![Perubahan Juknis Esensi 2023 [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/perubahan-juknis-esensi-2023.jpg)
27 0 5 MB
PETUNJUK TEKNIS APLIKASI PRESENSI ONLINE (E-SENSI) V.2 PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT 2023
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
Jalan Pejanggik No. 14 Gedung E Mataram Tlp/Fax. (0370) 7507500 email : [email protected]
KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIN DAERAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT NOMOR :056/BKD/2023 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH NOMOR 444/BKD/2022 TENTANG PETUNJUK TEKNIS APLIKASI PRESENSI ONLINE (E-SENSI) PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT,
Menimbang
: bahwa Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Nomor 444/BKD/2022 tentang Petunjuk Teknis Aplikasi Presensi Online (E-sensi) Pegawai Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat, perlu diubah karena adanya penambahan juknis yang telah disesuaikan dengan pengembangan aplikasi presensi online (E-sensi);
Mengingat
:
1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 63 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6037); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 77); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 94 tahun 2021tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2021 nomor 202, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6718) ; 5. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil; 6. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 6 Tahun 2022 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
7. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 79 Tahun 2022 tentang Disiplin Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara Di lingkungan pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
MEMUTUSKAN Menetapkan
:
KEDUA
: Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwa apabila terdapat kekeliruan didalamnya akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
KESATU
: Mengubah Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Nomor 444/BKD/2022 tentang Petunjuk Teknis Aplikasi Presensi Online (E-sensi) Pegawai Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
Ditetapkan di Mataram pada tanggal 03 Januari 2023
KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
MUHAMMAD NASIR
LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI NTB NOMOR : 056/BKD/2023 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH NOMOR 444/BKD/2022 TENTANG PETUNJUK TEKNIS APLIKASI PRESENSI ONLINE (E-SENSI) PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
KATA PENGANTAR Disiplin PNS adalah kesanggupan PNS untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan. Salah satu indikator kedisiplinan adalah menaati kehadiran dan kepulangan Pegawai ASN sesuai jam kerja yang telah ditentukan dan melaksanakan setiap tugas yang diberikan atasan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Untuk memudahkan Pegawai ASN dalam melakukan perekaman kehadiran dan kepulangan sesuai jam kerja, maka dibangunlah Aplikasi Presensi Online (E-Sensi). Aplikasi E-Sensi memungkinkan setiap Pegawai Aparatur Sipil Negara mencatat kehadiran secara online, sehingga memudahkan Perangkat Daerah untuk melakukan pemantauan kedisiplian Pegawai ASN. Mataram, 03 Januari 2023 Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Drs. MUHAMMAD NASIR Pembina Utama Madya NIP. 19640412 199003 1 013
i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................. 1 A. Latar Belakang.................................................................................................... 1 B. Dasar .................................................................................................................. 1 C. Prinsip ................................................................................................................ 1 D. Tujuan ................................................................................................................ 1 E. Sasaran .............................................................................................................. 2 F. Ketentuan Umum ............................................................................................... 2 BAB II PANDUAN USER DAN OPERATOR ..................................................................... 4 A. Kewajiban ........................................................................................................... 4 B. Larangan ............................................................................................................ 5 C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi ............................................................. 5 D. Pengenalan Menu Absensi E-Sensi ............................................................... 6 E. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Jam Kerja Normal) ....................................... 7 F. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Kerja Shift) .................................................. 9 G. Presensi (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH dan Lain-lain) . 11 H. Presensi Pulang Lebih Awal Dari Jam Kerja ........................................................ 12 I. Presensi Pulang Di Luar Radius .......................................................................... 13 BAB III PANDUAN OPERATOR ...................................................................................... 14 A. Kewajiban ........................................................................................................... 14 B. Larangan ............................................................................................................ 14 C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi ............................................................. 15 D. Membuat Titik Koordinat Presensi ...................................................................... 16 E. Menambahkan data pegawai ............................................................................... 17 F. Mengubah, Menghapus dan Mutasi Data Pegawai ............................................... 18 G. Merekap Potongan TPP Dan Mencetak Presensi Kehadiran Pegawai .................... 20 H. Menambahkan Presensi (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH, Tanpa Keterangan dan Lain-lain) ........................................................................ 20 I. Menambahkan Pegawai Tidak Apel .............................................................. 21 J. Approve Izin Terlambat Datang, Izin Pulang Lebih Awal dan Izin Pulang di Luar Radius ................................................................................................................ 22 K. Reset Device Perangkat E-Sensi .......................................................................... 23 L. Reset Password Akun Pegawai ASN ..................................................................... 23 M. Pengaturan Jam Kerja ........................................................................................ 23 N. Pengaturan Pegawai Jam Kerja Model Shift ......................................................... 24 BAB IV PENANGGUNG JAWAB..................................................................................... 25 A. Kewajiban ........................................................................................................... 25 B. Larangan ............................................................................................................ 25 BAB V ALUR KERJA SISTEM E-SENSI DAN PETA SITUS ABSENSI OPERATOR............ 26 A. ALUR KERJA SISTEM E-SENSI ........................................................................... 26 B. PETA SITUS ABSENSI OPERATOR ...................................................................... 27 C. ALUR PROSES PRESENSI MASUK DAN KENDALA ........................................ 28 D. ALUR PROSES PRESENSI PULANG DAN KENDALA ....................................... 29 E. ALUR PROSES PRESENSI PEGAWAI MUTASI ............................................... 30 F. ALUR PROSES PEGAWAI PENSIUN ............................................................... 31 G. ALUR PROSES PENCAIRAN TPP................................................................... 31 BAB VI PERMASALAHAN DAN SOLUSI/ PERTANYAAN DAN JAWABAN ........................ 32 BAB VIII PENUTUP ....................................................................................................... 37 ii
BAB I PENDAHULUAN 1.
Latar Belakang
Salah satu indikator kedisiplinan pegawai adalah ketepatan waktu dalam masuk dan pulang dalam bekerja. Untuk mengukur ketetapan waktu tersebut,
Perangkat
Daerah
mengalami
kesulitan,
karena
masih
menggunakan cara manual dalam melakukan presensi. Presensi manual
memiliki beberapa kelemahan, diantaranya : tidak ramah lingkungan
(boros kertas), data kurang akurat, dan pengolahan data kehadiran membutuhkan waktu lebih lama.
Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan solusi berupa penerapan aplikasi presensi online (E-Sensi). 2.
Dasar
1. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja
Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 77);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 94 tahun 2021tentang Disiplin Pegawai
Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2021 nomor 202, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6718) ;
3. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil;
4. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 6 Tahun 2022 tentang
Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
5. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat
Nomor 79 Tahun 2022
tentang Disiplin Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara Di lingkungan pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
3.
Prinsip
Aplikasi Presensi Online dilakukan dengan prinsip non diskriminatif, objektif, transparan, akuntabel dan berkeadilan.
4.
Tujuan
Petunjuk Teknis ini digunakan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah
Dalam Penggunaan Aplikasi E-Sensi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
1
5.
Sasaran
Sasaran dari Petunjuk Teknis adalah :
1. Pegawai Aparatur Sipil Negara Di lingkungan pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
2. Pegawai ASN yg ditunjuk sebagai operator pada Aplikasi E-Sensi. 3. Penanggungjawab
pelaksanaan
aplikasi
E-sensi
dalam
hal
ini
Sekretaris/Kasubbag Umum/Kasubbag Tata Usaha pada perangkat daerah
6.
Ketentuan Umum
1. Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi
bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
2. Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN
adalah Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi
tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang- undangan.
3. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga
negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai
Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
4. Pegawai
Pemerintah
dengan
Perjanjian
Kerja
yang
selanjutnya
disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.
5. Aplikasi presensi online adalah aplikasi berbasis android serta iphone
yang digunakan untuk melakukan presensi oleh setiap Pegawai ASN di
Lingkungan Pemerintah Provinsi NTB dan penentuan koordinat oleh Operator Perangkat Daerah.
6. Web
presensi
adalah
aplikasi
presensi
yang
digunakan
untuk
pengolahan data user, kehadiran dan pengaturan jam kerja yang dapat di akses melalui internet dengan menggunakan web browser.
7. User adalah Pegawai ASN yang sudah terdaftar dan dapat melakukan
presensi kehadiran pada layanan aplikasi presensi online.
8. Operator adalah Pegawai ASN yang sudah terdaftar dan memiliki
kewenangan untuk dapat
melakukan presensi kehadiran pada
layanan aplikasi presensi online.
9. Kehadiran ASN adalah kehadiran ASN untuk melaksanakan tugas
kedinasan sesuai tanggung jawab dan beban kerjanya yang dibuktikan 2
dengan menggunakan aplikasi presensi online.
10. Atasan Langsung adalah Pegawai yang karena jabatannya mempunyai
wewenang langsung terhadap bawahan yang dipimpinnya.
11. Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka
waktu tertentu.
12. Tugas Kedinasan adalah tugas yang dilaksanakan oleh Pegawai untuk
jangka waktu tertentu berdasarkan penugasan yang diberikan oleh atasan yang berwenang.
13. Tugas Belajar adalah tugas yang diberikan oleh Pemerintah Provinsi
NTB kepada Pegawai ASN untuk mengikuti pendidikan formal baik di dalam maupun di luar negeri.
14. Alasan yang sah adalah alasan yang dapat dipertanggungjawabkan
yang disampaikan secara tertulis dan dituangkan dalam surat pemberitahuan serta disetujui oleh pejabat yang berwenang / atasan sesuai ketentuan yang diatur dalam peraturan Gubernur ini.
15. Disiplin Kerja adalah menaati kehadiran dan kepulangan Pegawai ASN
sesuai jam kerja yang telah ditentukan dan melaksanakan setiap tugas yang
diberikan
undangan.
atasan
sesuai
ketentuan
16. Hari Kerja adalah hari dimana Pegawai ASN
peraturan
perundang-
harus melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya selama jam kerja yang ditentukan.
17. Jam
Kerja
adalah
waktu
untuk
melakukan
dilaksanakan siang hari dan/atau malam hari.
pekerjaan,
dapat
18. Pelanggaran disiplin adalah setiap ucapan, tulisan atau perbuatan
Pegawai ASN
yang tidak menaati kewajiban dan/atau melanggar
larangan ketentuan disiplin ASN, baik yang dilakukan di dalam maupun di luar jam kerja.
19. Hukuman disiplin adalah hukuman yang dijatuhkan kepada ASN
karena melanggar peraturan disiplin ASN.
20. Perekaman adalah proses mencatat, menyalin, memindahkan gambar,
suara, tulisan kedalam format rekaman dan disimpan dalam suatu media penyimpanan.
3
BAB II PANDUAN USER A. Kewajiban 1. Pegawai ASN Wajib mendownload dan menggunakan aplikasi E-sensi terbaru dari Akun resmi Diskominfotik pada Google Playstore atau AppStore (s.id/esensintb). 2. Setiap Pegawai ASN wajib mengisi daftar hadir pada setiap hari kerja dan pulang kerja dengan menggunakan aplikasi presensi online (Esensi). 3. Pegawai ASN yang terlambat masuk kantor karena alasan mendesak atau alasan lainnya wajib menyampaikan laporan melalui aplikasi presensi online, disertai alasan dan keterangan pada form presensi yang disediakan aplikasi dengan persetujuan atasan langsung. Setelah berada pada radius yang ditentukan Pegawai ASN wajib melakukan perekaman kehadiran melalui aplikasi presensi online. 4. Pegawai ASN yang pulang lebih awal dari Jam Kerja dengan alasan mendesak atau alasan lainnya wajib menyampaikan laporan melalui aplikasi presensi online. disertai alasan dan keterangan pada form presensi yang disediakan aplikasi dengan persetujuan atasan langsung. 5. Pegawai ASN yang melakukan tugas/urusan dinas (rapat, konsultasi) hingga waktu jam pulang kerja dapat melakukan presensi online pada lokasi tempat pelaksanaan tugas/urusan dinas tersebut (luar radius) dengan mengisi alasan presensi di luar radius dan mendapat persetujuan atasan langsung. 6. Pegawai ASN yang melakukan urusan pribadi (diluar urusan dinas) hingga waktu jam pulang kerja dapat melakukan presensi online pada lokasi tempat pelaksanaan urusan pribadi tersebut (luar radius) dengan mengisi alasan presensi di luar radius dan mendapat persetujuan atasan langsung. 7. Pegawai ASN yang tidak masuk kerja (cuti, sakit, tugas dinas, WFH) wajib mengisi aplikasi presensi online, disertai alasan dan keterangan pada form presensi yang disediakan aplikasi disertai dengan menyampaikan bukti/surat keterangan/Surat Perintah Tugas kepada penanggung jawab (Kasubbag Umum/Kasubbag Tata Usaha)/operator presensi online. 8. Pegawai ASN yang yang tidak melakukan presensi online tanpa alasan yang syah dan tidak dapat dipertanggungjawabkan, akan tercatat Tanpa Keterangan. 9. Pegawai ASN wajib melaporkan kepada operator OPD jika terdapat kendala. 4
B. Larangan 1. Setiap Pegawai ASN dilarang memanipulasi alasan kehadiran dan alasan ketidakhadiran pada aplikasi Esensi. Apabila Pegawai ASN diketahui melakukan hal tersebut, maka operator dapat merubah alasan kehadiran menjadi “Tanpa Keterangan” dengan persetujuan atasan langsung. 2. Setiap Pegawai ASN dilarang menitip presensi pada Pegawai ASN/PTT/GTT/Tenaga Kontrak. Apabila Pegawai ASN diketahui melakukan hal tersebut, maka kedua belah pihak akan diberikan pembinaan oleh atasan langsungnya dan dijatuhi sanksi hukuman disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi
Menu
Keterangan Menu Home : digunakan untuk melakukan presensi dan Absensi (Tugas Dinas, Tugas Belajar, Cuti, Sakit, Ijin Terlambat Datang, WFH Dan Lain-Lain)
Menu Koordinat : digunakan untuk menambahkan koordinat/lokasi presensi (tempat bertugas). Menu ini, khusus untuk operator.
Menu Jam Kerja : waktu untuk melakukan pekerjaan sesuai aturan yang berlaku Menu Riwayat Hari Kerja : digunakan untuk mengetahui hasil riwayat Perekaman presensi Pegawai ASN. Profile, berisi tentang data diri Pegawai ASN yg telah login melalui perangkat tersebut.
Menu Absensi (Cuti, Sakit, Ijin Terlambat Datang dan Lain-lain[Libur Piket]) dan Presensi (Tugas Dinas, Tugas Belajar dan WFH).
5
D. Pengenalan Menu Absensi E-Sensi 1. Cuti Keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu. Format pengisian : Nomor Surat cuti, jenis cuti (tahunan, alasan penting….) tanggal … sd .. 202.. Contoh format pengisian pada aplikasi : 854/…/BKD/2023 Cuti Tahunan.. Tanggal 13, 14,15,16 Februari 2023 2. Tugas Dinas Tugas Kedinasan adalah tugas yang dilaksanakan oleh Pegawai untuk jangka waktu tertentu berdasarkan penugasan yang diberikan oleh atasan yang berwenang. Format pengisian : Nomor SPT, tujuan dan tanggal … sd .. 202.. Contoh format pengisian pada aplikasi : 090.1 / 034.a /BKD/2023 dalam rangka melaksanakan Monitoring dan Pembinaan Disiplin PNS pada UPTB BPSBP dan UPTD BP2TP Distanbum Provinsi NTB Selama 2 (dua) hari pada tanggal 25-26 Januari 2023 3. Sakit Sakit lebih dari 2 (dua) hari harus dilengkapi dengan surat Dokter. Format pengisian : Nomor Surat Dokter, keperluan (alasan) tanggal … sd .. 202.. Contoh format pengisian pada aplikasi : 1222 /SK-RSU/2023 Perlu istirahat pasca operasi. tanggal 13, 14,15,16 Februari 2023 4. WFH (Work From Home) Keadaan tidak masuk kantor karena alasan tertentu yang disetujui oleh pimpinan dibuktikan dengan Surat Perintah Tugas (SPT) WFH dan dilengkapi dengan laporan harian tugas/pekerjaan yang wajib dilakukan ASN selama menjalankan WFH 5. Tugas Belajar Tugas Belajar adalah tugas yang diberikan kepada ASN yang dibebaskan dari jabatan oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan pengembangan kompetensi melalui pendidikan formal. 6. Lain-lain (Libur Extra) Libur ekstra digunakan saat ASN tidak ada jadwal jam kerja. Menu ini khusus untuk ASN yang bekerja dengan model shift. 7. Dispensasi a. Izin menghadiri undangan resmi dari instansi pemerintah atau lembaga resmi kemasyarakatan seperti acara PKK, Dharma Wanita, Sekolah, dewan Sekolah dibuktikan dengan adanya undangan resmi dan kehadirannya diketahui oleh pejabat atau pengurus yang mengundang. b. Libur fakultatif Hari besar Agama yg dibuktikan dengan surat resmi dari lembaga/organisasi yang berwenang. c. Tugas yang dilaksanakan oleh Pegawai untuk jangka waktu tertentu berdasarkan penugasan yang diberikan oleh atasan yang berwenang untuk mengikuti atau menjadi atlet/pelatih/official pada Pekan Olahraga (menu ini Khusus untuk atlet atau pelatih Olahraga). 8. On Call On call digunakan oleh ASN (dokter). yang sewaktu-waktu mendapatkan panggilan darurat dari Rumah Sakit. 9. Shift on/off Menu shift on/off digunakan khusus untuk ASN yang masuk 2 (dua) kali shift pada hari yang sama digunakan saat istirahat. 6
E. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Jam Kerja Normal) LANGKAH 1
PRESENSI MASUK LANGKAH 2
LANGKAH 3
INSTALL APLIKASI E-SENSI MELALUI
PLAYSTORE ( ) PADA HP ANDROID ATAU
APPSTORE ( ) UNTUK IPHONE DENGAN KATA KUNCI : e sensi ntb Atau melalui LINK s.id/esensintb
Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Anda. Buka Aplikasi E-SENSI Dan Masukkan User Dan Password (NIP), kemudian klik LANGKAH 4
Klik Menu Home ( ), kemudian Klik Tombol
.
LANGKAH 5
SELAMAT ANDA SUDAH BISA MELAKUKAN PRESENSI HARI INI
INGAT, SEBELUM PULANG ANDA WAJIB UNTUK MELAKUKAN PRESENSI PULANG.
Pastikan pada menu profile, data sudah sesuai dengan diri anda. Apabila sudah sesuai, silahkan melakukan presensi. LANGKAH 6
Setelah berhasil melakukan presensi, buka Menu Riwayat Kerja ( ) dan lakukan refresh untuk memastikan data presensi anda sudah tersimpan ke dalam database! Jika belum tersimpan lakukan presensi ulang 7
LANGKAH 1
Klik Menu Home ( ), kemudian Klik Tombol
PRESENSI PULANG LANGKAH 2
TUNGGU BEBERAPA SAAT HINGGA MUNCUL PESAN “Anda telah selesai bekerja hari ini. Sampai jumpa esok hari!”
LANGKAH 3
Setelah berhasil melakukan presensi pulang, buka Menu Riwayat Kerja ( ) dan lakukan refresh untuk memastikan data presensi pulang anda sudah tersimpan ke dalam database! Jika belum tersimpan lakukan presensi kembali.
8
F. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Kerja Shift) LANGKAH 1
PRESENSI MASUK LANGKAH 2
LANGKAH 3
INSTALL APLIKASI E-SENSI MELALUI
PLAYSTORE ( ) PADA HP ANDROID ATAU
APPSTORE ( ) UNTUK IPHONE DENGAN KATA KUNCI : e sensi ntb Atau melalui LINK s.id/esensintb
Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Anda. Buka Aplikasi E-SENSI Dan Masukkan User Dan Password (NIP), kemudian klik LANGKAH 4
.
LANGKAH 5
Pastikan pada menu profile, data sudah sesuai dengan diri anda. Apabila sudah sesuai, silahkan melakukan presensi. LANGKAH 6
1 2
3
Klik Menu Home ( ), kemudian 1. Pilih Jadwal Shift Anda, berikutnya 2. Klik tombol
3. Geser , ke kanan atau ke kiri.
SELAMAT ANDA SUDAH BISA MELAKUKAN PRESENSI HARI INI
INGAT, SEBELUM PULANG ANDA WAJIB UNTUK MELAKUKAN PRESENSI PULANG.
Setelah berhasil melakukan presensi, buka Menu Riwayat Kerja ( ) dan lakukan refresh untuk memastikan data presensi anda sudah tersimpan ke dalam database! Jika belum tersimpan lakukan presensi ulang
4. Klik
9
LANGKAH 1
PRESENSI PULANG LANGKAH 2
LANGKAH 3
1
3
2
Klik Menu Home ( ), kemudian 1. Pilih Jadwal Shift Anda, berikutnya 2. Klik tombol
3. Geser , ke kanan atau ke kiri.
TUNGGU BEBERAPA SAAT HINGGA MUNCUL PESAN “Anda telah selesai bekerja hari ini. Sampai jumpa esok hari!”
Setelah berhasil melakukan presensi pulang, buka Menu Riwayat Kerja ( ) dan lakukan refresh untuk memastikan data presensi pulang anda sudah tersimpan ke dalam database! Jika belum tersimpan lakukan presensi kembali.
4. Klik
10
G. Presensi (TUGAS DINAS, TUGAS BELAJAR, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH dan Lain-lain) LANGKAH 1
LANGKAH 2
LANGKAH 3
2
1
1. Klik Menu Home ( ); 2. Kemudian klik Menu Absensi ( );
Pilih Alasan Presensi Pada Form (TUGAS DINAS, TUGAS BELAJAR, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH dan Lain-lain)
Isi Alasan dan Keterangan, kemudian Klik tombol
11
H. PRESENSI PULANG LEBIH AWAL DARI JAM KERJA LANGKAH 1
Klik Menu Home ( ), kemudian Klik Tombol
PRESENSI PULANG LEBIH AWAL DARI JAM KERJA LANGKAH 2
Akan muncul Form alasan Anda pulang Cepat. Isi alasan Anda, kemudian klik Ya lanjutkan. TUNGGU BEBERAPA SAAT HINGGA MUNCUL PESAN “Presensi Berhasil. Sampai jumpa esok hari!”
LANGKAH 3
Setelah berhasil melakukan presensi pulang, buka Menu Riwayat Kerja ( ) dan lakukan refresh untuk memastikan data presensi pulang anda sudah tersimpan ke dalam database! Jika belum tersimpan lakukan presensi kembali.
12
I. PRESENSI PULANG DI LUAR RADIUS LANGKAH 1
Klik Menu Home ( Klik tombol
), kemudian
PRESENSI PULANG DI LUAR RADIUS LANGKAH 2
Akan muncul Form alasan Anda pulang di luar Radius. Isi alasan Anda, kemudian klik Ya lanjutkan. TUNGGU BEBERAPA SAAT HINGGA MUNCUL PESAN “Presensi Berhasil. Sampai jumpa esok hari!”
LANGKAH 3
Setelah berhasil melakukan presensi pulang, buka Menu Riwayat Kerja ( ) dan lakukan refresh untuk memastikan data presensi pulang anda sudah tersimpan ke dalam database! Jika belum tersimpan lakukan presensi kembali.
13
BAB III PANDUAN OPERATOR A. Kewajiban 1. Melakukan registrasi, perekaman dan pemutahiran data Pegawai ASN pada database aplikasi presensi online; 2. Menyesuaikan jam kerja pada Aplikasi E-Sensi sesuai dengan jam kerja yang ditetapkan oleh Perangkat Daerah/Unit Kerja (bagi yang menerapkan Jam Kerja berpola shift). 3. Memastikan seluruh ASN menggunakan dan mendownload aplikasi (E-sensi) terbaru dari Akun resmi Diskominfotik pada Google Playstore atau AppStore (s.id/esensintb). 4. Menyampaikan laporan kepada pimpinan terkait ASN yang secara sengaja tidak melakukan pembaruan/update aplikasi (E-sensi). 5. Membuat rekapitulasi Pegawai yang ijin keterlambatan pegawai ASN dan pulang cepat setelah mendapat persetujuan atasan langsung; 6. Mengapprove ijin keterlambatan pegawai ASN dan pulang cepat setelah mendapat persetujuan atasan langsung Pegawai ASN yang bersangkutan; 7. Menyusun rekapitulasi kehadiran ASN setiap bulan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya; 8. Menyusun rekapitulasi kehadiran Kepala JPT/Unit Kerja Mandiri setiap bulan paling lambat tanggal 1 bulan beikutnya; 9. Melakukan pengaturan dan penambahan titik lokasi Global Pasitioning System (GPS) sesuai kebutuhan di Perangkat Daerah/Unit kerja masing-masing; 10. Menerima pengaduan, memberikan klarifikasi tentang permasalahan dalam pengelolaan sistem aplikasi presensi online, dan melaporkan kepada Badan Kepegawaian Daerah selaku Pengelolaan aplikasi presensi online; 11. Memastikan aplikasi berjalan dengan baik; 12. Menyiapkan daftar hadir manual/surat keterangan apabila terjadi kendala teknis pada aplikasi presensi online. B. Larangan
Operator dilarang menyalahgunakan wewenangnya antara lain melakukan rekayasa, manipulasi database dan/atau kecurangan lainnya. Apabila Operator terbukti melakukan hal tersebut, maka diberikan pembinaan oleh atasan langsungnya dan dijatuhi sanksi hukuman disiplin sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku.
14
C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi
Menu
Keterangan Menu Home : digunakan untuk melakukan presensi dan Absensi (Tugas Dinas, Tugas Belajar, Cuti, Sakit, Ijin Terlambat Datang, WFH Dan Lain-Lain)
Menu Koordinat : digunakan untuk menambahkan koordinat/lokasi presensi (tempat bertugas). Menu ini, khusus untuk operator. Menu Jam Kerja : waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat dilaksanakan siang hari dan/atau malam hari.
Menu Riwayat Hari Kerja : digunakan untuk mengetahui hasil riwayat Perekaman absensi Pegawai ASN. Profile, berisi tentang data diri Pegawai ASN yg telah login melalui perangkat tersebut.
Menu Absensi (Cuti, Sakit, Ijin Terlambat Datang dan Lain-lain[Libur Piket]) dan Presensi (Tugas Dinas, Tugas Belajar dan WFH).
15
D. Membuat Titik Koordinat Presensi LANGKAH 1
LANGKAH 2
LANGKAH 3
INSTALL APLIKASI E-SENSI MELALUI
PLAYSTORE ( ) PADA HP ANDROID ATAU
APPSTORE ( ) UNTUK IPHONE DENGAN KATA KUNCI : e sensi ntb
Aplikasi Operator sama dengan Aplikasi Pengguna. Perbedaanya hanya pada Menu Koordinat Operator.
Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Anda. Buka Aplikasi E-SENSI Dan Masukkan User Dan Password (NIP), kemudian klik tombol
LANGKAH 4
.
1. Pastikan Anda Berada di Lokasi Kantor (tempat bertugas); 2. Klik Lingkaran ( ) di Pojok Kanan Atas (tunggu beberapa detik); 3. Tentukan Nama Koordinat pada Detail Lokasi (Contoh BKD Provinsi NTB); 4. Klik Tombol
Klik Menu Koordinat ( ), kemudian Klik Tombol
LANGKAH 5
Akan Muncul Pesan Location Berhasil di tambah. Selamat Anda, Anda Sudah berhasil Membuat Koordinat Kantor Anda
16
E. Menambahkan data pegawai
1
BUKA BROWSER ANDA KEMUDIAN MASUKAN ALAMAT : absensi.ntbprov.go.id Ketik User Dan Password (NIP Anda)
Pada Halaman Beranda Terdapat 7 Menu :
1. 2
2. 3. 4. 5. 6. 7.
3
Pilih Menu Kemudian klik
,
1
2
Isi Data Pegawai yang akan ditambahkan pada form yang tersedia. 4
Lambang bintang (*),menunjukkan data tersebut wajib diisi
Kemudian untuk membatalkan, klik
17
F. Mengubah, Menghapus dan Mutasi Data Pegawai
Mengubah Data Pegawai : Pastikan operator telah memeriksa data sebelum dilakukan perubahan data
1
2
3
Pilih Menu
Kemudian klik Tombol
Isi Data Pegawai yang akan diubah datanya pada form yang tersedia.
Lambang bintang (*),menunjukkan data tersebut wajib diisi Kemudian klik tombol
18
Menghapus Data Pegawai : Jika pegawai pensiun/meninggal pada tanggal 15 atau setelahnya, operator memindahkan data pegawai tersebut pada menu dispensasi sampai akhir bulan terlebih dahulu sebelum dilakukan penghapusan
Untuk menghapus Data Pegawai : 1. Pilih Menu
1.
2. Klik Tombol 3. Tampil Pesan “anda Yakin Menghapus Data Ini?” ( Klik tombol ). Untuk membatalkan,
klik 4. Masukkan Keterangan dan
Pilih tombol . Untuk membatalkan, klik tombol
Mutasi Data Pegawai : pastikan ybs telah melapor kepada operator untuk dimutasi data ke OPD baru
1.
Untuk Mutasi Pegawai : 1. Pilih Menu ; 2. Klik Tombol 3. Pilih OPD tujuan mutasi ( ); 4. Klik tombol
.
19
G. Merekap Potongan TPP Dan Mencetak Presensi Kehadiran Pegawai Merekap Potongan TPP
Pilih Menu Absensi Online, kemudian Klik Tombol
Mencetak Presensi Kehadiran Pegawai
Pilih Menu Absensi Online, kemudian klik Tombol
H. Menambahkan Presensi (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH, Tanpa Keterangan dan Lain-lain) 1. Pilih Menu Absensi
Online, kemudian 2. Pilih PNS yang akan ditambahkan keterangan presensi
3. 4. 5. 6.
Klik Tombol Klik Tombol Tampil Form Presensi; Pilih Status Absen (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH, Tanpa Keterangan dan Lainlain); 7. Isikan Keterangan; 8. Pilih Tanggal; 9. Klik Tombol menyimpan;
10. Apabila Inin
3
2
10
untuk
mencetak Riwayat Presensi PNS, klik Tombol
1
7 8
4
6
9
20
I. Menambahkan Pegawai Tidak Apel Pegawai yang masuk kategori tidak apel adalah pegawai yang telah dilaporkan dan mendapat persetujuan dari pimpinan/atasan langsung untuk dimasukkan dalam data pegawai yang tidak apel (dikenakan pemotongan tidak apel)
1. Pilih Menu Absen
Apel 2. Klik Tombol untuk mmilih tanggal; 3. Ketik Nama Pegawai yang akan dijadikan Tidak Apel; atau 4. Pilih Data Pegawai pada Daftar; 5. Klik Tombol untuk memasukkan Pegawai dalam Daftar Tidak Apel 6. Klik Tombol untuk menjadikan Pegawai mengikuti Apel
2 1
3
4
5
6
21
J. Approve Izin Terlambat Datang, Izin Pulang Lebih Awal dan Izin Pulang di luar radius
Approve Izin Terlambat Datang 7. Pilih Menu Izin Pegawai
8. Klik Tombol 9. Pilih Harian atau
2
mingguan, kemudian Tanggal, lalu klik tombol 10. Pilih Data PNS yang akan di appprove 11. Klik Tombol
3
1
6
4
5
12.
Klik Tombol untuk mencetak
Approve Izin Pulang Lebih Awal 1. Pilih Menu Izin
Pegawai 2. Klik Tombol 3. Pilih Harian atau mingguan, kemudian Tanggal, lalu klik tombol 4. Pilih Data PNS yang akan di appprove 5. Klik Tombol 6. Klik Tombol untuk mencetak
2
3
1
6 5
4
Approve Izin Pulang di luar radius 1. Pilih Menu Izin
Pegawai 2. Klik Tombol 3. Pilih Harian atau mingguan, kemudian Tanggal, lalu klik tombol 4. Pilih Data PNS yang akan di approve 5. Klik Tombol 6. Klik Tombol untuk mencetak
3
1 4
2 6 5
22
K. Reset Device Perangkat E-Sensi
1. Pilih Menu Absensi Online
2. Pilih Data PNS yang akan di reset Perangkat
1 3
2
3. Klik Tombol
L. Reset Password Akun Pegawai ASN 1. Pilih Menu
Manajemen User
2. Pilih PNS 3. Klik Tombol 4. Akan Tampil Pesan,
Input Password yg baru. 5. Klik untuk Mengganti Pasword. Klik , untuk membatalkan.
1
3
2
4
5
M. Pengaturan Jam Kerja Pengaturan Jam Kerja Normal 1. Pilih Menu Jam Kerja
2. Klik Tombol 3. Klik Tombol 4. Akan Tampil Form
Jam Kerja; 5. Isi Nama Jam Kerja dan Zona Waktu; 6. Klik tombol , untuk menyimpan. Klik , untuk membatalkan. 7. Untuk mengubah jam Masuk dan Jam Pulang klik tombol . Klik tombol , untuk menjadikan sebagai hari libur; 8. Setelah diatur Jam dan hari libur. Untuk mengaktifkan Jam Kerja, klik tombol
1
2
8
3
7
4 5 6
23
Pengaturan Jam Kerja Model Shift 1. Pilih Menu Jam Kerja; 2. Klik Tombol 3. Klik Tombol 4. Akan Tampil Form Jam Kerja; 5. Isi Nama Jam Kerja dan Zona Waktu; 6. Klik tombol , untuk menyimpan. Klik , untuk membatalkan; 7. Klik tombol untuk mengaktifkan / menonaktifkan jadwal shift, klik tombol untuk menghapus jadwal,
1 3
2
8 7
4
dan klik untuk mengubah jadwal shift. 8. Klik tombol untuk mengubah Nama Jam Kerja dan
5 6
Zona Waktu, Klik untuk menambah Jadwal Shift, Klik untuk mengaktifkan Jam Kerja, dan klik untuk menghapus Jadwal shift.
N. Pengaturan Pegawai Jam Kerja Model Shift Pengaturan Pegawai Jam Kerja Model Shift 1. Pilih Menu Shift Pegawai;
2. Pilih Jam Kerja Model Shift
3. Ketik Nama
Pegawai pada pencarian atau 4. Pilih Nama Pegawai 5. Klik tombol untuk memasukkan pegawai pada Jam Kerja Shift
3 1
4
5
2
24
BAB IV PENANGGUNGJAWAB A. Kewajiban 1. Melakukan koordinasi pengendalian administrasi dan teknis dengan Badan Kepegawaian Daerah; 2. Memberikan teguran dan sanksi kepada ASN yang terbukti secara sengaja tidak melakukan update aplikasi (E-sensi) berdasarkan laporan dari operator; 3. Melakukan penatausahaan dan verifikasi kehadiran ASN setiap hari kerja; 4. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap laporan kehadiran Pegawai ASN terkait penegakan disiplin; 5. Menyampaikan laporan hasil rekapitulasi kehadiran Pegawai ASN setiap bulannya kepada Kepala Perangkat Daerah/Unit kerja di lingkungan kerja masing-masing; 6. Penanggungjawab dapat mengusulkan operator pembantu sesuai dengan kebutuhan Perangkat Daerah tersebut. B. Larangan
Penanggungjawab dilarang menyalahgunakan wewenangnya antara lain memerintahkan atau menggunakan akun operator untuk melakukan rekayasa, manipulasi database dan/atau kecurangan lainnya. Apabila Penanggungjawab diketahui melakukan hal tersebut, maka diberikan pembinaan oleh atasan langsungnya dan dijatuhi sanksi hukuman disiplin sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku.
25
BAB V ALUR KERJA SISTEM E-SENSI DAN PETA SITUS ABSENSI OPERATOR A. ALUR KERJA SISTEM E-SENSI
26
B. PETA SITUS ABSENSI OPERATOR
27
C. ALUR PROSES PRESENSI MASUK DAN KENDALA
28
D. ALUR PROSES PRESENSI PULANG DAN KENDALA
29
E. ALUR PROSES PRESENSI PEGAWAI MUTASI
30
F. ALUR PROSES PEGAWAI PENSIUN
G. ALUR PROSES PENCAIRAN TPP
31
BAB VI PERMASALAHAN DAN SOLUSI/PERTANYAAN DAN JAWABAN 1. Apa yang harus dilakukan pertama kali, setelah berhasil login? Jawab : Buka menu profile ( ). Pastikan Data sudah sesuai dengan diri Anda (Nama, NIP, Unit Kerja dan Jabatan). 2. Saat Login, tampil pesan “Lokasi presensi tidak ditemukan”
Solusi : Lapor kepada Operator, agar operator membuat kordinat lokasi kerja.
3. Saat Login, tampil pesan “Identitas tersebut tidak cocok dengan data kami”
Solusi :
1) Cek kembali username dan password yang Anda ketik pada form login. 2) Apabila data sudah sesuai, lapor kepada Operator Dinas/Admin BKD agar memasukkan data user tersebut ke database Esensi.
32
4. Saat Login, tampil pesan “Server timeout”
Solusi : 1) Pastikan jaringan yang anda gunakan stabil; 2) Ketika anda akan login, usahakan agar tidak login pada saat jam masuk atau jam pulang kerja. 5. Saat Login, tampil pesan “Login Filed!. Anda terdeteksi sudah melakukan login pada perangkat .....xyz.... Silahkan hubungi opertaor OPD anda untuk izin login.”
Solusi : Lapor kepada Operator Dinas/Admin BKD agar mereset Device anda pada website : absensi.ntbprov.go.id 33
6. Tampil Pesan “Aktifkan GPS Anda”
Solusi : Hidupkan GPS (Lokasi) pada perangkat smartphone Anda, kemudian buka Aplikasi ESensi 7. Tampil Peringatan “Anda terdeteksi menjalankan aplikasi/aktivitas kecurangan lokasi”
Solusi :
1. Klik Tombol 2. Pastikan GPS anda sudah aktif; 3. Buka kembali aplikasi E-Sensi (Apabila belum berhasil, silahkan Restart ulang Smartphone anda). 4. Apabila tampilan tetap seperti ini, silahkan hubungi Operator Dinas/Admin BKD.
34
8. Tampilan Jam Kerja seperti gambar dibawah ini
Solusi : Laporkan kepada Operator Dinas, agar operator Membuat Jam Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja pada website : absensi.ntbprov.go.id 9. Tampilan Pesan Koordinat “Anda di luar radius area ini”
Solusi :
1. Pastikan Anda sudah di dalam Radius Tempat Kerja; 2. Geser slider ke kiri, untuk melihat koordinat yang lain; 3. Cek apakah Pegawai ASN lain bisa melakukan presensi, jika semua Pegawai ASN tidak bias melakukan presensi (pastikan operator harus membuat koordinat yg sesuai); 4. Apabila Pegawai ASN lain bisa melakukan presensi, update Google Maps pada perangkat Anda; 35
10.
Tampil Pesan “Presensi Gagal”
Solusi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 11.
Pastikan Anda belum pernah melakukan presensi sebelumnya;
Apabila anda yakin belum pernah melakukan presensi, cek menu Jam Kerja ( ); Apabila menu Jam Kerja masih kosong, lapor kepada agar operator agar Membuat Jam Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja pada website : absensi.ntbprov.go.id; Apabila Jam Kerja sudah sesuai, cek menu riwayat kerja ( ) pada Smartphone Anda; Apabila riwayat kerja masih kosong, silahkan clear data aplikasi E-Sensi; Login ulang Aplikasi E-Sensi pada Smartphone; Coba presensi ulang. Tampil Pesan “Error Filed Store Data”
Solusi : lapor kepada agar operator agar Membuat Jam Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja pada website : absensi.ntbprov.go.id; 36
BAB VII PENUTUP Aplikasi presensi online memberikan toleransi 30 (tiga puluh) menit setiap bulan dari akumulasi waktu keterlambatan jam masuk kerja yang tercatat pada aplikasi. Petunjuk Teknis ini diharapkan dapat membantu seluruh pengguna Aplikasi E-Sensi, sehingga dapat menjadi solusi untuk setiap permasalahan terkait penerapan kedisiplinan Pegawai ASN di lingkungan Pemerintah Provinsi NTB.
37
