Petunjuk Teknis Pengawasan Internal Rumah Sakit [PDF]

Citation preview

Petunjuk Teknis PELAKSANAAN KEGIATAN SATUAN PENGAWASAN INTERNAL (SPI) STUDI PADA RSUD DI DKI JAKARTA



KONSEP



Dinas Kesehatan DKI Jakarta, Ruang Auditorium Lantai 2, Tanggal 22 Januari 2019



Daftar Isi Daftar Isi Kata Pengantar I.



Pendahuluan 1. Latar Belakang 2. Tujuan 3. Ruang lingkup 4. Sasaran 5. Dasar Hukum 6. Ketentuan Umum



II. Proses Pengawasan Internal 1. Tahap pertama Perencanaan Pengawasan 2. Tahap kedua Survei Pendahuluan 3. Tahap Ketiga Pelaksanaan Pengawasan 4. Merumuskan Temuan Pengawasan/Memberi Rekomendasi 5. Pelaporan Pengawasan 6. Tindak Lanjut hasil Pengawasan



III Dokumentasi Pengawasan 1. Pengertian Kertas Kerja 2. Tujuan Penyiapan Kertas Kerja 3. Panduan Penyiapan Kertas Kerja 4. Teknik Penyiapan Kertas Kerja 5. Jenis Kertas Kerja IV Penutup Lampiran



Kata Pengantar



Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan yang maha kuasa atas berkat dan rahmatnya , sehingga telah tersusun Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengawasan Internal, Satuan Pengawasan Internal Rumah Sakit Umum Daerah xxxxxx di Jakarta xxxxxx.



Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengawasan Internal merupakan pedoman bagi Satuan Pengawas Internal Rumah Sakit Umum Daerah xxxxxxx dalam melaksanakan Pengawasan Internal yang berisi tentang tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan pengawasan Internal. Kami menyadari bahwa Penyusunan Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengawasan Internal, Satuan Pengawas Internal ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan saran dari semua pihak. Demikianlah harap maklum



Jakarta



Januari 2019



Ketua Satuan Pengawas Internal RSUD xxxx Jakarta xxxxx



(................................................................) NIP. ..........................................



Petunjuk Teknis Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan Internal Satuan Pengawas Internal Rumah Sakit Umum Daerah XXXXXXX



I



PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Sesuai dengan peraturan Gubernur No……….. tahun ……… tentang pembentukan Organisasi dan tata Kerja RSUD xxxxx yang menyatakan bahwa Satuan Pengawas Internal adalah satuan kerja rumah sakit yang independen bertugas melaksanakan pengawasan pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya (sumber daya manusia, keuangan, perlengkapan dan metode) rumah sakit. Satuan Pengawas Internal (SPI) Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) xxxxxxx adalah unit pengawas internal yang berada di bawah direktur yang bertugas membantu direktur dalam menjalankan pengawasan seluruh aspek/segi kegiatan rumah sakit untuk menuju tercapainya Visi Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) xxxxxxx tahun 20XX “…………………………………………………………………………………………” Tugas pokok Satuan Pengawas Internal adalah •



Menyusun rencana kerja dan anggaran SPI,



•



Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan pengawasan internal,



•



Melaksanakan pengawasan internal,



•



Mengolah dan melaporkan hasil pengawasan internal,



•



Merekomendasikan tindakan, koreksi, atau sanksi terhadap hasil temuan pengawasan,



•



Melaporkan pelaksanaan tugas.



Agar pengawasan Internal dapat bermanfaat perlu disusun petunjuk teknis pelaksanaan pengawasan sakit xxxxxx .



Internal Satuan Pengawasan Internal di Rumah



2. Tujuan Tujuan disusunnya petunjuk teknis pelaksanaan pengawasan internal adalah sebagai pedoman Satuan Pengawas Internal dalam melaksanakan kegiatan Pengawasan internal di Rumah Sakit Umum Daerah Xxxxxxxx untuk dapat membantu Direktur agar dapat melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. 3. Ruang Lingkup Meliputi aspek operasional, keuangan dan administrasi yang ada di RSUD Xxxxxxxx. pemeriksaan dan Evaluasi kecukupan dan efektifitas system pengendalian organisasi, kualitas penyelenggaraan dalam pelaksanaan tanggung jawab yang ditugaskan, efektifitas manajemen risiko , dan proses penataan dan pengelolaan organisasi



yang dimiliki oleh rumah sakit



Xxxxxxxx dan kualitas pelaksanaan tanggung jawab. 4. Sasaran Pengawasan Internal adalah •



Proses Pencapaian Tujuan dan Sasaran Organisasi



•



Efektivitas dan Efisiensi dalam penggunaan erbagai sumber daya



•



Sistem informasi manajemen



•



Kepatuhan pada hukum. Kebijakan, prosedur dan peraturan



•



Pengamanan asset dan kepentingan yang dipercayakan organisasi



5. Dasar Hukum 1) Keputusan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No……. tentang Penetapan Rumah Sakit Umum Daerah xxxxxx sebagai Unit kerja Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta menerapkan pola pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah penuh 2) Peraturan Pemerintah No 23 Tahun 2005, tentang pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum 3) Permendagri 61 Tahun 2007 tentang PPK BLUD dan sebagaimana diubah dengan Permendagri 79 Tahun 2018 tentang BLUD 4) Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No. xxxxx tentang Pembentukan dan Organisasi Tata Kerja RSUD xxxxxxxx Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta



6. Ketentuan Umum 1) Pengawasan Internal/Audit Internal merupakan suatu kegiatan Independen, yang menjamin objektifitas dan melaksanakan konsultasi, dirancang untuk meningkatkan nilai serta memperbaiki operasi organisasi. Kegiatan tersebut membantu organisasi dalam usaha mencapai tujuannya, dengan menggunakan pendekatan Disiplin yang sistematis. 2) Temuan Pengawasan adalah suatu pernyataan berdasarkan fakta-fakta. 3) Investigasi adalah •



penyelidikan dengan mencatat atau merekam fakta-fakta, melakukan peninjauan, percobaan dan sebagainya dengan tujuan memperoleh jawaban atas pertanyaan- pertanyaan (tentang peristiwa, sifat, atau khasiat suatu zat dan sebagainya)



• Penyidikan 4) Evaluasi adalah tindakan untuk menguji suatu proses atau kelompok terhadap beberapa standard an membentuk kesimpulan tertentu sebagai hasilnya 5) Kriteria adalah ukuran yang menjadi dasar penilaian atau penetapan sesuatu 6) Observasi adalah satu cara pemeriksaan untuk memperoleh bukti dengan melihat , memperhatikan dan mengamati sendiri. 7) Pengawasan adalah suatu kegiatan penilaian terhadap kegiatan dengan tujuan agar organisasi / kegiatan tersebut melaksanakan fungsinya dengan baik dan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan 8) Pengendalian adalah tindakan pengawasan yang diikuti dengan langkah perbaikan 9) Faktor risiko adalah kriteria yang dipergunakan untuk mengidentifikasi kan hal-hal yang erat kaitannya dengan kondisi dan atau peristiwa yang mungkin terjadi dan menimbulkan akibat yang merugikan organisasi, serta kemungkinan terjadinya kondisi atau peristiwa tersebut 10) Transaksi adalah tindakan antara dua pihak yang mengakibatkan timbulnya hak dan kewajiban.



II.



Proses Pengawasan Internal /Audit Internal Dalam melaksanakan pengawasan internal ada 6 tahap yang harus dilaksanakan:



Alur Proses



Deskripsi



Langkah –langkah kegiatan



Perencanaan adalah suatu proses memformulasikan apa yang akan dilakukan, bagaimana, dimana,kapan dilakukan dan siapa yang melakukan



1. 2. 3. 4. 5.



Pelaksanaan survey pendahuluan adalah langkah awal dalam proses pengawasan. Dalam survei pendahuluan dikumpulkan seluruh data dan informasi yang relevan dengan kegiatan auditee, yang selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk penyusunan program kerja pengawasan pendahuluan Pengawasan/ Pekerjan lapangan adalah semua usaha yang dilakukan pengawawas internal untuk membentuk opini, menyajikan temuan, dan memberikan rekomendasi atas materi yang sedang diperiksa



1. Pertemuaa Pembukaan 2. On site tour 3. Penelaahan dokumen 4. Melakukan Pengujian terbatas 5. Membuat deskripsi hasil survey dan menggunakan hasil survey



Merumuskan temuan Pengawasan/Membuat rekomendasi



Temuan Pengawasan adalah suatu pernyataan berdasarkan fakta-fakta. Temuan yang baik mencakup pertimbangan pengawas menyangkut sebab dan akibat dari kondisi tersebut



1. Mengevaluasi temuan pengawasan 2. Mendokumentasikan temuan 3.Pertemuan Penutup



Membuat Laporan Pengawasan



Laporan merupakan hasil akhir dari suatu pengawasan yang berisi kegiatan yang dilakukan



1. Membuat Kerangka Laporan 2. Menulis draf Laporan 3. Mengedit draf Laporan 4. Menulis Laporan Pengawasan



Tindak Lanjut Pengawasan



Tindakan lanjut pengawasan adalah penelaahan untuk menentukan efektifitas tinadakan perbaikan yang sudah dilakukan manajemen sebagai hasil dari pemeriksaan sebelumnya



Perencanaan Pengawasan



Pelaksanaan Pengawasan



Melaksanakan pengawasan/ pekerjaan lapangan



Menganalisis Penugasan Mengumpulkan data/ fakta Melakukan Analisis Resiko Mengidentifikasi bukti pengawasan Membuat tujuan Pengawasan secara rinci 6. Membuat program pengawasan Kerja pengawasan tahunan ( PKPT ) 7. Menentukan jadwal dan staf



1.Mengevaluasi atas pengendalian Internal 2.Mendisain dan Melakukan test Pengawasan/ audit



Meninjau dan melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa pengawasan yang dilaporkan telah dilakukan



1. Tahap Pertama Perencanaan Pengawasan / audit Pengertian : Perencanaan adalah suatu proses memformulasikan apa yang akan dilakukan, bagaimana, dimana,kapan dilakukan dan siapa yang melakukannya.Dengan perencanaan dan studi mengenai area yang diaudit akan membantu mendefenisikan pekerjaan audit dan mengurangi terbuangnya waktu dengan sia-sia serta menghindarkan terjadinya kesalahan diawal audit. Dalam proses perencanaan audit ada tujuh kegiatan yang dilakukan : Urutan Kegiatan 1) Menganalisa Penugasan Pengawasan Sebelum melaksanakan Pengawasan , Pengawas mendapat surat Tugas dari Direktur Rumah Sakit. Analisis Penugasan pengawasan a. Memahami penugasan Pengawas harus memahami secara menyeluruh tetang penugasan b. Mendefinisikan detil ruang lingkup yang mencakup batasan pengawasan ,hambatan organisasi, sumber daya pengawasan , jadwal pengawasan ,dan mengidentifikasi dasar untuk mengukur keberhasilan pengawasan. 2) Mengumpulkan Fakta- Fakta Dalam kegiatan ini pengawas mengumpulkan fakta – fakta untuk memperoleh informasi yang cukup mengenai kegiatan yang diawasi .



ini mencakup dua



pekerjaan yaitu a. Pengumpulan data Pengawas harus mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan •



kebijaksanaan rumah sakit,



•



Struktur organisasi



•



System dan prosedur,



•



laporan-laporan pengawasan sebelumnya



•



uraian tugas



•



Data yang menyangkut kegiatan operasional unit yang diawasi



•



Data permanen seperti undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden (keppres), dan peraturan lainnya harus sudah dimiliki oleh auditor. serta laporan pengelolaan auditee terlebih dahulu dapat dikumpulkan/diminta pada bagian terkait.



b. Membuat Flow chart Pengawas membuat flowchart dari proses transaksi yang dijalankan sehingga dapat diketahui urutan dan keterkaitan antara berbagai macam transaksi 3) Melakukan Analisis Risiko Dalam kenyataannya semua organisasi akan menghadapi faktor risiko oleh karena itu dalam rangka menangani masalah risiko perlu dilakukan penilaian risiko. Pengawas Internal harus dapat mengidentifikasi segala faktor risiko serta menilai sampai sejauh mana pengaruhnya terhadap Rumah sakit 4) Mengidentifikasi bukti bukti pengawasan Perencanaan pengawasan yang rinci tidak dapat dibuat sampai semua data yang tersedia diidentifikasi. Dua tipe bukti pengawasan yang umum a. Prosedur dan Manual b. Bukti- bukti yang dihasilkan dari aliran data yang diperoleh aplikasi komputer 5) Membuat Tujuan Pengawasan secara rinci Tujuan Audit mendefenisikan sasaran yang akan dicapai oleh tim pengawas selama penugasan . Sasaran harus dibuat cukup rinci sehingga mudah dimengerti dan dapat diukur . 6) Membuat Program Kerja Pengawasan Tahunan Program Kerja Pengawasan Tahunan



menegaskan bagaimana suatu tujuan



pengawasan dapat dicapai. Program pengawasan harus disetujui oleh ketua Satuan Pengawasan Internal dan harus dibahas bersama –sama dengan pengawas dan seluruh tim. Program Kerja Pengawasan Tahunan mencakup ruang lingkup , target , indikator dan implementasi ( penjadwalan , alokasi sumberdaya manusia dan pendanaan )



Tujuan pembuatan program pengawasan adalah: a. Untuk mengidentifikasi langkah-langkah, prosedur alat dan teknik yang digunakan selama pengawasan, b. Untuk



memperkirakan



jumlah



sumberdaya



yang



dibutuhkan



untuk



menyelesaikan pengawasan. Program pengawasan berisi informasi sebagai berikut (Contoh terlampir ) : a)



Pendahuluan Dalam



pendahuluan



dimuat



informasi



mengenai



kegiatan



/



fungsi/program instansi secara singkat yang berguna sebagai latar belakang bagi auditor untuk memahami dan melaksanakan program kerja audit. b)



Tujuan Pengawasan Tujuan Pengawasan adalah Sasaran yang ingin dicapai dari pengawasan, yang mempunyai identifikasi, mengandung kelemahan dan yang memerlukan perbaikan , harus jelas sehingga dapat menjadi pedoman bagi auditor untuk dikembangkan ,harus spesifik, misalnya “ mereview design dari system pengendalian internal “ “ Menguji ketaatan terhadap system pengendalian “ atau Mengevaluasi kecukupan ( design dan efektifitas ) pengendalian internal “



c)



Ruang Lingkup Pengawasan Ruang lingkup adalah menggambarkan bagian operasi, kegiatan, system informasi yang menjadi objek pemeriksaan dan metode yang digunakan dalam pemeriksaan



d)



Langkah langkah Pengawasan Merupakan perintah kerja kepada pengawas internal dalam melaksanakan pengawasan . Biasanya merupakan instruksi yang ditulis dengan kalimat perintah dengan menerapkan prosedur dan teknik- teknik audit. Contoh . Amati, bandingkan, evaluasi, konfirmasi.dan lain-lain Langkah-langkah utama dibuat dalam program kerja pengawasan dengan daftar simak pengawasan, namun Pengawas dapat mengembangkannya sendiri sesuai permasalahan dan kondisi lapangan yang ditemui. Langkah-langkah dalam PKP tersebut dapat dipilih sesuai dengan



permasalahan yang ditemukan dalam survey pendahuluan. Masalah yang ditemukan dapat menjadi tujuan pengawasan . Dengan tujuan pengawasan inilah langkah program kerja pengawasan lanjutan dibuat dan bahan-bahan pertanyaan dapat diperoleh dalam daftar PKP serta dapat diperdalam sendiri oleh para Auditor sesuai dengan disiplin ilmu yang dimiliki dan dikuasai. e)



Dilaksanakan Oleh . Program Kerja Pengawasan sebagai perintah kerja ditujukan kepada anggota tim yang ditugaskan untuk melaksanakannya dan Sarana Pembagian tugas bagi tim.



f) Waktu yang dibutuhkan adalah perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan prosedur dan teknik pengawasan yang disesuaikan dengan tingkat kesulitan mendapatkan bukti pengawasan dan banyaknya jumlah bukti yang diperlukan. 7) Menentukan Jadwal dan Staf Audit Urutan kegiatan akhir dari perencanaan audit adalah menyusun jadwal dan menyusun tim pengawas. 2. Tahap kedua Survei Pendahuluan . Tujuan Survey pendahuluan adalah untuk a. Membuat auditor akrab dengan aspek-aspek penting dari program , fungsi, unit atau aktivitas yang diaudit b. Mengidentifikasi dan mengevaluasi semua fungsi utama, sistem, manual dan komputer termasuk pengendalian manajemen , untuk mengisolasi area –area yang potensial bermasalah c. Memastikan melalui pengujian , dan observasi area-area yang potensial bermasalah. d. Merencanakan pekerjaan audit secara Rinci / Lanjutan



Urutan kegiatan dalam survey pendahuluan adalah sebagai berikut: a. Pertemuan Pembuka Tujuan utama pertemuan pembuka dilakukan untuk menyampaikan rencana pengawasan kepada Kepala bagian unit yang akan diawasi untuk memperoleh informasi mengenai bagian –bagian yang menjadi penekanan pengawasan lebih dalam dan juga memberikan peluang bagi pengawas dan unit yang diawasi untuk mengenal secara langsung. Individu-individu yang diundang dan diminta mengikuti rapat meliputi: a) Ketua atau kepala bagian dari unit kerja yang diaudit/diperiksa b) Pimpinan dan bawahan yang bertugas dalam audit tersebut c) Pimpinan audit internal b. On- Site Tour Melaksanakan kunjungan / ke lokasi /unit yang diaudit untuk mengetahui iklim kerja , fasilitas fisik, hubungan dengan bagian lain, dan arus pekerjaan. c. Penelaahan dokumen Pada kegiatan ini Auditor mengumpulkan dan menelaah dokumen meliputi : • Tujuan dan sasaran • Kebijakan, rencana, prosedur, hukum, peraturan, dan kontrak yang berpengaruh pada kegiatan auditee • Informasi organisasional; seperti nomor dan nama pegawai, deskripsi tugas, aliran proses, rincian tentang perubahan yang ada. • Informasi anggaran, hasil operasi dan data keuangan • Kertas kerja sebelum audit dan laporan audit, file korespondensi dan literatur otoritatif dan teknik yang relevan. Pengawas



hendaknya menelaah sistem dan proses untuk mengidentifikasi



pengendalian kunci. Auditor dapat menggunakan beragam alat dan teknik. Bisa berbentuk



bagan,



kuesioner,



dan



wawancara



atau



cara



lainnya



untuk



mengidentifikasi pengendalian kunci dan memperoleh pemahaman dari risiko audit “yang berhubungan”. Program audit dikembangkan untuk menguji bidang risiko tinggi ini. Kemungkinan fraud (penyimpangan) hendaknya dipertimbangkan dalam penilaian risiko.



d. Membuat kesimpulan hasil survei yang memuat hal-hal sebagai berikut •



Daftar potensial terjadinya kelemahan



•



Pendapat mengenai apakah tujuan audit yang sudah dibuat menghasilkan temuan .



•



Daftar pekerjaan yang harus dilakukan



•



Membuat program kerja pengawasan lanjutan



3. Tahap ketiga Pelaksanaan Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan/ Pekerjaan Lapangan mencakup semua kegiatan yang dilakukan oleh pengawas untuk membentuk suatu opini, menyajikan temuan dan memberikan rekomendasi atas materi yang sedang diperiksa.Pekerjaan lapangan mencakup perolehan data, pemeriksaan, pengklasifikasian dan penilaian bukti pemeriksaan. Urutan kegiatan dalam Pelaksanaan Pengawasan 1) Mengevaluasi pengendalian internal Menilai pengendalian internal ada beberapa tahapan a. Identifikasi Risiko Aktifitas Risiko Pemrosesan Transaksi : - Pengawas harus mengerti bagaimana alur transaksi dari masing- masing aktifitas yang dijalankan unit. Jika bagan alur belum ada agar dibuat oleh tim pengawas dengan melakukan interview karyawan.



- Identifikasi Risiko Pada kegiatan ini harus diidentifikasi semua risiko yang ada dengan cara melihat kegiatan



dari bagian atas kebawah. Pada masing-masing proses



pengawas harus bertanya ” Apa yang salah dalam proses ini ” Jawaban atas pertanyaan ini akan membentuk risiko.



- Konsolidasikan Risiko Individu Pada saat melakukan identifikasi risiko mungkin ditemukan adanya beberapa risiko yang sama. Dalam banyak contoh yang sama dapat dinyatakan dengan



dua atau tiga cara yang berbeda. Oleh karena itu pengawas harus mengkonsolidasikannya kedalam sebuah daftar risiko yang konferhensif, yang menyatakan permasalahan secara jelas dan menghindarkan terjadinya overlapping.



- Menentukan bobot Risiko Bobot risiko biasanya dibagi dalam tiga katagori yaitu: tinggi, sedang dan rendah.



b. Identifikasi Pengendalian Aktivitas Pengendalian atas aplikasi yang dijalankan seharusnya dibuat berdasarkan risiko yang melekat pada masing-masing aplikasi, oleh karena itu pengawas juga harus menentukan apakah pengendalian tersebut cukup memadai untuk mengantisipasi risiko aplikasi



c. Pengujian kepatuhan terhadap Pengendalian yang penting. Pengendalian yang bersifat lingkungan biasanya diverifikasi melakukan wawancara dan diskusi, sedangkan pengendalian aplikasi diperiksa melalui pemeriksaan bukti-bukti pemrosesan transaksi. Tujuan dari pengujian kepatuhan adalah untuk : -



Memastikan bahwa pengendalian sudah berjalan baik dengan melibatkan investigasi yang cukup untuk meyakinkan bahwa pengendalian telah diimplementasikan.



-



Memastikan bahwa pengendalian sudah bekerja dengan baik.



d. Memutuskan apakah Pengendalian dapat dipercaya. Dalam proses ini pengawas melakukan identifikasi terhadap poin-poin yang merupakan kelemahan pengendalian, dimana pengujian substantif harus dilakukan.



1) Mendesain dan melakukan test pengawasan Desain pengujian pengawasan dibuat berdasarkan hasil penilaian pengawas terhadap pengendalian internal . Pengujian audit didesain untuk meyakinkan



apakah pengendalian internal berjalan seperti diharapkan.



Jika pengawas



tidak mempercayai pengendalian internal maka harus dilakukan pengujian substantif. Tujuan pengujian data dari sistem aplikasi khusus adalah memberikan opini yang objektif mengenai : a. Kecukupan pengendalian yang ada b. Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur untuk memelihara integritas data c. Keabsahan transaksi.



4.



Tahap ke empat merumuskan temuan pengawasan.



1) Pengembangan temuan pengawasan Hasil pengawasan yang baik tergantung pada kualitas dari pengawas dalam melakukan pekerjaan lapangan dan kelengkapan serta penyusunan kertas kerja. Hasil pengawasan hanya terbatas pada informasi yang dikumpulkan dan dicatat oleh pengawas. Pengawas harus mencatat setiap bukti yang penting dan siapapun yang membuat laporan harus mampu menemukan dalam kertas kerja. Setiap



permasalahan/penyimpangan



yang



ditemui



selama



pelaksanaan



pengawasan harus diteliti dan dikembangkan dalam bentuk konsep temuan dengan mengikuti alur sbb:



a.



Pernyataan Kondisi



Apa yang ditemukan ? Apa yang sudah diobservasi ? Apakah hal itu merupakan suatu hal yang tidaksempurna, kekurangan atau kesalahan ?



b.



Kriteria



Bagaimana seharusnya ? Dengan apa anda ukur / bandingkan ? Bagaimana standard an prosedur atau prakttik yang berlaku ?



c.



Penyebab



Mengapa hal ini terjadi ? Apa yang menyebabkan terjadinya suatu ketidak sempurnaan ? Kenapa operasi menjadi tidak efisien, tidak efektif atau tidak ekonomis ?



d.



Akibat / dampak



Apa akibat dari temuan ? Apa simpulan akhir dari temuan ?



e.



Rekomendasi



Apa yang direkomendasikan untuk memperbaiki kondisi yang ada ? Apakah rekomendasi tersebut dapat diterapkan dan layak diterima ? Siapa yang menginplementasikan rekomendasi tersebut ? 2)



Mendokumentasikan Temuan Pengawasan -



Setiap laporan temuan pengawasan harus didukung dengan data dalam kertas kerja



-



Setiap temuan harus diberi judul. Judul harus pendek . yang digunakan sebagai judul adalah permasalahan inti



-



Laporan harus lengkap dan akurat



-



Tidak



berisi temuan temuan yang tidak signifikan yang dapat



diperbaiki sendiri oleh auditan. 3)



Pertemuan Penutup Setelah tugas pengawasan



selesai, ketua Satuan Pengawasan Internal



menjadwalkan pertemuan penutup dengan kapala bagian unit yang di awasi untuk mendiskusikan temuan pengawasan. Pertemuan penutup lebih baik dijadwalkan



mendekati



berakhirnya



pekerjaan



pengawasan.



Biasanya



dilakukan ditempat unit yang di awasi. Dan sebelum pertemuan penutup draft laporan sudah dibagikan kepada auditan untuk dapat didiskusikan .



Bagan 2. Bagan pelaksanaan Pertemuan Penutup Undangan rapat



Paparan Hasil Temuan



Tanggapan



Berita Pengawasan (BP)



Laporan Hasil Pengawasan (LHP)



a. Undangan rapat yang disampaikan ketua SPI kepada Auditee b. Ketua SPI memaparkan hasil temuan yang telah disusun sementara sesuai dengan KKP (Kertas Kerja Pengawasan) oleh masing-masing auditor; c. Auditee menyampaikan tanggapan atas temuan hasil pengawasan; d. SPI membuat Berita Pengawasan (BP) yang isinya adalah KKP dan Tanggapan e. SPI menyampaikan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang disampaikan kepada Direktur dan Auditee untuk menindak lanjuti hasil temuan dengan dibantu SPI; 5. Tahap kelima Pelaporan Pengawasan. Setelah Pengawasan /pekerjaan lapangan selesai dan semua temuan serta saran telah dibuat , maka akan dilanjutkan dengan penulisan laporan Tahapan menulis laporan a. Membuat kerangka laporan Setelah temuan dan saran dibuat , pengawas harus menyiapkan kerangka laporan. b. Menulis draft awal Draft awal dibuat berdasarkan kerangka laporan yang telah dibuat. Kertas kerja dan data pendukung lainnya digunakan sebagai dasar untuk menulis draft.



c. Meng-edit laporan . Draft harus ditulis dengan bahasa dan kata-kata yang mudah dipahami sehingga dapat secara tepat menggambarkan pikirannya. Laporan harus menggunakan bahasa yang bijaksana dan diplomatis tanpa menghilangkan hal-hal yang penting. d. Menulis Review Draft Komentar editing sebaiknya dievaluasi dengan hati –hati. e. Menyiapkan dan melakukan proofread terhadap laporan akhir. Sebelum evaluasi berakhir, draft sebaiknya diperlihatkan kepala bagian yang diawasi. f. Laporan dapat disusun dalam bentuk panjang, atau pada situasi tertentu dapat berbentuk surat yang lebih informal. Laporan audit bentuk panjang harus memasukkan elemen berikut ini: a.



Surat penyerahan yang ditandatangani oleh ketua SAI.



b.



Halaman judul.



c.



Halaman isi



d.



Ikhtisar eksekutif (tidak lebih dari satu halaman)



e.



Tujuan pengawasan, termasuk asal atau sumber pengawasan



f.



Cakupan audit, termasuk: o



Periode waktu yang dicakup



o



Fungsi atau proses yang ditelaah, seperti gaji, pembelian, perjalanan, pengeluaran uang, piutang dagang, teknologi informasi, dan lainlain.



o



Teknik audit yang digunakan seperti wawancara, telaah rekaman, pengujian transaksi, prosedur auditing analitis, dan lain-lain.



o



Informasi latar belakang yang berkaitan dengan organisasi atau kegiatan yang diawasi



o



Hasil Pengawasan , termasuk temuan, simpulan atau pendapat, dan rekomendasi perbaikan



o



Respon manajemen atau rencana aksi manajemen



o



Jadwal dan tambahan yang diperlukan untuk mendukung atau menyediakan rincian temuan audit dan simpulan



6.



Tahap keenam Tindak Lanjut Pengawasan.



Jika ketua unit yang diawasi telah setuju dengan temuan pengawasan , laporan audit harus dapat mengidentifikasi kapan pelaksanaan dan rekomendasi dan saran yang diusulkan . Manajemen secara formal memberikan penjelasan mengenai tindakan perbaikan yang dilakukan secara tertulis.



III Dokumentasi Pengawasan 1. Pengertian Kertas Kerja Pengawasan Kertas Kerja Pengawasan merupakan catatan –catatan yang dibuat dan data-data yang dikumpulkan pengawas secara sistematis pada saat melaksanakan tugas pengawasan( audit ), untuk memberikan gambaran yang lengkap terhadap proses pengawasan dan harus mencerminkan langkah-angkah kerja pengawasan yang ditempuh, pengujian pengujian yang dilakukan, informasi yang diperoleh dan kesimpulan hasil pengawasan .



2. Tujuan Penyusunan Kertas Kerja Pengawasan adalah untuk :



1) Pendukung laporan pengawasan . •



Sebagai penghubung antara Pengawasan yang dilaksanakan dengan Laporan Hasil Pengawasan ( LHP )



2) Simpulan Pengawasan dibuat secara berjenjang dari teknik dan prosedur audit yang telah dilaksanakan oleh auditor , yang kemudian berujung pada LHP 3) Dokumentasi Informasi Mendokumentasikan informasi yang diperoleh melalui interview, penelaahan peraturan, analisis atas system dan prosedur, observasi atas suatu kondisi, dan pengujian transaksi. 4) Identifikasi dan dokumentasi temuan pengawasan Sarana untuk mencari hubungan berbagai fakta yang telah ditemukan, membandingkan, menilai/ mengukur besarnya pengaruh suatu temuan atau kelemahan



5) Pendukung pembahasan Pemahaman yang memadai tentang hal-hal penting dan relevan dapat membantu auditor pada saat pembahasan suatu masalah dengan pihak auditan 6) Media Review Pengawas •



Sarana mengawasi , menilai, dan memonitor perkembangan pelaksanaan audit, pelaksanaan PKP, menilai kecukupan teknik dan prosedur audit untuk untuk memenuhi standard audit yang telah ditetapkan ,



•



Merekomendasikan teknik atau prosedur audit tambahan yang diperlukan yang harus dilaksanakan oleh timnya.



7) Bahan pembuktian •



Bahan pembuktian di pengadilan dalam kasus tindak pidana korupsi dan auditor bertindak sebagai saksi ahli.



•



Alat untuk membela diri tentang kecukupan procedure audit yang telah dijalankan dan simpulan –simpulan audit yang mendasari LHP –nya sesuai dengan standar profesi yang telah ditetapkan, dalam hal auditordituntut oleh pengguna LHP



8) Referensi -



Referensi dalam perencanaan tugas audit atau pelaksanaan audit periode berikutnya dan referensi dalam memonitor tindak lanjut audit.



9) Membantu auditor ekstern -



Auditor ekstern berkepentingan untuk mengevaluasi system pengendalian intern, termasuk mereview pekerjaan auditor intern



10) Sarana Pengendalian mutu



Dilakukan review oleh rekan sejawat (Peer Review) atau oleh lembaga yang berwenang. 3. Panduan Penyiapan kertas kerja pengawasan -



Relevan : Informasi sesuai dengan tujuan apengawasan dan permasalahan yang dihadapi



-



Sesuai program kerja pengawasan : sejalan dengan langkah-langkah yang telah dimuat dalam program kerja pengawasan



-



Akurat dan lengkap : informasi dalam Kertas Kerja Pengawasan harus lengkap untuk mendukung simpulan , LHP, temuan pengawasan



-



Mudah dipahami : - mengunakan bahasa yang sederhana, ringkas, runtut alur pikirnya , sehingga diketahui perencanaan , yang telah dilaksanakan , yang ditemukan, dan yang disimpulkan. - Kalau ada istilah teknis dibuat penjelasan. Judul setiap permasalahan harus jelas.



-



Sumber data harus diidentifikasi dengan jelas



-



Rapi



: Berhubungan dengan tataruang / lay out penulisan,ditulis satu muka ,



bila ditulis halaman berikutnya supaya diberi petunjuk yang jelas, diber daftar isi , pemberian nomor dan indeks secara sistematis -



Effisien : menghindari pembuatan daftar yang tidak perlu, dan menggunakan copy dari catatn auditan , cukup member symbol dan tick mark untuk menandai pengujian yang dilakukan



-



Seragam : disiapkan dengan tampilan yang baku



4. Teknik penyiapan kertas kerja pengawasan •



Harus mempunyai judul atau heading. Judul pada umumnya terdiri dari nama organisasi atau kegiatan yang diteliti, judul atau gambaran isi atau kegunaan kertas kerja, tanggal atau periode yang dicakup oleh pengawas



•



Tiap tiap kertas kerja pengawasan harus ditandatangani, diberi inisial atau paraf, dan diberi tanggal oleh pengawas internal



•



Tiap kertas kerja pengawasan harus memuat indeks atau nomor petunjuk



•



Simbol verifikasi pengawasan atau tick mark harus jelas



•



Sumber data haruslah diidentifikasi secara jelas



5. Jenis Kertas kerja Pada umumnya terdapat 2 kertas kerja yaitu : •



Permanent file



•



Current file



IV



Penutup



Dalam melaksanakan pengawasan Internal ada 6 tahap yang dilaksanakan yaitu 1.



Tahap Perencanaan



2.



Tahap Survey Pendahuluan



3.



Tahap Pelaksanan Pengawasan



4.



Tahap Perumusan Temuan



5.



Tahap Pelaporan



6.



Tahap Tindak lanjut hasil pengawasan.



Kedalaman temuan sangat bergantung pada penguasaan para pengawas atas disiplin ilmu dan penggunaan kriteria-kriteria/peraturan-peraturan yang terkait dengan obyek pemeriksaan dsb. .



Daftar Pustaka



1) Pokok-Pokok Audit Internal disusun Oleh Drs Amin Widjaya Tunggal , AK MBA , Harvarindo 2009 2) Standar professional Audit Internal ; Hiro Tugiman 3) Dasar dasar auditing Yayasan Pendidikan Internal Audit; Institut Pendidikan dan Pelatihan Audit Manajemen Dasar –dasar Audit Manajemen . Oleh Drs Amin Widjaya Tunggal , AK MBA , Harvarindo 2009