Penyusunan POA [PDF]

Citation preview

[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



MODUL 6 PENYUSUNAN RENCANA OPERASIONAL, (POA) DAN ANALISIS HAMBATAN I.



Penyusunan Rencana Operasional (POA) A. Pendahuluan Suatu rencana operasional adalah bagian paling realistis dari perencanaan kesehatan dimana rencana operasional tersebut merupakan pedoman langkah –langkah nyata untuk memasuki tahap –tahap berikut dari siklus kegiatan PBL. Rencana operational atau yang lebih dikenal dengan istilah Plan of Action (POA) pada dasarnya merupakan suatu berkas yang berisi uraian yang sangat terinci tentang rencana tindakan atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tindakan-tindakan yang direncanakan ini dimaksud untuk menghilangkan/mengatasi atau mengurangi masalah-masalah yang telah ditentukan prioritas nya . Modul 1 s/d modul 3 telah secara sistematis dan sekuensial menggambarkan serta menguraikan tahap-tahap perencanaan kegiatan PBL. Tahap pertama bermula dari analisa status kesehatan dengan menggunakan data yang tersedia dari hasil pendataan PBL I dan dari data tersebut dilakukan analisis data melalui berbagai alternatif pendekatan-pendekatan demografis dilakukan melalui analisa data dengan pendekatan tulang ikan, pohon masalah dan pedekatan H.L Bloom. Masalah-masalah yang telah ditemukan kemudian dicari prioritas nya, sehingga sampai kepada suatu kesimpulan yang menghasilkan peringkat masalah kesehatan. Peringkat masalah kesehatan menentukan masalah mana yang dianggap - paling dominan/utama yang menyebabkan deviasi, apakah dengan menghi1anngkan masalah-masalah tersebut, masalah lain dapat turut teratasi. Masalah tentu hanya dicari penyebabnya. Penyebab mana yang paling menonjol yang harus dihilangkan terlebih dahulu. Dari tahapan itu maka berdasar sarana dan sumber daya yang ada, diusahakan untuk menghilangkan masalah melalui eliminasi dari penyebabpenyebabnya. Upaya menghilangkan penyebab ini dilakukan melalui berbagai. usaha agar menghasilkan suatu hasil yang maksimal. Di dalam kegiatan PBL, upaya tersebut. dijabarkan dalam pelaksanaan berbagai program. Setiap program terdiri dari 1 atau lebih kegiatan. Agar kegiatan-kegiatan tersebut berjalan searah dan dan sinkron maka harus disusun dalam suatu bentuk/format tertentu. Beberapa sebab mengapa program-program PBL harus. disusun dalam suatu perencanaan yang cukup matang adalah karena :



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



1. Setiap program PBL membutuhkan biaya. Dengan keterbatasan suatu daya yang ada, maka melalui perencanaan operasionalisasi program dapat dilaksanakan dengan menggunakan sumber daya seefektif mungkin . 2. Setiap program PBL membutuhkan kerjasama dengan anggota lain. Karena itu perlu disusun suatu rencana operasional program sehingga jelas peran fungsi serta keterlibatan dari berbagai pihak. 3. Suatu program yang operasionalisasinya telah disusun sesuai rencana memudahkan pendelegasian wewenang dari pihak perencanaan kepada pihak pelaksana, langkah-langkah kegiatan telah disusun sedemikian rupa sesuai dengan urutan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. A. Analisis Hambatan Suatu rencana tindakan atau yang dikenal dengan Plan of Action pada dasarnya adalah rencana pelaksanaan dari suatu keputusan. Suatu keputusan seperti dimaklumi bersama, adalah pemecahan terhadap sebab dari suatu problem (masalah/persoalan) yang merupakan hasil akhir dari suatu analisis keputusan. Didasarkan langkah-langkah dari analisis keputusan, maka keputusan akhir atau keputusan terpilih merupakan alternatif terbaik pemecahan suatu problem. Dalam kenyataannya, sering terdengar/ditemui kegagalan pelaksanaan suatu keputusan walaupun proses pemilihan keputusan tersebut mengikuti langkah-langkah seperti diharuskan analisis keputusan, yang berarti keputusan tersebut adalah alternatif yang terbaik. Di sini mulai diingatkan bahwa suatu alternatif pemecahan terbaik adalah merupakan suatu hukum atau dalil bahwa dalam pelaksanaan suatu keputusan selalu timbul keadaan-kead.aan yang menghambat atau mengancam tercapainya tujuan dari keputusan itu. Disinilah seorang mahasiswa dituntut untuk mampu mengatasi keadaan-keadaan yang mengancam tercapainya tujuan dari keputusan yang telah dibuatnya, atau dengan perkataan lain mampu mensukseskan pelaksanaan keputusannya . Dari oleh karena itu kurang tepat apabila dikatakan bahwa tugas pokok seorang mahasiswa atau inti suatu proses manajemen kegiatan PBL hanyalah pengambilan keputusan saja. Seperti dikemukakan di atas, sehebat-hebatnya suatu keputusan masih banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pelaksanaannya. Di lain pihak yang dituntut dari seorang mahasiswa bukan hanya hasil pemikirannya tetapi adalah hasil kerjanya. Di sini dapat disimpulkan bahwa inti manajemen atau tugas pokok seorang mahasiswa adalah penting keputusan dan pelaksanaannya.



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



Dalam prakteknya pelaksanaan suatu keputusan jauh lebih sulit dari pengambilan keputusan , karena keterbatasan kemampuan melihat masa depan pada waktu keputusan tersebut dilaksanakan . Seorang mahasiswa dituntut untuk mampu membayangkan/melihat keadaan yang akan datang pada waktu keputusan dilaksanakan, untuk dijadikan dasar bagi penentuan tindakan pada saat ini (saat mengambil keputusan ). Perbedaan kemampuan dalam bidang inilah yang menentukan perbedaan kualitas seorang mahasiswa. Dengan memiliki kemampuan melihat masa depan tersebut seorang mahasiswa akan memiliki sikap proaktif atau tanggap terhadap macammacam yang mungkin timbul. Sehingga dia akan selalu siap dengan tindakantindakan untuk mengatasinya. Dia tidak akan pernah terkejut apabila tibatiba suatu ancaman datang, karena dia telah menduganya dan siap dengan tindakan pemecahannya. Tetapi seorang mahasiswa yang tidak memiliki kemampuan ini, dia akan senantiasa ragu pada masa mendatang. Sikap inilah yang banyak memberi andil bagi kegagalan dalam pelaksanaan suatu keputusan, karena tidak menduga sebelumnya akan datangnya suatu ancaman, dan tidak siap dengan tindakan untuk mengatasinya . Tindakannya selalu bersifat semiotomatis, hanya ditujukan untuk mengurangi gejala saja. Dan apabila pelaksanaan dari keputusan gagal, dia akan cepat mengambil kesimpulan bahwa keputusannya adalah salah. Atau yang paling parah adalah mencari "kambing hitam" dari kegagalan tersebut. Gejala inilah yang sekarang banyak timbul di negara kita,, termasuk dalam bidang kesehatan. Pada saat hasil sensus diumumkan, dimana angka pertumbuhan penduduk masih cukup tinggi, timbul pendapat yang seakan-akan menyalahkan turunnya angka kematian sebagai sebab dari tingginya angka pertambahan penududuk tersebut. Pada akhir tahun , yaitu pada saat penilaian terhadap pencapaian program, dilakukan, didengar “pendirian kaum agama/fanatisme” dituduh sebagai sebab dari kekurang-berhasilan program KB. Demikian juga faktor pendidikan masyarakat yang masih rendah dianggap sebagai biang keladi dari ketidakberhasilan program imunisasi misalnya. Semua kejadian diatas bersumber pada sikap REACTIVE, atau ketidakmampuan melihat masa depan pada saat pelaksanaan program. Setelah ancaman menjadi kenyataan, maka semua: terkejut dan yang lebih parah lagi tidak siap dengan tindakan untuk mengatasi ancaman yang timbul.. Dan akhirnya ancaman-ancaman itulah yang dituduh sebagai. Sebab dari kegagalan Semua ini tidak perlu terjadi. Bila tanggap terhadap hal-hal yang



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



mengancam yang mungkin timbul, serta siap dengan tindakan untuk mengatasinya. B. Pengertian Rencana Operasional Yang dimaksud dengan POA atau Rencana Operasional adalah suatu dokumen penyusunan rencana pelaksanaan program kesehatan atau program PBL yang disusun berdasar kegiatan-kegiatan dengan memperhitungkan hal-hal yang telah ditetapkan dalam proses sebelumnya serta semua potensi serta sumberdaya yang ada. Karena POA merupakan penjabaran secara terinci tentang kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan, RO tidak sembarangan disusun, melainkan harus mengikuti beberapa kaidah yang sudah ditentukan. Pada beberapa instansi dimana RO sudah merupakan kegiatan rutin, instansi tersebut telah mengeluarkan formulir-formulir khusus sehingga RO tersebut tinggal ditulis dan dimasukkan kedalam kolom yang tersedia. Karena pada hakekatnya mengandung rincian dari kegiatan-kegiatan operasional, maka dokumen RO merupakan hasil akhir/ujung tombak dari seluruh kegiatan perencanaan. Sebab itu RO tidak disusun untuk suatu jangka waktu yang lama. Dalam kegiatan PBL lazimnya Rencana Operasional dibuat untuk kurun waktu dua minggu. Rencana Operasional mempunyai sifat dan isi khusus sesuai dengan tingkatnya masing-masing administratif dimana Rencana Operasi tersebut disusun. Pendekatan umum mempersiapkan rencana operasional suatu program kesehatan adalah sebagai berikut : 1. Identifikasi dan perumusan yang jelas dari semua kegiatan (kegiatan penyelesaian masalah) yang akan dilaksanakan (apa ? = What ?) 2. Menetapkan pendekatan-pendekatan yang akan digunakan dalam pelaksanaan setiap kegiatan (bagaimana ? = how ?). 3. Membuat daftar berbagai macam sumber daya yang akan dipergunakan, termasuk besar dan jumlahnya, lokasinya, dan lain-lain untuk melaksanakan setiapkegiatan (input, 3M ) . 4. Mendefinisikan tanggung jawab fungsional menurut setiap kegiatan, bagi setiap staf pada semua tingkat hirarki pelaksanaan (siapa yang mengerjakan ? who does what ?) 5. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan. 6. Mengadakan hubungan timbal balik (hubungan waktu dan fungsi) antara kegiatan yang berbeda-beda serta membuat jadwal kegiatan-kegiatan tersebut (kapan ? = when ?) Secara lebih spesifik, suatu Rencana Operasional antara lain mencoba menjawab :



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



1.



Apakah objektif dan target yang akan dicapai oleh pelaksanaan tersebut ? 2. Kegiatan-kegiatan apakah yang akan dilaksanakan dan kapan ? 3. Kelompok masyarakat dan daerah manakah yang akan dicakup ? 4. Jenis tenaga macam apakah yang akan dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu ? 5. Jenis fasilitas apa yang dibangun, bagaimana rencana teknik dan arsitekturnya dan dimana lokasinya ? 6. Sistim logistik bagaimana yang akan dibuat ? 7. Barang-barang apa yang akan dipakai ? 8. Sistim transportasi apa yang akan dipakai ? 9. Perubahan-perubahan apa yang akan dilakukan dalam sistem informasi? 10. Cara-cara managerial apa yang akan dilakukan untuk melakukan motifasi dan supervisi anggota ? 11. Bagaimana cara mengerahkan peran serta masyarakat (pekarya, buruh) secara efektif ? D. Lingkup Rencana Operasional Oleh karena itu maka lingkup atau substansi Rencana Operasional adalah sebagai berikut : 1. Tujuan: meliputi tujuan umum dan tujuan khusus. 2. Kebijaksanaan yang merupakan payung untuk pelaksanaan kegiatankegiatan. 3. Penentuan target sasaran 4. Uraian terperinci dari masing-masing kegiatan yang akan dilakukan. 5. Pembiayaan : jumlah dan sumber dana yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan 6. Sarana dan fasilitas yang diperlukan 7. Waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan. 8. Hambatan yang mungkin saja terjadi selama kegiatan dilaksanakan. 9. Pengorganisasian sumber daya manusia. 10. Lokasi pelaksanaan kegiatan. 11. Rencana penilaian dari suatu keberhasilan rencana operasional bila kelak di laksanakan. E.



Komponen Rencana Operasional Walaupun lingkup dari suatu Rencana Operasional terdiri dari 1 ihwal di atas tetapi pada dasarnya ada 2 komponen penting dalam penyusunan suatu Rencana Operasional, yaitu :



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



1.



F.



PBL II STIK Mks



Langkah-langkah penyusunan Rencana Operasional termasuk pengisian formulir Rencana Operasional. 2. Penyusunan jadwal waktu termasuk perhitungan waktu lintasan kritis. Kedua komponen ini akan dibahas secara terinci pada pokok bahasan berikut. Langkah - langkah Penyusunan Rencana Operasional dan Pengisian Formulir Rencana Operasional Penyusunan rencana operational dilakukan sesudah proses perencanaan tahunan kesehatan Dati II selesai dan disetujui. Dengan disetujuinya Rencana Tahunan, maka dapat diartikan bahwa alokasi dana segera turun. Untuk itu perlu rencana tahunan dijabarkan secara terinci dalam bentuk kegiatan yang dilakukan Langkah-langkah Penyusunan Rencana Operasional 1. Langkah pertama : Uraian Masalah langkah ini diperlukan untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang masalah yang dihadapi. Uraian masalah merupakan langkah pertama dalam suatu rencana kesehatan. Kegiatan ini adalah gambaran singkat dari berbagai masalah yang berkaitan dengan bidang kesehatan serta analisis faktor yang mempengaruhinya. Analisis akan menghasilkan rumusan pokok dan faktor penyebab yang akan menjadi dasar untuk penyusunan tujuan, sasaran maupun kebijaksanaan dalam langkah penyusunan rencana operasional yang berikutnya. Cara-cara dan berbagai teknik dalam menganalisis data untuk sampai mendapatkan masalah telah diuraikan panjang lebar pada modul 2 dan modul 3. 2. Langkah kedua : Perumusan tujuan, sasaran dan kebijaksanaan. Menentukan tujuan pada hakekatnya adalah menentukan tingkat pengurangan masalah (problem reduction level) yang digariskan dalam kurun waktu tertentu. Karena itu perumusan tujuan pada tingkat rencana operasinnal harus dituliskan secara jelas, dengan perkataan lain dengan menggunakan kata kerja aktif, dapat diukur tingkat pengurangan masalahnya, dan dapat dilihat pencapaian keberhasilannya . Selain itu suatu perumusan tujuan harus jelas lingkup kurun waktunya, karena harus dapat diperkirakan dalam waktu beberapa lama problem reduction level tersebut akan dicapai; apakah dalam tahun atau minggu. Masih dalam kelompok langkah kedua ini adalah penentuan sasaran dari rencana operasional. Dalam hal ini sasaran dapat dibedakan atas dua kelompok



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



3.



PBL II STIK Mks



1). Sasaran populasi, adalah kelompok pendufuk yang akan dilayani dan perlu ditentukan targetnya secara kuantitatif. 2). Sasaran pencapaian program, adalah tingkat kegiatan yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu . Contoh sasaran populasi adalah misalnya bayi, balita, ibu hamil dan lain-lain. Sesuai dengan keadaan dan kebutuhan daerah bersangkutan serta peringkat. masalah yang ingin ditanggulangi sasaran populasi dapat diperluas dengan menambahkan sasaran lain. Setelah menentukan sasaran populasi, perlu ditentukan hasil yang dikuantifikasikan baik dalam bentuk % ataupun angka absolut. Contoh kuantifikasi sasaran pencapaian program adalah meningkatnya cakupan program KIA terhadap ibu hamil dan ibu menyusui sebanyak 50% dari sisa cakupan ideal (80%). Kebijaksanaan pelaksanaan merupakan pendekatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Di dalam menentukan kebijaksanaan pelaksanaan perlu memperhitungkan : a. Kebijaksanaan pelaksanaan yang sudah ada b. Tujuan dan sasaran yang sudah ditentukan c. Kemampuan tenaga pelaksana d. Sumberdaya yang tersedia Dengan memperhitungkan hal a sampai dengan d maka perumusan kebijaksanaan kesehatan akan terus sesuai untuk dilaksanakan. Beberapa contoh kebijaksanaan pelaksanaan adalah sebagai berikut : - Peranan dan keikutsertaan masyarakat harus selalu diusahakan sejak dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian. - Penghargaan pelayanan kesehatan harus menggunakan teknologi tepat guna, sehingga dapat menjamin kelangsungan secara berkesinambungan oleh masyarakat itu sendiri. Langkah ketiga : uraian dari program kesehatan Langkah ini meliputi uraian dari semua program kesehatan baik yang bersifat operasional di lapangan maupun yang bersifat mahasiswaial pada tingkat di atasnya/yang lebih atas. Adapun uraian program yang bersifat operasional di lapangan dapat diberikan dalam banyak contoh misalnya : 1) Motivasi akan pentingnya suatu kegiatan kesehatan pada masyarakat 2) Penyusunan rencana kerja terpadu melalui kegiatan mini lokakarya Puskesmas



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



3) Pemantapan dukungan kegiatan kesehatan yang melibatkan sektor lain, melalui perencanaan kegiatan, pertemuan-pertemuan dengan lintas sektor tingkat kecamatan. 4) Penggerakan masyarakat yang bertujuan mencapai kesiapan masyarakat agar dapat menerima dan berperan serta aktif dalam upaya/kegiatan program kesehatan. 5) Pelaksanaan berbagai kegiatan kesehatan tingkat operasional yang telah disepakati bersama dan melibatkan masyarakat. 6) Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan termasuk perencanaan dari hasil kegiatan yang telah dicapai. Adapun uraian program kesehatan yang bersifat manajerial pada tingkat di atas tingkat operasional/pelaksanaan dapat ditekankan pada : 1. Aspek pembinaan dan pemberian bimbingan pada tingkat pelaksanaan kegiatan termasuk aspek supervisi. 2. Aspek pengawasan dengan maksud melakukan rangkaian kegiatan secara berkala terhadap pekerjaan pelaksana di tingkat operasional. 3. Aspek bantuan sumber dana dalam bentuk langkah-langkah kegiatan sehubungan dengan perencanaan, pengadaan, pengelolaan, sumberdaya tenaga, dana, dan alat yang diperlukan demi lancarnya kegiatan di tingkat operasional. 4. Penyusunan petunjuk pelaksanaan operasional dimana juklak tersebut dapat menjadi pedoman langsung dalam pelaksanaan kegiatan di daerah yang bersangkutan. Suatu program kesehatan dapat terdiri atas berbagai kegiatankegiatan untuk yang nantinya secara terinci dijabarkan dan dituangkan di dalam rencana operasional. 4. Langkah keempat : Pengawasan dan Pengendalian. Pengawasan dan pengendalian merupakan bagian yang dapat dipisahkan. Pengendalian merupakan bagian yang tidak dipisahkan dari suatu rencana operasional. Secara garis besar langkah keempat ini akan mencakup : - Penentuan organisasi yang diperlukan untuk mengadakan pengawasan dan pengendalian termasuk penentuan indikatornya. Dua macam indikator penting dalam pengawasan dan pengendalian adalah indikator waktu : pemilihan indikator waktu perlu dalam hal penjadualan kegiatan yang lebih dirumuskan. Perlu ada perbatasan waktu untuk pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan dalam pokok bahasan. Indikator biaya : Pengendalian dengan memanfaatkan biaya sebagai indikator perlu dalam rangka meningkatkan daya guna efektifitas dari



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah di rencanakan. Indikator biaya harus dapat menjawab kedua hal tersebut, misalnya apakah dana turun tepat waktu ? Apakah biaya yang tersedia sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan kegiatan operasional ? dan lain- lain. - Mengadakan pengawasan dan pengendalian baik melalui kegiatan analisa pelaporan, bimbingan teknis dan melalui pertemuan : Dalam hal ini termasuk tindakan korektif dan umpan balik. - Mengadakan tindak lanjut untuk perbaikan kegiatan-kegiatan. Beberapa contoh indikator waktu yang perlu untuk pengendali adalah misalnya pengiriman peralatan imunisasi dan vaksin sewaktu yang dibutuhkan. Di dalam langkah keempat ini juga secara jelas harus diuraikan rencana operasional tentang rencana pengawasan dan pengendalian yang akan dilaksanakan, rencana tindakan korektif dan rencana umpan balik. G. Pengorganisasian Ketenagaan dalam Rencana Operasional. Pengorganisasian ketenagaan dalam penyusunan operasional dapat di bedakan dalam dua hal berdasarkan tanah dari rencana operasional. 1. Pengorganisasian ketenagaan dalam penyusunan rencana operasional. Penyusunan rencana operasional masih merupakan tugas perencanaan, sehingga penyusunan rencana operasional tersebut sebaiknya dilahirkan oleh tim yang sebelumnya juga terlihat di dalam proses perencanaan kesehatannya Penyusunan rencana operasional membutuhkan pertimbangan dan keputusan sesuai dengan langkah-langkah yang ada dari berbagai bidang kerja seperti ahli epidemiologi, ahli demografi, ahli statistik untuk kepentingan analisis data sehubungan dengan penentuan masalah kesehatan. Ahli perencanaan waktu, ahli perkiraan kebutuhan sumber daya, ahli dalam hubungan perilaku untuk penentuan langkahlangkah dari rencana operasional, untuk itu sebaiknya rencana operasional tidak disusun oleh perorangan melainkan oleh tim atau kelompok penyusun rencana operasional agar ada komitmen maka perlu disiapkan legalitas dari anggota tin melalui penerbitan SK, disertai dengan tugas dan fungsi dara masing-masing anggota tim. 2. Pengorganisasian rencana ketenagaan untuk pelaksanaan rencana operasional. Di dalam rencana operasional sendiri harus dicantMMumkan ketenagaan yang direncanakan akan dilibatkan bila kelak rencana operasional dilaksanakan. Untuk itu di dalam menentukan melibatknn berbagai komponen baik yang menyangkut pelaksanaan rencana operational secara langsung ataupun tidak langsung, maka perlu



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



sebelumnya dilakukan inventarisasi dari pihak-pihak yang akan diselesaikan sehingga terlihat kaitan yang jelas. Pelaksanaan suatu rencana operasional juga perlu ditunjang oleh adanya wadah/organisasi yang mendukung penyelenggaraannya. Wadah ini sebelum butuhkan keterlibatan fungsional perlu bekerja melalui berbagai hirarki struktur yang ada. Perlu pada pengorganisasian pelaksana rencana operasional dirumuskan pengaturan tentang pembagian tugas wewenang dan tanggung jawab baik perorangan atau perinstansi, pengaturan koordinasi dan kerjasama antar anggota inti. Tidak boleh dilupakan dalam perencanaan organisasi rencana operasional adalah pengambilan keputusan tentang keterlibatan perorangan/instansi secara exofficio atau pribadi. H. Pengisian Formulir Rencana Operasional Uraian dari langkah-langkah penyusunan rencana operational untuk memberi kemudahan dalam melihat POA secara suatu kesatuan yang menyeluruh dituangkan dalam sebuah formulir khusus yang disebut rencana operasional (lihat gambar 1) Gambar 1. Formulir Isian Rencana Operasional Program : ……………… Kolom 1 Kegiatan



Kolom 2 Tujuan



Kolom 3 Sasaran



Kolom 4 waktu



Kolom 5 biaya



Kolom 6 Pen. Jab.



Kolom 7 Renc.



Kolom 8 Ket.



Formulir ini terdiri atas kolom-kolom dengan uraian sebagai berikut : Kolom 1



: Kolom Kegiatan Pada kolom kegiatan dicantumkan semua rincian rencana operasional secara sistematis dan berurutan, biasanya dimulai dari kegiatan yang mencakup tahap Persiapan, tahap pelaksanaan dan tahap penilaian dari suatu kegiatan yang direncanakan.



Kolom 2



: Tujuan dari masing-masing kegiatan. Pada kolom ini dicantumkan hasil-hasil yang dicapai baik pada modul terdahulu maupun pada awal dari bab ini, penulisan tujuan harus jelas ditulis secara kuantitatif berapa selisih penurunan atau peningkatan suatu target ingin dicapai melalui kegiatan tersebut



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



dapat dinyatakan dalam % ataupun angka absolut. Kolom 3



Kolom 4:



Kolom 5



Kolom 6



: Kolom sasaran Kolom ini merupakan tempat untuk menuliskan siapa atau apa sasaran yang ingin dibenahi pada setiap kegiatan yang dilakukan. : Kolom waktu Pada kolom ini dituliskan saat kapan kegiatan tersebut direncanakan untuk selesai. Kurun waktu pelaksanaan kegiatan merupakan selisih dari kapan saat selesai dengan kapan saat kegiatan dimulai. Untuk menghitung yang ideal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan didapat melalui perhitungan lintasan kritis yang aktif diuraikan pada pokok bahasan berikut. : Kolom biaya. Pada kolom ini ditulis hasil pembiayaan yang menyangkut : 1. Besar biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setting rencana kegiatan. Bila ada keterlibatan dan sponsor maka besar biaya selain dinyatakan dalam rupiah juga dinyatakan dalam dolar/mata uang asing yang disertai catatan tentang nilai tukar pada saat POA disusun. 2. Sumber biaya yang di rencanakan untuk pelaksanaan kegiatan. Seperti diketahui, suatu POA disusun sesudah pelaksanaan pendataan PBL 1 melalui pelbagai proses sampai dengan turun alokasi biaya : - Kegiatan/paket kegiatan bersumber DIP, dana APBD Inpres. - Kegiatan/paket kegiatan APBD tingkat I - Proyek-proyek Dipda tingkat II - Sumber-sumber lain seperti bantuan badan asing atau swasta. : Kolom penanggung jawab Ditulis dibawah kolom ini adalah siapa atau mahasiswa apa yang menjadi penanggung jawab kegiatan. Dapat ditulis nama, bila, ruang lingkup, kecil tetapi dapat juga ditulis/dicantumkan keterlibatan instansi bila kegiatan POA bersifat lintas sektoral.



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



Kolom 7



PBL II STIK Mks



: Kolom Rencana Penilaian Siklus daripada manajemen suatu kegiatan adalah Perencanaan, Pelaksanaan dan Penilaian. Di dalam perencanaan, suatu alternatif pemecahan masalah dicoba dituangkan di dalam suatu sistim yang dapat memberikan gambaran abstrak tentang pelaksanaan, sekuens yang akan dilaksanakan bila suatu masalah ingin ditanggulangi. Perencanaan yang baik, selain itu, juga harus berisi gambaran atau bayangan tentang bagaimana cara-cara yang akan ditempuh untuk memantau kegiatan-kegiatan bila dilaksanakan, serta menilai seberapa jauh hasil yang diharapkan dapat dicapai. Bayangan abstrak dari apa yang akan dilakukan sehubungan dengan pemantauan selama kegiatan dilakusanakan dan tentang tingkat pencapaian tujuan disebut Rencana Penilaian. Dikaitkan dengan Rencana Operasional Kegiatan maka suatu rencana penilaian betul-betul diarahkan pada 2 hal, yaitu : 1) Rencana penilaian untuk melihat proses pelaksanaan kegiatan. Jadi memantau apakah kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditulis 2) Rencana penilaian untuk melihat apakah sesudah kegiatan terlaksana, tujuan yang diharapkan tercapai, apabila tercapai berapa banyak, atau apakah masalah yang ada sudah teratasi Rencana penilaian dibuat berdasarkan rumusan tujuan dan sasaran. Untuk memudahkan penyusunan rencana penilaian maka tujuan harus dirumuskan sedemikian rupa sehingga dapat dilihat dan dapat diukur. Komponen penting di dalam rencana penilaian adalah indikator, yaitu kejadian atau indikasi apa yang akan dipakai yang dapat memberikan gambaran belum atau telah tercapainya suatu tujuan. Beberapa contoh : Judul R.O : SPT di Kecamatan X tahun 1989 Tujuan : Ditaman dan berfungsinya 25 SPT di Kecamatan X, Kabupaten Y tahun 1989. Kegiatan-kegiatna yang akan dilakukan untuk mencapai



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



Kolom 8



PBL II STIK Mks



tujuan : 1. Persiapan lapangan : penentuan lokasi SPT 2. Pengadaan sarana, alat dan sumberdaya SPT, tenaga 3. Penggalian dan penanaman 4. Berfungsi Rencana penilaian : Yang berhubungan dengan proses : 1. Monitoing penjadwalan waktu. Indikator : jadwal waktu kegiatan. Apakah tepat waktu sesuai dengan rencana ? Apakah saat mulai kegiatan sesuai dengan rencana ? Apakah saat selesai sesuai dengan waktu yang direncanakan. 2. Monitoring komitmen dan keikutsertaan berbagai pihak yang terlibat. Indikator : pertemuan-pertemuan. Rencana penilaian dititikberatkan pada frekuensi pertemuan, kehadiran pihak-pihak yang terlibat kegiatan ini, substansi pertemuan-pertemuan apa yang dihasilkan dari setiap pertemuan mengacu pada pengembangan kegiatan SPT. atau memberi arah hal-hal lain yang tidak ada kaitannya dengan kegiatan ini. Yang berhubungan dengan pencapaian hasil : Indikator : jumlah pencapaian sasaran (kuantitatif) Sesudah kegiatan dilaksanakan, apakah berhasil di 25 SPT. Indikator : kualitas SPT. apakah berfungsi atau tidak. : Kolom keterangan Disisakan kolom ini untuk melampirkan hal-ikhwal yang dianggap perlu dan penting dicantumkan di dalam formulir POA tetapi tidak dapat dimasukkan di bawah kolom-kolom terdahulu yang telah ditentukan judulnya.



Formulir Rencana Operasional merupakan gambaran sistematis dan menyeluruh dalam menjabarkan suatu rincian kegiatan. Kegunaannya terutama adalah memindahkan pihak-pihak pelaksana untuk melihat dimana dan sejauh mana keterlibatannya diharapkan II. Penyusunan Jadwal / Waktu A. Pendahuluan



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



Sumber merupakan unsur penting dalam program-program kesehatan. Ada 5 macam sumber yaitu : tenaga kerja, uang, bahan, mesin dan waktu. Yang terakhir ini seringkali dilupakan sebagai sumber proyek, tetapi terbukti merupakan sumber yang paling penting dari pada lainnya dan harus dimanfaatkan secara terencana. Jika kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu program kesehatan telah disusun secara berurutan dan rinci, maka tahap kedua adalah menentukan batas waktu atau tanggal tertentu kapan program tersebut harus sudah selesai dilaksanakan. Untuk itu paling sedikit ingin diketahui gambaran mengenai hubungan antara waktu yang disediakan dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan program. Hal ini berlaku umum untuk semua jenis program, semua jenis proyek, dari mulai yang sederhana seperti persiapan untuk suatu rapat sampai suatu pelatihan staf dinas kesehatan tentang supervisi misalnya. Dalam contoh yang pertama tentu tidak benar untuk mengumumkan kepada para peserta rapat bahwa rapat sementara diundur sebab belum semua undangan dikirim. Demikian pula halnya sia-sia kedatangan Kepala Pusdiklat Depkes untuk meresmikan pelatihan staf Dinas Kesehataan bila tujuan untuk pelatihan belum ada dan kurikulum pelatihan belum selesai disusun. Jadi dapat diasumsikan dengan keyakinan, bahwa untuk kegiatan apapun, selalu diperlukan suatu perencanaan jika ingin menyelesaikan suatu program tepat pada waktunya. Dalam contoh penyelenggaraan rapat di atas, perencanaannya dapat bersifat sangat tidak resmi , cukup dengan bayangan/gambaran dalam otak pemimpin rapat saja. Program pelatihan sifatnya lebih resmi, lebih kompleks, dan karenanya membutuhkan perencanaan matang dan tertulis di atas kertas (terdokumentasi ) . Sekali ditetapkan untuk menyusun rencana di atas kertas perlu diputuskan cara, format penulisan yang standar, yang dapat dan memenuhi syarat untuk dipakai pada penyusunan rencana yang lain-lain. Selain itu setiap rencana operasional hendaknya dapat dibaca dan dipahami dengan mudah karena rencana itu sendiri merupakan suatu sarana untuk menyalurkan informasi. Informasi ini harus dinyatakan dalam bahasan yang dimengerti oleh semua pembaca. Jika ingin memelihara suatu sistem komunikasi yang efektif. Ada beberapa macam cara untuk merencanakan waktu untuk suatu program atau kegiatan. Di satu pihak ada program-program kesehatan yang tidak dibatasi oleh pesan-pesan pemberi dana, kebijaksanaan-kebijaksanaan



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



tertentu. Program ini bersifat mandiri, benar-benar merupakan suatu kumpulan rencana kegiatan-kegiatan yang dihasilkan melalui perencanaan di tingkat bawah. Bila demikian halnya maka ketua program dapat dengan leluasa menentukan batas waktu kapan program dapat diharapkan selesai. Dipihak lain, ada program-program/kegiatan yang tanggal selesainya sudah ditentukan atau dipaksakan oleh faktor-faktor di luar kekuasaan tanpa memperhatikan volume pekerjaan yang harus dilakukan. Jika demikian kenyataannya dan ketentuan-ketentuan tidak boleh diubah lagi, maka perkiraan waktu untuk semua kegiatan yang tercakup di dalam program tersebut harus disesuaikan dengan jangka waktu yang sudah di tentukan. Ada kalanya taksiran waktu yang semula telah ditetapkan dalam kenyataannya harus diperpendek secara mendadak. Bila demikian maka ada beberapa alternatif yang dapat ditempuh : 1. Menghilangkan beberapa kegiatan, sebab dengan menghilangkannya berarti beberapa alokasi waktu akan hilang pula. 2. Menambah sumber daya sehingga dengan waktu lebih singkat. Pemberian sedikit perangsang agar suatu program dapat selesai dalam waktu yang terpendek yang masih masuk akal dapat dibenarkan, karena waktu sebenarnya adalah uang, dan program yang lambat sekali majunya sering kali akhirnya cenderung menelan biaya yang lebih besar dari yang telah direncanakan. Kemungkinan lain yang dapat terjadi akibat dipengaruhinya jangka waktu oleh faktor luar adalah bahwa angka waktu yang telah diperhitungkan malahan menjadi lebih panjang. Walaupun ini jarang terjadi tetapi tidak berarti tidak mungkin terjadi. Jangka waktu yang diukur untuk terjadinya penyimpangan-penyimpangan dimana cenderung pekerjaan/kegiatan diadaadakan . B. BAGAN GANTT. Teknik penjadwalan waktu yang tertera dan masih sering digunakan adalah bagan balok atau bagan Gantt, sesuai nama penciptanya : Henry Gantt. Bagan ini sangat membantu memperjelas suatu penggunaan rencana operasional. Bagan Gantt selain mudah dibuat, juga mudah dimengerti dan mudah diterapkan pada perencanaan berbagai macam program. Bagan Gantt terdiri atas 2 komponen, yaitu komponen kegiatan dan komponen waktu. Komponen kegiatan diisi dan disusun ke bawah; semua kegiatan ini merupakan penjabaran dari pada aktivitas yang harus dilaksanakan demi pencapaian tujuan suatu program. Ke arah adalah penjabaran dari waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



tersebut. Komponen waktu dapat dinyatakan dalam hari, minggu, bulan ataupun tahun. Cara membaca Bagan Gantt Bila dilihat Bagan Gantt maka dapat diperoleh beberapa keterangan sebagai berikut : - Bahwa program KIA di Kabupaten Y pada kurun waktu April 1987 sampai dengan Maret 1988 melaksanakan 5 kegiatan yaitu : latihan dukun, pemeriksaan ANC TT imunisasi ibu hamil, supervisi ke lima Puskesmas, penyuluhan ibu hamil di dua Puskesmas - Bahwa kegiatan latihan dukun bayi di 5 Puskesmas dilaksanakan selama 3 bulan dari bulan Juli sampai dengan September. - Bahwa kegiatan butir 2 dan 3 dilaksanakan sepanjang tahun di seluruh Puskesmas di Kabupaten Y. - Bahwa dari Kabupaten dilakukan supervisi ke lima Puskesmas dalam kegiatan KIA, diadakan setiap 3 bulan sekali. - Kegiatan penyuluhan kepada ibu hamil di dua Puskesmas dilakukan pada bulan Mei dan Juni selama 2 bulan berturut-turut. Berikut adalah contoh dari penggunaan Bagan Gantt pada program KIA di Kabupaten Y. Gambar 2 : Program KIA di Kabupaten Y tahun 1987/1988 dilukiskan dalam Bagan Gantt (contoh) Kegiatan 1. Latihan dukun bayi di 5 Puskesmas 2. Pemeriksaan ANC di semua Pusk. Di Kab. Y 3. TT imunisasi ibu hamil di semua Pusk. 4. Supervisi ke 5 Puskesmas 5. Penyuluhan pada ibu hamil di 2 Puskesmas



Apr



Mei



Jun



Jul



Ags



Sep



Okt



Nop



Des



Jan



Feb



Mar



Bagan tersebut menggambarkan suatu perencanaan pelaksanaan program yang sangat sederhana yang hanya mengkaitkan kegiatan dengan waktu. Rencana dibuat berdasarkan skala yang berbanding lurus dengan waktu kalender. Panjang setiap balok mendatar menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. Untuk bagan yang lebih



[MODUL 4 : PENYUSUNAN POA]



PBL II STIK Mks



rumit, dimana ada keterlibatan dari berbagai instansi atau individu, sering digunakan penggambaran balok dengan warna berbeda-beda. Karena rumitnya tidak mustahil bagan Gantt malahan menjadi lebih sulit untuk dibaca dan dipahami. Jika digunakan lebih dari 6 warna yang berbeda, maka penonjolan visual tersebut akan kehilangan intinya, dan pembacaan bagan malahan jadi membingungkan. Kegiatan pada kolom lini Bagan Gantt biasanya disusun ke bawah berurutan. Walaupun demikian, kelemahan dari Bagan adalah bahwa kaitan atau ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan lain, tidak tampak. Misalnya tidak ada petunjuk yang menyatakan bahwa harus lebih dahulu dimulai sebelum kegiatan dapat dilaksanakan. Dengan munculnya berbagai metoda baru tentang penjadualan waktu seperti analisis jaringan , dan lain-lain, kelemahan ada pada bagan Gantt dapat teratasi. Walaupun teknik baru dan modern bermunculan tetapi bagan Gantt masih banyak dimanfaatkan orang, karena penampilannya sederhana dan mudah dipahami. Gambaran visual dari suatu jadwal waktu yang disusun dengan baik dapat menjadi sarana bantu yang sangat besar artinya dalam pengendalian suatu program/ Salah satu alasan lain mengapa bagan Gantt masih disenangi orang, karena banyak orang tidak tahu bagaimana cara menafsirkan bagan jaringan (dalam analisis jaringan) dan karenanya tidak berminat untuk memanfaatkan metoda analisis jaringan untuk penjadwalan waktu.