Sistem Pengolahan Data Elektronik [PDF]

Citation preview

Sistem Pegolahan Data Elektronik MAKALAH Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Sistem Informasi Akuntansi yang diampu Oleh Bapak Angga Kurniawan, S.E.,M.Sc.



Disusun oleh : Anida Maryana



NPM. 17630008



Joko Adji saputra



NPM. 17630021



Pratiwi puji lestari



NPM. 17630028



Ridwan Indra Hermawan NPM. 17630032 Yesi permata sari



NPM. 17630041



UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH METRO FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI 2020/2021



KATA PENGANTAR



Syukur Alhamdulilah kami ucapkan kehadirat allah swt karena berkat rahmat-nya kami bisa menyelesaikan makalah yang berjudul Sistem Pemgolahan Data Elektronik. Makalah ini diajukan guna untuk memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi akuntansi. Dalam proses penyusunan makalah ini kami banyak mengucapkan terimakasih kepada bapak Angga Kurniawan, S.E.,M.Sc. yang sudah membimbing kami, serta kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Harapan kami sebagai penyusun semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca. Untuk kedepannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi. Dalam penyusunan makalah ini kami sebagai penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan kami yakin makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Dasn semoga makalah ini bermanfaat untuk membangun wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.



Metro, Hormat kami,



Penulis



2



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR...............................................................................



i



DAFTAR ISI ..............................................................................................



ii



BAB I PENDAHULUAN...........................................................................



1



1.1. Latar Belakang....................................................................................



2



1.2. Rumusan dan Pertanyaan ...................................................................



2



1.3. Tujuan Dan Manfaat...........................................................................



2



BAB II PEMBAHASAN ...........................................................................



5



3.1. Pengertian Pengolahan Data Elektronik ............................................



5



3.2. Fungsi Dan Tujuan Pengolahan Data Elektronik ................................



5



3.3. Macam – Macam Sistem Pengolahan Data Elektronik........................



5



BAB III PENUTUP ...................................................................................



12



4.1. Kesimpulan..........................................................................................



12



DAFTAR PUSTAKA



3



BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Berkaitan tentang perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat terutama ilmu iptek, agar kita tidak tertinggal dengan dunia barat kita harus giat belajar dan mempelajari tentang ilmu iptek tersebut. Ilmu ini mempunyai manfaat yang sangat berguna bagi kita terlebih orang banyak Maka dengan tersusunnya makalah ini setidaknya kita bisa mengetahui tentang dasar ilmu iptek. Walaupun belum mencangkup segala aspek ilmu teknologi tersebut. 1.2 Rumusan Masalah 1. 2. 3.



Apa Pengertian Pengelolahan Data Elektronik ? Apa Fugsi Dan Tujuan Pengelolahan Data Elektronik ? Apa Saja Sistem Pengolahan Data Elektronik ?



1.3 Tujuan dan Manfaat 1. 2. 3.



Untuk Mengetahui Pengertian Dari Pengelolahan Data Elektronik. Untuk Mengetahui Apa Saja Yang Termasuk Ke Dalam Pengelolahan Data Data Elektronik. Untuk Mengetahui Fungsi Dari Pengelolahan Data Elektronik.



4



BAB II PEMBAHASAN



2.1



Pengertian Pengolahan Data Elektronik Pengolahan Data dengan menggunakan komputer terkenal dengan nama pengolahan data elektronik (PDE) atau elektronik data processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan data dapat berupa angka – angka , huruf – huruf atau simbol – simbol khusus atau gabungan darinya. data mentah masih belum bisa berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.pengolahan (data processing ) adalah data dari manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Jadi pengolahan data elektronik (EDP) Adalah emanipulasi dari data kedalam bentuk informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer.



2.2



Fungsi Dan Tujuan Pengolahan Data Elektronik Tujuan Pengolahan Data : untuk mengambil informasi ali (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). Fungsi dasar pengolahan data : -



2.3



Mengambil program dan data (masukkan/input) Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemprosessan. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.



Macam Macam Sistem Pengolahan Data Elektronik A. Sistem input 1.



Sistem input berbasis kertas Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi berdasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk di cek apakah ada kesalahan dan untuk diproses. Fase input terdiri dari :



5



a. Persiapan dan pengisian dokumen sumber Dokumen sumber seperti penjualan order disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami b. Pengiriman dokumen sumber bagian pengelolahan data Batch control dan register data yang dikirim merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen penggunaan dengan departemen [engolahan data c.



Data entry Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual dikettikan menggunakan terminal data atau pc dan kemudian disimpan didalam disk.



d. Teknik program editing data Pengeditan data bisa diterapkan untuk setiap struktur daata ( karakter, field, record, dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid. Contohnya data numerik mestinya hanya berisi data angka. Dan data alpabet mestinya tidak diisi dengan data numerik. Manual Input Systems Dalam beberapa sistem akuntansi terkomputerisasi, input ke sistem akuntansi didasarkan pada tulisan tangan atau dokumen sumber yang diketik. Dokumen-dokumen ini kemudian dikumpulkan dan diteruskan ke operasi komputer untuk pengecekan dan pemrosesan kesalahan. Setiap fase pemrosesan input dibahas di bawah ini. Persiapan Dan Penyelesaian Dokumen Sumber Dokumen sumber, seperti pesanan pelanggan, slip penjualan, faktur, pesanan pembelian, dan kartu waktu karyawan, adalah bukti fisik dari input ke dalam sistem pemrosesan transaksi. Mereka melayani beberapa tujuan:



6



• Menangkap data • Memfasilitasi operasi dengan mengkomunikasikan data dan mengotorisasi operasi lain dalam proses • Menstandarisasi operasi dengan menunjukkan data apa yang perlu direkam dan tindakan apa yang perlu diambil • Menyediakan file permanen untuk analisis di masa depan, jika dokumen disimpan Sumber dokumen biasanya berupa formulir yang dirancang dengan cermat untuk kemudahan penggunaan dan pengambilan data yang akurat, Dokumen sumber, seperti pesanan penjualan, disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti. Dokumen sumber yang lengkap dikumpulkan secara berkala dan ditransfer ke departemen pemrosesan data untuk masuk ke sistem komputer. Transfer Dokumen Sumber Ke Pengolahan Data Total kontrol batch dan register transfer data adalah kontrol mendasar atas transfer data antara departemen pengguna dan pemrosesan data. Tidak adanya atau tidak memadainya prosedur untuk mengendalikan data yang dikirimkan antara departemen pengguna dan departemen pemrosesan data dapat mewakili kelemahan yang signifikan karena ini memberikan peluang untuk transaksi yang tidak sah dan / atau penipuan untuk diintegrasikan ke dalam sistem pemrosesan.



2. Sistem Input Tanpa Kertas Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online , transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi menjadi dua :



7



- Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS). Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase : Input (entry) data dan editing data adalah program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti. Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan. Pengiriman barang ke sistem aplikasi host adalah dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung kedalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja komputer dan kemudian segera ditransfer kekomputer lain untuk diproses. - Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM) contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT). B. Sistem Pemprosesan 1. Sistem pemprosesan berbasis kertas Secara virtual semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemprosesan transaksi biasanya berorientasi bacth yaitu transaksi



8



direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Pemprosesan bacth dapat dijalankan dengan memperbaharui file yang diakses secara : -



Pemprosesan bacth dengan memperbarui file berurutan Banyak sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas yang menggunakan pemprosesan file berurutan untuk memperbarui master file. Pemprosesan seperti ini biasanya mencangkup beberapa tahap : Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record didalam file transaksi diurutkan sesuai urutan didalam master file. Memperbarui master file. Record didalam file transaksi dan master file. Record didalam file transaksi dan master file di acak satu demi satu, di cocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaharuan sesuai dengan yang diinginkan. Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan - laporan yang lain. - Pemprosesan bacth dengan memperbarui file akses acak Dapat dilakukan dengan berbagai cara : + aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. + pemprosesan bukti penerimaan kas : pembayaran pelnggan diterima di dalam satu kotak pos khusus.



2. Sistem pemprosesan tanpa kertas -



Pemprosesan bacth dalam sistem pemprosesan tanpa kertas



9



Pemprosesan bacth dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemprosesan bacth dalam sistem berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program bacth dijalankan secara periodik. Pembaruan file berurutan maupun akses acak dapat digunakan. -



Pemprosesan real time dalam sistem pemprosesan tanpa kertas Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemprosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah diinput ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.



C. Sistem Penjualan Real-Time Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisis level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan). Komponen sistem penjualan real time. Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan realtime sistem POS (point of sales) Bar code untuk identifikasi otomatis, dan sitem pemesanan EDI (electronic data interchange). -



Pemprosesan transaksi pada sistem penjualan real-time Urutan perstiwa yang pasti akan berpariasi dari satu sitem ke sistem yang lain, namun pemprosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah. a. Mengirim katalog elektronik ke pelanggan b. Memperkirakan pesanan penjualan pelanggan c. Menerima pesanan dan menerjemahkan pesanan yang diterima d. Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima e. Mengirim informasi pesanan ke gudang atau keproses produksi.



10



f. Membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim g. Mengirim barang



-



Pertimbangan khusus pengendalian internal.



Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real - time. Diantara nya order pelanggan dapat di proses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia, pemisahan tugas ala- tradisional benarbenar tidak dapat diterapkan, serta banyak dokumen teropisional dieliminasi dalam sistem berbasis EDI. D. Sistem Output Sistem Output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output. Sistem tanpa kertas yang online dan real- time cenderung menghasilkan sedikit output. Sistem ini sangat penting di perusahaan besar, karena perusahaan besar sangat tidak praktis untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record. Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu. Kelompok pengendalian Electronic Data Processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.



11



BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Ilmu Iptek sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, kita lebih tau tentang teknologi yang berkembang sekarang dengan adanya pembelajaran ini, banyak bagian – bagian komputer yang harus kita pelajari dengan mengetahui itu semua kita akan dapat dengan mudah untuk menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari, dengan adanya pengetahuan mengenai sistem pengolahan data elektronik banyak peluang usaha yang dapat diperoleh, karena teknologi sangat berpengaruh atas perkembangan jaman.



12



DAFTAR PUSTAKA



https//www.academia.edu/sistem pengolahan data elektronik w. wilkinson joseph, michael J. Cerullo, Vasant Raval, Bernard Wong-OnWing. 1997. Accounting Information System. USA:ISBN 0-471-25352-9 (alk. Paper) http://putrianggrennd25.blogspot.com/2020,03,v behaviorurldefaultvmlo.html?m=1



1