Petunjuk Teknis Divisi [PDF]

Citation preview

BAB II PETUNJUK TEKNIS PANITIA KERJA DIVISI



DIVISI ACARA Divisi acara memiliki peran dalam merancang dan menyusun serangkaian acara di dalam kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga menjadi serangkaian acara yang baik dan sesuai tujuan bersama. Divisi ini juga menentukan waktu,dan lokasi setiap rangkaian acaranya. Petunjuk Teknis Divisi Acara 1.



Merancang dan menyusun segala kegiatan dengan persetujuan ketua pelaksana



2.



Mengatur, mengawasi, dan memimpin semua kegiatan



3.



Mengatur dan menentukan waktu pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan



4.



Membagi tugas dan mengkordinasi masing-masing anggota pelaksana



5.



Mengkoordinasi dan mengkondisikan jalannya acara sesuai dengan waktu yang



sudah terjadwal DIVISI KESEHATAN Divisi kesehatan mempunyai peran dalam mengatasi indikasi-indikasi atas gangguan yang berkaitan dengan masalah kesehatan peserta maupun panitia pada saat mengikuti serangkaian acara. Sikap empati dan simpati kepada seluruh peserta maupun panitia dikedepankan guna menunjang kelancaran kegiatan ini. Divisi ini melibatkan diri langsung dilapangan dengan posko kesehatan yang dijadikan tempat istirahat bagi pasien sekaligus base camp divisi kesehatan. Petunjuk Teknis Divisi Kesehatan 1.



Mengumpulkan data kesehatan dari mahasiswa angkatan 2020 terkait penyakit yang dirasa tidak mampu untuk menjalankan serangkaian acara PROAKSI Perkapalan 2020.



2.



Sosialisasi kepada peserta PROAKSI Perkapalan 2020 untuk menjaga kesehatan selama mengikuti serangkaian acara yang akan dilaksanakan.



3.



Mengkondisikan mahasiswa yang sakit untuk mendapatkan pertolongan kesehatan di posko kesehatan pada saat kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.



4.



Mengkordinasi semua anggota tim kesehatan terdistribusi secara merata disetiap acara kegiatan selebihnya stand by di posko kesehatan.



5.



Memberikan



rekomendasi



kepada



panitia



tentang



tingkat



kesehatan



peserta/panitia untuk tidak/diperbolehkan mengikuti sebagian atau seluruh rangkaian kegiatan. 6.



Anggota melakukan pendekatan kepada mahasiswa 2020 yang memiliki kekurangan dalam kesehatan untuk menjaga pola hidup yang lebih sehat saat berada di posko kesehatan. DIVISI PERLENGKAPAN Divisi perlengkapan berperan dalam mengatur,dan menentukan segala



kebutuhan perlengkapan dalam setiap rangkaian PROAKSI Perkapalan 2020.Divisi ini juga membantu secara umum bertugas untuk mendistribusikan tenaga bantu yang dibutuhkan oleh setiap divisi di lapangan secara fleksibel (tidak tetap), apabila pekerjaan yang dibantu telah selesai maka anggota pembantu umum ditarik kembali untuk siap didistribusikan ke divisi-divisi yang lain. Diharapkan seluruh kendala-kendala kurangnya tenaga lapangan bisa teratasi dengan adanya tenaga bantu ini. Petunjuk Teknis Divisi Perlengkapan 1.



Menyiapkan



segala



kebutuhan



perlengkapan



yang



dibutuhkan



untuk



menjalankan seluruh rangkaian acara. 2.



Setiap divisi melaporkan kebutuhan dan kekurangan sarana yang akan dibutuhkan untuk menjalankan serankaian acara.



3.



Divisi yang mengalami kekurangan tenaga di lapangan mengajukan permintaan bantuan kepada koordinatoor divisi perlengkapan.



4.



Evaluasi fungsi optimal terhadap anggota dan sarana yang diperbantukan secara langsung dilapangan, apabila kurang optimal bisa ditarik kembali untuk didistribusikan ke divisi yang lain atau tidak perlu digunakan kembali.



5.



Evaluasi divisi perlengkapan umum tiap akhir acara dan kemudian coordinator melaporkan kepada ketua pelaksana tentang hasil evaluasi secara lisan maupun tertulis. DIVISI KEAMANAN Divisi keamanan dalam pelaksanaan bertugas mengamankan lingkungan



kegiatan dari segala gangguan baik yang terjadi dari dalam lingkungan maupun diluar lingkungan kegiatan. Pengamanan suatu kegiatan merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting untuk menjaga keamanan dan ketertiban suatu kegiatan hingga kelancaran kegiatan tersebut dapat tuntas dari awal sampai akhir kegiatan tanpa ada gangguan dari luar maupun dari dalam. Adapun tingkatan–tingkatan pengamanan yang akan dilaksanakan dalam kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020 adalah sebagai berikut : 1.



Pengamanan Satu Adapun pengamanan yang dilakukan yaitu pengamanan lingkungan selama



kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020. Tujuannya untuk memberikan rasa nyaman kepada seluruh kegiatan baik peserta maupun panitia. 2.



Pengamanan Dua Adapun pengamanan yang dilakukan yaitu mendata alur masuk dan keluar



mahasiswa yang keluar dari area atau lingkungan kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020. Tujuannya untuk mempermudah pendataan atau pengontrolan mahasiswa yang keluar masuk area kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.



Petunjuk Teknis Divisi Keamanan 1.



Menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung.



2.



Menjaga dan memperhatikan orang-orang yang masuk ke dalam area kegiatan.



3.



Membersihkan area kegiatan dari masuknya orang luar, untuk orang luar dibatasi hanya sampai pintu gerbang masuk.



4.



Menjaga dan mengatur keluar masuk peserta maupun panitia di area kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.



5.



Mengkoordinisi presensi atau pengawasan kepada peserta yang keluar area kegiatan.



6.



Menjaga keamanan seluruh perlengkapan peserta maupun panitia yang digunakan dalam proses kegiatan rangkaian PROAKSI Perkapalan 2020.



7.



Sosialisasi kepada peserta dan panitia untuk memperhatikan keamanan lingkungan sekitar kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020 baik indikasi dari dalam maupun luar.



8.



Pengecekan keamanan dilapangan (lingkungan kampus) secara menyeluruh setiap 1 jam (Kondisional tergantung CO)



9.



Mengamankan peserta maupun panitia yang diindikasikan mengancam keamanan kegiatan.



10.



Mengambil suatu tindakan yang diperlukan untuk mengantisipasi apabila terjadi gangguan baik dari dalam maupun dari dalam lingkungan kegiatan.



11.



Evaluasi divisi kemanan tiap 6 jam (Kondisional tergantung CO) dan kemudian koordinator melaporkan kepada ketua pelaksana tentang hasil evaluasi secara lisan maupun tertulis. DIVISI PENDAMPING Dibandingkan dengan divisi yang lain, divisi pendamping memiliki peranan



yang sangat penting untuk menentukan keberhasilan pembinaan ini. Seorang pendamping sekaligus kakak angkatan berfungsi sebagai : 1.



Sumber informasi serta menjembatani transfer pengalaman selama berada di kampus dengan mahasiswa angkatan 2020 (kelompok) yang didampinginya.



2.



Mengayomi, melindungi serta membimbing mahasiswa secara kekeluargaan, sebagai gambaran awal terciptanya senioritas antar angkatan.



3.



Menekankan nilai-nilai yang menjadi target utama dalam pembinaan ini.



4.



Membantu dalam melakukan penilaian aktivitas mahasiswa angkatan 2020 yang didampinginya berdasarkan pendekatan serta ketentuan yang telah digariskan. Oleh karena itu pendamping diharapkan bisa berperan secara optimal sesuai



dengan fungsi utama sehingga mahasiswa baru memperoleh hasil yang bagus dari kegiatan pembinaan ini. Petunjuk Teknis Divisi Pendamping 1.



Koordinator divisi pendamping bertanggung jawab secara penuh dan berhak memberikan peringatan terhadap aktivitas anggota divisi pendamping untuk kelancaran tugas.



2.



Pengambilan data mahasiswa angkatan 2020 untuk dilakukan pembagian dalam kelompok serta pendamping berdasarkan pertimbangan terhadap efektifitas kelompok yang terbentuk di lapangan.



3.



Sosialisasi (pembauran) diri pendamping kepada kelompok dilakukan terhitung sejak ditetapkannya kelompok dan pendamping oleh panitia.



4.



Mengecek ulang persiapan kelompok tentang perlengkapan yang dibutuhkan pada saat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan.



5.



Mengantisipasi indikasi-indikasi pelanggaran atau kekurangan kelompok.



6.



Pendamping memberikan perlindungan keselamatan dan memperhatikan kondisi kesehatan fisik maupun mental kelompok/peserta dengan maksimal.



7.



Mengkondisikan peserta untuk menjaga kebersihan lingkungan.



8.



Setiap pendamping membantu panitia dalam pengkondisian mahasiswa angkatan 2020 pada setiap acara/kegiatan bekerjasama dengan koordinator acara/kegiatan di lapangan.



9.



Pendamping mahasiswa angkatan 2020 dilapangan dibawah komando koordinator acara/kegiatan dengan mengikuti seluruh instruksi yang diberikan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.



10.



Melakukan komunikasi secara kontinyu kepada masing-masing kelompok dengan metode yang disesuaikan dengan lapangan selama sebelum hingga pelaksanaan kegiatan.



11.



Pada saat pelaksanaan kegiatan maupun break pendamping bertanggungjawab terhadap kondisi dan keutuhan masing-masing kelompok.



12.



Mengkoordinir pemberikan penilaian (melalui pendekatan kekeluargaan) kepada setiap mahasiswa angkatan 2020 yang didampingi pada :



13.



a.



Presensi keaktifan mahasiswa angkatan 2020



b.



Kepribadian mahasiswa baru secara umum



Evaluasi divisi pendamping tiap 6 jam (kondisional) dan kemudian koordinator melaporkan kepada ketua pelaksana tentang hasil evaluasi secara lisan maupun tertulis. DIVISI KONSUMSI Divisi konsumsi bertugas untuk mengatur pemenuhan kebutuhan logistik



peserta dan panitia selama kegiatan berlangsung. Khususnya peserta, divisi konsumsi mengkondisikan untuk menanamkan nilai-nilai kebersamaan dan kesederhanaan dengan metode yang sudah ditetapkan oleh panitia. Petunjuk Teknis Divisi Konsumsi 1.



Sosialisasi tentang pemenuhan kebutuhan logistik peserta saat mengikuti pelaksanaan pembinaan.



2.



Pemberian logistik (kue dan minuman secara kondisional ditentukan oleh koordinator) kepada panitia dan peserta pada saat break kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.



3.



Pemenuhan kebutuhan logistik (makan dan minum) bagi seluruh panitia pada saat kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020 berlangsung sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.



4.



Membantu divisi acara untuk mengkondisikan peserta pada saat makan bersama. DIVISI PENDATAAN Divisi pendataan bertugas untuk mendata, merakapitulasi point mahasiswa



angkatan 2020 dan kehadiran panitia, berkoordinasi dengan divisi acara mendata setiap point-point mahasiswa angkatan 2020 yang nantinya berguna untuk menentukan lolos tidaknya PROAKSI Perkapalan 2020. Petunjuk Teknis Divisi Pendataan 1.



Sosialisasi tentang pemenuhan kebutuhan logistik peserta saat mengikuti pelaksanaan pembinaan.



2.



Melakukan absensi kehadiran bagi panitia pelaksana dan mahasiswa baru 2020.



3.



Merekap dan menilai tugas yang telah diberikan kepada peserta. DIVISI PDD Divisi PDD bertugas untuk mendokumentasi setiap momen yang terjadi pada



pelaksanaan kegitan PROAKSI Perkapalan 2020. Petunjuk Teknis Divisi PDD 1.



Mengkoordinasi tentang publikasi, dekorasi, & dokumentasi selama mengikuti pelaksanaan kegitan PROAKSI Perkapalan 2020.



2.



Menyusun dan melaksanakan teknis lapangan divisi PDD pada saat kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020.



3.



Menyusun perlengkapan dan kelengkapan divisi PDD pada saat kegiatan PROAKSI Perkapalan 2020 berlangsung.



4.



Membuat laporan kegiatan divisi Pubdekdok.



DIVISI HUMAS Divisi Humas bertugas untuk mencari informasi tentang tempat pelaksanaan, berkerja sama dan berkoordinasi dengan divisi acara. Petunjuk Teknis Divisi Humas 1.



Juru Bicara kepanitiaan pada setiap aktivitas internal maupun eksternal.



2.



Koordinator ekspedisi surat perijinan, pemberitahuan, undangan dsb.



3.



Menyusun dan melaksanakan teknis lapangan divisi Humas.



4.



Menyusun perlengkapan dan kelengkapan divisi Humas.



5.



Menyusun anggaran yang diperlukan divisi Humas.



6.



Membuat laporan kegiatan divisi Humas.