Program Manajemen Risiko Fasilitas Disaster Plan [PDF]

Citation preview

PROGRAM MANAJEMEN RISIKO FASILITAS DISASTER PLAN RUMAH SAKIT ROYAL SURABAYA



Royal Care, Personal Touch



Jl Rungkut Industri I/1, Surabaya Emergency Call (+6231) 8484111 Call Center (+6231) 8476111



Email : [email protected] www.rsroyalsurabaya Tahun 2017



Kata Pengantar Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah sehingga kita dapat melaksanakan tugas menyelesaikan Program Manajemen Risiko Fasilitas Disaster Plan Rumah Sakit Royal Surabaya Tahun 2017. Kami menyadari Program Manajemen Risiko Fasilitas Disaster Plan Rumah Sakit Royal Surabaya ini kurang dari sempurna dan masih banyak kekurangan, maka segala kritik dan saran dalam pembuatan program dari semua pihak sangat kami butuhkan. Pada kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih kepada Direktur yang telah memberi arahan dan semua unit kerja terkait dalam kerjasamanya sehingga Program Manajemen Risiko Fasilitas Disaster Plan Rumah Sakit Royal Surabaya dapat terselesaikan dengan baik.



i



DAFTAR ISI Kata Pengantar ………………………………………………………….…………i Daftar Isi ……………………………………………………………….………….ii A. Pendahuluan …………………………….................……………....……...........1 B. Latar Belakang ……………………………………….......……….………........1 C. Tujuan ………………………………………………………..........……….....1 D. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan ……………………..........…….....….2 E. Cara Melaksanakan Kegiatan ………………………………............……….12 F. Sasaran ………………………………………………………...........….…..13 G. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ……………………………….........……..….14 H. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan …………….................….…15 I. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan ………………….............…..15 J. Penutup …………………………………………………………...........……..15



ii



A. PENDAHULUAN Tuntutan terhadap pelayanan Rumah Sakit mencakup aspek kesiapsiagaan dalam menghadapi bencana dan tentunya harus disiapkan rencana-rencana yang mampu memberikan kesiapan-kesiapan ketika bencanan terjadi. Disaster Plan adalah suatu rencana terpadu baik setiap orang maupun unit kerja untuk melakukan tindakan dan cara-cara menghadapi bencana massal baik sebelum, sedang atau sesudah bencana terjadi B. .LATAR BELAKANG Bencana adalah merupakan Peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan oleh faktor alam dan atau faktor non alam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis. Peristiwa musibah dengan korban masal atau bencana baik karena perbuatan manusia maupun karena faktor alam seringkali terjadi di sekitar kita. Diperlukan kesiapan untuk dapat menangani korban yang timbul secara cepat, tepat dan cermat guna mencegah kecacatan dan kematian yang sebenarnya dapat dicegah. Dalam peristiwa semacam ini hampir selalu terjadi, jumlah korban yang memerlukan pertolongan jauh lebih banyak dibanding tenaga penolong yang ada. Karena itu harus disiapkan cara tertentu sehingga pada saat dibutuhkan, tindakan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Rumah Sakit sebagai institusi pelayanan kesehatan sudah sepantasnyalah menyiapkan segala kemungkinan yang akan terjadi dalam sebuah sistem penanganan bencana.



1



C. TUJUAN 1. Tujuan Umum Menciptakan kondisi kesiagaan dalam menghadapi kemungkinan kedaruratan/ bencana di lingkungan rumah sakit dan sekitarnya. 2. Tujuan Khusus 1. Meningkatkan



pengetahuan



dan



pemahaman



karyawan



tentang



penganggulangan bencana dan kedaruratan 2. Mengikuti pendidikan dan pelatihan secara rutin dan bertahap terkait penanggulangan, kewaspadaan, evakuasi terhadap bencana/ kedaruratan 3. Melaksanakan pelatihan internal terhadap karyawan dan vendor tentang bagaimana langkah-langkah mengatasi bencana atau kedaruratan di rumah sakit 4. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program kesiapan menghadapi bencana. D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN a. Kegiatan Pokok a. Melakukan Identifikasi Bencana/ Kedaruratan Internal dan Eksternal. b. Melakukan Pengelolaan Keadaan Darurat/ Bencana. c. Melaksanakan Uji Coba/ Pelatihan terhadap Penanggulangan Bencana / disaster plan. d. Merencanakan pemenuhan kebutuhan alternative dan kerjasama dengan pihak ketiga tentang solusi untuk mencukupi rumah sakit / utilitas. b. Rincian Kegiatan Identifikasi Risiko Identifikasi dilakukan pada sumber risiko, area dampak risiko, penyebabnya dan potensi akibatnya. Teknik Identifikasi yang digunakan, disesuaikan dengan kemampuan, sasaran, dan jenis risiko yang dihadapi. Alat identifikasi yang digunakan dalam rencana induk ini adalah dengan brainstorming atau curah pendapat antara manajer dan pengawas program serta pihak lain dalam



2



internal rumah sakit yang terkait. Identifikasi risiko disaster plan antara lain sebagai berikut : 1. Kebakaran 2. Ledakan 3. Tumpahan / Kebocoran 4. Banjir 5. Gempa Bumi 6. Ancaman Bom 7. Sistem Utilitas Lumpuh 8. KLB Penyakit Menular 9. Hujan Lebat Disertai angin Analisa Risiko Kewaspadaan Bencana Tujuan analisis risiko adalah melakukan analisis dampak dan kemungkinan semua risiko yang dapat menghambat tercapainya sasaran pengelolaan sistem utilitas dan menyediakan data untuk membantu langkah evaluasi dan mitigasi risiko. Analisis risiko mencakup pertimbangan dan mengkombinasikan estimasi terhadap consequence dan likelihood didalam konteks untuk mengambil tindakan pengendalian. Adapun analisa risiko yang digunakan dalam rencana induk/program ini adalah analisa kuantitatif dengan melakukan skoring atas probabilias kejadian dan nilai dampak atau konsekuensi yang mungkin timbul jika risiko benar-benar terjadi.



No



Jenis Risiko



Probability/



Dampak /



Skor



Likehood



Consequences



Risiko



1



Kebakaran



4



4



16



2



Ledakan



4



2



8



3



Tumpahan



4



1



4



3



3



6



/



Kebocoran B3 4



Banjir



3



5



Gempa Bumi



3



4



12



6



Ancaman Bom



2



3



6



7



Sistem



Utilitas



3



2



6



Penyakit



4



5



20



Hujan Lebat Disertai



5



2



10



Lumpuh 8



KLB Menular



9



Angin Keterangan : 1. Kriteria Likehood KRITERIA KUANTITATIF (PROBABILITAS)



KRTITERIA KUALITATIF (FREKUENSI/TAHUN)



0.10



1-5 Kejadian



0.30



6-10 Kejadian



0.50



11-20 Kejadian



0.70



21-50 Kejadian



0.90



Lebih dari 50 x terjadi



KRITERIA KUALITATIF



SEBUTAN



Hampir Tidak Mungkin Terjadi Kemungkinan Sangat Kecil Terjadi



Sangat Kecil Kecil



Kemungkinan Kecil Terjadi



Sedang



Dapat Terjadi dan Dapat Juga Tidak Terjadi 50 : 50 Besar Kemungkinan Terjadi, Hampir Pasti Terjadi



Besar



Sangat Besar



2. Kriteria Consequences 1



2



3



4



5



4



CEDERA PASIEN



PELAYANAN /OPERASIONAL



BIAYA / KEUANGAN



PUBLIKASI



REPUTASI



INSGNIFICANT



MINOR



MODERATE



MAJOR



CATASTROPHIC



Tidak Ada Cedera



Dapat Diatasi Dengan Pertolongan Pertama



Berkurangnya Fungsi Motorik /Sensorik Setiap Kasus Yang Memeperpanjang



Cedera luas Kehilangan fungsi utama permanent



Kematian



Terhenti Lebih Dari 1 Jam



Terhenti Lebih Dari 8 Jam



Terhenti Lebih Dari 1 Hari



Terhenti Lebih Dari 1 Minggu



Kerugian Kecil



Kerugian Lebih Dari 01,% Anggaran



Kerugian Lebih Dari 0,25% Anggaran



Kerugian Lebih Dari 0,5% Anggaran



Rumor



- Media Lokal - Waktu Singkat



Media Lokal Waktu Lama



Rumor



Dampak Kecil Terhadap Moril Karyawan Dan Kepercayaan Masyarakat



Dampak Bermakna Terhadap Moril Karyawan Dan Kepercayaan Masyaraka



Perawatan



Media Nasional Kurang Dari 3 Hari Dampak Serius Terhadap Moril Karyawan Dan Kepercayaan Masyarakat



Terhenti Permanen Kerugian lebih Dari 1 % anggaran Media Nasional Lebih Dari 3 Hari



Menajdi Masalah Berat



Evaluasi Risiko Utilitas Evaluasi risiko dilakukan dengan membandingkan antara skor risiko yang didapatkan dari proses analisa risiko dengan kriteria risiko. Adapaun kirteria risiko dapat disebut dengan Risk Apetite dan dilengkapi dengan Risk Tolerance sebagaimana disajikan dalam gambar berikut :



5



Berdasarkan pada risk tolerance maka dapat ditetapkan kewenangan dan tanggung jawab dalam pengelolaan risiko sebagai berikut : 1. Risiko yang berada di atas garis risk tolerance dan berada di level risiko mulai dari 16 sampai dengan 25 menjadi perhatian penuh Direksi dalam pengelolaannya. 2. Level risiko di atas garis risk tolerance sampai lebih kecil dari 16 menjadi perhatian penuh Kepala Bagian/ Kepala Bidang. 3. Risiko di bawah garis risk tolerance sepenuhnya dalam tanggung jawab pengelolaan ditingkat operasional atau oleh Kepala Unit / Koordinator Unit. Selanjutnya risiko yang telah diidentifikasi dan diskoring akan dibandingkan dengan gambar diatas sehingga didapatkan hasil sebagai berikut : No



Jenis Risiko



Skor



Kriteria



Tanggung



Risiko



Risiko



Jawab



Tindak lanjut



Pengelollan Risiko 1



Kebakaran



16



High



Direksi







Perlu penanganan khusus







Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko tidak terjadi







Perlu koordinasi antar ;istas sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



2



Ledakan



8



Medium



Kepala







Perlu



penanganan



khusus



Bidang / Kepala



Tidak







Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko



Bagian



tidak terjadi 



Perlu koordinasi antar ;istas



6



sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



3



Tumpahan /



4



Medium



Kepala Unit







Tidak



Perlu



penanganan



khusus



Kebocoran 



B3



Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko tidak terjadi







Perlu koordinasi antar ;istas sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



4



Banjir



6



Medium



Kepala







perlu



penanganan



khusus



Bidang / Kepala



Tidak







Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko



Bagian



tidak terjadi 



Perlu koordinasi antar ;istas sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



5



Gempa



12



Medium



Bumi



Kepala







Perlu penanganan khusus



Bidang /







Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko



Kepala Bagian



tidak terjadi 



Perlu koordinasi antar ;istas sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



6



Ancaman Bom



6



Low



Kepala







Perlu penanganan khusus



Bidang /







Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko



Kepala Bagian



tidak terjadi 



Perlu koordinasi antar ;istas



7



sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



7



Sistem



6



Medium



Kepala



Utilitas



Bidang /



Lumpuh



Kepala







Tidak



Perlu penanganan



khusus 



Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko



Bagian



tidak terjadi 



Perlu koordinasi antar ;istas sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



8



KLB



20



High



Direksi



Penyakit







Perlu penanganan khusus







Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko



Menular



tidak terjadi 



Perlu koordinasi antar ;istas sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penangan



9



Hujan Lebat



10



Medium



Kepala



Disertai



Bidang /



Angin



Kepala







Tidak



perlu



penanganan



khusus 



Pemantauan periodik untuk meastikan sejak dini risiko



Bagian



tidak terjadi 



Perlu koordinasi antar ;istas sektoral



untuk



fungsi



pencegahan, deteksi dini dan penanganan



Secara umum seluruh skor risiko berada di bawah garis risk tolerance. Hal ini berarti bahwa risiko masih dapat diterima dan tidak diperlukan suatu upaya yang sangat khusus untuk melakukan pencegahan dan penanganan risiko.



8



Sedangkan untuk risiko high memerlukan perhatian pencegahan dan penganan khusus direksi rumah sakit. Perbedaan pada kriteria rendah medium, high adalah pada tanggung jawab pengelolaan risiko. Pada risiko rendah pengelolaan dilakukan oleh kepala unit petugas/staff pelaksana. Sedangkan pada risiko medium diperlukan koordinasi antara kepala bagian / kepala bidang dengan melibatkan jajaran dibawahnya dan risiko high di perlukan koordinasi direksi dan semua pihak. Mitigasi/Pengelolaan Risiko Risiko-risiko yang telah tersaring pada langkah evaluasi, selanjutnya dibuat rencana pengendalian lebih lanjut, langkah ini disebut mitigasi risiko. Langkah mitigasi risiko meliputi pengidentifikasian beberapa kegiatan untuk menangani risiko, memperkirakan risiko, menyiapkan rencana perlakuan risiko dan mengimplementasikan rencana perlakuan risiko. Risiko yang akan dilakukan mitigas/pengelolaan risiko hanya difokuskan pada kriteria risiko medium dan dapat dijelaskan sebagai berikut :



No 1



Jenis Risiko Kebakaran



Mitigasi / Pengelolaan Pencegahan



Penanganan



Menyusun kebijakan 1. Penggunaan APAR dan prosedur untuk pengamanan kebakaan



dengan benar 2. Gunakan tangga



mengacu



pada regulasi



darurat 3. Ikuti jalur evakuasi untuk menuju ke titik kumpul 4. Segera hubungi tim pemadam kebakaran dan no darurat yang



9



tersedia 2



Ledakan



Menyusun kebijakan 1. Menginventarisasi dan prosedur untuk penanggulangan ledakan



mengacu



pada regulasi



aset rumah sakit. 2. Melakukan pemeliharaan fasilitas fisik 3. Melakukan pemantauan dan pengawasan fasilitas fisik



3



Tumpahan Kebocoran B3



/ Menyusun kebijakan 1. Penggunaan APD dan prosedur untuk keamanan



yang sesuai prosedur



mengacu 2. Isolasi area



pada regulasi



tumpahan 3. Penanggulangan tumpahan sesuai prosedur



4



Banjir



Menyusun kebijakan



1. Melakukan



dan prosedur untuk



Identifikasi



disater plan mengacu



Pengunjung



pada regulasi



2. Melakukan Pemantauan lewat CCTV 3. Melakukan Patrol / ronda keliling



5



Gempa Bumi



Menyusun kebijakan dan prosedur untuk



1. Berlindung pada tempat yang aman



disater plan mengacu 2. Mengevakuasi pada regulasi



pasien ke tempat



10



titik kumpul 6



Ancaman Bom



Menyusun kebijakan dan prosedur untuk Ancaman Bom mengacu pada



1. Pelaporan kepada petugas keamanan 2. Melakukan Evakuasi ruangan



regulasi 7



Sistem



Utilitas Menyusun kebijakan



Lumpuh



dan prosedur untuk utilitas mengacu pada regulasi



1. Menggunakan Sistem Alternatif 2. Melakukan pemeliharaan sistem utilitas



8



KLB



Penyakit Menyusun kebijakan



Menular



dan prosedur untuk



1. Pencatatan Jumlah korban KLB



disater plan mengacu 2. Pelaporan ke dinas pada regulasi



terkait 3. Lakukan penanganan sesuai prosedur



9



Hujan



Lebat Menyusun kebijakan



Disertai Angin



dan prosedur untuk



1. Pastikan keamanan di sekitar gedung



disater plan mengacu 2. Lakukan pengecekan pada regulasi



fisik bangunan



Pelaporan insiden dan pelaporan program Jika terjadi suatu insiden yang terkait dengan resiko-resiko diatas maka alur pelaporan insidennya adalah menganut alur pelaporan K3. . Monitoring dan review insiden dan kegiatan Monitoring dan review insinden dan kegiatan dilakukan oleh komite K3 sesuai dengan besar kecilnya risiko, monitoring dan review insinden juga melibatkan unit-unit terkait



11



Edukasi staf tentang risk register Edukasi staf tentang risk register bertujuan untuk penyiapan Kompetensi staf dalam partisipasinya untuk mencegah dan manangani risiko. Unit Kerja penanggung jawab dapat bekerjasama dengan Unit Diklat untuk melakukan pelatihan internal/eksternal kepada para pengambil keputusan/pemilik risiko dan staf. Hal ini dimaksudkan agar para pengambil keputusan dan staf memiliki pemahaman yang sama tentang manajemen risiko E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1. Membuat laporan Identifikasi dan klasifikasi jenis-jenis kedaruratan yang kemungkinan terjadi di area rumah sakit baik internal maupun eksternal 2. Membuat hasil evaluasi terkait dampak yang kemungkinan terjadi dari identifikasi kedaruratan yang sudah dibuat dan berdasarkan laporan jenis-jenis kedaruratan 3. Melengkapi rumah sakit dengan tanda-tanda kedaruratan 4. Membuat dokumen kedaruratan sebagai pedoman tanggap darurat di rumah sakit 5. Membuat SPO kedaruratan 6. Membentuk tim tanggap darurat rumah sakit yang beranggotakan semua staf di bagian rumah sakit 7. Menghubungi diklat rumah sakit untuk menjadwalkan pelaksanaan pelatihan kedaruratan/ tanggap darurat eksternal maupun internal 8. Bagian diklat rumah sakit mencari referensi dan pelatih kedaruratan eksternal, misalnya (Pemadam Kebakaran / PMK kota atau propinsi). 9. Mengevaluasi hasil pelatihan dengan melakukan kegiatan simulasi tanggap darurat terhadap bencana secara berkala dan internal F.



SASARAN 1.



Sasaran Umum



12



a. Semua karyawan memahami cara menanggulangi kedaruratan / tanggap terhadap bencana yang kemungkinan terjadi di rumah sakit baik internal maupun eksternal. b. Semua karyawan mengikuti pelatihan tanggap darurat baik internal maupun eksternal secara bertahap. c. Semua karyawan mampu mengatasi dan menanggulangi bencana baik internal maupun eksternal. d. Semua kegiatan terkait kedaruratan bencana dapat dipantau dan di evaluasi oleh managemen rumah sakit. e. Karyawan, pasien dan pengunjung mendapatkan edukasi tentang disater plan. 2.



Sasaran Khusus 1. 100% Identifikasi bencana di RS Royal Surabaya teridentifikasi. 2. Risk register terhadap potensi bencana atau kedaruratan di masingmasing bagian rumah sakit terbuat. 3. Rumah sakit mengklasifikasikan jenis-jenis kedaruratan berdasarkan tingkat level kedaruratan baik internal maupun eksternal. 4. 100% dampak yang kemungkinan terjadi teridentifikasi. 5. Rumah Sakit melalui K3 Rumah Sakit menyusun prosedur-prosedur terkait kedaruratan rumah sakit. 6. Rumah Sakit membentuk Tim Tanggap Darurat. 7. Semua karyawan mendapatkan pelatihan tanggap darurat secara berkala.



13



G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN



NO



KEGIATAN



2017 1



1



Melakukan



Identifikasi



2



3



4



5



6



7



8



9



10



11 1



Bencana/



Kedaruratan Internal dan Eksternal a. Membuat



risk



register



terkait



kedaruratan untuk mengetahui jenis



v



v



v



v



v



v



v



v



kedaruratan yang mungkin terjadi b. Mengklasifikasi jenis kedaruratan yang



kemungkinan



terjadi



baik



internal maupun eksternal c. Menganalisa



dampak



yang



kemungkinan terjadi 2



Melakukan



Pengelolaan



v



v



Keadaan



Darurat/ Bencana a. Menyusun klasifikasi tingkat level keadaan darurat b. Membentuk tim tanggap darurat rumah sakit 3



Melaksanakan terhadap



Uji



Coba/



Pelatihan



Penanggulangan



Bencana/



v



v



v



v



v



v



v



v



Disaster a. Persiapan penentuan jadwal rencana pelaksanaan b. Bekerjasama dengan bagian diklat rumah sakit untuk menindaklanjuti



v



pelaksanaan pelatihan kedaruratan c. Menyusun



simulasi



pelatihan



v



14



kedaruratan rumah sakit



H. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan a.



Evaluasi kegiatan dilakukan setiap 6 bulan/ per semester berdasarkan hasil pencatatan dan pelaporan kegiatan



b.



Evaluasi dilakukan oleh Komite K3 Rumah Sakit sebagai penanggung jawab kegiatan



c.



Hasil evaluasi beserta rekomendasi dan rencana tindak lanjut disampaikan kepada direktur rumah sakit



I.



Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan 1. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dilakukan menggunakan format pencatatan dan pelaporan yang sudah distandarkan dalam pedoman Komite K3 Rumah Sakit 2.



Komite K3 Rumah Sakit mencatat pelaksanaan kegiatan antara lain : a. Hasil temuan (laporan) akan di laporkan oleh unit terkait lalu di laporkan ke Komite K3 Rumah Sakit b. Hasil evaluasi digunakan untuk membuat perencanaan program kerja tahun berikutnya.



3. J.



Pelaporan dilakukan oleh Komite K3 dan diteruskan ke Direktur.



PENUTUP Demikian Program Manajemen Risiko Fasilitas Disaster Plan Rumah Sakit Royal Surabaya ini dibuat untuk meningkatkan kualitas pelayanan dalam rangka menghadapi bencana sewaktu-waktu terjadi di rumah sakit. Program ini diharapkan dapat diterapkan dan bermanfaat dan dukungan seluruf staff, serta manajemen rumah sakit.



15