SMJ35301 18 [PDF]

Citation preview

PERTEMUAN 18 PENYUSUNAN LAPORAN AUDIT SDM DAN REKOMENDASI HASIL AUDIT A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada bab ini diharapkan dapat menjelaskan : 1.1 Menjelaskan Tahapan-Tahapan Audit 1.2 Membuat Laporan Audit dilengkapi dengan yang terdiri dari Kriteria, Kondisi, Penyebab, Akibat 1.3 Memberikan rekomendasi dari Laporan Audit B. URAIAN MATERI Tujuan Pembelajaran 1.1: PENYUSUNAN LAPORAN AUDIT SDM DAN REKOMENDASI HASIL AUDIT Penyusunan Laporan Audit SDM dan Rekomendasi Hasil Audit SDM 1. PENYUSUNAN LAPORAN AUDIT SDM PenyusuNan laporan audit SDM merupakan halyang wajib dilakukan oleh auditor, sebagai pertanggung jawaban atas pelaksanaan audit yang telah dilakukannya. Namun hal ini tidak mudah untuk dilakukan karena menuntut kemampuan tertentu. Agar penyusunan laporan audit SDM dilakukan dengan benar dan efektif, maka dibawah ini dikemukakan beberapa hal-hal yang harus diperhatikan. Pada dasarnya penyusunan laporan audit SDM mencakup: 1. Tahap Pra Pelaporan Tahap pra pelaporan ini terdiri dari a. Tahapdiskusi, dimana dilakukan pembahasan antara auditor maupun dengan pihak yang diaudit. Diskusi ini bertujuan untuk mempertajam hasil temuan apakah sesuai atau tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Temuan yang tidak sesuai dengan kriteria dikategorikan dengan cara menggunakan kategori angka yang menunjukkan tingkat keseriusan atau dengan menggunakan 1



kategori deskriptif yaitu kategori ketidaksesuaian major mencerminkan situasi serius yang harus segera ditangani dan ketidakseriusan minor, mencerminkan situasi yang kurang serius namun perlu ditangani. Agar mendapat pemahaman mengenai tingkat keseriusan temuan dibawah ini akan dikemukakan penjelasan sebagai berikut. 1) Indikator ketidaksesuain major, mencakup hal-hal yang berdampak bagi setiap individu(pejabat,pegawai) dilingkungan perusahaan atau yang berdampak pada kualitas produk,kualitas pelayanan terhadap pelanggan. 2) Indikator ketidaksesuaian minor, hal-hal yang kurang tepat dan kurang lengkapatau adanya ketidakpatuhan terhadapprosedur aturan yang berlaku. Di samping temuan dengan tingkat keseriusan major dalamarti temuan audit merupakan permasalahan kritis ataupermasalahan besar serta temuan dengan tingkat keseriusan minor dalam arti temuan audit merupakan permasalahan sedang, pada banyak pelaksanaan audit seringkali dijumpaikelemahan proses atau kelemahan prosedur yang tidak serius, tidakfatal dan masih bisa diperbaiki dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama, maka kondisi ini dikategorikan auditor sebagai Observasi, dalamarti temuan audit tersebut merupakan permasalahan yang bukan termasuk ketidaksesuaian atau pelanggaran. Tahap klasifikasi, dimana hasil temuanyang telah didiskusikan diinformasikan kembali dengan pihak auditee agar didapat kesamaan persepsi atas hasil temuan. Dalam tahapinitim audit perlu secara hati-hati dan bijak menyikapikan kesimpulan. Disamping itu, agar kebenaran bukti-bukti pendukung dapat bertanggungjawabkan, setelah klarifikasi berlangsung timaudit perlu meminta auditee untuk menangani dokumen (matriks temuan hasil Konfirmasi dan Klarifikasi) sebagai bukti audit yang sah. Tahap Penyusunan Laporan Audit SDM Penyusunan laporan audit SDM sebaiknya memperhatikan minimal empat hal yaitu : Makna laporan audit, dalam arti Laporan audit yang baik sebaiknya memuat informasi lengkapdan bersifat faktual, signifikan, dan relavan.



Dalam hal ini informasi didukung data yang objektif, informasi memiliki bobot dan terkait dengan perspektif MSDM. Bentuk atau format harus sesuai dengan rencana atau sesuai dengan kesepakatan bersama antara tim audit dan pihak yang diaudit. Sistematika laporan audit harus cermat, lengkap dan urutan penyajian mengikuti suatu pola tertentu antara lain mencakup: 1) Pendahuluan Merupakan executive semmary dimana terdiri dari: 1.1 Tujuan dan ruang lingkup audit. 1.2 Ringkasan keseluruhan isi laporan. 2) Laporan inti temuan audit: 2.1 Analisa temuan. 2.2 Pendapat auditor 3) Penutup Rekomendasi 4) Lampiran-lampiran antara lain berupa: a) Program dan rencana audit. b) Management control questioner. c) Matriks temuan hasil konfirmasi dan klasifikasi yang telah disetujui dan ditangani Auditee. d) Korespondensi dengan auditee dalam rangka audit. Penyusunan laporan audit harus ringkas dan padat dengan gaya positif yang bisa menarik pembaca atau penerimaan laporan/pihak auditee. Sebagai contoh penyajian laporan inti temuan audit yang memuat data-data dan bukti-bukti objektif dibuat menggunakan tabel, gambar maupun alat bantu statistik dalam rangka memperjelas uraian sekaligus untuk menarik perhatian. Disamping itu perlu diperhatikan pula bahwa: a)



Persiapan, ketepatan dan kelengkapan laporan audit merupakan tanggung jawab ketua tim Audit.



b)



Laporan Audit harus diserahkan kepada klien sesuai dengan batas waktu yang tercantum dalam kontrak,dan ditangani oleh ketua tim audit.



c)



Laporan audit juga harus didistribusikan kepada klien, ditangani klien serta menjadi hakmilik klien (institusi atau perusahan) sebagai pengguna jasa.



d)



Laporan audit harus dijamin kerahasiaannya oleh seluruh anggota yang terlibat dalam proses audit.



e)



Laporan audit bisa dipelihara atau dihancurkan sesuai kesepakatan antara klien dan pihak auditor. 2. REKOMENDASI HASIL AUDIT SDM Bagian akhir pada laporan audit adalah rekomendasi berupa saran-saran yang disampaikan auditor kepada pihak auditee. Sebaiknya rekomendasi ditindaklanjuti dengan programaksi yang merupakan rincian dari rekomendasi dan disusun bersamaantara auditee dan auditor. Program aksi atau program tindak lanjut bisa dilakukan secara keseluruhan atau bisa juga dilakukan secara bertahap dalam jangka waktu yang ditetapkan. Agar program aksi dilaksanakan secara sungguh-sungguh, tim auditor dapat mengingatkan auditee akan tanggung jawab penyelesaian permasalahan yang telah dilaporkan. Peringatan disampaikan secara langsung melalui telefon, e-mail, memo. Sebagai contoh dibawah ini akan diberikan bentuk peringatan bagi auditee. CONTOH PERINGATAN: Kepada Yth : Bapak IG Manajer SDM PT. ABI Dari



: Bapak Imam – ketua tim Audit SDM



Tanggal



: 21 april 2009



Perihal



: Tindak lanjut hasil audit



Bersama ini kami ingin mengingatkan bahwa sesuai kesepakatan pembahasan hasil audit SDM pada tanggal 2 maret 2009 yang lalu tentang penyempurnaan sistem prosedur pengadaan pegawai, sistem prosedur pengembangan karier dan sistem prosedur penilaian kinerja berbasis kompetensi serta batas waktu penyelesaian yang semakin dekat yaitu hingga 31 april 2009 kami harapkan agar penyempurnaan sudah selesai dilakukan, harap bapak segera memberi laporan kepada kami agar kami bisa melakukan verifikasi sebagaimana mestinya. Demikian agar maklum adanya. Atas perhatian dan kerja sama Bapak kami mengucapkan banyak terima kasih. Memperhatikan penjelasan atas program aksi tersbut,maka agar efektif sebagai auditor anda harus memperhatikan tahapan/proses berikut. 1. Auditor mengidentifikasi dan mencatat hal-hal yang merupakan ketidaksesuaian. 2. Auditee menyetujui ketidaksesuaian yang disampaikan auditor. 3. Auditee mengajukan proposal tindakan koreksi/perbaikan. 4. Auditor menyetujui proposal. 5. Auditee menerapkan tindakan koreksi/perbaikan. 6. Auditee memberikan bukti-bukti pendukung kepada internal auditor. 7. Auditee menghubungi auditor dan memberi tahu bilamana tindakan koreksi/perbaikan sudah tuntas terselesaikan. 8. Auditor melakukan riview dokumen yang disampaikan auditee. 9. Auditor



mengujungi



dan



mengaudit



penerapan



dan



efektivitas



tindakan



koreksi/perbaikan. 10. Auditor menyatakan tindakan koreksi/perbaikan telah selesai dan bahwa benr perbaikan membawa manfaat bagimanajemen serta memastikan permasalahan yang sama tidak akan terulang kembali dimasa yang akan datang. C. SOAL LATIHAN 1. Jelaskan Tahapan-Tahapan Audit! 2. Buatlah



Laporan Audit dilengkapi dengan yang terdiri dari Kriteria, Kondisi,



Penyebab, Akibat



3. Berikan rekomendasi yang tepat dari hasil Audit di atas! D. DAFTAR PUSTAKA 1. Miranda Q, Mone Stepanus A, (2014). Audit SDM, Edisi 1, Jakarta: Universitas Terbuka 2. Susilo, Willy. (2002). Audit SDM. Cetakan Pertama. PT. Vorqistatama Binamega