Plan of Action [PDF]

Citation preview

MODUL PEMBELAJARAN



PLAN OF ACTION



DISUSUN OLEH: KELOMPOK 5



KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MALANG JURUSAN GIZI PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN GIZI TAHUN 2020



PENYUSUN



Sabrina Damayanti (P17111182055) Fatimatuzahra (P17111183066) Oktavia Indri S (P17111183068) Aqila Dea Maghfira D (P17111183088)



KATA PENGANTAR



Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT karena berkat rahmatNyalah maka Modul Praktikum Mata Kuliah Manajemen dapat diselesaikan. Modul Praktikum ini merupakan salah satu alat untuk meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai materi yang telah diberikan agar lebih mengerti dalam penerapannya. Modul Praktikum untuk Mata Kuliah Manajemen disusun setiap topik vana diberikan dimulai dari Modul 5 yang berisi tentang “Plan of Action". Diharapkan mahasiswa dapat memahami topik Plan of Action ini secara menyeluruh serta memahami penerapannya di dalam ilmu Manajemen. Ucapan terima kasih kepada semua nikah van tidak danat kami sehutkan satu persatu yang telah banyak membantu dan memberikan kontribusi selama penyusunan Modul Praktikum ini. Akhirnya, kami berharap Modul Praktikum untuk Mata Kuliah Manajemen dapat memberikan kontribusi positif dalam proses Belajar Mengajar. Saran



dan masukan selalu kami harapkan demi kesempurnaan di masa yang akan datang.



Penyusun



25 Januari 2020



DAFTAR ISI



PENDAHULUAN ................................ .



PENDAHULUAN



Modul yang kami susun ini berisikan tentang materi berisi topik POA (Planning of Action). Modul ini disusun untuk keperluan mata kuliah managemen pada semester tahun ini. Dalam modul ini berisikan poin-poin penting dalam topik POA, seperti pengertian POA,



tujuan



POA,



unsur-unsur



untuk



membentuk POA, dll. Modul ini disusun untuk membantu dalam mencari tau tentang materi POA, sehingga



dapat



mempermudah



untuk



mempelajarinya. Disini



kami



hanya



menerangkan



beberapa hal saja atau garis besar yang perlu



anda



ketahui,



agar



anda



dapat



memahami materi yang akan kami tuangkan di dalam makalah ini kami telah membuat materi dalam bentuk power point.



PLAN OF ACTION A. Pengertian POA Action plan adalah satu set tugas yang diberikan kepada individu atau tim yang berisi daftar target untuk setiap tugas serta tenggat waktu, orang yang bertanggung jawab, dan langkah-langkah



untuk



sukses. Rencana



aksi memberikan gambaran untuk individu atau tim bagaimana kesuksesan mereka akan



mempengaruhi



pencapaian



tujuan



seluruh organisasi (Kamus Bisnis). Plan of Action merupakan sebuah proses yang ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan



B. Perimbangan Penyusunan POA Pertimbangan untuk menyusun plan: a. Informasi b. Organisasi/mekanisme



c. Teknologi/cara d. Sumber daya manusia C. Tujuan POA Tujuan Plan of Action: a. Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan b. Menguji dan membuktikan bahwa: - Sasaran dapat tercapai - Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran - Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh - Semua informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh - Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan. c. Berperan sebagai media komunikasi



D. Kriteria POA yang Baik



Kriteria Plan of Action yang baik: a. Spesifik Perlu penjelasan secara pasti tentang SDM



yang



mereka,



dibutuh,



siapa



bagaimana,



dan



saja kapan



mengkomunikasikannya b. Terukur Rencana



kegiatan



menunjukkan



tentang apa yang sesungguhnya telah dicapai c. Dapatidicapai Dapat dicapai dengan biaya yang masuk



akal



yang



tidak



harus



memerlukan anggaran besar. Selain itu,



teknik



dan



metode



yang



digunakan dapat diterapkan d. Sesuai Rencana kegiatan harus sesuai dan dapat



diterapkan



pada



wilayah



tersebut e. Sesuaiiwaktu Menentukan



waktu



yang



sesuai



(sekarang/ sesuatu



yang



segera



dibutuhkan) sehingga kegiatan dapat berjalan dengan efektif E. Kriteria POA yang Efektif Kriteria Plan of Action yang efektif: 1. Tujuan obyektif 2. Tahapan kegiatan jelas 3. Kegiatan dirancang dengan tepat 4. Waktu awal dan akhir kegiatan jelas 5. Penanggung jawab kegiatan jelas 6. Dapat mengidentifikasi sumber kunci (orang lain) untuk mencapai tujuan kegiatan 7. Tempat pelaksanaan kegiatan jelas F.



Unsur-unsur Perencanan



Unsur-Unsur Perencanaan: 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan



2. Apa penyebab



tindakan tersebut



harus dilakukan 3. Dimana tindakan tersebut dilakukan 4. Kapan tindakan tersebut dilakukan 5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut 6. Bagaimana



cara



melaksanakan



tindakan tersebut G. Sifat POA yang Baik Sifat Rencana yang baik: 1. Pemakaian



kata-kata



yang



sederhana dan jelas dalam



arti



mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran ang berbedaberbeda dapat ditiadakan. 2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan



diadakan



peneysuaian-penyesuaian



saja.



Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan. 3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus



dijaga



stabilitasnya



setiap



harus ada dalam pertimbangan. 4.



Ada



dalam



perimbangan



berarti



bahwa pemberian waktu dan faktorfaktor produksi kepada siapa tujuan organisasi



seimbang



dengan



kebutuhan. 5. Meliputi



seluruh



tindakan



yang



dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. H. Langkah Membuat POA Langkah untuk membuat Plan of Action: 1. Kemukakan



solusi



rangkaian goal



anda



dalam



2. Hasilkan sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal 3. Siapkan time line 4. Alokasikan sumber-sumber yang ada 5. Identifikasi



masalah



yang



kemungkinan akan muncul 6. Kembangkan



strategi



untuk



memantau kemajuan 7. Delegasikan tugas-tugas 8. Perkiraan berbagai biaya 9. Implementasikan rencana 10. Mengidentifikasi



masalah



dengan



pertanyaan masalah (what, who, when, where, why, how) 11. Setelah didentifikasi, mencari solusi yang dapat dilakukan 12. Menyusun Rencana Usulan Kegiatan (RUK) I.



Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menyusun POA



Hal yang harus diperhatikan:



1. Pembahasan ulang masalah Setelah menemukan masalah, lakukan analisis penyebab masalah. Dengan cara melihat situasi saat ini dan mencoba



menggambarkan



tersebut



sesuai



keadaan



dengan



yang



diharapkan. 2. Perumusan tujuan umum Tujuan umum merupakan suatu pernyataan yang bersifat umum dan luas yang



menggambarkan



(outcome



atau



hasil



akhir



dampak)



yang



diharapkan. 3. Perumusan tujuan khusus Tujuan



khusus



merupakan



pernyataan yang bersifat spesifik, dapat diukur (kuantitatif) dengan batas waktu pencapaian umum.



untuk



Pernyataan



mencapai



tujuan



tujuan



khusus



sifatnya positif dan merupakan keadaan yang diinginkan. 4. Penentuan Kriteria Keberhasilan



Penentuan kriteria keberhasilan dapat



disebut



keberhasilan



dengan



dari



indikator



suatu



rencana



kegiatan yang perlu dilakukan agar organisasi tahu seberapa jauh program atau



kegiatan



yang



direncanakan



tersebut tercapai. Pada program kegiatan yang diusulkan harus mengandung unsur 5W+1H, yaitu: What, Who, When, Where, Why, How. 5. Pengujian dan validasi Langkah



terakhir,



lakukan



pengujian dan validasi rencana kegiatan bersama pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan



kesepakatan



dan



dukungan.



J.



Prinsip POAC



Secara



umum,



dunia



manajemen



menggunakan 4 prinsip POAC, yaitu



1. Planning Dalam faktor



perencanaan yang



ada



beberapa



harus dipertimbangkan.



Yaitu



:



a.ISpecific b.IMeasurable c.IAchieveble d.IRealistic e. Time 2. Organizing Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya bagan dipecah



diwujudkan



dalam



organisasi.



Yang



menjadi



berbagai



bentuk



kemudian jabatan



sesuai dengan keahliannya masingmasing. Pada setiap jabatan biasanya memiliki



tugas,



tanggung



jawab,



wewenang dan uraian jabatan (Job Description) yang telah disesuaikan dengan tinggi rendahnya jabatan.



3. Actuating Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada



harus



dioptimalkan



untuk



mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal



khusus



sehingga



perlu



dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi



dan



kompetensi



peran,



keahlian



masing-masing



dan SDM



untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. 4. Controlling Agar



pekerjaan



berjalan



sesuai



dengan visi, misi, aturan dan program



kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik



dalam



bentuk



supervisi,



pengawasan, inspeksi hingga audit agar dapat diketahui penyimpanganpenyimpangan dalam



yang



tahap



terjadi.



Baik



perencanaan,



pelaksanaan



maupun



pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaianpenyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman. K. Tips menyusun POA Tips menyusun secara detail: 1. Menentukan



apa



yang



akan



dikerjakan 2. Menentukan tujuan dan saran 3. Menentukan jadwal kegiatan 4. Menentukan tempat pelaksanaan 5. Menentukan



siap



yang



bertanggungjawab dalam kegiatan



akan



6. Menentukan



jumlah



dan



sumber



anggaran L.



Bentuk POA



POA memiliki beberapa bentuk, yaitu: 1. Rencana Global (Global Plan) Berisi tujuan organisasi secara menyeluruh. 2. Rencana Stategik (Strategic Plan) Proses



yang



dilakukan



organisasi untuk menentukan strategi serta



mengambil



keputusan



saat



mengalokasikan sumber daya. 3. Rencana Operasioal (Operational Plan) Merupakan terjemahan tujuan umum suatu perusahaan dalam rentang waktu tertentu. 4. Rencana Tetap (Standing Plan) Merupakan



pendekatan-



pendekatan standar untuk penanganan



situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. 5. Rencana Sekali Pakai (Single Use Plan) Merupakan rangkaian kegiatan terperinci yang tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu yang akan datang. M. Contoh Kegiatan Penyusunan POA Contoh penyusunan: 1. What Menentukan persiapaan, pelaksanaan dan monev. 2. Why Menentukan tujuan dan sasaran. 3. When Menentukan jadwal kegiatan. 4. Where Menentukan tempat terjadinya kegiatan. 5. Who



Memilih



unit/



orang



yang



akan



bertanggungjawab dalam kegiatan 6. How Menentukan



jumlah



dan



sumber



anggran 7. Pembahasan ulang masalah 8. Perumusan tujuan umum 9. Perumusan tujuan khusus 10.



Penentuan



keberhasilan



N. Hambatan POA Hambatan-hambatan POA: 1. Tenaga Penanggungjawab 2. Panitia POA 3. Bagian perencanaan 4. Staaf atau pemikir



PENUTUP



kriteria



3.1 Kesimpulan 1. Planning Of Action merupakan kumpulan aktivitas kegiatan dan pembagian tugas diantara para pelaku atau penanggung jawab suatu program. 2. Sebuah perencanaan itu sangat penting untuk melakukan suatu aktifitas, kegiatan, atau tindakan yang akan kita lakukan. Karena tanpa adanya perencanaan, aktifitas yang akan kita lakukan itu tidak akan terstruktur, dan dapat diselseikan dengan baik. 3. Unsur-unsur Planning Of Action : tindakan apa yang harus dikerjakan, apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, dimana tindakan tersebut dilakukan, kapan tindakan tersebut dilakukan, siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.



3.2 Saran Agar kita dapat merancang perencanaan terlebih dahulu ebelum kita melakukan tindakan tersebut. Sehingga hasil yang kita dapatkan maksimal.



DAFTAR PUSTAKA



Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta



Griffin. 2003. Pengantar Penerbit Erlangga - Jakarta



Manajemen.