Per1 Manajemen Organisasi Perkantoran [PDF]

Citation preview

MATERI MANAJEMEN ORGANISASI PERKANTORAN DOSEN PENGASUH : JOHN HAART KALOLY, S.SOS, M.AP 1.Manajemen Perkantoran 11.Pengertian Kantor dan Tata Usaha a.Pengertian Kantor Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2 bagian , yaitu sebagai berikut : 1.Kantor dalam arti Dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,



pencatatan,



pengolahan,



penyimpanan,



dan



penyampaian/



pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit 2.Kantor dalam arti Statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan,



perusahaan, serta tempat atau ruangan



penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. * Ada beberapa pengertian Kantor secara Statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu sebagai berikut : a) Moekijat(1997:3),Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.



1



c)Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya. -Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis) dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. -Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Unsur-unsur Kantor adalah sebagai berikut : 1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan, dan perlengkapan gedung. 2. Perlengkapan, terdiri dari mesin-mesin dan perabot kantor. 3. Personel, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi tersebut. Fungsi Kantor Fungsi Kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan. Secara terinci, fungsi Kantor adalah sebagai berikut : 1.Untuk menerima keterangan Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya. 2.Untuk mencatat keterangan. Misalnya : catatan-catatan tentang pegawai, harga dan sebagainya. 3. Untuk menyusun keterangan. Misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya.



2



4. Untuk memberi keterangan. Misalnya : daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran dan sebagainya. 5. Untuk menjamin aktiva. Misalnya : pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya. b.Pengertian Tata Usaha Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha: a.Ditinjau dari asal katanya, "Tata Usaha" terdiri dari kata "Tata" dan "Usaha", masing-masing memiliki pengertian: "Tata" adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan "Usaha" ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan. Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. b.Dalam Kamus Bahasa Indonesia, "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan "penata usaha ialah" orang yang menyelenggarakan tata usaha. c.The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, "Tata Usaha" ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. d.Menteri keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat, Sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan penyusunan rencana kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja. e.Menurut George Terry, Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.



3



f. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftardaftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak. g.Dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengadakan



pencatatan



dan



penyusunan



keerangan-keterangan,



sehingga



keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya. II. Tugas Tata Usaha Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut: a.Menghimpun, kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara. b.Mencatat, keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar. c.Mengola, kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna. d.Menggandakan, keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.



4



e.Mengirim, kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan kepada pihak yang memerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya. f. Menyimpan, kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu. 1.2.Pengertian Manajemen dan Perkantoran Manajemen Perkantoran adalah penjurusan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Aspek-aspek Manajemen Perkantoran adalah aspek-aspek efisiensi kantor. Subyek ini berhubungan dengan aspek-aspek yang luas yaitu sebagai berikut : 1.Tujuan adalah sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor atau bagianbagian daripadanya. 2.Organisasi adalah penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas kepada tenaga kerja tersebut. 3 Metode atau sistem adalah urutan pelaksanaan pekerjaan dan bagaimana serta di mana pekerjaan tersebut dilaksanakan. 4. Kepegawaian berhubungan dengan pengusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat, dan pengeluaran (pemberhentian) mereka. 5. Lingkungan meliputi : gedung kantor, perkakas kantor, dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung. 6.Mesin dan perlengkapan adalah semua benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu (mempermudah) pelaksanaan pekerjaan. 1.3. Manajer Kantor Manajer adalah seseorang yang bekerja dengan atau melalui orang lain kegiatan mengkoordinasi berbagai aktifitas pekerjaan dalam upaya untuk mencapai tujuan organisasi. 5



Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya. Tugas Pokok Manajer Kantor adalah : 1.Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan. 2.Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya 3.Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya. 4. Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan. Manajer harus mampu meyakinkan kepada seluruh sumber daya manusia yang terlibat didalam suatu Organisasi/Perusahaan, tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang, dan meyakinkan mereka untuk berbuat kearah yang diharapkan tersebut demi tercapainya tujuan organisasi/Perusahaan. Manajer harus berpikir analitis dan konseptual. Bahwa manajer harus meilhat permasalahan dalam berbagai bidang dalam memperoleh solusi yang fleksibel. Hal esensial bila manajer dapat memikirkan bahwa tujuan organisasi merupakan kesatuan dengan tujuan unit individual. Berdasarkan tingkatan dalam organisasi, maka tingkat manajer dapat dibedakan atas: 1)Top Manager (manajer puncak) atau disebut juga sebagai administratif manajer. Orang yang berada dalam kedudukan manajer puncak ini disebut top management (manajemen puncak) atau disebut juga: – Chairman of the board – President –Chief executive officer – Senior vice president 2)Middle Manager (manajer tengah). Orang yang berada dalam posisi manajer tengah dinamakan manajer-manajer tengah yang mungkin terdiri atas satu atau lebih tingkatan dalam organisasi. 6



Tanggung



jawab



manajer



tengah



adalah



mengerjakan



aktivitas



dengan



mengimplementasikan yang telah digariskan oleh manajer puncak. 3)Lower Manager (manajer bawah), yang dinamakan operational management yang bertanggung jawab menggerakan operasi pekerja-pekerja. Manajer dalam tingkat bawah ini lebih dikenal dengan nama supervisor, technical supervisor. Para manajer hendaknya mempersiapkan tugasnya secara lebih detil, lugas, dan sisstematis, sehingga walaupun semakin banyak pihak yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dalam tenggang waktu terbatas sebuah keputusan bisa cepat dan tepat diambil. 1.4.Tugas Pengawas Kantor Menurut Moekijat (1997:4) , seorang pengawas kantor adalah seseorang yang mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadi bawahan dari seorang manajer kantor. Macam-macam tugas pengawas antara lain : 1)Tugas pokok seorang pengawas : • Memberi perintah untuk melaksanakan pekerjaan, • Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya, • Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena ujung tombak organisasi adalah karyawan operasional, • Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana, 2)Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan • Merencanakan pekerjaan seksi. • Mengusahakan agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya. • Menjamin adanya ketelitian, • Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi atau bagian-bagian lain. • Membagi pekerjaan secara adil. • Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan, 7



3)Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan : • Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik, • Mengembangkan latihan magang, •Mendelegasikan tanggung jawab, •Memelihara disiplin, memberi teguran, atau memberi pujian jika perlu, 4)Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan : •Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian, •Bekerja dengan pengawas lain yang selevel, •Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai, •Melaksanakan kebijakan perusahaan. 1.5. Pekerjaan Kesekretaris A. Pengertian Sekretaris Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan: 1. Telephoning 2. Surat-menyurat atau korespondensi 3. Filling atau kearsipan 4. Menerima dikte 5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan 6. Membuat Undangan 7. Menyiapkan rapat pimpinan



8



8. Membuat agenda rapat pimpinan. B.Tugas Seorang Sekretaris Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti : 1.Menerima tamu 2.Menerima telepon 3.Mengambil dikte dan melatinkan 4.Menyimpan surat Pada Dasarnya Tugas-tugas Sekretaris meliputi : 1.Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi: a.Membuka surat.masuk untuk pimpinan b.Menerima dikte. c.Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan. d.Menerima dan melayani telepon serta menelpon. e.Menata arsip/surat. f.Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi) g.Mengurus dan mengendalikan surat h.Menyiapkan pembuatan laporan



9



i.Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. j.Mengelola kas kecil k.Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja 2. Tugas-tugas Khusus Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga



pimpinan beranggapan



bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi: a.Menyiapkan rapat dan membuat notulen b.Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. c.Menyusun surat rahasia (confidential). d.Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan (pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas). e.Menyusun acara pertemuan bisnis. f.Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan g.Mengurus masalah dengan bank h.Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi i.Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.



10



3. Tugas-tugas Istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: a.Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. b.Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. c.Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. d.Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. e.Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. f.Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. g.Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.



11