RKO Gelombang II Kloter 1 [PDF]

Citation preview

RENCANA KERJA OPERASIONAL KLOTER KLOTER



: 01/BTJ



GELOMBANG



: II ( KEDUA )



TGL.BERANGKAT



: 20 JULI 2019



PETUGAS TPHI



: MARZUKI



TPIHI



: ANWAR H. USMAN



DOKTER



: MUHAMMAD ADITYA JAMIN



PERAWAT I



: BAKRI MUHAMMAD YAHYA



PERAWAT II



: SRI WAHYUNI DJALIL



Embakrasi Banda Aceh Tahun 1440 H/ 2019 M



LEMBAR PENGESAHAN



Mengetahui



Banda Aceh, 18 Juli 2019



Fasilitator



Petugas Kloter BTJ 01 TPHI



MARZUKI



A. PENDAHULUAN B. RENCANA OPERASIONAL 1. Pra Embarkasi 2. Di Embarkasi 3. Di Pesawat (berangkat) 4. Di Jeddah 5. Di Mekkah (Pra Armina) 6. Di Armina 7. Di Mekkah (Paska Armina) 8. Di Madinah 9. Di Pesawat (pulang) 10. Di Debarkasi



A. PENDAHULUAN 1. MAKSUD DAN TUJUAN Upaya untuk meningkatkan pelayanan secara bertahap terus dilakukan khususnya yang berkaitan dengan petugas Haji yang menyertai jamaah mengingat indicator keberhasilan dan pelaksanaan tugas Petugas yang menyertai jamaah bila dalam melaksanakan tugasnya masing- masing. Sesuai dengan Prosedur SOP dengan pedoman kepada Rencana Kerja Operasional (RKO). Semua petugas yang menyertai jamaah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan merencana 2. KOMITMEN PETUGAS Petugas haji Kloter Embarkasi Haji Banda Aceh tahun 1440/2019 M sepakat untuk melaksanakan beberapa komitmen yaitu 1. Memberikan pelayanan kepada jamaah dengan setulus hati dan ikhlas 2. Disiplin dan tanggung jawab 3. Bekerjasama dan penuh tanggung jawab 4. Bekerjasama dan berkoordinasi dengan sesame Tim dalam berbagai hal 5. Professional dalam melaksanakan tugas sesuai SOP 6. Selalu berdoa, bertawakal kepada Allah serta sabar dalam melaksanakan tugas pelayanan



RENCANA KERJA OPERASIONAL KLOTER KLOTER



: 01/BTJ



PENANGGUNG GUGAT



: TPHI/TPIHI/TKHI



NO



URAIAN TUGAS



PENANGGUNG JAWAB



WAKTU & TEMPAT PELAKSANAAN



KOORDINASI



TPHI/TPIHI,TKHI



Kabupaten masingmasing



Petugas manasik KEMENAG daerah



Pra Embarkasi 1. Memperkenalkan diri kepada calon jamaah haji pada waktu pembinaan manasik dan penataran Karom/Karu 2. Ikut serta dalam pembinaan bimbingan ibadah haji, penyuluhan kesehatan 3. Melakukan integrasi dengan seluruh petugas kloter dan menyusun rencana kerja 4. Mengingatkan jamaah haji tentang kelengkapan dokumen haji dan pelaksanaan ibadah dll. 5. Melakukan koordinasi dengan pihak Dinas kesehatan dan Kemenag Kabupaten kota tentang petugas haji kloter tahun 2019



TPIHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI



Di Asrama Embarkasi 1. Melapor kepada PPIH Embarkasi (Seksi Pendayagunaan Petugas) 2. Membantu kelancaran penerimaan jamaah haji,penimbangan barang, pemeriksaan, penyuluhan kesehatan dan mencatat obat yang dibawa jamaah haji serta membantu pembagian gelang identitas. 3. Penempatan jamaah haji di kamar-kamar Asrama Haji. 4. Meminta daftar pramanifest jamaah haji kepada PPIH 5. Petugas kloter mengadakan rapat dengan Karu/Karom 6. Memantau jamaah Lansia/Risti 7. Memotivasi jamaah haji untuk mengikuti ceramah ceramah dan bimbingan manasik haji yang diselenggarakan oleh PPIH Embarkasi. 8. Membantu kelancaran pembagian paspor, living kost, kepada jamaah haji 9. Memberitahukan waktu dan persiapan keberangkatan kepada jamaah 10. Mengingatkan jamaah haji agar dokumen, uang dan barang bawaannya jangan sampai ada yang tertinggal. Paspor diletakkan di tas paspor dan digantung dileher



TPHI/TPIHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI TPHI



TKHI TPHI/TKHI TPHI/TPIHI TPHI TPH



19 Juli 2019



Petugas PPIH Embarkasi B. Aceh



Di Pesawat 1. Menertibkan jamaah sewaktu naik pesawat dan membantu jamaah haji untuk mendapatkan tempat duduk dan penempatan barang pada tempatnya. 2. Memperkenalkan diri kepada awak pesawat (Puser). 3. Mencocokkan pramanifes jamaah haji dengan sejumlah jamaah haji yang rill berangkat. 4. Membantu mengurus jamaah haji Risti dan sakit serta memberikan penyuluhan tentang senam ringan dan mengingatkan jamaah haji untuk mematuhi tata tertib selama penerbangan. 5. Bersama petugas kloter menyobek lembar “D” untuk diserahkan kepada petugas Sektor di bandara KAA 6. Mengingatkan jamaah haji tentang pemeriksaan paspor di Bandara 7. Memberi penjelasan kepada jamaah haji tentang proses selama berada di bandara dan tujuan selanjutnya. 8. Membantu kelancaran jamaah turun dari pesawat dengan tertib 9. Mengawasi jamaah haji sakit, lanjut usia dan barang bawaan jamaah haji.



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI TKHI



TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI TPHI TPHI/TPIHI/TKHI TKHI



20 Juli 2019



Kru Pesawat (PUSER) dan Petugas Kloter



Di Bandara / Jeddah 1. Meminta kepada jamaah haji agar antri sesuai dengan rombongannya untuk proses airport, pemeriksaan paspor, pemberian tiket bus , serta diharapkan tetap dalam rombongan sampai naik bus menuju pondokan. 2. Membantu TPHI menemui petugas Sektor Bandara dan menyerahkan laporan tandatangan serta sobekan paspor lembar D. 3. Meminta kepada jamaah haji untuk menyiapkan paspornya dan menyerahkannya kepada petugas Muassasah. 4. Membantu mengatur jamaah haji naik bus untuk diberangkatkan ke Mekkah / pemondokan. 5. Mengadakan koordinasi dengan seksi Pemberangkatan dan Karom/Karu untuk keberangkatan ke Mekkah, termasuk mengatur kemungkinan pemecahan rombongan mengingat kapasitas bus yang berbeda-beda. 6. Memberikan penerangan mengenai waktu keberangkatan ke Mekkah. 7. Mengatur tugas-tugas petugas kloter untuk pengawalan jamaah selama perjalanan. 8. Memberikan penjelasan kepada jamaah haji bahwa selama berada di Arab Saudi Paspor disimpan di Muassasah.



TPHI



TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI TPIHI/TPHI



TPHI TPHI/TPIHI/TKHI TPHI



20 Juli 2019



9. Mengatur jamaah haji menuju bus yang telah ditentukan sesuai kelompoknya.



TPHI/TPIHI/TKHI



Di Makkah (Pra Armina) 1. Membantu mengatur jamaah haji yang turun dari bus secara tertib untuk memasuki pemondokan 2. Berkoordinasi dengan Petugas Sektor dan Pengurus Makrab. 3. Membantu mengatur penempatan jamaah haji di pemondokan dan mengecek seluruh kamar yang ditempati oleh jamaah haji. 4. Bersama TPHI melaporkan kedatangan kepada Kepala Sektor tentang keadaan dan jumlah jamaah. 5. Menghubungi petugas pembimbing ibadah di Sektor untuk pelaksanaan bimbingan ibadah haji bagi jamaah haji 6. Mengadakan pengecekan kelengkapan jumlah jamaah haji. 7. Mengadakan koordinasi dengan Karu/Karom, Sektor, Maktab dan Daker dalam segala hal pelayanan dan bimbingan kepada jamaah. 8. Membantu membuat laporan harian dan menyampaikan kepada sektor tentang keadaan jamaah haji, dan mengikuti pertemuan atau rapat yang diadakan oleh Sektor/Daker.



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI TPIHI/TPHI



TPHI



TPIHI/TPHI



TPHI TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TKHI



20 Juli 2019



9. Mendaftarkan jamaah haji yang akan diikutkan dalam Safari Wukuf. 10. Mengadakan orientasi lapangan ke Arafah dan Mina sebelum pelaksanaan Wukuf. 11. Memberikan arahan pada jamaah haji agar senantiasa menjaga kesehatan menjelang Wukuf dan teknis keberangkatan ke Arafah. 12. Memberi arahan kepada Karu/Karom tentang pembagian bus, barang bawaan dan bersiap-siap mandi dan berpakaian ihram menjelang ke Arafah. 13. Memberikan penerangan atau pengumuman kepada jamaah haji mengenai waktu dan teknis keberangkatan ke Arafah. 14. Memberi arahan tentang pembagian bus, barang bawaan dan berpakaian ihram. 15. Mengadakan pengecekan kelengkapan jumlah anggota kloternya. 16. Mengurus keberangkatan jamaah sakit ke BPHI Makkah yang ikut safari Wukuf. 17. Mengatur jamaah naik bus sesuai dengan regu/rombongan. 18. Berniat haji serta membaca Talbiyah, berdoa selama perjalanan ke Arafah dan ketika masuk Arafah.



TPHI/TPIHI/TKHI TKHI TPHI



TPHI



TPIHI/TPHI



TPHI/TKHI TPHI/TKHI TPHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI



Di Arafah 1. Membantu penempatan jamaah haji kloternya ke kemah Maktab. 2. Melaporkan kedatangan dan kondisi kesehatan jamaah ke setop 3. Koordinasi dengan seluruh petugas kloter dalam satu maktab dan PPIH Arab Saudi. 4. Menunjukkan tempat mandi/WC, tempat wudhu kepada jamaah, serta mengingatkan jamaah haji supaya tidak keluar kemah apabila tidak ada kepentingan yang mendesak. 5. Meninjau kemah-kemah yang ditempati oleh jamaah haji dan mengubungi maktab apabila terjadi kekurangan kemah, air dan yang lainnya. 6. Membuat dan menyampaikan laporan kepada petugas PPIH Arab Saudi di Arafah tentang keadaan jamaah haji. 7. Mempersiapkan pelaksanaan wukuf (khotib, petugas lain dan sarana prasarana).



TPHI/TPIHI/TKHI TPHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TKHI



TPHI/TKHI



TPHI/TPIHI



Pada tanggal 9 Dzulhijjah dan waktu Wukuf 1. Memberikan arahan kepada jamaah haji tentang kesiapan pelaksanaan Wukuf. 2. Mengatur pelaksanaan wukuf. 3. Mencatat data kematian bersama TKHI



TPHI/TPIHI TPHI/TPIHI



8 Agustus 2019



4. Mendatangi kemah-kemah untuk pelaksanaan pelayanan bimbingan ibadah. 5. Mengawasi pelaksanaan pelayanan dengan kesehatan bekerjasama dengan TKHI. Persiapan ke Muzdhalfah dan Mina 1. Menyampaikan pengumuman tentang persiapan untuk meninggalkan Arafah. 2. Berkoordinasi dengan petugas PPIH di Arab Saudi dan Pengurus Maktab untuk kelancaran pengangkutan jamaah haji. 3. Mengingatkan jamaah agar tidak berdesakan dalam bus dan memberikan pengertian agar sabar menunggu giliran, bila transport ke Mina dilakukan dengan dua trip. 4. Mengatur dan mengawasi kelancaran pemberangkatan jamaah haji dari Arafah. 5. Mengingatkan jamaah haji melalui Karom dan supir supaya berhenti mabit di muzdalifah dan mengumpulkan kerikil untuk melontar jamrah. Di Muzdalifah 1. Melaporkan kedatangan dan kesehatan jamaah TKHI, TPHI ke setop 2. Membantu dan mengawasi jamaah yang turun TPHI/TPIHI/TKHI dari bus untuk mabit dan mencari kerikil.



3. Mengingatkan jamaah haji agar tidak sesat atau tertinggal dari regu/rombongannya. 4. Mengatur perjalanan jamaah selanjutnya dari muzadalifah menuju Mina setelah mabit. 5. Memantau kesehatan jamaah haji TKHI 6. Memberikan obat obatan / mengobati jamaah yang sakit Di Mina 1. Melaporkan kedatangan dan kesehatan jamaah ke setop 2. Pada saat tiba di Mina membantu penempatan jamaah haji di kemah-kemah yang telah ditentukan Maktab. 3. Mengatur jamaah kloternya untuk melakukan lontar jumrah aqobah sesuai dengan jadwal yang ditetapkan, baik rombongan ataupun regu masing-masing. 4. Menghimbau jamaah haji agar Thawaf Ifadah setelah kembali dari Mina, tidak pada tanggal 10 Djulhijah. 5. Selama di Mina melakukan kunjungan ke kemah-kemah yang ditempati oleh jamaah dan mengawasi catering jamaah haji. 6. Mengatur jamaah haji untuk melontar umrah sesuai jadwal yang diterapkan, secara



TKHI, TPHI TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI



berombongan atau berkelompok pada tanggal 11,12 dan 13 Dzulhijah. 7. Mengingatkan jamaah haji agar tidak lepas dari kelompoknya ketika melontar jumlah untuk menghindari sesat jalan. Berangkat ke Makkah 1. Mengatur jamaah haji untuk kembali ke Makkah TPHI/TPIHI/TKHI setelah selesai di Mina, baik nafar awal maupun nafar tsani. 2. Berkoordinasi dengan pengurus Maktab untuk TPHI/TPIHI/TKHI pengangkutan jamaah. 3. Mengatur jamaah sewaktu naik bus dan TPHI/TPIHI/TKHI mengawasinya agar tidak tertinggal.



Di Makkah (Sesudah Wukuf) 1. Mengecek jumlah jamaah dan mengatur kembali penempatan jamaah di pemondokan. 2. Bersama TPHI melapor ke Sektor tentang kondisi jamaah haji setelah selesai pelaksanaan Wukuf. 3. Selama di Makkah melaksanakan sebagaimana tugas-tugas di Makkah sebelum Wukuf. 4. Mengatur pelaksanaan thawaf ifadhah dan tawaf wada`.



TPHI/TPIHI/TKHI TPHI / TKHI



TPHI/TPIHI/TKHI TPHI/TPIHI



10 Juli s/d 17 Juli 2019



Di Madinah 1. Pada saat tiba di pemondokan memberikan penjelasan kepada jamahh tentang penempatan jamaah di pondokan. 2. Membantu kelancaran penempatan jamaah haji di pemondokan. 3. Mengadakan koordinasi Majmu`ah dan melaporkan kedatangannya kepada ketua Sektor yang mewilayahi tentang jumlah jamaah haji dan petugas kloternya. 4. Membantu TPHI mengatur pembagian tugas kepada seluruh petugas kloter untuk memberikann pelayanan secara adil walaupun terpisah pemondokan. 5. Meminta kepada jamaah agar segera memulai shalat Arba`in di Masjid Nabawi. 6. Selama berada di Madinah melakukan koordinasi dengan petugas kloter dan pengaturan jadwal kunjungan ke kamar-kamar pemodokan yang di tempati jamaah. 7. Mengatur jadwal pelaksanaan ceramah, bimbinagan ibadah dan Shalat Arba`in. 8. Memberikan penjelasan kepada jamaah haji sebelum meninggalkan pemondokan untuk shalat berjamaah di masjid Nabawi : untuk mengingat tempat pemondokannya antara lain



TPHI



TPHI/TPIHI/TKHI TPHI



TPHI/TPIHI/TKHI



TPIHI TKHI



TPIHI



TPIHI



nomor rumah dan nomor teleponnya serta membawa kartu pengenal dari Majmu`ah agar jangan tersesat. 9. Menghubungi Majmu`ah dan mengumumkan ke jamaah tentang pelaksanaan ziarah. 10. Menyampaikan laporan ke Kadaker Madinah tentang perhitungan sholat Arba`in. 11. Menghadiri rapat-rapat dan berkoordinasi dengan sector, Daker dan Majmu`ah. 12. Membantu mengecek paspor di Muassasah dan menanyakan kepastian keberangkatannya, tiga hari sebelum berangkat. 13. Menyampaikan laporan ke Daker tentang perhitungan shalat Arba`in dan rencana meninggalkan Madinah. 14. Membantu mengingatkan jamaah haji supaya menyiapkan barang bawaanya. 15. Menjelang keberangkatan ke Makkah memberikan pengarahan agar seluruh jamaah sudah mandi dan berpakaian ihram ketika akan meninggalkan pondokan di Madinah menuju Makkah. 16. Membantu memberi penerangan kepada jamaah kemungkinan terpisahnya dari regu/rombongan akibat beragam kapasitas bus. 17. Mengatur jamaah haji sesuai dengan busa yang tersedia bersama petugas Majmu`ah dan



TPIHI/TPHI



TPIHI TPHI/TPIHI/TKHI TPHI



TPHI TPHI/TPIHI/TKHI



TPHI



TPHI



TPHI/TPIHI/TKHI



membantu pembagian paspor kepada jamaah haji. 18. Melaporkan keberangkatan kepada Sektor.



TPHI



Di Bandara AMAA 1. Melapor kepada Sektor tentang kedatangan dan kondisi jamaah haji. 2. Memberi penjelasan kepada jamaah tentang tata tertib di tempat 3. Mengawasi barang bawaan jamaah haji agar tidak tertukar dengan kloter lain dan memantau penyerahan paspor dari supir bus ke Daker/Sektor 4. Selama di bandara memantau pelaksanaan catering. 5. Berkoordinasi dengan petugas Sektor/Daker untuk kelancaran pelayanan. 6. Mengurus Surat Keterangan Kematian (SKK) ke Sektor Jeddah bagi jamaah haji yang meninggal dunia untuk diserahkan pada ahli warisnya. 7. Menerima paspor dan boarding paas dari petugas pelayanan pemulangan untuk dibagikan pada jamaah melalui Karomnya. 8. Pada saat keberangkatan ke Bandara



3 September 2019



9. Memberi petunjuk pada jamaah haji mengenai keberangkatan menuju bandara dan memberikan penjelasan agar paspor tidak dimasukkan dalam tas bagasi. 10. Melaporkan keberangkatan kepada Daker/ Sektor setempat. 11. Mengawasi barang-barang bawaan jamaah haji untuk di naikkan dalam bus dan membantu kelancaran pemberangkatan bus menuju bandara.