Pertemuan 4 Proses Bisnis TI [PDF]

Citation preview

Page |1



E-Learning STMIK Nusa Mandiri Copyright © Maret 2020



Pertemuan 4 ANALISIS PROSES BISNIS



Pengertian Proses Bisnis Manajemen Proses bisnis akan menghasilkan suatu produk serta kegiatankegiatan yang akan dilakukan berdasarkan tujuan perusahaan tersebut.



Proses bisnis adalah instrumen kunci bagi orang yang mengorganisir aktivitas bisnis dan meningkatkan pemahaman dari hubungan timbal balik mereka (Pemilik bisnisKonsumen).



Proses bisnis memiliki definisi sebagai berikut : 1. Definisi 1.1 : Suatu proses bisnis terdiri dari satu set aktivitas yang dilakukan di koordinasi di dalam suatu lingkungan teknis dan organisatoris. Aktivitas ini secara bersama-sama mewujudkan suatu tujuan bisnis. MasingMasing proses bisnis ditetapkan oleh organisasi tunggal, tetapi mungkin saling berhubungan dengan proses bisnis yang melakukan kerjasama dengan organisasi lain. 2. Definisi 1.2 : Manajemen Proses bisnis meliputi konsep, metoda, dan teknik untuk mendukung disain, administrasi, konfigurasi, pengundangan, dan analisa proses bisnis. Definisi Proses Bisnis (lanjutan) 3. Definisi 1.3 : Suatu sistem manajemen proses bisnis adalah suatu perangkat lunak umum sistem yang dikemudikan oleh penyajian proses



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |2



Copyright © Maret 2020



tegas/eksplisit untuk mengkoordinir pengundangan/peraturan proses bisnis. 4. Definisi 1.4 : Suatu model proses bisnis terdiri dari satu set model aktivitas dan batasan pelaksanaan antara mereka (pelaku bisnis). Suatu kejadian proses bisnis menghadirkan suatu kasus kuat dalam bisnis yang secara operasional dari suatu perusahaan/ organisasi, yang terdiri dari kejadian aktivitas bisnis. Masing-Masing model proses bisnis bertindak sebagai suatu cetak biru untuk seperangkat kejadian proses bisnis, dan masingmasing model aktivitas bertindak sebagai suatu cetakbiru untuk satu set kejadian aktivitas bisnis.



Ada beberapa alasan utama mengapa kita perlu mengadakan analisa dan desai proses bisnis: Menurut Paul Harmon : 1. Krisis ekonomi  Efisiensi  Hemat. 2. Era Ekspansi  competitive advantages 3. Perkembangan Teknologi yang sangat pesat (Internet, Cloud Computing,dll).



Tahapan/Siklus dalam Analisis dan Desain Proses Bisnis Ada 4 tahap dalam analisis dan desain proses bisnis : 1.



Analisis dan Desain Design (Perancangan) meliputi identifikasi Bisnis Proses dan Pemodelan Bisnis



Analisis meliputi validasi, simulasi dan verfikasi dalam tahap ini dilakukan survei terhadap bisnis proses dan lingkungan organisasi serta lingkungan teknis.



Page |3



E-Learning STMIK Nusa Mandiri Copyright © Maret 2020



Berdasarkan hasil survei, bisnis proses diidentifikasi, ditelaah, divalidasi dan digambarkan dengan bisnis proses model. 2.



Konfigurasi meliputi seleksi sistem, implementasi, tes dan deployment Adapun yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah sbb : a. Sebelum digunakan sistem (terutama dl hal aplikasinya) perlu dites apakah



sudah berjalan sesuai yang direncanakan atau belum. b. Pelatihan personel dan migrasi aplikasi jika diperlukan



3. Pelaksanaan meliputi operasional, monitoring, maintenance Dalam tahap inilah ujian sebenarny dari sistem benarbenar diuji dalam aktivitas seharihari oleh perusahaan. Apakah sistem beserta aplikasi yang dibangun telah benar benar dapat menjalankan bisnis proses dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam tahap ini dihasilkan log informasi dari proses yang telah dijalankan sebagai dasar evaluasi di tahap berikutnya. 4.



Evaluasi meliputi penggalian proses dan monitoring aktivitas bisnis Log informasi yang dihasilkan dievaluasi menggunakan teknik monitoring



akitivitas



bisnis



dan



penggalian



proses.



Teknik



ini



bertujuan



untuk



mengidentifikasi model proses bisnis dan kecukupan dari lingkungan operasional. Siklus ini berputar terus menerus, setelah dilakukan evaluasi akan ditemukan poin-poin dimana bisa dilakukan improvement atau perbaikan atas proses bisnis yang telah dilakukan. Lalu kembali akan dilakukan desain dan analisis, konfigurasi dan implementasi.



Page |4



E-Learning STMIK Nusa Mandiri Copyright © Maret 2020



Siklus ini akan terus dilakukan dengan interval waktu tertentu, misal per tahun, tiap 5 tahun atau tiap 10 tahun tergantung dari waktu yang telah disepakati bersama.



Untuk lebih mempertajam tahapan tersebut maka akan kita jabarkan dalam langkah-langkah sbb: 1.



Level Enterprise



a.



Identifikasi Strategi serta Visi dan Misi Instasi Bisa



diperoleh



melalui



Renstra



(Rencana



Strategis



masing-masing



Organisasi), biasanya renstra ini merupakan rencana jangka panjang (5 atau 10 tahun ke depan). Dalam renstra biasanya terdapat strategi serta visi misi instansi mengenai apa sebenarnya tujuan instansi, produk/jasa yang dihasilkan (kaitannya pelayanan masyarakat) dan bagaimana cara pencapaianya (Identifikasi awal). b.



Identifikasi Struktur Organisasi dan Tata Laksana Struktur organisasi ini bisa diperoleh melalui :



· Jika Institusi Pemerintah berupa Kementerian atau Lembaga  Peraturan Menteri atau Peraturan Presiden. · Jika Institusi Pemerintah berupa Instansi daerah  Peraturan Daerah/Peraturan Gubernur,dll 2.



Business Process Level Enterprise Level ini merupakan level yang lebih detail dari level enterprise, dimana



mulai dilakukan survei internal instansi untuk mengetahui bisnis proses yang terjadi di dalam instansi meliputi apa saja value chain yang ada dalam instansi



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |5



Copyright © Maret 2020



meliputi identifikasi proses, aktivitas dan data, kemudian dimulailah process redesign berdasarkan datadata yang ada (analisa SWOT, Gap Analysis,dll). a. Penentuan Value Chain : Nilai-nilai yang termuat dalam setiap tahapan organisasi baik core maupun support sehingga bisa berjalan dengan efektif dan efisien. i. Mengembangkan diagram organisasi (meliputi diagram sistem) dari perusahaan ii. Mendefinisikan value chain iii. Mengidentifikasikan stakeholder.



Contoh suatu value chain dengan 3 core business 1. Membuat Produk Baru 2. Memasarkan dan Menjual Produk 3. Membuat dan Mendeliver Produk



Penjabaran langkah (lanjutan) b. c.



Identifikasi Aktivitas dan prosedur didalamnya Buat model untuk menggambarkan aktivitas dan prosedur didalamnya



termasuk divisi/bagian yang mengerjakan (exisiting condition). Hirarki dari penyusunan suatu model dari bisnis proses : 1. Organizational diagram 2. Business Process diagram 3. Sub Proses activity 4. Prosedur dari suatu aktivitas



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |6



Copyright © Maret 2020



d.



Analisis SWOT (untuk mengidentifikasi potensi ancaman dan peluang



improvement atau perbaikan) dan Gap Analysis untuk mengetahui proses perbaikan yang akan dilakukan dan cara untuk mencapainya. 3. Implementation Level Dari analisis SWOT yang telah dilakukan serta Gap Analisis, maka akan bisa dilakukan usulan improvement yang akan dilakukan terhadap bisnis proses yang telah berjalan sekarang. Misal : ada beberapa aktivitas dan prosedur yang bisa dihilangkan dan diotomatisasikan menggunakan proses IT  proses ordering otomatis via website, pembayaran via internet banking yang langsung terkoneksi dengan perusahaan pengiriman barang,dll. Contoh di organisasi pemerintahan : •



Dalam proses perijinan, awalnya semua serba manual, kita tidak bisa memantau proses perijinan kita sampai dimana tetapi dengan adanya IT, kita dapat mensubmit persyaratan via website dan mengecek progress perijinan kita secara realtime.



•



Setelah ditentukan proses yang bisa diimprove, maka akan dibuat proses diagram yang baru untuk kemudian dibuat lagi detail aktivitas dan prosedurnya. Baru kemudian disosialisasikan secara internal, setelah dirasa bisa berjalan dengan lancar (sudah dites, diuji,dll) baru kemudian dilakukan sosialisasi eksternal kepada para stakeholder.



•



Setelah itu Tahapan dalam Analisis dan Desain Proses Bisnis ini akan terus berulang sesuai siklusnya, evaluasi  desain dan analisis  konfigurasi  implementasi, dan tak akan pernah berhenti karena proses



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |7



Copyright © Maret 2020



untuk mengerjakan sesuatu yang lebih efektif dan efisien akan terus terjadi (continous improveme)



Study Kasus Analisa Proses Bisnis :



Proses Bisnis JNE



PROSES BISNIS DAN OPERASIONAL



Customer terdiri atas customer retail dan customer credit



1. Customer retail datang ke counter/agen/kantor perwakilan/cash kurir (titip kurir)/proyek langsung 2. Customer credit terdiri atas customer credit JNE Bogor dan customer credit agen 3. Customer credit memiliki syarat dan layanan : memiliki badan hukum (PT/CV/Institutsi/Organisasi), mengisi formulir dan memberikan fotocopi NPWP institusi, pembayaran dilakukan per bulan dengan invoice, layanan penjemputan kiriman langsung di tempat customer (dilakukan oleh JNE Bogor jika customer credit JNE Bogor, dilakukan oleh agen jika customer credit agen) 4. Customer retail bertransaksi dengan connote cash dan dituliskan oleh petugas counter/agen/kantor perwakilan/kurir/JNE Bogor, customer credit



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |8



Copyright © Maret 2020



bertransaksi dengan menggunakan connote credit dan dituliskan oleh customer sendiri.



A.



Jasa Kurir Dalam Negeri/Domestik dan Intra Kota/Intracity



1.



Tahapan transaksi customer retail :



1. Customer mengemas kirimannya sendiri 2. Petugas JNE menanyakan : isi kiriman, alamat kiriman, service yang digunakan (hari sampai yang diinginkan), mengukur berat kiriman, dan nilai kiriman, 3. Memberitahukan aturan pengiriman dengan jelas, santun dan baik kepada customer : seperti kiriman tidak boleh dikirim, kiriman harus dibuka, kiriman disarankan asuransi, packing kayu dll 4. Jika kiriman berharga (HVS) petugas JNE menawarkan asuransi, menghitung biaya asuransi, memeriksa kiriman dan menuliskannya pada BPIK (Bukti Pemeriksaan Isi Kiriman),



Jika customer tidak mengasuransikan maka petugas JNE membuat Form Penolakan Asuransi yang ditandatangani oleh customer



1. Jika kiriman mudah rusak petugas JNE menawarkan packing kayu, dan mewajibkan packing kayu untuk kiriman cairan atau yang jika rusak dapat merusak kiriman orang lain, menghitung biaya packing kayu, dan memeriksa dan menuliskannya pada BPIK (Bukti Pemeriksaan Isi Kiriman),



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |9



Copyright © Maret 2020



2. Untuk kiriman sepeda motor menggunakan service kiriman sepeda motor dan harus dilampirkan STNK asli dan surat jalan kepolisian.



3. Menuliskan setiap data di connote cash dengan lengkap dan benar, lalu membagi-bagi connote sesuai peruntukannya (baca Petunjuk Pengisian Connote). Untuk kiriman kargo, trucking dan sepeda motor dituliskan di connote trucking.



2.



Tahapan pengemasan, penyimpanan sementara dan pelaporan



keuangan harian kiriman di counter/agen/kantor perwakilan



1. Kiriman dikemas dengan 3 jenis plastik (ukuran dokumen kecil, dokumen A4 dan ukuran besar) sesuai dengan ukuran barang 2. Jika kiriman besar dan tidak cukup dengan plastik JNE yang ada, maka kiriman tidak dikemas ulang, cukup dirapihkan dengan lakban untuk keamanan. 3. Connote hijau, biru dan putih, 1 lembar BPIK (jika ada), 1 lembar form penolakan asuransi (jika ada), dilampirkan dimasukan bersama barang dan tertutup rapat dalam kemasan plastik JNE. Jika kiriman besar/tidak cukup dengan plastik, maka dokumen-dokumen tersebut dimasukan kedalam plastik kecil JNE dan direkatkan di luar kemasan kiriman dengan lakban dengan aman 4. Nomor connote/resi dituliskan dengan rapih (kecil) di kemasan kiriman untuk menghindari terpisahnya dokumen connote dll dengan kiriman



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |10



Copyright © Maret 2020



5. Kiriman diletakan dengan aman di counter/agen/kantor perwakilan/kantor JNE dengan letak yang terpisah antara service SS, YES, REG, OKE, KARGO, TRUCKING, SEPEDA MOTOR. 6. Penulisan connote dilakukan secara otomatis dengan Orion jika counter/kantor perwakilan/agen sudah online. Penulisan menggunakan komputer dengan program E-CONNOTE-BOO jika dilakukan sistem offline, dan manual tulis tangan jika belum memiliki komputer dan printer. 7. Pelaporan keuangan dilakukan secara otomatis dengan cash register Orion di counter/kantor perwakilan/agen yang sudah online. Pelaporan keuangan di agen yang belum online/offline/manual dilakukan secara manual (baca Petunjuk Pelaporan Keuangan Harian), khusus service Trucking, Kargo dan Sepeda Motor dituliskan pada Buku Laporan Keuangan Khusus.



3.



Tahapan operasional



1. Petugas pick up akan melakukan serah terima dengan petugas cecker Operasional Outbond di kantor JNE Bogor 2. Petugas cecker akan mendistribusikan kiriman berdasarkan yang perlu penanganan khusus (packing, kiriman berharga, pemeriksaan dll) 3. Kiriman yang perlu dipacking ulang akan dipacking ulang 4. Kiriman yang diinstruksikan packing kayu akan dilakukan packing 5. Kiriman berharga akan dilakukan cek ulang BPIK nya 6. Petugas cecker dan tim operasional outbond akan menyortir kiriman berdasarkan service (YES, REG, OKE) dan kota tujuan hingga dimasukan pada keranjang yang berbeda.



Page |11



E-Learning STMIK Nusa Mandiri Copyright © Maret 2020



7. Setiap kiriman yang telah dibungkus dengan bag besar berdasarkan kota tujuan dan service, maka akan dibuatkan manifest keberangkatan. 8. Tim operasional outbond melakukan serah terima dengan Petugas Pengantar Barang ke Bandara 9. Kiriman service YES diberangkatkan pada pkl 23.00 dari JNE Bogor, menuju bandara Cengkareng, REG pkl 01.00 dini hari dan OKE pkl 10.00 esok hari. 10. Petugas Pengantar Barang ke Bandara melakukan serah terima dengan bagian NTD JNE kantor pusat sesampainya di bandara 11. Bagian



NTD



akan



mensortir



ulang



kiriman



berdasarkan



tujuan



digabungkan dengan kiriman dari JNE cabang yang lain 12. Bagian NTD akan membuatkan bag dan manifest keberangkatan 13. Bagian NTD akan melakukan serah terima dengan petugas Bandara 14. Petugas bandara akan melakukan proses cek secara otomatis X ray. 15. Kiriman yang tidak lolos X ray akan dikonfirmasi dan direturn ke JNE Cabang Bogor 16. Kiriman yang sudah lolos X Ray (pemeriksaan bandara) akan diberangkatkan ke kota transit tujuan 17. Sesampainya di bandara kota transit tujuan, pihak bandara akan menyerah terima kan kiriman dengan Pihak penjemput kiriman JNE Cabang Tujuan 18. Pihak penjemput kiriman JNE Cabang Tujuan membawa kiriman ke Kantor JNE cabang kota tujuan untuk dilakukan serah terima 19. Tim Operasional Inbond JNE Cabang Tujuan akan melakukan cek, sortir berdasarkan alamat tujuan



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |12



Copyright © Maret 2020



20. Kiriman yang telah dicek akan didata dengan runsheet (form data delivery kurir) 21. Kurir operasional inbond akan mendelivery kiriman sesuai dengan alamat tujuan langsung (jika dalam kota JNE cabang tersebut) atau melalui kantor perwakilan kota tujuan. Contoh : Tujuan Tegal, barang akan diroses oleh JNE Cabang Semarang, lalu didelivery kan ke Kantor JNE Perwakilan Tegal, setelah itu didelivery- kan ke alamat tujuan Tegal)



B.



Jasa Kurir Luar Negeri/Internasional



1.



Tahapan transaksi dan pengemasan



1. Petugas JNE menanyakan dan memeriksa : isi kiriman detail, tujuan negara kiriman, service internasional yang digunakan (hari sampai), dan menentukan berat kiriman 2. Petugas JNE mengkonfirmasi melalui SMS/tlp kepada PIC internasional Sales dan Marketing JNE Bogor dengan memberitahukan isi kiriman, tujuan negara, dan berat kiriman, sampai ada informasi bisa/tidak dilakukan pengiriman, harga total kiriman dll dari JNE Bogor. 3. Petugas agen menawarkan dan melakukan penanganan asuransi, packing kayu seperti halnya kiriman domestik 4. Petugas agen meminta dan menulis kelengkapan kiriman internasional (baca : Petunjuk Transaksi UPS) 5. Petugas JNE menuliskan data secara lengkap dan benar di connote cash, jika customer credit ditulis oleh customer di connote credit.



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |13



Copyright © Maret 2020



6. Cara pengemasan dan penyimpanan serta pelaporan sama dengan kiriman domestik



2.



Tahapan operasional



1. Petugas pickup akan melakukan serah terima dengan petugas cecker Operasional Outbond di kantor JNE Bogor 2. PIC UPS akan melakukan verifikasi data kirikan internasional, melakukan input sistem UPS dan mengganti connote menjadi connote UPS 3. Proses pemberangkatan kiriman internasional berbarengan dengan kiriman YES 4. Sesampainya di bandara, kiriman UPS akan diserahterimakan dengan PIC UPS JNE Jakarta untuk kemudian diproses dengan pihak UPS 5. Pihak UPS akan memberangkatkan kiriman ke negara tujuan 6. Sesampainya di negara tujuan UPS akan mendeliverykan ke alamat tujuan di negera tersebut



C.



Jasa Pindahan/Moving



1.



Tahapan pra-transaksi



1. Petugas JNE/Agen melakukan survei ke lokasi pengirim untuk melihat jenis kiriman, jumlah, berat, dan menetukan penanganannya. 2. Petugas JNE/Agen mengkonfirmasi data hasil survei kepada Sales dan Marketing JNE Bogor untuk ditentukan tarif moving dan penanganannya.



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |14



Copyright © Maret 2020



3. Sales dan Marketing JNE Bogor berkoordinasi dengan operasional JNE Bogor, atau bagaian trucking JNE Pusat untuk menentukan tarif moving dan penanganannya, lalu mengkonfirmasi kepada petuga JNE. 4. Petugas JNE/Agen melakukan tawar menawar dengan customer dengan selalu berkoordinasi dengan Sales dan Marketing JNE Bogor mengenai tarif.



2.



Tahapan transaksi dan operasional moving



1. Petugas JNE/Agen menuliskan data secara lengkap dan benar pada connote Trucking 2. Bagian operasional JNE Bogor (bukan agen) akan melakukan pengemasan barang-barang pindahan dan mengangkutnya ke kantor operasional JNE bogor 3. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Petugas JNE/Agen secara manual di buku laporan khusus Moving



D.



PESONA (Pesanan Oleh-Oleh Nusantara)



1.



Tahapan transaksi



1. Petugas JNE/Agen melakukan transaksi PESONA sesuai ketentuan (baca : Tata Cara Transaksi PESONA di Counter, Agen dan kantor Perwakilan)



2.



Tahapan operasional



1. JNE cabang lokasi produk yang dipesan akan memesan kepada Vendor di kota tersebut.



E-Learning STMIK Nusa Mandiri



Page |15



Copyright © Maret 2020



2. Vendor mengirimkan pesanan produk ke JNE cabang lokasi produk yang dipesan 3. Bagian operasional akan mengemas, memberikan label PESONA, mengentri pesanan ke Orion, dan memberangkatkan produk pesanan dengan proses yang sama dengan kiriman domestik sesuai dengan service yang digunakan. 4. JNE Cabang tujuan pengiriman produk akan mendeliveri pesanan ke alamat tujuan (proses deliveri sama dengan pengiriman domestik)



E.



PULSA ELEKTRIK JNE



1. Counter yang melayani layanan ini bertanda khusus 2. Customer memesan pulsa elektrik sesuai operator dan besarnya pulsa 3. Petugas JNE akan melakukan entri data dan pemesanan ke Vendor Pulsa MAXINDO (untuk operator selain Telkomsel) dan MKIOS untuk operator Telkomsel. 4. Pulsa akan terisi otomatis 5. Petugas JNE menuliskan data transaksi pada nota khusus penjualan pulsa elektrik