Sistem Informasi Manajemen [PDF]

Citation preview

ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA MENGGUNAKAN PENDEKATAN PIECES



PROPOSAL SKRIPSI



OLEH : RAMSON SALMANDO SILALAHI 090709021



1



DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015



2



DAFTAR PUSTAKA



DAFTAR PUSTAKA.................................................................................. BAB I PENDAHULUAN........................................................................... 1.1.



Latar Belakang Penelitian..........................................................................



1.2.



Rumusan Masalah.....................................................................................



1.3.



Tujuan Penelitian.......................................................................................



1.4.



Manfaat Penelitian.....................................................................................



1.5.



Ruang Lingkup Penelitian.........................................................................



BAB II TINJAUAN LITERATUR....................................................................... 2.1.



Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan.............................................



2.1.1.Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan...................... 2.1.1.1.Pengadaan............................................................................................. 2.1.1.2.Pengatalogan............................................................................ 2.1.1.3.Pengawasan Sirkulasi................................................................ 2.1.1.4.Pengawasan Serial..................................................................... 2.1.1.5.Katalog Talian.......................................................................... 2.1.1.6.Statistik................................................................................... 2.1.2.Penerapan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan...................... 1



2.1.3.Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan............. 2.1.4.Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan....................... 2.1.5.Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan.................... 2.2.



Sub Sistem Sirkulasi................................................................................



2.2.1. Keanggotaan............................................................................ 2.2.2. Peminjaman............................................................................. 2.2.3.Pengembalian............................................................................ 2.2.4.Perpanjangan............................................................................. 2.2.5.Penagihan................................................................................. 2.2.6.Pemberian Sanksi....................................................................... 2.2.7.Bebas Pustaka........................................................................... 2.2.8.Statistik Pengunjung................................................................... 2.3.



Perangkat Lunak yang Digunakan...........................................................



2.3.1. Athenaeum Light 8.5................................................................ 2.4.



Analisis Pieces.........................................................................................



2.4.1. Pengertian Analisis Pieces......................................................... BAB III METODE PENELITIAN.............................................................. 3.1.



Metode Penelitian....................................................................................



3.2.



Lokasi Penelitian.....................................................................................



2



3.3.



Unit Analisis............................................................................................



3.4.



Teknik Pengumpulan Data.......................................................................



3.5.



Instrumen Penelitian................................................................................



3.6.



Jenis dan Sumber Data............................................................................



3.7.



Teknik Analisis Data................................................................................



3.7.1.Metode PIECES......................................................................... 3.7.2.Metode Wawancara................................................................................ DAFTAR PUSTAKA................................................................................



BAB I PENDAHULUAN 1.1.



Latar Belakang Penelitian Pada dunia pendidikan perpustakaan merupakan salah satu bagian yang



penting dalam meningkatkan Ilmu Pengetahuan, karena di perpustakaanlah kita bisa mendapatkan berbagai macam buku yang dapat membantu kebutuhan kita untuk mendapatkan informasi, Syuhada (2010, 4). Perkembangan sistem informasi dewasa ini tidak hanya berpengaruh terhadap perusahaan-perusahaan, namun juga berpengaruh terhadap perpustakaan untuk meningkatkan kualitas pelayanannya kepada pengguna. Sistem informasi yang ditawarkan sudah cukup banyak dan memadai untuk diterapkan dalam perpustakaan sebagai sistem yang



3



efektif dan efisien bagi perpustakaan, dengan berbagai macam fitur-fitur aplikasi yang disediakan untuk memenuhi tuntutan kebutuhan perpustakaan yang semakin kompleks, meskipun tidak semua perpustakaan selalu sama dalam menggunakan sistem informasi yang ada, karena menurut Al-Fatta (2007, 33) “Sasaran sistem informasi adalah peningkatan kinerja, peningkatan efektifitas informasi, penurunan biaya, peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan pada pengguna”. Penyimpangan dari ke enam sasaran inilah yang menimbulkan masalah pada sistem informasi. Menurut Al-Fatta (2007,50) masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan. Sistem sirkulasi yang biasanya rentan terkena masalah dikarenakan langsung melayani pengguna, maka dari itu teknologi komputer digunakan pada bagian sirkulasi yang merupakan alat bantu dalam pengolahan data, agar pelayanan cepat, tepat dan akurat kepada pengguna, meskipun demikian ada perpustakaan perguruan tinggi yang sistem sirkulasi masih dilakukan manual. Hal ini menyebabkan keterlambatan. Seperti halnya perpustakaan universitas sari mutiara Indonesia. Perpustakaan universitas Sari Mutiara yang salah satu misinya ialah menyelenggarakan pengelolaan perpustakaan yang efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi, menjadi tidak dapat dicapai jika pelayanan sirkulasi meskipun sudah terautomasi namun masih ada kegiatan yang bersifat manual, dan ada beberapa masalah lain yang didapati penulis, yaitu data identitas pengguna, data spesifik buku, dan laporan. Harapan penulis untuk memperbaiki sistem informasi, terkhusus pada bagian sirkulasi, sehingga kedepannya akan lebih baik, metode PIECES menyajikan 6 aspek yang akan dibahas dalam penelitian ini, yaitu Kinerja, Informasi, Ekonomis, Keamanan, Efisiensi, Layanan. Analisis PIECES dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem sirkulasi yang menggunakan aplikasi perangkat lunak Athenaeum Light 8.5. Perangkat lunak Athenaeum Light merupakan salah satu aplikasi perpustakaan yang gratis dan memiliki fitur yaitu menyediakan catatan isi ringkas buku, sehingga pengguna dapat melihat isi ringkas buku. Athenaeum light juga mampu menampung data hingga 8 terabyte, sehingga banyak perpustakaan



2



menggunakannya, namun karena bersifat portable sehingga keamanan data rendah, sistem klasifikasi menggunakan DDC 21, namun jika mengalami penambahan nomor klasifikasi sistem terkadang error sehingga data tidak dapat terbaca. Melalui pandangan diatas penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi pada universitas sari mutiara Indonesia agar dapat memberikan masukan kepada pihak perpustakaan agar dapat menjadi perpustakaan yang menjadi pusat informasi kesehatan untuk mendukung lulusan yang kompetertif secara global tahun 2020, sesuai visi perpustakaan universitas sari mutiara Indonesia, maka dari itu penulis memilih judul “Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Menggunakan Pendekatan Pieces”



3



1.2.



Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan



permasalahan dalam penelitian ialah bagaimana SIM di perpustakaan Universitas Sari Mutiara?



1.3.



Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kelemahan



sistem informasi manajemen sirkulasi perpustakaan universitas sari mutiara Indonesia dengan pendekatan PIECES.



1.4.



Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini yaitu: 1. Bagi Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia ialah meningkatkan pelayanan sirkulasi perpustakaan. 2. Bagi Penulis sebagai bahan masukan untuk mengetahui tentang analisis kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi perpustakaan universitas sari mutiara Indonesia. 3. Bagi Peneliti Berikutnya sebagai bahan referensi untuk membantu penelitian-penelitian berikutnya yang berkaitan dengan analisis kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi perpustakaan.



4



1.5.



Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada sub sistem sirkulasi



perpustakaan universitas sari mutiara, dengan menggunakan pendekatan analisis PIECES.



5



BAB II TINJAUAN LITERATUR



2.1.



Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan



2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan bagian yang tidak dapat terpisah dari perpustakaan karena, dengan adanya SIM maka perpustakaan dapat dikelola dengan baik. Menurut Harefa (2009, 12) “SIM Perpustakaan ialah sebuah proses pengolahan dengan bantuan teknologi informasi (TI). Sistem informasi manajemen perpustakaan memanfaatkan TI untuk kegiatan-kegiatan perpustakaan dan mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem terkomputerisasi”. Sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Royandiah (2007) “Suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau informasi yang berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan. Sistem informasi manajemen mendukung aktivitas manusia dalam lingkungan organisasi seperti perpustakaan dengan menyajikan suatu data secara efektif dalam waktu yang singkat sehingga memudahkan pengambilan keputusan bagi kepala perpustakaan”. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan menurut Hakam (2006) adalah “Bisnis (business process) yang ada di perpustakaan, yang terintegrasi mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Sistem ini disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan dari bagian-bagian yang ada di perpustakaan”.



6



Dari pernyataan di atas bahwa sistem informasi manajemen perpustakaan dapat meningkatkan kemudahan bagi manusia (dalam hal ini pustakawan) untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam perpustakaan karena sudah terintegrasi dan terkomputerisasi. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di perpustakaan menurut Siregar yang sejalan dengan Hakam yaitu pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial dan statistik. 2.1.1.1.



Pengadaan Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan



perpustakaan. Kegiatan pengadaan (acquisition) menurut Siregar (1997, 4) “Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi (pre-order bibliographic checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan”. Fungsi utama dari sistem pengadaan menurut Siregar (1997, 5) adalah “pemilihan, pengecekan bibliografi (bibliographic checking), pemesanan dan penerimaan bahan pustaka baru”. 1. Pemilihan. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penerbit atau katalog penjual buku. 2. Pengecekan Bibliografi. Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat



7



catatan (nota) yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapatdalam salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan asisten pustakawan kemudian mengembalikan kartu-kartu tersebut kepada pustakawan. 3. Pemesanan. Proses pemesanan dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia. Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke dalam bentuk daftar dan selanjutnya di pesan. 4. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan. Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan. Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan. Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang diterima. 2.1.1.2.



Pengatalogan Menurut Siregar (1997, 4) “Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka



mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan catalog yang digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan”. Fungsi utama pengatalogan menurut Siregar (1997, 10) “Mencakup pembuatan kartu-kartu katalog (pengatalogan dan pengklasifikasian) dan penyiapan fisik (penyelesaian akhir) bahan-bahan pustaka yang baru diterima”. 1. Proses Pengatalogan



8



Bahan pustaka dan kartu pilihan diterima dari seksi pengadaan. Kataloger memeriksa bahan dan kartu. Jika bahan tersebut merupakan eksemplar tambahan, kataloger member catatan sebagai tambahan pada kartu katalog yang sudah ada. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik. Jika bahan tersebut adalah suatu judul barukataloger melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alatalat bantu pengatalogan seperti AACR dan LCSH. Ia kemudian membuat konsep kartu katalog dasar. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur pengklasifikasian. 2. Pengklasifikasian Bahan pustaka yang merupakan judul baru diterima dari prosedur pengatalogan. Klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan alat-alat bantu seperti DDC atau UDC. Nomor klasifikasi yang sesuai diberikan pada bahan tersebut. Klasifikator kemudian melengkapi nomor panggil (call number) dengan tanda-tanda lainnya seperti tiga huruf petama dari nama keluarga (surename) pengarang dan huruf pertama dari judul dan tanda kelompok koleksi. Bahan tersebut dengan konsep kartu katalog didalamnya, kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik. 3. Penyiapan Fisik Prosedur penyiapan fisik terdiri dari dua kegiatan utama yaitu pembuatan katalog dan label-label. Kegiatan pertama dimulai dengan pengetikan informasi yang terdapat dalam konsep kartu katalog ke dalam kartu-kartu standar, biasanya menggunakan lembar stensil dan alat duplikator. Sejumlah kartu entri tambahan kemudian dihasilkan dari kartu-kartu standar tersebut. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk setiap bahan pustaka baru. Kegiatan ini juga mencakup bahan pustaka yang diterima dari penjilidan. Labellabel diketik, termasuk label untuk punggung, kartu buku dan kantong buku. Bahan-bahan tersebut kemudian diteruskan ke sirkulasi untuk dipamerkan atau disusun di dalam rak koleksi perpustakaan. 9



2.1.1.3.



Pengawasan Sirkulasi Pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 5) “Semua kegiatan yang



berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan”. Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33) mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda. 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman. 3. Sistem dapat memproses pengembalian. 4. Sistem dapat memproses perpanjangan. 5. Sistem dapat memproses denda. 6. Sistem dapat memproses reservasi. 7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam. 8. Sistem dapat memelihara file anggota. 9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan. 10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan. 11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan. 12. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik. 10



2.1.1.4.



Pengawasan Serial Kegiatan pengawasan serial (serial control) menurut Siregar (1997, 4)



“Semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claims), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial”. 2.1.1.5.



Katalog Talian Katalog talian merupakan sistem temu kembali informasi berbasis



komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 5) “Katalog talian (online public access catalogue = OPAC) adalah penyediaan fasilitas temu-balik koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan”. 2.1.1.6.



Statistik Kegiatan statistik menurut Hasugian (2009, 171) “Pencatatan kuantitas



pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka , jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian, dan sebagainya”. 2.1.2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Menurut Saputra (2010) penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan memerlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel dan user friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan.



11



Kebutuhan perpustakaan terhadap teknologi informasi sangat berhubungan erat dengan peran perpustakaan sebagai pondasi dan kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan, dan kebudayaan yang terus kian berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi. Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang dikarang oleh Supriyanto dan Husin ( 2008, 23) “Tujuan penerapan TI adalah untuk otomasi kerja perpustakaan” yang pada dasarnya adalah membantu semua pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat. Dalam penerapannya di perpustakaan, Menurut Bryson (1990) “Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian”. 2.1.3. Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Menurut Saputra (2010) “Penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan Diperlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Software yang akan di gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel dan user friendly”. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan. Secara umum, perangkat lunak aplikasi perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perangkat lunak komersial dan perangkat lunak gratis. 1. Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software)



12



Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) menurut Sonhaji (2012) “Perangkat lunak hak beli, karena mempunyai hak cipta. Setiap orang yang bermaksud menginstalnya harus membelinya. Jika tidak membayar berarti melakukan pembajakan. Perangkat lunak ini juga disertai lisensi yang melarang pembeli menyalin perangkat lunak untuk diberikan kepada orang lain ataupun untuk dijual kembali”. Perangkat lunak komersial terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah: a. NCI BookMan. b. Dynix. c. IBRA Advance. 2. Perangkat Lunak Gratis Perangkat Lunak Gratis menurut Sonhaji (2012) “Perangkat lunak yang digunakan tanpa perlu membayar sama sekali. Perangkat lunak tanpa kode sumber dan bebas digunakan oleh siapa saja tanpa perlu membayar”. Perangkat lunak gratis terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah: a. Senayan. b. Athenaeum Light. c. Igloo d. X-Igloo e. OpenBiblio f. PhpMyLibrary



13



Berdasarkan pernyataan diatas bahwa ada beberapa perangkat lunak aplikasi perpustakaan yang gratis dan berbayar sesuai dengan yang dibutuhkan perpustakaan. 2.1.4. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam perpustakaan. Menurut Ishak (2008) manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan diantaranya adalah: 1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna. 3. Meningkatkan citra perpustakaan. 4. Pengembangan infrastruktur, nasional, regional, dan global. Dari pendapat diatas bahwa manfaat sistem informasi manajemen perpustakaan ialah efisiensi, layanan yang lebih baik, meningkatkan citra perpustakaan dan pengembangan infrastruktur. 2.1.5. Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Fitur-fitur sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Wahono (2006) harus mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses, pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan pelaporan. 1. Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di database.



14



2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. 3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan. 4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan. 5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number). 6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan. 7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya. 8. Pelaporan (Reporting). Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita atur. Berdasarkan pendapat diatas bahwasanya fitur-fitur SIM Perpustakaan harus dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan itu sendiri.



15



2.2.



Sub Sistem Sirkulasi Manajemen sirkulasi adalah suatu upaya perencanaan, pengorganisasian,



pelaksanaan, serta pengendalian kegiatan suatu urutan kerja pada setiap kegiatan sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan pelayanan sirkulasi yang ada pada perpustakaan yaitu: 1. Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan tepat. 2. Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang meminjam. 3. Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33) mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman. 2. Sistem dapat memproses pengembalian. 3. Sistem dapat memproses perpanjangan. 4. Sistem dapat memproses denda. 5. Sistem dapat memproses reservasi. 6. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam. 7. Sistem dapat memelihara file anggota. 8. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan.



16



9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan. 10. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan. 11. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik. Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Penagihan 6. Pemberian sanksi 7. Bebas pustaka 8. Statistik pengunjung 2.2.1. Keanggotaan Perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota perpustakaan dan syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk mendaftarkan diri menjadi anggota. Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 257) “Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka dia harus mengisi formulir keanggotaan, maka dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai dengan kelengkapan lainnya. 17



Kelengkapan keanggotaan tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotocopy tanda pengenal”. 2.2.2. Peminjaman Menurut Rahayuningsih (2007, 96) “ Layanan peminjaman merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi”. Menurut Syihabuddin (2007, 224). “Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi”. 2.2.3. Pengembalian Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan. Menurut Rahayuningsih (2007, 96) “Pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya”.



18



2.2.4. Perpanjangan Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Rahayuningsih (2007, 96) “Memperpanjang masa pinjam adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan satu kali periode peminjaman”. 2.2.5. Penagihan Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahn pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Menurut Rahayuningsih (2007, 96) “Kegiatan penagihan adalah pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama dilakukan tiga hari setelah keterlambatan, penagihan kedua dilakukan dua minggu setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah keterlambatan”. 2.2.6. Pemberian Sanksi Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna



19



serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti: 1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan. 2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan perpustakaan dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar. 4. Menghilangkan bahan perpustakaan. 5. Melanggar tata tertib perpustakaan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 83) dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang akan dikenakan kepada pengguna antara lain: 1. Denda. 2. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu. 3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajarmengajar. Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain. Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai berikut: 1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.



20



2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya. 3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan. 4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut. Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya dianatar para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit. 2.2.7. Bebas Pustaka Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang kan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Bagi pengguna, keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk: 1. Ujian akhir. 2. Yudisium. 3. Penerimaan ijazah. 4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 84) prosedur bebas pinjaman adalah sebagai berikut: 1. Pengguna yang membutuhkan keterangan ‘Bebas Pinjaman’ menyerahkan tanda pengenal.



21



2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanggal pengenal. 3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam. 4. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel ‘Bebas pinjaman’. 5. Petugas mengisi tanda bukti ‘Bebas pinjaman’ dengan identitas pengguna. Menurut Lasa (2007, 171) untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum 2.2.8. Statistik Pengunjung Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan dan statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung perlu dikupulkan data tentang pekerjaan dibagian ini. Pada setiap harinya pengunjung diruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan. Menurut Rahayuningsih (2007, 98) “Statistik pengunjung adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung, keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan”. Fungsi statistik pengunjung adalah: 1. Menyusun laporan tahunan perpustakaan.



22



2. Menyusun rencana kegiatan perpustakaan. 3. Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan pengguna. 4. Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga. Menurut Syihabuddin (2007, 224) pustakawan menggunakan statistik untuk berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan, mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan, memperkuat alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga, serta menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan. 2.3.Perangkat Lunak yang Digunakan 2.3.1. Athenaeum Light 8.5 Athenaeum Light menurut Putra (2007) adalah fasilitas yang ada pada athenaeum adalah manajemen database, menu peminjaman, menu pengembalian, menu laporan, label barcode, statistik dan stock opname. Versi terbaru athenaeum adalah Athenaeum light 8.5. Athenaeum light 8.5 merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh komunitas athenaeum light indonesia (KALI) dan memiliki forum diskusi di toolib. Aplikasi ini dibangun dari aplikasi database filemaker, dikemas dalam bentuk free script atau opensource dan disajikan dalam bentuk portable Aplikasi ini merupakan versi Beta (permulaan), kemudian disebut dengan Athenaeum Light 8.5 v.1, dengan menu-menu fitur yang hampir sama dengan versi sebelumnya. Kelebihan dan kurangan Athenaeum light 8.5 menurut (Putra 2007) adalah: Kelebihan: a. Athenaeum light 8.5 mampu menampung data hingga 8 terabyte. b. Ada menu website. c. Lebih tahan terhadap gangguan seperti listrik mati atau data crash. 23



d. Lebih mudah ditampilkan dalam web dengan filemaker API dan PHP. e. Bisa bekerja optimal pada OS windows XP SP 2 atau 2000 SP4. Kekurangan: a. Keamanan datanya rendah (low security) karena aplikasi ini bersifat portable. b. Klasifikasi dokumen masih sederhana (menggunakan edisi ringkas DDC 21) sehingga perpustakaan akan mengalami masalah apabila jumlah subyek dan koleksi bertambah banyak dan semakin kompleks 2.4.Analisis Pieces 2.4.1. Pengertian Analisis Pieces Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. Teknik analisa ini digunakan oleh J.L Whitten, L.D Bentley, dan K.C Dittman dalam buku yang berjudul “System Analysis and Method, 2004” (buku ini terdiri dari berbagai edisi) untuk membuat sebuah system yang dibuat secara prototyping dengan melakukan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui permasalahan dan kebutuhan untuk membuat system itu sendiri. Sebuah sistem perlu ditemukan permasalahan yang ada agar suatu sistem dapat berjalan dengan baik dan bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun beberapa indikator yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah adalah sebagai berikut :



24



1. Analisis Kinerja Menurut definisi konseptual, kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). a. Jumlah Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses 1 bahan pustaka yang masuk kepada perpustakaan dibutuhkan berapa jam sehingga siap untuk dilayankan kepada pengguna? kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kinerja. b. Waktu Tanggap – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut direspons untuk diproses. Misalnya jika pengguna ingin mencari buku, berapa lama menggunakan sistem informasi perpustakaan untuk menentukan apakah buku tersebut ada / tidak dan dipinjam. 2. Analisis Informasi Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Menurut (jogiyanto, 2005) kriteria kualitas informasi adalah : a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak



25



terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat waktu (timeliness), berrti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 3. Analisis Ekonomi Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah suatu sistem itu tepat diterapkan pada suatu lembaga informasi khususnya perpustakaan dilihat dari segi financial dan biaya yang dikeluarkan. Hal ini sangat penting karena suatu sistem juga dipengaruhi oleh besarnya biaya yang dikeluarkan. Untuk sebuah perpustakaan yang berorientasi non provit-oriented maka penghitungan biaya pada sistem informasi yang digunakan yaitu: a. Biaya tidak diketahui – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan tidak diketahui jumlahnya dan pos pembiayaannya. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya tidak diketahui, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan tidak dapat dilacak ke sumbernya sehingga tidak dapat diketahui keakuratan biayanya. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya tidak dilacak



26



ke sumbernya, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. c. Biaya terlalu tinggi – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan terlalu tinggi dan banyaknya pos pembiayaan. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya terlalu tinggi, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. 4. Analisis Keamanan Dalam suatu sistem perlu diadakan sebuah kontrol atau pengawasan agar sistem itu berjalan dengan baik. Analisa ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana pengawasan dan kontrol yang dilakukan agar sistem tersebut berjalan dengan baik. Sebuah sistem perlu dilakukan kontrol yang baik pula dalam upaya untuk memberikan rasa aman dan nyaman kepada pengguna ketika menggunakan sistem tersebut. Dalam penelitian ini penulis ingin menguji sistem informasi manajemen perpustakaan dengan hal-hal yang mungkin terjadi seperti dibawah ini. Keamanan atau kontrol terlalu lemah. a. Input data tidak diedit dengan cukup. b. Kejahatan terhadap data. c. Etika dilanggar pada data atau informasi – mengacu pada data atau informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai wewenang. d. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau database-database yang berbeda. e. Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar)



27



f. Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak) g. Error pembuatan keputusan terjadi Keamanan atau kontrol berlebihan a. Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem b. Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan 5. Analisis Efisiensi Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana data yang secara berlebihan inputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak efisien dalam penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa sumberdaya prosesor, memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses sistem yang berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem tersebut, bagaimana proses efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh sistem saat ini. Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa : a. Data secara berlebihan input atau disalin b. Data secara berlebihan diproses c. Informasi secara berlebihan dihasilkan 6. Analisis Layanan Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Pada bagian 28



ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah teridentifikasi di bawah ini, kemudian dideskripsikan juga penyebab kelemahan sistem tersebut, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi : a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat. b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten. c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya. d. Sistem tidak mudah dipelajari. e. Sistem tidak mudah digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum. h. Sistem tidak fleksibel untuk berubah. i. Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain. Hubungan dengan analisis kebutuhan sistem dengan analisis PIECES menurut Al Fatta (2007, 62) ialah analisis kebutuhan sistem menitikberatkan pada bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama. Untuk mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan analisis kedalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu kinerja, informasi, kontrol, efisiensi, dan keamanan. Hasil analisis PIECES adalah dokumen kelemahan sistem yang menjadi rekomendasi untuk perbaikan – perbaikan yang harus dibuat pada sistem yang akan dikembangkan.



29



BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian Penelitian ini termasuk jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan analisis PIECES. Menurut Sugiyono (2012, 86) “Metode deskriptif adalah metode yang dilakukan untuk mengetahui variabel mandiri atau lebih tanpa membuat perbandingan antara variabel satu dengan yang lain”. 3.2. Lokasi Penelitian Penelitian ini akan dilaksanakan pada perpustakaan Universitas Sari Mutiara Medan yang beralamat di Jl. Kapten Muslim No. 76, Medan. Sumatera Utara. Alasan penulis memilih perpustakaan universitas sari mutiara medan sebagai objek kajian penelitian karena perpustakaan universitas sari mutiara medan merupakan perpustakaan yang pernah meraih penghargaan dibidang perpustakaan dan juga perpustakaan sari mutiara medan dilengkapi aplikasi sistem informasi Athenaeum Light 8.5 yang menopang segala aktivitas perpustakaan, namun kemampuannya dunilai sudah berkurang, sehingga membutuhkan sistem



30



baru yang lebih dinamis, ekonomis dan efisien bagi perpustakaan universitas sari mutiara sendiri. 3.3. Unit Analisis Menurut Arikunto (2006, 143) “Unit analisis merupakan satuan tertentu yang diperhitungkan sebagai subjek penelitian”. Dari pernyataan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa unit analisis diartikan subjek penelitian. Dalam penelitian ini penulis menggunakan unit analisis, yaitu Sistem Informasi Sirkulasi. 3.4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Sebagai metode ilmiah, observasi biasa diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan dengan sistematik fenomena-fenomena yang diselidiki. Hadi (2004, 134). Sedangkan menurut Soehartono (2004, 70) “Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan sistematis, yaitu dilakukan oleh pengamat dengan menggunakan pedoman sebagai instrumen pengamatan. 2. Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang memberikan jawaban atas pertanyaan tersebut. Moloeng (2006, 186). Metode ini penulis gunakan sebagai metode pengumpulan data dari informan sehingga diketahui apa yang akan menjadi kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi. 31



3. Studi Literatur Studi literatur merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan mengumpulkan informasi lebih lanjut mengenai permasalahan yang akan dibahas seperti informasi penelitian terlebih dahulu, dan bahan kepustakaan lain seperti buku, jurnal, artikel, dan lainnya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti untuk menunjang kelengkapan data. Informan yang diwanwancarai oleh penulis ialah pustakawan yang bekerja atau yang mengoperasikan SIM pada sub sistem sirkulasi. 3.5. Instrumen Penelitian Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara. Pedoman ini berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan pada saat melakukan wawancara. Pedoman ini bersifat fleksibel, tidak mengikat, hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan. 3.6. Jenis dan Sumber Data Jenis dan sumber data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Data Primer Data yang langsung diperoleh dari responden melalui wawancara dan observasi penulis. 2. Data Sekunder Data yang mendukung data primer yang diperoleh melalui buku, jurnal, internet ataupun dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan penelitian. 3.7. Teknik Analisis Data Analisis data diartikan sebagai upaya mengolah data menjadi informasi, sehingga karakteristik atau sifat-sifat data tersebut dapat dengan mudah dipahami



32



dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan kegiatan penelitian. Teknik analisis data dilakukan setelah semua data terkumpul dengan baik. Maka selanjutnya dilakukan pengolahan data. Langkah dan prosedur analisis data yang dilakukan penulis yaitu: 1. Menganalisis sistem informasi dengan menggunakan metode PIECES 2. Menganalisis Brainware dengan menggunakan metode wawancara



3.7.1. Metode PIECES Untuk mengidentifikasi masalah penulis menggunakan analisis PIECES karena menganalisis 6 aspek yang sangat berpengaruh dalam perpustakaan, yaitu Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service. Berikut penulis memuat table pengumpulan data berdasarkan analisis pieces sebagai berikut :



N o



Jenis Analisis



Standar Ukuran



Sim Sirkulasi USM



SIM



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Jumlah Produksi 1



Performance Waktu Tanggap



2



Information



Akurat



Keanggotaan Peminjaman Pengembalian Perpanjangan Penagihan Pemberian sanksi Bebas pustaka Statistik pengunjung



1. Keanggotaan



33



Tepat waktu Relevan



3



Economic



4



Control



5



Efficiency



Biaya ( cost )



Tingkat Keamanan Data



Sumber Daya (manusia, waktu, informasi, uang , peralatan, ruang, pengolahan data)



34



2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Peminjaman Pengembalian Perpanjangan Penagihan Pemberian sanksi Bebas pustaka Statistik pengunjung



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Keanggotaan Peminjaman Pengembalian Perpanjangan Penagihan Pemberian sanksi Bebas pustaka Statistik pengunjung



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Keanggotaan Peminjaman Pengembalian Perpanjangan Penagihan Pemberian sanksi Bebas pustaka Statistik pengunjung



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Keanggotaan Peminjaman Pengembalian Perpanjangan Penagihan Pemberian sanksi Bebas pustaka Statistik pengunjung



6



Service



Kepuasan Pengguna



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Keanggotaan Peminjaman Pengembalian Perpanjangan Penagihan Pemberian sanksi Bebas pustaka Statistik pengunjung



Table 3.1 Analisis Pieces 3.7.2. Metode Wawancara Metode yang kedua dilakukannya wawancara terhadap pustakawan menyangkut Sistem Informasi Manajemen karena pustakawan selaku brainware. Penulis menggunakan teknik wawancara semistruktur ( semistructure interview ) dimana penulis mengharapkan keterbukaan dan kejujuran dalam wawancara dengan pustakawan yang akan diwawancarai nantinya. Hal lain yang perlu dipersiapkan adalah alat perekam ( voice recorder ) dan beberapa alat tulis bila diperlukan untuk pencacatan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan pedoman wawancara sebagai alat bantu dalam wawancara dengan indicator sesuai dengan analisis pieces.



N o



Hari/ Tanggal



Informan



Materi Wawancara



1



35



Tempat



Table. 3.2 Pedoman Wawancara



36



DAFTAR PUSTAKA Al-Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. ANDI OFFSET. Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta. Rineka Cipta Basuki, Sulistiyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Yogyakarta. Bina Cipta Hakam, Anggi HFIZ Al. 2006. “Penerapan Sistem Informasi Manajemen dan Decision Support System (Sistem Pendukung Keputusan) Berbasis Teknologi Informasi untuk Mendukung Kegiatan Administrasi Perpustakaan Komunitas”. http://www.slideshare.net/anggihafiz/athenaeum-light 60-untukperpustakaan-komunitas. (diakses 4 November 2015). Harefa, Ardiman Hanif. 2006. Sistem Informasi Perpustakaan di Badan Penelitian dan Pengembangan Propinsi Sumatera Utara. Medan. USU Repository Indonesia, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta :7 Departemen Pendidikan Nasional RI. Ishak. 2008. Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi: Jurnal Studi Kepustakaan dan Informasi. Medan. Pustaha Jogiyano, HM. 2001. Analisis & Deain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi Moleong, Lexy J. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya. Pujianto. 2009. Analisis kebutuhan sistem II. (diakses 15 maret, 2015) 37



Putra, Ade. 2007. “ Aplikasi-Aplikasi gratis untuk Otomasi Perpustakaan”. http://blogernya-ade.blogspot.com/2007/12/aplikasi-gratisan-untuk otomasi.html (diakses 15 Maret 2015) Syuhada. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan SMA Banjarmasin. Yogyakarta. STMIK AMIKOM Royandiah, Ida. 2007. “Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan (WEBSUPLEMEN)” http://www.ut.ac.id/html/suplemen/pust2229/webmanajemen.doc (diakses 4 November 2015). Saputra, Dudy. 2010. “Penerapan Sistem Pada Perpustakaan”. http://dudysaputraa.blogspot.com/2010/04/penerapan-sistem-pada perpustakaan.html?m=1 ( diakses 4 November 2015) Sonhaji, Didi. 2012. "Perangkat Lunak Aplikasi.". http://ptisonhaji.blogspot.com/2012/12/bab-6-perangkat-lunak aplikasi.html (diakses 17 Maret 2015). Siregar, A. Ridwan. 1997 Automasi Perpustakaan: Desain Sistem Kerumahtanggaan. Medan. UPT Perpustakaan USU. Sugiyono. 2010. Statistika untuk Penelitian. Bandung. Alfabeta ________.2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatifdan R&D. Bandung. Alfabeta Soehartono, Irawan. 2004. Metode Penelitian Sosial. Bandung. PT. Remadja Rosdakarya.



38