SK Surat Agenda Keluar & Masuk [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN MANGGARAI DINAS KESEHATAN



UPTD PUSKESMAS PONGGEOK Jln.Ruteng - Iteng, Desa Ponggeok, Kec. Satar Mese, Kab.Manggarai, Provinsi Nusa Tenggara Timur, Email: [email protected]



KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS PONGGEOK NOMOR: 055.3 / 445 / SK-ADM / PP / VI / 2018 TENTANG PENETAPAN AGENDA SURAT KELUAR DAN MASUK UPTD PUSKESMAS PONGGEOK DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, KEPALA UPTD PUSKESMAS PONGGEOK, Menimbang



: a. Bahwa setiap surat dinas atau berbagai surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga selalu disertai dengan penomoran surat; b. Bahwa dalam penulisan nomor surat harus dilakukan secara rapi; c. Bahwa komponen – komponen dalam surat ini penulisannya harus diperhatikan sesuai dengan kepentingan substansi surat; d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a , b, dan c, maka perlu menetapkan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Ponggeok;



Mengingat



: a. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik; b. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan; c. Peraturan Menteri KesehatanNomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; d. Peraturan Menteri KesehatanNomor 46 Tahun 2015 Tentang Akreditasi; e. Undang-Undang Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah



MEMUTUSKAN: Menetapkan



: KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS PONGGEOK TENTANG PENETAPAN AGENDA SURAT KELUAR DAN MASUK UPTD PUSKESMAS PONGGEOK.



Kesatu



:



Menetapkan buku agenda adalah catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan,



Kedua



:



Menetapkan : Nomor urut surat /Nomor berkas/Kode Berkas/Singkatan Puskesmas/Bulan/Tahun,



contoh



cara



penulisan



:123



/445/SK



–



ADM/PP/VIII/2018, sebagai format penomoran surat keputusan Kepala Puskesmas;



Ketiga



:



Menetapkan cara penggunaan buku agenda ada 2 (Dua) macam : 1. Secara double (berganda) surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda : a. Agenda keluar, untuk mendata surat – surat yang dikirim b. Agenda masuk, untuk mencatat surat – surat yang di terima 2. Secara



Single



(Tunggal)



surat



yang



diterima



dan



dikirim



diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja : a. Buku agenda umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat – surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor b. Buku agenda bagian, buku yang digunakan untuk mencatat surat – surat yang dikirimkan oleh bagian – bagian kantor 3. Fungsi buku agenda meliputi : a. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat. b. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu. c. Untuk mengetahui penomoran surat keluar. d. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat. Keempat



:



Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan akan ditinjau



kembali



apabila



dikemudian



hari



terdapat



kekeliruan



penetapannya. Ditetapkan di : Ponggeok Pada tanggal : 14 Juni 2018 Kepala UPTD Puskesmas Ponggeok,



Januar Irawan



dalam



Adminstrasi Surat Keluar No.Dokumen



: 055.4 / 445 / SOP -ADM / PP / VI / 2018



SOP No. Revisi Tanggal Terbit Halaman



: : 14 Juni 2018 : ½ drg. Januar Irawan NIP 19750101 200212 1 013



UPTD Puskesmas Ponggeok 1.Pengertian



Surat keluar adalah surat – surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan



untuk



dikirimkan



kepada



pihak



lain,



baik



perorangan maupun kelompok 2.Tujuan



Sebagai acuan bagi tim pengelolaan untuk mengola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar system administrasi UPTD Puskesmas Ponggeok



3.Kebijakan



SK Kepala Puskesmas Ponggeok nomor : 055.3 / 445 / SK-ADM / PP / VI / 2018 tentang Penetapan agenda surat keluar dan masuk



4.Referensi



1. Peraturan Menteri KesehatanNomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; 2. Undang-Undang Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah



5.Alat dan Bahan



5.Prosedur/



1. Alat ; a. Balpoin b. Komputer c. Buku Agenda surat Keluar 2. Bahan ; a. Kertas b. Amplok 1. Pembuatan konsep surat



Langk



2. Persetujuan konsep surat dari yang bertangung jawab tarhadap



ah-langkah



surat tersebut 3. Menyerahkan konsep surat ke operator computer untuk dilakukan pengetikan sebanyak 2 rangkap 4. Bagian umum menyrahkan ke kepala puskesmas untuk penanda tanganan setelah diberi paraf salah surat sebagai arsip 5. Kepala Puskesmas mengembalikan ke bagian umum setelah ditanda tangani 6. Bagian umum memberikan penomoran, cap dan mencatat dibuku agenda surat keluar 7. Pengarsipan surat keluar 8. Pengamplokan 9. Pengiriman



6.Unit terkait



Semua unit pelayanan di UPTD Puskesmas Ponggeok



Adminstrasi Surat Masuk



SOP



No.Dokum : 055.5 / 445 / SOP ADM / PP / VI / 2018 en No. Revisi : Tanggal Terbit : 14 Juni 2018