahaan NusaMobil : 1) Menjaga Nilai Integritas dan Nilai Etika seluruh elemen Perusahaan 2) Menjaga Komitmen dan Kualitas terhadap kompetensi elemen perusahaan (staff, pimpinan dan pegawai lain) 3) Membentuk Kepemimpinan yang kondusif dan bebas dari konflik 4) Membentuk struktur organisasi sesuai kebutuhan perkembangan perusahaan 5) Membuat pendelegasian wewenang, tugas, dan fungsi antar divisi dalam perusahaan yang tepat 6) Membentuk Hubungan kerja yang kondusif dengan berbagai pihak yang terkait.



b. Peniliaian Risiko Perusahaan yang semakin besar dan berkembang berarti akan menghadapi risiko yang semakin besar pula, dengan adanya perkembangan perusahaan yang merambah jasa dan kerjasama dengan perusahaan pendanaan, maka risiko yang mungkin akan dihadapi oleh perusahaan juga akan semakin besar. Beberapa pengendalian risiko yang bisa diterapkan antara lain: 1) Melakukan identifikasi risiko di masing-masing divisi perusahaan yang akan terjadi, misalkan kredit macet, klaim garansi ataupun karena kemungkinan force majeur yang bisa terjadi sewaktu-waktu. Adapun melalui metode penilaian risiko, perusahaan dapat megidentifikasi risiko-risiko utama yang dihadapi perusahaan, yang secara umum meliputi 



Risiko Produk (seperti pencurian sparepart dan persediaan lain)







Risiko SDM (seperti SDM yang tidak efisien dan risiko tindakan menyalahi aturan)







Risiko Supply Chain







Risiko Bencana







Risiko Sistem Informasi







Risiko Hukum







Risiko Kondisi Pasar







Risiko Reputasi







Risiko Keuangan



2) Menetapkan tujuan perusahan yang terukur, spesifik dan dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu. 3) Membuat analisis risiko yang mungkin terjadi dan membuat cara penanganannya.



c. Melakukan Kegiatan Pengendalian Setelah merancang risiko yang kemungkinan akan terjadi dari proses bisnis yang ada, selanjutnya melakukan Kegiatan pengendalian untuk bisa meminimalisir munculnya risiko. 1) Membuat sistem informasi perusahaan yang bisa meminimalisir risiko dan menjalankan perusahaan secara efektif dan efisien. 2) Dalam operasional perusahaan, berikut bentuk pengendalian atas beberapa kegiatan: Pemisahan Fungsi 



Terdapat pemisahan fungsi yang jelas antar divisi, terutama pada kegiatan sales dari penerimaan kas, pencatatan akuntansi Dan pembuatan faktur dari penjualan



Otorisasi Transaksi 



Pemesanan oleh pelanggan diotorisasi oleh sales melalui surat pemesanan







Otorisasi tambahan interior/ eksterior atau merchandise mobil serta otorisasi diskon oleh sales supervisor dan harus melalui konfirmasi pada pelanggan



Pendokumentasian 



Adanya prosedur kerja yang mudah diakses dan dikomunikasikan secara berkala







Pendokumentasian aktivitas pada routing slip







prosedur penjualan tunai dan kredit yang transparan.







Audit atas LK oleh KAP terpercaya



Pengendalian Fisik atas Aset dan Catatan 



Rekonsiliasi dan stock opname berkala atas akun-akun kunci.







Minimalisasi transaksi dengan cash keras.







Pembatasan akses atas persediaan (termasuk sparepart, merchandise, dll) melalui kunci bersandi yang diganti secara periodik.







Pengeluaran barang dari gudang harus dengan surat jalan.







Pemasangan alarm system, cctv, dan penerangan yang memacai pada tempat parkir mobil.







Pembatasan akses atas kunci mobil yang sedang diservis.







Pengecekan unit mobil yang masuk dan yang akan keluar dengan mengisi dokumen check sheet kendaraan







Seluruh EFT harus didukung oleh faktur pembelian, dan direview secara berkala



Evaluasi Kinerja 



Sistem manajemen kinerja BSC, dengan target yang diturunkan hingga tiap karyawan







Rekrutmen karyawan yang transparan untuk menghindari kolusi







Penempatan pada jabatan sesuai skill dan latar belakang pendidikan karyawan







Rotasi jabatan berkala untuk menghindari penyelewengan







Program pelatihan berkala







Family Gathering berkala untuk memperkuat bonding seluruh pegawai







Cuti tahunan wajib digunakan



Pengendalian terhadap pemrosesan informasi 



Dokumen pembelian maupun penjualan diberi nomor urut by system, termasuk cek.







Daftar harga yang transparan, namun perubahan hanya dapat dilakukan oleh manajer tertentu



Pembatasan akses terhadap sumber daya dan catatan 



Pembatasan real-time access terhadap checkbook balances dan informasi akuntansi







Pembatasan aktivitas di luar jam kerja, overtime harus melalui otorisasi dan karyawan harus disupervisi selama overtime.



Lain-lain 



Rapat tinjauan manajemen secara berkala untuk membahas internal control dan manajemen risiko







Kampanye pada pelanggan untuk tidak mengikuti iming-iming transaksi di bawah meja, dan menawarkan imbalan yang menggiurkan bila pelanggan menemukan tawaran dimaksud.



3) Membuat kebijakan dalam perusahaan yang bisa menjaga perusahaan bisa tetap on track dan terhindar dari risiko seperti kredit macet dan penurunan kepuasan pelanggan. 4) Melakukan review pekerjaan secara berkala atas usaha yang dilakukan untuk melihat apakah perusahaan bisa menjaga target penjualan dan kepuasan pelanggan yang diinginkan. 5) Melakukan pembinaan sumber daya manusia yang ada sesuai kebutuhan perusahaan. 6) Melakukan uji kualitas stock barang-barang yang masih ada di perusahaan agar kualitas tetap terjaga. 7) Melakukan review indicator kinerja secara berkala untuk tetap menjaga kualitas pelayanan yang terbaik. 8) Melakukan pemisahan fungsi dan wewenang. 9) Melakukan pencatatan transaksi secara akurat dan tepat waktu sesuai dengan kejadian yang dialami perusahan. 10) Menyusun rancangan sistem perencanaan dalam bentuk Business Continuity Plans yang mencakup seluruh unit fungsional utama. Setiap tahun dilakukan kajian dalam rangka meninjau dan menilai kecukupan asuransi yang dimiliki oleh perusahaan.



d. Informasi dan Komunikasi. Setalah kegiatan pengendalian dilakukan oleh perusahaan, tahap selanjutnya Perusahaan NusaMobil menjaga kegiatan pengendalian itu dengan melakukan prinsip komunikasi dan informasi, artinya perusahaan harus bisa memanfaatkan informasi yang dihasilkan dari berbagai kegiatan pengendalian yang ada secara tepat dan berkualitas, menjaga jalur komunikasi internal yang efektif dan efisien dan menjaga komunikasi dengan pihak eksternal yang efektif sehingga apabila timbul masalah dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai prosedur dengan cepat dan tepat. Sebagai salah satu upaya meningkatkan komitmen dan memenuhi tujuan, Perseroan senantiasa meningkatkan komitmen dan memenuhi tujuan, Perusahaan senantiasa meningkatkan efisiensi dan efektifitas akses informasi internal. Sistem komunikasi internal tersebut dilaksanakan melalui berbagai sarana berikut: 1) Intranet yang berisi informasi-informasi penting untuk menunjang aktivitas karyawan dalam bekerja.



2) Buletin internal, yang berisi berbagai informasi baik yang bersifat korporat maupun informasi umum lainnya. 3) Mailing list per bidang (misalnya mailing list para PIC Purchasing, PIC Public Relations, Eksekutif, dan lain-lain) guna mempercepat dan mempermudah alur komunikasi dan informasi antara kantor pusat dengan cabang NusaMobil.



Pemangku kepentingan perusahaan dan pihak ekternal dapat mengakses informasi terkait perusahaan melalui laman, telepon, email, atau datang langsung ke kantor pusat NusaMobil.



e. Melakukan Pemantauan Sistem Pengendalian Internal. Setelah segala usaha dilakukan untuk menghasilkan sistem pengendalian internal yang bisa diterapkan pada Perusahaan NusaMobil, hal terakhir yang dilakukan adalah melakukan pemantauan. Kegiatan ini penting dilakukan untuk bisa terus menilai apakah rancangan yang sudah dibuat sudah sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan perusahaan, dan apabila terdapat risiko yang muncul dapat ditangani dan ditindaklanjuti secara cepat dan tepat waktu. Kegiatan ini juga dilakukan untuk bisa terus melihat perkembangan perusahaan yang ada sehingga bisa merancang jenis pengendalian yang tepat sesuai dengan perkembangan perusahaan.