Resume Auditing II Chapter 14 Arens [PDF]

Citation preview

BAB 14 AUDIT SIKLUS PENJUALAN DAN PIUTANG



AKUN DAN KELAS TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENJUALAN SERTA PIUTANG Tujuan keseluruhan dari audit siklus penjualan dan piutang adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang dipengaruhi oleh siklus tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum. Terdapat lima kelas transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan piutang: 1. Penjualan (penjualan tunai dan kredit) 2. Penerimaan kas 3. Retur dan pengurangan penjualan 4. Estimasi beban piutang tak tertagih 5. Penghapusan piutang tak tertagih FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN TERKAIT Siklus penjualan dan penagihan (sales and collection cycle) melibatkan serta proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan barang dan jasa kepada pelanggan setelah keduanya tersedia untuk dijual. Hal ini diawali dengan permintan oleh seorang pelanggan dan diakhiri dengan konversi bahan atau jasa menjadi piutang usaha yang akhirnya menjadi kas. Terdapat delapan fungsi bisnis untuk siklus penjualan dan penagihan. Fungsi-fungsi tersebut selalu terjadi pada setiap perusahaa ketika mencatat lima kelas transaksi tersebut dalam siklus penjualan dan piutang. Pemrosesan Pesanan Pelanggan



Fungsi bisnis pertama yaitu pemrosesan pesanan pelanggan, yang merupakan kelas transaksi dari Penjualan. Secara legal, siklus ini merupakan penawaran untuk membeli barang dengan syarat tertentu. a. Pesanan pelanggan (Customer Order)



Pesanan pelanggan adalah



permintaan akan barang dagang yang diajukan oleh pelanggan. Pesanan tersebut dapat diterima melalui telepon, surat, formulir tercetak yang telah dikirimkan kepada calon pelanggan atau pelanggan yang sudah ada, memalui tenaga penjualan. b. Pesanan penjualan (Sales Order)



Pesanan penjualan adalah dokumen



untuk mengomunikasikan deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang yang dipesan oleh pelanggan. Dokumen ini digunakan untuk menunjukkan persetujuan kredit dan otorisasi pengiriman. Pengiriman Barang Fungsi bisnis kedua sangat penting, hal ini merupakan titik awal siklus di mana perusahaan akan menyerahkan aktiva. Sebagian besar perusahaan mengakui penjualan ketika barang telah dikirim. Dokumen pengiriman dibuat pada waktu pengiriman, berdasarkan informasi pesanan. Dokumen pengiriman, yang sering kali berupa salinan bill of lading, sangatlah penting untuk menagih jumlah yang sesuai dengan yang dikirim kepada pelanggan. a. Dokumen Pengiriman.



Dokumen pengiriman dibuat untuk mengawali



pengiriman barang, yang menunjukkan deskripsi barang dagang, kuantitas yang dikirimkan, dan data yang relevan lainnya. Perusahaan mengirimkan dokumen pengiriman yang asli kepada pelanggan dan menyimpan satu atau lebih salinannya. Dokumen asli juga berfungsi sebagai signal untuk menagih pelanggan. Salah satu jenis dokumen pengiriman adalah bill of lading, yang merupakan kontrak tertulis mengenai penerimaan dan pengiriman barang antara pembawa dan penjual. Penagihan Pelanggan dan Pencatatan Penjualan



Aspek penting dari penagihan adalah: 



Semua pengiriman telah ditagih (kelengkapan = completeness)







Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari satu kali (keterjadian = occurrance)







Setiap pengiriman ditagih dalam jumlah yang tepat (keakuratan = accuracy) Dalam sebagian besar sistem, penagihan pelanggan menyiapkan beberapa



salinan faktur penjualan dan memperbaharui secara simultan file transaksi penjualan, file induk piutang usaha, dan file induk buku besar untuk penjualan serta piutang usaha. a. Faktur Penjualan. Faktur penjualan adalah dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga, ongkos angkut, asuransi, syarat, dan data yang revelan lainnya. Faktur penjualan merupakan metode untuk menunjukkan kepada pelanggan jumlah penjualan dan tanggal jatuh tempo pembayaran. b. File Transaksi Penjualan. Ini merupakan file yang dihasilkan komputer yang mencantumkan semua transaksi penjualan yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode, seperti sehari, seminggu, atau sebulan. File tersebut mencantumkan setiap transaksi, seperti nama pelanggan, tanggal, jumlah, klasifikasi-klasifikasi akun, tenaga penjual atau wiraniaga, dan tingkat komisi. c. Jurnal Penjualan atau Listing. Ini merupakan listing atau laporan yang dubuat dari file transaksi penjualan yang biasanya mencantumkan nama pelanggan, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun bagi setiap transaksi, seperti divisi atau lini produk. d. File Induk Piutang Usaha. Ini merupakan file komputer yang digunakan untuk mencatat penjualan individual, penerimaan kas, serta retur dan pengurangan penjualan bagi setiap pelanggan dan untuk mempertahankan saldo akun pelanggan.



e. Neraca Saldo Piutang Usaha. Daftar atau laporan ini menunjukkan jumlah piutang dari setiap pelanggan pada suatu titik waktu f. Laporan Bulanan. Ini merupakan dokumen yang dikirimkan melalui surat atau secara elektronik kepada setiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal piutang usahanya, jumlah dan tanggal setiap penjualan, pembayaran kas yang diterima, memo kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir yang jatuh tempo. Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas meliputi penerimaan, penyetoran, dan pencatatan kas, yang mencakup uang tunai, cek, dan transfer dana elektronik. a. Remittance Advice. Remittance Advice adalah dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan dan biasanya dikembalikan kepada penjual serta pembayaran kas. Remittance advice menunjukkan nama pelanggan, nomor faktur penjualan, dan jumlah faktur. Digunakan sebagai catatan kas yang diterima untuk memungkinkan kas tersebut dapat segera disetor dan untuk memperbaiki pengendalian atas aktiva. b. Prelisting Penerimaan Kas. Ini merupakan daftar yang disusun ketika kas diterima oleh seseorang yang tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat penjualan, piutang usaha, atau kas, dan yang tidak memiliki akses ke catatan akuntansi. Daftar ini digunakan untuk memverifikasi apakah kas yang diterima telah dicatat dan dideposito pada jumlah yang benar atas dasar tepat waktu. c. File Transaksi Penerimaan Kas. Ini adalah file yang dihasilkan komputer yang mencantumkan semua transaksi penerimaan kas yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode satu hari, seminggu, atau satu bulan. d. Jurnal Penerimaan Kas atau Listing. Laporan ini berasal dari file transaksi penerimaan kas dan mencantumkan semua tranaksi selama suatu periode waktu. Pemrosesan dan Pencatatan Retur dan Pengurangan Penjualan



Retur dan pengurangan penjualan dicatat dalam file transaksi retur penjualan dan pengurangan, serta file induk piutang usaha. a. Memo Kredit.



Memo kredit adalah dokumen yang mengindikasikan



pengurangan jumlah dari pelanggan akibat retur barang atau pengurangan harga. b. Jurnal Retur dan Pengurangan Penjualan.



Ini adalah jurnal yang



digunakan untuk mencatat retur dan pengurangan penjualan. Penghapusan Piutang Usaha Tak Tertagih Setiap menumpulkan bahwa suatu jumlah tertentu tidak dapat ditagih, perusahaan harus menghapusnya. Akuntansi yang benar akan mensyaratkan penyesuaian untuk piutang tak tertagih tersebut. a. Formulir Otorisasi Piutang Tak Tertagih.



Ini adalah dokumen yang



digunakan dalam lingkungan internal untuk menunjukkan otoritas menghapus suatu piutang sebagai tak tertagih. Penyediaan Piutang Tak Tertagih Karena perusahaan diperkirakan tidak dapat menagih 100% penjualannya, prinsipprinsip akuntansi mengharuskan perusahaan untuk mencatat beban piutang tak tertagih sebesar jumlah yang diperkirakan tidak dapat ditagih. Sebagian besar perusahaan mencatat transaksi ini pada akhir setiap bulan atau setiap kuartal. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI PENJUALAN Pertama, auditor harus memahami pengendalian inetrnal –penjualan. Dengan menggunakan salah satu pendekatan umum penjualan, auditor mempelajari bagan arus



klien,



menyiapkan



kuisioner



tentang



pengendalian



internal,



dan



melaksanakan pengujian penjualan walktrough. Kedua, Menilai risiko pengendalian yang direncanakan –Penjualan. Auditor menggunakan informasi yang diperoleh dalam memahami pengendalian internal untuk menilai risiko pengendalian.



a. Pemisahan Tugas yang Memadai. Pemisahan tugas yang memadai dapat membantu mencegah berbagai jenis salah saji baik akibat kesalahan maupun penipuan atau kecurangan. b. Otorasi yang Tepat Auditor akan memeriksa otorisasi pada titik kunci: 1. Kredit harus diotorisasi tepat sebelum penjualan dilakukan. 2. Barang harus dikirim hanya setelah diotorisasi yang tepat diberikan. 3. Harga, termasuk syarat dasar, ongkos angkut, dan diskon, harus diotorisasi Dua pengendalian pertama ditujukan untuk mencegah hilangnya aktiva perusahaan akibat dikirim ke pelanggan fiktif atau pelanggan tidak bisa membayar barang yang dibelinya. Otorisasi harga ditujukan untuk memastikan bahwa penjualan ditagih pada harga yang ditetapkan oleh kebijakan perusahaan. c. Dokumen dan Catatan yang Memadai.



Prosedur pencatatan yang



memadai harus sudah tersedia sebelum sebagian besar tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi dapat dipenuhi. d. Dokumen yang Telah Dipranomori.



Memberi nomor terlebih dahulu



dokumen ditujukan untuk mencegah baik kegagalan dalam menagih atau mencatat penjualan dan terjadinya penagihan (piutang) serta pencatatan duplikat. e. Laporan Bulanan. Pengiriman laporan bulanan merupakan pengendalian yang bermanfaat karena mendorong para pelanggan untuk segera merespon jika ada saldo yang dinyatakan dengan tidak benar. f. Prosedur Verifikasi Internal.



Program komputer atau personil yang



independen harus mengecek bahwa pemrosesan dan pencatatan transaksi penjualan memenuhi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi. Ketiga, Menentukan luas pengujian pengendalian. Untuk audit perusahaan publik, auditor harus melaksanakan pengujian yang ekstensif atas pengendalian kunci dan mengevaluasi dampak kelemahannya terhadap laporan auditor mengenai pengendalian internal atas laporan keuangan.



Keempat, Merancang Pengujian Pengendalian untuk Penjualan. Dalam sebagian besar audit, relatif mudah menentukan sifat pengujian pengendalian dari sifat pengendalian tersebut. Pengujian pengendalian yang sesuai untuk pemisahaan tugas biasanya terbatas pada pengamatan auditor atas aktivitas dan diskusi dengan personil. Terakhir, auditor harus merancang pengujian substantif atas transaksi penjualan. Pengujian substantif atas transaksi terkait dengan tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi dan dirancang untuk menentukan apakah salah saji moneter bagi tujuan tersebut. Prosedur audit yang digunakan dipengaruhi oleh pengendalian internal dan pengujian pengendalian untuk tujuan tersebut. Menentukan prosedur pengujian substantif atas transaksi penjualan yang tepat relatif sulit karena sangat bervariasi tergantung pada situasinya. Mencatat Penjualan yang Terjadi.



Untuk tujuan ini, auditor memperhatikan



tiga jenis salah saji yang mungkin terjadi: 1. Penjualan dimasukkan dalam jurnal sementara pengiriman tidak pernah dilakukan. 2. Penjualan dicatat lebih dari satu kali. 3. Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif dan dicatat sebagai penjualan. Dua salah saji yang pertama dapat disebabkan oleh kesalahan atau kecurangan, sementara jenis terakhir selalu disebabkan oleh kecurangan. Konsekuensi potensial dari ketiga jenis salah saji tersebut sangatlah besar karena akan menimbulkan salah saji aktiva dan laba. Melebihsajikan penjualan secara tidak sengaja umumnya lebih mudah ditemukan ketimbang yang disebabkan oleh kecurangan. Biasanya salah saji yang tidak disengaja juga terjadi pada piutang usaha, yang dapat dideteksi oleh klien dengan mengirimkan laporan bulanan kepada pelanggan. Salah saji yang tidak disengaja sering kali ditemukan dengan mudah oleh auditor pada akhir tahun melalui prosedur konfirmasi. Dalam saji yang disebabkan oleh kecurangan, para



pelaku akan menutupi salah saji tersebut sehingga lebih sulit auditor untuk menemukannya. Pengujian substantif atas transaksi yang sesuai untuk menguji tujuan keterjadian tergantung pada apakah auditor yakin bahwa salah saji mungkin akan terjadi. Karena itu, sifat dari pengujian tergantung pada sifat salah saji yang potensial sebagai berikut: Penjualan Dicatat Sementara Pengiriman Tidak Pernah Dilakukan. Auditor dapat memvounching ayat jurnal tertentu dalam jurnal penjualan ke salinan pengiriman dan dokumen pendukung lainnya yang terkait untuk memastikan bahwa penjualan tersebut telah benar-benar terjadi. Penjualan Dicatat Lebih Dari Satu Kali. Penjualan duplikat dapat ditemukan dengen mereview secara numeris daftar transaksi penjualan yang dicatat untuk melihat apakah ada nomor yang sama atau duplikat. Pengiriman Dilakukan kepada Pelanggan Fiktif. Biasanya jenis kecurangan itu hanya akan terjadi jika orang yang mencatat penjualan juga mengotorisasi pengiriman. Untuk menguji apakah ada pelanggan fiktif, auditor dapat menelusuri informasi tentang pelanggan pada faktur penjualan ke file induk pelanggan. Pendekatan yang efektif lainnya untuk mendeteksi ketiga jenis salah saji transaksi penjualan adalah dengan menelusuri kredit dalam file induk piutang usaha ke sumbernya. Transaksi Penjualan yang Ada Telah Dicatat. Untuk menguji pengiriman yang belum ditagih, auditor dapat menelusuri dari dokumen sumber ke jurnal dan memvouichingnya ke salinan faktur penjualan, dokumen pengiriman, dan pesanan pelanggan. Dalam menguji tujuan kelengkapan, biasanya auditor memulai dengan memilih sampel dokumen pengiriman dan menelusurinya ke salinan faktur penjualan serta penjualan sebagai pengujian penghilangnya. Penjualan Dicatat dengan Akurat. Pencatatan yang akurat atas transaksi penjualan harus memperhatikan hal-hal berikut:







Mengirimkan jumlah barang yang dipesan







Menagih dengan akurat sebesar jumlah barang yang dikirim







Mencatat dengan akurat jumlah yang ditagih dalam catatan akuntansi Biasanya auditor melakukan pengujian substantif atas transaksi pada setiap



audit untuk memastikan bahwa masing-masing dari ketiga aspek keakuratan tersebut telah dilakukan dengan benar dengan menghitung kembali informasi dalam catatan akuntansi dan membandingkan informasi pada dokumen yang berbeda. Perbandingan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk tujuan keakuratan adalah contoh baik mengenai bagaimana waktu audit dapat dihemat jika ada pengendalian internal yang efektif. Jadi, pengujian pengendalian untuk tujuan ini hampir tidak memerlukan waktu karena hanya melibatkan pemeriksaan atas bukti awal atau lainnya dari verifikasi internal. RETUR DAN PENGURANGAN PENJUALAN Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi dan metode yang digunakan klien untuk mengendalikan salah saji pada intinya sama seperti untuk memproses memo kredit yang telah digambarkan bagi penjualan, dengan dua perbedaan. Perbedaan yang pertama adalah materialitas. Dalam banyak hal, retur dan pengurangan



penjualan



sangat



tidak



material



sehingga



auditor



dapat



mengabaikannya. Perbedaan yang kedua adalah penekanan pada suatu tujuan keterjadiaan. Untuk retur dan pengurangan penjualan, umumnya auditor menekankan pada pengujian transaksi yang dicatat untuk mengungkapkan setiap pencurian kas dari penagihan piutang usaha yang ditutupi oleh retur atau pengurangan penjualan fiktif. Secara alami, tujuan lainnya tidak boleh diabaikan. Akan tetapi, kerena tujuan dan metodologi untuk mengaudit retur dan pengurangan penjualan pada intinya sama seperti penjualan.



METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATA TRANSAKSI PENERIMAAN KAS Berdasarkan tujuan audit yang berkaitan degan transaksi, auditor mengiktuti proses berikut ini: 



Menentukan pengendalian internal kunci untuk setiap tujuan audit.







Merancang pengujian pengendalian bagi setiap pengendalian yang digunakan untuk mendukung pengurangan risiko pengendalian.







Merancang pengujian substantif atas transaksi untuk menguji salah saji moneter bagi setiap tujuan.



Menentukan Apakah Kas yang Diterima Telah Dicatat Jenis penggelapan kas yang paling sulit dideteksi oleh auditor adalah ketika hal tersebut terjadi sebelum kas dicatat di jurnal penerimaan kas atau listing kas lainnya. Untuk mencegah jenis kecurangan ini, pengendalian internal dengan tujuan penerimaan kas dicatat pada tanggal yang benar akan diimplementasikan oleh banyak perusahaan. Penyiapan Bukti Penerimaan Kas Prosedur audit yang bermanfaat untuk menguji apakah semua penerimaan kas yang dicatat telah disetorkan dalam akun atau rekening bank adalah bukti penerimaan kas (proof of cash receipts). Dalam pengujian ini, total penerimaan kas yang dicatat dalam jurnal penerimaan kas selama suatu periode tertentu, akan direkonsiliasi dengan deposito atau setoran akrual yang dilakukan ke bank selama periode yang sama. Pengujian untuk Mengungkapkan Lapping Piutang Usaha. Lapping Piutang Usaha (lapping of account receivable) adalah penundaan ayat jurnal penagihan piutang usaha untuk menutupi kekurangan kas yang ada. Penggelapan ini sebenarnya dapat dicegah dengan mudah melalui pemisahan tugas dan kebijakan cuti wajib bagi karyawan yang menangani kas sekaligus memasukkan penerimaan kas ke dalam sistem. Penggelapan ini dapat dideteksi dengan membandingkan nama, jumlah, dan tanggal yang ditunjukkan pada remittance advice dengan ayat jurnal penerimaan kas dan salinan slip setoran



terkait. Karena relatif menghabiskan waktu, prosedur ini biasanya hanya dilakukan apabila ada dugaan bahwa penggelapan akan terjadi akibat defisiensi pengendalian internal. Sumber: Buku Auditing dan Jasa Assurance, Jilid 2, Edisi Kelimabelas, oleh Arens, Chapter 13