Rumah Sakit Umum Daerah Temanggung 2 [PDF]

Citation preview

AUDIT MANAJEMEN SISTEM KEPASTIAN KUALITAS UNTUK MENGEVALUASI EFEKTIVITAS SEKSI PELAYANAN RAWAT INAP DAN RAWAT JALAN PADA RSUD KABUPATEN TEMANGGUNG



Rumah Sakit Umum Daerah Temanggung, yang beralamat di Jalan Dr. Soetomo No.67 Temanggung Jawa Tengah. RSUD Kabupaten Temanggung berusaha untuk memulai menerapkan sistem manajemen kualitas. Upaya peningkatan pelayanan mutu dimulai dengan penyusunan dan penerapan standar operasional prosedur pelayanan. Standar kualitas yang diterapkan oleh suatu perusahaan ataupun organisasi merupakan pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. RSUD Kabupaten Temanggung melakukan kerjasama dengan berbagai pihak misalnya askes, jamsostek, jasa raharja maka semakin banyak aturan yang diterapkan, semakin banyak standar operasional prosedur (SOP) pelayanan yang diterapkan. Berikut adalah perbincangan Auditor dengan Kepala Seksi Pelayanan rawat inap dan Seksi Pelayanan rawat jalan RSUD Temanggung : “Apakah pihak RSUD telah memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses tersebut?” Tanya Auditor. “Sejauh ini manajemen belum memastikan terpenuhinya seluruh sumber daya yang yang dibutuhkan.” Jawab Kepala Seksi Pelayanan RSUD. “Apakah manajemen telah menetapkan,menyediakan dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai pelayanan yang maksimal?” Tanya Auditor. “Peralatan penunjang medis secara minimal sudah ada, tetapi belum tercukupi sesuai kebutuhan.” Ujar Kepala Seksi Pelayanan RSUD. Dari audit pendahauluan,Auditor menemukan beberapa informasi umum sebagai berikut : 1.



RSUD Kabupaten Temanggung berusaha untuk memulai menerapkan sistem manajemen kualitas. Upaya peningkatan pelayanan mutu dimulai dengan penyusunan dan penerapan standar operasional prosedur pelayanan.



2.



Belum memastikan terpenuhinya seluruh sumber daya yang dibutuhkan dalam pelayanan kesehatan



3.



Tersedianya peralatan penunjang pelayanan medis yang dimiliki RSUD Kabupaten Temanggung secara minimal sudah ada, tetapi belum tercukupi sesuai kebutuhan.



4.



Penanganan terhadap pasien dan keluhan pasien ditanggapi dengan ramah dan baik oleh petugas medis maupun petugas non medis. Keamanan dan kenyamanan lingkungan, sterilisasi peralatan medis sudah baik dan dijaga bersama oleh semua karyawan RSUD Kabupaten Temanggung.



Berdasarkan audit pendahuluan ini, Auditor merumuskan tujuan audit sementara sebagai berikut : 1.



Aktivitas-aktivitas pelaksanaan fungsi sistem kepastian kualitas pelayanan rawat inap dan pelayanan rawat jalan.



2.



Efektivitas aktivitas pelaksanaan fungsi sistem kepastian kualitas pelayanan rawat jalan dan pelayanan rawat inap.



Pengembangan kriteria awal kemudian dilakukan auditor bersama Direktur dan Kepala Seksi Pelayanan. Dari pertemuan tersebut dirumuskan beberapa kriteria awal yang akan digunakan dalam menilai efektivitas dan efisiensi program pelatihan di perusahaan ini, sebagai berikut: 1.



Standar kualitas yang diterapkan oleh suatu perusahaan ataupun organisasi merupakan pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.



2.



Mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki RSUD Temanggung



3.



Pelayanan kepada pasien rumah sakit harus menyediakan dan memelihara infrasuktur untuk menunjang pelayanan medik.



Dari hasil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen, auditor telah mencatat beberapa temuan penting sebagai berikut: 1.



Standar operasional prosedur dari berbagai pihak belum dilaksanakan secara optimal karena kurangnya mengkomunikasikan kebijakan yang tertuang dalam SOP yang terkait kerjasama dengan piahak ketiga.



2.



Belum lengkapnya fasilitas dan peralatan kesehatan yang canggih



3.



Jumlah dokter dan perawat pada tiap shiftnya hanya dua



4.



Belum adanya audit internal di RSUD Kabupaten Temanggung



Berdasarkan hasil review dan pengujian sistem pengendalian manajemen didukung dengan sikap kooperatif dari berbagai lapisan manajemen, auditor merasa yakin bahwa datadata yang dibutuhkan dalam audit untuk mendukung tujuan audit dapat diperoleh secara akurat dan memadai tanpa pembatasan-pembatasan yang dilakukan oleh manejemen dan tujuan audit sementara yang telah dirumuskan dapat dilanjutkan menjadi tujuan audit yang sesunguhnya. Langkah berkutnya adalah audit lanjutan. Dari audit lanjutan, diperoleh beberapa temun penting sebagai berikut: 1. Para petugas kurang paham terhadap prosedur, dan kinerja karyawan menjadi kurang efektif. 2. Perhatian perawat terhadap semua keluhan pasien yang ada di rumah sakit menjadi kurang. Sedangkan untuk pasien yang membutuhkan dokter spesialis harus dirujuk ke rumah sakit lain. 3. Mengurangi kenyamanan pasien yang berhak dalam memilih kamar yang sudah tertera dalam standar operasional prosedur pelayanan. 4. Pasien yang membutuhkan pemeriksaan dokter harus menunggu kedatangan dokter. 5. Organisasi sulit untuk memperoleh informasi tentang kepuasan pasien baik pelayanan rawat inap dan rawat jalan belum maksimal, serta kurang mendapatkan bukti untuk mengevaluasi ketidakpuasan di RSUD Kabupaten Temanggung



Instruksi : 1. Sebagai auditor Anda diminta untuk mengelompokkan temuan audit tersebut di atas ke dalam kelompok, kondisi, kriteria, pemyebab, dan akibat. 2. Membuat kesimpulan audit berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan dan membuat rekomendasi yang dihadapi



LAPORAN AUDIT MANAJEMEN



Medan, 3 Desember 2013 No



: 024/KAP/IV/2013



Lampiran



: 3 eksemplar



Perihal



: Laporan Hasil Audit Manajemen



Kepada Yth, Direktur Utama RSUD Kabupaten Temanggung Di Temanggung



Kami telah melakukan audit atas sistem kepastian kualitas untuk mengevaluasi efektivitas seksi pelayanan rawat inap dan rawat jalan pada RSUD Kabupaten Temanggung untuk periode tahun 2012/2013. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang pelaksanaan fungsi sistem kepastian kualitas pelayanan rawat inap dan pelayanan rawat jalan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pelaksanaan fungsi sistem kepastian kualitas pelayanan rawat inap dan pelayanan rawat jalan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses fungsi sistem kepastian kualitas pelayanan rawat inap dan pelayanan rawat jalan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : Bab I



: Informasi Latar Belakang



Bab II



: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit



Bab III



: Rekomendasi



Bab IV



: Ruang Lingkup



Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih atas kerja sama ynga telah terjalin dengan baik ini.



Kantor Akuntan Publik



Anis Nadiyan



BAB I



INFORMASI LATAR BELAKANG Rumah Sakit Umum Daerah Temanggung, yang beralamat di Jalan Dr. Soetomo No.67 Temanggung Jawa Tengah. RSUD Kabupaten Temanggung didirikan pada tahun 1907. Sebagai rumah sakit pemerintah di Kabupaten Temanggung, memiliki peran dan tugas penting dalam menjamin kelangsungan dan mutu pelayanan kesehatan bagi seluruh masyarakat Temanggung. Sebagai Rumah Sakit rujukan dari unit pelayanan tingkat dasar/pertama, baik Pemerintah, Swasta maupun Masyarakat di Kabupaten Temanggung, RSUD Kabupaten Temanggung terus menerus melakukan peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan kesehatan masyarakat melalui peningkatan sarana prasarana, SDM dan standar pelayanan kesehatan. RSUD Kabupaten Temanggung telah menyediakan poliklinik lengkap untuk pasien bayi sampai dengan lansia, pasien umum dan pasien BPJS. RSUD Kabupaten juga melengkapi peralatan canggih dan mutakhir sesuai perkembangan dunia kedokteran seperti CT Scan dan Endoscopy. RSUD Kabupaten Temanggung juga menyediakan pelayanan pendidikan dan pelatihan untuk dokter umum, perawat, radiographer, dan lain-lain.



Tujuan Dilakukan Audit : 1. Aktivitas-aktivitas pelaksanaan fungsi sistem kepastian kualitas pelayanan rawat inap dan pelayanan rawat jalan. 2. Efektivitas aktivitas pelaksanaan fungsi sistem kepastian kualitas pelayanan rawat jalan dan pelayanan rawat inap. 3. Memberikan saran dan rekomendasi atas berbagai kelemahan yang ditemukan.



BAB II KESIMPULAN AUDIT Berdasarkan temuan yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut : Kondisi : 1. RSUD Kabupaten Temanggung berusaha untuk memulai menerapkan sistem manajemen kualitas. Upaya peningkatan pelayanan mutu dimulai dengan penyusunan dan penerapan standar operasional prosedur pelayanan. 2. Belum memastikan terpenuhinya seluruh sumber daya yang dibutuhkan dalam pelayanan kesehatan 3. Tersedianya peralatan penunjang pelayanan medis yang dimiliki RSUD Kabupaten Temanggung secara minimal sudah ada, tetapi belum tercukupi sesuai kebutuhan. 4. Penanganan terhadap pasien dan keluhan pasien ditanggapi dengan ramah dan baik oleh petugas medis maupun petugas non medis. Keamanan dan kenyamanan lingkungan, sterilisasi peralatan medis sudah baik dan dijaga bersama oleh semua karyawan RSUD Kabupaten Temanggung. 5. dokter spesialis yang terkadang datang terlambat dan tidak menaati peraturan



6. Untuk mengetahui kepuasan pasien RSUD Kabupaten Temanggung menggunakan metode kuesioner dan kerjasama dengan IKM di rumah sakit sudah berjalan dengan baik, setiap enam bulan sekali



Kriteria: 1. Standar kualitas yang diterapkan oleh suatu perusahaan ataupun organisasi merupakan pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 2. Mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki RSUD Temanggung 3. pelayanan kepada pasien rumah sakit harus menyediakan dan memelihara infrasuktur untuk menunjang pelayanan medik. 4. Organisasi harus mengumpulkan dan menganalisis data untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen kualitas dan mengevaluasi sejauh mana peningkatan yang dibuat efektif. 5. Penilaian lainnya dapat dilihat dari hasil audit internal



Penyebab: 1. standar operasional prosedur dari berbagai pihak belum dilaksanakan secara optimal karena kurangnya mengkomunikasikan kebijakan yang tertuang dalam SOP yang terkait kerjasama dengan piahak ketiga yaitu SOP Pelayanan Rawat Inap dan Rawat Jalan Peserta Askes, SOP Pelayanan BDRS Jamkesmas, JKT, Askes, Umum, SOP Jasa Raharja kepada petugas 2. kurangnya tenaga perawat dan dokter spesialis



3. adanya peningkatan jumlah dan jenis pelayanan baru sehingga masih diperlukan penambahan alat kedokteran yang canggih dan memadai untuk menunjang pelayanan medik. 4. belum lengkapnya fasilitas dan peralatan kesehatan yang canggih 5. jumlah dokter dan perawat pada tiap shiftnya hanya dua 6. belum adanya audit internal di RSUD Kabupaten Temanggung



Akibat: 1. para petugas kurang paham terhadap prosedur, dan kinerja karyawan menjadi kurang efektif. 2. perhatian perawat terhadap semua keluhan pasien yang ada di rumah sakit menjadi kurang. Sedangkan untuk pasien yang membutuhkan dokter spesialis harus dirujuk ke rumah sakit lain. 3. mengurangi kenyamanan pasien yang berhak dalam memilih kamar yang sudah tertera dalam standar operasional prosedur pelayanan. 4. pasien harus dirujuk ke rumah sakit lain yang memiliki fasilitas atau peralatan yang sesuai dengan kebutuhan pasien 5. pasien yang membutuhkan pemeriksaan dokter harus menunggu kedatangan dokter. 6. Organisasi sulit untuk memperoleh informasi tentang kepuasan pasien baik pelayanan rawat inap dan rawat jalan belum maksimal, serta kurang mendapatkan bukti untuk mengevaluasi ketidakpuasan di RSUD Kabupaten Temanggung



Pejabat yang bertanggungjawab: Direktur Utama Bidang Pelayanan Medik Bagian umum



Daftar Ringkasan Temuan Audit



No



Kondisi



Kriteria



1.



RSUD Kabupaten Temanggung Standar berusaha memulai menerapkan yang sistem manajemen kualitas.



Penyebab kualitas Kurangnya



diterapkan mengkomunikasi



merupakan



kan



pemenuhan



yang



kebutuhan



dalam SOP



Para petugas kurang paham



kebijakan terhadap tertuang prosedur, dan kinerja



pelayanan sesuai



karyawan menjadi



dengan kebutuhan



kurang efektif.



pelanggan.



2



Akibat



Belum memastikan



Mengoptimalkan



Kurangnya tenaga



Pasien yang



terpenuhinya seluruh sumber



sumber daya yang



perawat dan



membutuhkan



daya yang dibutuhkan



dimiliki RSUD



dokter spesialis



dokter spesialis



Temanggung



harus dirujuk ke rumah sakit lain



3



Tersedianya peralatan



Pelayanan kepada



Diperlukan



Mengurangi



penunjang pelayanan medis



pasien rumah



penambahan alat



kenyamanan



secara minimal sudah ada,



sakit harus



kedokteran yang



pasien yang



tetapi belum tercukupi sesuai



menyediakan dan



canggih dan



berhak dalam



kebutuhan.



memelihara



memadai untuk



memilih kamar



infrasuktur untuk



menunjang



yang sudah



menunjang



pelayanan medik



tertera.



pelayanan medik. Pasien harus



dirujuk ke rumah sakit lain yang memiliki fasilitas atau peralatan yang sesuai dengan kebutuhan pasien



4



Untuk mengetahui kepuasan



Penilaian lainnya



belum adanya



RSUD sulit



pasien RSUD Kabupaten



dapat dilihat dari



audit internal di



memperoleh



Temanggung menggunakan



hasil audit



RSUD Kabupaten



informasi tentang



metode kuesioner dan



internal



Temanggung



kepuasan pasien



kerjasama dengan IKM di



baik pelayanan



rumah sakit sudah berjalan



rawat inap dan



dengan baik, setiap enam bulan



rawat jalan belum



sekali



maksimal, serta kurang mendapatkan bukti untuk mengevaluasi ketidakpuasan di RSUD Kabupaten Temanggung



BAB III REKOMENDASI



Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi: 1.



Manajemen segera mengkomunikasikan terkait kebijakan yang tertuang dalam SOP



serta memberikan pengarahan tentang SOP (SOP Pelayanan Rawat Inap dan Rawat Jalan Peserta Askes, SOP Pelayanan BDRS Jamkesmas, JKT, Askes, Umum, SOP Jasa Raharja) yang bekerja sama dengan berbagai pihak agar para petugas bisa menjalankan tugas sesuai dengan SOP dan paham terhadap prosedur, serta untuk meningkatkan kualitas pelayanan rawat inap dan rawat jalan sehingga dalam pelaksanaan SOP menjadi optimal. 2.



Perlu adanya penambahan perlengkapan dan fasilitas di RSUD Kabupaten



Temanggung misalnya alat kedokteran yang canggih dan memadai untuk menunjang pelayanan medik, kamar dan tempat tidur, dan ruang pemeriksaan/pelayanan. 3.



Perlu adanya penambahan tenaga medis seperti dokter spesialis anak, dokter spesialis



penyakit dalam, dokter spesialis saraf dan perawat agar lebih maksimal dalam memberikan pelayanan terhadap pasien 4.



Sebaiknya di RSUD Kabupaten Temanggung memiliki dokter spesialis tetap yang



meliputi dokter patologi klinik, dokter spesialis paru, spesialis jantung, spesialis urotologi untuk mengantisipasi dokter spesialis part-timer yang kadang terlambat datang. 5 5.



Sebaiknya RSUD Kabupaten Temanggung melakukan audit internal untuk



mengevaluasi tingkat kepuasan pelanggan dan kualitas pelayanan yang ada di RSUD Kabupaten Temanggung, hal ini dilakukan agar RSUD Kabupaten Temanggung mengetahui besar kecilnya tingkat kepuasan pelanggan atas pelayanan rawat inap dan rawat jalan yang diberikan, hasil dari evaluasi tersebut dapat digunakan sebagai acuan dalam memperbaiki maupun meningkatkan kualitas pelayanan yang sudah ada hingga saat ini.



Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada optimalisasi pelayanan di RSUD di masa yang akan datang.



BAB IV RUANG LINGKUP AUDIT



Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Sistem kepastian kualitas untuk mengevaluasi efektivitas seksi pelayanan rawat inap dan rawat jalan pada RSUD Temanggung. Audit kami mencakup Sistem manajemen kualitas,. Tanggung jawab manajemen,Manajemen sumber daya,Pelayanan RSUD.