SIA Bab 4 [PDF]

Citation preview

BAB 4 PEMROSESAN TRANSAKSI DAN MANAJEMEN DATA



TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM Setelah mempelajari bab ini mahasiswa dapat memahami pemrosesan data keuangan berbasis database yang dikaitkan dengan siklus akuntansi



TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS Setelah mempelajari bab ini mahasiswa dapat: mengidentifikasi siklus-siklus utama dalam pemrosesan transaksi (K) mengumpulkan data pada sub sistem informasi akuntansi (K) menjelaskan dalam bentuk narasi mengenai pemrosesan data akuntansi dari sebuah context diagram sistem informasi akuntasi serta interfacing data di antara masing-masing sub sistem (K) menjelaskan ruang lingkup kegiatan (fungsi) manajemen data (K) menjelaskan pendekatan yang digunakan dalam manajemen data (K) melakukan normalisasi sebuah dari sebuah flat file menjadi sebuah database yang lebih reliable dan effisien (S) menjelaskan langkah-langkah perancangan database (K) merancang model data dengan pendekatan ERD (entity relationship diagram) dan Normalisasi (S) merancang sebuah model data sampai terbentuk table-table relasi beserta atribut-atribut yang relevan dengan masing-masing table yang ditampilkan secara visual (S)



PENDAHULUAN Memahami pemrosesan data akuntansi pada suatu unit usaha merupakan langkah penting selanjutnya setelah memahami dokumentasi, terlebih lagi bila cara permrosesannya dilakukan secara terkomputerisasi. Uraian dari topik ini akan menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut : Apakah siklus utama dari sistem informasi akutansi ? Pendekatan.apa yang digunakan dalam memproses transaksi akuntansi ? Bagaimana pendekatan database dilakukan dalam pengelolaan data akuntansi dan sejauh mana manfaatnya ? Apakah dasar-dasar dalam merancang sistem database serta bagaimana cara mengimplementasikannya?



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



81



URAIAN MATERI Siklus Transaksi Sebuah sistem informasi adalah terdiri dari dua atau lebih subsistem yang saling berhubungan untuk memproses data menjadi informasi. Subsistem-subsistem ini dikelompokkan sedemikian rupa berdasarkan transaksi atau kejadian (event) yang berhubungan secara erat, misalnya proses pesanan pembelian yang berhubungan erat dengan penerimaan barang, pengakuan utang dan pernbayaran utang yang dikelompokkan ke dalam subsistem pembelian/utang usaha/pengeluaran kas (purchasing/account payable/cash disbursement). Dalam kaitannya dengan akuntansi, siklus akuntansi merupakan proses dari transaksi-transaksi yang terjadi secara siklus yang mengarah kepada pembuatan laporan keuangan yang umumnya dapat dibagi dalam dua besaran siklus yaitu siklus penghasilan dan siklus pengeluaran. Siklus penghasilan (revenue cycle) yang terdiri dari transaksi-transaksi yang berhubungan dengan pengakuan pendapatan. Revenue cycle terdiri dari semua aktivitas terdiri dari pesanan penjualan, piutang usaha/penerimaan kas (order entry/sales system, the billing/account receivable/cash receipt); termasuk subsistem lain yang tidak secara langsung terkait kepada usaha menghasilkan pendapatan yaitu sistem buku besar umum (general ledger) serta persediaan (inventory). Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri dari transaksi-transaksi di sekitar pengakuan pengeluaran kas yang terdiri dari system pembelian/utang usaha/pengeluaran kas (purchasing/account payable/cash disbursement system), serta subsistem yang tidak secara langsung berhubungan dengan pengeluaran namun masih terkait, yakni system persediaan (inventory), kepegawaian (human resources, dan buku besar umum (general ledger). Untuk memberi gambaran yang lebih jelas, di bawah ini disajikan diagram dari kedua siklus tersebut Gambar 4.1. Siklus Akuntansi untuk Perusahaan Dagang



Gambar di atas merupakan siklus akuntansi untuk perusahaan dagang yang dapat dijelaskan seperti berikut: Siklus penghasilan melibatkan sub sistem Order Entry proses, sebagai sebuah subsistem yang berkerja untuk merespon terhadap pemesanan barang yang dilakukan oleh konsumen. Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



82



Data dari setiap order penjualan akan ditangkap oleh subsistem ini, untuk kemudian diteruskan ke sistem Billing/Account Receivable/Cash Receipt Process untuk pengakuan piutang, sekaligus data penambahan atas persediaan ditangkap dan dicatat pada sistem persediaan., Demikian pula data perkiraan buku besar untuk kepentingan laporan keuangan yang berhubungan dengan penghasilan akan diperbaharui. Siklus pengeluaran yang dimulai dari kebutuhan barang, kemudian direspon oleh subsistem Pembelian untuk dibuatkan pesanan pembelian, setelah barang dikirim kemudian invoice diterima dari supplier. Subsistem ini akan mencatat pengakuan utang, sekaligus persediaan barang yang bertambah akan diproses oleh subsistem persediaan, untuk selanjutnya subsistem ini mencatat terjadinya pengeluaran kas untuk pembayaran utang. Semua data yang dicatat di subsistem ini akan dikirimkan ke subsistem general ledger untuk mengupdate perkiraan-perkiraan yang berhubungan dengan kegiatan pengeluaran, yang akan mempengaruhi laporan keuangan perusahaan. Sementara untuk perusahaan jasa adalah seperti telihat pada Gambar 4.2 berikut : Gambar 4.2. Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa



Dari gambar di atas terlihat bahwa untuk perusahaan yang bergerak di bidang jasa pada dasamya tidak memiliki sisklus yang berbeda dengan perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan; perbedaannya hanya terletak pada subsistem persediaan (inventory) yang tidak dimiliki oleh perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Untuk kemudian pada jenis perusahaan yang mengolah bahan baku menjadi barang jadi yang disebut perusahaan manufaktur, terdapat penambahan satu siklus yaitu siklus produksi di antara dua siklus yang terdapat pada Gambar 4.1 sebelumnya seperti terlihat pada gambar sebagai berikut ini. Gambar 4.3. Siklus Akuntansi pada Perusahaan Manufaktur.



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



83



Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa perusahaan manufaktur memiliki tambahan siklus dalam memproses data akuntansinya yaitu siklus produksi mengingat perusahan jenis ini memiliki tingkat kerumitan yang lebih tinggi dibanding dengan dua jenis perusahaan lainnya. Proses produksi yang memerlukan penentuan harga pokok produksi yang melibatkan komponen bahan baku, upah langsung, dan biaya produksi tidak langsung menuntut pengelolaan lebih lanjut sedemian rupa sehingga penentuan harga pokok produksi dapat dilakukan dengan tepat. Semua kegiatan yang ada di sistem produksi pada dasamya hanya berhubungan dengan subsistem purchasing, account payable, dan cash disbursement dalam kaitannya dengan kebutuhan bahan baku dan pengeluaran-pengeluaran biaya untuk pembiayaan produksi, dengan demikian siklus produksi ini hanya berhubungan dengan siklus pengeluaran, sementara subsistem inventory termasuk kedalam siklus produksi, untuk selanjutnya pemrosesan data di siklus produksi yang berhubungan hanya dengan siklus pengeluaran pada akhirnya akan bermuara di buku besar dengan melakukan pembaharuan atas perkiraan-perkiraan buku besar yang terkait. Klasifikasi dan Pengkodean Data Klasifikasi dan pengkodean dalam sistem informasi akuntansi peranannya sangat sentral terutama jika dikembangkan pada sebuah basis data, sehingga didapatkan database yang fleksibel dan terstruktur. Klasifikasi dan pengkodeaan berhubungan tetapi memiliki konsep yang berbeda. Klasifikasi adalah pengelompokan atau pengkategorian data sesuai dengan kesamaan atribut misalnya siswa jurusan akuntansi yang mengambil mata kuliah tertentu, siswa yang mengikuti group tutorial hari Rabu sore, dan seterusnya. Pengkodean adalah pemberian simbol-simbol yang sesuai dengan rencana pengklasifikasian. Sebagai contoh kode nomor 300A ditujukan untuk mengidentifikasikan Jurusan Akuntansi, dan kode 10804 untuk mengidentifikasikan sebuah unit dalam jurusan ini.



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



84



Dasar-dasar Pengkodean Ada beberapa jenis pengkodean yang dapat dijelaskan berikut ini; Sequential Code. Metode pengkodean ini adalah metode yang paling sederhana, metode ini disebut juga Serial Coding yakni pemberian nomor secara berurutan. Dalam aplikasi bisnis sequence codes digunakan terutama untuk mengidentifikasikan dokumen sumber, sebagai contoh, jika namor terakhir faktur adalah 102, maka nomor faktur yang berikutnya adalah 103. Block Codes. Metoda pengkodean ini memberikan cadangan berupa blok nomor dalam sebuah urutan dari objek (entitas atau events) yang memiliki kesamaan. Contohnya: Pelanggan, yang diblok berdasarkan langganan Karyawan yang diblok berdasarkan departemen Produk yang diblok berdasarkan lini produk Perkiraan (Account) yang diblok berdasarkan tipe atau kelompok akun Significant Digits. Merupakan pengembangan dari dari block code. Tidak seperti pada block code yang memberikan arti pada group berdasarkan pengelompokan nomor, dalam metode ini diberikan digit tertentu untuk menentukan sebuah kelompok. Dengan cara pengelompokan seperti ini memudahkan kita dalam pengambilan data. Hierarchical. Metode ini mengurutkan item-item secara urutan alphabetis, dimana setiap kelompok yang berikutnya adalah bagian atau subset dari kelompok sebelumnya. Sebagai contoh, nomor telepon 0062 021 8400560 terdiri dari 0062 adalah Indonesia; 021 adalah kode Wilayah Jakarta; dan 8400560 adalah nomor telepon Mnemonic Code. Metode ini memberikan tafsiran secara langsung terhadap kode kelompok contohnya BDG untuk Bandung, HK untuk Hongkong dan lain sebagainya Colour Code. Metode ini merupakan pengkodean yang termudah untuk dikenali dan diikuti. Kita dapat mengetahui secara langsung berdasarkan indentifikasi warna, misalnya jika ada lembaran yang biru yang memberi arti yang berbeda di antara lembaran-lembaran yang berwarna lainnya. Prinsip-prinsip dasar dalam pemberian kode 1. Harus unik dalam mengidentifikasikan sebuah objek 2. Sejelas dan sesederhana mungkin. Jika terdapat kombinasi diperlukan maka sub kode harus dibagi dengan penggunaan garis atau titik untuk membantu pengguna dalam memahaminya (misalnya ruangan 210.101) 3. Memungkinkan untuk mampu mengakomodasi perkembangan. Dengan demikian struktur pengodean harus dirancang sedemikian rupa agar tidak memerlukan perubahan jika terjadi perkembangan, misalnya jika digunakan numeric code harus dibuatkan dua digit sehingga jika produk line bertambah dari 9 ke 10 hal ini masih memungkinkan. 4. Terstandarisasi untuk seluruh fungsi dan level yang ada dalam perusahaan dengan demikian sistem pelaporan akan lebih terintegrasi. Pengertian Database Database adalah koleksi dari kumpulan data yang saling terkait yang dikelola secara baik sehingga dengan mudah data dapat ditambah, diubah, dan diambil untuk dilaporkan. Contoh database suatu perguruan tinggi (misal, Polban) akan berisi semua data yang berhubungan Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



85



dengan mahasiswa, pengajar, mata kuliah, bidang studi dan lain- lain. Unsur dari database adalah tabel, record dan field. Database merupakan kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Tabel adalah kumpulan dari record-record yang berhubungan, misalnya tabel staf pengajar, isinya adalah hanya record-record staf pengajar yang tidak tercampur dengan record-record siswa misalnya. Demikian juga, tabel siswa yang berisi hanya record-record siswa. Sementara record adalah koleksi dari field-field yang berhubungan, misalnya sebuah record staf pengajar yang berisi nama pengajar, alamat pengajar tersebut serta data-data personal pengajar lainnya yang terkait saja. Field adalah kumpulan character yang berhubungan, misalnya field alamat seorang pengajar yang berisi nama jalan berserta nomor rumahnya. Terakhir adalah character (byte), yang merupakan bagian data yang dapat berupa huruf, angka, simbol, atau jenis character lainnya. Untuk memahami lebih jauh mengenai file data, dapat dilihat gambar berikut : Gambar 4.4. Table, Record dan Field Sales order record layout



Inventory record layout Tabel Customer record layout



Manajemen Data Sistem informasi dalam setiap organisasi bertugas menangkap, mengolah, menyimpan data, dan menarik data untuk menghasilkan informasi. Semua kegiatan tersebut terkait dengan manajemen data. Manajemen data harus efektif dan efisien, yaitu mudah dalam menangkap, mengolah, menyimpan data, dan menarik data, serta dengan biaya pengelolaan yang murah. Manajemen data dapat dilakukan secara manual atau terkomputerisasi, sebagaimana system Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



86



informasi itu sendiri. Tentunya, hari ini manajemen data secara terkomputerisasi bukan merupakan hal yang asing. Tetapi bagaimanakah data dikelola dalam system informasi terkomputerisasi? Ada dua pendekatan manajemen data secara terkomputerisasi, yaitu pendekatan aplikasi (application approach) dan pendekatan database (database approach) Pendekatan Aplikasi. Pendekatan ini mengkonsentrasikan pada proses yang sedang dikerjakan yang mana data yang digunakan memiliki peranan yang kedua dalam setiap aplikasi. Dalam pendekatan ini, setiap aplikasi mengumpulkan dan mengelola data milik aplikasi masing-masing dalam file-file yang secara fisik terpisah dan dapat dibeda-bedakan. Persoalan yang utama dalam pendekatan ini adalah data redundancy yaitu tumpang tindih data di antara file-file. Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang pendekatan aplikasi dapat kita lihat pada gambar berikut: Gambar 4.5. Pendekatan Aplikasi



Sistem ini juga dianggap lemah karena hanya mencatat event yang berhubungan dengan aplikasi tersebut untuk tujuan pelaporan atau pemrosesan data sesuai dengan kebutuhan aplikasi tertentu atau mengarah kepada suatu laporan yang sudah standar seperti laporan keuangan, sehingga kebutuhan informasi lain untuk tujuan pengambilan keputusan manajemen lainnya yang penting akan terabaikan. Padahal, pada saat event tersebut terjadi banyak informasi yang berguna lainnya yang tidak tercatat. Pendekatan Database. Pendekatan sistem database dikembangkan untuk mengatasi masalah-masalah dalam pendekatan aplikasi. Pendekatan database memperlakukan data sebagai sumberdaya organisasi yang harus digunakan dan dikelola oleh seluruh organisasi, tidak hanya departemen atau aplikasi tertentu. Ide dari sistem ini adalah membuat sumber data yang terpusat dan tersimpan dalam satu tempat, dan terbebas dari aplikasi. Ketika sistem informasi dikembangkan terutama untuk digunakan dalam pemrosesan transaksi, data menjadi perhatian utama. Pendekatan database mempunyai ciri-ciri Pemisahan data dari aplikasi, Data adalah independen, Database dapat dibagi (shareable) oleh berbagai aplikasi Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



87



Data mudah diakses dengan: – program pembuat laporan (report generator) – Program query Harus menggunakan database management systems (DBMS) dan sistem oparasi



Kelebihan Pendekatan Database Pendekatan database adalah mengatasi kelemahan-kelemahan dalam pendekatan aplikasi. Beberapa keuntungan yang diberikan oleh pendekatan ini, yaitu: Mengurangi redundansi data (Minimal data redundancy), karena dalam pendekatan database, satu data yang sama hanya disimpan satu versi dan hanya di satu tempat Mudah dalam pemeliharaan data (Ease of data maintenance). Satu data tunggal disimpan di satu tempat, sehingga memudahkan dalam pengubahan, penghapusan atau penambahan. Mengurangi biaya penyimpanan (reduced storage costs). Dengan berkurangnya redundansi data atau data tidak terjadi tumpang tindih, maka kebutuhan penyimpanan data menjadi berkurang. Data lebih terintegrasi (data integrity). Ini dicapai dengan penyimpanan data dalam satu versi dan penggabungan file-file induk ke dalam tempat data yang besar dan terpusat yang dapat diakses oleh banyak program atau aplikasi. Mengurangi ketidak-konsistenan data (Minimal data inconsistencies), karena data biasanya dientri dan disimpan hanya satu kali. Data dapat dibagi (data shareability). Dalam pendekatan database lebih mudah untuk membagi data yang terintegrasi. Fleksibilitas pelaporan (Reporting flexibility). Dalam pendekatan database, laporan dapat direvisi dengan mudah dan dihasilkan pada saat dibutuhkan. Di samping itu, database dapat dengan mudah dicari untuk masalah-masalah yang dihadapi atau mudah memperoleh informasi yang rinci Independensi data (data independence). Jenis-jenis data bebas atau independen dari program-program yang menggunakannya. Sebagai akibatnya, sebuah data dapat diubah tanpa mengubah program, dan sebaliknya membuat program menjadi lebih mudah dan menyederhanakan manajemen data. Analisis fungsional silang (Cross-functional analysis). Hubungan-hubungan data dapat secara eksplisit didefinisikan dan digunakan dalam penyiapan laporan-laporan manajemen, contohnya: hubungan antara biaya-biaya penjualan dan kampanye-kampanye bersifat promosi. Kerahasiaan dan keamanan data dibangun dalam DBMS



Kekurangan Pendekatan Database Beberapa kekurangan dalam penggunaan pendekatan database adalah Biaya implementasi sangat mahal. Untuk menerapkan pendekatan database, perlu investasi yang mahal, yaitu untuk perangkat keras, perangkat lunak, uji coba dan pelatihan karyawan. Jika DBMS bermasalah, maka seluruh pemrosesan informasi organisasi akan bermasalah. Rencana pengendalian keamanan dan backup pemulihan database menjadi lebih penting dan kritis dibandingkan dengan pendekatan aplikasi. Ketika lebih dari satu pengguna berusaha untuk mengakses data pada saat yang sama, database tersebut bisa menghadapi masalah-masalah “perebutan”. Penguncian record dapat membantu masalah tersebut, tetapi di luar lingkup mata kuliah ini. Perselisihan dalam hal “kepemilikan” data, misalnya siapa yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan data (penambahan, penghapusan, dan perubahan) untuk data Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



88



pelanggan. Bagian penjualan mungkin berfikir dia harus memiliki data tersebut, atau Bagian kredit atau piutang mungkin menetang perebutan data tersebut. Kebanyakan perusahaan yang menggunakan pendekatan database telah menemukan pentingnya mengadakan suatu fungsi administrator yang mengelola database.



Untuk jelasnya di bawah ini disajikan gambar manajemen data menggunakan pendekatan database



Gambar 4.6. Pendekatan Database



Sistem ini dikenal juga dengan event-driver systems, sebagai jawaban atas kelemahan dari sistem aplikasi yang memecah data menjadi data yang terpisah secara fisik sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Even-driver systems ini ditujukan untuk memenuhi kebutuhan semua user yang tekait pada sebuah kejadian. Dengan sistem ini kejadian dicatat secara utuh dan lengkap, sehingga siapapun yang memerlukan data atau informasi dapat terpenuhi. Hal ini menjadi ciri dari era informasi yang sarat dengan revolusi sistem informasi dimana informasi yang lengkap utuh serta terintegrasi untuk tujuan pengambilan keputusan berada dan tersedia pada ujung jarinya. Dari ilustrasi pada gambar di atas, tampak: Database yang sama dapat digunakan oleh berbagai aplikasi (yaitu: sales program dan inventory program) melalui DBMS dan sistem operasi. Database mudah diakses untuk membuat laporan berdasarkan permintaan dengan program pembuat laporan (report writer program atau report generator). Database mudah diakses untuk mencari data tertentu (query) berdasarkan permintaan dengan program pemilihan data (query program). Mengenai DBMS akan dijelaskan secara lebih rinci pada bagian selanjutnya di bab ini. SISTEM MANAJEMEN DATABASE Sistem manajemen database atau lebih popular dengan istilah database management systems (disingkat DBMS) adalah seperangkat program-program yang terintegrasi yang dirancang untuk memudahkan tugas-tugas pembuatan, pengaksesan, dan pengelolaan data. DBMS mengintegrasikan sekumpulan file-file (atau tabel-tabel) yang bebas dari program-program aplikasi dan tersedia untuk memenuhi berbagai kebutuhan pemrosesan yang berbeda. DBMS, mengandung data terkait dengan seluruh aplikasi-aplikasi organisasi dalam satu tempat, Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



89



mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan data yang normal, dan meningkatkan aktivitas-aktivitas manajemen organisasi melalui penyediaan data yang berguna bagi para manajer. Kombinasi database, DBMS, dan program-program aplikasi yang mengakses database memebentuk suatu system yang disebut sebagai sistem database. Dalam ilustrasi pada gambar 4.6 di atas, DBMS akan menerjemahkan pandangan lojik para pengguna dalam bentuk instruksi-instruksi ketika data akan ditarik atau dipanggil dari database. Selanjutnya, software system operasi menerjemahkan permintaan-permintaan DBMS kedalam bentuk instruksi-instruksi untuk menarik data secara fisik dari berbagai tempat penyimpanan data (disk). Dengan demikian, DBMS menangani hubungan antara pandangan terhadap data secara fisik dan secara lojik. DBMS memungkinkan pengguna mengakses, mencari data (query), dan memutakhirkan (update) data tanpa rujukan bagaimana dan di mana data disimpan secara fisik; pengguna hanya perlu mendefinisikan kebutuhan data secara lojik. DBMS menggunakan pemetaan untuk menerjemahkan sebuah permintaan dari pengguna atau program untuk data (dinyatakan dalam nama-nama dan hubungan-hubungan secara lojik) kedalam indeks dan alamat-alamat yang dibutuhkan untuk mengakses data tersebut secara fisik.



Bahasa-Bahasa DBMS Setiap DBMS selalu menyediakan fasilitas-fasilitas untuk melakukan tiga fungsi dasar terhadap database, yaitu: pembuatan database, pengubahan database dan pencarian database. DBMS untuk pembuatan database. Seperangkat perintah dalam DBMS digunakan untuk membuat database dikenal sebagai data definition language (DDL) yaitu bahasa DBMS untuk mendefinisikan data dalam membuat database. DDL digunakan untuk membangun kamus data, memulai atau membuat database, menjelaskan pandangan-pandangan secara lojik untuk setiap individu pengguna atau programmer, menentukan batasan-batasan atas keamanan yang ditetapkan pada record-record atau field-field database. DBMS untuk pengubahan database. DBMS untuk pencarian database •



DBMS Languages –



Every DBMS must provide a means of performing the three basic functions of: •



Creating a database



•



Changing a database



•



Querying a database



•



Creating a database:



•



The set of commands used to create the database is known as data definition language (DDL). DDL is used to: –



Build the data dictionary



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



90



–



Initialize or create the database



–



Describe the logical views for each individual user or programmer



–



Specify any limitations or constraints on security imposed on database records or fields



•



Changing a database



•



The set of commands used to change the database is known as data manipulation language (DML). DML is used for maintaining the data including: –



Updating data



–



Inserting data



–



Deleting portions of the database



•



Querying a database:



•



The set of commands used to query the database is known as data query language (DQL). DQL is used to interrogate the database, including:



•



–



Retrieving records



–



Sorting records



–



Ordering records



–



Presenting subsets of the database



The DQL usually contains easy-to-use, powerful commands that enable users to satisfy their own information needs.



• •



Report Writer –



Many DBMS packages also include a report writer, a language that simplifies the creation of reports.



–



Users typically specify:



–



•



What elements they want printed



•



How the report should be formatted



The report writer then: •



Searches the database



•



Extracts specified data



•



Prints them out according to specified format



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



91



RELATIONAL DATABASE •



A DBMS is characterized by the type of logical data model on which it is based. –



A data model is an abstract representation of the contents of a database.



–



Most new DBMSs are called relational databases because they use the relational model developed by E.F. Codd in 1970.



Jenis-Jenis Database Lojik Ada tiga macam model lojik dari DBMS (database management system), yaitu : hierarchical database model network database model relational database model Hierarchical database model memiliki ciri dimana hubungan antara semua record-recordnya adalah l:N (one to many). Jika dua record yang berhubungan dipisahkan oleh satu level secara hierarki maka record yang lebih tinggi disebut orang tua (parent) sedangkan yang lebih rendah disebut anak (child). Gambar 4.7. Organisasi Database Hierarki



Keuntungan dari sistem ini adalah sederhana, sedangkan kerugiannya agak sulit dalam merubah skema karena harus melakukan pembentukan dari skema secara menyeluruh. Network database model dalam model ini memungkinkan setiap anak memiliki lebih dari satu orang tua, hubungan natara record-recordnya dapat berupa 1:N atau N: 1 atau 1: 1; sedangkan M:N jarang ditemukan.



Gambar 4.8. Organisasi Database Jaringan



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



92



Relational database model adalah model data lojik yang mana data disimpan dalam tabel-tabel dua dimensi yaitu baris dan kolom; baris menunjukkan record, sedangkan kolom menunjukkan field (atribut data). Model database ini mensyaratkan pada hubungan antara satu tabel dengan tabel yang



lainnya, dimana hubungan tersebut menggunakan dua buah field yang sama yang dimiliki oleh keduanya. Model database ini paling banyak digunakan mengingat model ini dianggap paling efisien dan sederhana.



Organisasi Database Relasional



Normalisasi Sebelum disain database diimplementasikan, perlu dilakukan "normalisasi" untuk mendeteksi dan memperbaiki permasalahan-permasalahan yang potensial akibat disain database yang kurang baik. Umumnya normalisasi terdiri dari tiga langkah pertama bentuk normal pertama, bentuk normal kedua , dan bentuk normal ketiga. Secara berurutan disain database ke dua lebih baik dari desain pertama-begitu seterusnya.



Pemodelan Data (Data Modeling) Dalam mengembangkan sistem informasi akuntansi dengan menggunakan pendekatan database terdapat beberapa tahapan yaitu: 1. Menentukan kebutuhan pengguna terhadap database 2. Membuat spesifikasi database lojik (logical database) Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



93



3. Memilih DBMS 4. Mengimplementasikan DBMS Tahapan penentuan kebutuhan pengguna terhadap database merupakan hasil dari wawancara atau diskusi dengan para pengguna informasi di perusahaan dan penelaahan dokumen (dokumentasi), dan kemudian menganalisis database yang relevan atau dibutuhkan. Tahapan dilanjutkan sampai penentuan rancangan tabel-tabel database di atas kertas (secara konseptual). Tahapan satu dan dua ini merupakan proses dari pemodelan data (data modeling). Model data dapat didefinisikan sebagai sebuah model yang mengekspresikan struktur dari entitas-entitas serta hubungan antara satu dengan lainnya. Proses ini akan menghasilkan skema data (data schema). Tahapan tiga dan empat merupakan proses implementasi database. Pemodelan data merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk mengembangkan database secara konsep atau model lojik dari kebutuhan data sebuah organisasi. Secara konsep dengan menggunakan alat dokumentasi entity relationship diagram (ERD) karena model ini disajikan dalam bentuk konsep hubungan entitas dalam bentuk gambar atau diagram, sedangkan konsep lojiknya mengambarkan rencana struktur data yang menggambarkan secara rinci dari field untuk setiap tabel termasuk hubungannya.



Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram (ERD) adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan hubungan-hubungan di antara entitas-entitas. ERD merefleksikan entitas-entitas utama sistem dan hubungan dari masing-masing entitas tersebut yang biasanya digunakan untuk mewakili sebuah model data. Sebuah entitas (entity) adalah sebuah objek, kejadian, atau merupakan agen yang merepresentasikan sebuah kejadian. Objek dapat berupa barang, peralatan, kas, mahasiswa, pengajar, konsumen, supplier dan lain-lain; kejadian misalnya penjualan, order pembelian dan lain-lain. Sedangkan agen merupakan mutasi dari suatu kejadian atas dua entity yang berhubungan, misalnya mutasi order pembelian dengan barang, yang berisi perincian dari barang yang terdapat pada setiap order pembelian ERD diagram memiliki simbol-simbol sebagai berikut: Gambar 4.9. Simbol-Simbol ERD SIMBOL



KETERANGAN Simbol kotak/boks (rectangle) menggambarkan entitas atau himpunan entitas (objek, kejadian, atau merupakan agen); diisi dengan nama entitas



Simbol belah ketupat (diamond) menggambarkan hubungan atau himpuanan relasi (relationship); diisi dengan nama hubungan Simbol garis (line) menggambarkan garis hubungan; diisi dengan jenis kardinalitas hubungan: “satu ke satu” (1:1), “satu ke banyak” (1:N), dan “banyak ke banyak” (M:N) Simbol elip (elips) menggambarkan field; diisi dengan nama field



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



94



Langkah-langkah Membuat ERD Langkah-langkah dalam menentukan kebutuhan pengguna terhadap database yang akan digambarkan dalam bentuk model data entity-relationship-diagram (ERD) adalah sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas (entity) yang terlibat Dari hasil wawancara dan diskusi dengan para pengguna informasi di organisasi, semua entitas (himpunan data entitas) yang relevan direkam atau disimpan datanya, perlu diidentifikasi dan dianalisis. Sebagai contoh, sebagian entitas-entitas untuk database suatu rumah sakit adalah sebagai berikut :



DOKTER



PASEN



SPESIALISASI



Tentunya, entitas (himpunan data) yang relavan tidak hanya tiga entitas tersebut, melainkan lebih banyak lagi, seperti entitas: tenaga para medis, pegawai administrasi (objek manusia), ruang inap, fasilitas (objek benda), kunjungan rawat jalan, rawat inap (objek kejadian), dan lain-lain. 2. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi di antara himpunan entitas-himpunan entitas Relasi adalah hubungan data di antara entitas-entitas. Relasi-relasi yang kita tetapkan harus mengakomodasi semua fakta yang ada dan menjamin semua kebutuhan penyajian data yang relevan, tetapi di sisi lain harus efisien (tidak memakan ruang penyimpanan yang besar) dan tidak menyulitkan dalam pengelolaan data. Oleh karena itu relasi yang tidak langsung harus ditiadakan. Himpunan relasi antara entitas PASEN dan DOKTER adalah ’ditangani oleh' (dari PASEN kepada DOKTER) atau ’menangani’ (dari DOKTER kepada PASEN); dan himpunan relasi antara entitas DOKTER dan SPESIALISASI adalah ’memiliki’.



PASEN



ditangani oleh



DOKTER



memiliki



SPESIALISASI



3. Menentukan derajat hubungan (kardinalitas) untuk setiap himpunan relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Ada beberapa jenis kardinalitas, yaitu: Hubungan satu ke satu atau one to one relationship (1:1), yaitu suatu jenis relasi antar entitas yang mana SATU anggota atau elemen suatu himpunan entitas (entitas A) memiliki hubungan dengan paling banyak SATU elemen pada himpunan lain (entitas B), dan begitu juga sebaliknya setiap anggota himpunan entitas B memiliki hubungan dengan paling banyak SATU elemen himpunan entitas A. Hubungan satu ke banyak atau one-to-many relationship (1:N) adalah jenis relasi antar entitas yang mana SATU anggota atau elemen suatu himpunan entitas memiliki kemungkinan hubungan dengan LEBIH DARI SATU elemen dari himpunan entitas lain. Hubungan satu ke banyak bisa juga dikatakan sebaliknya, yaitu hubungan banyak ke satu Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



95



atau many-to-one relationship. Hubungan banyak ke banyak atau many-to-many relationship (M:N) adalah jenis relasi antar entitas yang mana SATU anggota atau elemen suatu himpunan entitas (misal entitas A) memiliki kemungkinan hubungan dengan LEBIH DARI SATU elemen dari himpunan entitas lain (misal B), dan sebaliknya elemen himpunan B memiliki kemungkinan hubungan dengan LEBIH DARI SATU elemen himpunan A. Nilai hubungan satu ditunjukkan dengan notasi angka ”1”, dan nilai hubungan banyak ditunjukkan dengan notasi huruf ”M” atau ”N”, sehingga jenis hubungan antar entitas sering ditunjukkan: hubungan satu-ke-satu (1:1), satu-ke-banyak (1:N) atau banyak-ke-satu (N:1), dan banyak-ke-banyak (M:N) Untuk contoh derajat hubungan entitas dari database rumah sakit ditunjukkan dalam ERD sebagai berikut:



N



M Ditangani oleh



PASEN



N



1



SPESIALISASI



Memiliki



DOKTER



Sehingga ERD tersebut menyatakan ”banyak (rekaman data) pasen ditangani oleh banyak dokter” dan ”banyak dokter memiliki satu spesialisasi”. 4. Menentukan primary key dari masing-masing himpunan entitas dan foreign key pada himpunan relasi Atribut kunci (primary key) adalah atribut data (field) yang mengandung data yang unik (tidak boleh ganda) yang dipilih untuk mengidentifikasikan (membedakan) setiap individu (record) yang ada di dalamnya. Selain syarat unik, primary key juga tidak boleh bernilai null (nilai null untuk data numeric adalah nol; sedangkan untuk data text/character adalah spasi). Atribut ’tamu’ (foreign key) adalah atribut data yang menjadi atribut kunci pada himpunan entitas, dipasangkan pada himpunan relasi atau pada himpunan entitas lain yang berfubgsi sebagai penghubung. Dalam ERD, atribut digambarkan dengan simbol elip yang diisi dengan nama atribut (field) dihubungkan dengan simbol simbol entitas atau simbol relasi. Khusus atribut kunci, teks nama atribut diberi garis bawah atau dicetak tebal Atribut kunci (primary key) untuk himpunan entitas PASEN adalah no_rm (nomor rekam medis); primary key untuk himpunan entitas DOKTER adalah kd_dok (kode dokter), dan primary key untuk himpunan entitas SPESIALIS adalah kd_spes (kode spesialis), sehingga ERD menjadi. no_rm



kd_dok no_rm



kd_dok



M Ditangani oleh



N



N



PASENTransaksi Dan Manajemen Data Pemrosesan



kd_spes



kd_spes



DOKTER



Memiliki



1



SPESIALISASI 96



5. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut-atribut (field) data lain yang relevan Sebagai contoh, untuk himpunan entitas pasen dilengkapi dengan atribut (field) nama pasen (nm_psn), alamat, tanggal lahir, berat badan, tinggi badan, golongan darah, dan tata lain yang diperlukan.Untuk himpunan relasi ’pasen ditangani oleh dokter’ dilengkapi dengan atribut tanggal kunjungan. Demikian juga untuk himpunan entitas dan himpunan relasi lainnya.



Sekarang bayangkan Anda sedang mengembangkan database sebuah perusahaan, maka identifikasikan: Apa saja entitas-entitas (objek) yang datanya relevan direkam? Apa saja hubungan (relasi) di antara entitas-entitas yang teridentifikasi? Apa jenis hubungan (derajat kardinalitas) hubungan-hubungan tersebut? Mana yang hubungannya satu-ke-satu, hubungan satu-ke-banyak, dan mana yang hubungannya banyak-ke-banyak? Apa atribut kunci (primary key) untuk masing-masing himpunan entitas? Dan apa atribut kunci yang akan ditetapkan sebagai penghubung (foreign key) di himpunan relasi atau entitas lain? Apa atribut-atribut lain yang diperlukan atau relevan direkam? Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



97



Mungkin dari hasil wawancara dan diskusi dengan staf dan karyawan perusahaan, kemudian menganalisinya, sebagian dari gambaran ERD-nya untuk pemrosesan penjualan adalah sebagai berikut:



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



98



Gambar 4.10. ERD untuk Sistem Penjualan



Pada gambar ERD di atas terlihat ada empat entitas, yaitu: PESANAN, PELANGGAN, PENGIRIMAN, dan PERSEDIAAN; dan lima hubungan antar entitas dengan jenis derajat hubungannya (kardinalitas), yaitu, “satu ke satu” (1:1), “satu ke banyak” (1:N) dan “banyak ke banyak” (M:N). Lima hubungan tersebut adalah: “PESANAN diterima dari PELANGGAN”, yaitu hubungan yang menyatakan “banyak pesanan diterima dari satu pelanggan”; “PENGIRIMAN memenuhi PESANAN”, yaitu hubungan yang menyatakan “banyak pengiriman memenuhi satu pesanan”; “PESANAN berisi PERSEDIAAN”, yaitu hubungan yang menyatakan “banyak jenis pesanan berisi banyak jenis persediaan”; “PENGIRIMAN berisi PERSEDIAAN”, yaitu hubungan yang menyatakan “banyak pengiriman berisi banyak jenis persediaan”; “PENGIRIMAN dilakukan untuk PELANGGAN”, yaitu hubungan yang menyatakan “banyak (pengiriman) penjualan dibuat untuk satu pelanggan” Pembuatan Tabel-Tabel Dari ERD Dari model data (ERD) di atas dapat dibentuk tabel-tabel dengan ketentuan: a. Dari setiap entitas (simbol segi empat) dibentuk satu tabel entitas b. Dari setiap hubungan dengan kardinalitas “banyak ke banyak” (M:N) akan dibentuk satu tabel relasi. Sedangkan hubungan dengan kardinalitas “satu ke satu” (1:1) dan “satu ke banyak” (1:N) tidak dibentuk tabel. Dengan demikian, maka dari model ERD di atas akan terbetuk enam tabel, terdiri dari empat tabel entitas (PESANAN, PELANGGAN, PENGIRIMAN, PERSEDIAAN), dan dua tabel relasi (“PESANAN berisi PERSEDIAAN” dan “PENGIRIMAN berisi PERSEDIAAN”). Berikut ini (yaitu Gambar 4.9) adalah rincian dari keenam tabel relasional yang terbentuk: Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



99



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



100



Gambar 4.11. Tabel-tabel Database Relasional PELANGGAN



Kode_Plg



Nama_Plg



Alamat_Kota_Plg



BULBI RIMAS ROBER RODJA SIGMIL



Bulan Bintang Ring Mas Roda Berputar Roda Jaya Sinar Gemilang



Garut Bogor Tasikmalaya Bandung Cirebon



Batas_Kredit



Saldo_Penj



10000000 10000000 2000000 10000000 5000000



6850000 8330000 1140000 9560000 4190000



= primary key



PERSEDIAAN Kode_Brg



Nama_Brg



1000-1 1001-1 1002-1 1003-1 1280-054 2010-0050 3050-2197 3961-1010 3961-1041 3965-1050 3970-1011



Sepeda 20 inc Sepeda 26 inc Sepeda 24 inc Sepeda 28 inc Kickstand Stang Pedal Ban 26 inc Ban Tube 26 inc Spoke Reflector Velg 26 inc



Stok_Di_Gudang



HP_unit



HJ_unit



274 103 464 4 72 90 23 42 19 232 211



500000 550000 520000 600000 55000 45000 11000 23000 80000 5000 110000



1100000 1200000 1150000 1400000 120000 90000 25000 50000 150000 15000 200000



PESANAN No_Pes 1010 1011 1012 1013 1014 1015 1016



Kode_Plg



No_Pes_Plg



Tgl_Pes_Plg



453 347 56-6 3422 778 5673 3345



6/12/2012 6/12/2012 6/12/2012 6/12/2012 6/12/2012 6/2/2013 6/2/2013



SIGMIL BULBI SIGMIL RIMAS BULBI SIGMIL BULBI



PENGIRIMAN No_Peng



No_Faktur



No_Pes



35 36



1011 1012



021207028 021207042



PESANAN_berisi_PERSEDIAAN No_Pes Kode_Brg 1010 1010 1011 1011 1012 1012 1013 1014 1015 1016 1016 1016 1016



BULBI SIGMIL



Jml_Dipesan



1000-1 2010-0050 1001-1 1002-1 1003-1 1001-1 1001-1 1003-1 1003-1 1003-1 3965-1050 3961-1041 1000-1



PENGIRIMAN_berisi_PERSEDIAAN No_Peng Kode_Brg 021207028 021207028 021207042



Kode_Plg



1001-1 1002-1 1001-1



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



5 2 10 5 5 10 50 25 25 5 50 5 4



Jml_Dikirim 8 4 5



101



PELANGGAN



Kode_Plg BULBI RIMAS ROBER RODJA SIGMIL



Nama_Plg Bulan Bintang Ring Mas Roda Berputar Roda Jaya Sinar Gemilang



Alamat_Kota_Plg Garut Bogor Tasikmalaya Bandung Cirebon



Batas_Kredit 10000000 10000000 2000000 10000000 5000000



Saldo_Penj 6850000 8330000 1140000 9560000 4190000



PERSEDIAAN Kode_Brg 1000-1 1001-1 1002-1 1003-1 1280-054 2010-0050 3050-2197 3961-1010 3961-1041 3965-1050 3970-1011



Nama_Brg Sepeda 20 inc Sepeda 26 inc Sepeda 24 inc Sepeda 28 inc Kickstand Stang Pedal Ban 26 inc Ban Tube 26 inc Spoke Reflector Velg 26 inc



Stok_Di_Gudang 274 103 464 4 72 90 23 42 19 232 211



HP_unit 500000 550000 520000 600000 55000 45000 11000 23000 80000 5000 110000



HJ_unit 1100000 1200000 1150000 1400000 120000 90000 25000 50000 150000 15000 200000



PESANAN No_Pes 1010 1011 1012 1013 1014 1015 1016



Kode_Plg SIGMIL BULBI SIGMIL RIMAS BULBI SIGMIL BULBI



No_Pes_Plg 453 347 56-6 3422 778 5673 3345



Tgl_Pes_Plg 6/12/2012 6/12/2012 6/12/2012 6/12/2012 6/12/2012 6/2/2013 6/2/2013



PENGIRIMAN No_Peng 021207028 021207042



No_Faktur 35 36



No_Pes 1011 1012



Kode_Plg BULBI SIGMIL



PESANAN_berisi_PERSEDIAAN No_Pes



Kode_Brg



Jml_Dipesan



1010 1010 1011 1011 1012 1012 1013 1014 1015 1016



1000-1 2010-0050 1001-1 1002-1 1003-1 1001-1 1001-1 1003-1 1003-1 1003-1



5 2 10 5 5 10 50 25 25 5



1016



3965-1050



50



1016 1016



3961-1041 1000-1



5 4



PENGIRIMAN_berisi_PERSEDIAAN No_Peng 021207028 021207028 021207042



Kode_Brg



Jml_Dikirim



1001-1 1002-1 1001-1



8 4 5



= primary key



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



102



Gambar 4.12. Tabel-tabel Database Relasional



.



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



103



Kasus Latihan : Dengan menggunakan kasus pada toko Liana swalayan di bab dokumentasi, pemodelan data untuk sistem pemesanan dan penerimaan barang toko tersebut yang merupakan visualisasi dari prosedur sistem-pemesanan dan penerimaan barang, dimana data modeling tersebut terbentuk dari penjelasan narasi dari sistem tersebut. Langkah dalam menentukan data modelling dijelaskan berikut ini. Kita tentukan dahulu entitas pertama. Entitas pertama dapat dipilih mana saja dari sistem tersebut, misalnya entitas supplier. Surlier menerima purcahase order, sehingga purchase order menjadi entitas tempat pencatatan detail purchase order, untuk itu dibuatkan kotak puchase order yang dihubungkan dengan simbol wajik yang berisi label yang tepat untuk menjelaskan hubungannya. Sudah barang tentu kita ingin mengetahui barang apa yang dipesan, untuk itu terbentuk entitas PERSEDIAAN, simbol wajik sebagai penghubung berikutnya diberikan label yang tepat contohnya berisi (fill). Selanjutnya barang yang sudah dipesan sudah tentu akan diterima, untuk itu perIn dibentuk entitas barn yaitu penerimaan barang, yang akan digunakan untuk mencatat penerimaan barang. Karena penerimaan barang berhubungan dengan purchase order maka perlu ditarik garis dan dihubungkan oleh simbol wajik ke Purchase order, demikian juga ke entitas suplier. Atas hasil analisis di atas dapatlah ditentukan pemodelan data-nya dengan berbentuk diagram berikut ini.



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



104



Gambar 4.13. ERD untuk Pembelian Lina Swalayan



N PURCHASE ORDER



Line item



M



INVENTORY



N



M



Berisi



Dikeluark an kepada



Line item



1



N



SUPPLIER 1



Diterima dari



N



RECEIPT OF MERCHANDISE



Perhatikan hubungan antara entitas yang memiliki hubungan M to N seperti PERSEDIAAN dengan Penerimaan barang (Receipt of Merchandise), hubungan ini artinya Banyak macam PERSEDIAAN yang diterima dalam banyak waktu penerimaan barang, untuk entitas yang memiliki hubungan seperti ini, label wajik nya adalah line item. Dan line item yang merupakan jembatan penghubung kedua entitas menjadi sebuah entitas baru yang berisi detail dari transaksi. Dengan demikian tabel data yang harus dibuat adalah : 1. Purchase order 2. Inventory 3. Receipt of Merchandise 4. Supplier 5. Puurchase order line item Inventory 6. Receipt of Merchandise line item Inventory



RANGKUMAN Bab ini membahas pemrosesan transaksi dan manajemen data. Pemrosesan transaksi dikelompokkan dalam siklus penghasilan (Revenue Cycle) yang terdiri dari Order Entry/Sales System, the Billing/Account receivable/Cash Receipt, dan siklus juga secara tidak langsung berhubungan General ledger serta Inventory; siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) yang terdiri dari transaksi-transaksi dalam Purchasing/Account payable/Cash Disbursement System, serta subsistem yang secara tidak langsung berhubungan dengan sistem Inventory, Human resources, dan General Ledger. Semua transaksi-transaksi akan mempengaruhi akun-akun yang dalam pemrosesan secara terkomputerisasi dicatat dalam data (tabel-tabel) transaksi dan Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



105



mengupdate data induk dalam database. Perlu disain secara teliti untuk klasifikasi dan pengkodean data yang akan dicatat (direkam), pendekatan manajemen datanya, serta tabel-tabel database sebagai tempat penyimpanannya. Disain database dilakukan melalui tahapan pemodelan data (data modeling) dengan menggunakan entity relationship diagram (ERD) sampai pembentukan tabel-tabel dari ERD yang dibuat. Tabel-tabel database yang akan diimplementasikan harus stabil dan tidak redundan. Untuk itu perlu dilakukan normalisasi.



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



106



PRE TEST 1. Apa yang dimaksud dengan data? 2. Apa yang dimaksud dengan database? 3. Apa yang dimaksud dengan manajemen data? Apa kegiatan-kegiatan manajemen data? Apa tujuannya? 4. Dalam sebuah perpustakaan, ada manajemen data; tunjukkan atau sebutkan yang mana database-nya? Apa kegiatan manajemen data di sebuah perpustakaan. 5. Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen database (DBMS, database management system)? 6. Apa yang Anda ketahui dengan perangkat lunak MS-Access dihubungkan dengan manajemen data?



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



107



POST TEST PERTANYAAN RIVIU 1. Proses-proses bisnis apa yang secara secara khusus dimasukkan dalam siklus penghasilan dan siklus pengeluaran untuk perusahaan dagang? 2. Apa perbedaan dan persamaan siklus penghasilan untuk perusahaan jasa dengan perusahaan dagang? 3. Bandingkan dan bedakan secara jelas siklus produksi suatu perusahaan manufaktur dengan siklus pengeluaran perusahaan dagang. 4. a. Apa yang dimaksud dengan data dan database? Sebutkan hirarki dari unsur database. b. Apa yang dimaksud dengan manajemen data? Meliputi fungsi atau aktivitas apa saja manajemen data? Apa tujuan manajemen data? c. Mengapa pengklasifikasian dan pengkodean merupakan hal penting dalam manajemen data. d. Apa persamaan dan perbedaan antara pendekatan aplikasi dan database dalam manajemen data? e. Apa saja keuntungan secara relatif dari pendekatan database 5. Sebutkan dan jelaskan 4 tahap yang harus dilakukan kalau organisasi menggunakan pendekatan database dalam manajemen data. Tahap mana yang mencakup proses pemodelan data (data modeling)? 6. Jelaskan perbedaan antara tiga macam model database logis (hierarchical database model, network database model, dan relational database model)dalam sistem manajemen database 7. a. Apa yang dimaksud dengan ERD? Apa tujuan dibuatnya? Sebutkan simbol-simbol yang digunakan. b. Definisikan istilah entitas (entity) dalam ERD, dan bedakan dengan istilah entitas (internal dan eksternal) dalam DFD. Definisikan juga istilah hubungan (relationship). c. Apa yang dimaksud dengan istilah kardinalitas dalam ERD? Sebutkan jenis-jenisnya. 8. Jelaskan bagaimana langkah-langkah menurunkan tabel-tabel dari ERD. 9. Apa yang dimaksud dengan menormalkan (normalisasi) dalam disain database. Jelaskan bagaimana mengubah tabel (relation) dari bentuk normal pertama (1NF, first normal form) ke normal ketiga (3NF, third normal form) PERTANYAAN DISKUSI 1. Apa keuntungan-keuntungan dari setiap jenis pengkodean data jika diterapkan pada masing-masing data berikut ini? Diskusikan. a. Kode pegawai (NIP) b. Kode pelanggan c. Kode pemasok d. Kode persediaan e. Kode akun buku besar 2. “Pendekatan database dalam manajemen data adalah satu-satunya pendekatan yang paling banyak digunakan dalam organisasi atau perusahaan saat ini.” Anda setuju? Diskusikan dengan tuntas. 3. Apa hubungan antara ERD dengan DFD. Diskusikan. 4. “Satu-satunya perangkat lunak yang paling handal untuk manajemen database adalah MS-Access.” Bagaimana pendapat Anda terhadap pernyataan tersebut. Diskusikan.



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



108



SOAL KASUS 1. Berikut ini adalah gambar sebuah ERD PEGAWAI PENJUALAN 1



Ditangan i oleh



N PESANAN PENJUALAN



N 1



1



Dibuat oleh



PELANGGAN 1



M



Mem enuhi



meliputi barang



dilakuka n untuk



N



N M PERSEDIAAN



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



meliputi barang



N



N PENGIRIMAN



109



Dari gambar ERD di atas a. Buatlah tabel untuk masing-masing entitas dengan menentukan field kunci (primary key) dan field-field (atribut) deskriptif lainnya. b. Tuliskan suatu penjelasan untuk setiap hubungan (relasi) dari enam hubungan yang ada dalam ERD. Dalam setiap penjelasan, masukkan derajat hubungan (kardinalitas). Sebagai contoh. Anda menjelaskan hubungan antara PELANGGAN dengan PESANAN PENJUALAN yaitu: “Pesanan penjualan dibuat oleh pelanggan. Seorang pelanggan dapat membuat banyak (N) pesanan, tetapi setiap pesanan hanya dari satu (1) pelanggan.” c. Buatlah tabel relasi yang dibuat hanya dari hubungan yang mempunyai kardinalitas “banyak ke banyak” (M:N) 2. Implementasikan tabel-tabel dan relasi yang sudah Anda buat pada soal poin 1 dengan menggunakan software MS-Access. 3. Posisikan Anda sebagai orang yang akan merancang database dan akan membuat model data untuk sebuah poliklinik swasta. Diminta: a. Buatlah ERD dengan mengikuti langkah-langkah berikut: i. Identifikasi seluruh entitas (himpunan entitas) utama yang akan dilibatkan (direkam) dalam database. Gambarkan simbol kotak untuk setiap entitas di kertas buram untuk sketsa/draf ERD Anda. ii. Tentukan atribut atau field kunci (primary key) dan masing-masing himpunan entitas. Gunakan simbol elips dengan diberi teks nama field yang digarisbawahi, dan hubungkan dengan entitas yang sesuai. iii. Identifikasikan seluruh hubungan data (himpunan relasi) yang mungkin ada di antara entitas-entitas pada poin a; berilah nama untuk hubungan tersebut. Gambarkan dengan simbol belah ketupat (diamond) untuk setiap hubungan di antara entitas-entitas. Tetapkan pula foreign key yang menghubungkan antar entitas, dan gunakan simbol elips. iv. Tentukan derajat/kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi b. Buatlah seperangkat tabel yang diperlukan, baik tabel-tabel entitas maupun tabel relasi dari ERD yang dibuat pada poin a di atas, 4. Dengan mengikuti langkah seperti pada soal 1 di atas. Buatlah ERD dan seperangkat tabel untuk database sebuah satuan perguruan tinggi (misal Politeknik)



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



110



DAFTAR PUSTAKA Gelinas, Ulric J, & Allan E. Oram, Accounting Information Systems, 5th Cincinnati: South – Western College Publishing, 2002. Gelinas, Ulric J, & Allan E. Oram, Accounting Information Systems, 3rd Cincinnati: South – Western College Publishing, 1996. Hall, James A., Accounting Information System, 4th Publishing, 2004.



Edition, Edition,



Edition, South – Western College



Bodnar, George H. & William S. Hopwood, Accounting Information Systems, 6th Edition, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall, 1995 Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, UPP AMP YKPN, 2002



Pemrosesan Transaksi Dan Manajemen Data



111