Sia Sap 11 [PDF]

Citation preview

IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN 1. GARIS BESAR IMPLEMENTASI SISTEM Materi ini berhubungan dengan implementasi rencana desain sistem. Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh perhitungan, tahap implementasi sistem akan berjalan mulus tanpa hambatan yang berarti. Adalah mustahil untuk mengantisipasi seluruh potensi permasalahan yang mungkin terjadi selama tahap implementasi. Oleh karena itu, penundaan dan permasalahan yang terkait dengan implementasi adalah sesuatu yang rutin terjadi. Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, rencana formal dan pengendalian tahap implementasi harus dibuat. Gambar 11.1 menunjukkan tiga langkah utama implementasi sistem; (1) Menetapkan rencana dan pengendalian, (2) pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan, dan (3) menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru. Pada akhirnya, sistem yang telah diimplementasi harus senantiasa dikaji ulang dan dikendalikan.



Analisis dan Perencanaan Sistem



Desain Sistem



Menetapkan Rencana dan Pelaksanaan Pengendalian Tindak Aktivitas lanjut dan Evaluasi sistem baru



Pengendalian dan Kaji Ulang Sitem



1



2. IMPLEMENTASI SISTEM A. Membuat Rencana dan Pengendalian Untuk Implementasi Manajemen Proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam mengelola manajemen proyek implementasi dibutuhkan rencana-rencana yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut harus menggunakan tiga komponen utama, yaitu : (1) menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan, (2) anggaran khusus yang dapat diaplikasikan setiap tahap dan (3) pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap tahap proyek. Beragam teknik penjadwalan dapat digunakan untuk mengontrol implementasi. Gambar 11.2 menunjukkan Gantt chart, yang menggambarkan secara grafis aktivitas-aktivitas utama pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotesis. Diagram ini menunjukkan baik waktu aktual maupun yang direncanakan untuk suatu aktivitas tertemtu. Walaupun Gantt Chart sangat bermanfaat, diagram ini masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukkan hubungan antarberbagai aktivitas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan urutan aktivitas yang harus dilakukan. Gambar 11.3 menunjukkan sebuah diagram jaringan, yang menggambarkan urutan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan. Pendekatan diagram jaringan kerja dapat dikembangkan dengan memasukkan waktu yang diharapkan untuk setiap aktivitas. Berdasarkan perkiraan tersebut, dengan menggunakan program evaluation and review technique (PERT) dan critical path method (CPM), akan dapat diketahui jalur estimasi sebuah proyek. Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas yang penting/kritis dalam sebuah proyek, dan bila salah satu dari aktivitas-aktivitas tersebut tertunda, seluruh proyek akan tertunda.



2



B. Melakukan Aktivitas Implementasi Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru komputer dan detail desain sistem, menulis dan menguji program-program komputer, pengembangan standar, dokumentasi, dan konversi file.



3



Pelatihan Karyawan Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru, sementara di kasus lainnya para karyawan yang sudah ada pun harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang baru. Perusahaan pada umumnya akan menjumpai sejumlah pilihan yang terkait dengan penggunaan dan pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus ditemukan bahwa adalah lebih baik untuk melatih lebih baik lagi karyawan yang ada saat ini. Ada beberapa alas an yang mendukung hal tersebut: 



Biaya perekrutan yang terkait dengan memperkerjakan karyawan baru sedapat







mungkin dihindari, Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi







perusahaan, dan Moral para karyawan seringkali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini.



Sejumlah pendekatan untuk pelatihan tersedia bagi perusahaan, seperti:       



Memperkerjakan konsultan pelatihan dari luar, Menggunakan manual pelatihan, Menggunakan kaset video presentasi, Menggunakan kaset rekaman presentasi, Menggunakan seminar-seminar pelatihan, Menggunakan instruksi-instruksi tercetak (print-out), dan Menggunakan komputer-bantu pelatihan.



Mendapatkan dan Memasang Komputer Baru Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas yang bersifat monumental. Masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama, fasilitas pendukung yang memadai harus tersedia. Persyaratan lainnya yang sering ditemui adalah ukuran keamanan khusus seperti sistem pemadam kebakaran khusus, sistem monitor video, atau kunci pintu khusus.



Rincian Desain Sistem



4



Selama tahap implementasi, seringkali perlu untuk melakukan beberapa kerja desain tambahan. Oleh karena itu, kerap kali perlu memerlukan penyesuaian akhir pada rencana desain sistem. Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail selama tahap implementasi adalah pemrograman komputer. Spesifikasi desain sebuah program komputer ditentukan oleh tim desain, bukan oleh programmer. Fungsi utama seorang programmer adalah mengimplementasikan rencana yang telah ditentukan dimana hal ini membutuhkan kerja sama oleh tim desain. Pada akhirnya, programprogram komputer haruslah diuji dengan seksama sebelum dioperasikan. Cara paling baik untuk menguji program-program komputer adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data. Uji data dapat dilakukan baik pada data semu atau pada data riil. Dan biasanya dalam uji data banyak ditemukan kesalahan. Dalam uji data, pengujian harus dilakukan dalam beragam kondisi karena seringkali sebuah program yang rusak tidak akan terlihat mempunyai masalah pada saat melakukan input data, namun sering terlihat pada kondisi operasional. Oleh karena itu, perlu dilakukan “break” terhadap program, yaitu orang yang bertanggung jawab atas pengujian harus mampu menemukan kesalahan dalam program tersebut. Akhirnya seluruh program komputer harus didokumentasikan dengan memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi beragam jenis komentar yang menjelaskan berbagai segmen kode program dan definisi beragam variabel program.dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari sudut pandang programmer maupun pengguna. Dokumentasi ini harus dapat digunakan oleh programmer yang berbeda di tahun-tahun yang akan mendatang bilamana bermaksud memodifikasi program tersebut. Tidak hanya menguji program secara individu, menguji program-program terkait yang ada dalam satu kelompok penting pula dilakukan agar dapat mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada. Dokumentasi Sistem Baru Dokumentasi sistem merupakan hal yang penting dilakukan dalam implementasi sistem, namun hal ini sering terlupakan karena pada umumnya programmer hanya sedikit atau bahkan tidak menerima pelatihan dalam melakukan dokumentasi meskipun sebelumnya telah menerima pendidikan dan pelatihan bahasa pemrograman dengan baik.



5



Sering pula dikatakan bahwa seorang programmer yang baik harus menuliskan beberapa baris kode program setiap harinya. Salah satu alasan di balik pernyataan “sejumlah kecil (beberapa baris)” adalah bahwa seorang programmer harus meluangkan dokumentasi.



waktu



yang



cukup



Pengembangan



untuk



perangkat



melakukan lunak



rencana



komputer



pengembangan



tanpa



melakukan



dokumentasi adalah sesuatu hal yang sia-sia karena dokumentasi yang baik dapat memberikan beragam manfaat seperti: (1) melatih karyawan baru, (2) menyediakan bagi para programmer dan analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi program dan modifikasi aktivitas di masa yang akan datang, (3) menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan evaluasi pengendalian internal dan (4) membantu memastikan bahwa spesifikai desain sistem telah terpenuhi. Konversi File Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data. Dalam banyak kasus, file-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format komputer dari suatu komputer ukuran sedang ke komputer lainnya.Selain itu, proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan memakan waktu, terutama dalam kasus mengkonversi file manual ke dalam file komputer. Operasi Pengujian Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan untuk menguji akhir suatu sistem: (1) pendekatan lansgung yakni proses berpindah ke sistem yang baru dan meninggalkan sistem yang lama dalam suatu waktu tertentu yang disebut cutover point. Walaupun lebih murah, namun kelemahan dalam pendekatan ini akan menimbulkan masalah dalam sistem akibat adanya perbedaan dalam operasi aktual perusahaan. (2) Operasi Paralel adalah proses mengoperasikan sistem baru dan yang lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses di kedua sistem, kemudian hasil yang diperoleh dari masing-masing sistem dibandingkan. Perbedaan hasil tersebut akan mengindikasikan bahwa terdapat adanya masalah dalam sistem yang baru. Keunggulan operasi parallel adalah sebagai pendekatan yang paling aman digunakan namun sangat mahal dan mungkin tidak efektif biaya di seluruh aplikasinya. (3) Konversi Modular adalah proses pengujian bertahap di setiap segmen dalam sistem baru. Kelemahan pendekatan ini adalah lamanya waktu pengujian dan proses yang dilakukan di dalam pendekatan ini akan dapat menunda implementasi akhir untuk sebuah sistem baru, sehingga tidak praktis. 6



Mengevaluasi Sistem Baru Sekali sebuah sistem diimplementasikan, proses tindak lanjut yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan adalah melalui pendekatan-pendekatan yang bisa digunakan seperti observasi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap implementasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu tindak lanjut yang memadai.



3. Merencanakan dan Mengorganisasikan Proyek Sistem Secara operasional, teknik – teknik manajemen proyek adalah jantung siklus hidup pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Istilah “proyek” merujuk pada aplikasi tertentu yang telah disetujui untuk dikembangkan. Sekali persetujuan telah diperoleh, manajemen proyek dimulai dan hal ini berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi, dan perawatan proyek juga dimulai. A. Seleksi Proyek Jika sumber daya sebuah organiasi terbatas, maka sumber daya pengembangan proyek harus dialokasikan pada proyek – proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah atau unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi. Seringkali biaya dan manfaat hanya bisa diperkirakan secara subyektif, hal ini karena adanya kesulitan baik dalam menetapkan biaya jasa informasi maupun mengestimasi sumber daya yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.



B. Tim Proyek Salah satu tugas penting proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek yang sesuai. Untuk sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para analis, para programer, dan teknisi lainnya adalah penting, namun adanya perwakilan dari departemen – departemen pengguna tempat aplikasi dikembangkan juga diperlukan. Salah satu anggota tim harus dipilih menjadi pimpinan proyek (project



7



leader) agar mampu memfokuskan tanggung jawab pengendalian untuk proyek tersebut.



Tanggung Jawab Pimpinan Proyek Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah, dan komite pengarah atau unit organisasi digunakan untuk menjamin keterlibatan yang tinggi dari pengguna dalam pengembangan yang dikerjakan oleh departemen sistem informasi. Pimpinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer departemen pengguna utama yang memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut. Pimpinan proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi – teknisi dengan keahlian khusus. Tanggung jawab utama pimpinan proyek adalah merencanakan, menyusun jadwal, dan mengawasi proyek. Pengaturan jadwal adalah pengaturan kegiatan – kegiatan proyek sesuai rencana yang telah disusun, pengaturan aktivitas secara kronologis, serta rincian tanggung jawab bagi setiap anggota proyek.



Komite Pengarah



Departemen sistem informasi



Departemen Pengguna



Pimpinan Proyek



Ketua analisis



Staf/teknik



Anggota Pengguna Analisis/Programmer



Ketidakpastian Proyek Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk ini para teknisi harus bekerja sama dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem. Para 8



pengguna seringkali tidak menyadari bahwa permasalahan yang muncul akan memicu sebuah proyek baru dan pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka gunakan. Untuk itu, proses tatap muka antara pengguna dan desainer menentukan tingkat ketidakpastian. Ketidakpastian juga sering muncul dalam pengembangan sistem. Para programer harus menginterpretasikan rincian spesifikasi dan menuliskan perangkat lunak yang diperlukan. Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh ketidakpastian, mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap bagian proyek, dan menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah ditentukan pada biaya yang dapat diterima. C. Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif, dibutuhkan uraian (break down) tugas – tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan tahapan. Tidak ada metode standar untuk mengurai sebuah proyek ke dalam aktivitas – aktivitas yang lebih rinci, sebagaimana juga tidak ada daftar rincian yang standar untuk membuat tahapan – tahapan siklus hidup pengembangan sistem. Ada beberapa alasan untuk hal ini, yaitu adanya perbedaan pendapat, perbedaan paket komersial manajemen proyek, dan perbedaan kebutuhan untuk proyek – proyek tertentu. Makin tinggi tingkat penguraian ini ke dalam tugas dan tahapan tertentu, makin tinggi pula kepastian sehingga kebutuhan setiap tugas atau tahapan makin dapat diprediksi. Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya. D. Estimasi Waktu Akurasi estimasi waktu penyelesaian proyek sebagian tergantung pada pengalaman manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Pengalaman proyek terdahulu akan meningkatkan kemampuan dan keahlian mengestimasi waktu tiap – tiap personel untuk proyek – proyek baru berikutnya. Namun, estimasi tidak selalu tepat untuk beberapa hal. Teknik – Teknik Pengukuran Kerja Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak. “Tebakan estimasi” didasarkan pada pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas yang sejenis. Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar, yaitu : 1. Identifikasi tugas yang akan diestimasi, 2. Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan tepat dan sesuai kebutuhan, 9



3. Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam waktu estimasi dengan



mengalikannya



dengan



standar



atau



tingkat



estimasi



pemrosesan, dan 4. Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan – pertimbangan tertentu. Akurasi Estimasi Terdapat kesepakatan umum dalam beberapa poin yang terkait dengan estimasi. Poin yang pertama adalah “estimasi adalah tetap estimasi”. Poin yang kedua adalah akurasi estimasi akan meningkat seiring proyek tersebut memberikan hasil – hasilnya dari aktivitas – aktivitas yang dilakukannya. Estimasi yang dibuat pada tahap – tahap awal sebuah proyek biasanya diperkirakan sedikit tidak akurat, untuk alasan inilah “guesstimate” seringkali digunakan pada tahap – tahap awal sebuah proyek daripada penghitungan secara mendetail. Bidang lainnya yang menjadi kesepakatan bersama adalah estimasi – estimasi awal yang dibuat biasanya terlalu rendah. Estimasi yang dibuat oleh personel adalah estimasi yang terlalu optimis. Jenis perilaku ini biasa dikenal sebagai lowbailling. E. Akuntansi Proyek Elemen – elemen lainnya yang penting dalam sistem pengendalian sebuah proyek antara lain adalah tanggung jawab yang ditentukan dengan jelas dan tersusun dengan baik untuk tiap personel proyek dan beberapa bentuk sistem pengukuran akuntansi dan laporan aktual kinerja terhadap tanggung jawab yang diberikan. Operasi Sistem Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang di dalamnya biaya – biaya ditetapkan pada proyek – proyek individual seiring proses pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu menelusuri dan memantau biaya – biaya yang terjadi selama masa proyek dan memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Sistem akuntansi proyek biasanya dapat berupa manual atau otomatis. Tingkat Rincian Pada setiap sistem pengendalian, jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka biaya overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnya pun 10



akan bersifat ambigu. Tingkat yang memadai dalam detail atau seberapa rinci data yang dibutuhkan harus ditentukan oleh manajemen proyek.



4. Pengendalian Terhadap Sumber Daya Sistem Informasi Nonfinansial Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi manajemen dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dalam satuan moneter. Hal ini termasuk di dalamnya ukuran – ukuran kinerja untuk perangkat keras, lunak, dan personel. Pengukuran kinerja perangkat keras meliputi utilisasi sistem, system downtime, dan personel. Statistik utilisasi merupakan hal yang sangat penting karena ia mengindikasikan adanya sumbatan atau kebutuhan untuk melakukan ekspansi sistem. Downtime adalah presentase waktu yang digunakan oleh mesin. Sederhananya, downtime adalah laporan total jumlah jam kerja mesin tidak bekerja dalam satu bulan. Faktor penting nonkualitatif lainnya untuk mengontrol perangkat keras adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan yang paling baik untuk mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah melakukan survei sistem terhadap pengguna. Terakhir, adalah penting untuk melakukan pengendalian yang terkait dengan para personel. Beragam jenis laporan lainnya yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja personel seperti : 1. Laporan kinerja spesialis entri data, 2. Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operator sistem, dan 3. Laporan – laporan yang terkait dengan efisiensi personel yang memperbaiki perangkat keras. A. Auditing Sistem Informasi Banyak perusahaan yang menggunakan internal atau eksternal auditor untuk mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Fokus petugas audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan validitas serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Minat akuntan dalam proses audit sistem informasi ini cenderung berfokus pada pengendalian internal. B. Memelihara dan Memodifikasi Sistem Salah satu alasan melakukan perubahan adalah yidak mungkin untuk memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan informasi membutuhkan perubahan. Akhirnya hampir semua program komputer mengandung beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin 11



tidak terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul – betul mulai beroperasi. Demi tujuan pengendalian, adalah penting untuk seluruh modifikasi yang dilakukan terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk senantiasa dikaji ulang secara formal dan disetujui terlebih dahulu.



\



DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. (Julianto & Lilis, Penerjemah). 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke 9. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.



12