Review SIA Jurnal Internasional [PDF]

Citation preview

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI



ARTICLE REVIEW: ANALYSIS AND DESIGN OF AN ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM



Review Jurnal Judul: Analysis and Design of an Accounting Information System Penulis: Feras Al-Hawari, Ph.D



Pendahuluan Sistem informasi akuntansi sangat penting di lembaga manapun seperti halnya di Universitas Yordania Jerman. SIA di Universitas Yordania Jerman mempunyai peran penting karena memungkinkan akuntan untuk melacak pendapatan (misalnya biaya kuliah dan pendapatan jasa) dan biaya (misalnya utilitas dan biaya gaji), serta menghasilakan dan memverifikasi laporan akuntansi. Data akuntansi yang dihasilkan memungkinkan manajemen untuk menilai situasi keuangan jangka pendek dan jangka panjang dari institusi untuk membuata keputusan keuangan strategis. Dalam penelitian ini, fitur dan desain SIA terkomputerisasi yang baru-baru ini digunakan di GJU dibahas. SIA merupakan bagian dari rangkaian solusi perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang saat ini sedang dikembangkan oleh universitas. Aplikasi ERP dapat diakses online dari portal MyGJU. Sistem akuntansi baru lebih mudah digunakan, fitur banyak, efisien, akurat, dan andal dibandingkan dengan sistem informasi akuntansi sebelumnya. Karena tidak memadainya sistem sebelumnya, menyebabkan penghapusan proses akuntansi manual yang rawan kesalahan dan rumit yang diadopsi oleh akuntan. Model dan desain SIA yang diperkenalkan dirancang untuk mengelola dan melaporkan biaya kuliah dan layanan dalam kasus lembaga pendidikan publik seperti GJU. Bahkan berkaitan dengan skenario kustomisasi kompleks yang berkaitan dengan menentukan biaya kuliah dan beasiswa mahasiswa.



Fitur SIA



SIA sangat fleksibel dan mendukung fitur yang ditampilkan dalam diagram use case yang dapat dikelompokkan menjadi empat kategori utama yaitu : 1. Manajemen biaya dan beasiswa SIA memungkinkan seorang akuntan untuk mengelola (yaitu, menambah, mengedit,melihat, dan menghapus) informasi berikut: 



Biaya kuliah: biaya yang harus dibayar siswa ketika mendaftar di semester akademik. Ada dua jenis biaya kuliah: biaya jam kredit dan biaya semester. Biaya jam kredit terkait dengantotal kredit jam kursus yang mahasiswa ambil dalam satu semester akademik tertentu. Di sisi lain, ada beberapa jenis biaya semester seperti biaya penerimaan, biaya tes bahasa, biaya jaminan yang dapat dikembalikan, biaya pendaftaran, biaya komputer, dan biaya asuransi kesehatan. Biaya tiga semester pertama dibebankan hanya sekali pada semester penerimaan mahasiswa (mis., semester pendaftaran). Sedangkan tiga biaya terakhir dibebankan pada setiap semester saat mahasiswa mendaftar. Harga satu jam kredit atau satu semester tergantung pada tanggal efektif dan pada tahun pendaftaran mahasiswa, program (mis., reguler, internasional dan kunjungan),fakultas, jurusan, dan jurusan. Sedangkan, harga biaya jam kredit juga tergantung pada jenis programnya (mis., Kursus bahasa atau kursus utama)







Biaya layanan: biaya terkait non-kuliah seperti biaya transkrip resmi, biaya bukti mahasiswa, biaya kartu mahasiswa, biaya transfer utama, biaya keterlambatan pembayaran, biaya transportasi, biaya parkir, dll.







Sponsor dan Beasiswa: Sponsor merupakan yayasan yang menyediakan bantuan keuangan untuk mahasiswa membantu mereka memenuhi biaya belajar mereka. Bantuan keuangan di GJU bisa dalam bentuk beasiswa atau biaya. Beasiswa berbeda dari biaya karena penyedianya adalah yayasan eksternal, sedangkan penyedia biaya adalah GJU. Beasiswa dan biaya dapat didefinisikan dengan cara yang sama dan mereka dapat sepenuhnya atau sebagian menutupi biaya kuliah mahasiswa dengan atau tanpa batas apa pun.



2. Manajemen Data Mahasiswa Sistem akuntansi memungkinkan akuntan untuk melihat atau mengelola data siswa yang berbeda, yang diperlukan untuk membuat keputusan keuangan, seperti:







Informasi akademik dan keuangan: akuntan dapat melihat informasi pribadi mahasiswa (misalnya nama lengkap, email, dan kebangsaan) dan informasi akademik (misalnya program, fakultas, jurusan), rencana studi, jadwal, nilai, transkrip, transfer jurusan, laporan rekening, dan transaksi keuangan.







Beasiswa: Sistem ini memungkinkan akuntan untuk mengasosiasikan siswa, atau memisahkan mahasiswa dari beasiswa mereka masing-masing. Oleh karena itu, sistem secara otomatis mendebit atau mengkredit akun mahasiswa dan sponsor.







Pengecualian dan penahanan finansial: Seorang akuntan dapat mengelola pembebasan dan penahanan keuangan mahasiswa. Seorang mahasiswa dapat memperoleh pembebasan finansial karena keadaan khususnya seperti keterlambatan pembayaran beasiswa yang diantisipasi, atau mendapatkan persetujuan untuk menunda pembayaran. Akibatnya, mahasiswa dapat menambahkan mata kuliah ke jadwalnya tanpa membayar biaya kuliah. Sedangkan ketika akun mahasiswa ditangguhkan (mis., Karena gagal membayar biaya kuliah), beberapa operasi pada akun akan diblokir seperti: pendaftaran, melihat transkrip, dan kelulusan.



3. Pembukuan Fitur ini melibatkan pengelolaan (merekam, mengedit, melihat, dan menghapus) transaksi keuangan sehari-hari seperti pembayaran, pengembalian dana, dan penyesuaian. Selain itu, untuk menghasilkan pernyataan akun, faktur pendaftaran, dan tanda terima. Perhatikan bahwa mahasiswa dapat membayar uang kuliah mereka di departemen keuangan (dalam hal ini pembayaran dicatat dalam sistem oleh kasir) atau di bank (pembayaran tersebut di-upload ke sistem sekali sehari oleh akuntan setelah menerimanya dalam file teks Excel dari bank). 4. Pelaporan Data Akuntansi Sistem mendukung pembuatan berbagai jenis laporan akuntansi (misalnya laporan saldo siswa dan sponsor, jurnal harian dan laporan ringkasan, dan laporan klaim keuangan) dengan mengklik tombol. Laporan yang dihasilkan digunakan oleh staf dan manajemen departemen keuangan untuk tujuan audit, akuntansi keuangan, dan pengambilan keputusan.



Desain SIA



Beberapa aspek desain tingkat SIA dibahas dalam subbagian berikut ini, misalnya berdasarkan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh seorang akuntan dan mahasiswa sebelum membuat faktur pendaftaran untuk mahasiswa pada gambar berikut ini.



Perhatikan bahwa langkah pendaftaran pada gambar diatas (yaitu, langkah 7) dilakukan oleh mahasiswa di luar SIA yang menggunakan alat pendaftaran di MyGJU, yang terintegrasi dengan SIA karena mereka berbagi database yang sama, tetapi mereka memiliki user interface yang berbeda. SIA ini merupakan aplikasi web tiga tingkat Java EE seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini.



Oleh karena itu desainnya memerlukan penentuan tingkat klien, tingkat web (aplikasi), dan tingkat data (bisnis). Desain tingkat klien berhubungan dengan layar UI yang berinteraksi dengan pengguna untuk menyelesaikan tugas yang didukung oleh sistem. Layar UI ditampilkan di peramban web yang berjalan di perangkat klien (mis., Desktop, laptop atau telepon). Sementara



itu, desain tingkat web membahas logika aplikasi SIA yang di-host di server jauh. Sedangkan, desain tingkat data melibatkan penentuan tabel database di mana data sistem disimpan. Tabel data dikelola oleh sistem manajemen basis data (DBMS) yang dijalankan pada server khusus.



Client tier design Setiap halaman HTML (mis., Halaman aplikasi) di SIA yang ditampilkan pada layar klien dikaitkan dengan halaman Java Server Faces (JSF) yang disimpan di server aplikasi di tingkat web. Halaman JSF dapat berisi elemen HTML, JSF, dan PrimeFaces. Ketika halaman tertentu diminta oleh browser web pengguna, server web sebagai tanggapan atas permintaan itu membuat setiap elemen di halaman JSF yang bersangkutan menjadi elemen HTML. Kemudian, ia mengirimkan halaman HTML yang dihasilkan kembali ke browser di sisi klien untuk tampilan. Oleh karena itu, klien mendesain peta untuk pengembangan halaman JSF itu dikaitkan dengan setiap layar dalam aplikasi. Halaman UI dirancang agar efektif, efisien, dan mudah digunakan.



Web tier design Setiap layar aplikasi dikaitkan dengan objek kacang yang dikelola di tingkat web. Kacang terkelola adalah turunan kelas Java khusus yang dikelola (misalnya dipakai, diaktifkan, dan dimusnahkan) oleh wadah web. Hal ini digunakan untuk menyimpan keadaan layar terkait, menangani peristiwa yang dikeluarkan oleh elemen UI di halaman JSF, dan berkomunikasi dengan database (melalui objek akses data DAO) untuk mengelola (permintaan, memasukkan, memperbarui, dan menghapus) data halamannya. Oleh karena itu, menggambarkan struktur dan logika dari biji yang dikelola dianggap sebagai kepedulian utama dari fase desain tingkat web.



Data tier design Proses desain tingkat data digunakan untuk mengidentifikasi tabel database, di mana data SIA disimpan, dan menentukan hubungan di antara mereka. Tabel yang diidentifikasi dan hubungan di antara mereka dapat dimodelkan menggunakan diagram Entity Relationship (ER).



Hasil Pengembangan SIA secara resmi diluncurkan pada awal semester pertama 2015/2016. Pengembangan SIA ini telah berjalan sejak saat itu tanpa waktu henti, yang menegaskan ketersediaan tinggi dan



keandalan. Misalnya, akuntan mampu mencatat sekitar 28.000 transaksi keuangan dari September 2015 hingga Mei 2016 dengan akurasi dan efisiensi tinggi. Distribusi bulanan dari transaksi-transaksi tersebut ditunjukkan pada gambar berikut ini.



Dengan demikian, jumlah transaksi tertinggi tercatat pada September 2015, yang bertepatan dengan peluncuran sistem dan karenanya memasuki transaksi saldo awal serta pembayaran uang kuliah untuk semua mahasiswa sebelum pendaftaran. Angka-angka melonjak lagi pada bulan Januari dan Februari setelah menghasilkan faktur pendaftaran untuk semester pertama dan menjelang periode pendaftaran untuk yang kedua Semester 2015/2016. Sedangkan, lompatan terakhir adalah pada Mei 2016 setelah menghasilkan faktur pendaftaran untuk semester kedua 2015/2016. Selain itu, para akuntan dapat dengan mudah menentukan semua biaya, sponsor, dan beasiswa yang dibutuhkan. Selain itu,mereka menghubungkan siswa yang sesuai dengan masingmasing beasiswa. Akibatnya, sistem ini mampu secara otomatis dan akurat menghitung biaya kuliah pada mahasiswa dan sponsor sambil menghasilkan faktur pendaftaran. Berdasarkan hal itu, beasiswa yang ditawarkan paling atas, jumlah siswa yang terhubung dengan masing-masing, dan jumlah total yang dihitung berdasarkan sponsor mereka pada Maret 2017 ditunjukkan pada table berikut ini. TABEL Sponsor Top yang menawarkan beasiswa pada Maret 2017 Jumlah Jumlah dalam Beasiswa siswa JDs Militer GJU Menteri Pendidikan DAAD Departemen Pendidikan Tinggi



603 440 208 95 126



1674500.000 1239998.000 545180.000 182530.000 170850.000



Kedutaan Bahrain



6



24840.000



Penelitian lebih lanjut Fitur-fitur yang bisa direncanakan pada SIA GJU di masa depan yaitu: mengintegrasikannya dengan sistem manajemen informasi keuangan yang secara instan memperbarui akun pendapatan terkait di anggaran GJU pada setiap transaksi (misalnya, akun pendapatan kuliah), menyelesaikan alur untuk melacak pengeluaran, dan menerapkan proses pembersihan mahasiswa.