Peran Teknologi Informasi Dalam Mendukung Sistem Informasi [PDF]

Citation preview

“PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI” Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Internal



DISUSUN OLEH : Kelompok 4 I Putu Eka Adiputra



(1707612002)



Anita Suryani



(1707612004)



I Gede Suyadnya



(1707612006)



Widya Prawita



(1707612014)



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA BALI 2018



BAB I PENDAHULUAN Istilah teknologi informasi mulai populer diakhir tahun 70-an. Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital. Dewasa ini peran teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari sangat penting dan sangat membantu kemudahan dalam sistem informasi dan komunikasi. Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, kebutuhan manusia akan teknologi juga semakin berkembang. Di dunia usaha dan bisnis pun peran teknologi informasi seringkali menjadi salah satu kunci dalam mencapai kesuksesan perusahaan. Salah satu fungsi dari sistem informasi dalam hal ini adalah sistem informasi akuntansi. Pada dasarnya, sebuah sistem informasi akuntansi dirancang untuk menghasilkan informasi yang membantu para pemakai melakukan aktivitasnya. Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, mengubah data transaksi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya. Setelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, dan kemudian dikonversi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia. Kegiatan ini disebut dengan siklus pemrosesan data.



BAB II PEMBAHASAN 2.1.Siklus Pemrosesan Data Fungsi Sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi salah satunya adalah memproses berbagai transaksi yang ada dalam perusahaan secara efektif dan efesien. Pada sistem manual yang tidak menggunakan teknologi informasi, data diposting ke dalam jurnal dan buku besar yang berbasis kertas namun pada sistem yang berbasis teknologi informasi data direkam ke dalam komputer dan kemudian direkam ke database. Siklus pemrosesan data (data processing cycle) disebut sebagai berbagai kegiatan yang dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang berguna dan relevan. Berikut adalah empat langkah dalam siklus pemrosesan data, yaitu: a. Perekaman Data (data input), b. Penyimpanan Data (data storage), c. Pengolahan Data (data processing), dan d. Penyajian Informasi (information output). Secara garis besar, siklus pemrosesan data dapat digambarkan sebagai berikut:



Input



Data Program



Informasi



Process



Data & Informasi



Output



Program



Storage



2.1.1. Perekaman Data (Data Input) Tahap pertama dari siklus pemrosesan data dimana data direkam dan dimasukkan ke dalam sistem adalah tahap perekaman data. Perekaman data biasanya dipicu oleh kegiatan bisnis. Terkait dengan kegiatan bisnis, data yang direkam harus mencakup beberapa hal diantaranya: 1. Setiap aktivitas yang berkepentingan, 2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas, dan 3. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.



Dalam siklus pendapatan, data yang paling banyak direkam adalah data penjualan baik secara tunai maupun secara kredit yang dapat berupa: 1. Tanggal dan waktu terjadinya penjualan. 2. Petugas yang membantu konsumen pada saat penjualan. 3. Petugas yang menyelesaikan administrasi penjualan. 4. Kasir yang menerima pembayaran. 5. Jenis-jenis barang yang dijual. 6. Jumlah barang yang terjual untuk masing-masing jenis barang. 7. Harga jual dan harga sebenarnya barang yang terjual. 8. Jumlah harga penjualan. 9. Permintaan-permintaan terkait pengiriman. 10. Untuk penjualan dengan kredit: nama konsumen, alamat penagihan, alamat pengiriman. Untuk mencatat data-data dari aktivitas bisnis, kebanyakan perusahaanperusahaan menggunakan media kertas sebagai dokumennya. Data tersebut dipindahkan ke dalam komputer yang menggunakan format tampilan yang sama dengan di dalam dokumen. Turnaround Documents dapat juga dipergunakan oleh perusahaan. Turnaround Documents merupakan dokumen yang diedarkan kepada pihak eksternal yang kemudian menambahkan data ke dalam dokumen dan ketika dokumen kembali ke dalam perusahaan, dokumen tersebut menjadi dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk merekam data. Otomasi sumber data, sumber data dapat diotomasi misalnya dengan menggunakan barcode ataupun penggunaan ATM, dimana pihak bank tidak harus memasukkan kembali data-data yang sudah dimasukkan oleh nasabah. Langkah kedua adalah memastikan bahwa data yang direkam yang dalam hal ini data yang akurat dan lengkap, salah satu cara yang dapat digunakan untuk memastikan keakuratan maupun kelengkapan data adalah penggunaan pengendalian pada layar pemasukan data maupun menggunakan dokumen prenumbered. Langkah ketiga dalam proses perekaman data adalah memastikan bahwa kebijakan-kebijakan perusahaan diikuti seperti proses persetujuan transaksi, status kredit konsumen, prosedur pemeriksaan jumlah persediaan sebelum menerima pemesanan.



2.1.2. Penyimpanan Data (Data Storage) Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi perusahaan, namun ketersediaan data bukan merupakan hal yang cukup untuk dapat membuat perusahaan mampu menggunakan data-data tersebut untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Untuk dapat berguna data harus dapat dengan mudah mengakses data kemudian menggunakannya. Penyimpanan data dibagi menjadi internal dan external. 1) Internal Memori secara langsung bisa di akses prossesor secara langsung, contoh: a. Register, merupakan jenis memori yang terdapat pada prossesor dan sebagai memori internal prossesor. b. Cache



memory,



merupakan



memori



yang



dapat



meningkatkan kecepatan komputer yang dikatakan sebagai memori perantara. c. My



memory,



terdiri



dari: RAM



(Random



Acccess



Memory), berupa intruksi atau memory sementara. ROM (Read Only Memory), berfungsi membantu proses kerja komputer bersifat permanen atau tetap.BIOS (Basic Input Output System), saat melakukan booting. 2) Enternal Memory yang bisa diprosses oleh prossesor melalui Port . Dalam sistem informasi akuntansi, data dikelompokkan dengan tujuan dapat memudahkan dalam proses temu kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Data dapat disimpan dalam bentuk ledger maupun subsidiary ledger. Antara ledger dan subsidiary ledger memiliki control account, yang dapat digunakan untuk menjaga keakurasian data dalam sistem informasi akuntansi. Datadata dalam ledger diatur secara logis dengan pengelompokan data (coding) dengan cara-cara yang sistematis, yaitu: 1) Sequence Code Data-data diberi kode secara berurutan. 2) Block Code Data-data diberi nomor-nomor dengan jarak urutan tertentu berdasarkan jenis datanya.



3) Group Code Data-data diberi kode dengan menggunakan grup dan subgroup. 4) Mnemonic Code Data-data diberi kode dengan menggunakan hutuf dan angka. Chart of Account, atau daftar akun adalah daftar yang berisikan akun-akun yang digunakan dalam perusahaan yang sudah dikelompokan dan diurutkan untuk membantu penyusunan laporan keuangan. Daftar akun atau chart akun dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang umumnya disusun sesuai dengan standar pelaporan akuntansi yang diikuti oleh perusahaan. Jurnal, pada umumnya data dicatat ke dalam jurnal yang dapat berupa jurnal umum ataupun jurnal khusus dan setelah itu barulah dilakukan pencatatan ke ledger atau buku besar. Audit Trail, Jejak Audit, adalah data yang direkam untuk menunjukkan jejak perjalanan data, sejak dari masuka sampai keluaran, atau sebaliknya, dalam jejak audit ini dicatat jejak-jejak sebagai referensi untuk dapat menelusuri perjalanan data dalam perusahaan. Dalam sistem informasi berbasis komputer, penyimpanan data disusun atau dikelompokkan dalam beberapa istilah yaitu entity, attributes, field, record, data value, dan file. Untuk file terdiri dari master file dan transaction file. Entity adalah tempat informasi mengenai karyawan, inventory maupun konsumen disimpan, attribute menjelaskan mengenai apa yang disimpan dalam entity, untuk karyawan dapat memiliki attribute posisi, besarnya gaji, alamat, untuk inventory dapat berupa, harga, tanggal pembelian. Field, merupakan tempat penyimpanan data secara fisik dalam komputer, beberapa fields membentuk records, beberapa record membentuk file. Records menyimpan data-data yang disebut dengan data value.Master file merupakan file yang bersifat permanen yang menyimpan data yang sama untuk beberapa periode akuntansi, sedangkan transaction file menyimpan data-data yang transaksi yang terjadi dalam kegiatan operasional sehari-hari. Beberapa master file dan beberapa transaction file disimpan secara terkoordinasi disebut dengan database.



2.1.3. Pemrosesan Data (Data Processing) Setelah data direkam kedalam sistem, maka perusahaan harus melakukan pemrosesan data agar database tetap mutakhir. Proses tersebut yaitu creating, reading, updatingdan deleting(CRUD). a. Creating, adalah proses pembuatan record baru; seperti merekam data karyawan baru. b. Reading, adalah proses mengambil atau membaca data sebelum disimpan. c. Updating, adalah proses pemuktahiran data sesuai dengan kegiatan aktivitas bisnis, misalnya mengubah nilai account receivable sesuai dengan pembayaran dilakukan oleh pelanggan. d. Deleting, adalah menghapus data sesuai dengan kebijakan penghapusan data yang ditetapkan oleh perusahaan.



2.1.4. Penyajian Informasi (Information Output) Tahap penyajian informasi adalah tahap terakhir dari siklus pemrosesan data. Pada dasarnya, informasi yang disimpan dalam sistem informasi berbasis teknologi informasi terdiri dari 3 tipe utama, yaitu: 1. Dokumen. Merupakan catatan-catatan atas transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa dokumen yang disajikan dalam bentuk cek dan tagihan merupakan data yang berhubungan dengan pihak eksternal. Sedangkan dokumen dalam bentuk laporan penerimaan dan pembelian digunakan secara internal. Dokumen dapat dicetak atau dapat disimpan secara elektronik didalam sebuah komputer. Hal ini telah menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi dan informasi yang lebih akurat. 2. Laporan Laporan digunakan oleh para karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh para manajer untuk membuat keputusan serta untuk merumuskan strategis bisnis. Pengguna eksternal membutuhkan laporan utnuk mengevaluasi profitabilitas, perusahaan menilai kelayakan kredit, atau memenuhi ketentuan perundang-undangan. Beberapa bentuk laporan seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan dalam basis regular. Sedangkan laporan dalam bentuk lainnya dihasilkan dalam basis ekspektasi untuk menyita perhatian terkait dengan kondisi perusahaan yang tidak



biasa. Kebutuhan untuk laporan harus periodik, karena mereka sering disiapkan lama setelah mereka dibutuhkan, membuang-buang waktu, uang, dan sumber daya. 3. Database query Kemampuan dari sistem berbasis komputer salah satunya adalah kecepatan di dalam membuat laporan atau dokumen rutin, dengan menggunakan perintah “query” untuk mencari data-data spesifik dari database, seseorang dapat membuat dokumen atau laporan sesuai dengan kebutuhan.Database query digunakan untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan terkait dengan masalah-masalah dan pertanyaan yang harus ditemukan solusinya atau diambil tindakan secepatnya.



2.2.



Perkembangan Teknologi Informasi dan Keuntungan Penggunaan Teknologi Informasi Saat ini perkembangan teknologi informasi telah mecapai perkembangan yang



memungkinkan fitur-fitur teknologi informasi yang melekat kedalam kehidupan perseorangan sehingga kadang sulit untuk memisahkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Diawali dengan perkembangan internet pada tahun 1990 sampai dengan sekarang dimana smartphone, tablet, laptop semuanya sudah memiliki standar sama dalam mengakses ataupun menampilkan data, sehingga lingkungan operasional perusahaan juga semakin lebar dan interaktif. Dengan keberadaan sosial media saat ini, perusahaan lebih mudah untuk melakukan komunikasi dengan pelanggan maupun stakeholder lainnya. Pengadaan aplikasi-aplikasi untuk kebutuhan perusahaan atau individu juga sudah mengalami perkembangan, seiring dengan semakin murahnya akses internet dan kestabilan layanan yang memadai, banyak perusahaan sudah menawarkan aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan melalui aplikasi berbasis cloud, dengan menggunakan aplikasi ini maka perusahaan tidak perlu direpotkan lagi dengan penempatan dan perawatan server di perusahaan. Penggunaan teknologi informasi pada dasarnya dapat membuat setiap proses menjadi lebih cepat, lebih baik, dan lebih murah, akan tetapi teknologi informasi pada dasarnya juga dapat berdampak pada strategi dan kemampuan perusahaan. Dampak teknologi informasi terhadap strategi perusahaan adalah ketika teknologi informasi memengaruhi jenis produk, market serta jaringan bisnis maupun batasan bisnis dari perusahaan. Misalnya dengan menggunakan internet di dalam melakukan kegiatan



penjualan, bukan hanya perusahaan, perorangan dapat melakukan penjualan yang melewati batas negara, atau daerahnya. Dampak teknologi terhadap kemampuan perusahaan adalah saat teknologi informasi meningkatkan kemampuan proses-proses yang ada dalam perusahaan, misalnya proses analisis, kemampuan sumberdaya maupun kepentingan teknis lainnya. Teknologi informasi juga dapat dipercaya dapat meningkatkan atau merubah kompetisi, merubah cara berhubungan antara pelanggan dan perusahaan, dapat membuat halangan bagi pendatang baru, meningkatkan biaya untuk berpindah (switching cost) serta teknologi informasi dapat memberikan nilai tambah terhadap produk, layanan yang sudah ada, bahkan dapat membuat produk atau layanan yang baru.



2.3.



Contoh Kasus Peran Teknologi Informasi dalam Mendukung Sistem Informasi pada Perusahaan Google Perusahaan Google berbasis di Mountain View, California, dan memiliki karyawan



berjumlah 19.604 orang (30 Juni 2008) Filosofi Google meliputi slogan seperti "Don't be evil", dan "Kerja harusnya menantang dan tantangan itu harusnya menyenangkan", menggambarkan budaya perusahaan yang santai. Google didirikan oleh Larry Page dan Sergey Brin ketika mereka masih mahasiswa di Universitas Stanford dan perusahaan ini merupakan perusahaan saham pribadi pada 4 September 1998. Penawaran umum perdananya dimulai pada tanggal 19 Agustus 2004, mengumpulkan dana $1.67 milyar, menjadikannya bernilai $23 milyar. Melalui berbagai jenis pengembangan produk baru, pengambil alihan dan mitra, perusahaan ini telah memperluas bisnis pencarian dan iklan awalnya hingga ke area lainnya, termasuk email berbasis web, pemetaan online, produktivitas perusahaan, dan bertukar video. Google telah membuat layanan dan peralatan untuk lingkungan bisnis dan masyarakat; termasuk aplikasi web, jaringan periklanan dan solusi bagi bisnis (Anonim, 2011). Google memakai pendekatan “experimentation” dan juga melakukan “A/B experiments”, sebanyak 200 – 300 kali per hari. Google dikenal luas karena layanan pencarian webnya, yang mana merupakan sebuah faktor besar dari kesuksesan perusahaan ini. Pada Agustus 2007, Google merupakan mesin pencari di web yang paling sering digunakan dengan pangsa pasar sebanyak 53,6%, kemudian Yahoo! (19,9%) dan Live Search (12,9%). Google memiliki miliaran halaman web, sehingga pengguna dapat mencari informasi yang mereka inginkan, melalui penggunaan kata kunci dan operator. Google juga telah menggunakan teknologi Pencarian Web pada layanan pencarian lainnya,



termasuk, Pencarian Gambar, Google News, situs perbandingan harga Google Product Search, arsip Usenet interaktif Google Groups, Google Maps dan lainnya (Anonim, 2011). Tahun 2004, Google meluncurkan layanan email berbasis web gratisnya, disebut sebagai Gmail. Gmail memiliki fitur teknologi penyaringan spam dan kemampuan untuk menggunakan teknologi Google untuk mencari surel. Layanan ini mendatangkan keuntungan dengan menampilkan iklan dari layanan AdWords yang dimasukkan dalam isi pesan email yang ditampilkan di layar. Pada awal 2006, perusahaan ini meluncurkan Google Video, yang tidak hanya membolehkan pengguna untuk mencari dan melihat video secara gratis, tetapi juga membolehkan pengguna dan penyebar media menyebarkan isinya, termasuk acara-acara televisi CBS, pertandingan basket NBA, dan video musik. Bulan Agustus 2007, Google mengumumkan bahwa mereka akan menghentikan program penyewaan dan penjualan videonya dan menawarkan pengembalian uang dan kredit Google Checkout bagi pengguna yang telah membeli video untuk sendiri. Google juga telah membuat beberapa aplikasi desktop, termasuk Google Earth, sebuah program pemetaan interaktif yang disediakan oleh satelit dan fotografi udara yang mencakup keseluruhan planet Bumi. Google Earth dianggap sangat akurat dan lebih mendetail. Beberapa kota besar memiliki gambar jelas yang dapat dibesarkan sedekatdekatnya untuk melihat kendaraan dan pejalan kaki dengan jelas. Akibatnya, terdapat beberapa alasan mengenai keterlibatan dalam keamanan nasional. Secara spesifik, beberapa negara dan militer beranggapan perangkat lunak ini dapat digunakan untuk melihat dengan kejelasan dekat-jelas lokasi fisik infrastruktur yang rusak, bangunan komersial dan penghunian, pangkalan, agensi pemerintah, dan lainnya. Bagaimanapun, gambar satelit jarang diperbarui, dan semuanya tersedia gratis melalui produk lainnya dan bahkan sumber pemerintah (NASA dan National Geospatial-Intelligence Agency, sebagai contoh). Beberapa orang menilai argumen ini dengan menyatakan bahwa Google Earth mudah diakses juga saat mencari lokasi.



BAB III KESIMPULAN



Perusahaan yang menggunakan teknologi informasi secara menyeluruh akan mempunyai catatan secara otomatis pada setiap proses produksi, pembelian, penerimaan barang, penjualan, pengiriman pengeluaran uang, penerimaan pembayaran dan semua transaksi keuangan langsung terjurnal otomatis. Dari informasi yang sudah menyatu inilah, kita dapat memperoleh hasil analisa yang cepat dan mengambil keputusan bisnis dengan cepat. Teknologi informasi di dunia sudah semakin canggih, dengan begitu kita bisa memanfaatkannya. Melalui media-media sosial kita bisa menawarkan barang atupun jasa, banyak online shop atau situs-situs jual beli resmi jadi kita bisa memasarkan barang tanpa menjejerkan dagangan kita. Kreatifitas dan inovasi dalam kemasan bisa menambah nilai jual, kita cukup menawarkan sesuatu yang berbeda, maka pembelipun akan tertarik dengan apa yang kita tawarkan.



DAFTAR PUSTAKA Amri, Nur Fadhila. 2015. Empat Langkah Dalam Siklus Pemrosesan Data. [Online]. (https://www.e-akuntansi.com/2015/10/empat-langkah-dalam-sikluspemrosesan.html, diakses 15 Februari 2018). Febi Muryanto. 2012. Studi Kasus Obrien. [Online]. (febi47.blogstudent.mb.ipb.ac.id, diakses 16 Februari 2018). Ikatan Akuntan Indonesia. 2015. “Modul Chartered Accountant Sistem Informasi dan Pengendalian Internal”. Nur Fadhila Amri. 2015. Tipe Informasi yang Disimpan dalam Sistem Informasi Berbasis Teknologi Informasi. [Online]. (https://www.e-akuntansi.com/2015/10/tipeinformasi-yang-disimpan-dalam.html, diakses 16 Februari 2018). Saraswati,



Etika.



2015.



Peranan



Teknologi



Informasi.



[Online].



(http://simseptialutfi11130082etikasaraswati.blogspot.co.id/2015/10/makalahperanan-teknologi-informasi.html, diakses 16 Februari 2018).