Proker RM [PDF]

Citation preview

PROGRAM KERJA TAHUN 2021 DARI INSTALASI REKAM MEDIS



RS PERMATA MEDIKA SEMARANG Jl. Moh Ichsan no. 93-97 Ngaliyan Semarang, Telp (024) 7625005, 7618800



1



DAFTAR ISI



PENDAHULUAN………………………………………………………………………….….2 LATAR BELAKANG…………………………………………………………………………3 TUJUAN……………………………………………………………………………………….4 a. Tujuan Umum …………………………………………………………………….4 b. Tujuan Khusus ……………………………………………………………………4 KEGIATAN PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS ………………………………..4 CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN ………………………………………...…………5 TARGET KERJA BULAN AGUSTUS 2021 – JANUARI 2022 ………………………..6



ANGGARAN PROGRAM KERJA …………………………………………………….15



2



I.



PENDAHULUAN Rekam medis memiliki peran penting dalam mewujudkan pelaksanaan akreditasi rumah



sakit. Karena, rekam medis merupakan jantung rumah sakit yang memiliki informasi dan data-data dari pasien masuk sampai pasien selesai dirawat yang kemudian data tersebut diolah oleh perekam medis. Isi dari rekam medis yaitu catatan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan pasien, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter dan dokter gigi maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya. Dokumen rekam medis meliputi kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain foto rontgen, hasil laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi keilmuannya. II.



LATAR BELAKANG Menurut Pasal 13 Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa penyimpanan rekam medis memiliki beberapa fungsi, meliputi: 1. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien



Khususnya bagi pasien yang memiliki penyakit kronis yang membutuhkan penanganan lebih lanjut dari tenaga kesehatan, sehingga manfaat menyimpan rekam medis ini dapat berfungsi layaknya kartu kendali. 2. Alat bukti dalam proses penegakan hukum



Jika sewaktu-waktu dibutuhkan, maka manfaat menyimpan rekam medis lainnya adalah dapat digunakan sebagai alat pemeriksaan yang sah di mata hukum dan berlaku di seluruh wilayah administrasi Republik Indonesia.  3. Disiplin kedokteran dan kedokteran gigi dan juga penegakan etika kedokteran dan



kedokteran gigi Yang berarti dapat digunakan sebagai landasan atau pedoman dalam pemeriksaan kualitas layanan yang dilaksanakan oleh tenaga medis di rumah sakit atau klinik. 4. Sarana untuk pendidikan dan penelitian



Merupakan manfaat menyimpan rekam medis lainnya, yang dapat digunakan oleh calon dokter atau tenaga kesehatan lainnya serta pengembangan metode terbaru dalam bidang pelayanan kesehatan.



3



5. Dasar pembayar biaya pelayanan kesehatan



Yang berarti dapat dijadikan sebagai alat untuk menunjukkan jumlah biaya yang harus dibayarkan oleh pasien yang telah mendapatkan perawatan atau tindakan dari tenaga medis. 6. Data statistik kesehatan



Merupakan manfaat menyimpan rekam medis yang tidak kalah penting, untuk mengetahui jumlah persebaran virus atau wabah dan juga angka pasien untuk setiap periode. III.



TUJUAN 1. Tujuan Umum Memberikan pelayanan rekam medis yang optimal  2. Tujuan Khusus a. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal b. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis c. Menganalisa permasalahan unit rekam medis



IV.



KEGIATAN PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS 1. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal a. Monitoring



ketidaklengkapan



pengisian



berkas rekam



medis



oleh



petugas



assembling b. Melaporkan rekapitulasi bulanan rumah sakit ke Dinkes sesuai dengan batas waktu yang ditentukan oleh petugas pelaporan c. Ketepatan waktu petugas dalam mendistribusikan berkas rawat jalan oleh petugas filling d. Melakukan penataan tata ruang dan penambahan lemari penyimpanan di unit rekam medis e. Melakukan pemusnahan berkas rekam medis in aktif penyakit 5 tahun terakhir sesuai dengan Depkes RI 2006 f.



Meningkatkan kualitas SDM yang ada dengan mengikuti seminar atau pelatihan terutama tentang koding



4



2. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis Mengadakan rapat bulanan dengan seluruh petugas rekam medis terkait kendala dan sharing pendapat satu sama lain. 3. Menganalisa permasalahan unit rekam Menganalisa jumlah petugas rekam medis dengan beban kerja yang ada dalam unit rekam medis. V.



CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal a. Petugas melakukan pengajuan DRM yang masih belum lengkap kepada DPJP supaya segera melengkapi dalam waktu 2x24 jam, serta melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data ketidaklengkapan pengisian DRM oleh petugas assembling. b. Melakukan rekap laporan yang akan dikirim setiap bulannya, monitoring ketepatan waktu pengiriman laporan eksternal ke Dinkes Kota Semarang oleh petugas pelaporan. c. Petugas filling dalam pendistribusian berkas rawat jalan 3-5 menit/berkas untuk mencari berkas dalam rak filling dan 10-15 menit berkas diantar ke poli tujuan. d. Membuat analisa kebutuhan tata ruang dan mengajukan pembelian kebutuhan barang di ruang filing oleh kepala ruang rekam medis. e. Mengadakan retensi, melakukan proses scanning pada berkas yang diretensi ( formulir nilai guna : surat keterangan kematian, surat keterangan lahir, visum, laporan operasi dan tindakan, resume medis, dan ringkasan masuk keluar), membuat berita acara pemusnahan. f.



Mengarahkan seluruh petugas rekam medis yang berkompeten dibidangnya untuk mengikuti seminar dan pelatihan koding terutama bagi petugas koding.



2. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis Mengadakan rapat bulanan dengan seluruh petugas rekam medis terkait kendala dan sharing pendapat satu sama lain untuk mencari solusi, mengevaluasi dan mengurangi tingkat resiko kesalahan.



5



3. Menganalisa permasalahan unit rekam Menghitung beban kerja petugas dan melakukan penambahan SDM bila memang dibutuhkan. VI.



TARGET KERJA BULAN AGUSTUS 2021 – JANUARI 2022



1. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal a. Tidak ada pendingan pengajuan berkas melebihi batas waktu 2x24 jam oleh petugas assembling. b. Mengirimkan laporan yang diminta oleh Dinkes Kota Semarang sesuai dengan batas waktu yang diminta. c. Tidak adanya keterlambatan pendistribusian berkas pasien rawat jalan dan sesuai dengan poli yang dituju. d. Melakukan analisa kebutuhan tata ruang dan mengajukan pengadaan barang yang dibutuhkan ruang filing e. Pelaksanaan retensi selesai dalam kurun waktu agustus 2021 – januari 2022 f.



Meminimalisir kesalahan koding rawat jalan dan rawat inap.



2. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis a. Mengadakan rapat bulanan dengan seluruh petugas rekam medis terkait kendala dan sharing pendapat satu sama lain untuk mencari solusi, mengevaluasi dan mengurangi tingkat resiko kesalahan. b. Saling memberi dukungan terhadap rekan kerja yang memberi ide atau saran. c. Selalu ada feedback yang baik antar petugas baik dalam komunikas priadi atau komunikasi dalam hal pekerjaan



3. Menganalisa permasalahan unit rekam Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain : 1.



Rincian / uraian tugas jabatan.



2.



Satuan hasil kerja.



3.



Jumlah waktu yang dibutuhkan oleh petugas



4.



Target waktu kerja dalam satuan waktu.



5.



Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.



6



6.



Waktu kerja efektif.



Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut : 1. Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam = 300 menit 2. Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit 3. Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit 4. Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit



4. Susunan Tenaga dan Kualifikasi SDM Rekam Medis di RS PERMATA MEDIKA Berikut ini adalah tabel jumlah tenaga dan kualifikasi latar belakang pendidikan petugas rekam medis di RS Permata Medika Semarang NO 1



NAMA Brian Bagus S



PENDIDIKAN DIII RMIK



URAIAN TUGAS PELAPORAN



INTERNAL



&



EKSTERNAL RUMAH SAKIT 2



Nabila Asti U



DIII RMIK



KODING



RAWAT



JALAN



&



FILLING 3 4



Nabila Firda A Budi Lestari



DIII RMIK DIII RMIK



KODING RAWAT INAP ASSEMBLING



5 6



Martha Ayu Idayatul S



DIII RMIK SLTA



KODING RAWAT JALAN FILLING



7 8



Tri Susilo Muhni



SLTA SLTA



FILLING FILLING



9 10



Supriyanto Abidin



SLTA SLTA



FILLING FILLING



11



Debora Saraswati



S1 KESMAS



KORESPONDENSI DAN KELENGKAPAN ISI DRM, PEMBUAT LAPORAN VISUM,JASARAHARJA,BPJS TK,ASURANSI



7



TABEL JUMLAH KUALIFIKASI TENAGA REKAM MEDIS DIII RMIK SLTA



5 PETUGAS 5 PETUGAS



S1 KESEHATAN MASYARAKAT



1 PETUGAS



Pada setiap sub bagian instalasi rekam medis petugas melaksanakan pekerjaan sesuai uraian tugas sub bagian masing-masing, Latar belakang DIII Rekam Medis ada 5 petugas, SLTA ada 5 petugas, S1 KESMAS ada 1 petugas. Perbandingan jenis kelamin petugas laki-laki dan perempuan adalah 5:6 petugas.



INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA Bulan : Januari 2021



8



NO 1



2



3



4



5



6



7



RUANG PERAWATAN



JUMLAH PASIEN TT KELUAR



TOTAL PASIEN HARI AKHIR RAWAT BULAN



BOR



LOS



TOI



BTO



(%)



hari



hari



‰



RAMA VIP SUITE ROOM JUMLAH SHINTA I JUMLAH DEWI KUNTHI I II JUMLAH ARIMBI & SRIKANDI II III JUMLAH ICU ICU ICU ISOLASI JUMLAH KAMAR BAYI PERINATOLOGI JUMLAH PUNTO DEWA ISOLASI ARIMBI ISOLASI COVID JUMLAH TOTAL



8 7 15



11 0 11



19 0 19



0 0 0



7.66% 0.00% 4.09%



1.73 20.82 #DIV/0! #DIV/0! 1.73 40.55



1.38 0.00 0.73



32 32



27 27



70 70



2 2



7.06% 7.06%



2.59 2.59



30.59 34.15



0.84 0.84



12 14 26



6 55 61



5 87 92



0 0 0



1.34% 20.05% 11.41%



0.83 1.58 1.51



55.17 5.55 10.43



0.50 3.93 2.35



16 14 30



53 113 166



101 238 339



4 9 13



20.36% 54.84% 36.45%



1.91 2.11 2.04



7.45 1.73 3.56



3.31 8.07 5.53



7 1 8



7 3 10



8 17 25



0 1 1



3.69% 54.84% 10.08%



1.14 5.67 2.50



26.86 3.67 22.30



1.00 3.00 1.25



5 5



3 3



8 8



0 0



5.16% 5.16%



2.67 2.67



49.00 49.00



0.60 0.60



2 8 10 126



1 21 22 300



1 204 205 758



0 7 7 23



1.61% 82.26% 66.13% 19.41%



1.00 9.71 9.32 2.53



61.00 2.10 4.77 10.49



0.50 2.63 2.20 2.38



*** Kamar Bayi Sehat tidak dimasukkan



Perhitungan ini dikurangi ruang Srikandi 30 TT, karena peleburan Ruang Arimsi & srikandi



INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA



9



Bulan : Januari 2021



NO                        



RUANG PERAWATAN   RAMA VIP RAMA SUITE ROOM DK I (Anak & Laki-Laki) SHINTA l (Perempuan) SHINTA VVIP SHINTA ISOLASI ARIMBI II ARIMBI ISOLASI SRIKANDI III ICU ISOLASI (PICU+NICU) PERINATOLOGI



BOR Januari                            



LOS Januari hari 4.68 3.00 3.97 3.85 3.20 0.00 3.47 0.00 3.45 2.50 0.00 3.71



TOI Januari hari



BTO Januari ‰



6.59 105.50 6.36 2.83 34.00 0.00 -0.17 0.00 2.01 11.06 0.00 3.67



2.75 0.29 3.00 4.64 0.83 0.00 9.40 0.00 5.68 2.29 0.00 4.20



INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA



10



Bulan : Februari 2021 NO



RUANG PERAWATAN



JUMLAH PASIEN TOTAL PASIEN TT KELUAR HARI AKHIR RAWAT BULAN



BOR



LOS



TOI



BTO



(%)



hari



hari



‰



1 RAMA



2



3



4



5



6



7



VIP SUITE ROOM JUMLAH SHINTA I JUMLAH DEWI KUNTHI I II JUMLAH ARIMBI & SRIKANDI II III JUMLAH ICU ICU ICU ISOLASI JUMLAH KAMAR BAYI PERINATOLOGI JUMLAH PUNTO DEWA ISOLASI ARIMBI ISOLASI COVID JUMLAH



8 7 15



12 1 13



38 3 41



1 0 1



16.96% 1.53% 9.76%



3.17 3.00 3.15



15.50 193.00 29.15



1.50 0.14 0.87



32 32



26 26



66 66



2 2



7.37% 7.37%



2.54 2.54



31.92 31.92



0.81 0.81



12 14 26



6 51 57



12 95 107



0 2 2



3.57% 24.23% 14.70%



2.00 1.86 1.88



54.00 5.82 10.89



0.50 3.64 2.19



16 14 30



67 108 175



152 238 390



3 6 9



33.93% 60.71% 46.43%



2.27 2.20 2.23



4.42 1.43 2.57



4.19 7.71 5.83



7 1 8



6 2 8



32 6 38



2 1 3



16.33% 21.43% 16.96%



5.33 3.00 4.75



27.33 11.00 23.25



0.86 2.00 1.00



5 5



6 6



7 7



1 1



5.00% 5.00%



1.17 1.17



22.17 22.17



1.20 1.20



2 8 10



4 20 24



6 174 180



0 6 6



10.71% 77.68% 64.29%



1.50 8.70 7.50



12.50 2.50 4.17



2.00 2.50 2.40



*** Kamar Bayi Sehat tidak dimasukkan Perhitungan ini dikurangi ruang Srikandi 30 TT, karena peleburan Ruang Arimsi & srikandi



INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA Bulan : Februari 2021



11



NO



RUANG PERAWATAN



BOR Januari



LOS Januari hari



RAMA VIP RAMA SUITE ROOM DK I (Anak & Laki-Laki) SHINTA l (Perempuan) SHINTA VVIP SHINTA ISOLASI ARIMBI II ARIMBI ISOLASI SRIKANDI III ICU ISOLASI (PICU+NICU) PERINATOLOGI



TOI Januari hari



4.68 3.00 3.97 3.85 3.20 0.00 3.47 0.00 3.45 2.50 0.00 3.71



BTO Januari ‰



6.59 105.50 6.36 2.83 34.00 0.00 -0.17 0.00 2.01 11.06 0.00 3.67



2.75 0.29 3.00 4.64 0.83 0.00 9.40 0.00 5.68 2.29 0.00 4.20



INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA Bulan : Maret 2021



12



NO



RUANG PERAWATAN



JUMLAH PASIEN TOTAL PASIEN TT KELUAR HARI AKHIR RAWAT BULAN



BOR



LOS



TOI



BTO



(%)



hari



hari



‰



1 RAMA



2



3



4



5



6



7



8



VIP SUITE ROOM JUMLAH SHINTA I JUMLAH DEWI KUNTHI I II JUMLAH ARIMBI II III JUMLAH SRIKANDI III JUMLAH ICU ICU ICU ISOLASI JUMLAH KAMAR BAYI PERINATOLOGI JUMLAH PUNTO DEWA ISOLASI ARIMBI ISOLASI COVID JUMLAH TOTAL



8 7 15



11 2 13



27 6 33



1 0 1



10.89% 2.76% 7.10%



2.45 3.00 2.54



20.09 105.50 33.23



1.38 0.29 0.87



32 32



41 41



93 93



3 3



9.38% 9.38%



2.27 2.27



19.59 21.93



1.28 1.28



12 14 26



12 67 79



18 152 170



0 4 4



4.84% 35.02% 21.09%



1.50 2.27 2.15



26.50 3.58 7.06



1.00 4.79 3.04



28 4 32



77 48 125



158 81 239



5 3 8



18.20% 65.32% 24.09%



2.05 1.69 1.91



9.22 0.90 6.02



2.75 12.00 3.91



28 28



102 102



255 255



10 10



29.38% 29.38%



2.50 2.50



6.01 6.01



3.64 3.64



7 1 8



4 4 8



37 7 44



3 0 3



17.05% 22.58% 17.74%



9.25 1.75 5.50



39.75 5.25 25.50



0.57 4.00 1.00



5 5



11 11



28 28



0 0



18.06% 18.06%



2.55 2.55



11.55 11.55



2.20 2.20



2 8 10 156



3 22 25 404



5 167 172 1034



0 5 5 34



8.06% 67.34% 55.48% 21.38%



1.67 7.59 6.88 2.56



19.00 3.68 5.52 9.41



1.50 2.75 2.50 2.59



*** Kamar Bayi Sehat tidak dimasukkan Perhitungan ini dikurangi ruang Srikandi 30 TT, karena peleburan Ruang Arimsi & srikandi



INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA Bulan : Maret 2021



13



NO



RUANG PERAWATAN



BOR Januari



RAMA VIP RAMA SUITE ROOM DK I (Anak & Laki-Laki) SHINTA l (Perempuan) SHINTA VVIP SHINTA ISOLASI ARIMBI II ARIMBI ISOLASI SRIKANDI III ICU ISOLASI (PICU+NICU) PERINATOLOGI



VII.



LOS Januari hari 4.68 3.00 3.97 3.85 3.20 0.00 3.47 0.00 3.45 2.50 0.00 3.71



TOI Januari hari 6.59 105.50 6.36 2.83 34.00 0.00 -0.17 0.00 2.01 11.06 0.00 3.67



BTO Januari ‰ 2.75 0.29 3.00 4.64 0.83 0.00 9.40 0.00 5.68 2.29 0.00 4.20



ANGGARAN PROGRAM KERJA



14



PROGRAM



PERKIRAAN BIAYA KEGIATAN



KETERANGAN



Pengajuan Lift Katrol



-+ 1.800.000



AC Central



-+ 5.500.000



Penambahan Instalasi Lampu neon panjang di Filling APAR 1



-+ 700.000



Pembuatan Wastafel



-+ 1.500.000



Pembuatan Toilet



-+3.000.000



Pengajuan Rak Kayu DRM



-+1.800.000



Pelatihan Rekam medis khusus coding



-+ 4.000.000



Tenaga Lembur Retensi per jamnya



10.000/jam



Membantu mempercepat proses pendistribusian berkas Membantu mengatur kelembaban suhu didalam ruangan,sehingga terjaganya berkas drm dari jamur dan serangga Pencahyaan yang kurang (tidak tembus sampai sap rak bawah ) Di Filling hanya ada 1,kurang bila hanya 1 karena resikonya besar (banyak kertas) Untuk mencuci tangan,serta mencuci alat makan pegawai Karena banyak petugas perempuan jadi harus memiliki kamar mandi khusus pegawai agar terjamin kebersihannya Jumlah Pasien baru tiap harinya semakin bertambah,sedangkan kapasitas penyimpanan tidak mengalami penambahan Agar meminimalisir resiko kesalahan pengkodingan oleh petugas Agar segera ada penyusutan DRM Pasien dan retensi ini dilakukan di hari miggu agar tidak menggangu proses bekerja petugas.



Total Anggaran



-+ 18.900.000



-+600.000



15