![S Hint Aaaaaaaaaaaaaaa [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/s-hint-aaaaaaaaaaaaaaa.jpg)
10 0 2 MB
PERANAN SEKRETARIAT DPRD LAMONGAN DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN FUNGSINYA
Oleh: SHINTA NURIYAH NIM : 1801011678
PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN ITB AHMAD DAHLAN LAMONGAN 2020-2021
PERANAN SEKRETARIAT DPRD LAMONGAN DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN FUNGSINYA
Oleh: SHINTA NURIYAH NIM : 18010111678
PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN ITB AHMAD DAHLAN LAMONGAN 2020-2021 ii
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul
: PERANAN SEKRETARIAT DPRD LAMONGAN DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN FUNGSINYA
Nama Mahasiswa
: SHINTA NURIYAH
NIM
: 18010111678
Program Studi
: S1 MANAJEMEN
Telah melakukan Praktek Kerja Lapangan
Menyetujui, Pembimbing Instansi
Dosen Pembimbing
Dra.Ec. Susie Marliana M.M NIP : 19670608 199703 2005
Umar Yeni Suyanto,S.pd M.Pd,MM NIDN: 0705076702
Mengetahui, Kaprodi
Dekan
Muhammad Sulton, S.M, M.M NIDN : 0719117702
Darianto, S.E, M.M NIDN : 0704038502
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Karunianya Puji dan Syukur saya panjatkan kepada Allah SWT, atas berkatnya saya dapat menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan (PKL) di Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Lamongan pada 18 Januari - 13 Februari 2021. Selesainya laporan PKL ini tidak lepas dari dukungan banyak pihak, ucapan terima kasih praktikan ucapkan kepada : 1. Dr. Hj Muah,MM.,M.Pd selaku ketua institut Teknologi Dan Bisnis Ahmad Dahlan Lamongan. 2. Muhammad Sulton, S.M, M.M Selaku Ketua Program Studi Manajemen. 3. Umar Yeni Suyanto,S.pd, M.Pd,MM Selaku Pembibing PKL. 4. Drs. Aris Wibawa, MM Selaku Sekretaris DPRD Kabupaten Lamongan. 5. Dra. Ec. SUSIE MARLIANA, MM Selaku pembimbing instansi PKL di Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan. 6. Bapak/Ibu Staff Sekretariat DPRD Lamongan. Praktikan juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan Laporan kerja praktik ini. Lamongan, 05 Maret 2021 Praktikan
Shinta Nuriyah
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR SAMPUL.................................................................................ii LEMBAR PERSETUJUAN.......................................................................iii KATA PENGANTAR................................................................................iv DAFTAR ISI...............................................................................................v DAFTAR TABEL.......................................................................................vi DAFTAR GAMBAR..................................................................................vii DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................viii BAB I
PENDAHULUAN........................................................................1 1.1 Latar belakang PKL................................................................1 1.2 Maksud dan Tujuan PKL........................................................3 1.3 Kegunaan PKL.......................................................................3 1.4 Tempat PKL...........................................................................4 1.5 Jadwal Waktu PKL................................................................5
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL...........................................7 2.1 Sejarah Instansi.....................................................................7 2.2 Struktur Organisasi...............................................................9 2.3 Kegiatan umum Instansi.......................................................10
v
BAB III PELAKSANAAN PKL..............................................................27 3.1 Bidang kerja.........................................................................27 3.2 Pelaksanaan kerja.................................................................27 3.3 Kendala yang dihadapi.........................................................28 3.4 Cara mengatasi kendala.......................................................29 BAB IV KESIMPULAN.........................................................................30 4.1 Kesimpulan.........................................................................30 4.2 Saran...................................................................................31 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................32 LAMPIRAN-LAMPIRAN...........................................................................33
vi
DAFTAR TABEL Tabel 1.2 Jadwal Jam Kerja ................................................................5
vii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Denah Lokasi PKL
....................................................5
Gambar 1.2 Badan Organisasi Sekretariat DPRD..................................................10
viii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Lampiran surat izin PKL....................................................33 Lampiran 2: Surat Balasan PKL...................................................................34 Lampiran 3: Daftar Hadir PKL.....................................................................35 Lampiran
4:
Nilai
PKL.......................................................................37
Lampiran 5: Log Kegiatan PKL...............................................................38 Lampiran 6: Dokumentasi PKL....................................................................40
ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PKL Dalam
rangka
menunjang
aspek
keahlian
profesional
Fakultas
Manajemen ITB Ahmad Dahlan Lamongan telah menyediakan sarana dan prasarana penunjang pendidikan dengan lengkap, namun sarana dan prasarana tersebut hanya menunjang aspek keahlian professional secara teori saja. Dalam dunia kerja nantinya dibutuhkan keterpaduan antara pengetahuan akan teori yang telah didapatkan dari bangku perkuliahan dan pelatihan praktik di lapang guna memberikan gambaran tentang dunia kerja yang sebenarnya. Kegiatan pkl merupakan kegiatan lapangan atau praktik kerja yang dilakukan secara aktif dalam suatu perusahaan atau instansi yang diikuti oleh mahasiswa peserta pkl. Pihak perusahaan atau instansi berhak untuk mendayagunakan mahasiswa peserta magang seoptimal mungkin selama berkaitan dengan lingkup tugas pklnya. Program pkl ini dapat menjadi pembelajaran yang baik bagi mahasiswa apalagi ini merupakan praktik nyata dunia kerja, pengimplementasian dari teori yang dipelajari. Mahasiswa peserta pkl harus tanggap menghadapi segala kemungkinan yang mungkin terjadi. Bagaimana menghadapi orang yang menjadi atasan kita, bagaimana mengatasi setiap permasalahan yang muncul dan bagaimana pembawaan diri kita agar kita dapat menjaga nama baik diri sendiri dan menjaga nama baik
1
2
lembaga pendidikan, dalam hal ini Fakultas Manajemen – ITB Ahmad Dahlan Lamongan. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di lakukan di Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Lamongan dan Praktikan memilih Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Lamongan
Sebagai
Tempat
PKL
karena
ingin
menambah
ilmu
pengetahuan,wawasan,dan pengalaman dalam bidang administrasi suatu instansi pemerintahan. Selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dapat mendorong mahasiswa agar mampu mengembangkan atau mengemukakan pikiran dan pendapatnya serta mampu menuangkannya dalam bentuk tulisan yang sistematis, logis, dan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Selain itu dapat meningkatkan kreativitas Mahasiswa dalam penulisan yang bersikap objektif dan ilmiah dan sebagai pertanggung jawaban Mahasiswa yang telah melaksanakan tugas PKL yang berkaitan dengan program studi manajemen sebagai salah satu bukti bahwa Mahasiswa yang bersangkutan telah melakukan PKL dengan baik.
3
1.2 Maksud dan Tujuan PKL 1.2.1 Maksud Praktek Kerja Lapangan: a. Salah satu kegiatan mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja. b. Mempersiapkan sebagai calon tenaga kerja untuk menghadapi lingkungan dunia kerja. c. Menambah wawasan berfikir dan pengetahuan dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi dalam dunia kerja. 1.2.2 Tujuan Praktek Kerja Lapangan yaitu : a. Menambah pengalaman praktikan dan memperkenalkan praktikan akan dunia kerja sebagai bekal yang akan berguna setelah praktikan lulus kuliah. b. Melatih
disiplin,
kerjasama,
dan
tanggungjawab
dalam
melaksanakan tugas agar menjadi lulusan yang siap terjun ke dunia kerja. c. Membangun hubungan yang baik antara perusahaan tempat Praktek Kerja Lapangan dengan Institut Teknologi Bisnis-AD. 1.3 Kegunaan PKL 1.3.1 Bagi Instansi a. Mendapatkan SDM unggulan yang dapat direkrut dan diseleksi. b. Mendapatkan akses langsung informasi SDM yang siap dipakai dan kompeten. c. Mendapatkan ide yang inovatif dan kreatif adri mahasiswa peserta Praktek Kerja Lapangan.
4
1.3.2 Bagi ITB AD Lamongan a. Menerapkan Tri Dharma Perguruan Tinggi. b. Mendukung kurikulum pendidikan. c. Merupakan
sarana
untuk
menjembatani
serta
membangun
kemitraaan antara instansi dengan Insitut Teknologi dan Bisnis Ahmad Dahlan Lamongan. d. Mempersingkat
waktu
tunggu
lulusan
dan
memperbesar
penyerapan lulusan ke dunia kerja. 1.3.3 Bagi Mahasiswa a. Memperkuat
keterampilan
kerja
mahasiswa
sekaligus
mempraktekan langsung ilmu pengetahuan yang telah didapat dibangku kuliah ke dunia kerja. b. Mempersiapkan mahasiswa memasuki dunia kerja lebih cepat dan profesional. c. Menjadikan instansi tempat Praktek Kerja Lapangan sebagai objek penelitian untuk KTI mahasiswa, sehingga KTI yang dibuat benarbenar mencerminkan keadaan riil yang terjadi di instansi 1.4 Tempat PKL Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan : Nama PT : Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Alamat
: Jl. Basuki Rahmad No.43-49 Sukomulyo, Kec.Lamongan, Kab.Lamongan. Jawa Timur
5
Gambar 1.1 Denah lokasi Kantor DPRD Kabupaten Lamongan Sumber : Google Maps 1.5 Jadwal Waktu PKL Pelaksanaan waktu Praktek Kerja Lapangan selama 27 hari dimulai tanggal 18 januari 2021 sampai dengan tanggal 13 februari 2021, dengan jadwal yang telah ditentukan yaitu: Tabel 1.1 jadwal jam kerja Hari Kerja
Jam Kerja
Senin – Jum’at
08.00 – 14.00
Sabtu & Minggu
Libur
No
Hari/Tanggal
Keterangan Kegiatan
1
Senin 18 Januari 2021
Perkenalan kepada para staff
2
Selasa 19 Januari 2021
Menulis Register SPM
3
Rabu 20 Januari 2021
Menulis Register SPM
4
Kamis 21 Januari 2021
Menulis Register SPM
5
Jum’at 22 Januari 2021
Fotocopy Berkas
6
Senin 25 Januari 2021
Menulis Register SPP
6
7
Selasa 26 Januari 2021
Menulis Register SPP
8
Rabu 27 Januari 2021
Menulis Register SPP
9
Kamis 28 Januari 2021
Menulis Register SPP
10
Jum’at 29 Januari 2021
Fotocopy Berkas
11
Senin 01 Februari 2021
Menulis Register SPM
12
Selasa 02 Februari 2021
Menulis Register SPM
13
Rabu 03 Februari 2021
Menulis Register SPM
14
Kamis 04 Februari 2021
Menulis Register SPM
15
Jum’at 05 Februari 2021
Fotocopy Berkas
16
Senin 08 Februari 2021
Menulis Register SPP
17
Selasa 09 Februari 2021
Menulis Register SPP
18
Rabu 10 Januari 2021
19
Kamis 11 Februari 2021
Menulis Register SPP Perpisahan dan Pemberian Cinderamata
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL
2.1 Sejarah Instansi Dalam rangka penyelenggaraan pemerintah daerah sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Daerah diberi kewenangan untuk mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri menurut asas otonomi dan tugas pembantuan. Otonomi daerah
diarahkan
untuk
mempercepat
terwujudnya
kesejahteraan
masyarakat melalui peningkatan pelayanan, pemberdayaan dan peran serta masyarakat, serta peningkatan daya saing dengan memperhatikan prinsip demokrasi, pemerataan, keadilan, keistimewaan, dan kekhususan suatu daerah dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia. Telah ditetapkan Oleh Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli, dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan, yang ditindak lanjuti dengan Peraturan Bupati Lamongan nomor 8 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas, dan fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan. Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris yang bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif dibina oleh Sekretaris Daerah. Sekretaris
7
DPRD mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif kepada anggota DPRD. Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan memiliki Visi : “ Terwujudnya pelayanan Sekretariat DPRD yang berkualitas” gambaran kedepan guna memberikan arah dan fokus strategi yang jelas sebagai dasar untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi. Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Juga memiliki 2 Misi yaitu : “Meningkatkan kualitas pelayanan kinerja dan peningkatan SDM Anggota DPRD” perlu peningkatan kualitas pelayanan yang berkaitan dengan rapatrapat dalam menentukan kebijakan dan pembahsan peraturan Daerah; dan mengadakan pelatihan bagi Anggota DPRD yang berhubungan dengan bidang tugasnya untuk meningkatkan profesionalisme dan sumber daya manusia. Dan Misi kedua “Mengoptimalkan pelayanan dan kemudahan pelaksanaan kunjungan kerja dan penjaringan aspirasi masyarakat” untuk mewujudkannya perlu mengoptimalkan mutu pelayanan dan kemudahan pelaksanaan kunjungan kerja baik di dalam maupun ke luar daerah; menjaring aspirasi masyarakat; dan Sosialisasi kinerja Legislatif dan perda. Untuk mendukung hal tersebut diperlukan optimalisasi, penambahan prasarana dan sarana,serta memperlancar kegiatan dengan didukung tertib administrasi.
7
2.2 Struktur Organisasi Sebagaimana Peraturan Pemerintah Nomor : 84 Tahun 2000 tentang Peranan Organisasi Perangkat Daerah, dalam rangka pelaksanaan Otonomi Daerah yang dititik beratkan pada Kabupaten dan Kota agar lebih efektif, efisien, maka Pemerintah Kabupaten diberikan kewenangan untuk membentuk Perangkat Daerah sesuai dengan kebutuhan dan potensi Daerah yang bersangkutan. Pemerintah Kabupaten Lamongan telah mengeluarkan Peraturan daerah Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Bupati Lamongan Nomor 8 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan. Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Sekretaris DPRD Kabupaten Lamongan dibantu oleh 4 orang Kepala Bagian, antara lain : 1. Kepala Bagian Umum 2. Kepala Bagian Keuangan 3. Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan 4. Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi Adapun masing- masing Kepala Bagian melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dibantu oleh Kepala Sub Bagian yang meliputi : 1. Kepala Bagian Umum: a. Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian b. Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga c. Kepala Sub Bagian Perlengkapan 2. Kepala Bagian Keuangan a. Kepala Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program b. Kepala Sub Bagian Perbendaharaan c. Kepala Sub Bagian Akuntansi dan Pelapoeran 3. Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan a. Kepala Sub Bagian Rapat dan Risalah b. Kepala Sub Bagian Perundang – undangan c. Kepala Sub Bagian Alat Kelengkapan DPRD 4. Kepala Bagian Humas, Protokol,dan Layanan Aspirasi a. Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol b. Kepala Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi, dan Publikasi c. Kepala Sub Bagian Layanan Aspirasi
8
10
Untuk memperjelas gambaran struktur organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan, dapat dilihat pada bagan berikut ini :
Gambar 2.1
Bagan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD
2.3 Kegiatan Umum Instansi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan mempunyai tugas dan fungsi melayani aktifitas Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan secara keseluruhan baik administratif maupun kegiatan lain utamanya yang berkaitan dengan kegiatan lain utamanya yang berkaitan dengan kegiatan anggota DPRD, demi terwujudnya tujuan meningkatkan kecepatan kinerja legislatif, dengan sasaran meningkatnya aspirasi masyarakat yang ditindaklanjuti dan meningkatnya kecepatan penyelesaian raperda. Dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan secara umum mempunyai fungsi :
a.
Penyelenggaraan administrasi Kesekretariatan DPRD;
b.
Penyelenggaraan administrasi Keuangan DPRD;
c.
Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD, dan
d.
Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD Secara struktural, jabatan tertinggi di Sekretariat DPRD dipegang
oleh Sekretaris DPRD. Lebih rinci, pokok-pokok uraian tugas dan tanggung jawab dari Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan adalah sebagai berikut : 2.3.1
Sekretaris Memimpin,
melaksanakan
koordinasi,
pengawasan,
pengendalian, administrasi keuangan, administrasi ketatausahaan, kearsipan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga, penyusunan program dan ketatalaksanaan Sekretariat. 2.3.2
Kepala Bagian Umum Kepala Bagian Umum memiliki
tugas
melaksanakan
penyelenggaraan urusan ketatausahaan, adminstrasi kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, Dan Kepala Bagian Umum mempunyai fungsi : a. Pelaksanaan urusan ketatausahaan Sekretariat DPRD; b. Pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD; c. Penyiapan sarana dan prasarana kegiatan Sekretariat DPRD; d. Pelaksanaan
pengaturan,
pemeliharaan,
perawatan
penggunaan barang-barang inventaris serta kendaraan dinas;
10
dan
12
e. Pelaksanaan urusan rumah tangga, keamanan/ketertiban kantor dan rumah dinas Pimpinan DPRD; f. Pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa; g. Pengumpulan laporan tahunan kegiatan Sekretariat DPRD; h. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bagian Umum terbagi menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya : 1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Melaksanakan
pengelolaan
surat
menyurat,
pengetikan,
penggandaan dan tata usaha kearsipan; b. Menyiapkan surat dinas, undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja; c. Melaksanakan penggandaan, distribusi surat-surat dinas, undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja; d. Menyelenggarakan administrasi dan urusan kepegawaian Sekretariat DPRD; e. Menyiapkan dan menghimpun berkas keanggotaan DPRD; f. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas Sekretariat DPRD; g. Melaksanakan kegiatan kepegawaian meliputi pembinaan, kedisiplinan, penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK),
h. kenaikan pangkat, gaji berkala, formasi kebutuhan pegawai, layanan data pegawai dan urusan kepegawaian lainnya; i. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian disiplin pegawai Sekretariat DPRD; j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya. k. Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga 2) Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Menyusun rencana dan menyiapkan kebutuhan rumah tangga Sekretariat DPRD; b. Menyiapkan Kendaraan Dinas Jabatan dan Operasional Pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD; c.
Menyiapkan bahan kebutuhan peralatan akomodasi dan konsumsi kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
d. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait
guna
keamanan dan ketertiban gedung DPRD; e. Melaksanakan pemeliharaan dan pengawasan kebersihan dan keindahan lingkungan gedung DPRD; f. Melaksanakan Koordinasi dengan Instansi dalam rangka kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
12
14
g. Menyiapkan dan mengatur sarana dan prasarana pada acara rapat-rapat dan penerimaan tamu-tamu resmi DPRD serta Sekretariat DPRD; h. Menyiapkan konsumsi rapat-rapat, tamu DPRD dan Sekretariat DPRD; i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan fungsinya. l. Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga 3) Kepala Sub Bagian Perlengkapan a. Menyusun perencanaan dan pengadaan sarana dan prasarana DPRD dan Sekretariat DPRD; b. Mengurus kendaraan dinas, mengatur dan menyiapkan pengemudi berserta bahan bakarnya untuk kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; c. Menyiapkan bahan kebutuhan dan pemeliharaan kendaraan Dinas DPRD dan Sekretariat DPRD; d. Melaksanakan tugas pengurusan perpanjangan surat kendaraan dinas DPRD dan Sekretariat DPRD; e. Melaksanakan pengadministrasian dan pengelolaan sarana dan prasarana DPRD dan Sekretariat DPRD; f. Menyusun kebutuhan peralatan dan perlengkapan kantor serta melakukan
pemeliharaan
kendaraan
prasarana investaris Sekretariat DPRD;
dinas,
sarana
dan
g. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD; h. Melakukan
Inventarisasi
sarana
dan
prasarana
usulan
penghapusan Aset yang dikelola oleh Sekretariat DPRD; i. Melaksanakan penyimpanan dan pendistribusian serta analisa kebutuhan Aset barang; j. Menyusun rencana proses pengadaan barang dan jasa; k. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas sesuai bidangnya; l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian 2.3.3
Kepala Bagian Keuangan memiliki tugas melaksanakan dan menyusun Program serta Anggaran, Akuntansi dan Pelaporan dan Perbendaharaan Dan Kepala Bagian Keuangan memiliki fungsi : a. Pengendali dan penyusunan anggaran; b. Pengelolaan dalam rangka tertib administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD; c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD Bagian Keuangan terbagi menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya : 1) Kepala Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program
14
16
Kepala Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Mengumpulkan dan mengelola data-data untuk penyusuna RKA, DPA dan DPPA DPRD dan Sekretariat DPRD; b. Menyusun RKA, DPA dan DPPA DPRD dan Sekretariat DPRD; c. Melaksanakan Koordinasi dengan Instansi terkait dalam rangka Penyusunan Anggaran dan DPPA; d. Mengumpulkan dan mengolah data-data untuk penyusunan rencana kerja dan rencana kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; e. Menyusun rencana kerja dan rencana kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; f. Menyusun
Penetapan
Kinerja
serta
Rencana
Strategis
(RENSTRA) Sekretariat DPRD; g. Mengevaluasi dan Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Sekretariat DPRD; h. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya; i. Melakukan koordinasi Kepala Bagian yang lain pada lingkup Sekretariat DPRD ; j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan.
2) Kepala Sub Bagian Perbendaharaan Kepala Sub Bagian Perbendaharaan memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Menyiapkan Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan (SPP-UP), Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang Persediaan
(SPP-GU),
Surat
Permintaan
Pembayaran
Langsung (SPP-LS) untuk realisasi Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; b. Melaksanakan penelitian dan pengujian SPP gaji, tunjangan, lembur dan penghasilan lainnya yang dibebankan pada Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; c. Melaksanakan Pembayaran gaji, tunjangan, lembur dan penghasilan lainya yang dibebankan pada Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; d. Memeriksa dan meneliti surat pertanggungjawaban (SPJ) realisasi anggara DPRD dan Sekretariat DPRD; e. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya; f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian g. Kepala Sub Bagian Perbendaharaan 3) Kepala Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan memiliki tugas dan fungsi, diantaranya :
16
18
a. Melaksanakan Verifikasi SPJ Administratif Keuangan; b. Mengerjakan pembukuan semua penerimaan dan pengeluaran Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD; c. Melaksanakan Penatausaan Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD ; d. Meneliti Buku Kas Penerimaan Pengeluaran terhadap posisi Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; e. Menyusun dan melaporkan pengelolaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD; f. Menyusun dan melaporkan Keuangan Semesteran dan Akhir Tahun; g. Mengumpulkan dan Menganalisa pengendalian pengadaan, penyimpanan / pendistribusian penatausahaan Aset; h. Merencanakan dan menyusun kebutuhan barang DPRD dan Sekretariat DPRD; i. Menyusun dan meniliti RTBU dengan berpedoman pada alokasi dana; j. Melakukan pengendalian pemanfaatan, pengamanan dan penghapusan Aset; k. Mempersiapkan kelengkapan Administrasi dalam rangka pemanfaatan, pemeliharaan dan penghapusan Aset; l. Melakukan Stok Opname barang untuk mencocokan barang yang ada dalam persediaan;
m. Mencatat dan membukukan segala jenis barang yang ada dalam bidang dalam pada satu daftar Inventaris barang; n. Mengevaluasi dan pelaporan tugas pokok dan fungsinya; o. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Bagian. 4) Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Menyusun rapat-rapat DPRD; b. Menyiapkan rencana jadwal kegiatan, rapat-rapat dan rencana peninjauan maupun koordinasi/konsultasi DPRD; c. Mengkoordinasikan
pelaksanaan
kegiatan
antar
alat
kelengkapan DPRD; d. Memfalitasi penyusunan Peraturan Daerah dan Produk Hukum DPRD; e. Menghimpun seluruh Peraturan Daerah dan Produk Hukum DPRD; f. Menyusun notulen dan Risalah rapat-rapat DPRD; g. Memfalitasi pelaksanaan kegiatan peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) bagi Pimpinan dan Anggota DPRD; h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD Bagian Persidangan dan Perundang – undangan terbagi menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya :
18
20
1) Kepala Sub Bagian Perundang – Undangan memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Menyiapkan bahan kajian, penyusunan, pembahasan Peraturan Daerah dan Produk Hukum DPRD maupun Keputusan Sekretariat DPRD; b. Menyusun Produk Hukum DPRD dan keputusan Sekretariat DPRD; c. Menyiapkan bahan penyusun dan pembahasan rancangan Peraturan Daerah; d. Memfasilitasi
penyusunan
rancangan
Peraturan
Daerah
Inisiatif DPRD; e. Menyediakan bahan Peraturan Perundang-undangan sesuai dengan perkembangan hukum dan peraturan perundangundangan; f. Menggandakan produk-produk hukum DPRD; g. Menyiapkan dan mendistribusikan Peraturan Daerah dan produk-produk hukum DPRD; h. Memfasilitasi kegiatan Tenaga Ahli dan Tim Ahli/Pakar DPRD; i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2) Kepala Sub Bagian Rapat dan Risalah memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Menyusun rencana program rapat-rapat paripurna DPRD; b. Menyiapkan bahan-bahan rapat paripurna DPRD; c. Menyusun rancangan sambutan jalannya rapat paripurna DPRD untuk Pimpinan DPRD; d. Menyusun dan menggandakan risalah rapat paripurna DPRD termasuk dokumen lainnya; e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3) Kepala Sub Bagian Alat kelengkapan DPRD memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Menyiapkan surat-surat untuk kegiatan Pimpinan DPRD, Panitia Musyawarah, Panitia Anggaran, Badan Kehormatan, Badan Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD; b. Menyusun rencana jadwal rapat-rapat dan memfasilitasi kunjungan kerja / peninjauan maupun koordinasi/konsultasi Pimpinan DPRD, Badan Musyawarah, Badan Anggaran, Badan Kehormatan, Badan Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD bersama-sama Sub Bagian Terkait; c. Menyusun rencana jadwal rapat-rapat dan kegiatan kunjungan kerja / peninjauan maupun koordinasi/konsultasi komisi;
20
22
d. Melaksanakan catatan Rapat / Notulen kunjungan kerja / peninjauan komisi; e. Menyiapkan surat-surat pada Instansi terkait dalam menunjang pelaksanaan rapat koordinasi kegiatan komisi; f. Menyiapkan bahan-bahan rapat Pimpinan DPRD, Badan Musyawarah, Badan Anggaran, Badan Kehormatan, Badan Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD; g. Munyusun
notulen
rapat
Pimpinan
DPRD,
Badan
Musyawarah, Badan Anggaran, Badan Kehormatan, Badan Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD; h. Menyusun Laporan kegiatan komisi dan alat kelengkapan DPRD; i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4) Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Mempersiapkan rencana acara jadwal kegiatan serta perjalanan dinas Pimpinan dan Penerimaan tamu; b. Pengkoordinasian dengan Instansi terkait dalam rangka kegiatan Pimpinan dan Tamu ke Daerah; c. Penyediaan bahan informasi untuk kegiatan Pimpinan DPRD;
d. Pelaksanaa fasilitasi kegiatan pers dan media massa dengan Pimpinan DPRD; e. Pelaksanaan pelayanan aspirasi masyarakat, pemantauan tidak lanjut aspirasi serta evaluasi dan pelaporan kegiatan layanan aspirasi; f. Penyusunan telaah sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya. Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi terbagi menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya : 1) Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Menyiapkan rencana acara, jadwal kegiatan serta perjalanan Dinas Pimpinan dan Penerimaan tamu; b. Menyiapkan dan mengatur tata ruang dan tata tempat pelaksanaan rapat dinas, upacara serta resepsi Pimpinan dan tamu; c. Mengadakan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka kegiatan Pimpinan dan tamu ke Daerah; d. Menyiapkan
kebutuhan
dan
perlengkapan
protokol
Pimpinan, baik dalam acara dinas maupun perjalanan dinas;
22
24
e. Mencatat jadwal kegiatan Pimpinan yang meliputi kegiatan rapat, upacara, resepsi, kunjungan kerja dan penerimaan tamu; f. Menyiapkan laporan tentang maksud dan tujuan kunjungan kerja dan penerimaan tamu; g. Menyiapkan dan menyediakan tanda kenang-kenangan oleh Pimpinan, baik dalam bentuk souvenir maupun karangan bunga; h. Melaksankan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2) Kepala Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi, dan Publikasi Kepala Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi dan Publikasi memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Mengolah dan menyediakan bahan-bahan informasi untuk kegiatan Pimpinan DPRD; b. Melakukan pengelolaan informasi media pers, pelayanan informasi, informasi media dan internet; c. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyelenggaraan pameran; d. Melakukan pelayanan dan pengelolaan perpustakaan dinas di lingkungan Sekretariat DPRD;
e. Memfasilitasi kegiatan pers dan media masa dengan Pimpinan DPRD; f. Melakukan pendokumentasian rangkaian kegiatan Pimpinan DPRD dalam bentuk foto, rekaman dan visualisasi; g. Menghimpun dan menyusun dokumentasi Pimpinan DPRD dalam bentuk foto, rekaman dan visualisasi; h. Menghimpun dan mendokumentasikan foto dan naskahnaskah pidato Pimpinan DPRD; i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3) Kepala Sub Bagian Layanan Aspirasi Kepala Sub Bagian Layanan Aspirasi memiliki tugas dan fungsi, diantaranya : a. Melaksanakan penyusunan bahan layanan aspirasi; b. Melaksanakan pelayanan aspirasi masyarakat; c. Melaksanakan pemantauan tindak lanjut aspirasi; d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan kegiatan layanan aspirasi; e. Melaksanakan
penyusunan
telaah
sebagai
pertimbangan pengambilan kebijakan; f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
24
bahan
25
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
26
BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN 3.1 Bidang Kerja Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Tepatnya di Jl. Basuki Rahmad No. 43-49 Sukomulyo, Kec. Lamongan, Kab. Lamongan, Jawa Timur. Selama Dua Puluh Tujuh Hari terhitung sejak tanggal 18 Januari 2021 Sampai Dengan 13 Februari 2021, Dilaksanakan Selama 5 hari kerja,Yaitu Senin sampai Jum’at Pukul 08.00-14.00 WIB. Praktikan ditempatkan di Bagian Keuangan dan diberikan tugas : 1. Membantu mencatat Register manual SPP. 2. Membantu mencatat Register manual SPM. 3. Membantu Fotocopy Berkas. 3.2 Pelaksanaan Kerja Adapun Cara melakukan tugas-tugas yang tertera diatas ialah : 1. Membantu mencatat Register manual SPP. Mengambil Data Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang akan dicatat, Dan mencatat kembali di buku Laporan SPP sesuai data yang ada. 2. Membantu mencatat Register manual SPM. Mengambil Data Surat Permintaan Membayar (SPM) yang akan dicatat, Dan mencatat kembali di buku Laporan SPM berdasarkan data yang valid.
28
3. Membantu Fotocopy Berkas. Membantu menyiapkan file dokumen yang akan di gandakan / di fotocopy menjadi beberapa file dokumen untuk keperluan laporan bulanan. 3.3 Kendala Yang Dihadapi Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) Dilaksanakan dan penulis melaksanakan pekerjaan sesuai arahan dari pembimbing, Penulis selalu berusaha untuk mengerjakan setiap tugas dari para staff bagian keuangan dengan baik, Namun tentu saja tidak semua rencana pekerjaan dapat terlaksana semua dengan sempurna, Pasti ada saja tantangan baru dalam setiap hal yang dilakukan. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi oleh penulis, Antara lain: 1.
Terkendala pemahaman terhadap lingkungan kerja dan Proses adaptasi.
2.
Dalam
menyelesaikan
tugas
yang
diberikan,
Praktikan
membutuhkan waktu untuk memahami tugas-tugas baru yang diberikan dari para staff karena terdapat beberapa tugas yang belum difahami . 3.
Adanya beberapa pekerjaan yang tidak dipelajari praktikan selama duduk di bangku perkuliahan, sehingga hal tersebut menghambat
waktu
menyelesaikannya.
pekerjaan
praktikan
dalam
29
3.4 Cara Mengatasi Kendala Hambatan yang praktikan hadapi tidak membuat praktikan menyerah, Justru praktikan harus menghadapi tantangan baru dalam menghadapi segala kendala-kendala tersebut. Diperlukan Usaha untuk menghadapi kendalakendala tersebut agar praktikan dapat mencapai tujuan. Berikut adalah cara yang praktikan lakukan dalam menghadapi kendala yang ditemui dilapangan. a.
Praktikan berusaha beradaptasi dengan semua staff dan belajar bagaimana cara berkomunikasi yang baik serta bekerja sama dengan staff lainnya ini juga sangat bermanfaat bagi praktikan agar menjadi pembelajaran disaat praktikan sudah didalam dunia kerja nantinya.
b.
Praktikan meminta Contoh dari tugas yang telah dikerjakan para staff ,Misalnya untuk Penulisan Register bagian mana saja yang perlu ditulis dan tidak perlu ditulis.
c.
Adanya beberapa pekerjaan yang tidak dipelajari praktikan selama duduk dibangku perkuliahan, membuat praktikan harus inisiatif untuk belajar mengenai bidang lain. Hal ini menuntun praktikan untuk bisa memiliki kemampuan dibidang lain tanpa mengurangi produktifitas kerjanya.
BAB IV SIMPULAN
4.1 Kesimpulan Praktik
kerja
lapangan
(PKL)
Merupakan
kegiatan
dalam
Mengaplikasikan Semua ilmu yang telah didapat selama proses tatap muka dalam perkuliahan, Tidak hanya itu Dengan adanya kegiatan ini maka mahasiswa diharapkan mampu mengenal lebih jauh kondisi serta gambaran dari lingkungan kerja sebuah instansi maupun perusahaan. Berdasarkan dari hasil Laporan praktik kerja lapangan (PKL) di kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan dapat diperoleh kesimpulan antara lain: a. Praktik yang dilaksanakan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan memberikan pengalaman baru kepada praktikan untuk menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya. b. Mengaplikasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan, Sehingga praktikan dapat melihat hasil penerapan teori teori yang selama ini dipelajari langsung dengan mempraktikannya dalam dunia pekerjaan. c. Praktikan dapat membandingkan teori antara teori yang didapatkan diperkuliahan dengan Praktek Kerja Lapangan.
30
31
4.2 Saran-Saran Setelah Praktikan menarik kesimpulan dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan, maka praktikan mencoba memberikan saran-saran yang berkaitan dengan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dengan harapan dapat bermanfaat bagi praktikkan selanjutnya dan Kampus ITB AD Lamongan. Agar dalam pelaksanaan PKL yang berikutnya dapat diterapkan lebih baik lagi. Saran- saran yang praktikan berikan antara lain adalah sebagai berikut : a. Praktikan Selanjutnya. 1. Menjunjung tinggi nama baik ITB AD Lamongan dengan cara menjaga sopan santun selama melaksanaan PKL di tempat mahasiswa Praktek. 2. Aktif dalam setiap tugas yang diberikan dan jangan malu bertanya bila mengalami kesulitan ataupun tugas yang belum dipahami. 3. Bekerjasama dengan para staff
agar menjadikan suasana kerja
nyaman. b. Kampus ITB AD Lamongan. 1. Memperluas jaringan kerjasama dalam hal penerimaan Mahasiswa Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan beberapa instansi baik pemerintah maupun swasta terkait bidang studi perpajakan sehingga Mahasiswa mendapatkan kemudahan dalam mencari tempat PKL. 2. Memberikan pembekalan dan bimbingan pada mahasiswa terkait program PKL agar memiliki persiapan dalam melaksanakan PKL.
DAFTAR PUSTAKA Astray, T.V. 2011. How Do Consumers Make Their Purchase Decisions Between Genuine and Counterfeit Products? Thesis, The University ofGuelph Izna Faruq Membuat Analisis SWOT: Pengertian, Manfaat dan Contoh Penerapannya https://centrausaha.com/analisis-swot/ Rangkuti, F. 2016. Teknik Membedah Kasus Bisnis Analisis SWOT Cara Perhitungan Bobot, Rating, dan OCAI . Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama Darmawan, Bagus., 2018. Laporan Praktek Kerja Lapangan dan Manajemen Safety Office ITB Ahmad Dahlan Lamongan
32
LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Lampiran Surat izin PKL
33
33
2. Lampiran Surat Balasan dari Kantor Sekretariat DPRD
34
3. Lampiran Daftar Hadir PKL
35
36
4. Lampiran Daftar Nilai PKL
37
5. Lampiran Log Kegiatan PKL
38
39
40
6. Lampiran Dokumentasi PKL
Mencatat Register manual SPP
Mengatur data yang akan difotocopy
41
Berkas Fotocopy
Register manual SPM
42
Suasana Penempatan PKL
Perpisahan dan pemberian cinderamata
43
